Voorbeeld draaiboek voor organisaties

Transcriptie

1 Survival Bond Nederland Survival Bond Nederland Survival Bond Nederland Voorbeeld draaiboek voor organisaties aangesloten bij de SBN Survival Bond Nederland Survival Bond Nederland Survival Bond Nederland 1

2 1. Voorwoord Geachte organisatie / bestuur De doelstelling van dit draaiboek is om organisaties een leidraad te geven, hoe ze een goed draaiboek aan kunnen leveren, conform het reglement van de SBN. Dit voorbeeld draaiboek geeft aan welke gegevens er nodig zijn voor de controle van de parcourscommissie. 2 weken vóór de wedstrijd dient U een draaiboek aan te leveren bij de parcourscommissie van de SBN. Deze kan digitaal gestuurd worden naar parcourscommissie@survivalbond.nl en naar alle pc leden die voor de controle op de lijst staan vermeld. De voorbeelden hiervoor heb ik gebruikt uit het draaiboek van de stichting survival Neede. Diverse organisaties hebben zelf al een goed en compleet draaiboek, die gemaakt is uit eigen inzicht en op eigen manier is uitgewerkt. Dit is natuurlijk fantastisch. Hóe dit boek eruit ziet en hoe u de gegevens verwerkt, is aan de organisatie zelf. Wel is belangrijk dat alle benodigde informatie uit het voorbeeld draaiboek aangeleverd worden! Voordeel van een goed aangeleverd draaiboek is, dat wij als parcourscommissie tijdig een indruk hebben van de wedstrijd en bij onvoorziene calamiteiten in kunnen grijpen. Ik vertrouw erop dat alle organisaties hieraan meewerken, zodat de samenwerking tussen de organisaties en de parcourscommissie optimaal blijft. Hans te Velthuis (voorzitter parcourscommissie) Herzien

3 1. Index: Pagina Omschrijving 1. Voorblad 2. Voorwoord 3. Index 4. Plattegrond parcours 4. Hindernis omschrijving 5. Hindernis omschrijving met tijden 6. Fietsroute omschrijving 7-8 Informatiebrief vrijwilligers 9. Schriftelijke instructie jury 10. Tekening hindernis 11. Instructie rayonhoofden 12. Lokatie EHBO 12. Lokatie duikers 13. Starttijden startgroepen afstanden div. klassen 14. Checkpoints 15. Voorbeeld jurylijst 16. Deelnemerslijsten 16. Kopieën vergunningen 16. Melden parcourscommissie 16. Voorbeeld jurylijst finish 17. Prijsuitreiking 17. Noodplan Calamiteiten plan 3

4 Plattegrond parcours Hindernisomschrijving Nummer Hindernisomschrijving 1. Start 2. Houthakken 3. Swingovers / Verticaal net 4. Brugklim 5. Apenhang 6. T net 7. Verticaal net / Touwladder 8. Brugklim 9. Ballastloop Splitsing: Deelnemers 7 km run gaan naar hindernis Evenwichts swingover 11. Verticaal net 12. Korte touwtjes 4

5 Hindernisomschrijving met tijden Een tijdsregistratie per hindernis en/of rayon heeft voor U als organisatie het voordeel dat U vooraf aan de wedstrijd een tijdsindicatie heeft. Wanneer u werkt met rayons zou U een maximale tijd (voor de eerste 3 deelnemers) per rayon af kunnen spreken met de rayonhoofden. Wanneer dan blijkt dat tijdens de wedstrijd de maximale eindtijd niet gehaald kan worden, kan de wedstrijdleider i.s.m. het rayonhoofd ingrijpen. Maak voor rayons waar U problemen verwacht een noodplan, zodat U bij vermoedelijke tijdsoverschrijding snel in kunt grijpen. Nr. Hindernisomschrijving Meters Min.16 km. Min.16 km. Min.10 km. Min.7 km 1. Boomstamloop Houthakken Swingovers / Verticaal net Brugklim Apenhang T net Verticaal net / Touwladder Brugklim Ballastloop Splitsing: Deelnemers 7 km run gaan naar hindernis Evenwichts swingover Verticaal net Korte touwtjes Net swingover Hangladders Schuine apehang Verrassing Korte touwtjes Verticaal net Splitsing: Deelnemers 10 km run gaan naar hindernis Gekruiste apehang Boomdoorsteek Swingovers NN Verticaal net / Selfmade swing Gladde palen Verticaal net / Lussenbrug T net / Apehang Pallet swingover Combinatie hindernis Net swingover Hordenbos Spaanse ruiter Pallet swingover Haspelklim Enteren Apehang met horizontale palen Z klim Swingend laantje Postmanswalk Schuine apehang Zwevende balk Swingover korte touwen Swingovers Daknet Apenhang met schijven Finish

