Handleiding DiginBFT voor notarissen en notariskantoren

Transcriptie

1 Handleiding DiginBFT voor notarissen en notariskantoren Versie 4.0

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Algemeen Rapporteren aan het BFT Indiening bij interdiscplinaire samenwerking (IDS-kantoren) Een internetapplicatie Startscherm DiginBFT Aanmelden, inloggen en afmelden Aanvragen gebruik DiginBFT Verbinding maken met DiginBFT Eerste keer aanmelden: wachtwoord wijzigen Wachtwoord vergeten Wachtwoord wijzigen Afmelden Gegevens controleren Gegevensinvoer Uw adres Autorisatie van uw accountant Modelstaten invullen Jaarstukken Verslagstaten kantoor... 7 Balans... 7 Resultatenrekening... 7 Overige informatie... 7 Uploaden documenten Verslagstaten privé... 8 Geen persoonlijke vennootschap of buitenmaatschappelijk vermogen... 8 Balans (Persoonlijke vennootschap of buitenmaatschappelijk vermogen)... 8 Vermogensopstelling... 8 Inkomensopstelling... 8 Overige informatie Kwartaalinformatie Kwartaalvergelijking Status indiening Ondersteuning Problemen met de werking van DiginBFT Gegevens wijzigen Technische storingen Index

3 1 Inleiding 1.1 Algemeen Voor u ligt de handleiding van DiginBFT, digitale indiening van financiële verantwoordingsdocumenten aan het Bureau Financieel Toezicht (BFT). Deze handleiding is opgesteld voor notarissen, notariskantoren en hun accountants. Voor accountantskantoren met een eigen gebruikerscode is een aparte handleiding beschikbaar. Voor het invullen en verzenden van kantoorgegevens en privégegevens gelden afzonderlijke inlogprocedures. Deze handleiding bevat instructies voor beide invoertrajecten. Het BFT maakt, overeenkomstig artikel 2:15 Awb, kenbaar dat via Digin elektronische berichten verstuurd kunnen worden en dat digitale indiening van verantwoordingsdocumenten bij het BFT mogelijk is. Ten behoeve van de indiening ontvangt u een gebruikerscode en een wachtwoord. U bent verantwoordelijk voor het vertrouwelijk gebruik en het beheer van de gebruikerscode en het wachtwoord. U mag deze gegevens niet aan anderen bekend maken. 1.2 Rapporteren aan het BFT Jaarlijks dienen notarissen hun verantwoordingsdocumenten in bij het BFT. Het BFT vindt het van belang dat de kantoorstukken en de privéstukken volgens de voorgeschreven modelstaten worden ingediend. Om dit te faciliteren en op een eenvoudige en gebruikersvriendelijke wijze mogelijk te maken is DiginBFT ontwikkeld. De informatie uit DiginBFT wordt opgenomen in de database van het BFT. Vervolgens vindt een kwalitatieve beoordeling plaats en wordt een risicoanalyse uitgevoerd. Notarissen zijn verplicht elk kwartaal een beknopt overzicht van de balans en de resultatenrekening bij het BFT in te dienen. Ook deze informatie wordt geregistreerd in de database. 1.3 Indiening bij interdiscplinaire samenwerking (IDS-kantoren) Voor de indiening van financiële gegevens door IDS kantoren is het volgende van belang. Is er een afzonderlijke rechtspersoon voor de notariële taak binnen een IDS-kantoor, dan dient deze de separate notariële cijfers in. In het andere geval, slechts één rechtspersoon voor het totaal, worden de gezamenlijke cijfers ingediend. In dat geval dient de bewaringspositie van het notariaat apart gemeld te worden. 1.4 Een internetapplicatie Digitale indiening en vastlegging van (financiële) verantwoordingsdocumenten wordt gerealiseerd door het beschikbaar stellen van digitale modelstaten, die online door of namens de relatie kunnen worden ingevuld. Notarissen krijgen voor het indienen van de privé-gegevens een eigen gebruikerscode en wachtwoord en daarnaast een gebruikerscode en wachtwoord voor de kantoorgegevens. Accountantskantoren kunnen een eigen gebruikersaccount krijgen met een verzameloverzicht van alle notarissen waarvoor zij geautoriseerd zijn om in te dienen. Zij hoeven dan niet voor elke notaris specifiek in te loggen.. Voor de digitale indiening wordt een aantal extra gebruikersfunctionaliteiten aangeboden. Voorbeelden hiervan zijn: Accountants kunnen cijfers automatisch in de online modelstaten importeren. Dit maakt handmatige invoer voor accountants met veel cliënten overbodig; 3

