WERK EFFICIËNT ÉN LEVER WAARDEVOL ADVIES 9 TIPS UIT DE PRAKTIJK

Transcriptie

1 Exact Online voor Accountancy WERK EFFICIËNT ÉN LEVER WAARDEVOL ADVIES 9 TIPS UIT DE PRAKTIJK Word de strategische accountant waarnaar je klanten op zoek zijn (al weten ze dat zelf nog niet)

2 2 WERK EFFICIËNT ÉN LEVER WAARDEVOL ADVIES 9 TIPS UIT DE PRAKTIJK INHOUD 1 TECHNOLOGIE Tip 1: Automatiseer je taken Tip 2: Standaardiseer je processen Tip 3: Deel verantwoordelijkheid 2 DATA Tip 4: Continuous monitoring Tip 5: Toegang tot de juiste data Tip 6: Vertaal data naar inzicht 3 ORGANISATIE Tip 7: De juiste mensen Tip 8: De juiste vaardigheden Tip 9: De juiste kennis 4 CONCLUSIE

3 3 WERK EFFICIËNT ÉN LEVER WAARDEVOL ADVIES 9 TIPS UIT DE PRAKTIJK INLEIDING De accountancymarkt is in ontwikkeling - dat heb je niet kunnen missen. Het wemelt van de artikelen, blogs en boeken over de laatste trends. En de impact van deze veranderingen heb je waarschijnlijk uit eerste hand kunnen meemaken, namelijk binnen je eigen kantoor. Maar voor het geval dat... een korte samenvatting. Door technische innovaties is traditioneel boekhouden een consumptiegoed geworden. Met allerlei kant-en-klare financiële tools kunnen gegevens automatisch worden ingevoerd. Dat bespaart je een hoop handmatig invoerwerk, maar het betekent ook dat je moet gaan nadenken over het bieden van nieuwe en andere diensten aan je klanten.

4 4 WERK EFFICIËNT ÉN LEVER WAARDEVOL ADVIES 9 TIPS UIT DE PRAKTIJK Niet langer alleen maar de accountant In de digitale wereld van vandaag wordt de concurrentie steeds heviger en neemt de druk op omzetcijfers toe. Tegelijkertijd liggen er juist nu kansen voor het oprapen om nieuwe, meer winstgevende diensten te ontplooien. Klanten zijn op zoek naar het soort steun, advies en inzicht dat echt waarde toevoegt. Zij zoeken een strategische partner die proactief helpt om hun bedrijf te laten groeien. Relaties zijn belangrijk. Hoe meer je over je klanten weet, hoe meer inzicht je krijgt in hun bedrijf. Ga bij je klanten langs, volg ze op social media en bezoek relevante branche-evenementen. Neem de tijd om ze te leren kennen en bespreek hun bedrijfsbehoeften. Speel vervolgens in op deze behoeften met winstgevende adviesdiensten op maat. Leer hoe je de theorie in praktijk brengt Bedrijfsanalisten en marktleiders hebben het continu over een veranderende accountancymarkt en vooral waarom we ons daaraan moeten aanpassen. Op papier klopt het allemaal, maar we weten ook dat de praktische invulling een hele andere kwestie is. Gelukkig helpt deze whitepaper je ook om dit voor elkaar te krijgen. Ontdek aan de hand van praktische tips hoe je nog efficiënter kunt werken en hoe je de klanttevredenheid kunt verbeteren.

5 5 WERK EFFICIËNT ÉN LEVER WAARDEVOL ADVIES 9 TIPS UIT DE PRAKTIJK 1 TECHNOLOGIE CREËER DE TIJD DIE JE NODIG HEBT Inleiding Jezelf opnieuw uitvinden? Nieuwe diensten aanbieden? Hoogstwaarschijnlijk kun je nu al geen minuut missen. Dus waar moet je eigenlijk de tijd vandaan halen om je tot bedrijfsstrateeg te ontwikkelen? Je hoeft niet te stoppen met eten of slapen. Het is een kwestie van al die vervelende tijdrovende taken aan de kant zetten. En dat doe je zo...

