Inspectierapportage Wet BAG

Transcriptie

1 Inspectierapportage Wet BA emeente Hollands Kroon Datum inspectie : 3 december 2013 Naam inspectie-instelling : DEKRA Certification b.v. Naam leadauditor : de heer C.J.M. de rijs CISA Eventuele andere auditoren : de heer R. Koster, mevrouw A. Cassee en de heer R. Schotanus Review door : de heer A. Diedering (technical manager DEKRA Certificatie bv.) Datum review : xx ersie : 2.0 (definitief) Datum rapport : 6 februari 2014 Projectnummer :

2 INHOUD 1 INLEIDIN DE WET BASISREISTRATIES ADRESSEN EN EBOUWEN (BA) KWALITEIT EREIST WETTELIJK ERPLICHT PERIODIEK INSPECTIEONDERZOEK EEENS INSPECTIEERLOOP, BEINDINEN EN CONCLUSIE PRORAMMA BEINDINEN CONCLUSIE SAMENATTIN Wet BA gemeente Hollands Kroon; versie 2.0 Pagina 2 van 11

3 1 Inleiding Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van het college van burgemeester en wethouders (B&W) van de gemeente Hollands Kroon bij de gemeente op 3 december 2013 uitgevoerde inspectie naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de Wet- en regelgeving voor de Basisregistraties Adressen en ebouwen (BA). Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door DEKRA Certification b.v. 1.1 De Wet Basisregistraties Adressen en ebouwen (BA) Op 1 juli 2009 is de Wet BA in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De BA maakt deel uit van het stelsel van basisregistraties dat bedoeld is om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren ter verhoging van de kwaliteit van de besluitvorming, de verbetering van de dienstverlening en de vermindering van bestuurlijke en administratieve lasten. B&W zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen worden verplicht om de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. erder zijn afnemers verplicht om de door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke oorziening (L) BA. Deze L BA wordt beheerd door het Kadaster. 1.2 Kwaliteit vereist ezien het infrastructurele karakter van de BA en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit BA (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling BA. De BA moet (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers, zonder nader onderzoek, kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Om een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn er in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteitsbevorderende maatregelen voorzien. Wet BA gemeente Hollands Kroon; versie 2.0 Pagina 3 van 11

4 Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de bronkant ); maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de L BA); maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor belanghebbenden). Daarnaast is een aantal kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BA, voor zowel bronhouders als afnemers, volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling BA vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen. 1.3 Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties is, in art. 42 van de wet, geregeld dat B&W eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren. De leidraad voor deze controle wordt gevormd door het protocol 0.44 en het Duidingsdocument, versie juli Wet BA gemeente Hollands Kroon; versie 2.0 Pagina 4 van 11

5 2 egevens egevens gemeente emeente Contactpersoon Hollands Kroon de heer J. Wester estigingsadres De erwachting 1, 1761 M Anna Paulowna Postadres Postbus 8, 1761 M Anna Paulowna Telefoonnummer (088) egevens inspectie Datum inspectie 3 december 2013 ersie en datum inspectierapportage Naam inspectie-instelling Naam leadauditor en eventuele andere auditoren Aanwezigen vanuit de gemeente ersie 0.1 (concept) d.d. 11 december 2013 DEKRA Certification b.v. De heer C.J.M. de rijs CISA (leadinspecteur) De heer R. Koster (inspecteur) Mevrouw A. Cassee De heer R. Schotanus De heer J. Wester egevensbeheerder De heer B. Kiewitt egevensbeheerder De heer D. Lucassen, ergunningverlener De heer M. Dudink Toezichthouder De heer N. Schellhase roenbeleidsmedewerker (definitieve geometrie) De heer B. ielis Systeem beheerder De heer R. Ekkersly Beleidsmedewerker en plv afdelingshoofd Wet BA gemeente Hollands Kroon; versie 2.0 Pagina 5 van 11

