Uitwerking casus brand bij TU Delft

Transcriptie

1 Uitwerking casus brand bij TU Delft OCW communicatiecampagne crisismanagement maart

2 Beschrijving casus Op dinsdag 13 mei 2008 breekt er brand uit op de zesde verdieping van het gebouw van de faculteit Bouwkunde van de Technische Universiteit (TU) Delft. De oorzaak van de brand is een brand te blussen met een brandblusser. Maar onder invloed van verschillende factoren groeit de oorspronkelijke brand uit tot een zeer grote, onbeheersbare brand. en de brandweer wordt gealarmeerd. De brandweer probeert de brand enige tijd van binnenuit te bestrijden, maar moet zich uiteindelijk terugtrekken vanwege vallende delen, te grote hitte en angst voor instorting. nabijgelegen wijken krijgen het advies ramen en deuren gesloten te houden, voornamelijk vanwege de rookontwikkeling. De brandweer en door de TU ingezette inspecteurs meten voortdurend of er gevaarlijke stoffen vrijkomen, met name asbest, maar deze worden niet aangetroffen. Bij de brand raakt niemand gewond, maar een groot deel van het complex stort in en uiteindelijk gaat het hele gebouw verloren, inclusief veel onderzoeks- en onderwijswerk en wat historisch materiaal. De impact van de brand op de organisatie is groot. Wat begint als een relatief kleine brand bij van de TU Delft is echter eveneens groot. Al snel nemen studenten en medewerkers initiatieven om de draad zo snel mogelijk weer op te pakken, maar ook om herinneringen aan de oude het gebouw en elders in de TU-wijk. Mede naar aanleiding van de gestelde vragen en vanwege de wens om zo veel mogelijk te leren van de gebeurtenissen, besluit het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Delft tot het instellen van een onafhankelijk extern evaluatieonderzoek. Daarnaast laat de TU Delft zelf een tweetal onderzoeken uitvoeren: een toedrachtonderzoek naar de brand en een evaluatieonderzoek naar het gevoerde crisismanagement door de TU Delft. hulpdiensten. Er is echter ook kritiek en er worden vragen gesteld in de media en in de gemeenteraad. De vragen betreffen verschillende onderwerpen, waaronder het optreden van de brandweer. Op het moment van de branduitbraak waren op één na alle geplande brandveiligheidsmaatregelen geïmplementeerd. OCW communicatiecampagne crisismanagement: casus brand bij TU Delft maart 2014 blz 2

3 Belangrijke thema s tijdens de crisis (acute fase & nafase) Interne crisisorganisatie De TU Delft heeft een crisisorganisatie die bestaat uit een lokaal team (LT), een decentraal crisisteam (DCT) en een centraal crisisteam (CCT). Afhankelijk van de aard, de omvang en de geïnformeerd en gealarmeerd door het LT en/of het DCT. De teams kunnen naast elkaar bestaan. factor. Daarnaast is hij gemandateerd door het College van Bestuur, wat betekent dat hij op basis van zijn deskundigheid zelfstandig besluiten mag nemen. doorschuiven bij opschaling consequent wordt uitgevoerd. De zelfstandige beslissingsbevoegdheid is met name bedoeld en toegepast wanneer het College van Bestuur niet bereikbaar is en direct handelen vereist is om letsel of schade te beperken. Goede communicatie met de top van de organisatie is essentieel. Aansluiting bij de overheid De crisisstructuur van de overheid (de GRIP-structuur) staat beschreven in het crisisplan van de TU Delft. De bekendheid met verschillende teams, functionarissen, rollen en crisissituatie soepel verloopt. Daarnaast is persoonlijk contact belangrijk. Zo kent de manager gemeente persoonlijk. Deze korte lijntjes kunnen behulpzaam zijn in de afstemming over diverse zaken tijdens een crisis. Dit bleek in deze casus uit de directe informatie verstrekking over en weer, volledige acceptatie van elkaars belangen en directe uitnodigingen voor het COPI en GBT. Communicatie (intern en extern) In de externe communicatie trekken de TU Delft, de gemeente en de brandweer samen op. Gedurende de dag vinden er persconferenties plaats, gaan er persberichten uit, op de website verschijnt regelmatig nieuwe informatie (onder andere veelgestelde vragen en antwoorden) en de pers wordt proactief benaderd met informatie. Daarnaast is er een callcenter ingesteld waar mensen terecht kunnen met vragen. Getroffenen worden opgevangen in de aula van de TU Delft. Daar kunnen ze nadere informatie krijgen en vragen stellen. De TU Delft schakelt haar bedrijfsartsen en Bedrijfsmaatschappelijk Business continuity/nafase Al snel besluit en communiceert de TU Delft dat de studenten die binnenkort zouden afstuderen, ook daadwerkelijk zullen afstuderen. Daarnaast valt het besluit om het onderwijs voort te zetten in tenten op het terrein van de TU Delft. Er worden onder andere laptops, OCW communicatiecampagne crisismanagement: casus brand bij TU Delft maart 2014 blz 3

