BESTEK VOOR DE OPEN OFFERTEAANVRAAG. Het Huis van de Solidariteit vzw

Transcriptie

1 BESTEK VOOR DE RAAMOVEREENKOMST MET ALS VOORWERP DIENSTEN VOOR "LOON- EN WEDDEADMINISTRATIE DOOR EEN ERKEND SOCIAAL SECRETARIAAT" OPEN OFFERTEAANVRAAG Aanbestedende overheid Het Huis van de Solidariteit vzw Ontwerper Huis van de Solidariteit vzw, Sint-Jansstraat 32-38, 1000 Brussel p. 1

2 Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN... 5 I.1 BESCHRIJVING VAN DE RAAMOVEREENKOMST... 5 I.2 IDENTITEIT VAN DE AANBESTEDENDE OVERHEID... 5 I.3 IDENTITEIT VAN DE PARTNERS... 5 I.4 GUNNINGSWIJZE...18 I.5 PRIJSVASTSTELLING...18 I.6 DOCUMENTEN DIE BIJ DE OFFERTE MOETEN WORDEN GEVOEGD...18 I.7 TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE...20 I.8 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTES...21 I.9 INDIENING VAN DE OFFERTES...22 I.10 INFORMATIESESSIE I.11 OPENING VAN DE OFFERTES...23 I.12 GELDIGHEIDSTERMIJN...23 I.14 REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES...23 I.15 GUNNINGSCRITERIA...24 I.15.1 Criterium prijs...25 I.15.2 Criterium kwaliteit van de dienstverlening, opvolging en plan van aanpak...26 Aangeboden garanties om de continuïteit van de diensten te waarborgen (10 punten) Gebruiksvriendelijkheid (5 punten)...27 Kwaliteit van de juridische diensten (10 punten)...27 Ad-hoc rapportering en aanwezigheid van een budgetmodule (5 punten)...28 Maatwerk (10 punten)...28 I.16 KEUZE VAN DE OFFERTE...29 I.18 VARIANTEN...30 I.19 SLUITEN VAN DE RAAMOVEREENKOMST EN TEGENSPRAAK TUSSEN DE DOCUMENTEN VAN DE RAAMOVEREENKOMST...30 II. BEPALINGEN VAN DE OPDRACHT II.1 LEIDEND AMBTENAAR...31 II.2 BORGTOCHT...31 II.3 MAATSCHAPPELIJKE BEPALING...32 II.4 UITVOERINGSMAATREGELEN...33 II Berekening van de termijnen...33 II.4.2 Resultaatsverbintenis...33 II.5 DUUR...33 II.6 OPDRACHT KRACHTENS DE RAAMOVEREENKOMST...34 II.7 FACTURERING...34 II.8 BETALINGSTERMIJN...35 II.9 IMPLEMENTATIE EN TESTS VÓÓR INGEBRUIKNEMING...35 II.10 ONTVANGST...35 II.11 INTELLECTUELE EN/OF INDUSTRIËLE EIGENDOM...36 II.12 MAATREGELEN MET BETREKKING TOT HET EINDE VAN DE RAAMOVEREENKOMST OF EEN OPDRACHT KRACHTENS DE RAAMOVEREENKOMST...36 II.12.1 Overgangsmaatregelen tijdens de volledige duur van de raamovereenkomst...36 II.12.2 Overgangsmaatregel aan het einde van de raamovereenkomst of een opdracht krachtens de raamovereenkomst...37 II.13 VERBREKING...37 II.13.1 Verbreking van de raamovereenkomst...37 II.13.2 Verbreking van opdrachten gesloten op basis van de raamovereenkomst...38 II.14 VERTROUWELIJKHEID BEKENDMAKING...38 II.15 ONDERAANNEMING...39 II.16 OVERDRACHT...39 II.17 BETWISTINGEN...39 II.18 AANSPRAKELIJKHEID EN VERZEKERINGEN...40 II.19 PRIVACY...40 p. 2

3 II.21 TECHNOLOGISCHE EVOLUTIE EN/OF EVOLUTIE VAN DE WETGEVING II.22 BEVEILIGDE VERBINDING...41 II.23 NOODCENTRUM, BACK-UP EN NOODNUMMER...42 III. BESCHRIJVING VAN DE TECHNISCHE EISEN III.1 VOORWERP VAN DE OPDRACHT...43 III.2 OMSCHRIJVING VAN DE STRUCTUUR VAN DE WERKGEVERS...43 III.2.1 De ziekenfondsen...43 III.2.2 De vzw s...44 III.2.3 Instellingen...48 III.2.4 Thuishulp...48 III.3 GEVRAAGDE AANPAK...49 III.4 DE LOONMOTOR...50 III.4.1 Technische voorschriften...50 III.4.2 Functionele voorschriften...55 III.5 DIENSTEN VAN HET SOCIAAL SECRETARIAAT...56 III.5.1 Het beheren en exploiteren van gegevens (rapportering)...56 III.5.2 Het berekenen en betalen van de lonen...59 III.5.3 Het opmaken van de payroll-documenten...62 III.5.4 Formaliteiten t.o.v. de sociale zekerheid...63 III.5.5 De formaliteiten t.o.v. de FOD Financiën en de RVP...64 III.5.6 De formaliteiten naar sociale fondsen...64 III.5.7 Specifieke taken buiten de reguliere betalingsperiode...64 III.5.8 Maaltijdcheques...65 III.5.9 Informatieverstrekking en support...65 III.5.10 Dienstverlening en kwaliteit...66 III.6 JURIDISCH ADVIES MET BETREKKING TOT SOCIAAL RECHT, ARBEIDSRECHT EN FISCAAL RECHT BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER BIJLAGE B: INVENTARIS BIJLAGE C: DIVERSEN p. 3