4 Notarissen krijgen op het opgegeven adres een ontvangstbevestiging van de ingediende stukken; De verslagstaten kunnen worden afgedrukt. Dit wordt ook aanbevolen, aangezien de ingediende cijfers over de voorgaande jaren niet meer zichtbaar zijn in DiginBFT. In verband met de vertrouwelijkheid van de gegevens is uitgebreid aandacht besteed aan de noodzakelijke beveiligingsmaatregelen van het geautomatiseerde proces. Voor de communicatie tussen het BFT en de gebruiker wordt gebruik gemaakt van een beveiligde verbinding. Het BFT draagt zorg voor beveiligde internetlijnen en een beveiligingscertificaat. 2 Startscherm DiginBFT Na het indrukken van de knop Start DiginBFT kunt u met uw gebruikerscode en wachtwoord toegang krijgen tot de applicatie. U komt nu in het startscherm voor uw digitale indiening. Home Met deze knop keert u terug in het startscherm. Handleiding Deze knop verwijst naar de meest recente versie van deze handleidingwerkt niet. Veel gestelde vragen Deze knop verwijst naar een samenvatting van veel gestelde vragen over het gebruik van DiginBFT en inhoudelijke vragen over de in te vullen bladenwerkt niet. Status Indiening Onder het tabblad Status indiening vindt u een overzicht van de status van uw indiening. Vanaf dat scherm kunt u de ingevulde staten definitief verzenden. Verslagstaten (privé) Onder het tabblad Verslagstaten vindt u de modelstaten privé die u kunt invullen en opslaan. Verslagstaten (kantoor) Onder het tabblad Verslagstaten vindt u de modelstaten die u kunt invullen en opslaan. Ook kunt u onder dit tabblad de bij de kantoorstukken gevraagde PDF-documenten uploaden. Kwartaalinformatie (kantoor) Indien u als kantoor bent ingelogd ziet u de keuzeknop voor het indienen van kwartaalinformatie. Kwartaalvergelijking (kantoor) In dit overzicht verschijnen per jaar naast elkaar de gegevens die per kwartaal zijn ingevoerd. Contact Onder het tabblad Contact is vermeld hoe u contact kunt opnemen met het BFT met betrekking tot vragen over de digitale indiening van uw jaarstukken. Autorisatie Accountant Deze handleiding is geschreven voor de beroepsbeoefenaar die zelf de modelstaten invult en verzendt. In de praktijk zal dat (met name voor het kantoorgedeelte) veelal door de administrateur of de accountant worden gedaan. 4