6 6 WERK EFFICIËNT ÉN LEVER WAARDEVOL ADVIES 9 TIPS UIT DE PRAKTIJK TIP 1 AUTOMATISEER JE TAKEN Om te beginnen kun je het handmatige werk terugbrengen tot een absoluut minimum met online boekhoudsoftware. Met scan en herken software verwerk je bijvoorbeeld 300 facturen in een uur. Niet slecht als je het vergelijkt met de 40 facturen die een ervaren boekhouder handmatig verwerkt. Een koppeling met de bank van je klant zorgt ervoor dat je geen tijd meer verliest met het handmatig invoeren van afschriften. En door te werken met grootboektemplates kun je in een handomdraai een nieuwe administratie opzetten. Maar we zijn nog niet klaar. Geïntegreerde CRM levert een 360 graden overzicht van iedere klant, in één oogopslag. Je kunt dus moeiteloos prestatie versus doelen monitoren en de nodige bijsturing geven om ze weer op het goede spoor te krijgen. Verder zijn er document management tools waarmee alle permanente dossiers met relevante documenten, s, aangiften enz. centraal bewaard worden. Voor je eigen kantoor biedt online software nauwkeurige urenregistratie en facturatie, in realtime. Dat zorgt voor het nodige inzicht in je productiviteit en factureerbaarheid en voor optimale efficiëntie.

7 7 WERK EFFICIËNT ÉN LEVER WAARDEVOL ADVIES 9 TIPS UIT DE PRAKTIJK TIP 2 STANDAARDISEER JE PROCESSEN Met het gebruik van dezelfde grootboekrekeningen voor al je klanten is het opzetten en beheren van rekeningen nog efficiënter. Het gebruik van hetzelfde grootboekschema voor iedere klant beperkt de afwijkingen en uitzonderingen die je dagelijks ophouden. Ook is er zo minder tijd nodig om nieuwe medewerkers in te werken. En je dagelijkse werk wordt transparanter en is beter te beheren. En nu we het toch hebben over het aanmaken van de rekeningen, zorg dat je goed hebt nagedacht over de data en informatie die je nodig hebt om advies te leveren. TIP Denk aan zaken als de gewenste documentstructuur, hoe je nauwer kunt samenwerken met klanten, de rollen en rechten van gebruikers en de opzet van je interne werkstromen. WIST JE DAT? Slechts 32% van de accountantskantoren gebruikt een geïntegreerd systeem voor intern beheer. Bron: Exact 2015 SME Cloud Barometer 32%

8 8 WERK EFFICIËNT ÉN LEVER WAARDEVOL ADVIES 9 TIPS UIT DE PRAKTIJK TIP 3 DEEL VERANTWOORDELIJKHEID Waarom al het werk zelf doen? Als de klant zelf bepaalde boekhoudtaken uitvoert, hoef jij minder handwerk voor je rekening te nemen. Op die manier is hij zich ook meer bewust van zijn eigen financiële situatie. Online boekhoudsoftware biedt de klant toegang tot zijn administratie via portals. Met behulp van betrouwbare validatie- en goedkeuringsprocessen zorg jij ervoor dat je de zaken scherp in de gaten blijft houden. Door je klant de mogelijkheid te bieden gegevens op een gestructureerde en consistente manier in te voeren, heb jij meer tijd over om je bezig te houden met aanvullende - en meer winstgevende - diensten. Hij krijgt zo meer controle en let meer op de kosten. En jij kan een lucratiever bedrijfsmodel optuigen. Dat is nog eens een win-winsituatie. Slimme tools besparen je tijd Geautomatiseerde gegevensinvoer Geautomatiseerde bankkoppelingen Templatebeheer Invoer templates Maak tijd vrij met standaardisatie Grootboekrekeningen Grootboekclassificaties Grootboektemplates Instellingen Factuur lay-outs