6 3 Inspectieverloop, bevindingen en conclusie 3.1 Programma Deze inspectie was voor de gemeente de eerste kennismaking met een BAbeheerinspectie. De gemeente Hollands Kroon is benieuwd om te zien waar zij als gemeente staat met betrekking tot het bronhouderschap van de BA. Na een inleiding door de leadinspecteur, is rond gestart met de inhoudelijke inspectie. In de ochtend is het onderdeel egevens besproken en is de steekproef deel 1 gehouden. In de middag hebben de interviews plaatsgevonden alsmede het onderdeel Systemen en deel 2 van de steekproef. 3.2 Bevindingen Algemeen De gemeente Hollands Kroon is op ontstaan uit de gemeenten Niedorp, Wieringen, Wieringermeer en Anna Paulowna en heeft na de samenvoeging veel tijd gestoken in het verbeteren van de kwaliteit en het beter inregelen van de processen wat moet leiden tot het behalen van de wettelijke termijnen. In de halfjaar beheerrapportage is zichtbaar dat de termijnen wel verbeteren maar dat de gestelde norm nog niet wordt gehaald, Het complete beeld is dat voor de gemeente de BA-inspectie nog duidelijk te vroeg is. Zichtbaar is wel dat de gemeente stappen heeft gezet om de processen beter op elkaar af te stemmen en in te regelen. Door de samenvoeging hebben beide gegevensbeheerders veel tijd moeten steken in het verhogen van de kwaliteit en het wegwerken van de ontstane achterstanden. Beide gegevensbeheerders tonen een grote mate van betrokkenheid en laten zien dat ze de BA beheersen. Dit is gedurende de dag zichtbaar geworden. Echter de BA is een wetgeving die organisatiebreed haar raakvlakken heeft en beide beheerders zijn afhankelijk van de afdelingen die de mutaties tijdig, juist en volledig aanleveren aan de gegevensbeheerders. Tijdens de interviews is geconstateerd dat de betrokkenheid en bewustzijn met de BA niet bij iedereen voldoende aanwezig is. Dit leidt onder meer tot het niet behalen van de termijnen. De gemeente kenmerkt zich door de kernwaarden Lef, Bevlogenheid, Respect, ertrouwen en Contact, en heeft minder aandacht voor de formaliteiten die toch noodzakelijk zijn. Dit wordt verder toegelicht bij processen. Daarom is tijdens de inspectie een aantal tekortkomingen geconstateerd. egevens Een belangrijk onderdeel bij de beoordeling van het onderdeel egevens is het tijdig verwerken van brondocumenten in de BA-registratie. Hoewel de afgelopen periode een verbetering zichtbaar is ten aanzien van de termijnen, voldoet de gemeente niet aan de norm van 98%, dat de brondocumenten binnen 4 werkbare dagen na het nemen van het besluit in de Landelijke voorzieningen zijn opgevoerd. Over de periode van 1 juli 2011 tot 18 november 2013 is de norm niet gehaald voor nummeraanduiding, verblijfsobjecten, panden en definitieve geometrie. econstateerd is dat nummeraanduidingsbesluiten veelal niet tegelijk worden genomen met de bouwvergunning. Het laatste jaar heeft de gemeente het proces zodanig vorm gegeven, dat besluiten voor nummeraanduiding tegelijk worden genomen bij het ontstaan van het verblijfsobject. Wet BA gemeente Hollands Kroon; versie 2.0 Pagina 6 van 11