5 3 Aanmelden, inloggen en afmelden 3.1 Aanvragen gebruik DiginBFT Voordat u gebruik kunt maken van digitale indiening vraagt u bij het BFT een gebruikerscode en wachtwoord aan. Maak een verbinding met de website van het BFT ( en kies voor DiginBFT. Op de DiginBFT-pagina treft u de knop aan voor het aanvragen van de gebruikerscode en wachtwoord. Vul het aanvraagformulier in. U krijgt de gebruikerscode en het wachtwoord per separate post toegestuurd naar het bij het BFT bekende postadres Verbinding maken met DiginBFT Werkwijze Maak verbinding met DiginBFT via de website van het BFT ( en kies vervolgens de knop Start DiginBFT. U komt dan in het inlogscherm met mededelingen en koppelingen naar diverse toepassingen. Kies voor Start DiginBFT Typ uw gebruikerscode in het veld Gebruikerscode. Typ uw wachtwoord in het veld Wachtwoord. Klik op Login. Na het inloggen komt u in het startscherm dat toegang geeft tot de functies voor uw digitale indiening. Dit scherm bevat een aantal tabbladen die u kunt openen door erop te klikken Eerste keer aanmelden: wachtwoord wijzigen Met het wachtwoord, dat u via de post van het BFT heeft ontvangen, kunt u één keer inloggen. U moet meteen het ontvangen wachtwoord veranderen in een wachtwoord dat u zelf kunt onthouden en dat bestaat uit (exact) 8 posities, waarvan zes letters en twee tekens of cijfers Wachtwoord vergeten Bent u uw wachtwoord vergeten? Vraag dan een nieuw wachtwoord aan via de betreffende knop op de DiginBFT inlogpagina Wachtwoord wijzigen Uit beveiligingsoverwegingen wordt u jaarlijks gevraagd uw wachtwoord te wijzigen. Wanneer u dat wilt, bijvoorbeeld als u vermoedt dat het wachtwoord bij onbevoegden bekend is geworden, kunt u altijd uw wachtwoord tussentijds wijzigen Afmelden Als u DiginBFT wilt verlaten, is het verstandig om u af te melden (uitloggen) voordat u het systeem sluit. U bent er dan zeker van dat uw gebruikerscode niet kan worden misbruikt. Werkwijze: Klik aan de bovenzijde van het scherm op Loguit. Daarna verschijnt weer het inlogscherm. U kunt nu een andere toepassing starten of uw browser afsluiten Gegevens controleren Controleer alle gegevens goed voordat u ze definitief verzendt. Stel vast dat debet- en credittellingen in de balans gelijk zijn. Het systeem controleert daar op. Sla uw gegevens op. 5

6 4 Gegevensinvoer 4.1 Uw adres Nadat u uw wachtwoord de eerste keer heeft gewijzigd komt u via Home in het startscherm waar u eerst uw adres dient in te vullen en te bevestigen. Indien er reeds een adres getoond wordt, controleer dit dan op juistheid. Als de gegevens niet juist zijn, corrigeer deze dan s.v.p. en klik daarna op bevestigen. Het vermelde adres wordt door het BFT gebruikt voor o.m. correspondentie over de indiening van de modelstaten en de autorisatie van uw accountant. 4.2 Autorisatie van uw accountant Met uw accountant kunt u afspreken dat hij de gegevens van kantoor en / of privé namens u via DiginBFT indient. In dat geval dient ook de accountant zich (éénmalig) via de website van het BFT onder de knop DiginBFT aan te melden. De accountant ontvangt in dat geval separaat van het BFT een gebruikersnaam, een wachtwoord en een autorisatiecode. De accountant informeert u over zijn autorisatiecode, waarna u met deze code uw accountant kunt machtigen om uw gegevens via DiginBFT namens u in te dienen. Hiervoor dient u deze autorisatiecode in het tabblad autorisatie accountant in te vullen. Vervolgens ontvangt u een bericht, waarin de succesvolle autorisatie van uw accountant in DiginBFT aan u wordt bevestigd. Daarna kan uw accountant onder zijn eigen inlogcode de indiening namens u verzorgen. Wanneer de accountant is geautoriseerd kunt u de cijfers inzien en afdrukken maar niet muteren. De machtiging is voor onbepaalde tijd. U kunt de machtiging stopzetten door op de desbetreffende knop te klikken. Volledigheidshalve wijzen we u er op dat, ook indien u uw accountant machtigt om de indiening van de jaargegevens namens u te verzorgen, u verantwoordelijk blijft voor een tijdige en juiste indiening van gegevens. Bij de Verslagstaten privé kan het voorkomen dat uw accountant slechts een deel van de informatie namens u indient. De accountant slaat dan deze informatie in DiginBFT op. Vervolgens kunt u de autorisatie stopzetten en de aanvullende informatie zelf invullen, of een andere accountant (middels het invoeren van diens autorisatiecode) machtigen dit namens u te doen. 4.3 Modelstaten invullen Onder de tabbladen Verslagstaten (kantoor) en Verslagstaten (privé) zijn meerdere schermen opgenomen. Deze kunt u benaderen door gebruik te maken van het navigatiemenu aan de linkerkant van het scherm. Voor het invullen van de modelstaten is geen verplichte volgorde vereist. Onderaan het blad bevinden zich navigatieknoppen om naar het volgende of vorige blad te gaan en een om de ingevoerde gegevens op te slaan. Na de eerste keer opslaan verschijnt een knop om de betreffende staat af te drukken. Opslaan: Het is raadzaam regelmatig op te slaan om de ingevulde gegevens te behouden. Tip: Sla de gegevens op alvorens naar een volgend blad te gaan. Afdrukken: Per modelstaat is een afdrukmogelijkheid aanwezig met in de kop uw gegevens en de afdrukdatum. De afdruk is voor eigen gebruik. 6

