Infobundel Diensthoofd Personeel & Organisatie

Transcriptie

1 1. Publicatie Wil je in de toekomst van Ieper een cruciale rol spelen? Dat kan, het College van Burgemeester en Schepenen en de OCMW-raad maken bekend dat zal overgegaan worden tot de openstelling in contractueel verband en de aanleg van een werfreserve voor de duur van drie jaar van een (m/v): Diensthoofd Personeel & Organisatie (Stad Ieper) Als diensthoofd Personeel en Organisatie zorgt u voor een uitgebalanceerd HRM-beleid binnen de stad en het OCMW met aandacht voor alle daarbij horende aspecten (recrutering, VTO, evaluatie, opvolging, welzijn,) en reikt u oplossingen aan voor vragen en problemen omtrent personeels- en organisatie-aangelegenheden. Als diensthoofd coördineert en leidt u de dienst Personeel en Organisatie om bij te dragen tot de organisatiedoelstellingen (i.e. de realisatie van de missie) van de stad en het OCMW Ieper. U bent eindverantwoordelijke voor het functioneren van uw dienst. Concreet gesteld bent u verantwoordelijk voor/u verbindt er zich toe om de omschreven jaarlijkse doelstellingen en jaaractieplannen te realiseren. Dit alles dient te gebeuren binnen het financieel, organisatorisch, structureel en reglementair kader van beide besturen. Profiel: Je bent in het bezit van een masterdiploma of gelijkwaardig dat aansluit bij de resultaatsgebieden vermeld in de functiebeschrijving en bovendien moet je 3 jaar ervaring kunnen bewijzen, nuttig voor de functie. Tevens voldoe je aan de algemene toelatings- en aanwervingsvoorwaarden terug te vinden in de infobundel. Aanbod: Een voltijdse contractuele tewerkstelling onbepaalde duur. Een boeiende en uitdagende functie met verantwoordelijkheid. Verloning in graad Av barema A1a-A2a met als extra s: maaltijdcheques, fietsvergoeding voor woon-werk verkeer, opleidingsmogelijkheden, mogelijkheid tot instappen in de collectieve hospitalisatieverzekering. Interesse? Heb je interesse voor deze vacature, bezorg dan uiterlijk op 29 mei 2015 je kandidatuur via een gemotiveerde kandidatuurstelling met specificatie van de functie(s) waarvoor u kandideert en vergezeld van een uitgebreid curriculum Vitae, met een afschrift van je diploma en een uittreksel uit het strafregister per post verstuurd gericht aan de Personeelsdienst van de stad Ieper en het OCMW Ieper, Rijselstraat 38, 8900 Ieper of tegen ontvangstbewijs bij de personeelsdienst, op hetzelfde adres. De postdatum of de datum van het ontvangstbewijs geldt als bewijs. De functiebeschrijving en bijkomende informatie zijn te verkrijgen op de website van de Stad Ieper of bij de personeelsdienst, Rijselstraat 38, 8900 Ieper, op telefonisch verzoek op het nummer of via wervingen@ieper.be.