7 Het zorgdragen dat geweigerde berichten binnen redelijke termijn weer worden aangeboden is nog niet voldoende geborgd. Als laatste krijgt de BA-beheerder de bouwvergunning pas onder ogen nadat het besluit is genomen. Wanneer de voorlopige geometrie, een nummeraanduiding, het gebruiksdoel of gebruikersoppervlakte niet beschikbaar is, draagt dit bij in het niet kunnen halen van de termijnen. In de statusrapportage t/m wordt voor de definitieve geometrie een percentage aangegeven van 69,44% van panden die meer dan 6 maanden de status pand in gebruik, niet ingemeten hebben. Omdat dit niet alleen om op te richten panden gaat, maar ook de verbouwingen (gaan van status pand in gebruik naar pand in gebruik, niet ingemeten ) is dit voor deze inspectie niet te beoordelen vanuit de statusrapportage. Dit punt komt wel terug bij processen en is als onvoldoende beoordeeld. De gemeente heeft daarnaast aangegeven nog een werkvoorraad te hebben met betrekking tot de definitieve geometrie. De gemeente heeft een overeenkomst gesloten met de Stichting BKN voor het bijhouden van de BA-panden. In het contract onttrekt de stichting zich van iedere verantwoordelijkheid met betrekking tot de juistheid en actualiteit van de geometrie. Het inspectieteam vraagt zich af hoe de gemeente grip heeft op het proces en de kwaliteit van de gegevens. De termijnen van afhandeling van de te onderzoeken objecten zijn niet binnen de norm opgelost en afgehandeld. econstateerd is dat bij de terugmelding op Belstraat het object niet binnen twee dagen in onderzoek is gezet. Aandachtspunten uit de toelatingsaudit v.w.b. gegevens: Het aandachtspunt dat veel gemeenten hebben met betrekking tot het opwerken van de gebruiksoppervlakte niet woningen geldt ook voor de gemeente Hollands Kroon. Tijdens de toelatingsaudit van de gemeenten Niedorp, Anna Paulowna, Wieringen en Wieringermeer hebben de gemeenten een aandachtspunt gekregen voor het opwerken van de gebruikersoppervlakte voor niet woningen. De gemeente Hollands Kroon heeft een vastgesteld plan van aanpak. De gemeente heeft nog niet alle objecten (ruim 4000) voorzien van een juiste waarde. De gemeente doet er verstandig aan om een planning aan het plan van aanpak toe te voegen. Een ander aandachtspunt is het verwerken van luchtfoto s Door de grote achterstand met betrekking tot de definitieve geometrie zijn nog niet alle mutaties verwerkt en daarom blijft dit aandachtspunt openstaan. De 10 geformaliseerde openbare ruimten waarover nog een besluit moest worden genomen, is door de gemeente niet verder niet opgepakt en daarom blijft dit punt openstaan voor de aankomende (her)inspectie. Dit geldt ook voor het beschrijven van het proces ten aanzien van de definitieve geometrie. In het toelatingsrapport van de gemeente Wieringen is als aandachtpunt genoemd het nalopen van de Q3 en Q4 lijsten. Dit heeft de gemeente niet gedaan en daarmee is nog niet aangetoond dat de gemeente volledig is. Dit punt blijft daarom openstaan tot de volgende (her)inspectie. Uit dezelfde rapportage is als aandachtspunt naar voren gekomen dat enkele extreme waarden qua gebruikersoppervlakte nader te dienen worden onderzocht. Dit heeft de gemeente nog niet gedaan en daarom blijft dit aandachtspunt openstaan. Wet BA gemeente Hollands Kroon; versie 2.0 Pagina 7 van 11

8 De gemeente Wieringenmeer had bij de toelatingsaudit wel een woonplaatsbesluit genomen echter geen kaart met daarin de gemeentegrens aangegeven. Dit punt is niet opgepakt. Echter doordat de gemeente per is opgegaan in de gemeente Hollands Kroon vervalt dit punt. egevens- steekproef Tijdens de steeproef heeft de gemeente niet kunnen aantonen dat alle brondocumenten binnen redelijke termijn konden worden opgezocht. In twee gevallen kon het juiste brondocument niet worden overlegd. erder zijn een aantal punten geconstateerd die niet juist waren. Bij pand_id en nummeraanduiding_id werd niet het juiste document getoond. De gemeente heeft bij een verbouwing aan het pand (pand_id 00089) de gereed melding opgevoerd zonder daarbij een mutatie door te voeren. De gereed melding is wel van belang voor de gemeente voor het inwinnen van de geometrie. In drie gevallen (pand_id , verblijfsobject_id en nummeraandudings_id ) is geconstateerd dat de mutatiedatum voor de datum van het brondocument ligt. Hier is sprake van mutaties die worden opgevoerd, waarbij achteraf pas het brondocument is opgemaakt. Bij pand_id is geen verwijzing in het brondocument opgenomen naar het betreffende object en is daarmee niet herleidbaar. In een geval (verblijfsobject_id 06415) heeft de gemeente een verklaring opgesteld in plaats van het originele besluit op te voeren. Door gebruik te maken van de verklaring is wel de termijn van vier dagen gehaald, maar is het oneigenlijk gebruik van een brondocument aan de orde. Bij verblijfsobject_id is een verkeerde datum opgenomen. Door de samenvoeging en de achterstanden die destijds aanwezig waren hebben beide gegevensbeheerders hard gewerkt aan het verbeteren van de kwaliteit en het wegwerken van de achterstanden. Recent zijn beide beheerders de nodige verbeteringen aan het doorvoeren en worden de standaard modellen van de N gebruikt. Processen De gemeente Hollands Kroon is ontstaan op en daarmee zijn alle bevoegdheden ook belegd bij de gemeenteraad. Om uiteindelijk te kunnen mandateren is een delegatiebesluit nodig om de bevoegdheden te delegeren van de gemeenteraad naar het college van burgemeester en wethouders. Het college van burgemeester en wethouders kan op haar beurt ambtenaren aanwijzen met een bepaalde bevoegdheid. Dit gebeurt in het mandaatbesluit. De gemeente Hollands Kroon heeft geen delegatiebesluit genomen en in het aanwezige mandaatregister zijn de bevoegdheden voor de uitvoering van de wet BA niet opgenomen. Het processenhandboek is wel vastgesteld (18 december 2012) door het college van burgemeester en wethouders. Dit is het handboek van de toelatingsaudit van de gemeente Niedorp en is niet aangepast aan de wijzigingen van het processenhandboek 2012 van BA BAO. Daarnaast worden de verantwoordelijke niet aangegeven in het processenhandboek. Het proces met betrekking tot de definitieve geometrie ontbreekt. Wet BA gemeente Hollands Kroon; versie 2.0 Pagina 8 van 11