4 Ontwerper Naam: Het Huis van de Solidariteit vzw Adres: Sint-Jansstraat 32-38, 1000 Brussel Contactpersoon: Mevrouw Emilie Delplanque Telefoon: 02/ Alle administratieve inlichtingen met betrekking tot deze opdracht kunnen worden verkregen bij: - Mevrouw DELPLANQUE Emilie - Adres: Sint-Jansstraat 32/38, B-1000 Brussel - Tel.: 02/ achats@mutsoc.be Alle technische inlichtingen met betrekking tot deze opdracht kunnen worden verkregen bij: - Mevrouw Béatrice Ottoul en de heer Renaat Missotten - Adres: Departement Info System, Sint-Jansstraat 32-38, 1000 Brussel - Tel.: 02/ en 08/ beatrice.ottoul@mutsoc.be en renaat.missotten@socmut.be Geldende reglementering 1. Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011, en latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 5. Algemeen reglement voor de arbeidsbescherming (ARAB), welzijnswet en codex over het welzijn op het werk. Afwijkingen, preciseringen en toelichtingen Voor de raamovereenkomst In overeenstemming met artikel 7 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken zijn op de raamovereenkomst enkel Hoofdstuk 1 en de artikelen 61 tot 63 van toepassing. De artikelen 44 tot 51 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 zijn eveneens van toepassing. p. 4

5 I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de reglementering met betrekking tot de gunning van een overheidsopdracht tot de aanwijzing van de opdrachtnemer. De bepalingen in dit deel hebben betrekking op de wet van 15 juni 2006 en het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en hun latere wijzigingen. I.1 Beschrijving van de raamovereenkomst Deze raamovereenkomst heeft als voorwerp diensten voor loon- en weddeadministratie door een erkend sociaal secretariaat volgens het Belgisch socialezekerheidsrecht en aan de hand van software. De raamovereenkomst wordt gesloten voor een duur van 7 jaar, gezien de tijd die vereist is voor de ingebruikneming van een nieuwe sociaal secretariaat voor alle partners (minimaal 3 jaar) en de nodige investeringen om het personeel op te leiden. Krachtens artikel 26, 1, 2, b van de wet van 15 juni 2006 behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om nieuwe soortgelijke diensten te bestellen. I.2 Identiteit van de aanbestedende overheid Huis van de Solidariteit vzw Sint-Jansstraat Brussel I.3 Identiteit van de partners Krachtens artikel 2, 4 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten treedt Het Huis van de Solidariteit vzw op als opdrachtencentrale in die zin dat de aanbestedende overheid opdrachten gunt of raamovereenkomsten afsluit voor werken, leveringen of diensten die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten. Meer bepaald worden de entiteiten in de volgende tabel bedoeld: 309 Socialistische Mutualiteit van Zuid- en Midden West-Vlaanderen Bond Moyson Pres. Kennedypark 2, 8500 Kortrijk Thuiszorg Bond Moyson West-Vlaanderen VZW President Kennedypark Kortrijk Werkerswelzijn CVBA Steenstraat, Brugge Het Socialistisch Volkshuis vzw Pres. Kennedypark, Kortrijk p. 5

6 VFG Vereniging Personen met een Handicap West-Vlaanderen vzw President Kennedypark Kortrijk Bond Moyson Jeugddienst West-Vlaanderen vzw President Kennedypark Kortrijk Sociale Dienst voor Zelfstandigen vzw President Kennedypark Kortrijk 311 Bond Moyson Oost-Vlaanderen Tramstraat, Gent Inframut vzw Tramstraat, Zwijnaarde S-plus Oost-Vlaanderen vzw Tramstraat, Zwijnaarde Mediotheek Bond Moyson vzw Tramstraat, Zwijnaarde VFG Vereniging personen met een handicap Oost-Vlaanderen vzw Tramstraat, Zwijnaarde Thuiszorg Bond Moyson Oost-Vlaanderen vzw Tramstraat, Zwijnaarde Jeugddienst Bond Moyson Oost-Vlaanderen vzw Tramstraat, Zwijnaarde Medisom vzw Tramstraat, Zwijnaarde VFG-Jong Oost-Vlaanderen Tramstraat, Zwijnaarde 300 Union Nationale des Mutualités Socialistes / Nationaal Verbond van Socialistische Mutualiteiten p. 6

7 Rue Saint-Jean, Bruxelles S-Plus vzw Sint-Jansstraat, Bruxelles Vlaams Socialistisch Vormings- en Rekreatiefonds vzw Sint-Jansstraat Brussel Vlaamse Federatie Gehandicapte Jongeren vzw Sint-Jansstraat, Brussel Recreatief Aangepast Sporten vzw Sint-Jansstraat, Brussel VFG Vereniging Personen met een Handicap vzw Sint-Jansstraat, Brussel Joetz vzw Sint-Jansstraat, Brussel Viva Socialistische Vrouwen Vereniging vzw Sint-Jansstraat, Brussel Vlaams Socialistisch Gezondheidsfonds vzw Sint-Jansstraat Brussel S-Sport Federatie vzw Sint-Jansstraat, Brussel S-Relax vzw Sint-Jansstraat, Brussel S-Hulp vzw Sint-Jansstraat, Brussel Thuishulp vzw Sint-Jansstraat, Brussel p. 7

8 Steunpunt Mantelzorg vzw Sint-Jansstraat, Brussel Socialistische Vereniging van Vlaamse Gezondheidsvoorzieningen vzw Rue Saint-Jean Bruxelles Association Socialiste de la Personne Handicapée asbl Rue Saint-Jean Bruxelles Centre Médical Pédiatrique «Clairs Vallons» asbl Rue de Mont-Saint-Guibert, Ottignies Fédération des Centres de Planning Familial des Femmes Prévoyantes Socialistes asbl Boulevard du Nord, Namur Fédération des Centrales de Services à Domicile asbl Place Saint-Jean, Bruxelles Drive Mut asbl Rue Saint-Jean 32/ Bruxelles Espace Seniors asbl Place Saint-Jean, Bruxelles Formation Action Militantisme Mouvement de Promotion Socio-culturelle des Femmes Prévoyants Socialistes asbl Place Saint-Jean, 1/ Bruxelles Fête des Solidarités asbl Rue Saint-Jean Bruxelles Latitude Jeunes asbl Rue Saint-Jean 32/ Bruxelles Institut Belle Vue asbl Rue Saint-Jean 32/ Bruxelles Les Rièzes et les Sarts asbl p. 8

