Sponsoring in zelfzorggroepen praktijkverhaal Stoma Ilco vzw afdeling Gent, Hilde Van de Voorde

Transcriptie

1 Sponsoring in zelfzorggroepen praktijkverhaal Stoma Ilco vzw afdeling Gent, Hilde Van de Voorde Dinsdag 4 november Ontstaan van de zelfhulpgroep Sinds 15 april 1997 heeft Gent een zelfhulpgroep voor stomapatiënten. Wij hebben ons bij de nationale vereniging voor stomapatiënten aangesloten, nl. bij Stoma Ilco vzw. Ons bestuur bestaat uit 7 personen. Mevr. Boone Marguerite is voorzitter, Mr. Vuylsteke Martial is ondervoorzitter, Mevr. Van de Voorde Hilde is secretaris en tevens penningmeester, Mevr. Hanselaer Christianne, Mevr. Stals Marie-Louise en Mr. Fernand De Poorter zijn lid van de bezoekdienst en Mr. Mario Van der Pulst is logistiek medewerker. Onze zelfhulpgroep werd opgericht met de bedoeling mensen te helpen bij het hernemen van het leven zoals vroeger. Dit doen we door : - Lotgenotencontact - Geven van emotionele steun - Geven van praktische informatie - Bezoekdienst (in ziekenhuis of thuis) - Organiseren van bijeenkomsten - Ontspanningsactiviteiten - Ontmoetingsdagen - Geven van ondersteuning van de partners - Belangenverdediging - Tijdschrift Stoma-Nieuws 2. Schets werking met sponsoring a. Wat verstaat onze ZHG (zelfhulpgroep) onder sponsoring? Onze afdeling van de zelfhulpgroep krijgt een subsidie voor ziektegebonden groepen van Provincie Oost-Vlaanderen ( 538,91) en Stad Gent ( 527,44). Deze financiële middelen worden vooral gebruikt voor de dagelijkse werking. Daarnaast geeft VLK een subsidie aan de nationale stomavereniging. Het geld wordt gebruikt voor : inrichten nationale ontmoetingsdagen, aanvullen van het financieel te kort voor het drukken en versturen van ons tijdschrift, bekostigen van de organisatie van bestuursvergaderingen, opstarten van nieuwe afdelingen, ondersteuning van de werking van de ZHG... Naast onze subsidiëring werkt onze vereniging ook met sponsoring, dit voor bepaalde projecten, activiteiten,... b. Waarom werkt onze ZHG met sponsoring? Om onze plaatselijke ZHG draaiende te houden moeten we zoeken naar sponsoring. Dit onder de vorm van financiële en materiële steun. Mede dankzij die sponsoring kunnen we een gevarieerder aanbod geven van hulpverlening (o.a. uitlenen van boeken en DVD s over stoma ) en activiteiten. Door de sponsoring creëren we de mogelijkheid om eens iets nieuws uit te proberen. (vb. bezoek aan een firma die stomamateriaal produceert : bus inleggen kost geld, men weet niet hoeveel mensen er zullen meegaan, en houdt dus een financieel risico in. Indien dit zou tegenvallen mag dit niet ten koste zijn van de algemene werking van de ZHG) 1

2 c. Met welk soort sponsoring werken we : Financiële sponsoring : 1. vb. bij het organiseren van de namiddag van de urostomapatiënt kloppen we aan bij de firma s die stomamateriaal produceren. In ruil voor hun sponsoring mogen ze met een stand staan op deze activiteit. De sponsors worden vermeld op affiches, uitnodigingen en ook op het verslag dat in ons tijdschrift Stoma-Nieuws verschijnt en op de website. We verduidelijken voor wat het geld wordt gebruikt : huur zaal + verzekering, affiches en uitnodigingen drukken en versturen, onkosten voor sprekers, mensen iets te drinken aanbieden, De firma s evalueren of hun sponsoring zinvol was, en gelukkig mogen we elk jaar op hun steun rekenen. Als de sponsors 4 jaar na elkaar betalen, mogen ze als bedanking voor hun jaarlijkse medewerking het vijfde jaar gratis komen. Per jaar krijgt elke firma eens de kans (gratis) om haar nieuwe producten voor te stellen (10 minuten) in het voorprogramma van de andere lotgenotenbijeenkomsten, onder de titel : nieuw stomaverzorgingsmateriaal op de markt. sponsoring door farmacie. 2. De nationale stomavereniging vraagt sponsoring voor het publiceren van het tijdschrift Stoma-Nieuws, volgens de grootte van de sponsoring krijgt men een half blad, volledig blad of dubbel blad om reclame te maken. Dit wordt gevraagd aan firma s van stomamateriaal, bandagisten, apothekers, mutualiteiten, verzekeringen, banken e.a. sponsoring reclame door verschillende bedrijven/personen 3. Wanneer we met projecten werken kunnen we een aanvraag doen bij de Stichting tegen Kanker. In sommige gevallen zijn ze bereid om deze projecten te sponsoren. sponoring door een goed doel. 4. Op het kerstfeest geeft onze secretaris penningmeester na de speech van de voorzitter een kort overzicht van wat we allemaal het afgelopen jaar hebben gedaan. (komt overeen met de inhoud van de aanvraagdossiers voor subsidies) Er wordt ook een financieel verslag gegeven. Om goed te kunnen werken moeten we het nieuwe jaar kunnen ingaan met ongeveer (en dat zeggen we ook) We merken dat de mensen de transparantie van de werking van onze vereniging waarderen en als men ziet dat we wat krap bij kas zitten, dan kopen de mensen wat meer lotjes sponsoring door patiënten zelf / belanghebbenden 5. Als ons bestuur ziet dat we in de problemen zouden komen wordt er aan de alarmbel getrokken en moeten we eens brainstormen hoe we geld kunnen bijeenkrijgen : extra sponsors zoeken (dikwijls zelfstandigen die we persoonlijk kennen, verkoop van bloemen of koeken, een eetfestijn organiseren, steunkaarten verkopen noodsponoring Praktijkverhaal Stoma Ilco Gent, 4 november