9 De gemeente heeft ervoor gekozen om de administratieve handelingen van de bouwvergunning in relatie tot de wet BA te beleggen bij de administratie (front office). Zij dragen zorg dat alle betreffende gegevens, denk aan gebruikersoppervlakte en gebruiksdoel, nadat de vergunning is verleend, te verstrekken. Aan de voorkant van het proces is niet de vergunningverlener die bepaald of er sprake is van een BA gebeurtenis maar de egevensbeheerder. Echter de gemeente borgt hiermee niet dat alle panden die worden vergund ook daadwerkelijk worden opgenomen in de BA. De BA-beheerder heeft namelijk geen zicht op de bouwregelgeving (omgevingsbesluit, bijlage twee, artikel 2 en 3). Het verdient dan ook aanbeveling om de vergunningsverlener meer kennis van de BA te laten opdoen. In het interview met de vergunningverlener werd door het inspectieteam geconstateerd dat de vergunningverlener maar weinig affiniteit en betrokkenheid toont voor de BA. De meldingen voor al dan niet vergunningsvrij bouwen worden niet doorgegeven aan de egevensbeheerder. Dit kan een signaal zijn voor de BA dat er toe kan bijdragen om de volledigheid te garanderen. Waar de gemeente voldoende borging heeft geregeld zijn de bouwvergunningen voor oprichting en verbouw van de panden. Wekelijks wordt de krant nagelopen op de bekendmakingen en wordt in de WABOapplicatie nagelopen welke vergunningen die week zijn verleend. De handhaver wist in het gesprek duidelijk aan te geven hoe de processen over start bouw, bouw gereed en sloop gereed verlopen. Het proces van illegale bouwwerken is nog niet dusdanig werkend dat de BA-beheerder deze objecten ook tijdig aangeleverd krijgt. Daar de BA om de feitelijke situatie gaat, dient bij constatering van een mogelijk illegaal object direct een melding worden gedaan aan de BA beheerder en niet nadat is bepaald of er sprake is van illegale bouw. Het inspectieteam heeft geconstateerd tijdens het interview met de groenbeleidsmedewerker dat de gemeente onvoldoende grip heeft op het proces definitieve geometrie, waardoor de termijn van 26 weken niet worden gehaald. Het huidige contract met de stichting BKN biedt onvoldoende houvast om de termijnen te kunnen borgen van definitieve geometrie. De stichting bepaalt namelijk zelf wanneer wordt overgegaan tot meten. Bij kleine aantallen mutaties kunnen de meldingen worden doorgeschoven naar de volgende maand of zelf maanden erna. Het opslaan van de bestanden waarnaar wordt verwezen in brondocumenten voor het opvoeren is onvoldoende geborgd. De gemeente zal zorgdragen dat de bestanden zijn terug te vinden. Hoewel kwaliteitsbeheersing in het inspectieprotocol een gewenst punt is, heeft de gemeente een start gemaakt met het grip krijgen op de kwaliteit van de BA. De mogelijkheden die de applicatie biedt, de zogenaamde werklijsten, worden momenteel beperkt gebruikt. Het rapporteren op basis van indicatoren (denk bijvoorbeeld aan de 4 dagen termijn) door de egevensbeheerder, zou maandelijks plaats moeten vinden. Op basis hiervan kan de directie sturen op een beter resultaat dat onder meer moet gaan leiden tot het slagen van de herinspectie. Aandachtspunten uit de toelatingsaudit v.w.b. processen: In de toelatingsrapportage van de gemeente Wieringen is als aandachtspunt naar voren gekomen dat het delegatiebesluit ontbreekt evenals de aangepaste mandaatregeling waarin de bevoegdheden voor de BA zijn opgenomen. Dit punt vervalt voor de gemeente Wieringen omdat het is samengevoegd in de nieuwe gemeente Hollands Kroon. Wet BA gemeente Hollands Kroon; versie 2.0 Pagina 9 van 11