9 9 WERK EFFICIËNT ÉN LEVER WAARDEVOL ADVIES 9 TIPS UIT DE PRAKTIJK MINI STORY Weleens overwogen om abonnementen aan te bieden? De mkb ers van vandaag zijn op zoek naar kwaliteit, scherpe tarieven en efficiëntie. De accountant heeft juist moeite om zich te onderscheiden, doordat het traditioneel boekhouden steeds meer als een standaard dienst wordt gezien. Door abonnementen aan te bieden creëer je een win-winsituatie door een vast dienstenpakket tegen een vast maandelijks bedrag aan te bieden. Maar je moet dit wel goed aanpakken. Door je te focussen op efficiëntie blijf je binnen je marges. Het is dus van belang om bij te houden hoeveel tijd en kosten je aan iedere klant besteedt. Overschrijd je je marge? Dan lijd je verlies. Online boekhoudsoftware helpt je je winst te beschermen. Realtime dashboards tonen in één oogopslag alle gegevens die je nodig hebt. Je maakt met één klik rapporten aan over elk aspect van de business van je klant. En we hebben al gezien hoe handmatige invoer geautomatiseerd kan worden. Zo kun je je tijd gebruiken om informatie te interpreteren in plaats van informatie te zoeken.

10 10 WERK EFFICIËNT ÉN LEVER WAARDEVOL ADVIES 9 TIPS UIT DE PRAKTIJK 2 DATA ZET JE KLANTDATA OM IN WAARDEVOLLE BEDRIJFSINZICHTEN Je hebt de tijd vrijgemaakt waarvan je niet wist dat je die had. Het ontwikkelen van aanvullende adviesdiensten komt nu steeds dichterbij. Het is tijd voor stap 2: toegang krijgen tot relevante data en die omzetten in waardevolle inzichten. Zo val je op in de massa.

11 11 WERK EFFICIËNT ÉN LEVER WAARDEVOL ADVIES 9 TIPS UIT DE PRAKTIJK TIP 4 CONTINUOUS MONITORING Nee, we verwachten niet dat je vanaf nu je dagen starend naar een beeldscherm doorbrengt. Waarom zou je, als continuous monitoring software dat voor je doet? Deze handige tool houdt je op de hoogte van de bedrijfsprestaties van je klant. Hierdoor kun je gegevens efficiënt analyseren en de betrouwbaarheid en kwaliteit van je adviesdiensten waarborgen. Het enige wat je hoeft te doen is de kritieke prestatieindicatoren (KPI s) van de klant te definiëren en vast te leggen. Zo heb je altijd de juiste gegevens op het juiste moment bij de hand. Geautomatiseerde alerts waarschuwen je zelfs als blijkt dat bedrijfsdoelen niet tijdig worden behaald. Dan is het jouw beurt om in te springen. Wat kun je monitoren Btw-deadlines Afwijking ten opzichte van verwachte kosten Budgetoverschrijding Gebruik van specifieke dagboeken DSO (Days Sales Outstanding) Kassaldo Werkvoorraad Specifieke grootboekrekeningen Planningscapaciteit Voorraad

12 12 WERK EFFICIËNT ÉN LEVER WAARDEVOL ADVIES 9 TIPS UIT DE PRAKTIJK TIP 5 TOEGANG TOT DE JUISTE DATA Op basis van financiële gegevens kun je alleen terugkijken naar het verleden. Door met jouw advies in te spelen op de ondernemersvragen van vandaag, kun je echte strategische input leveren en bijdragen aan een succesvolle toekomst voor je klant. Er was eens een tijd dat je dit alleen voor elkaar kon krijgen door een waarzegster te bezoeken. Gelukkig is vandaag de dag het gebruik van de juiste software al voldoende. Zo heb je altijd realtime inzicht in de totale bedrijfs voering van je klant. Belangrijke gegevens staan altijd klaar om bekeken te worden: de financiële KPI s die prestaties afzetten tegen doelen. Maar ook niet-financiële KPI s zoals de factureerbaarheid, budgetten, productiviteit, levertijden, voorraadniveaus, enz. Je weet dus altijd waar en wanneer je input nodig is. En dat alles zonder waarzegster. Met branchespecifieke software kunnen mkb ers de boekhouding integreren met functies op maat voor project management, logistiek of productie. En jouw systeem kan ook daaraan gekoppeld worden. TIP Welke gegevens heb je echt nodig? Werk nauw samen met de klant om de KPI s te bepalen die het meest relevant zijn voor zijn bedrijf.

