Infobundel Beleidsmedewerker Strategie Projectbeheer en Kwaliteitszorg (Stad Ieper)

Transcriptie

1 1. Publicatie Wil je in de toekomst van Ieper een cruciale rol spelen? Dat kan, het College van Burgemeester en Schepenen en de OCMW-raad maken bekend dat zal overgegaan worden tot de openstelling in contractueel verband en de aanleg van een werfreserve voor de duur van drie jaar van een (m/v): Beleidsmedewerker Strategie, Projectbeheer en De beleidsmedewerker strategie, projectbeheer en kwaliteitszorg staat in voor beleidsvoorbereidende taken in functie van de opbouw en uitvoering van het strategisch meerjarenplan en de jaarlijkse beleidsnota s enerzijds, voor de opvolging en evaluatie ervan anderzijds. Daarnaast fungeert de beleidsmedewerker strategie, projectbeheer en kwaliteitszorg als studie- en onderzoekpersoon ter ondersteuning van het management en het bestuur. De beleidsmedewerker strategie, projectbeheer en kwaliteitszorg formuleert beleidsdoelstellingen en opvolgingsindicatoren in functie van managementrapportage. Als beleidsmedewerker genereert u relevante beleidsinformatie, teneinde bij te dragen tot de organisatiedoelstellingen (i.e. de realisatie van de missie) van de stad en het OCMW Ieper. Dit alles dient te gebeuren binnen het financieel, organisatorisch, structureel en reglementair kader van beide besturen. Profiel: Je bent in het bezit van een masterdiploma of gelijkwaardig dat aansluit bij de resultaatsgebieden vermeld in de functiebeschrijving. Nuttige ervaring wordt als een meerwaarde aanzien. Tevens voldoe je aan de algemene toelatings- en aanwervingsvoorwaarden terug te vinden in de infobundel. Aanbod: Een voltijdse contractuele tewerkstelling onbepaalde duur. Een boeiende en uitdagende functie met verantwoordelijkheid. Verloning in graad Av barema A1a-A2a met als extra s: maaltijdcheques, fietsvergoeding voor woon-werk verkeer, opleidingsmogelijkheden, mogelijkheid tot instappen in de collectieve hospitalisatieverzekering. Interesse? Heb je interesse voor deze vacature, bezorg dan uiterlijk op 30 april 2015 je kandidatuur via een gemotiveerde kandidatuurstelling met specificatie van de functie(s) waarvoor u kandideert en vergezeld van een uitgebreid curriculum Vitae, met een afschrift van je diploma en een uittreksel uit het strafregister per post verstuurd gericht aan de Personeelsdienst van de stad Ieper en het OCMW Ieper, Rijselstraat 38, 8900 Ieper of tegen ontvangstbewijs bij de personeelsdienst, op hetzelfde adres. De postdatum of de datum van het ontvangstbewijs geldt als bewijs. De functiebeschrijving en bijkomende informatie zijn te verkrijgen op de website van de Stad Ieper of bij de personeelsdienst, Rijselstraat 38, 8900 Ieper, op telefonisch verzoek op het nummer of via wervingen@ieper.be.

