MFP: Spin in het bedrijfsweb

Transcriptie

1 Rudy Beset Paul van der Stroom Erwin Bader MFP: Spin in het bedrijfsweb Afgezien van het product zelf, zien we steeds vaker dat de MFP onderdeel is in het bedrijfsproces. Deze softwarematige toevoeging op printers wordt steeds belangrijker. Paul van der Stroom, Product Manager Business Imaging Printing Canon: Wij krijgen vanuit klanten niet alleen de vraag om werkprocessen te ondersteunen, maar ook om alleen díe functionaliteit die voor gebruikers van belang is, beschikbaar te stellen. Hiermee maak je het enerzijds voor de gebruiker een stuk eenvoudiger; alleen de functies die hij nodig heeft zijn zichtbaar en beschikbaar via zijn persoonlijke gebruikersinterface. Anderzijds zorg je ervoor dat je kosten beter in de hand kunt houden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het beschikbaar kunnen stellen van kleur en/of zwart-wit aan specifieke gebruikers. Hetzelfde systeem (de MFP) ondersteunt zo op een hele efficiënte manier de bedrijfsprocessen van meerdere medewerkers en afdelingen. Naast de applicaties om voorgaande te kunnen regelen zien we ook, in toenemende mate, de vraag naar werkprocesondersteuning. Goed voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld het verwerken van specifieke formulieren zoals inkomende facturen. De MFP vormt hierbij het middelpunt van het proces; vanaf hier worden facturen gescand en in een workflow verwerkt of desgewenst vanuit een document Management Systeem geprint. Erwin Bader, Country Manager OKI Nederland: Absoluut! Veel fabrikanten leveren producten die erop zijn gebouwd om in complexe netwerken en workflows te kunnen opereren, maar daarmee zijn deze ondersteunende toepassingen voor de eindgebruiker nog niet altijd goed bereikbaar. Je ziet bij de traditionele copierfabrikanten nog steeds dat er heel veel focus is op het verkopen van A3 MFP s om de genoemde software toevoegingen, zoals document management oplossingen, voor eindgebruikers beschikbaar te krijgen. Tevens bieden zij dergelijke oplossingen vaak aan met fabrikant specifieke toepassingen. Dit is vandaag de dag helemaal niet meer nodig. Ten eerste is het niet noodzakelijk om veel te investeren in dure A3 multifunctionals om deze workflow toepassingen voor een klant beschikbaar te hebben. A3 vertegenwoordigt slechts 2 procent van het totale afdrukvolume. OKI levert 42 OfficeMagazine.nl nummer

2 daarom een uitgebreid gamma aan A4 MFP s die alle functionaliteiten aan boord hebben om deze processen te kunnen faciliteren. Daarnaast rust OKI zijn machines tegenwoordig uit met het zogenaamde SMART Extendable Platform. Dit platform zorgt voor ongekende flexibiliteit waardoor allerlei 3rd party-oplossingen direct in de MFP kunnen worden geïntegreerd. Hierdoor is de gebruiker niet meer afhankelijk van de hardwareleverancier voor dure softwareoplossingen en kan bestaande bedrijfssoftware eenvoudiger en naadloos in de interface van de MFP worden opgenomen. Rudy Beset, Manager Software & Solutions Toshiba: Klopt. De kwaliteit van de MFP is vaak niet meer de reden voor een klant om naar een nieuwe model over te gaan, maar juist het ontbreken van functionaliteiten die vaak met software ook toegevoegd kunnen worden. We zien dat bestaande klanten gedurende de levensduur van de MFP ons regelmatig benaderen voor het uitbreiden van de mogelijkheden van de MFP met software toepassingen om bedrijfsprocessen te ondersteunen. Hierbij wordt Toshiba steeds vaker gezien als niet alleen de leverancier van de MFP, maar zeker ook als serieuze partner om mee te denken over het automatiseren