2 2. Toelatings- en aanwervingsvoorwaarden 1. Algemene toelatingsvoorwaarden Om toegang te hebben tot een functie bij het gemeentebestuur, moeten de kandidaten: 1 een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren; Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het gemeentelijk strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarvoor een schriftelijke toelichting voorleggen. 2 de burgerlijke en politieke rechten genieten; 3 medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. De medische geschiktheid van de kandidaat moet vaststaan vóór de effectieve tewerkstelling bij de gemeente. 4 nationaliteit: 1. Met uitzondering van de functies van gemeentesecretaris en financieel beheerder die voorbehouden zijn voor Belgen staan alle statutaire functies open voor de onderdanen van de EU-lidstaten, lidstaten van de Europese Economische Ruimte (EER) en de Zwitserse Bondsstaat, die op grond van de Belgische wetgeving toegang hebben tot het wettige verblijf in België en een algemeen geldende toegang hebben tot de Belgische arbeidsmarkt. (Dit zijn per 1 januari 2007: België, Cyprus, Duitsland, Denemarken, Finland, Frankrijk, Griekenland, Ierland, IJsland, Italië, Liechtenstein, Luxemburg, Malta, Nederland, Noorwegen, Oostenrijk, Portugal, Spanje, Verenigd Koninkrijk, Zweden of de Zwitserse Bondsstaat.) 2. Alle contractuele functies zijn toegankelijk voor kandidaten die wettig in België verblijven en op de Belgische arbeidsmarkt zijn toegelaten. 2. Algemene aanwervingsvoorwaarden Om in aanmerking te komen voor aanwerving, moeten de kandidaten: 1 voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli Als een kandidaat zijn diploma niet in het Nederlandstalige onderwijs heeft behaald, is alleen SELOR bevoegd om de taalkennis vast te stellen. 2 slagen voor de selectieprocedure. 3 Voldoen aan de diplomavereiste die geldt voor het niveau A 3. Aanwervingsprocedure Aan elke aanwerving gaat een selectieprocedure vooraf. De kandidaten leveren bij indiening van hun kandidatuur het bewijs dat ze voldoen aan de algemene toelatingsvoorwaarden en aan de aanwervingsvoorwaarden. Het college van burgemeester en schepenen beoordeelt de geldigheid van de voorgelegde bewijzen. Op basis van die beoordeling wordt beslist welke kandidaten definitief tot de selectieprocedure worden toegelaten. De kandidaten die geweigerd worden, worden daarvan schriftelijk op de hoogte gebracht met vermelding van de reden voor de weigering. Voor de deelname aan de selectieprocedure volstaat een kopie of een gewoon afschrift voor de vereiste bewijzen. Eensluidend verklaarde afschriften worden alleen gevraagd aan de kandidaten die geslaagd zijn voor de selectie.

3 4. Selectietechnieken De kandidaten moeten slagen in een examen bestaande uit een schriftelijk en/of praktisch gedeelte én een mondeling gedeelte. De geslaagde kandidaten worden uitgenodigd naar een psycho-technische proef. Deze proef is louter adviserend. 5. Resultaat van de selectie Om als geslaagd aanzien te worden dient de kandidaat 50 % per selectietechniek en 60 % op het totaal van de selectie te behalen. Om toegelaten te worden tot de volgende selectietechniek dient de kandidaat geslaagd te zijn op de voorafgaande selectietechniek(en). 3. Geïntegreerd organogram stad & Ocmw

4 4. Functiebeschrijving DIENSTHOOFD PERSONEEL & ORGANISATIE Functiebenaming/graad en functionele loopbaan Diensthoofd Personeel & Organisatie, A-niveau (A1a A2a). Missie, visie & doelstelling van de organisatie Wij willen op alle beleidsdomeinen, die aan de gemeentelijke organisatie toegewezen worden, kwalitatieve dienstverlening verstrekken, gericht op het welzijn van de burgers, ondernemers en bezoekers met aandacht voor efficiëntie en effectiviteit en heldere en transparante besluitvorming, en met gebruikmaking van de nieuwe technologische mogelijkheden. In alles blijft de burger centraal staan als het eerste referentiepunt. Doel van de functie Als diensthoofd Personeel en Organisatie zorgt u voor een uitgebalanceerd HRM-beleid binnen de stad en het OCMW met aandacht voor alle daarbij horende aspecten (recrutering, VTO, evaluatie, opvolging, welzijn,) en reikt u oplossingen aan voor vragen en problemen omtrent personeels- en organisatie-aangelegenheden. Als diensthoofd coördineert en leidt u de dienst Personeel en Organisatie om bij te dragen tot de organisatiedoelstellingen (i.e. de realisatie van de missie) van de stad en het OCMW Ieper. U bent eindverantwoordelijke voor het functioneren van uw dienst. Concreet gesteld bent u verantwoordelijk voor/u verbindt er zich toe om de omschreven jaarlijkse doelstellingen en jaaractieplannen te realiseren. Dit alles dient te gebeuren binnen het financieel, organisatorisch, structureel en reglementair kader van beide besturen. Plaats in de organisatie Zoals uit bijgevoegd samengebracht organigram blijkt is de organisatie stad en OCMW Ieper opgedeeld in 4 departementen. Er is enerzijds één departement dat binnen de organisatie voornamelijk een ondersteunende functie heeft en dus voornamelijk intern gericht is. Daarnaast zijn er nog departementen die voornamelijk gericht zijn naar externen toe en een belangrijke rol spelen in het zoeken naar participatie met de burger/klant. Deze departementen zijn structureel aan elkaar gelinkt via het managementteam. Tussen de verschillende departementen functioneren ook diverse netwerken om departementsoverschrijdend te kunnen werken. Ook het projectmatig werken versterkt deze interne netwerking. Als diensthoofd staat u aan het hoofd van een (interne) dienst en ressorteert u rechtstreeks onder de secretarissen van de stad en het OCMW. U rapporteert regelmatig aan hen, de OCMW-voorzitter en de bevoegde schepen en maakt actief deel uit van het diensthoofdenoverleg en bent u beschikbaar om zo nodig deel te nemen aan het managementteam. U geeft rechtstreeks leiding aan de medewerkers die ressorteren onder uw dienst.