10 Systemen De gemeente heeft de ICT in eigen beheer. De gemeente maakt gebruikt van een BA-conforme applicatie. De uitwijk heeft de gemeente geregeld onder eigen beheer. Daarbij wordt in voorkomende gevallen gebruik gemaakt van een afzonderlijke locatie, waarnaar in geval van calamiteiten zowel technisch als organisatorisch kan worden uitgeweken. Het veiligstellen van (gegevens)bestanden voldoet aan de eisen. De reconstructie van BA-gegevens na het terugplaatsen van een back-up is geregeld, maar de formele vastlegging van de werkwijze wordt voor een eenduidige en voor iedere betrokkene inzichtelijke werkwijze aanbevolen. 3.3 Conclusie oor de gemeente Hollands Kroon komt deze inspectie duidelijk te vroeg. Hoewel het percentage van de termijnen de laatste periode zichtbaar is verbeterd, voldoet de gemeente niet aan de gestelde norm van 98% waarbij brondocumenten binnen vier werkbare dagen zijn opgevoerd in de Landelijke voorziening BA. erbeteringen zijn nog nodig voor panden, verblijfsobjecten en nummeraanduidingen. De egevensbeheerders zijn gemotiveerd en voldoende op de hoogte van de wet BA. Bij het toetsen op het gegevensdeel blijkt dat de norm van twee procent nog duidelijk niet wordt gehaald voor panden, verblijfsobjecten en nummeraanduidingen. Dit geldt ook voor de definitieve geometrie. Ook heeft de gemeente niet alle geweigerde berichten binnen redelijke termijn opnieuw kunnen aanbieden. Wat nog als onvoldoende wordt beschouwd, zijn de terugmeldingen die binnen twee dagen al dan niet in onderzoek worden gezet. Tijdens de steekproef konden niet alle brondocumenten binnen redelijke termijn worden getoond. Daarnaast zijn een aantal punten geconstateerd waarbij de relatie tussen register en registratie niet eenduidig is, evenals de verwijzing naar betreffende objecten. De gemeente heeft geen delegatiebesluit en zijn de mandateringen niet geënt op de wet BA en daarmee voldoet de gemeente niet. Het beschrijven van de processen zijn gedateerd en zullen aangepast moeten worden. Qua werking zijn de processen definitieve geometrie en illegale bouwwerken onvoldoende geborgd. De doorgevoerde verbeteringen met vergunningverlening zijn een stap in de goede richting en deze lijn zal verder doorgevoerd moeten worden met de andere processen van de BA. Dit geldt voor zowel de formele administratieve inrichting als de praktische invulling daarvan. Ten aanzien van het systeemdeel is technisch sprake van een professionele aanpak echter een formele borging in de vorm van goede en formeel vastgelegde afspraken tussen ICT en de vakafdeling ontbreekt.. Wet BA gemeente Hollands Kroon; versie 2.0 Pagina 10 van 11