4 mobiele telefoons, bureaus, stoelen en tenten geregeld en op 19 mei 2008 wordt het tijdelijke onderkomen feestelijk geopend. Op 20 mei neemt een student de eerste bul van na de brand in ontvangst. faculteitsgebouw voor Bouwkunde. Ontruiming en opvang Nadat de brandweer het faculteitsgebouw verlaat vanwege instortingsgevaar, vindt ontruiming plaats van een aantal gebouwen in de directe omgeving, zoals het gebouw van Rijkswaterstaat aula van de TU Delft. Zij worden hier geregistreerd door de TU, zodat duidelijk is wie mogelijk behoefte heeft aan nazorg. Om uur arriveert een bus bij de aula: mensen die daar behoefte aan hebben, worden naar een opvanglocatie in de sporthal gebracht. Ook studentenverenigingen bieden opvang aan. Uiteindelijk maken maar weinig studenten gebruik van deze opvangmogelijkheden omdat zij op andere plekken onderdak hebben gevonden. Waardevolle collectie In de faculteit Bouwkunde bevindt zich tijdens de brand een waardevolle boekencollectie en worden geopend met materiaal uit de collectie. In eerste instantie vreest men dat deze collecties verloren zijn gegaan tijdens de brand. De dag na de brand (14 mei) vindt echter een succesvolle reddingsoperatie plaats door samenwerking tussen de brandweer, de TU Delft en diverse experts. De sloop van het gebouw Op 16 mei stuurt de gemeente een brief naar de TU Delft waarin staat dat het uitgebrande gebouw gesloopt moet worden. Redenen hiervoor zijn instortingsgevaar, gevaar voor de als verloren worden beschouwd en het is niet lonend en - vanuit een veiligheidsperspectief - verantwoord om het gebouw te renoveren. Op 20 mei wordt gestart met de sloop van de faculteit Bouwkunde. Als eerste is de laagbouw aan de beurt, gevolgd door de hoogbouw. Tijdens de sloop is er regelmatig overleg tussen de sloopploeg, de TU Delft en de gemeente Delft. Onderzoeken Naar aanleiding van de brand maakt de gemeente Delft bekend dat het COT Instituut voor vergunningverlening te evalueren. nader onderzoek zal doen naar de brand. De TU Delft laat zelf twee onderzoeken uitvoeren: een toedrachtonderzoek naar de brand en een evaluatieonderzoek naar het uitgevoerde crisismanagement door de TU Delft. Daarnaast wordt de brand geëvalueerd door de TU Delft in samenwerking met TNO, Efectis en drie Amerikaanse universiteiten. In het onderzoek zijn onder andere bouwtekeningen bekeken, afstudeerprojecten gemaakt met simulatiemodellen en -berekeningen. OCW communicatiecampagne crisismanagement: casus brand bij TU Delft maart 2014 blz 4