5 Resultaatsgebieden 1. Zorgen voor een efficiënte coördinatie, ondersteuning en opvolging van de verschillende activiteiten binnen de dienst Personeel & Organisatie, w.o. rekrutering en selectie, vorming, prestatiebeoordeling, loonverwerking en interne communicatie. Dat houdt onder meer in: Organiseren en opvolgen van de dagdagelijkse werking (inhoudelijk, methodisch, organisatorisch,), maar ook zorgen voor een efficiënte aanwending van de ter beschikking gestelde financiële en andere middelen; Zelf complexe dossiers/projecten opvolgen en/of behandelen en instaan voor de communicatie naar/met belanghebbenden, Naast voorstellen doen ter optimalisatie van de werking en de dienstverlening zorgt u er tevens voor dat acties en projecten (zoals bvb. het personeelsbehoeftenplan, implementatie nieuwe rechtspositieregeling, ) worden uitgewerkt in het kader van het jaar- en/of beleidsplan. U zorgt er voor dat deze acties worden uitgevoerd); Ervoor zorgen dat er kwaliteitscontroles, procedures, rapporteringdocumenten enz. beschikbaar zijn en worden gehanteerd; Organiseren, coördineren en opvolgen van aanwervingsprocedures voor statutaire en/of contractuele medewerkers; 2. Uitvoeren van een personeelsbeleid zodat de dienst en de verschillende departementen over competente en gemotiveerde medewerkers zou beschikken om hun doelstellingen te realiseren. Dat houdt onder meer in: Instaan voor een goede communicatie d.w.z. in overeenstemming met de richtlijnen inzake communicatie en in nauwe samenwerking met enerzijds de verantwoordelijke medewerker Informatie en Communicatie (externe communicatie) en anderzijds de verantwoordelijke(n) Interne Communicatie; Leiden, coachen en motiveren van de medewerkers binnen de dienst Personeel & Organisatie, volgens de principes van het personeelsbeleid van de Stad en OCMW Ieper: vormings- en opleidingsbehoeften (helpen) bepalen; ontwikkelgesprekken voeren; Ervoor zorgen dat de medewerkers als één samenwerkend geheel functioneren, m.a.w. dienstoverleg organiseren, voorzitten, opvolgen enz. Doorgeven en coördineren van informatie omtrent lopende projecten en werkzaamheden en de verschillende aspecten ervan (uitvoeringstermijnen, prioriteitenbepaling, enz.); Aandacht hebben voor het welzijn op het werk (veiligheid, stress, pesten, gelijke kansen,); m.a.w. realiseren van een aangenaam werkklimaat; 3. Ontwikkelen, adviseren, implementeren en (bij)sturen van een visie op het vlak van personeelsbeleid (rekrutering en selectie, prestatiebeoordeling en -evaluatie, VTO-beleid, enz.), personeelsorganisatie en interne communicatie. Daarnaast geeft u op structurele en ad hoc eveneens advies over de activiteiten binnen het departement Personeel en Organisatie. Dat houdt onder meer in: Daarover communiceren met betrokken medewerkers, leidinggevenden, diensten, managementteam, bestuur, enz.