11 4 Samenvatting Samenvatting van de bevindingen tijdens de inspectie erificatiepunten bestandscontroles Onvoldoende De gemeente voldoet binnen de selectieperiode van t/m niet aan de norm met betrekking tot punt 1 en 2 (binnen de termijn aanbieden van mutaties aan de BA-L), punt 4 (termijnen definitieve geometrie) en punt 6(het afhandelen van terugmeldingen binnen 6 maanden). erificatiepunten steekproef registratie en register Onvoldoende De gemeente voldoet niet aan het vereiste in punt 2 (relatie brondocument en het object in de BA) en punt 3 (komen de gegevens uit brondocument overeen met de mutatie in de BA-applicatie) erificatiepunten controle inbedding processen oldoende De gemeente voldoet aan alle verificatiepunten met betrekking tot inbedding processen. erificatiepunten controle werking processen Onvoldoende De gemeente voldoet niet aan punt 1 (werking processen), en punt 3 (verantwoordelijke voor aanlevering van mutatie moet processen kunnen overleggen) erificatiepunten BA conforme applicatie oldoende erificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) oldoende erificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) oldoende Er wordt voldaan aan de verplichte eisen en er is voor de gewenste eisen een onvolkomenheid die aandacht verdient. Samenvattende conclusies op basis van het inspectieonderzoek Conclusies Herinspectie geïndiceerd emeente voldoet niet aan vereiste verificatiepunten en is daardoor niet geslaagd op de onderdelen egevens en Processen Ja Opmerkingen een Wet BA gemeente Hollands Kroon; versie 2.0 Pagina 11 van 11

12 ID erf. BA Hollands Kroon gem. rijs CJM de.doc.xlsx RapportTemplate erificatiepunten bestandscontroles erplicht/ erelateerde wettelijke Norm Toegestane antwoorden gewenst norm 1. Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen? Wet: artt, 12, 16 98% Ja, Nee Nee, voor Nummernaanduiding, Panden en verblijfsobjecten wordt niet voldaan aan de wettelijke norm 2. Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke oorziening BA binnen vijf werkdagen na de documentdatum? Wet : artt. 16, 31 98% Ja, Nee Nee, voor Nummernaanduiding (88,51%), Panden (84,27%) en verblijfsobjecten (90,44%) wordt niet voldaan aan de wettelijke norm van 98% 3. Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de Landelijke oorziening en daarbij alsnog geaccepteerd door de Landelijke oorziening? Wet : artt. 16, 31 98% in maximaal 2 werkdagen Ja, nee De gemeente heeft de geweigerde berichten niet binnen redelijke termijn opnieuw aangeboden aan de Landelijke voorziening BA 4. Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status pand gereed (niet ingemeten) veranderd in pand gereed door de opname van de definitieve pandgeometrie? Wet: art. 7 98% Ja, Nee De gemeente kan voor de definieve geometrie niet aantonen dat de objecten binnen 6 maanden zijn voorzien van definitieve geometrie. 5. Hebben alle via de Landelijke oorziening BA ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft? 6. Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? Wet: art 39 Wet: art 39, 90% 90% Ja, Nee Tijdens de inspectie is gebleken dat de ontvangen terugmelding niet binnen twee dagen in onderzoek is gezet, hoewel daar wel aanleiding voor was (zie terugmelding Belstraat 67-69) Ja, ja De gemeente heeft twee verblijfsobjecten in onderzoek geplaatst en binnen de gestelde termijn van zes maanden met een brondocument uit onderzoek gehaald. 7. Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke oorziening BA? (met Wet: art 31 98% Ja, ja De opgegeven aantallen vallen binnen de marge van 2%. erificatiepunten steekproef registratie en register erplicht/ erelateerde wettelijke Norm Toegestane antwoorden 1. Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande audit hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken? 2. Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BA waarbij een verwijzing naar het betreffende brondocument is opgenomen? 3. Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen? gewenst norm Wet : art. 9 98% Ja, Nee De gemeente heeft niet kunnen aantonen dat alle brondocumenten binnen redelijke termijn konden worden teruggevonden. Bij nummeraanduiding_id en pand_id konden de gevraagde documenten niet worden getoond. Wet: art. 14a 98% Ja, nee Bij pand_id en nummeraanduiding_id is een verkeerd document getoond. Bij pand_id is de gereedmelding voor verbouw geregistreerd. Bij pand_id , verblijfsobject_id en nummeraandudings_id ligt de mutatiedatum voor de besluitdatum. Bij pand_id is geen verwijzing met mutatie op het object. Bij verblijfsobject_id is een verklaring opgevoerd ipv originele beschikking. Bij verblijfsobject_id is een verkeerde Wet: art. 14a 98% Ja, ja erificatiepunten controle inbedding processen erplicht/ erelateerde wettelijke Norm Toegestane antwoorden 1. Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? 2. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele 3. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? 4. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot ver werking van dit signaal bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? gewenst norm Wet: art. 16 Wet : artt. 10, 14a Wet : artt. 10, 14a Wet : artt. 10, 14a Ja Nee De gemeente heeft voldoende geborgd dat alle gebeurtenissen die relevant zijn voor de BA, worden opgenomen in de basisregistraties adressen en gebouwen. Dit handboek is vastgesteld op 18 december 2012 door college van burgemeester en wethouders. Echter het processenhandboek is nog niet aangepast aan de laatste versie van het processenhandboek van 2012 van BA-BAO. Ook het proces definitieve geometrie is niet beschreven. Daarnaast zijn verantwoordelijke niet beschreven. Ja, ja De gemeente heeft volgdoende geborgd dat alle verleende bouwvergunningen worden opgenomen in de basisregistraties adressen en gebouwen Ja, ja In het processenhandboek is het proces intrekken bouwvergunning opgenomen Ja, ja De gemeente heeft volgdoende geborgd dat alle signalen voor aanvang bouwwerkzaamheden worden opgenomen in de basisregistraties adressen en gebouwen 5. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? Wet : artt. 10, 14a Ja, ja De gemeente heeft volgdoende geborgd dat alle signalen voor gereed zijn van de bouwwerkzaamheden worden opgenomen in de basisregistraties adressen en gebouwen 1 van 4

