ZAKELIJK BELLEN MET EEN ONLINE TELEFOON CENTRALE

Transcriptie

1 ZAKELIJK BELLEN MET EEN ONLINE TELEFOON CENTRALE Carlo Konijn Chi Computers CHI COMPUTERS Stationsplein , 1703WE Heerhugowaard

2 Inhoudsopgave Kantoor automatisering voor ZZPérs, klein zakelijk en MKB bedrijven Bepaal zelf de telefonische bereikbaarheid van je bedrijf Telefoonnummers... 2 Standaard functies bij een online telefooncentrale... 3 Extra Enterprise functies... 5 De meest gebruikte functies in de praktijk Het ziet er in de praktijk ongeveer zo uit:... 6 Terug bellen of bellen via de smartphone app... 7 Centraal telefoonboek... 9 VoIP toestellen... 9 Tarieven

3 Kantoor automatisering voor ZZPérs, klein zakelijk en MKB bedrijven. Bepaal zelf de telefonische bereikbaarheid van je bedrijf. Zakelijk bellen je krijgt van ons een eigen telefooncentrale in de cloud. Zoals we ondertussen gewend zijn bellen we al enige tijd via internet. In de meeste gevallen via onze internet provider KPN of Ziggo, Zakelijk bellen biedt bedrijven meer mogelijkheden om beter gebruik te maken van alle communicatie mogelijkheden. VoIP Telefonie, even technisch beter bekend als Voice over internet protocol of grof vertaald praten via internet. Je maakt hier ongetwijfeld thuis al gebruik van via je bestaande internet provider, het aangesloten modem van je internet provider is verbonden met internet. Hierop heb je een telefoon toestel aangesloten en bellen maar. Meer komt er eigenlijk niet bij kijken en je internet provider lost alle technische rondslomp op zodat jij uren kan bellen met je schoonmoeder of andere familie leden. Net hoe goed jij kan opschieten met je schoonmoeder. Zakelijk gezien is deze oplossing veel uitgebreider, met veel functies die voor heen alleen beschikbaar waren voor Enterprise bedrijven. Hieronder zal ik de meest gebruikte functies kort toelichten om je een duidelijk beeld te geven van de mogelijkheden. Vervolgt met een aantal voorbeelden van diverse bedrijven met een Zakelijk bellen oplossing via een online telefooncentrale. Telefoonnummers Alles begint met een telefoonnummer, het geeft je bedrijf een bepaalde uitstraling. Het telefoonnummer van een bedrijf vertelt een klant bijv. de regio en de grootte van het bedrijf. Daarnaast heb je als bedrijf een bijkomend voordeel om de 06 nummers van alle medewerkers of van jezelf kan verbergen om privé en werk gescheiden te houden. Regio nummers zoals 020,072,050 enz. vertellen jouw klanten vanuit welke regio jij je werkzaamheden aanbiedt. Bedrijven nummers zoals 085 of 088 zijn niet regio gebonden, deze worden meestal gebruikt door bedrijven die door heel Nederland werken. Het vaste nummer, stelt je ook in staat om je 06 nummer te verbergen en alleen je vaste nummer door te geven aan klanten. Zodat je s avonds niet onnodig wordt gebeld. 2

4 Standaard functies bij een online telefooncentrale Flexibel doorschakelen Wanneer iemand belt naar je vaste nummer en je bent niet in de gelegenheid om deze op te nemen. Dan wordt de beller automatisch door geschakeld naar een mobiel nummer of een ander toestel naar keuze. Hiervoor hoef je nooit een doorschakeling aan of uit te zetten, geheel automatisch van te voren ingesteld en altijd aan te passen naar jouw wensen. Voic naar Elke beller die jouw voic in spreekt wordt automatisch een audio opname van gemaakt en naar jouw adres verstuurd met de informatie van de betreffende beller. (tijdstip en het telefoonnummer.) Openingstijden. Met de optie openingstijden kan je aan geven op welke tijden je gebeld kan worden, Automatisch lunch pauzes toevoegen of eenvoudig bellers buiten de openingstijden doorzetten naar een noodnummer. Wachtrij Het kan gebeuren dat je het zo druk hebt en je klant even niet te woord kan staan, een overgangstoon is voor de meeste beller irritant. Een wachtrij met rustige wacht muziek is al een stuk 3

