Beste Vrijwilliger, Taken en omschrijving

Transcriptie

1 Beste Vrijwilliger, Op 12 december aanstaande is het zover; de 12 de Ameland Adventurerun. Wij verwachten ca 4000 lopers en totaal ca 8000 bezoekers op Ameland in het weekeinde van de Run. Wij zijn erg blij dat jij mee wilt helpen om het evenement tot een succes te maken. In dit overzicht vind je de indeling en beschrijving van verschillende vrijwilligerstaken. Voor de indeling van de namen bij de verschillende taken zie vrijwilligers AAR 15 Voor alle vrijwilligers hebben we op donderdagavond 10 december om uur een bijeenkomst in de Kantine van Sporthal Nes gepland voor een briefing. Op vrijdagavond is een Funrun om en een sportieve bijeenkomst gepland om uur in Kerkje va de Hervormde gemeente beide op het Kerkplein. Voor de mensen van de wal is er op zaterdag ochtend een briefing (zie bijlage) Op zaterdagavond zijn jullie natuurlijk van harte uitgenodigd voor de Afterparty in de Piraat vanaf uur. Henk Hospes is tijdens het evenement vrijwilligers coördinator en te bereiken op Kijk op voor alle actuele informatie en het programma Taken en omschrijving 1. Wedstrijdsecretariaat 2. Afgifte waardevolle spullen 3. Controle Sporthal 4. Opbouw- en afbreekploeg Nes 5. Opbouw en afbreekploeg Sporthal 6. Routing parcours ; uitzetten en opruimen 7. Start- en Finish 8. Verzorging na Finish 9. Verzorging op parcours 10. Posten op parcours 1.Wedstrijdsecretariaat Op vrijdag en zaterdag is in de sporthal van Nes het wedstrijdsecretariaat gevestigd. Bij binnenkomst in de zaal rechts. Hier krijgen de deelnemers van de Kidsrun hun startnummer en/of shirt. Ook de buitenlandse deelnemers kunnen hier hun startnummer ophalen. Alle andere deelnemers hebben hun startnummer al voorafgaand aan het evenement gekregen. Na-inschrijven of veranderen van inschrijving is op Ameland niet meer mogelijk. Wedstrijdsecretariaat is gedurende de dag ook infobalie en beheerder van Noodnummer ( ), te gebruiken alleen bij calamiteiten Vrijdag open uur Zaterdag open vanaf uur Sytze Wetting en Radboud de Vos zijn hier de coördinatoren, bijlage Sporthal 2.Afgifte waardevolle spullen De deelnemers die omkleden in de sporthal kunnen hun waardevolle spullen in daarvoor aanwezige tasjes deponeren en afgeven bij de balie (locatie wedstrijdsecretariaat). Tasjes moeten met sticker worden voorzien van startnummer en geordend worden geplaatst achter de balie. Deelnemers kunnen de tasjes na afloop op vertoon van startnummer met sticker weer ophalen. Zaterdag vanaf uur Radboud de Vos is hier coördinator, bijlage Sporthal

2 3. Controle Sporthal Op zaterdag kunnen de deelnemers die op één dag op en neer gaan in de sporthal omkleden en hebben beperkte mogelijkheid om te douchen (warm water beperkt). De sporthal wordt zo ingericht dat alle mensen in de zaal een plekje kunnen vinden waar spullen in eigen tas kunne worden achter gelaten. Waardevolle spullen, niet de grote tassen, kunnen worden afgegeven. Toeloop zal vooral afhankelijk zijn van de aankomst van de verschillende boten. De controle bestaat uit volgende zaken: Voeten vegen bij binnenkomst, daarvoor zijn inloopmatten neergelegd Uittrekken van schoenen met hakken ivm schade aan vloer Deelnemers de weg wijzen Sporthal is geen speelplaats voor mensen die achter blijven Materiaalhok niet gebruiken Tribune kan gebruikt worden bij grote drukte Zaterdag vanaf uur Coördinator is Radboud de Vos, bijlage Sporthal 4.Opbouw- en afbreekploeg Nes In Nes moeten voor aanvang van de Adventure-run verschillend zaken worden opgebouwd voor routing, goed verloop start/finish, verzorging en aankleding. Na afloop moeten al deze zaken weer worden opgeruimd en afgevoerd naar de locaties waar ze vandaan zijn gekomen. Belangrijkste taken: Plaatsen van dranghekken Start/Finish, startvakken, scheiding lopers en toeschouwers Plaatsen van hekken voor afsluiten van wegen in Nes Plaatsen van verschillende kramen en tenten voor de verzorging, EHBO, tijdsregistratie, etc. Aankleding van het evenement met vlaggen, spandoeken, banners, reclameborden, podium(doek) en bogen op de verschillende locaties Opruimen van alle bovengenoemde zaken. Vrijdag vanaf uur Zaterdag vanaf 8.00 uur Zaterdag vanaf uur Coördinator is Edwin Brouwer, bijlage Routing dorp 5.Opbouw- en afbreekploeg Sporthal De Sporthal moet klaargemaakt worden voor ontvangst van deelnemers voor omkleden en bezoek wedstrijdsecretariaat. Na afloop van evenement moet alles weer in de oude staat worden teruggebracht. Belangrijkste taken: Opstellen van banken en vuilcontainers in de zaal Maken van wedstrijdsecretariaat/afgifte goederen dmv tafels Leggen van inloopmatten in de hal (tapijt) Ophangen van borden (routing/aanduidingen) Opruimen van bovengenoemde zaken Schoonmaken van gebruikte ruimtes (vegen) Vrijdag uur Zaterdag uur (vanaf) Coördinator is Hielke Nienhuis, bijlage Sporthal