13 ID erf. BA Hollands Kroon gem. rijs CJM de.doc.xlsx RapportTemplate 6. Is bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status pand in gebruik (niet ingemeten) hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar? 7. Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het bouwjaar het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd? 8. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende sloopvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen bijgehouden statusgegevens? Regeling: catalogus Regeling: catalogus Wet : artt. 10, 14a Ja, ja Tijdens de steekproef is aangetoond dat het bouwjaar wordt gewijzigd Ja ja Tijdens de steekproef is aangetoond dat het bouwjaar niet wordt gewijzigd bij gereedmelden bij verbouw Ja, ja De gemeente heeft volgdoende geborgd dat alle verleende sloopvergunningen/sloopmeldingen worden opgenomen in de basisregistraties adressen en gebouwen 9. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? Wet : artt. 10, 14a Ja, ja De gemeente heeft voldoende geborgd dat alle signalen voor gereed zijn van de sloopwerkzaamheden worden opgenomen in de basisregistraties adressen en gebouwen 10. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het 11. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan? 12. Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven? 13. Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd? (met (met Wet: art 6a, 10 en 39 Wet: art 40 Regeling: art. 2 Wet: art 2, 9, 10, 11, 14, 14a, 15, 31, 32, 37, 39, 40 en 41 Ja, ja econstateerde objecten worden opgenomen in de BA met een proces verbaal van constatering Ja, ja De gemeente heeft voldoende geborgd dat de terugmelder op een passende wijze wordt verwittigd. Ja, Nee De gemeente heeft geen delegatiebesluit vanaf haar ontstaan op uit de gemeenten Niedorp, Anna Paulowna, Wieringen en Wieringermeer. Ja, Nee De gemeente heeft een algemeen mandaatbesluit echter de BA is hierin niet opgenomen. 14. Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoeld in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? (met Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 8 Ja, nee Mandaatbesluit is aanwezig maar daarin wordt de BA niet vernoemd 15. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een procesverbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? (met Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 10 Ja, nee Mandaatbesluit is aanwezig maar daarin wordt de BA niet vernoemd. 16. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? (met Regeling: art. 2 i.c.m. Besluit: artt. 7 en 8 Ja, Nee Mandaatbesluit is aanwezig maar daarin wordt de BA niet vernoemd. 17. Zijn bij de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van panden? Regeling: catalogus Ja, ja Is een getekend contract aanwezig. 18. Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen? Regeling: catalogus Ja, ja De gemeente heeft een vastgesteld plan van aanpak om het gbo niet woningen te voorzien van een juiste waarde. Inmiddels zijn ruim 500 gebruiksoppervlakten voorzien van een juiste waarde. 19. Is de kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor deze basisregistraties? (met ebaseerd op regeling: art. 2 Ja, Ja De gemeente controleert wekelijks de vergunningen en maakt gebruik van de controlescripts die de applictatie biedt erificatiepunten controle werking processen erplicht/ erelateerde wettelijke Norm Toegestane antwoorden gewenst norm 2 van 4