3 Materiële sponsoring : 1. vb. op ons kerstfeest organiseren we een tombola. De opbrengst wordt integraal gebruikt ten voordele van de patiënten. Om prijzen bij elkaar te krijgen zet ons bestuur zich enorm in. Er wordt vooraf door de secretaris een brief opgemaakt met de aanvraag voor schenking van een prijs/prijzen, waardebon(s). Wie het wenst krijgt een bewijs van schenking toegestuurd. Al wie ons kerstfeest heeft gesponsord of een prijsje heeft geschonken krijgt van ons een Nieuwjaarskaartje met een woordje van dank. Dat weten de mensen te waarderen, men heeft het gevoel dat hun schenking goed gespendeerd is en het zet er naar toe aan om het volgende jaar terug sponsoring te doen. sponsoring prijzen voor tombola 2. Op het kerstfeest kunnen we altijd rekenen op de sponsoring van de koffie door Colruyt, we mogen van een taverne een koffieperculator gebruiken, iemand anders maakt kerststukjes voor op onze tafels, gratis gebruik van geluidsinstallatie dit is ook allemaal een vorm van sponsoring. Wanneer we een nationale vergadering hebben die onze afdeling organiseert kunnen we rekenen op het (gratis) gebruik van een zaaltje. Dit is ook een vorm van sponsoring. sponsoring van verbruik- en gebruiksgoederen d. Hoe zijn we aan deze sponsoring gekomen? Bij het afsluiten van het boekjaar wordt er ook een begroting opgemaakt en een activiteitenplan voor het komende jaar. Hieruit zien we of we het financieel zullen halen. Koken kost geld, en als we een nieuw gerecht wensen uit te proberen kan dat meevallen maar ook tegenvallen. Dus mogelijke risico s moeten ingecalculeerd worden. Om onze werking veilig te stellen zitten onze bestuursleden rond de tafel en zoeken we samen naar oplossingen : sponsoring. De strategie wordt uitgewerkt en de secretaris doet het nodige. (vb. brieven schrijven, persoonlijk contacten leggen ) e. Welke voor- en nadelen heeft deze sponsoring: Als voorbeeld neem ik sponsoring van een activiteit door firma s die stomamateriaal produceren, en die met een stand staan op het gebeuren Voor- en nadelen in onze groep? Voordeel : onze zelfhulpgroep krijgt meer ademruimte in zijn werking. Bepaalde dingen die we wilden doen maar niet mogelijk waren krijgen nu een kans. Ook voor de patiënt is het interessant, hij kan producten leren kennen, het geeft geen verplichtingen, men kan staaltjes aanvragen en kost niks. Men kan ook nieuwe producten leren kennen, het wordt uitgelegd hoe men het product correct gebruikt. Men kan vragen stellen, problemen bespreken Nadeel : Wanneer de sponsoring van een activiteit tegenvalt, kan het gebeuren dat deze sponsor op een ander moment afhaakt. (bv. een zwakke opkomst van patiënten naar de activiteit) Praktijkverhaal Stoma Ilco Gent, 4 november