van bedrijfsprocessen. Vaak begint zo n bedrijfsproces nog bij een papieren document en kan een MFP leverancier hier dan een prima oplossing aanbieden. Juist om deze ontwikkeling te kunnen ondersteunen is het wel belangrijk dat de huidige MFP voorzien is van een groot Touch screen kleuren display en een vorm van Open Platform. Een Open Platform structuur is, net als bij een pc, de mogelijkheid voor klanten om later softwareoplossingen op de MFP te kunnen installeren. Deze combinatie van Open Platform structuur en Touch screen display zorgt er voor dat klanten in de toekomst altijd de mogelijkheid hebben gewenste functionaliteiten toe te voegen. Waardoor de MFP dus een belangrijk onderdeel kan blijven uitmaken van de bedrijfsprocessen. We kunnen tegenwoordig niet meer zonder print-apps. Nederland heeft de allerhoogste penetratiegraad van smartphones in de wereld en loopt tevens voorop op het gebied van mobiel internet. Daarnaast staan Nederlanders bekend als nieuwsgierig volk dat nieuwe mogelijkheden, technologieën en nieuwe manieren van werken snel adopteert. Dit leidt ertoe dat wanneer mensen de mogelijkheid hebben om mobiel te printen, zij dit ook zullen doen. Het sluit ook aan bij nieuwe manieren van werken, waarbij medewerkers steeds minder gebonden zijn aan één vaste werkplek en dus ook niet één vaste printer hebben waar zij altijd op printen. Op dit moment zijn er nog verschillende standaarden voor mobiel printen, maar daar zal in de nabije toekomst verandering in komen. Mopria, Mobile Print Alliance, zal hier een belangrijke bijdrage aan gaan leveren. Mopria is opgericht door Canon, HP, Xerox en Samsung. Verder zijn onder andere Konica Minolta, Ricoh, Brother, Lexmark, Epson en Adobe hier actief bij betrokken. Het doel van Mopria is het beschikbaar maken van platformonafhankelijk wireless printing vanaf smartphones, tablet en andere mobile devices. Ongeacht het device waar naartoe geprint wordt. Naast printen, zien we tevens een opkomst in scan-apps. Het direct scannen naar cloud-diensten als Therefore Online, Google Docs / Drive, SalesForce.com, Office 365 of Sharepoint Online wordt langzamerhand gemeengoed. Dit kan allemaal direct vanaf een MFP. Met de transitie van de vaste client, via de mobiele client naar uiteindelijk de smartphone en de tablet is deze ontwikkeling evident. Uiteindelijk zijn smartphones en tablets nog steeds geen devices om content mee te creëren en is het dus ook zaak om reeds bestaande content zo eenvoudig mogelijk te verwerken. Of het nou het opslaan van documenten lokaal of in de cloud is, het omzetten van documenten naar mobiele formats of inderdaad het traditionele printje: alles moet in enkele, eenvoudige stappen bewerkstelligd kunnen worden. Apps hebben het voordeel dat benodigde functionaliteiten voor iedere device geoptimaliseerd kunnen worden, waardoor een generieke, en daardoor vaak niet optimale aansturing, overbodig is geworden. Apps zorgen dus voor een naadloze samenwerking tussen hardware en software. En dat is iets dat iedere gebruiker nastreeft. OKI speelt op deze behoefte in door zijn printers en MFP s uit te rusten met de mogelijkheid om gebruik te maken van Apple Air Print en Google Cloud Print. Alleen al het feit dat men niet meer afhankelijk is van printer drivers biedt natuurlijk een enorm voordeel. We zien inderdaad dat tijdens het aanbieden van nieuwe MFP s de vraag naar print-apps groot is. Omdat de tablet voor steeds meer mensen een vervanger is van de pc voor het snel raadplegen van informatie of het lezen van de mail, is het natuurlijk ook logisch dat de