7 De bedragen worden aan de rechterzijde van het blad ingevuld in hele euro s. Tussentellingen worden zichtbaar in het kader ernaast. 5. Jaarstukken 5.1 Verslagstaten kantoor Balans Bij Goodwill wordt onderscheid gemaakt tussen betaalde en ingebrachte goodwill; Bij Personen debet wordt het totaal van de vorderingen op cliënten (korte en lange zaken, depots en nalatenschappen) getoond; Bij de bepaling van de bewaringspositie worden alleen de schulden aan personen meegenomen; De aan cliënten verschuldigde rente maakt deel uit van de cliëntenschulden en dus van de bewaarplicht; Kruisposten derdengelden worden bij de Kwaliteitsbankrekeningen betrokken; De verdeling van het Eigen vermogen over de vennoten of aandeelhouders komt bij privé (overige informatie) tot uiting; Een voorbeeld van niet uit de balans blijkende verplichtingen is een langlopende huurverplichting. Resultatenrekening Op het blad Financiële baten en lasten wordt uitgaande van het Resultaat vóór belastingen het Praktijkinkomen berekend. Indien aan vennoten/directieleden salaris of managementfee is betaald neemt u dat apart op; Hetzelfde geldt voor de premie van het notarieel pensioenfonds en voor zover van toepassing de dotatie aan de pensioenvoorziening in eigen beheer, wanneer die ten laste van het kantoorresultaat is gebracht; Vul de Afschrijving goodwill (niet betaald aan derden) en Overige niet praktijkgebonden kosten in; Geef tenslotte de verdeling van het Praktijkinkomen onder de gerechtigden aan. Bij kantoren waarin notarissen samenwerken met andere beroepsbeoefenaren kan voor die andere beroepsbeoefenaren één gezamenlijk bedrag worden ingevuld. Overige informatie Op het blad Kerncijfers en overige informatie geeft u onder meer het aantal in het boekjaar door het kantoor gepasseerde akten en de personele bezetting op. Vervolgens geeft u met behulp van ja/nee keuze aan of er zich al dan niet bijzondere situaties hebben voorgedaan. U wordt verzocht in voorkomende gevallen daarbij een toelichting te geven. Uploaden documenten De uploadfunctie kunt u gebruiken voor het digitaal indienen van documenten die behoren bij de verslagstaten. U kunt uitsluitend pdf-documenten uploaden. Klik op het vergrootglas en selecteer het pdf-bestand dat u wilt uploaden; Nadat u de gewenste documenten heeft geselecteerd, kunt u deze versturen met de knop verzenden; U kunt meerdere bestanden selecteren en tegelijkertijd verzenden. U kunt de bestanden ook afzonderlijk verzenden; U krijgt op het opgegeven adres een ontvangstbevestiging; In het tabblad "Status indiening" dient u de documenten definitief te verzenden. In dit tabblad wordt de status van de indiening van deze documenten vermeld. 7