13 13 WERK EFFICIËNT ÉN LEVER WAARDEVOL ADVIES 9 TIPS UIT DE PRAKTIJK Monitor KPI s om overzicht te houden Facturabiliteit: facturabele versus niet-facturabele uren Project backlog: project- en capaciteitsplanning Winstgevendheid Voorraad Voorraadherwaardering Levertijd bestellingen Marges Meest winstgevende klanten en/of producten Productiekosten WIST JE DAT? Slechts 12% van de klanten voert data Slechts 16% van de accountants heeft online in zodat hun accountants direct via een CRM-systeem 360 graden inzicht hebben. overzicht over hun klanten. 12% 16% Bron: Exact 2015 SME Cloud Barometer

14 14 WERK EFFICIËNT ÉN LEVER WAARDEVOL ADVIES 9 TIPS UIT DE PRAKTIJK TIP 6 VERTAAL DATA NAAR INZICHT Met alleen inzicht in de juiste data ben je er helaas nog niet. Om werkelijke waarde toe te voegen moet je ook weten wat deze gegevens betekenen. En weer maakt technologie het je makkelijk door ruwe data om te zetten in betekenisvolle inzichten waarop je kunt acteren. Online software wordt geleverd met heldere dashboards die relevante feiten en statistieken overzichtelijk weergeven. Informeer, waarschuw en adviseer je klanten wanneer het nodig is. Je bouwt op deze wijze een vruchtbare samenwerking op die het bedrijf van je klant laat groeien - en zo ook jouw kantoor. Regelmatig benchmarken kan ook zeker helpen. Vergelijk de resultaten van je klant met het branchegemiddelde of met andere klanten in dezelfde sector. Door gebruik te maken van een standaard grootboekschema voor al je klantadministraties is het een stuk makkelijker om onderling te vergelijken. Voorheen bespraken we de jaarrekeningen en concentreerden we ons op controles. Nu pak ik de telefoon en zeg: Ik zie dat u behoorlijk over het budget heengaat, wat is er aan de hand

15 15 WERK EFFICIËNT ÉN LEVER WAARDEVOL ADVIES 9 TIPS UIT DE PRAKTIJK MINI STORY Word een dataheld Een standaard aanpak voor klantbeheer zorgt voor consistentie in dashboards en inzichten. Die op hun beurt weer zorgen voor een meer proactieve, effectieve adviesdienst. je klant direct te zien wat de cijfers betekenen voor zijn bedrijf. In plaats van al je tijd te besteden aan het uitleggen van de rekeningen, kun je je nu focussen op het grotere strategische plaatje. Waarom niet zelf rapporten opzetten om gegevens te visualiseren in plaats van te vertrouwen op een externe? Met de juiste analysetools is het omzetten van cijfers naar prachtige, kleurrijke overzichten heel makkelijk. Het is begrijpelijk: je bent niet de accountancy ingegaan om je artistieke aspiraties na te jagen. Maar visualisaties helpen jou en (nog belangrijker)

16 16 WERK EFFICIËNT ÉN LEVER WAARDEVOL ADVIES 9 TIPS UIT DE PRAKTIJK 3 ORGANISATIE STAP UIT JE COMFORTZONE Een nieuwe aanpak vraagt om een nieuwe mindset. Van accountant naar businesscoach is een complete cultuurverandering, het traditionele werk moet immers plaatsmaken voor nieuwe mogelijkheden en kansen. Het leveren van correcte cijfers is slechts een hygiënefactor. Vanaf vandaag staat succes voor wat jij - en je klanten - doen met deze cijfers. Zeker, online software en de juiste gegevens spelen een grote rol. Maar hoe jij en je mede werkers omgaan met verandering is minstens net zo belangrijk.