2 2. Toelatings- en aanwervingsvoorwaarden 1. Algemene toelatingsvoorwaarden Om toegang te hebben tot een functie bij het gemeentebestuur, moeten de kandidaten: 1 een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren; Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het gemeentelijk strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarvoor een schriftelijke toelichting voorleggen. 2 de burgerlijke en politieke rechten genieten; 3 medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. De medische geschiktheid van de kandidaat moet vaststaan vóór de effectieve tewerkstelling bij de gemeente. 4 nationaliteit: 1. Met uitzondering van de functies van gemeentesecretaris en financieel beheerder die voorbehouden zijn voor Belgen staan alle statutaire functies open voor de onderdanen van de EU-lidstaten, lidstaten van de Europese Economische Ruimte (EER) en de Zwitserse Bondsstaat, die op grond van de Belgische wetgeving toegang hebben tot het wettige verblijf in België en een algemeen geldende toegang hebben tot de Belgische arbeidsmarkt. (Dit zijn per 1 januari 2007: België, Cyprus, Duitsland, Denemarken, Finland, Frankrijk, Griekenland, Ierland, IJsland, Italië, Liechtenstein, Luxemburg, Malta, Nederland, Noorwegen, Oostenrijk, Portugal, Spanje, Verenigd Koninkrijk, Zweden of de Zwitserse Bondsstaat.) 2. Alle contractuele functies zijn toegankelijk voor kandidaten die wettig in België verblijven en op de Belgische arbeidsmarkt zijn toegelaten. 2. Algemene aanwervingsvoorwaarden Om in aanmerking te komen voor aanwerving, moeten de kandidaten: 1 voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli Als een kandidaat zijn diploma niet in het Nederlandstalige onderwijs heeft behaald, is alleen SELOR bevoegd om de taalkennis vast te stellen. 2 slagen voor de selectieprocedure. 3 Voldoen aan de diplomavereiste die geldt voor het niveau A 3. Aanwervingsprocedure Aan elke aanwerving gaat een selectieprocedure vooraf. De kandidaten leveren bij indiening van hun kandidatuur het bewijs dat ze voldoen aan de algemene toelatingsvoorwaarden en aan de aanwervingsvoorwaarden, met uitzondering van de laatstejaarsstudenten, zij kunnen deelnemen aan de selectieprocedure mits voorleggen van een studiebewijs. Zij dienen aan de diplomavereiste te voldoen uiterlijk op het ogenblik van de voorziene datum van indiensttreding. Het college van burgemeester en schepenen beoordeelt de geldigheid van de voorgelegde bewijzen. Op basis van die beoordeling wordt beslist welke kandidaten definitief tot de selectieprocedure worden toegelaten. De kandidaten die geweigerd worden, worden daarvan schriftelijk op de hoogte gebracht met vermelding van de reden voor de weigering.

3 Voor de deelname aan de selectieprocedure volstaat een kopie of een gewoon afschrift voor de vereiste bewijzen. Eensluidend verklaarde afschriften worden alleen gevraagd aan de kandidaten die geslaagd zijn voor de selectie. 4. Selectietechnieken De kandidaten moeten slagen in een examen bestaande uit een schriftelijk en/of praktisch gedeelte én een mondeling gedeelte. De geslaagde kandidaten worden uitgenodigd naar een psycho-technische proef. Deze proef is louter adviserend. 5. Resultaat van de selectie Om als geslaagd aanzien te worden dient de kandidaat 50 % per selectietechniek en 60 % op het totaal van de selectie te behalen. Om toegelaten te worden tot de volgende selectietechniek dient de kandidaat geslaagd te zijn op de voorafgaande selectietechniek(en). 3. Geïntegreerd organogram stad & Ocmw