9 Rue Saint-Jean, Bruxelles L Ouvroir asbl Rue Bodeghem 78-82a 1000 Bruxelles Un pass dans l Impasse Centre de prévention du suicide et d accompagnement Réseau Solidaris asbl Chaussée de Waterloo, Saint-Servais 304 De VoorZorg Socialistische Mutualiteit van de provincie Antwerpen Sint Bernardsesteenweg, Antwerpen Thuisverpleging De VoorZorg provincie Antwerpen vzw Sint Bernardsesteenweg, Antwerpen Fonds Fernand Geens vzw Sint Bernardsesteenweg, Antwerpen Vlaamse Federatie voor Gehandicapten provincie Antwerpen Sint Bernardsesteenweg, Antwerpen De Nieuwe Weg Mechelen vzw Lange Schipstraat Mechelen S-Plus provincie Antwerpen vzw Sint Bernardsesteenweg, Antwerpen De Toekomst provincie Antwerpen vzw Désiré Boucherystraat Mechelen Mediotheek De VoorZorg provincie Antwerpen Sint Bernardsesteenweg, Antwerpen Solida vzw Sint Bernardsesteenweg, Antwerpen Kind en Toekomst vzw Sint-Bernardsesteenweg 200 p. 9

10 2020 Antwerpen VIVA Socialistische Vrouwen Vereniging provincie Antwerpen vzw Sint Bernardsesteenweg, Antwerpen De Ceder vzw Sint-Jansstraat Brussel De Lasne vzw Sint-Jansstraat Brussel De Branding vzw Sint-Jansstraat Brussel Belle Vue vzw Sint-Jansstraat Brussel 305 Mutualité Socialiste du Brabant Wallon Chaussée de Mons TUBIZE Centre de Planning familial Rosa Guilmot asbl Chaussée de Mons TUBIZE Actions Sociales du Brabant Wallon asbl Chaussée de Mons TUBIZE Femmes Prévoyantes Socialistes du Brabant Wallon asbl Chaussée de Mons, TUBIZE Latitude Junior Régionale du Brabant Wallon asbl Chaussée de Mons TUBIZE Centre de vacances la Rose des Sables asbl Chaussée de Mons TUBIZE Latitude Jeunes Régionale du Brabant Wallon Chaussée de Mons TUBIZE 315 Solidaris Mons Wallonie Picarde p. 10

11 Rue du Fort ATH Les P tits Doudous Asbl Avenue des Nouvelles Technologies, FRAMERIES Promo.com Avenue des Nouvelles Technologies FRAMERIES Jeunesse et Vacances asbl Avenue des Nouvelles Technologies FRAMERIES La Maison Boraine asbl Avenue des Nouvelles Technologies FRAMERIES Latitude Jeunes Mons-Borinage asbl Avenue des Nouvelles Technologies FRAMERIES Espace Seniors de Mons-Borinage asbl Avenue des Nouvelles Technologies FRAMERIES Education et Loisirs pour Enfants et Adolescents asbl Avenue des Nouvelles Technologies FRAMERIES Les Femmes Prévoyantes Socialistes de Mons-Borinage Avenue des Nouvelles Technologies FRAMERIES Les Jours Paisibles asbl 140, Rue Louis Caty 7331 BAUDOUR Centre de Service à Domicile de la Région de Mons-Borinage asbl 33, Rue Chêne Hayette 7331 Baudour Association Socialiste de la Personne Handicapée asbl 24, Avenue des Nouvelles Technologies 7080 Frameries Centre de Planning Familial des Femmes Prévoyantes Socialistes de Mons-Borinage asbl Avenue des Nouvelles Technologies, Frameries p. 11

12 Centrale de Services à Domicile de Wallonie Picarde asbl Rue du Val MOUSCRON DECLIC EMPLOI Association d Insertion socio-professionnelle des femmes prévoyantes socialistes de Tournai-Ath-Mouscron-Comines asbl Rue du Fort ATH Femmes Prévoyantes Socialistes de Tournai-Ath-Mouscron-Comines asbl Rue du Fort, Ath Centre de Planning Familial des Femmes Prévoyantes Socialistes de Tournai - Ath - Mouscron - Comines - Centre Aurore Carlier asbl Rue du Fort, Ath Latitude de Tournai Ath Mouscron Comines asbl Rue du Fort, Ath COORDINATION POUR LE MAINTIEN A DOMICILE du TOURNAISIS asbl Rue de Cordes, Tournai Association Socialiste de la Personne Handicapée de Tournai - Ath - Mouscron - Comines asbl Rue du Fort, Ath Espace-Seniors de Tournai-Ath-Mouscron-Comines asbl Rue du Fort, Ath 317 Solidaris Mutualité Socialiste du Centre, Charleroi et Soignies Avenue des Alliés CHARLEROI Femmes Prévoyantes Socialistes du Centre et de Soignies asbl Rue Ferrer, La Hestre Repos Joie Santé et Solidarité asbl Rue Ferrer, La Hestre Espace Seniors du Centre et de Soignies asbl Rue Ferrer, La Hestre p. 12

13 Association Socialiste de la Personne Handicapée asbl Rue Ferrer, La Hestre Espace Seniors asbl Avenue des Alliés CHARLEROI Mouvement des Femmes Prévoyantes Socialistes de Charleroi asbl Avenue des Alliés, Charleroi Animation Culture Jeunesse, Maison de Jeunes de Charleroi et environs La Broc asbl Avenue des Alliés, Charleroi Association Socialiste de la Personne Handicapée, Régionale de Charleroi asbl Avenue des Alliés, Charleroi Mobilité en Hainaut asbl Avenue des Alliés Charleroi Espace Associatif asbl Place Charles II, Charleroi Centre de Santé asbl Avenue Max Buset, LA LOUVIERE Latitude Jeunes du Centre Charleroi et Soignies asbl Rue Ferrer La Hestre Structure asbl Rue Ferrer La Hestre Point Santé scrl Avenue Max Buset LA LOUVIERE Centrale de Services à Domicile du Centre et de Soignies asbl Avenue Max Buset LA LOUVIERE Centrale de Services à Domicile MUT asbl Avenue Max Buset 38 p. 13