6 Fietsroute omschrijving Omschrijving 1 Start 2 Verharde weg rechtdoor aanhouden 3 1 e zandweg rechtsaf 4 Verharde weg linksaf Hoonteweg wordt zandweg 2 5 Fietspad linksaf 4 6 Verharde weg rechts Giffelerweg e weg rechts (parallelweg) 8 8 Bij kruispunt linksaf richting Noordijk 9 1 e weg links Stobbesteeg e weg rechts Kupersweg Enz. Hindernis nummers Fietsroute Plattegrond AUTOROUTES IDEM DITO 6

7 Informatiebrief vrijwillligers Geachte vrijwilliger! WIJ VERZOEKEN U ONDERSTAANDE RICHTLIJNEN AANDACHTIG DOOR TE LEZEN VOOR AANVANG VAN DE RUN! Dit is een algemeen formulier; dus voor iedereen. Let op wat voor U belangrijk is. U kunt zich zondag a.s. melden bij. bij de "info-balie vrijwilligers". Indien mogelijk graag zelf een thermoskan met drinken meenemen. Als dit niet mogelijk is hebben wij een kan met koffie voor U. Een lunchpakket wordt door ons verstrekt. De tijd staat op het andere formulier vermeldt. Houdt U zich s.v.p. hieraan. ALGEMENE AANWIJZINGEN: MEDEWERKERS SHIRTS UITDELEN: Namen met nummers vergelijken en iedereen handtekening laten zetten op het formulier dat erbij ligt. Eventueel geld innen. Geld wisselen bij de info balie vóór in de hal. MEDEWERKERS SPORTHAL:.. zal zoveel mogelijk aanwezig zijn in de sporthal. Voor algemene vragen kunt U bij haar terecht. Voor vragen betreffende de inschrijvingen kunt U terecht bij... MEDEWERKER START: Controleer of de startnummers goed zichtbaar zijn. Shirts moeten dus over de teugelbroeken gedragen worden! (controleren of de startnummers overeenkomen met de armband) Armbanden moeten goed zichtbaar zijn en om de pols gedragen worden. Sportschoenen met "spikes" zijn verboden! Deelnemer hierop aanspreken en zeggen dat hij/zij ander schoeisel moet dragen. Bij weigering: niet laten starten! JURYPOSTEN PARCOURS: Zorg er altijd voor dat bij een hindernis één persoon vóór en één achter de hindernis staat. (indien mogelijk). U kunt dan de deelnemer luid en duidelijk terug roepen als de hindernis foutief is genomen. De deelnemer mag dan de hindernis opnieuw doen; meerdere pogingen zijn toegestaan. Loopt een deelnemer na Uw oproep toch door, noteer zijn nummer en meldt dit aan het rayonhoofd of bel naar het rayonhoofd. (melden welk nr. hindernis je staat) Mocht de deelnemer alsnog de hindernis foutief nemen dan dient U de ARMBAND in te nemen! Is de armband al ingenomen, dan dient U een gaatje in de rechtermouw van het t shirt te knippen met een maximum van 3 gaatjes. (Pas op voor beschadigen van onderkleding) DUS 1 E HINDERNIS MIS, DAN ARMBAND INNEMEN! Volgende hindernissen missen is gaatje knippen. Voor iedere hindernis svp 1 schaar meenemen. Tussentijds worden, nadat een hele groep geweest is, door bezemlopers de jurylijsten van de checkpoints opgehaald. Tevens kunt U de ingenomen rode armbanden aan hen meegeven. 7