behoefte om vanaf deze tablets prints te maken ook steeds groter wordt. De klant verwacht wel dat deze apps direct beschikbaar zijn, geen of een minimale tijd vergen om te configureren en altijd werken in de omgevingen waar de gebruiker zich bevindt. De Toshiba print app kan bijvoorbeeld gebruik maken van een QRcode op de MFP om de volledige app voor die betreffende MFP in te stellen. De gebruiker richt de camera van de tablet op de QRcode en de app weet alles wat nodig is om gebruik te maken van de MFP. Buiten het belang van print-apps zien wij ook de behoefte om te scannen naar een tablet. Dit kan natuurlijk simpel scannen en mailen, maar door het gebruik van een scan-app is ook het beveiligingsgedeelte direct geregeld. Gebruikers kunnen we iets extra s bieden door scans, gemaakt op de tablet, direct beschikbaar te maken in een Sharepoint, Google Docs of andere cloud omgevingen. nummer OfficeMagazine.nl 43

3 Hoe kunnen we het beste omgaan met de beveiliging? In een snel ontwikkelende digitale wereld, zorgt informatie dat een bedrijf succesvol draait. Het is van essentieel belang dit waardevolle bezit te beschermen. Nadenken over security is daarom niet alleen belangrijk voor grote organisaties, het is van belang voor iedereen. Aangezien een MFP een netwerkdevice is, is het dus even belangrijk om ook op dit gebied aandacht te besteden aan beveiliging. Helaas blijkt uit onderzoek dat dit niet hoog op het prioriteitenlijstje van de inkopers staat en dat de gebruiker vaak denkt dat het allemaal wel geregeld is. Gelukkig bieden de meeste leveranciers uitgebreide mogelijkheden om zowel het netwerkverkeer met de MFP als ook de data die op de MFP staat, goed te beschermen. Steeds vaker worden dit soort accessoires ook standaard in MFP s geleverd. Ons advies is, nogmaals, denk goed na over security en neem het serieus. Beveiliging op het gebied van printing staat nog steeds niet heel hoog op het prioriteitenlijstje van veel organisaties. Sowieso wordt er bij beveiliging vaak gedacht aan bedreigingen van buitenaf, terwijl in het geval van printing de bedreiging over het algemeen juist een interne oorsprong heeft. Hoe vaak komt het wel niet voor dat werknemers vertrouwelijke informatie printen en deze vervolgens op een verkeerde printer afdrukken? Veelal zal de gebruiker zijn printopdracht nogmaals uitvoeren, alleen dit keer op de juiste printer. De eerste opdracht ligt dus, ergens in het gebouw, te wachten op iedere willekeurige voorbijganger die deze documenten zonder problemen in kan zien. Dit is natuurlijk zeer eenvoudig op te lossen door te werken met bijvoorbeeld een pasjessysteem of het gebruik van een pincode. Het belangrijkste aspect van de beveiliging is echter dat gebruikers niet het gevoel hebben dat ze belemmerd worden in hun dagelijkse doen en laten. Productiviteit en gebruiksgemak blijven altijd van het grootste belang. Daarom is OKI er alles aangelegen om te zorgen dat de geleverde beveiligingsopties van het hoogste niveau zijn, maar dat de gebruiker zich hier, op een negatieve manier, zo min mogelijk bewust van is. Zo levert OKI bijvoorbeeld pasjessystemen, secured printing, follow me printing en verschillende encryptiemogelijkheden om bedreigingen van buitenaf het hoofd te bieden. Beveiliging moeten we natuurlijk altijd serieus nemen en wordt bij een steeds grotere groep klanten een belangrijk onderwerp. De huidige MFP s zijn net pc s. Voorzien van nummer OfficeMagazine.nl 45