14 7100 LA LOUVIERE Centrale de Services à Domicile du Bassin de Charleroi asbl Avenue des Alliés CHARLEROI Centre de Planning Familial des F.P.S. du Centre, Charleroi et Soignies asbl Avenue Max Buset LA LOUVIERE Service de Santé Mentale Ariane asbl Avenue Max Buset La Louvière 319 Mutualité Solidaris mutualité socialiste et syndicale de la Province de Liège Rue Douffet, Liège La Maison de la Femme et de l Enfant des Femmes Prévoyantes Socialistes asbl Pont Saint Laurent VERVIERS Solidaris Immo Fondation Privée Rue Douffet, LIEGE Les Femmes Prévoyantes Socialistes de la Province de Liège- Réseau Solidaris asbl Rue Douffet, LIEGE F.A.M. Réseau Solidaris Mouvement de Promotion Socioculturelle des Femmes Prévoyantes Socialistes de Liège-Huy-Waremme ASBL Rue Douffet LIEGE Latitude Jeunes Réseau Solidaris Province de Liège asbl Rue Douffet, LIEGE Retravailler Liège Réseau Solidaris Association d insertion socio-professionnelle des Femmes Prévoyantes Socialistes de la Province de Liège asbl Rue Douffet, LIEGE Vacances des Femmes Prévoyantes Socialistes de la Province de Liège Réseau Solidaris asbl Rue Douffet, LIEGE Centre de Planning familial des Femmes Prévoyantes Socialistes de la Province de Liège p. 14

15 Réseau Solidaris asbl Rue Douffet, LIEGE Ecole de Promotion Sociale des Femmes Prévoyantes Socialistes de la Province de Liège Réseau Solidaris asbl Rue Douffet, LIEGE Ecole de Promotion sociale des Femmes Prévoyantes Socialistes de Verviers Réseau Solidaris asbl Pont Saint-Laurent, VERVIERS 325 Solidaris Mutualité Province de Namur Chaussée de Waterloo SAINT-SERVAIS Asbl Jeunesse et Culture Réseau Solidaris Chaussée de Waterloo SAINT-SERVAIS Asbl Centre de Planning Familial des Femmes Prévoyantes Socialistes de la Province de Namur- Réseau Solidaris Chaussée de Waterloo, SAINT-SERVAIS ASBL Centre de Santé du Namurois - Réseau Solidaris Chaussée de Waterloo, SAINT-SERVAIS ASBL Association Socialiste de la Personne Handicapée de la Province de Namur - Réseau Solidaris Rue de France, PHILIPPEVILLE Asbl Femmes Prévoyantes Socialistes de la Province de Namur Réseau Solidaris Chaussée de Waterloo SAINT-SERVAIS Asbl Solidaris Santé de la Province de Namur Réseau Solidaris Chaussée de Waterloo SAINT-SERVAIS Asbl Latitude Jeunes de la Province de Namur Réseau Solidaris Rue de France PHILIPPEVILLE Loisirs et Vacances du Namurois Réseau Solidaris asbl p. 15

16 Chaussée de Waterloo SAINT-SERVAIS 322 Vzw De Voorzorg Mutualiteitsverbond van Limburg Capucienenstraat 10, 3500 Hasselt Vzw Vakanties De Voorzorg Capucienenstraat Hasselt Vzw Germinal Uitbreiding Capucienenstraat, Hasselt Vzw VFG Vereniging personen met een handicap Limburg Capucienenstraat, Hasselt Vzw Verpleging De Voorzorg Guffenslaan Hasselt Vzw Medicotheek-uitleendienst De Voorzorg Guffenslaan Hasselt Vzw Copipers Guffenslaan Hasselt Vzw S-PLUS Limburg Capucienenstraat, Hasselt Vzw Informedium De Voorzorg Guffenslaan Hasselt Vzw Vibez Capucienenstraat Hasselt Vzw Thuiszorg Limburg Guffenslaan Hasselt Vzw VIVA Socialistische Vrouwen Vereniging Limburg Capucienenstraat, Hasselt p. 16

17 Vzw Gezondheidscomités De Voorzorg Limburg Guffenslaan Hasselt Vzw VBVS Capucienenstraat Hasselt Vzw Solid Guffenslaan Hasselt Vzw poliklinieken Guffenslaan Hasselt Vzw Katarsis Hasseltweg Genk Vzw DAGG Guffenslaan Hasselt Vzw Validag Guffenslaan Hasselt Vzw Didior Guffenslaan Hasselt Vzw De Voorzorg-Federatie der Zelfstandigen Guffenslaan Hasselt Vzw Gsm Guffenslaan Hasselt Voor de uitvoering van deze raamovereenkomst wordt met 'aanbestedende overheid' de instelling bedoeld die de opdracht afsluit op basis van de raamovereenkomst en die de bestelling plaatst. In geen geval mag de aanbestedende overheid omschreven in punt I.2. of een andere partner worden verontrust door de gevolgen van een bestelling van een andere partner/aanbestedende overheid. p. 17