8 5.2 Verslagstaten privé Geen persoonlijke vennootschap of buitenmaatschappelijk vermogen Indien u heeft aangegeven dat er geen sprake is van een persoonlijke vennootschap of van buitenmaatschappelijk vermogen, wordt u direct naar de verslagstaat voor het vermogen geleid. Desgewenst kunt u alsnog balansgegevens invullen, opslaan en verzenden. Balans (Persoonlijke vennootschap of buitenmaatschappelijk vermogen) Indien u heeft aangegeven dat u via een vennootschap deelneemt in het kantoor, dan wel buitenmaatschappelijk vermogen heeft, voert u de balansgegevens in. Indien sprake is van een holding met een of meerdere dochtervennootschappen neemt u hier de geconsolideerde privé-cijfers op, dus zonder de kantoorcijfers. Bij Goodwill wordt onderscheid gemaakt tussen betaalde en ingebrachte goodwill; Onder de financiële vaste activa neemt u effecten op die voor langere tijd worden aangehouden, bijvoorbeeld ter dekking van een pensioenverplichting of aflossingsverplichtingen in geval van bijvoorbeeld een beleggingshypotheek; De in het komende jaar vervallende aflossingen op langlopende schulden neemt u op onder Overige kortlopende schulden en te betalen kosten. Vermogensopstelling Vermogenscomponenten uitsluitend opgeven voor de aan u toe te rekenen waarde wanneer huwelijkse voorwaarden dat aangeven; Woonhuis waarderen tegen WOZ-waarde; optioneel kunt u de taxatiewaarde opgeven; Inboedel, kunst of verzamelingen (tegen geschatte waarde); alleen vermelden met nadere onderbouwing; Onder Voorzieningen een belastinglatentie opnemen voor de latent verschuldigde belastingen over de vrije reserves in een BV waarvan u eigenaar bent. Dat kan de holding of praktijkvennootschap zijn waarmee u deelneemt in het kantoor of het kantoor zelf wanneer u rechtstreeks eigenaar bent. Inkomensopstelling De cijfers in de diverse rubrieken neemt u over van de aangifte inkomstenbelasting. U geeft aan of de ingevulde gegevens ontleend zijn aan de definitieve aangifte inkomstenbelasting. Indien dit niet het geval is, omdat de aangifte nog niet gereed is, vult u een beste schatting in. Overige informatie Bij de overige informatie vult u geldbedragen in. Het aandeel in het eigen vermogen van het kantoor wordt gebruikt voor de toerekening van de kantoorliquiditeit aan uw totale liquiditeit. Vervolgens wordt u gevraagd om (indien van toepassing) de namen van de in de consolidatie betrokken vennootschappen te vermelden, alsmede de gegevens te vermelden en te uploaden van de niet geconsolideerde vennootschappen. Tenslotte geeft u met behulp van ja/nee keuze aan of er zich al dan niet bijzondere situaties hebben voorgedaan. U wordt verzocht in voorkomende gevallen daarbij een toelichting te geven. 8