4 Tips & tricks - Heeft iedere gebruiker wel alle functionaliteit nodig? Niet iedere gebruiker hoeft beschikking te hebben over alle functionaliteit van een MFP. Naast dat het voor een gebruiker handiger is alleen de functionaliteit te zien, die hij echt nodig heeft, kan het ook kosten besparen. Er bestaan mogelijkheden om functionaliteit per gebruiker te bepalen, inzicht te krijgen in kosten per gebruiker, of gebruikers budgetten toe te kennen. En het goede nieuws is, deze oplossingen hoeven helemaal niet veel geld te kosten. - Denk na over integratie en ondersteuning bij werkprocessen. Een MFP kan veel meer dan veel mensen zich realiseren. Ga in gesprek met de leverancier van uw MFP en praat over de documentprocessen die er nu binnen uw onderneming zijn. Als u openstaat voor verandering en verbetering, zal uw leverancier u daar vaak bij kunnen helpen. krachtige processoren, veel geheugen, een grote harddisk en een besturingssysteem. Ook neemt de MFP bij veel klanten een belangrijke plaats in binnen de primaire bedrijfsprocessen, waardoor er veel vertrouwelijk en belangrijke informatie op wordt verwerkt. Alle reden dus om zorgvuldig om te gaan met de beveiliging van deze apparatuur. Toshiba vindt het belangrijk om deze beveiliging in te richten met algemeen gebruikte en bewezen technologieën als SSL certificaten, AES encryptie en hardwarematig versleutelde communicatie binnen de MFP en de harddisk. Ook belangrijk is dat de MFP omgeving van gebruiker tot eindbestemming gecontroleerd en beveiligd is. Als er bijvoorbeeld op een MFP alles aan gedaan is om het scannen te beveiligen, maar de scan wordt uiteindelijk op een onbeveiligde netwerkschijf geplaatst dan is alle moeite die in de beveiliging van de MFP gestoken is waardeloos geworden. Gebruikers en ICT ers dienen dus ook goed geïnformeerd te worden over de gevaren bij het niet goed beveiligen van een MFP en hoe hier mee om gegaan kan worden. Voor gebruikers heeft Toshiba dan ook de MFP beveiligingsgids beschikbaar. Hierin kunnen gebruikers lezen welke beveiligingen er gebruikt kunnen worden en hoe deze voor hen werken. Voor ICT ers binnen de organisaties heeft Toshiba het 10 stappen plan naar een optimale MFP beveiliging. Hierin krijgt een ICT medewerker een stappenplan naar een optimale MFP beveiliging. 3D-printers wat moeten we ermee? 3D-printing gaat een enorme vlucht nemen. De vraag wat moeten we ermee mag wat mij betreft rustig worden veranderd in wat kunnen we er niet mee. De ontwikkelingen in de afgelopen paar jaar zijn verbluffend en ik denk - Focus op je core business. Twee dingen worden tegenwoordig steeds belangrijker: meer gemak én meer waar voor je geld. Een groeiend aantal organisaties legt de focus op hun core business en besteedt printen uit aan hun leverancier. Immers, de groenvoorzieningen, koffieautomaten en leaseauto s beheren zij vaak ook niet zelf. De leverancier beheert, managed en optimaliseert continue de printinfrastructuur van de klant. Wij zien de behoefte aan managed print services dan ook sterk toenemen. Niet alleen binnen grote organisaties, maar ook steeds meer binnen de kleinere organisaties. Managed Print Services hoeven namelijk helemaal niet ingewikkeld te zijn. Denk aan het milieu. Juist door inzet van nieuwe technologieën te combineren met multifunctionals kan het papierverbruik teruggedrongen worden. En is er iets voor tijdelijk gebruik afgedrukt, dan heeft Toshiba ook nog de mogelijkheid om het papier weer wit te maken en te hergebruiken. Hierdoor kan een velletje papier tot wel 5x gebruikt worden. Zorg dat ook de printen scan-apps goed beveiligd kunnen worden. Zorg ervoor dat een app zich ook op een juiste wijze en als de juiste gebruiker identificeert op de MFP. 46 OfficeMagazine.nl nummer