18 I.4 Gunningswijze De raamovereenkomst wordt gegund via een open offerteaanvraag. In het kader van deze procedure wordt één enkele deelnemer per perceel weerhouden. I.5 Prijsvaststelling Deze opdracht bestaat uit een opdracht tegen prijslijst. Een opdracht tegen prijslijst is een opdracht waarbij de eenheidsprijzen voor de verschillende posten forfaitair zijn en de hoeveelheden, voor zover er hoeveelheden voor de posten worden bepaald, vermoedelijk zijn of worden uitgedrukt binnen een vork. De posten worden verrekend op basis van de werkelijk bestelde en gepresteerde hoeveelheden. De vermelde vermoedelijke hoeveelheden worden dan ook puur ter informatie gegeven en verplichten de aanbestedende overheid in geen enkel opzicht; een verhoging of verlaging van de hoeveelheden kan dan ook geen aanleiding geven tot schadevergoeding. De dienstverlener wordt betaald in functie van de werkelijk gepresteerde hoeveelheden. De opdrachtnemer wordt verondersteld in zijn eenheidsprijzen alle mogelijke kosten te hebben inbegrepen voor de diensten, met uitzondering van de btw. De eenheidsprijzen omvatten elke verrichting, van welke aard ook, met inbegrip van de stappen die werden gezet en de inlichtingen die werden ingewonnen om de lonen en wedden te kunnen beheren inclusief alle kosten (verplaatsingskosten, secretariaatskosten, vertaalkosten, enz.). Deze opsomming wordt ter informatie gegeven en is dan ook niet limitatief. Uit hoofde van zijn offerte erkent de inschrijver dat alle toebehoren die nodig zijn voor zijn opdrachten integraal deel uitmaken van de opdracht om de diensten zoals voorzien in deze opdracht volledig te kunnen uitvoeren, zonder uitzondering noch voorbehoud. In de offerte wordt het btw-tarief afzonderlijk vermeld. BELANGRIJKE OPMERKING: De jaarlijkse globale prijs van de licentie voor het gebruik van het systeem voor loonadministratie, de jaarlijkse globale prijs voor onderhoud en updaten van het systeem, en de prijs voor het uitvoeren van maatwerk moeten één keer per server worden opgenomen. Dit betekent dat, ingeval van één enkele server voor meerdere entiteiten, deze prijzen slechts eenmaal worden aangerekend en uitgesplitst worden over de entiteiten die de server in kwestie delen. I.6 Documenten die bij de offerte moeten worden gevoegd Het offerteformulier (Bijlage A) moet vergezeld zijn van de volgende documenten: * De inhoudsopgave * De behoorlijk ingevulde inventaris (Bijlage B van onderhavig bestek). Wanneer een inschrijver zijn offerte opstelt op andere documenten dan het daartoe voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. p. 18

19 In de elektronische versie van de offerte is een kopie opgenomen van de inventaris, in Excelformaat. * Als de ondertekening gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht. * Een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat de inschrijver zich niet in één van de gevallen vermeld onder I.7 van dit Bestek bevindt (deelname aan een criminele organisatie, omkoping, fraude, witwassen van geld). * Een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat de inschrijver voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid tot en met het voorlaatste kwartaal dat verstreken is ten opzichte van de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of offertes, in overeenstemming met de bepalingen van de Belgische wet of van het land waar de werknemers gevestigd zijn. * Een attest waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn fiscale verplichtingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Voor een Belgische inschrijver controleert de aanbestedende overheid de naleving van de fiscale verplichtingen ten opzichte van de FOD Financiën op basis van het attest dat werd uitgereikt door deze laatste. * Een verklaring betreffende de totale omzet tijdens de laatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de kandidaat of de inschrijver met zijn activiteit is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn. * De lijst van de voornaamste soortgelijke diensten die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht, in dezelfde activiteitensector, met vermelding van het bedrag, de datum en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. * Een lijst met de studie- of beroepskwalificaties van de leden van de juridische dienst met het oog op de opvolging en de correcte toepassing van de geldende sociale en fiscale wetgeving in het kader van deze opdracht. Deze moeten hun juridische kennis en hun ervaring inzake sociale en fiscale wetgeving aantonen. * Een lijst met de studie- of beroepskwalificaties en met de beschrijving, de samenstelling, het opleidingsniveau en de kwalificaties van de leden die belast zullen zijn met de loonberekening en de levering en opvolging van bijkomende diensten in het kader van deze opdracht. Deze moeten aantonen dat zij gekwalificeerd zijn om dossiers te beheren op het gebied van sociale wetgeving. * Een beschrijving van de technische apparatuur en meer bepaald de informaticatools (hardware en software), met inbegrip van de evolutie gedurende de afgelopen vijf jaar. De inschrijver moet beschikken over een up-to-date IT-infrastructuur. * Een nota over de acht toegangen waarmee de aanbestedende overheid de voorgestelde software kan testen (zie punt I.13 van dit bestek). * Het bewijs dat de leverancier over een noodcentrum beschikt. * Een nota over de migratie van de huidige gegevens en de historische gegevens sinds * Een nota over de maatregelen voorgesteld door de dienstverlener om de kwaliteit van de diensten en de nauwkeurigheid van de berekeningen tijdens de uitvoering van de opdrachten te controleren (max. 4 pagina's). * Een nota over de aangeboden garanties om de continuïteit van de diensten te waarborgen. p. 19

20 * Een nota over de juridische diensten (max. 2 pagina's) * Een nota over de ad-hoc rapportering en de aanwezigheid van een budgetmodule (max. 2 pagina's) * Een nota over het maatwerk (aanpassingen aan het systeem) (max. 2 pagina's) * Een lijst met de interfaces die compatibel zijn met de voorgestelde software. * De inschrijver bezorgt in bijlage een vertaling van zijn offerte (in het Nederlands of in het Frans). I.7 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie De inschrijvers worden beoordeeld op basis van de hierna vermelde selectiecriteria. Alleen de offertes van inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria komen in aanmerking om deel te nemen aan de vergelijking van de offertes op basis van de gunningscriteria van dit bestek, voor zover deze offertes regelmatig zijn op formeel en op materieel vlak. Juridische toestand van de inschrijver vereiste referenties (uitsluitingscriteria) * De inschrijver legt het bewijs voor dat hij zich niet in een van de volgende uitsluitingsgevallen bevindt: 1 deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2 omkoping als bedoeld in de artikelen 246 en 250 van het Strafwetboek; 3 fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4 witwassen van geld als bedoeld in artikel 5 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Het bewijs dat de inschrijver zich niet bevindt in een van de gevallen vermeld in de punten 1 tot 4 kan worden gegeven door middel van een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan die eisen is voldaan. * Een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat de inschrijver voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid tot en met het voorlaatste kwartaal dat verstreken is ten opzichte van de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of offertes, in overeenstemming met de bepalingen van de Belgische wet of van het land waar de werknemers gevestigd zijn. * De inschrijver voegt bij zijn aanvraag tot deelneming of zijn offerte, al naargelang, een attest waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn fiscale verplichtingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Voor een Belgische inschrijver controleert de aanbestedende overheid de naleving van de fiscale verplichtingen ten opzichte van de FOD Financiën op basis van het attest dat werd uitgereikt door deze laatste. Economische en financiële draagkracht van de inschrijver vereiste referenties (selectiecriteria) * Een verklaring betreffende de totale omzet tijdens de laatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de kandidaat of de inschrijver met zijn activiteit is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn. p. 20