9 6. Kwartaalinformatie Indien u als kantoor bent ingelogd ziet u een keuzeknop voor het indienen van kwartaalinformatie. U vult steeds de resultaatgegevens in tot en met het einde van het kwartaal. In het eerste kwartaal van 1-1 t/m 31/3, in het 2 e kwartaal van 1/1 t/m 30/6, enzovoort. NB: De gevraagde informatie betreft het kalenderkwartaal. Houd hiermee rekening indien er bij uw kantoor sprake is van een gebroken boekjaar. Onderaan het blad bevindt zich een knop om de ingevoerde gegevens op te slaan. Na de eerste keer opslaan verschijnt een knop om de staat af te drukken. Opslaan: Het is raadzaam regelmatig op te slaan. De gegevens worden op de DiginBFT database opgeslagen. Afdrukken: Van de verslagstaat wordt een afdruk gemaakt met in de kop uw gegevens en de afdrukdatum. De afdruk is voor eigen gebruik. 7. Kwartaalvergelijking Onder dit tabblad verschijnen per jaar de door u ingevulde kwartalen en het kwartaal van een jaar eerder naast elkaar. U kunt zo de ontwikkeling in de omzet en de kosten volgen en de balansstanden vergelijken. Onderaan het blad bevindt zich een knop om het overzicht af te drukken. 8. Status indiening Onder het tabblad Status indiening vindt u een overzicht van de status van uw indiening. Vanaf dat scherm kunt u de ingevulde modelstaten definitief verzenden. De status verandert dan van Nog in te dienen naar Ingediend. Wanneer de status Ingediend wordt weergegeven, zijn de staten verzonden naar het BFT. U krijgt hiervan een bevestiging op het door u opgegeven adres. 9. Ondersteuning 9.1 Problemen met de werking van DiginBFT Als u problemen heeft met de werking van het systeem kunt u per (DiginBFT@bureauft.nl) contact opnemen met de helpdesk van DiginBFT (diginbft@bureaft.nl). Zorg ervoor dat u altijd uw gebruikerscode vermeldt. Maar wij verzoeken u kijk eerst bij de Veelgestelde vragen FAQ te kijken. Daarin zijn een samenvatting van veel gestelde vragen over het gebruik van DiginBFT en inhoudelijke vragen over de in te vullen bladen opgenomen. 9.2 Gegevens wijzigen U kunt via de website de ingediende rapporten nog wel inzien maar niet meer wijzigen. Indien correctie op de verzonden gegevens noodzakelijk is, kan een nieuwe versie van uw verslagstaat worden ingediend. Neem dan contact op met het BFT via diginbft@bureauft.nl. Het BFT kan door u ingediende staten vrijgeven, zodat u wijzigingen kunt aanbrengen en ze opnieuw kunt indienen. Indien u opnieuw wilt beginnen kunt u vragen uw verslagstaat te 9

10 laten resetten. Hiermee keert u terug naar de situatie voordat u gegevens hebt ingevoerd. 9.3 Technische storingen Indien technische gebreken een digitale indiening van de verantwoordingsdocumenten niet mogelijk maken, is de gebruiker verplicht om alsnog binnen de door het BFT gegeven termijn, de verantwoordingsdocumenten schriftelijk in te dienen. Het BFT zal bij een technische storing zo spoedig mogelijk tijdens kantooruren een bericht hierover op zijn website plaatsen onder Indien de technische gebreken zijn opgelost, zal hierover tevens een bericht op de website van het BFT geplaatst worden. 10

11 10. Index accountantskantoren... 3 autorisatiecode... 7 belastinglatentie... 9 bewaringspositie... 8 buitenmaatschappelijk vermogen... 9 effecten... 9 gebruikerscode... 3, 6, 11 gefactureerde diensten... 8 goodwill... 8, 9 helpdesk... 6, 11 holding... 9 huwelijkse voorwaarden... 9 inboedel... 9 kerncijfers... 8 kunst of verzamelingen... 9 managementfee... 8, 10 notarieel pensioenfonds... 8, 10 pensioenverplichting... 9 pensioenvoorziening... 8, 10 personen debet... 8 praktijkinkomen... 8, 10 rente... 8 status indiening... 5, 8, 10 taxatiewaarde... 9 uitloggen... 6 uploadfunctie... 8 verslagstaten... 3, 5, 7, 8, 10 wachtwoord... 3, 6, 7 woonhuis