6 Medewerkers, leidinggevenden, diensten of departementen bijstaan indien er zich problemen voordoen of vragen zijn, Telkens de vraag (laten) onderzoeken en waar nodig: zorgen voor een voorstel (met inbegrip van de praktische implicaties); overlegvergaderingen organiseren met belanghebbenden en betrokkenen; het voorstel bespreken in overlegorganen; 4. beschikbaar voor het managementteam en deel uitmaken van het diensthoofdenoverleg en op die manier meewerken aan het bereiken van de doelstellingen van de organisatie in haar geheel en het departement Personeel & Organisatie in het bijzonder. Dat houdt onder meer in: Meewerken aan het bepalen en het in uitvoering brengen van strategische doelstellingen (o.a. op vlak van personeelsbeleid): op regelmatige basis ideeën uiteenzetten en/of presenteren (aan cbs, gemeente- of OCMW-raad, burgemeester en/of secretarissen); Ervoor zorgen dat strategische en operationele doelstellingen (o.a. inzake personeelsbeleid) worden gedragen binnen het eigen departement en deze effectief (laten) uitvoeren; Meewerken aan dienst- en departementsoverschrijdende projecten en opdrachten, 5. Ontwikkelen en onderhouden van goede interne en externe contacten en opvolgen en bijhouden van vakgerichte informatie, ontwikkelingen of evoluties binnen het HR-domein, om professioneel advies te kunnen verlenen aan zowel medewerkers binnen de organisatie als externe klanten over de materie waarvoor het departement Personeel & Organisatie verantwoordelijk is. Om op basis daarvan eventuele veranderingen in werkwijzen/procedures /reglementeringen/ beleidsbeslissingen enz. in praktische implicaties te kunnen omzetten; Door voldoende aandacht te besteden aan netwerking Onderhouden van goede contacten met de hogere en de toezichthoudende overheden, de vakorganisaties,. Functiedoelstellingen Vaktechnische doelstellingen Professionele kennis en kunde van: HRM in al zijn facetten Managementtechnieken (organisatie- en peoplemanagement, ), Gemeente- en OCMW-beleid en strategische beleidsplanning, Relevante wetgeving, zoals: het arbeidsreglement, de wet op de arbeidsovereenkomsten, de arbeidstijdwet, de sociale wetgeving, het BVR betreffende de rechtspositieregeling de gemeentewet, het gemeente en OCMW-decreet.

7 Basistkennis en -kunde van: een masterdiploma of gelijkwaardig dat aansluit bij de resultaatsgebieden vermeld in deze functiebeschrijving en bovendien minimum 3 jaar ervaring kunnen bewijzen, nuttig voor de functie, Financiële principes (waaronder het opmaken en uitvoeren van een begroting), Gangbare pc- en softwareprogramma s (Word, Access, Excel, Powerpoint enz.). Vaardigheden Attitudes Het vermogen tot het ontwikkelen van een missie, visie en waarden voor de organisatie en het vervullen van een voorbeeldrol De bekwaamheid om de verschillende opdrachten van de diverse opdrachtgevers op een coherente wijze tot een goed einde te brengen, en dit door de oordeelkundige inzet van de materiële en personele middelen. Managementtechnieken kunnen hanteren en toepassen Een realistisch zicht op de verhoudingen politieke beleidsvoering dienstwerking Contactvaardig zijn Persoonsgericht leiderschap o Voorbeeldfunctie in de beleving van waarden o Eigen toewijding aan en engagement voor de gestelde doelen o Betrokkenheid o Beschikbaarheid o Erkennen van personen en hun prestaties o Kennisinzicht en overdracht Resultaatgericht leiderschap o Voortdurende aandacht voor de gevolgde processen o Nemen van verbeteringsinitiatieven o Operationaliseren van strategische beslissingen Organisatieonderdeel overschrijdend denken Over een grote integriteit beschikken : respect voor anderen, geen favoritisme noch discriminatie Dynamisch & creatief zijn Duidelijkheid, transparantie Kwaliteitsgericht denken en handelen Probleemoplossend denken en werken Gelijkwaardige behandeling voor iedere burger Externe en interne klantgerichtheid o Aanspreekbaarheid o Luisterbereidheid o Inlevingsvermogen o Informeren o Samenwerkingsgericht o Besluitvaardig Creëren van een positieve werksfeer Orde, methode, stiptheid en respect voor termijnen hebben De wil en het vermogen zich steeds verder te vervolmaken in de uitoefening van zijn functie Openheid en rekenschap afleggen