21 Minimumniveau(s): De minimale totale omzet bedraagt 5 miljoen per jaar. Technische bekwaamheid van de inschrijver vereiste referenties (selectiecriteria) * De lijst van de voornaamste soortgelijke diensten die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht, in dezelfde activiteitensector, met vermelding van het bedrag, de datum en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. De diensten worden aangetoond door attesten die de bevoegde autoriteit afgeeft of medeondertekent of in het geval van diensten voor een particuliere afnemer, door attesten van de afnemer of, bij ontstentenis, eenvoudigweg door een verklaring van de dienstverlener. De inschrijver moet bewijzen dat hij minstens drie vergelijkbare opdrachten heeft uitgevoerd, dat wil zeggen voor soortgelijke instellingen (gezondheidszorg, mutualiteiten en meer dan 1000 werknemers). * Een lijst met de studie- of beroepskwalificaties van de leden van de juridische dienst met het oog op de opvolging en de correcte toepassing van de geldende sociale en fiscale wetgeving in het kader van deze opdracht. Deze moeten hun juridische kennis en hun ervaring inzake sociale en fiscale wetgeving aantonen. * Een lijst met de studie- of beroepskwalificaties en met de beschrijving, de samenstelling, het opleidingsniveau en de kwalificaties van de leden die belast zullen zijn met de loonberekening en de levering en opvolging van bijkomende diensten in het kader van deze opdracht. Deze moeten aantonen dat zij gekwalificeerd zijn om dossiers te beheren op het gebied van sociale wetgeving. * Een beschrijving van de technische apparatuur en meer bepaald de informaticatools (hardware en software), met inbegrip van de evolutie gedurende de afgelopen vijf jaar. De inschrijver moet beschikken over een up-to-date IT-infrastructuur. I.8 Vorm en inhoud van de offertes De inschrijver stelt zijn offerte op in het Nederlands of in het Frans, in drie exemplaren, waarvan één ervan als origineel wordt geïdentificeerd, en vult de inventaris in op het model dat bij het bestek gevoegd is. Wanneer een inschrijver zijn offerte opstelt op andere documenten dan het daartoe voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. De inschrijver bezorgt in bijlage een vertaling van zijn offerte in het Nederlands of in het Frans. De inschrijver vermeldt in zijn offerte welke taal hij wenst te gebruiken voor de gunning en de uitvoering van deze opdracht. Anders zal de taal van de oorspronkelijke offerte worden behouden. De inschrijver vermeldt in zijn offerte duidelijk welke informatie vertrouwelijk is en/of verwijst naar technische of commerciële geheimen die niet door de aanbestedende overheid mogen worden verspreid. Alle documenten die door de inschrijver of zijn gemachtigde worden opgesteld of ingevuld, worden door hem gedateerd en ondertekend. Als de ondertekening gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht. Alle doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen zowel in de offerte als in de bijlagen die de essentiële voorwaarden van de opdracht kunnen beïnvloeden (zoals prijzen, termijnen, technische specificaties) worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend. De prijs van de offerte wordt in euro uitgedrukt. p. 21

22 I.9 Indiening van de offertes De offerte wordt op papier gezet en in een definitief gesloten envelop gestoken waarop het volgende wordt vermeld: de datum van de openingszitting, het besteknummer ( HVS-MP) en het voorwerp van de raamovereenkomst. Ze wordt via een postdienst verzonden of door een drager afgegeven. De inschrijver die zijn offerte via een drager wil indienen, moet dit doen aan het onthaal van Het Huis van de Solidariteit vzw, Sint-Jansplein 1 te 1000 Brussel, en dit tijdens de kantooruren (van maandag tot donderdag van 9.00 u tot u en vrijdag van 9.00 u tot u). Bij de indiening van de offerte door de drager wordt een ontvangstbewijs gegeven. Alleen dit ontvangstbewijs kan dienst doen als bewijs voor de indiening van de offerte. Bij verzending via een postdienst wordt die definitief gesloten envelop in een tweede gesloten envelop gestoken waarop duidelijk "OFFERTE" wordt vermeld. Het geheel wordt verzonden naar: Huis van de Solidariteit vzw Hoofd Aankoopdienst Overheidsopdrachten Mevrouw Emilie Delplanque Sint-Jansstraat Brussel Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart. Offertes die laattijdig bij de voorzitter toekomen, welke er ook de oorzaak van is, worden geweigerd of ongeopend behouden. Nochtans wordt een laattijdige offerte aanvaard voor zover de aanbestedende overheid de raamovereenkomst nog niet heeft gesloten en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de datum van de openingszitting als aangetekende brief is verzonden. De offerte wordt ook de dag na de uiterste datum voor de indiening van de offertes via elektronische weg naar het volgende adres verstuurd: - achats@mutsoc.be In geval van verschillen tussen de papieren versie en de elektronische versie of tussen de drie papieren versies wordt het originele exemplaar van de papieren versie als rechtsgeldig beschouwd. I.10 Informatiesessie. Gezien de complexiteit van de opdracht heeft de aanbestedende overheid beslist om een informatiesessie te organiseren voor mogelijke inschrijvers. Deze laatsten zullen vragen kunnen stellen en de sessie bijwonen. De sessies zal plaatsvinden tussen de publicatie van de aankondiging van opdracht en de dag van de opening van de offertes. Deze informatiesessie zal worden gehouden op 27 juni 2014 om 10u op het volgende adres: Sint- Jansstraat te 1000 Brussel (ingang Sint-Jansplein), zaal Blanche. Tijdens deze informatiesessie zal een beknopt overzicht worden gegeven van het voorwerp van de opdracht. p. 22