4 4. Functiebeschrijving BELEIDSMEDEWERKER STRATEGIE, PROJECTBEHEER EN KWALITEITSZORG Functiebenaming/graad en functionele loopbaan Beleidsmedewerker strategie, projectbeheer en kwaliteitszorg, A-niveau (A1a A2a). Missie, visie & doelstelling van de organisatie Wij willen op alle beleidsdomeinen, die aan de gemeentelijke organisatie toegewezen worden, kwalitatieve dienstverlening verstrekken, gericht op het welzijn van de burgers, ondernemers en bezoekers met aandacht voor efficiëntie en effectiviteit en heldere en transparante besluitvorming, en met gebruikmaking van de nieuwe technologische mogelijkheden. In alles blijft de burger centraal staan als het eerste referentiepunt. Doel van de functie De beleidsmedewerker strategie, projectbeheer en kwaliteitszorg staat in voor beleidsvoorbereidende taken in functie van de opbouw en uitvoering van het strategisch meerjarenplan en de jaarlijkse beleidsnota s enerzijds, voor de opvolging en evaluatie ervan anderzijds. Daarnaast fungeert de beleidsmedewerker strategie, projectbeheer en kwaliteitszorg als studie- en onderzoekpersoon ter ondersteuning van het management en het bestuur. De beleidsmedewerker strategie, projectbeheer en kwaliteitszorg formuleert beleidsdoelstellingen en opvolgingsindicatoren in functie van managementrapportage. Als beleidsmedewerker genereert u relevante beleidsinformatie, teneinde bij te dragen tot de organisatiedoelstellingen (i.e. de realisatie van de missie) van de stad en het OCMW Ieper. Dit alles dient te gebeuren binnen het financieel, organisatorisch, structureel en reglementair kader van beide besturen. Plaats in de organisatie Zoals uit bijgevoegd samengebracht organigram blijkt is de organisatie stad en OCMW Ieper opgedeeld in 4 departementen. Er is enerzijds één departement dat binnen de organisatie voornamelijk een ondersteunende functie heeft en dus voornamelijk intern gericht is. Daarnaast zijn er nog departementen die voornamelijk gericht zijn naar externen toe en een belangrijke rol spelen in het zoeken naar participatie met de burger/klant. Deze departementen zijn structureel aan elkaar gelinkt via het managementteam. Tussen de verschillende departementen functioneren ook diverse netwerken om departementsoverschrijdend te kunnen werken. Ook het projectmatig werken versterkt deze interne netwerking. Als beleidsmedewerker strategie, projectbeheer en kwaliteitszorg zit u in het intern gerichte departement en ressorteert u rechtstreeks onder de secretarissen van de stad en het OCMW. U rapporteert regelmatig aan hen, de burgemeester en voorzitter OCMW en maakt actief deel uit van het diensthoofdenoverleg en bent u beschikbaar om zo nodig deel te nemen aan het managementteam.

5 Resultaatsgebieden 1. Coördinatie van de opmaak, uitwerking en opvolging strategisch meerjarenplan en jaarlijkse beleidsnota s: Instaan voor de opbouw, architectuur en structuur van het strategisch meerjarenplan en jaarlijkse beleidsnota s van de stad en het OCMW Het formuleren van strategische beleidsdoelstellingen die de missie en visie van de stad en het OCMW onderbouwen in samenwerking met het managementteam en de diensthoofden. Het ondersteunen en kwalitatief uitwerken van actieplannen en acties geformuleerd door de departementen en diensten Het formuleren van indicatoren bij beleidsdoelstellingen en acties in het kader van het strategisch meerjarenplan Het uitbouwen en opvolgen van een beleidsmonitor, onder meer in functie van rapportage van de beleids- en beheerscyclus. 2. Ontwikkelen databeheer op basis van statistisch materiaal in functie van managementrapportage: Het verzamelen van relevante statistische gegevens en data op stadsniveau gericht op beleidsuitvoerende departementen en beleidsondersteunende departementen. De opmaak van beleidsrapporten op basis van kwalitatieve en kwantitatieve data binnen diverse beleidsthema s Instaan voor de ondersteuning van het beheer van beleidsdata in de verschillende departementen Het opstarten en opbouwen van een beleidsmonitor als managementtool bij de uitvoering van het strategisch meerjarenplan en de jaarlijkse beleidsplannen. 3. Studie en onderzoek in diverse beleidsdomeinen: Het genereren van beleidsrapporten en omgevingsanalyses op basis van statistische gegevens ter ondersteuning van de uitvoering van de beleidsdoelstellingen door de departementen. Het onderzoeken en in kaart brengen van data en gegevens binnen verschillende beleidsthema s in functie van een onderbouwd beleid. Instaan voor de opvolging, interpretatie en verfijning van diverse beleidsdata die beschikbaar zijn voor de stad; zoals o.a. de stadsmonitor, lokale statistieken, demografische rapporten, leefbaarheidsonderzoek, wijkgerichte data Het formuleren van werkwijzen voor het beheer en implementatie van beleidsdata en omgevingsanalyses binnen departementen en diensten 4. Projectbeheer en departements- en dienstoverschrijdende samenwerking stimuleren, begeleiden en optimaliseren van departements- en dienstoverschrijdende werking rond dossiers en projecten het zelf opzetten en sturen van dergelijke dossiers en projecten (?) opvolging van de werking en bewaken van de voortgang van departements- en dienstoverschrijdende dossiers en projecten (controlefunctie) bijeenbrengen diensten, bundelen en afstemmen van verschillende initiatieven op stedelijk vlak, functioneren als tussenschakel tussen betrokken diensten

