E-forum mfp s MFP: hub of overbodig?

Transcriptie

1 44 E-forum mfp s MFP: hub of overbodig? De multifunctional printer vormt een belangrijke factor in de documentenstroom. Welke rol dit device speelt, gaat spelen en kan spelen, wilden we boven tafel krijgen. Hiertoe benaderden we enkele belangrijke spelers op de mfp-markt en legden hen enkele stellingen voor. Hieronder hun reacties. STELLING 1: De aankomende jaren zal het zwaartepunt van (mobiele) communicatie met medewerkers en klanten of bezoekers komen te liggen bij het direct digitaal presenteren van de juiste informatie. Dat heeft gevolgen voor de markt voor mfp s: document wordt (digitale) informatie. REACTIE TIM LEENDERS, OKI: Absoluut. Ondanks de nog steeds exponentieel toenemende stroom aan data die organisaties te verwerken krijgen zal de verhouding tussen digitale en papieren documenten steeds sneller veranderen. De traditionele functie van de MFP als in-/outputapparaat zal dan ook steeds meer veranderen in die van een informatiehub, waarbij de nadruk komt te liggen op het delen, beschikbaar maken en bewerken van informatie. REACTIE MANON KLEIJWEGT, SENIOR PRODUCT MANAGER IMAGING DIVISION TOSHIBA TEC NETHERLANDS: De MFP heeft al een evolutie doorgemaakt van kopieermachine naar printer die ook kan kopiëren, met als extra feature het scannen van documenten. Door de huidige ontwikkeling wordt dit verder voortgezet. In de toekomst zal de vraag naar slimme MFP s die hoofdzakelijk voor het scannen gebruikt worden toenemen. De evolutie gaat weer een stap verder. Men verwacht nu al van een MFP uitgebreide scanmogelijkheden naar de diverse bedrijfsapplicaties. In de zeer nabije toekomst verwacht men een MFP die echt integreert binnen de bedrijfsprocessen. Aanmelden met pas, pin, NFC chip of smartphone gaat de standaard worden. Waarna de MFP weet wie je bent, wat je rechten en taken zijn en hoe jij je informatie het liefst tot je neemt. Ook worden documenten automatisch digitaal gemaakt en met de benodigde informatie op de voor jou handige plaatsen opgeslagen. Waar deze vervolgens weer direct digitaal beschikbaar is voor een vervolgtraject als digital signage, en informa-

2 tieborden. Maar deze nieuwe MFP generatie kan ook nog kopiëren, printen en scannen. Want ook deze functies blijven noodzakelijk en door klanten gewenst. REACTIE ROB KREUKNIET, PRE-SALES CONSULTANT BIJ VEENMAN: Mede als gevolg van het gebruik van SaaS-diensten zal er steeds minder afgedrukt en uiteindelijk gescand worden. Informatie wordt meegenomen op bijvoorbeeld tablets en informatie wordt gedeeld via schermen. Dit zien we terug bijvoorbeeld in de zorgsector waarbij medewerkers hun cliënten thuis of op een openbare locatie bezoeken en volledig toegang hebben tot de systemen waarin alle informatie beschikbaar is. Het afdrukken en meenemen van documenten is hierdoor niet meer nodig. Daarnaast zien we dat informatie steeds meer gedeeld wordt op schermen middels narrowcasting oplossingen. Bezoekers en/of medewerkers worden geïnformeerd door informatie op schermen te presenteren. Bij Veenman ligt de nadruk op Integrated Document Management (IDM) waarbij niet zozeer de gebruiksmogelijkheden van de multifunctionals als uitgangspunt gelden, als wel de werkprocessen en informatiestromen bij klanten. Binnen de visie van Veenman gaat het om het beschikbaar stellen van informatie, zowel in fysieke vorm als digitale. MFP die was wegbezuinigd toch weer te plaatsen. Onze verwachting is dan ook dat het huidige aantal stabiel blijft of ligt zal groeien. Het aantal MFP s is sterk gedaald mede door centralisatie van apparatuur mbv beveiligd printen/followme oplossingen maar vooral ook door het gebruik van mobiele communicatie met medewerkers en klanten of bezoekers. Document processen worden steeds meer vervangen door digitale processen en informatie is via mobiele communicatie beter en makkelijker beschikbaar waardoor de noodzaak om af te drukken en te scannen steeds verder afneemt. Het paperless office komt daardoor steeds dichterbij en het aantal multifunctionals zal dan ook nog verder afnemen. Wij verwachten dat er een verschuiving gaat optreden. Er zullen minder MFP s komen, maar men gaat er gedeeld gebruik van maken. De huidige werknemer wordt steeds mobieler en wil daar waar hij is kunnen printen, maar dan wel zonder installeren van drivers etc. STELLING 2: Veel bedrijven en organisaties hebben de afgelopen jaren de contracten vernieuwd en hebben al fors gesneden in het aantal multifunctionals. Dit huidige aantal zal stabiel blijven. Voorlopig zal het aantal MFP s gelijk blijven. Het is zelfs heel goed mogelijk dat dit aantal weer gaat stijgen, waarbij de focus verschuift van grote, dure copiers naar kleinere MFP s met A4 of A3 functionaliteit die kunnen bijdragen aan een efficiëntere inzet van middelen op de juiste plek binnen de organisatie. Deze kleinere MFP s bieden tegenwoordig dezelfde functionaliteiten en kunnen aan de basis staan van significante procesoptimalisaties. De nadruk ligt ook hierbij op het digitaal beschikbaar maken van informatie vanaf elke locatie. Door de recessie, reorganisaties en het stroomlijnen van organisaties, met als doel om vooral kosten te besparen, is het inderdaad zo dat het grootste deel van de bedrijven al een minimaal aantal benodigde MFP s heeft staan. Contracten lopen in onze markt gemiddeld 60 maanden, waardoor inmiddels alle organisaties minimaal eenmaal tijdens de recessie jaren een nieuw contract heeft afgesloten en de kans heeft gehad het aantal MFP s fors terug te dringen. Wij hebben de afgelopen jaren gezien dat dit ook is gebeurd. Nu zijn bedrijven weer aan het groeien en vindt men het toch weer handig om die ene printer of De huidige werknemer wordt steeds mobieler en wil daar waar hij is kunnen printen, maar dan wel zonder installeren van drivers etc. Daar hebben wij onlangs de Printing-as-a-Service dienst Innoprint voor aangekondigd. Waarmee eindgebruikers, consumenten, mobiele werkers, studenten etc. via een website op elk moment een printopdracht kunnen geven naar een printer bij hen in de buurt. Te beginnen met printers bij Brunawinkels. STELLING 3: Een slimme mfp kan een belangrijke rol spelen voor het verzamelen, beheren en bewerken van data. Maar de markt (eindgebruiker) is daar nog niet aan toe. Enerzijds hebben we te maken met latente behoeftes bij eindgebruikers en anderzijds speelt onwetendheid bij deze gebruikers een grote rol. Zeker binnen MKB organisaties is het opvallend hoe slecht men op de hoogte is van de mogelijkheden. Veelal is men in de veronderstelling dat documentstroomoptimalisatie is voorbehouden aan de grote corporates en dat dit altijd gepaard gaat met ingewikkelde en vooral dure ERP-systemen. Dit zorgt ervoor dat dit soort partijen niet de behoefte ervaart om actief te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn. Het is dus van groot belang dat leveranciers en resellers van documentoplossingen de mogelijkheden pro-actief communiceren en de potentiële gebruiker begeleidt bij het 45