4 Maar soms moet men eens een risico durven nemen. Het is altijd goed om na de activiteit samen met de sponsor te overlopen wat er allemaal goed was en wat beter kan. Dan krijgt men het gevoel we in de toekomst terug goed kunnen samenwerken. (! Afspraken moet men naleven) Voor- en nadelen voor de sponsor? Voordeel : men komt in contact met mensen (gebruikers) die men anders niet zou leren kennen. Nadeel : Vb. Als de zelfhulpgroep zijn organisatie van een activiteit tegenvalt, en men is sponsor, dan wordt automatisch ook de sponsor hiervoor bekeken. Daarom worden meestal contracten opgesteld voor sponsoring. f. Hoe blijf je onafhankelijk als je met sponsors werkt? Wanneer er slechts één firma zou sponsoren, zou men kunnen denken dat de ZHG zich verbindt met de firma wij zorgen ervoor dat nooit één firma sponsort. Telkens worden alle firma s aangeschreven. Toen ik het boek Leven met een stoma schreef voor de ZHG, werden alle firma s gevraagd om te sponsoren. Hun namen werden vermeld in het boek. Toch stond ik er op dat er bij het thema : adressen van firma s die stomamateriaal produceren, waar men staaltjes kan aanvragen, alle gegevens van alle firma s in België werden gepubliceerd. Dus ook diegenen die geen sponsoring deden. Op die manier blijft de ZHG zijn onafhankelijkheid behouden. g. Welke moeilijkheden heb je ondervonden of ondervind je nu nog bij het werken met sponsoring en hoe ga je hiermee om? Het wordt alsmaar moeilijker om sponsors te vinden, misschien is de oorzaak wel te vinden in de financiële crisis. Kleine zelfstandigen krijgen het echt moeilijk tegen die grote ketens. En vinden niet altijd de ruimte om aan sponsoring te doen. Daarentegen denken de grote ketens : wij hebben niet veel bij die sponsoring te winnen. Er wordt altijd gedacht : voor wat hoort wat. Daarom is het goed om je eens te verplaatsen in de gedachte dat jezelf aan het hoofd staat van een bedrijf : wat zou jij dan willen wat men tegenover die sponsoring zet. Soms is het goed om zelf niet te zeggen wat men voor die sponsoring in de plaats geeft, maar eens luistert wat men zou willen. Dan kan er gezamenlijk overlegd worden. 3. Antwoorden op ingestuurde vragen van deelnemers 1. Hoe sponsering bekomen op een eenvoudige manier (CIB-Liga) Standaard brief klaarmaken. Die moet overtuigend zijn, direct, niet te lang, en op een manier geschreven zijn dat men sympathie krijgt voor jouw werking. Als deze standaard brief wordt opgesteld doe dit samen met verschillende personen zodat niet alleen jouw visie in de brief staat. Eens de brief is opgesteld laat hem een weekje liggen en bekijk hem opnieuw, laat hem ook lezen door mensen die niks met jouw vereniging te maken hebben, en vraag hen of die brief overtuigend is. Als de brief is goedbevonden dan kan deze verstuurd of g d worden. De inhoud ervan kan je ook mondeling gebruiken. Praktijkverhaal Stoma Ilco Gent, 4 november

5 2. Hoe vind je een sponsor? (Stroke) Het is logisch dat men eerst in de directe omgeving kijkt van de ZHG en zijn pathologie. vb. pharmacie. Wanneer men op internet gaat surfen kan je ook ideeën op doen. 3. Hoe leg je het best kontakten met sponsors? (Stroke) Met bv. De standaard brief. Wanneer ik ergens naar toe ga en er zijn sponsors, durf ik wel eens het initiatief nemen om mij voor te stellen en mijn oor eens te luisteren leggen of er een mogelijkheid zou zijn om onze zelfhulpgroep ook eens te sponsoren. (op voorhand eens een plannetje opmaken : hoe stel ik me voor. Alle basisinformatie moet hier inzitten: de missie, korte schets van de werking, niet te uitgebreid! en zeker niet doen alsof jij persoonlijk de vereniging rechthoudt ) 4. Sponsors zoeken zonder onafhankelijkheid te verliezen? (Vlaamse Liga voor Fibromyalgie-Patiënten Zie puntje 2.f 5. Heeft de sponsor er fiscaal voordeel bij? (Stroke) Wanneer er een contract wordt opgesteld, waarin de prijs is vermeld kan men dit wel inbrengen als onkosten. 6. Wat vragen aan sponsors? (Vlaamse Liga voor Fibromyalgie-Patiënten) Dat kan gaan van sponsoring van de koffie tot het betalen van de huur van de zaal Zowel financiële als materiële sponsoring 7. Zijn we niet veel te goedkoop voor sommige firma s? (Vlaamse Liga voor Fibromyalgie- Patiënten) Alles staat ik evenredigheid met wat men er tegenover zet. Ook opgelet bij het vragen van te grote sponsoring : men zal het misschien wel één keer doen, maar men moet ook denken aan de toekomst continuïteit. 8. Farmaceutische industrie en patiëntenverenigingen: nieuwe gedragscode (zie bijlage Hepatotransplant Gent) Bijna elk farmaceutisch bedrijf houdt zich aan die gedragscode. 9. Giften: procedure voor het indienen van de staat en afschriften van uitgereikte kwijtschriften via elektronische weg (Hepatotransplant Gent) Kwijtschriften worden in onze zelfhulpgroep altijd met de gewone post verstuurd. Wij doen dit nog niet via elektronische weg, veiligheid? fraude? Contactgegevens Stoma Ilco afdeling Gent: Contactpersoon Hilde Van de Voorde Zetel en secretariaat: S.R. De Deckerlaan Zelzate tel hilde.vandevoorde@pandora.be web Praktijkverhaal Stoma Ilco Gent, 4 november