23 Met het oog op het correct verloop van de informatiesessie worden de mogelijke inschrijvers die deze sessie willen bijwonen gevraagd om hun vragen per aan de aanbestedende overheid te bezorgen. Het adres is Alleen de vragen die uiterlijk op 19 juni door de aanbestedende overheid worden ontvangen zullen tijdens deze sessie worden behandeld. Aan de ingang van de vergaderzaal zullen de aanwezigen worden gevraagd om de naam en het volledige adres van het bedrijf dat ze vertegenwoordigen in te vullen op een aanwezigheidslijst. De aanbestedende overheid zal daarna aan alle aanwezigen een verslag van de informatiesessie bezorgen. Mogelijke inschrijvers die niet op de informatiesessie aanwezig kunnen zijn, kunnen het verslag opvragen bij de aanbestedende overheid (per op het adres I.11 Opening van de offertes De opening van de offertes vindt plaats in een openbare zitting. Locatie: Huis van de Solidariteit vzw, Sint-Jansstraat (ingang Sint-Jansplein), Magritte-zaal Op: vrijdag 16 juli 2014 om 14u00 I.12 Geldigheidstermijn De inschrijver blijft gebonden door zijn offerte gedurende een periode van 200 kalenderdagen vanaf de dag na de opening van de offertes. I.13 Tests en demonstraties De inschrijver moet de voorgestelde software voor de loon- en weddeadministratie gratis ter beschikking stellen van de aanbestedende overheid gedurende twee maanden vanaf de dag van de opening van de offertes. De aanbestedende overheid zal in die periode tests uitvoeren. Deze tests zullen door 8 personen op onafhankelijke wijze worden uitgevoerd. Elk van hen moet over een individuele toegang beschikken. Indien de voorgestelde software niet overeenstemt met die zoals beschreven in de schriftelijke offerte, dan wordt de inschrijver bestraft met een lagere score voor de gunningscriteria. Om de 8 beoordelaars toe te laten de software te testen, worden de inschrijvers gevraagd om hun software op 28 (of 29) juli 2014 te komen voorstellen. De inschrijver moet contact opnemen met de persoon hieronder om hiervoor een concreet uur af te spreken. Contactpersoon: Emilie Delplanque, Hoofd Aankoopdienst. (Tel.+32 2/ ) Doordat deze formaliteiten van substantiële aard zijn, worden offertes van inschrijvers waarin de toegangen voor het uitvoeren van deze tests niet zijn opgenomen of die niet zijn vergezeld van een demonstratie als formeel onregelmatig beschouwd. I.14 Regelmatigheid van de offertes p. 23

24 Overeenkomstig artikel 95 van het koninklijk besluit van 15 Juli 2011 gaat de aanbestedende overheid de regelmatigheid na van de offertes van de geselecteerde inschrijvers. Ze onderzoekt de regelmatigheid, zowel op formeel als op materieel vlak. I.15 Gunningscriteria A. De volgende criteria zijn van toepassing op de raamovereenkomst en de opdrachten gesloten krachtens de raamovereenkomst: Nr. Beschrijving Gewicht Sociaal secretariaat Prijs 50 Voor elk subcriterium geldt de regel van 3. Score offerte = (prijs van de laagste offerte/prijs van de beschouwde offerte) * gewicht van het criterium prijs A Prijs voor ontwerp en implementatie van het systeem voor loonberekening 5 B Prijs voor onderhoud en wettelijke licenties en het opleveren van maatwerk 10 C Totale prijs voor de opdracht Loonberekening per jaar 20 D Prijs voor juridische bijstand en aangeboden diensten 10 E Prijs voor payrollondersteuning 5 2 Kwaliteit van de dienstverlening, opvolging en plan van aanpak 50 Maatregelen voorgesteld door de dienstverlener om de kwaliteit van de diensten en de nauwkeurigheid van de berekeningen tijdens de uitvoering van de opdrachten te controleren. Aangeboden garanties om de continuïteit van de diensten te waarborgen. De aanbestedende overheid zal veel belang hechten aan: - alle maatregelen voorgesteld door de inschrijver voor het waarborgen van de betaling van de lonen of andere binnen de termijn zoals afgesproken door de aanbestedende overheid en de inschrijver, - alle maatregelen voorgesteld door de inschrijver voor het waarborgen van de termijn voor het reageren op en oplossen van problemen, - flying services De gebruiksvriendelijkheid en de flexibiliteit van de aangeboden interface. Dit criterium zal door de aanbestedende overheid worden beoordeeld op basis van het resultaat aan het einde van de testperiode (zie punt 1.13) Kwaliteit van de juridische diensten 10 Ad-hoc rapportering en aanwezigheid van een budgetmodule 5 Maatwerk (aanpassingen aan het systeem) B. Aan ieder criterium werd een zekere waarde toegekend. Op basis van de beoordeling van al deze criteria en rekening houdend met de waarde die aan elk criterium werd toegekend, worden de raamovereenkomst en de opeenvolgende opdrachten gegund aan de inschrijver met de economisch voordeligste regelmatige offerte voor de aanbestedende overheid en op basis van de uitleg hieronder. p. 24