17 17 WERK EFFICIËNT ÉN LEVER WAARDEVOL ADVIES 9 TIPS UIT DE PRAKTIJK TIP 7 DE JUISTE MENSEN Als je de traditionele accountancy achter je laat en je je adviesdiensten gaat uitbreiden, kan dat inhouden dat je werkvloer er anders uit gaat zien. Stel dat je begint met het adviseren van klanten over het verbeteren van de efficiëntie en het automatiseren van bedrijfsprocessen. Heb je bijvoorbeeld al mensen in dienst die de technische infrastructuur kunnen implementeren en onderhouden? Misschien moet je op een gegeven moment een bedrijfsadviseur inhuren, of een IT-specialist. Om de expertise van je kantoor te vergroten kan het ook zijn dat je een jurist of een HR-adviseur kunt gebruiken. Maar wacht even voordat je met trillende handen de loonkosten gaat berekenen. Want samenwerken met freelance specialisten en partners kan een flexibel en goedkoper alternatief zijn. Ooit nagedacht over het inzetten van deze experts? Belastingspecialisten Bedrijfsconsultants IT-specialisten Juristen HR-specialisten CRM-professionals Payroll-experts Sales (Online) marketeers

18 18 WERK EFFICIËNT ÉN LEVER WAARDEVOL ADVIES 9 TIPS UIT DE PRAKTIJK TIP 8 DE JUISTE VAARDIGHEDEN Natuurlijk is het aannemen van medewerkers niet voor iedereen een optie, ten minste niet in de beginfase. We noemden al het samenwerken met freelance specialisten en partners. Maar laten we eens kijken naar het personeel dat je al in huis hebt. investeren in je personeel wordt je kantoor een aantrekkelijkere plek om te werken en een carrière op te bouwen. Ook dat is een krachtige manier om op te vallen in de massa. Het ontwikkelen van de vaardigheden van je huidige personeel kan een hele slimme investering zijn. Jij gaat een stap verder, dus waarom gaan zij niet met je mee? Er zijn talloze trainingen beschikbaar over het verkopen van je advies, hoe je commerciële kansen kunt spotten en hoe je je kantoor kunt pitchen. De voordelen hebben niet alleen betrekking op de kwaliteit en winstgevendheid van je adviesdiensten. Door te WIST JE DAT? Slechts 12% van alle accountants ziet het inwinnen van branchespecifieke kennis als een belangrijk bedrijfsdoel. Slechts 24% ziet het ontwikkelen van een meer adviserende rol als een belangrijk speerpunt. Bron: Exact 2015 SME Cloud Barometer

19 19 WERK EFFICIËNT ÉN LEVER WAARDEVOL ADVIES 9 TIPS UIT DE PRAKTIJK TIP 9 DE JUISTE KENNIS Je boekhoudkundige expertise is ongetwijfeld zeer indrukwekkend. Maar dat alleen is niet genoeg om strategisch advies te kunnen leveren. Daarvoor moet je het bedrijf en de branche van je klant eerst grondig leren kennen. Denk aan markttrends, zakelijke uitdagingen en toekomstige ontwikkelingen. Met deze kennis ben je in staat om de bredere context te zien die je nodig hebt om doelgericht te analyseren en de eerder besproken inzichten in de praktijk toe te passen. Heb je veel klanten in een specifieke branche? Dan kun je zelfs overwegen om je te specialiseren in deze sector. Dat levert een helder USP op voor je kantoor en je hebt een focus voor je adviesdiensten. Ook hier kunnen de juiste trainingen je verder helpen: sommige softwareleveranciers bieden gespecialiseerde trainingen aan om je volledig op de hoogte te brengen van de branche(s) waarmee je zaken doet. Door het volgen van de branchetrainingen bij Exact begrijp ik de branches van mijn klanten beter en lever ik waardevoller advies.

20 20 WERK EFFICIËNT ÉN LEVER WAARDEVOL ADVIES 9 TIPS UIT DE PRAKTIJK MINI STORY Veranderen kun je leren De verandering van traditionele accountant naar businesscoach vraagt om een compleet nieuwe mindset. Voor veel van je medewerkers, zo niet de meeste, is dat een gigantische sprong in het diepe - en dat is niet weggelegd voor iedereen. Dus zijn ze bereid mee te gaan in de nieuwe richting? Glimlachen ze zelfverzekerd? Lopen ze over van enthousiasme als je het hebt over de nieuwe generatie accountant-consultants? Nou, geen van beide waarschijnlijk. Maar je wilt uiteraard dat je personeel een positieve kijk heeft op jouw plannen. Dus betrek ze in het proces vanaf het allereerste begin. Deel je visie, ga met ze in gesprek en bied hen de training die ze nodig hebben. En trakteer ze natuurlijk op een genereus avondje uit. Of zien ze eruit alsof ze een week niet hebben geslapen, werpen ze angstige blikken richting je kantoor en fluisteren ze zenuwachtig met elkaar, wat plotseling ophoudt als jij langs loopt?