3 6. Routing parcours ; uitzetten en opruimen In de dagen voorafgaand aan de run moeten alle routes worden aangegeven m.b.v. routebordjes. Op cruciale punten moeten grote aanduidingborden worden geplaatst om twijfel bij lopers te voorkomen (strand af/ splitsing routes etc).voor en tijdens de run moeten de routes worden gecontroleerd en worden vrijgegeven, de posten worden dan ook gewaarschuwd. Na de laatste lopers van de verschillende afstanden komt een bezemfietser of auto die de posten waarschuwt en de route (deels) opruimt. Belangrijkste taken: Plaatsen van routebordjes en linten hangen waar nodig Plaatsen van KM borden Plaatsen van aanduidingborden Route voorrijden en vrijgeven dmv waarschuwen posten Opruimen van routes en gebruikte materialen Donderdag, vrijdag voor de Adventure-run Zaterdag 8.00 uur Zondag indien nodig route opruimen Coördinator Jacob Dijkstra, bijlagen routes 21,10,5, Kidsrun op website 7. Start en Finish De routing van de deelnemers voor, tijdens en na de start moet op een ordelijke manier verlopen. De wedstrijdleider is hiervoor verantwoordelijk. Voor de run stellen alle lopers zich op in de daarvoor beschikbare startvakken. De routing naar de startvakken is aangegeven middels borden. Bij de startprocedure kunnen de wedstrijdlopers/snelle lopers op een bepaald moment vanuit het wedstrijdvak als eerste oplopen naar de startstreep, daarna volgen de andere lopers vanuit het andere startvak nadat startschot heeft geklonken (knijpen) Oversteekplaatsen bewaken Startvakken bewaken en controleren Deelnemers de weg wijzen Hekken van startvakken openen op teken va wedstrijdleider/coördinator Noteren van podiumkandidaten bij finish Routing na de finish regelen dmv plaatsen van hekken (afslag Torenstraat) Uitdelen poncho s en sportdrank Speaker Zaterdag uur Coördinator is wedstrijdleider Dick vd Weide, bijlagen; routing dorp, Startprocedure2014 Dragen van een Oranje SPA hesje is hier verplicht.

4 8. Verzorging na de Finish Als de deelnemers zijn gefinisht is het van belang dat ze doorlopen om ruimte op de finish te houden voor volgende finishers (opstoppingen voorkomen). Deelnemers worden dan verder geleid naar verzorging en uitgifte shirts. Dit is in de Torenstraat en Torenhoogte. De volgende posten zijn daar aanwezig: Op de finish EHBO, centrale post is hier ook gevestigd (hervormde kerk/kerkplein) Uitdelen van poncho s om onderkoeling tegen te gaan, uitgepakt aanreiken en eventueel helpen. Uitdelen van flesje sportdrank (0,5l) per deelnemer Uitgifte van shirt na de finish. Deelnemers kunnen hier na inleveren van coupon (onderste deel startnummer) het shirt krijgen. Dit is verdeeld in dames en heren uitgifte Verzorging na de finish met o.a. bouillon, thee, fruit en snoep.doorgaan tot laatste deelnemers!! Deze hebben het echt nodig Zaterdag Finish 5 km vanaf uur Coördinator is Diana Metz-Brouwer, bijlagen Routing dorp, Shirts 9.Verzorging op Parcours Onderweg op het parcours van de 10 en 21 km zijn er verzorgingsposten om de 5 km en een post op 2,5 km voor de finish in Buren waar deelnemers drinken en/of fruit kunnen nemen. Er zijn in totaal 4 posten: VP1 Strandovergang Nes, tevens splitsing van 10 en 21 km route! sportdrank/water/thee/banaan/sinasappel VP 2 Oostbos, 10 km punt van halve marathon sportdrank/water/thee/banaan/sinaasappel VP 3 Witte Brug, 15 km punt van halve marathon sportdrank/water/thee/banaan/sinasappel/snoep/koek VP 4 Buren, hotel de Klok, 2,5 km voor finish 10 en 21 km sportdrank/water/thee/sinasappel Belangrijke taken: Klaarmaken en bijvullen drinken door vullen van bekertjes (halfvol) en klaarzetten in bekerhouders Klaarmaken bijvullen en snijden van fruit/snoep in schalen/bakken Aanbieden van drinken en fruit door roepen wat je hebt en meebewegen met lopers Voldoende ruimte en afstand houden van elkaar Opruimen van afval Zaterdag vanaf uur Coördinator Hielke Nienhuis, bijlage VP1

5 10.Posten op Parcours Op belangrijke punten op de route zijn posten waar vrijwilligers zorgen voor een veilige doorgang van lopers. Waar verkeer geregeld moet worden zijn geïnstrueerde verkeersregelaars op de post aanwezig. Belangrijke taken hier zijn: Zorg dragen voor veilige en onbelemmerde doorgang van de lopers Waarschuwen van eventuele andere parcours gebruikers Wijzen van richting voor deelnemers Wijzen van eventuele alternatieve route voor ander verkeer. Aanmoedigen van de lopers Zaterdag vanaf Coördinator is Jacob Dijkstra, bijlagen Posten_21km, _10km, _5km, _Kidsrun. Dragen van een geel Ameland Crew hesje is hier verplicht. Verkeersregelaars krijgen kleding van de Politie Alvast hartelijk dank voor jullie bijdrage, veel succes en natuurlijk veel plezier tijdens de 12 de Ameland Adventure-run. Mede mogelijk gemaakt door jullie!!! Organisatie Ameland Adventure-run Stichting Sportpromotie Ameland Bijlagen Zie