3 maken van de juiste keuzes, op basis van een uitgebreide analyse binnen de organisatie. Wij denken dat de markt hier zeker wel aan toe is. We zien ook een toenemende vraag uit de markt komen voor oplossingen die veel verder gaan dan het simpel printen Organisaties zijn vaak goed geïnformeerd en hebben heldere ideeën over wat men met de nieuw aan te schaffen MFP s allemaal wil gaan doen. of scannen van documenten. Organisaties zijn vaak goed geïnformeerd en hebben heldere ideeën over wat men met de nieuw aan te schaffen MFP s allemaal wil gaan doen. Ook is het voor organisaties steeds laagdrempeliger geworden om zich te laten informeren. Bijvoorbeeld met online seminars, Webinars en korte info sessies op beurzen waar men toch al aanwezig is. Hierdoor zijn gebruikers en organisaties veel beter geïnformeerd en kan men steeds gerichter selecteren wat voor de organisatie voordelen oplevert. Slimme mfp s zijn een onderdeel van de digitale documenten stroom. Zie de MFP als een hub voor de distributie van en naar de back-end systemen. Een goed voorbeeld is factuur verwerking. Facturen komen vaak nog op papier binnen waarna deze gescand worden voordat ze een digitale workflow in gaan. We zien steeds meer de beschikbaarheid van apps op de multifunctionals waarin dit soort workflows beschikbaar gesteld worden. STELLING 4: Alle moderne mfp s zijn aangesloten op het internet. Dat brengt (te) grote gevaren met zich mee op het gebied van beveiliging. 46

4 47 In een wereld waarbij the internet of things steeds realistischer wordt kan het niet zo zijn dat dit een serieus tegenargument is. Het is een niet te stoppen ontwikkeling die niet alleen geldt voor MFP s, maar voor nog veel meer apparaten. Uiteraard is het van groot belang dat de veiligheid in orde is, maar de huidige generatie MFP s is vaak veel beter beveiligd dan andere apparaten binnen professionele omgevingen zoals clients, tablets en smart phones. Beveiliging is een hot issue voor alles wat men op internet aansluit. De MFP is hier geen uitzondering op. Zowel leveranciers als de organisaties zelf moeten hier goed over nadenken en samen een strategie ontwikkelen. Bijvoorbeeld de firmware van een MFP. De software waar de MFP op draait, zat vroeger op een chip. En men moest bij servicebezoeken die hele chip vervangen of opnieuw laden met de nieuwe firmware. Tegenwoordig is dat lang niet meer voldoende. Engineers komen vaak Engineers komen vaak nog maar één keer per jaar bij een MFP. Maar het up to date brengen van de beveiliging van een MFP kan echt niet zo lang wachten. nog maar één keer per jaar bij een MFP. Maar het up to date brengen van de beveiliging van een MFP kan echt niet zo lang wachten. Zeker niet als deze op het netwerk of internet is aangesloten. Daarom werkt Toshiba al enige tijd met een service cloud. Waarbij de multifunctionals zelf dagelijks updates voor de firmware kunnen ophalen. Voordeel hiervan is dat de MFP automatisch binnen een dag voorzien is van de laatste beveilingsupdates. Voor organisaties een groot voordeel. Steeds vaker worden moderne MFP s ook opgenomen in de beveiligingsprotocollen binnen

