Onderwerpen Introductie Vernieuwing ICT Oude telefonie systemen Keuze nieuw systeem Nieuw telefonie systeem Ervaringen & lessons learned Wensen & ontw

Transcriptie

1 Praktijkervaringen met Private GSM Gemeente Zaanstad Jan Willem van Brummelen Hoofd Informatievoorziening & ICT, CIO

2 Onderwerpen Introductie Vernieuwing ICT Oude telefonie systemen Keuze nieuw systeem Nieuw telefonie systeem Ervaringen & lessons learned Wensen & ontwikkelingen Vragen PAGINA 2

3 Introductie Gemeente Zaanstad, inwoners, 1300 mdw Uitdagingen o.a. bezuinigingen, decentralisaties, regie-organisatie 2011 verhuisd naar nieuw stadhuis Gekozen voor flexibele werkplekken Noodzaak vernieuwing ICT infra om dit te ondersteunen: Flexibel werkplekgebruik Mobiele telefonie, agenda, mail Audiovisuele middelen PAGINA 3

4 I - organisatie Informatiemanagement, functioneel- en ICT beheer gecentraliseerd Per 1/1/2013 ook procesoptimalisatie geïntegreerd ICT beheer via co-sourcing door BT Projecten o.a.: Zaakgericht werken (workflow) Gemeentebrede BI omgeving Bestuurlijke besluitvorming (workflow) Win7/Office 2010 migratie PAGINA 4

5 Vernieuwing ICT ICT infra van alle panden volledig vernieuwd, o.a.: Desktopvirtualisatie obv VMware View, ca 1100 Thin Clients Applicatievirtualisatie obv App-V Presence & werkplekgebruik via Flexwere & MS Lync Telefonie obv CYOD, ca 1300 Smartphones, forced on PBX Wifi en GSM in alle panden, eigen Zaanstad GSM licentie 2 datacenters active-active Applicatie delivery via F5 loadbalancers Monitoring systemen (Xangati, IP Label,..) 2013 o.a.: Win7 migratie, backup & archiving, inrichten Unix cluster PAGINA 5

6 Oude telefonie omgeving: twee gescheiden systemen Traditionele PBX & ACD Openbare Telefoonnetwerk Vaste toestellen Openbare Telefoonnetwerk Vodafone netwerk Smartphones met Vodafone abonnement PAGINA 6

7 Keuze nieuw telefonie systeem Flexwerken niet mogelijk met oude systeem Op basis van extern adviesrapport diverse opties vergeleken: DECT Vaste IP toestellen of softphones Traditionele inpandige GSM oplossing Gekozen voor private GSM oplossing: alle medewerkers een smartphone, forced on PBX, enkele IP-T toestellen PAGINA 7

8 Nieuw telefonie systeem Ca Smartphones (iphone/samsung) Ca. 750 mobiele spraak/data abonnementen Ca. 100 IP toestellen Redundante telefooncentrale, ACD, GSM gateway GSM infra in alle panden, Zaanstad GSM licentie Private Mobility is onze MVNO Voic op PBX, niet op mobiel PAGINA 8

9 Huidige functionaliteit Uitstekende dekking in en rond onze panden (ca 400m) Roamen werkt goed/gesprek blijft niet staan Overal beschikking over telefonie, , agenda Verkort bellen Binnen de panden onafhankelijk van provider (beschikbaarheid) Kosten mobiele voice/data lager Centrale voic werkt goed PAGINA 9

10 Beheer Mobile Device Management obv Mobile Iron Redundant uitgevoerd ivm business critical Essentieel hulpmiddel gezien aantal devices Instellingen en certificaten pushen Wipen, terugvinden van devices Meeste HD meldingen betreffen telefonie, vooral smartphone gerelateerd (APN instellingen iphone, toestel opnieuw instellen, ) PAGINA 10

11 Ervaringen & Lessons learned (1) Projectmatige uitrol: 1300 smartphones in 4 weken uitrollen, logistieke uitdaging Ca 35% vd medewerkers niet bekend met smartphone Technische issues met PBX, GSM gateway, ISDN, ACD, herschikken picocellen.. Beheer: Systeem is stabiel, issues vooral toestelniveau Helpdesk moet wennen, MDM, nieuwe PBX, ACD,. Complexe beheerketen: Meer inzicht gewenst in bereikbaarheid Enige toename in helpdesk en technisch beheer Financieel: Lagere kosten voor data (overal Edge als achtervang voor Wifi) Lagere kosten voor voice (ivm via vaste net uitbellen) Ambitie is om in 2013 qua voice/data kosten zo n 25% lager uit te komen, of dat lukt moet nog blijken (eerste indicatie ca 28,- per unit) PAGINA 11

12 Ervaringen & Lessons learned (2) Gebruikersperspectief: Goede interne dekking en verkort bellen worden gewaardeerd Deel gebruikers vindt smartphone complex (alternatieven) Medewerkers met mobiel abonnement moeten wennen: 075 xxx nummer ipv 06 nummer gebruiken/communiceren Geen voic op 06 nummer maar op 075 nummer Een 0 voor een buitenlijn Contacts opslaan met +31 ervoor Managen van tevredenheid 1300 gebruikers is complex, vele factoren spelen mee PAGINA 12

13 Ervaringen & Lessons learned (3) Bereikbaarheid perspectief: Vooraf onvoldoende over nagedacht: vast toestel wordt door collega opgenomen, mobiel niet Bereikbaarheid van groepen: Groepsnummer met mobieltjes werkt maar is praktisch niet werkbaar Enkele vaste toestellen voor backoffice Bereikbaarheid van individuen: Opneem discipline moet omhoog Het organiseren van bereikbaarheid vergt initieel wat meer aandacht van de leidinggevenden PAGINA 13

14 Wensen en ontwikkelingen Bereikbaarheid/telefonie objectief meetbaar maken (prioriteit) Nu nog te afhankelijk van meldingen / hear-say Presence (Lync) doortrekken naar mobiel (ivm bereikbaarheid) Nadenken over toekomstige opties zoals calamity routing, private APN e.d. PAGINA 14

15 Vragen? PAGINA 15