8 De laatste bezemloper van de dag, die tevens Uw jurylijst meeneemt, betekent einde wedstrijd. Wilt U tijdens de run het publiek er op attenderen achter hek of lintafzettingen te blijven. Zorg ervoor dat U vroegtijdig op Uw post staat! Het kan voorkomen dat de deelnemers eerder bij de hindernis zijn dan volgens het tijdschema. Koppels moeten beide de hindernis nemen via hetzelfde touw. Koppels mogen elkaar alleen helpen in de hindernis (dus niet vanaf de grond). Wel mogen ze elkaar assisteren om in de hindernis te klimmen. (Pootje geven of ondersteunen). INVULLEN JURYLIJSTEN: CHECKPOINTS: Er zijn enkele juryleden die een jurylijst mee krijgen om de startnummers van deelnemers die langs komen op jurylijst aan te kruisen. Wees svp. nauwkeurig met invullen. AANDACHTSPUNTEN: Aanwijzingen van de politie dienen te worden opgevolgd. Aanwijzingen van de parcourscommissie, dienen ook te worden opgevolgd. Deze zijn herkenbaar aan de rode shirts/jas met opdruk parcourscommissie SBN. Bij ongevallen tijdens de run kunt U dit doorgeven aan het rayonhoofd van Uw parcoursgedeelte, het telefoonnummer zie bovenaan Uw andere formulier, of contact opnemen met de EHBO in de sporthal: E.H.B.O. GSM nr , of de dichtstbijzijnde EHBOpost in kennis stellen. Na afloop van Uw werkzaamheden kunt U het hesje inleveren in de sporthal, waarna U 2 consumptiebonnen ontvangt. Vraag ernaar! Prijsuitreikingen zullen plaatsvinden om: uur en om uur en om uur. Als nu blijkt dat U op..oktober toch nog verhinderd bent, neem dan a.u.b. even de moeite en meldt U zich, met inlevering van deze formulieren af bij.., of mail naar met vermelding van hindernisnummer. Weet U iemand die ook mee wil helpen? Laat ons dit even weten! VOORDAT U UW POST VERLAAT, VRAGEN WIJ AAN U HET VOLGENDE: # het rood-witte lint op te ruimen tot aan de volgende hindernis! # het rood-witte lint en eventueel ander afval, in de vuilniszak, te deponeren naast de hoofdingang van de Sporthal of in de daarvoor bestemde afvalcontainers aldaar. U kunt Uw post verlaten en terugkeren naar de Sporthal. Zonder Uw hulp was er geen wedstrijd mogelijk geweest!!! Wij willen U daarom nogmaals bedanken voor Uw inzet op deze dag en wensen U een prettige en sportieve "Survival". Hopelijk tot volgend jaar! Namens het bestuur 8

9 Schriftelijke instructie juryleden. Voor de duidelijkheid van de juryleden, kunt u een tekening van de hindernis hierbij voegen. Rayon 1: Rayonhoofd... hindernis 1 t/m 9 tel: Omschrijving en postnummer Hindernis Taakomschrijving Posten / jury Melden Op post Tot ± Start Startschoten moeten exact op tijd vallen A Iedereen moet de rode armband om hebben en het shirtnummer moet goed zichtbaar zijn. Géén teugels over de broeken uur 9.00 uur uur Boomstamloop 1 Deelnemers starten met boomstam. Dames met lint gemarkeerde boomstam Koppels: ieder een boomstam 8.45 uur 9.00 uur uur Fout: armband innemen. Boomstam hakken Hoonteweg 2 Boomstam hakken en de delen in de container gooien. Kloven niet toegestaan! Fout: armband innemen 8.45 uur 9.15 uur uur Swingovers / verticaal net Bosje Hoonteweg richting Bolksbeek 3 Via touw over het bovenste touw/balk en over het net. Fout: armband af of gaatje knippen in rechter mouw t shirt 8.45 uur 9.15 uur uur Brugklim 4 Via touw brug opklimmen, via net brug afdalen. Niet springen! 8.45 uur 9.15 uur uur Oude spoorbrug Fout: armband af of gaatje knippen in rechter mouw t shirt Apenhang 5 Via inklimtouw naar daaltouw. Uitvoering vrij uur 9.15 uur uur Giffelerweg Fout: armband af of gaatje knippen in rechter mouw t shirt (max. 3 gaatjes) 9