5 Betrokken netwerkpartners en overheid Gemeente Brandweer Politie Studenten en medewerkers Omwonenden Media Toeleveranciers Belangrijkste lessen Zorg voor een goede aansluiting bij de crisisorganisatie van de overheid. Zorg dat het crisismanagementplan een uitleg van de GRIP-structuur bevat en wijs liaisons (vertegenwoordigers) aan namens de instelling. Een goede relatie met de hulpdiensten is kun je één of meerdere keren per jaar even bij elkaar langs gaan. Deze afspraken kunnen bijvoorbeeld worden opgenomen in de p&c-cyclus. Ook samen optrekken in een oefening kan hier aan bijdragen. Je leert elkaar kennen en weet daarna wat iemands sterke en eventueel minder sterke kanten zijn. Interne deskundigheid van de leden van de crisisteams is belangrijk. Kennis van de organisatie, kennis van communicatie (en de bijbehorende valkuilen) en kennis van de effecten van crisis op het menselijk gestel en gedrag kan cruciaal zijn in een crisissituatie. Zorg ervoor dat deze kennis ook gedeeld wordt met de crisisorganisatie van de overheid en de hulpdiensten zodat zij hier rekening mee kunnen houden tijdens de crisisbestrijding. De aanpak van een crisis en de samenstelling van het crisisteam zijn sterk afhankelijk van de aard van de crisis. Tijdens de aanpak van een crisis zijn bepaalde competenties noodzakelijk. Crisismanagement is echter iets dat voor bijna alle reguliere bestuurders geen Deze functie speelt met name een rol in alarmering, advisering, samenstelling van de teams, opschaling binnen de organisatie, contact maken met hulpdiensten en centrale coördinatie en informatie. De ervaring in deze functie maakt het mogelijk de situatie van alle betrokken stakeholders inclusief overheden te overzien en zo het handelingsperspectief van de organisatie te duiden. Probeer gezamenlijk op te trekken in de crisiscommunicatie. Dit houdt in dat vooraf afstemming plaatsvindt over alle communicatieboodschappen tussen de instelling/ organisatie, de gemeente en de brandweer. Op die manier voorkom je dat feiten onjuist u niet dat de brandweer er wel erg lang over deed om op de plaats van het incident te komen? ). OCW communicatiecampagne crisismanagement: casus brand bij TU Delft maart 2014 blz 5

6 Zorg dat je als instelling zelf de regie in handen houdt. Dat betekent dat je goed op de hoogte moet zijn van alles wat er speelt in en om de organisatie en welke besluiten er worden genomen. Dit geldt ook voor eventuele onderzoeken naar de calamiteit. Informeer je medewerkers over de inhoud en het doel van het onderzoek, maar ook over de rechten en plichten van de onderzoekers. Organiseer één aanspreekpunt in de organisatie waar alle informatie en informatieverzoeken bij elkaar komen. Zo wordt de kans op individuele gebeurtenis. Dit kan de eventuele traumaverwerking hinderen. Daarnaast is een aandachtpunt dat bij grote aantallen hulpbehoevenden de capaciteit van de interne hulpverlening snel onder druk kan komen te staan. Uiteraard kan op dat moment de hulp van de gemeente worden ingeroepen. Dit geeft echter voor de hulpbehoevenden wel een sfeerovergang waar rekening mee gehouden moet worden. Denk gedurende de calamiteit al na over de nafase. Wat moet er geregeld worden, bijvoorbeeld om het onderwijs te continueren en in termen van nazorg? Wie moet er geïnformeerd worden? Welke spullen/materialen/personen zijn hiervoor nodig? realistische crisissituatie hebt geoefend, weet je beter hoe te handelen in een echte situatie en ben je beter op de hoogte van je eigen kwaliteiten en die van anderen. Je blijft in een crisissituatie afhankelijk van de persoonlijke kwaliteiten van functionarissen. vaardigheid tot samenwerken. Blijf communiceren en zorg dat je elkaars expertise weet te vinden. Dit draagt bij aan effectief informatiemanagement. OCW communicatiecampagne crisismanagement: casus brand bij TU Delft maart 2014 blz 6