21 21 WERK EFFICIËNT ÉN LEVER WAARDEVOL ADVIES 9 TIPS UIT DE PRAKTIJK 4 CONCLUSIE Dus je ziet het. Ja, de accountancywereld is aan het veranderen en het wordt nooit meer als voorheen. En nee, je hebt geen wonder nodig om in de toekomst succesvol te blijven. Het internet staat bol van de artikelen, blogs en diagrammen die bevestigen wat de meesten uit eerste hand hebben ervaren. Mkb ers willen naast een kloppende boekhouding meer toegevoegde waarde vanuit hun accountant. Maar er zijn opvallend weinig publicaties die je precies laten zien hoe je dat in de praktijk voor elkaar krijgt.

22 22 WERK EFFICIËNT ÉN LEVER WAARDEVOL ADVIES 9 TIPS UIT DE PRAKTIJK Technologie helpt je om tijd te winnen en het inzicht te krijgen dat je nodig hebt om adviesdiensten met hogere winstmarges aan te bieden. Maar net zo belangrijk is het ontwikkelen van een commerciëlere en meer ondernemende mindset binnen je kantoor. Met diepgaande branchekennis kun je echt je meerwaarde laten blijken en naar nieuwe manieren zoeken om nauwer samen te werken met klanten. Dit komt niet zomaar uit de lucht vallen. Mkb ers zijn meestal niet in staat om op regelmatige basis consultants in te schakelen. Daar zit dus een groot en winstgevend gat in de markt. Als businesscoach kan jouw kantoor dat gat opvullen en de aangewezen partner worden bij het nemen van belangrijke bedrijfsbeslissingen. Deze whitepaper biedt je een goede basis om de ontwikkeling van je adviesdiensten op te starten. Neem de stap, val op in de massa en positioneer je als de onmisbare zakenpartner van je klanten. De mogelijkheden zijn eindeloos en de kansen liggen voor het oprapen. Nu is de tijd om ze te grijpen.

23 23 WERK EFFICIËNT ÉN LEVER WAARDEVOL ADVIES 9 TIPS UIT DE PRAKTIJK IN HET KORT: 9 TIPS OM JE KANTOOR TE TRANSFORMEREN EFFICIËNTIE 1 Kies de juiste tools om handmatige invoer tot een minimum te beperken - Scan & Herken - Bankkoppelingen - Grootboektemplates - CRM, documentbeheer, online tijdregistratie. 2 Standaardiseer het grootboekschema van je klanten. Neem de tijd om na te denken over de informatie die je het meest nodig hebt. DATA 4 Gebruik continuous monitoring software met automatische alerts voor het bijhouden van de prestaties van klanten. 5 Zorg voor toegang tot zowel financiële als branchespecifieke bedrijfsdata om KPI s te bepalen en te monitoren. 6 Profiteer van heldere, visuele dashboards om je klanten proactief advies te geven 3 Deel je boekhoudkundige taken met je klanten.

24 24 WERK EFFICIËNT ÉN LEVER WAARDEVOL ADVIES 9 TIPS UIT DE PRAKTIJK ORGANISATIE 7 Ontwikkel een nauwere band met je klanten om hun business en hun potentiële behoeftes beter te begrijpen. 8. Wees niet bang om mensen aan te nemen die je nooit eerder hebt aangenomen. Je zult ze nodig hebben. 9. Investeer in je personeel. Leg de focus op het ontwikkelen van commerciële en adviesvaardigheden.

25 Exact Molengraaffsingel JD Delft Nederland Tel: Site: Exact Group B.V., Alle rechten voorbehouden. Alle hierin vermelde merk- en handelsnamen behoren toe aan de respectievelijke eigenaren. MCL641065NL026