5 dat we nog niet eens kunnen bevroeden waar dit gaat eindigen. Puur het printen van gebruiksvoorwerpen is één, maar de mogelijkheden om bijvoorbeeld thuis medicijnen of voedsel te printen, of om een enorme slag te maken op logistiek gebied zijn op niet eens zo heel lange termijn zeer realistisch. Voor nu is men echter nog erg zoekende naar kostenefficiënte en functionele toepassingen. Ook hiervoor geldt dat content key is. Oftewel: de ontwikkeling gaat enorm snel, maar op dit moment zijn de toepassingen eigenlijk alleen weggelegd voor de happy few. Met 3D-printers hebben we nu hetzelfde probleem als jaren terug met normale printers. Veel verschillende technologieën met hun eigen mogelijkheden en onmogelijkheden. Veel verschillende formaten waarin het origineel aangeleverd moet worden. Met een nog relatief hoge foutkans bij niet juist aanleveren van de data. Neemt niet weg dat dit fascinerende technologie is die bedrijven in staat stelt razendsnel en goedkoop aan prototyping te doen of zelfs kleine oplagen zelf te produceren. Onze verwachting is dan ook 3D printers uiteindelijk met dezelfde contracten en condities aangeboden zullen gaan worden als de huidige kleuren multifunctionals. Hierbij zijn nog een aantal voorwaarden waaraan voldaan moet gaan worden wil het grote publiek hier gebruik van gaan maken. Standaardisering van zowel mogelijkheden als aansturing zal hierbij een grote driver kunnen zijn. Gebruikte materialen, net als nu bij inktjet en toner systemen, zullen het verschil gaan maken en de keuze mogelijkheden van de klant gaan bepalen. Uiteindelijk zal het voor een gebruiker net zo simpel worden om een 3D print te maken als nu een kleurenafdruk. Voor huidige producent-leveranciers zal het eerder de vraag zijn wanneer instappen dan moeten we instappen. Een ander onderwerp wat momenteel leeft bij 3D-printing is natuurlijk het printen van wapens en artikelen waar copyright op zit. Waar huidige kleuren MFP s beveiligd zijn tegen het printen en kopiëren van valutapapieren, zoals geld, is het bij 3D printen momenteel nog niet mogelijk om te beveiligen tegen het printen van bijvoorbeeld wapen(onderdeel) of door copyright beschermde producten. Dit is natuurlijk veel moeilijker, zo niet onmogelijk, te beveiligen. Ook dit zal een onderwerp van discussie worden zodra 3D printers in grotere aantallen aanwezig zullen zijn, waarbij ze ook nog eens eenvoudiger te bedienen zijn. Het einde van het lasertijdperk Er is een nieuwe generatie inkjetprinters op de markt, speciaal voor de zakelijke gebruiker en de specificaties nodigen uit om de (voor) oordelen over inkjet versus kleurenlaser weer eens onder de loep te nemen. Een veelgehoord argument voor de laserprinter is dat hij duurder in aanschaf is, maar zuiniger in gebruik. De tijden zijn echter veranderd. Er zijn inmiddels inktpatronen op de markt met een rendement van pagina s en de kosten per pagina kunnen met een zakelijke inkjetprinter tot 50 procent lager zijn dan bij concurrerende kleurenlaserprinters. Ook het argument dat de laserprinter sneller is, zal voor de meeste bedrijven niet in het voordeel van de laserprinter uitvallen: wordt de printer voornamelijk gebruikt om documenten van niet meer dan een aantal pagina s af te drukken, dan is de inkjet al klaar voordat de laser is begonnen. Nog niet overtuigd? Vergeleken met concurrerende kleurenlaserprinters verbruikt de nieuwe generatie inkjetprinters tot wel 80% minder energie. Beter voor je portemonnee en voor het milieu! Voor meer informatie workforcepro.nl nummer OfficeMagazine.nl 47