5 prettiger en beller vinden het niet erg om even te wachten. Vanuit een wachtrij is het ook mogelijk om automatisch door te schakelen naar collega s zonder dat een beller dit merkt. Onderling gratis bellen Als je vanuit meerdere locaties werkt en je belt een collega dan zijn er geen extra belkosten. Browser plugin (Google Chrome en FireFox) Via de browser plugin wordt elk telefoonnummer op internet klik baar en je kan direct naar het telefoonnummer bellen. Smartphone App Via onze smartphone app kan je uitbellen met je vaste nummer op je smartphone. Hiermee houw je privé en werk gescheiden en klanten krijgen niet zomaar je 06 nummer. Privé en zakelijk Dankzij een vast nummer kan je privé apps zoals WhatsApp, telegram of Facebook Messenger privé blijven gebruiken. En zakelijk bellen via het vaste nummer van je bedrijf zonder dat klanten jouw 06 nummer te zien krijgen. 4

6 Extra Enterprise functies Gespreksopname Tijdens een telefoon gesprek kan je het gesprek opnemen voor bijv. training doeleinde Keuzemenu Begeleid je beller naar de juiste afdeling of collega met een keuzemenu, bekijk ook ons blog over het opstellen van een keuzemenu Telefonisch vergaderen (Conference Call) Samen met collega s telefonisch vergaderen vanaf verschillende locaties, (handfree vanuit de auto, via een flexwerkplek, op kantoor of vanuit huis.) Centraal telefoonboek Elk toestel voorzien van dezelfde contacten personen, alle aanpassingen worden automatisch met elkaar gedeeld. 5

7 Online beheer Beheer uw instellingen en bekijk uw belgeschiedenis via het eenvoudige online beheer portaal. De meest gebruikte functies in de praktijk. Voor een ZZPér of een klein zakelijk bedrijf worden in de meeste gevallen de volgende functies het meest gebruikt. Flexibel doorschakelen Openingstijden Voic naar Smartphone App Browser plugin Centraal telefoonboek Het ziet er in de praktijk ongeveer zo uit: Openingstijden worden ingesteld als kantoortijden van 9.00 tot uur op werkdagen, buiten de openingstijden krijgt een beller te horen dat het betreffende bedrijf gesloten en dat ze een bericht kunnen achterlaten. Binnen de openingstijden gaat het vaste toestel rinkelen, indien er niet opgenomen kan wordt. Gaat gesprek automatisch naar een mobiel nummer (het 06 nummer ziet de beller niet) Mocht je het echt zo druk hebben dat je niet kan opnemen gaat het systeem automatisch naar de voic box van de online centrale. ( de voic van je 06 nummer wordt niet ingesproken) en je ontvangt de gemiste oproep en voic bericht automatisch in je box. Deze gemiste oproep kan je via je smartphone doormiddel van de smartphone app automatisch terug bellen met je vaste nummer of via het vaste toestel op kantoor. 6

8 Beller tijdens de openigstijden gaat het vaste toestel. Bij niet opnemen stap 2 Mobiel Flexibel doorschakelen: bellet komt automatisch binnen op je 06 nummer via de vaste lijn Bij niet opnemen stap 3 Voic Voic bericht wordt achter gelaten bij afwezig. Terug bellen of bellen via de smartphone app Via de gntel smartphone app (android & iphone) kan je eenvoudig iemand terug bellen of iemand bellen via je vaste nummer. De smartphone app maakt gebruik van de belminuten van je mobiele bundel en een klein beetje data om de verbinding tot stand te brengen. Als je uitbelt via de smartphone is er een klein beetje data nodig om jouw vaste nummer voor je 06 nummer te plakken zodat de partij waar je naar toe belt jouw vaste nummer in beeld krijgt i.p.v. 06 nummer. Het data verbruik hiervoor is +/- 50 kb ( 1 GB = 1000 MB, 1 MB is 1000KB ). De rest van de gebelde minuten gaat via je belbundel van je mobiele provider, bijvoorbeeld via Ziggo mobiel of Vodafone. Bellen in groter bedrijf is een stukje uitgebreider met bijvoorbeeld een keuzemenu, een speciale of meerdere wachtrijen. In het onderstaande overzicht heb ik een case studie van een tandarts praktijk met 3 filialen, algemeen nummer en 3 eigen regio nummer voor de betreffende praktijken. Daarnaast bellen alle medewerkers tussen de praktijken elkaar met enige regelmaat. 7