14 ID erf. BA Hollands Kroon gem. rijs CJM de.doc.xlsx RapportTemplate 1. Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? 2. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? 3. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen de relevante procesbeschrijvingen overleggen? Wet: art. 16 Regeling: art. 2 Regeling: art. 2 Ja nee Tijdens de interviews met de medewerkers is geconstateerd dat de werking nog onvoldoende geborgd is voor Openbare ruimte (benoemen straatnaamgeving), de definitieve geometrie (zijn nog steeds achterstanden en heeft de gemeente nog geen grip op de bijhoudingsprocessen met de Stichting BKN) en het proces voor het procesverbaal van constatering. Tijdens het interview met de handhaver is gebleken dat het proces omtrent illegale bouwwerken nog niet voldoende is geborgd. Ja, ja De geinterviewden kunnen aangeven hoe het proces verloopt Ja ja De proceseigenaar kan de processenbeschrijvingen overleggen 4. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? Regeling: art. 2 Ja, ja Beide gegevensbeheerders kunnen duidelijk aangeven hoe de processen verlopen 5. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevante procesbeschrijvingen overleggen? Regeling: art. 2. Ja ja Beide gegevensbeheerders kunnen de relevante procesbeschrijvingen overleggen. erificatiepunten BA conforme applicatie erplicht/ erelateerde wettelijke Norm Toegestane antwoorden gewenst norm 1. oldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BA is opgenomen? Wet : art % Ja ja icrea Neuron Registratie 7.0 (SP4) erificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) erplicht/ erelateerde wettelijke Norm Toegestane antwoorden gewenst norm 1. Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistraties adressen en gebouwen? (met Wet: art. 14; Regeling: art 3 Ja, ja De gemeente beschikt over een eigen uitwijklocatie (Het Kroondomein). 2. Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkdraaiboek waarin alle taken, verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd? ebaseerd op Wet: art. 14 Ja, ja Procedure uitwijk versie 1.1, d.d. 11 maart 2013, vastgesteld door de afdelingsmanager I&A/Facilitair 3. Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is? ebaseerd op Wet: art. 14 Ja, ja 4. Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en juiste werking? (met ebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 Ja, ja Blijkens het verslag van de uitwijktest van 17 juni 2013, ondertekend door de afdelingsmanager I&A/Facilitair 5. Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BA, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt? ebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 Ja, ja erificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) erplicht/ erelateerde wettelijke Norm Toegestane antwoorden gewenst norm 1. Wordt van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt? Wet: art. 14; Regeling: art 3 Ja Ja Uit de procedure Back-up blijkt dat er dagelijks om uur een volledige back-up wordt gemaakt naar de (uitwijk)locatie Kroon Domein. Tevens wordt dagelijks een snapshot gemaakt van de databestanden naar disk (fysiek op een schijf in de serverruimte). Eenmaal per week (vrijdagavond) wordt een full-back-up gemaakt naar tape. Deze wordt bewaard in een datakluis op de emeentewerf Annapaulowna. 2. Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up? Wet: art. 14a Ja ja Hiervoor is geen procedure beschikbaar. In de praktijk blijken de volgtijdelijke brondocumenten van de laatste week bewaard op de afdeling. Daarna gaan deze naar het archief. Aanbevolen wordt om de werkwijze gestructureerd te beschijven in een formeel vastgestelde procedure en daarmee beter te borgen. 3. indt er nadat de gegevens naar het back-up medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen? ebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 Ja, nee Aan de hand van de logbestanden wordt gecontroleerd of de back-up correct is verlopen. Een (structurele) controle of de back-ups zijn terug te lezen wordt niet uitgevoerd. 4. indt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte dan die waarin de gegevens van de basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden? ebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 Ja, ja zie punt 1 5. Wordt de reconstructie en het herstellen van de BA tenminste eenmaal per 12 maanden getest? (met ebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 Ja, ja laatste test hiervoor is uitgevoerd in combinatie met de uitwijk op 15 juni Hiervan is een verslag opgemaakt op 17 juli van 4

15 ID erf. BA Hollands Kroon gem. rijs CJM de.doc.xlsx RapportTemplate Handtekening auditor Datum Naam Auditor C.J.M. de rijs CISA Handtekening emeente Datum naam 4 van 4