10 Tekening hindernis Hindernis: 45 Omschrijving: Balkenbrug 1 Uitvoering: Via het inklimtouw en via de balkjes naar de andere kant Let op: Boventouw niet gebruiken 10

11 Instructie rayonhoofden Actie Taakomschrijving Extra Medewerker Aanwezig Controleren rayon 1 Hindernis 1 Start t/m 9 Giffelerbrug Het controleren van het parcours en informeren van de posten 20 dekens bij hindernis uur Controleren rayon 2 Hindernis 10 t/m 21 Stobbesteeg t/m Brummelweg Het controleren van het parcours en informeren van de posten. Let op splitsing run 7 km. met 10 km en 16 km bij hindernis Post goed instrueren. 5 dekens bij hindernis uur Controleren rayon 3 Hindernis 22 t/m 31 Wunnerweg t/m Brummelweg Het controleren van het parcours en informeren van de posten 20 dekens bij hindernis uur Controleren rayon 4 Hindernis 32 t/m 44 Dennenweg t/m Wenninkweg Het controleren van het parcours en informeren van de posten 20 dekens bij hindernis uur Controleren rayon 5 Hindernis 45 t/m 55 Kisvelderweg t/m Hofmaatvijver Het controleren van het parcours en informeren van de posten 10 dekens bij hindernis dekens bij hindernis uur 11

12 Lokatie EHBO - Duikers Actie Hindernis Aantal pers. Aanwezig EHBO posten Mobiele EHBO Coördinatiepunt EHBO kamer sporthal uur EHBO + videokanon Kantine sporthal uur EHBO + communicatie Hindernis 8 Giffelerbrug uur Mobiele post EHBO In samenwerking met het coördinatie punt en communicatie team uur Duikers Hindernis 4 Oude Spoorbrug uur Duikers Hindernis 8 Giffelerbrug 2 Duikers Hindernis 45 Duiker Olminkhof 2 Duikers Hindernis 55 Hofmaatvijver 2 12

13 Starttijden startgroepen afstanden diverse klassen Actie Taakomschrijving Medewerker Aanwezig Tot ± Algehele coördinatie inschrijving tot 9.30 uur 7.30 uur Uitdelen shirts. Namen controleren en handtekening laten zetten Recreanten 7 km. Kleurshirt: grijs Nrs. 1t/m 100 Starttijd: 9.15 uur en 9.30 uur 8.00 uur uur Uitdelen shirts. Namen controleren en handtekening laten zetten RUC licentiehouders 10 km. Kleur shirt: oranje Nrs. 101 t/m 250 Starttijd: 9.45 uur en uur s.v.p. in overleg samenwerken Overige shirts van de groepen die zijn geweest s.v.p. nummers opschrijven. Dit papier doorgeven aan de infobalie (nummers moeten naar de jurywagen) Uitdelen shirts. Namen controleren en handtekening laten zetten NK Brandweer 10 km. Kleur shirt: rood Nrs. 251 t/m 350 Starttijd: uur en uur Uitdelen shirts. Namen controleren en handtekening laten zetten Recreanten 10 km. Kleur shirt: wit Nrs. 351 t/m 475 Starttijd: uur en uur Uitdelen shirts. Namen controleren en handtekening laten zetten Koppels Kleur shirt: blauw Nrs. 476 t/m 525 Starttijd: uur uur 13