9 beller, (algemeen) Via 085 nummer (niet regio gebonden.) Openingstijden Buiten openingstijden, automatisch naar het noodnummer. Keuze 1 Praktijk A Keuze 2 Praktijk B Keuze 3 Praktijk C Balie, receptie praktijk A Toestel bij de balie Balie, receptie praktijk B Toestel bij de balie Balie, receptie praktijk C Toestel bij de balie Voor de betreffende regio van een filiaal heeft de betreffende praktijk een regio nummer, in dit voorbeeld praktijk A beller, (algemeen) Via regio nummer (020) Openingstijden Buiten openingstijden, automatisch naar het noodnummer. Balie, receptie praktijk A Toestel bij de balie Voic bij afwezig. Met bandje voor het noodnummer in geval van noodgevallen. Onderling kunnen medewerkers via hun vaste toestel elkaar direct bereiken buiten de algemene route en buiten het keuzemenu via handige sneltoetsen. Bijv. door 201 te bellen komen ze bij collega A en met 202 komen ze bij collega B enz. Onderling bellen via sneltoetsen ( werkt via een vaste toestel en de smartphone app ) 8

10 201 Collega A 202 Collega B 203 Collega C Centraal telefoonboek Beide bedrijven kunnen gebruik maken van een centraal telefoonboek, alle klanten die bellen worden hiermee direct getoond op het display van het vaste toestel. Via de smartphone App wordt er gebruik gemaakt van een Google account die alle contact personen synchroniseert op de toestellen van de betreffende medewerkers die de Smartphone App gebruiken. VoIP toestellen Naast het bellen met de smartphone app kunt u bellen met een vast toestel, hieronder een kort overzicht van onze VoIP Toestellen. De Yealink T40P is het luxe model van Yealink geschikt voor 3 gelijktijdige gesprekken, is voorzien van een groot helder LCD kleurenscherm van 2,3 inch, HD audio geluid en de mogelijkheid om een headset aan te sluiten. Vast en handfree bellen Eenvoudig bellers in de wacht zetten Eenvoudig gesprekken doorzetten naar een collega. 9

11 De Yealink W52P is vergelijkbaar aan de T40P. Het dect toestel biedt optimale geluids kwaliteit, terwijl u vrij rond loopt door u kantoor. Op het basis station kunt u tot 5 headsets aansluiten (5 gebruikers) 1,8 inch kleuren display Tot 10 uur spreektijd HD audio geluid Yealink vergader toestel, voor in kleine en middelgrote conferentiezalen. Deze nieuwe vergadertelefoon biedt HD audiokwaliteit. Ruis en echo worden gereduceerd waardoor het geluid kraakhelder is tijdens het bellen. Samen met de 2 losse microfoons is iedereen goed te verstaan tijdens de vergadering. Geschikt voor kleine, middelgrote conferentiezalen 3 ingebouwde microfoons, 2 externe HD audio geluid Voor elke situatie heeft u de juiste communicatie oplossing. 10

12 Tarieven Onze online telefooncentrale leveren per gebruiker (werkplek) met een onbeperkt bellen bundel* Zou heeft u ten alle tijden grip op uw telefonie kosten en kunt u maandelijks opschalen of downgraden naar keuze afhankelijk van het aantal werkplekken. *Onbeperkt bellen bundel is een jaar calculatie van ongeveer 8500 belminuten per jaar. Als het goed is heb je nu voldoende inzicht, mocht je nog vragen hebben vernemen wij het graag. T. info@chicomputers.nl 11