6 samen met de Secretarissen het managementteam en de interne organisatie sturen en optimaliseren en adviseren van het stads- en OCMW-bestuur hieromtrent 5. Instaan voor interne en externe samenwerking en communicatie: Overleg plegen en/of contacten onderhouden met andere overheden en organisaties; Opbouwen en onderhouden van relatienetwerken en nuttige contacten Waar nodig het beleid van het bestuur toelichten In overleg en samenwerking met de communicatiedienst zoeken naar de beste manier om informatie te laten doorstromen Het ondersteunen van een integrale werking over de departementen heen, in functie van het behalen van beleidsdoelstellingen Opvolgen generieke Europese, federale en Vlaamse programma s waar de stad en het OCMW in betrokken (kunnen) worden 6. Instaan voor interne audit en integrale kwaliteitszorg zodat de diensten beantwoorden aan de noden van de cliënten en de kwaliteit van de dienstverlening permanent gewaarborgd is. informatie verzamelen organiseren en coördineren van interne audits aanreiken van de methodiek voor de opvolging van interne audits bepalen van de te nemen controlemaatregelen en -procedures controleren van naleving van reglementen, procedures en normen rapporteren over de uitvoering en aanbevelingen van interne audits opzetten van kwaliteitssystemen, bijsturen van kwaliteitssystemen in de organisatie coördineren en ondersteunen van alle initiatieven van het kwaliteitsbeleid ondersteuning bij het ontwikkelen en verfijnen van methodieken, procedures en werkmethodes geven van opleidingen inzake kwaliteitszorg Functiedoelstellingen Professionele kennis en kunde van: Nieuwe Gemeentewet, het gemeentedecreet, de OCMW-wet en het OCMW-decreet Managementtechnieken (organisatiemanagement, peoplemanagement, financieel management, ) Statistiek en het beheren en verwerken van statistische gegevens Analytische en synthetisch rapporteren Basiskennis en kunde van: Een masterdiploma of gelijkwaardig dat aansluit bij de resultaatsgebieden vermeld in deze functiebeschrijving nuttige ervaring wordt als een meerwaarde aanzien. Administratief recht Wetgeving die toepasbaar is op de verschillende beleidsdomeinen Gangbare informaticatoepassingen (i.e. Microsoft Office) Datamining (pluspunt)

7 Vaardigheden Het vermogen tot het ontwikkelen van een missie, visie en waarden voor de organisatie en het vervullen van een voorbeeldrol De bekwaamheid om de verschillende opdrachten van de diverse opdrachtgevers op een coherente wijze tot een goed einde te brengen, en dit door de oordeelkundige inzet van de materiële en personele middelen. Managementtechnieken kunnen hanteren en toepassen Een realistisch zicht op de verhoudingen politieke beleidsvoering dienstwerking Contactvaardig zijn o Persoonsgericht leiderschap o Voorbeeldfunctie in de beleving van waarden o Eigen toewijding aan en engagement voor de gestelde doelen o Betrokkenheid o Beschikbaarheid o Erkennen van personen en hun prestaties o Kennisinzicht en overdracht Resultaatgericht leiderschap o Voortdurende aandacht voor de gevolgde processen o Nemen van verbeteringsinitiatieven o Operationaliseren van strategische beslissingen Organisatieonderdeel overschrijdend denken Attitudes Over een grote integriteit beschikken : respect voor anderen, geen favoritisme noch discriminatie Dynamisch & creatief zijn Duidelijkheid, transparantie Kwaliteitsgericht denken en handelen Probleemoplossend denken en werken Gelijkwaardige behandeling voor iedere burger Externe en interne klantgerichtheid o Aanspreekbaarheid o Luisterbereidheid o Inlevingsvermogen o Informeren o Samenwerkingsgericht o Besluitvaardig Creëren van een positieve werksfeer Orde, methode, stiptheid en respect voor termijnen hebben De wil en het vermogen zich steeds verder te vervolmaken in de uitoefening van zijn functie Openheid en rekenschap afleggen