14 Checkpoints Het blijkt dat er bij wedstrijden weinig of geen lijsten meer worden gebruikt om aan te kruisen welke deelnemer in de fout gaat. Daarom zijn checkpoints van essentieel belang! Zet de checkpoint op die plekken in het parcours waar het risico bestaat dat een deelnemer het parcours afsnijdt. Houd d.m.v. een lijst bij welke deelnemers hier wel voorbij komen. Checkpoints niet kenbaar maken aan de deelnemers, maar wel vermelden in het draaiboek dat naar de pc gestuurd wordt. Omschrijving en postnummer Hindernis Taakomschrijving Posten / jury Melden Op post Tot ± Deelnemers de goede richting Splitsing aangeven. Goed opletten! 8.45 uur 9.30 uur uur B Vanuit looprichting deelnemers: Grijs Stobbesteeg rechtsaf Andere kleuren linksaf. Verversingspost Stobbesteeg Evenwichtsswingover CHECKPOINT Stobbesteeg / Kupersweg Swingover / verticaal net GL. Rutgersweg C Deelnemers voorzien van een stukje banaan (1/3) en een half bekertje drinken Via balken naar touw, over het bovenste touw/balk Aankruisen deelnemers Fout: armband af of gaatje knippen in rechter mouw t shirt Via touw over bovenste touw/balk, over het net Fout: Gaatje in rechtermouw t shirt knippen tot max. 3 gaatjes 1 lijst meegeven! 8.45 uur 9.30 uur uur 9.30 uur uur uur 9.30 uur uur uur Wegoversteek GL Rutgersweg Bij Hindernis 11 Verkeer kort tegenhouden uur uur uur 14

15 Voorbeeld van een jurylijst Het is duidelijker voor de juryposten deze lijsten in dezelfde kleur te maken als de kleur van de shirts. CHECKPOINT: Namen Juryleden: TEL. NOODGEVALLEN EHBO Coördinatie: Start nr. Start nr. Start nr. Start nr STARTNUMMERS PASSERENDE DEELNEMERS AANKRUISEN 15

16 Kopieën vergunningen Men moet, voordat men een wedstrijd wil organiseren dit aanvragen bij de Gemeente en het Waterschap. Van de goedkeuring moet een kopie bij het draaiboek gevoegd worden. Melden parcourscommissie De parcourscommissie wil graag weten waar men zich moet melden voor de keuring. 3 weken vóór een wedstrijd krijgt elke organisatie een brief van de pc met belangrijke punten waar men op moet letten en tevens een brief met de melding welke mensen er van de pc bij U komen controleren. Wanneer men het draaiboek digitaal aanlevert, moet deze naar alle pc leden die bij u komen controleren worden verzonden. Tevens dient men ook altijd een draaiboek naar de voorzitter van de pc te sturen. parcourscommissie@survivalbond.nl Voorbeeld van een jurylijst finish JURYLIJST FINISH SURVIVALRUN 2011 Naam jury-posten: ARMBAND OM? STARTNUMMER JA NEE AANTAL GAATJES 16

17 Prijsuitreiking Tijd: Klasse Heren Dames Veteranen uur BSC 1 e 1 e 1 e 2 e 2 e 2 e 3e 3 e 3 e Tijd: Klasse Heren Dames Veteranen uur JSC 1 e 1 e 1 e 2 e 2 e 2 e 3e 3e 3e Tijd: Klasse Heren Dames Veteranen uur RUC 1 e 1 e 1 e 2 e 2 e 2 e 3e 3e 3e Tijd: Klasse Heren Dames Veteranen uur TSC 1 e 1 e 1 e 2 e 2 e 2 e 3e 3e 3e Noodplan Maak ten allen tijde een noodplan voor weersomstandigheden. (zie onderstaand voorbeeld) Wanneer de weersomstandigheden van dien aard zijn, dat de door de SBN vastgestelde eindtijden ruimschoots overschreden zullen worden, zullen de hierna volgende maatregelen worden genomen. TSC: 2 de ronde hindernis 22 t/m 30 zal komen te vervallen 10 Km run: Deelnemers gaan van hindernis 14 naar hindernis 37. Gemiddelde snelheid TSC is gebaseerd op 9 min. per km. voor de snelste deelnemer Gemiddelde snelheid 10 km run 8.30 min. per km. Gemiddelde snelheid 7 km run 8.40 min. per km. De gemiddelde snelheid kan per wedstrijd verschillen. 17