5 48

6 de organisatie. En verwacht een klant dat de MFP is uitgerust en kan omgaan met beveiligingscertificaten en versleutelde verbindingen. Gegevens in het geheugen en op de harddisk van de MFP worden bij Toshiba al jaren met AES encryptie versleuteld. En zo worden moderne MFP s steeds vaker voorzien van de nieuwste technologieën op beveiligingsgebied. Als al deze mogelijkheden door een organisatie juist worden toegepast zeggen wij dat een MFP veel veiliger is op internet dan de gemiddelde laptop van een gebruiker. Wij onderkennen dit volledig en spelen hier actief op in, ook in advies naar onze klanten. Wij worden hierbij volledig ondersteund door onze partners Xerox en HP. Zij op hun beurt werken weer nauw samen met grote namen als Cisco, McAfee en Intel om continu te werken aan verbetering van de veiligheid rondom MFP s. Zowel vanuit het systeem als vanuit de driver. Zo worden Zolang de behoefte blijft bestaan om te printen is er blijkbaar nog geen aantrekkelijker alternatief. Anders dan bij een waarvan het lang niet zeker is dat deze überhaupt geprint wordt is de keuze in het geval van een reeds gegeven printopdracht al gemaakt. allerlei beveiligingsfuncties standaard in de machines opgenomen en security software aangeboden om dit te beheren. Aanvullende end-to-end diensten leveren wij ook als de economische levensduur voorbij is van een MFP en de data moet worden verwijderd, maar je wil ook zeker weten dat het laatste stukje transport veilig wordt afgehandeld. Ook dat kunnen wij borgen. Dus op alle vlakken speelt veiligheid bij ons een belangrijke rol. STELLING 5: Net zoals bij s, zou elke mfp moeten worden voorzien van een drempel die vraagt: Are you sure you want to print this document? Is it really necessary? een waarvan het lang niet zeker is dat deze überhaupt geprint wordt is de keuze in het geval van een reeds gegeven printopdracht al gemaakt. Een standaard melding zal dus slechts een zeer beperkt effect hebben op het terugdringen van het aantal printopdrachten. Beter is het dus om te focussen op procesoptimalisatie waarbij de aandacht ligt op alternatieven die uiteindelijk eenvoudiger, efficiënter en milieuvriendelijker zijn dan het traditionele geprinte document. Voor het ontzien van het milieu en het besparen van bomen zou dit inderdaad een prima optie zijn. Deze voorziening is er ook al. Indien een organisatie dit wil dan configureren wij de installatie zo dat bij elke opdracht de gebruiker deze vraag krijgt. Wat wij merken is dat dit wel tot irritatie bij gebruikers leidt. Stel je voor dat je bij elke afdruk die je maakt weer op YES of OKE moet klikken. Wij bespreken liever een printbeleid met onze klanten. Waarbij bijvoorbeeld wordt afgesproken dat deze melding alleen komt bij bijvoorbeeld het afdrukken van een . Of wanneer de opdracht boven een vastgestelde paginagrens uitkomt. Dit gecombineerd met een milieu effect rapportage per gebruiker, afdeling of de gehele organisatie werkt net zo doeltreffende. Maar je hoeft de gebruikers niet bij elke opdracht extra handelingen te laten verrichten. Een andere technologie is natuurlijk onze ECO MFP. Waarbij gebruikers een gemaakte afdruk na gebruik weer kunnen wissen. En zo het papier weer kunnen hergebruiken. Dit levert direct een forse besparing op het papierverbruik terwijl de gebruiker toch kan printen wat hij noodzakelijk vindt. Het is uiteindelijk aan de klant om hier wel of niet voor te kiezen, maar een stukje bewustzijn op een positieve manier is altijd goed! Er zijn verschillende oplossingen om hier aan te voldoen. Dit wordt bijv. mogelijk gemaakt door gebruik te maken van een beveiligd printen/followme oplossing. Er wordt een lijst met te printen documenten getoond waarna de gebruiker kan aangeven deze al dan niet te printen. Daarbij zijn er green print oplossingen beschikbaar welke de gebruiker vragen of het werkelijk nodig is het volledige document af te drukken. 49 < Zolang de behoefte blijft bestaan om te printen is er blijkbaar nog geen aantrekkelijker alternatief. Anders dan bij