18 Deze gemiddelde tijden gelden alleen voor het voorbeeld draaiboek. Calamiteiten plan Inleiding: Tijdens een run kunnen er zich tal van onverwachte zaken voor doen. Om hier goed op in te spelen is zal elke organisatie goed in beeld moeten hebben wat eventueel kan gebeuren. De SBN stelt als eis dat bij elke run een calamiteiten instructie aanwezig is. Deze instructie maakt onderdeel uit van het draaiboek. Hieronder treft u een model instructie aan die natuurlijk op de eigen situatie aangepast kan worden. HOE TE HANDELEN BIJ CALAMITEITEN: Blessures: Hierbij valt te denken aan: schrammen, blaren, verstuikingen, oververmoeidheid, verkleuming. Blijf rustig Bij blessures de wedstrijdleiding bellen, deze kunnen zo snel als mogelijk een arts en/of EHBO in schakelen. Indien nodig bellen deze 112 (Zeer) ernstig lichamelijk letsel: Hierbij valt te denken aan: botbreuken, zware onderkoeling, bewusteloosheid. Bij ernstig lichamelijk letsel bel 112, daarna de wedstrijdleiding. De wedstrijdleiding draagt er zorg voor dat zo snel mogelijk een arts, EHBO ter plaatse is. Sluit de hindernis en houdt publiek op afstand. Stuur alle deelnemers door naar de volgende hindernis Minimaal 1 persoon blijft bij het slachtoffer Stel slachtoffer op zijn/haar gemak. Niet aan slachtoffer gaan trekken/verplaatsen tenzij vereist in verband met de ademhaling Hartstilstand: Wanneer bij iemand een hartstilstand geconstateerd wordt, tracht hem of haar dan te reanimeren. Bel 112 en daarna de wedstrijdleiding. De wedstrijdleiding draagt er zorg voor dat zo snel mogelijk een arts, EHBO ter plaatse is. Sluit de hindernis en houdt publiek op afstand. Stuur alle deelnemers door naar de volgende hindernis. Noodweer: Denk aan storm, onweer, ijzel, extreme hitte/kou. De wedstrijdleiding neemt in deze situaties besluiten of een wedstrijd wordt stilgelegd en of hindernissen wel of niet uit de run worden gehaald. Denk aan kraanhindernissen, hindernissen in het water. Leden van de Parcours Commissie van de SBN ( herkenbaar aan pasje en rode kleding met opdruk PC Survivalbond) zijn gerechtigd hindernissen uit het parcours te halen Defecten aan hindernissen: Melden aan wedstrijdleiding Indien mogelijk de atleten via een andere baan laten gaan Indien nodig atleten doorsturen naar volgende hindernis 18

19 Verder instructie door wedstrijdleiding afwachten Opbouw en afbreken van hindernissen: Risico s worden gelopen bij de opbouw en het afbreken van hindernissen. Er wordt veelal op hoogte gewerkt en ook wel met zware materialen. Het is belangrijk dat de vrijwilligers die hierbij helpen goed geïnstrueerd zijn. Het aanwijzen van coördinatoren bij deze werkzaamheden, die leiding geven aan de ploegen wordt aangeraden. Gedrag atleten: Onbeschoft gedrag of niet opvolgen instructies direct wedstrijdleiding bellen. Startnummer doorgeven aan de wedstrijdleiding Diskwalificatie volgt. Gedrag toeschouwers: Indien toeschouwers zich onbehoorlijk gedrag vertonen dit doorgeven aan de wedstrijdleiding. Bij excessen politie bellen ( ) Toeschouwers en begeleiders van atleten mogen niet op het parcours van de atleten komen, tenzij fietsroute en parcours over hetzelfde traject gaan. Bij onbeschoft gedrag van de begeleider van een atleet, startnummer van de atleet doorgeven aan de wedstrijdleiding. Diskwalificatie volgt Belangrijke telefoonnummers: Informeren SBN: Als er een ongeluk is gebeurd met ernstig lichamelijk letsel dan de volgende vragen beantwoorden. Zijn er meerdere ongelukken gebeurd, dan voor ieder ongeluk de vragen 1 t/m6 beantwoorden 1. Weet u de naam, woonplaats en geboortedatum van de deelnemer 2. Aan welke run deed de deelnemer mee( bijv. BSC, JSC, recreanten) 3. Om welke hindernis ging het, kunt u een omschrijving geven van deze hindernis? Hoe hoog was de hindernis? Waren er valmatten, of andere beschermende maatregelen getroffen? 4. Beschrijf wat er gebeurd is 5. Wat is de diagnose van het letsel 6. Is er een arts geraadpleegd, waarom wel/niet 7. Bewaar het inschrijfformulier van deelnemer en bewaar foto s van de hindernis. 19