25 I.15.1 Criterium prijs Voor het criterium prijs moeten de prijzen als volgt worden vermeld: Prijs verplicht te vermelden A. Implementatie en ontwerp van de loonberekening (5%) Implementatie en ontwerp van het systeem voor loonadministratie per eenheidsprijs per entiteit Opleiding van de gebruikers van het systeem voor loonadministratie B. Prijs voor onderhoud en wettelijke licenties en het opleveren van maatwerk (10%) Globale prijs van de licentie voor het gebruik van het systeem voor loonadministratie per jaar Globale prijs voor onderhoud en updaten van het systeem per jaar Parametrage van het systeem of de ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten C. Totale prijs voor de loonberekening per jaar (20%) Prijs per loonberekening per maand per werknemer (dit geldt niet bij herberekening wegens een fout van het sociaal secretariaat) Berekening van de eindejaarspremie per werknemer Berekening van het vakantiegeld per werknemer Berekening van de premie op het vakantiegeld per werknemer en berekening van de premie op de vakantie- en tewerkstellingsattesten per deeltijdse werknemer Prijs per berekening en bestelling van maaltijdcheques per maand per werknemer Prijs per berekening en bestelling van ecocheques per jaar per werknemer Prijs per werknemer voor een berekening bij uitdiensttreding, met inbegrip van het aanmaken van vakantieattesten Bezorgen van de elektronische loonfiche per werknemer per maand Bezorgen van de papieren loonfiche per werknemer per maand Prijs per werknemer voor de berekening en de opvolging van de looninhoudingen per werknemer per jaar Prijs voor het aanleveren van documenten eigen aan de werkgever en de werknemers en duplicaten, zoals de documenten van aangifte aan het ziekenfonds, in elektronische versie per werknemer Prijs voor het aanmaken van de fiscale fiches per werknemer Jaarlijkse afsluiting, elektronische versie/globale prijs Prijs voor het aanleveren van de samenvattende opgave 325, elektronische versie Kostprijs per stuk (excl. BTW) Per entiteit Per gebruiker Per server Per server Per uur Per werknemer Per werknemer Per werknemer Per werknemer Per werknemer Per werknemer Per werknemer Per werknemer Per werknemer Per werknemer Per werknemer Per werknemer Per entiteit Per entiteit p. 25

26 Prijs voor het elektronisch archief voor loonfiches en individuele rekeningen Dienstverlening (periodieke RSZ-verrichtingen, aangifte bedrijfsvoorheffing en aangifte sociale fondsen) per kwartaal/globale prijs Aanleveren van de maandelijkse boekhoudkundige documenten, elektronische versie/globale prijs Aanleveren van een jaarlijks boekhoudbestand, elektronische versie/globale prijs Aanleveren van de sociale balans/globale prijs Aanleveren van een rapport ter voorbereiding van de wettelijke verzekeringen, elektronische versie/globale prijs Aanleveren van gegevensuitwisseling (elektronisch) voor de koppeling met de pensioenkas per werknemer per maand Loonsimulatie per maand per werknemer Berekening van de vergoeding bij einde contract Berekening van educatief verlof per werknemer D. Prijs voor juridische bijstand en aangeboden diensten (10%) Antwoorden op standaard juridische vragen m.b.t. het beheer en de betaling van de lonen en de sociale administratie (uurtarief) Antwoorden op complexe juridische kwesties m.b.t. HR-vraagstukken en payroll (uurtarief) Aanbieden van een elektronische databank omtrent de sociale wetgeving en arbeidsrecht (kosten van de licentie )/jaarlijkse kost SPOC juridische dienst (prijs voor onbeperkte toegang voor specialisten) per jaar E. Prijs voor payrollondersteuning (5%) Servicecontract voor het verlenen van payrollondersteuning/dagtarief (8u) Updates/ nieuwsletters Prijs voor het geven van bijkomende opleidingen aan de dossierbeheerders (op vraag van de klant) Up-to-date handleiding (zowel juridisch advies als het gebruik van de loonmotor) Per entiteit Per entiteit Per entiteit Per entiteit Per entiteit Per entiteit Per entiteit Per werknemer Per werknemer Per werknemer Per uur Per uur Per entiteit Per entiteit Per dag Per entiteit Per uur Per entiteit I.15.2 Criterium kwaliteit van de dienstverlening, opvolging en plan van aanpak Maatregelen voorgesteld door de dienstverlener om de kwaliteit van de diensten en de nauwkeurigheid van de berekeningen tijdens de uitvoering van de opdrachten te controleren (10 punten). Dit wil zeggen dat bij de invoer van gegevens er maximale automatische controles zijn voorzien die gedocumenteerd zijn, signalen geven die voor de gebruiker onmiddellijk te begrijpen zijn en een onmiddellijke correctie toelaten. Deze controles zijn gedocumenteerd. Dit criterium wordt door de aanbestedende dienst beoordeeld op basis van de documentatie en het resultaat aan het einde van de testperiode (zie punt 1.13) p. 26

27 Dit wil zeggen dat bij de berekeningen eveneens controles worden uitgevoerd (voorzien zijn of voorzien kunnen worden) die signalen geven wanneer er bij de uitvoer van de berekening (mogelijke) anomalieën en/of afwijkingen worden vastgesteld. Deze controles zijn gedocumenteerd. Dit criterium wordt door de aanbestedende dienst beoordeeld op basis van de documentatie en het resultaat aan het einde van de testperiode (zie punt 1.13) Dit wil zeggen dat er controlelijsten of controlesystemen ter beschikking worden gesteld die de klant toelaten de berekende gegevens (resultaten van de berekeningen) op een efficiënte en kwalitatieve manier te controleren. Deze lijsten worden automatisch bezorgd op elektronische weg, dit wil dus zeggen dat de klant onmiddellijk het resultaat van de berekening kan controleren. Dit criterium wordt door de aanbestedende dienst beoordeeld op basis van de documentatie en het resultaat aan het einde van de testperiode ( zie punt 1.13). Aangeboden garanties om de continuïteit van de diensten te waarborgen (10 punten). Er is een duidelijke betaalkalender en timing, deze wordt doorgegeven door de klant, maar wordt opgenomen en opgevolgd door de loonmotor. Indien er zich in de periode van de betaling van de lonen technische of andere problemen voordoen die de tijdige betaling van de lonen in gevaar kan brengen, is er een set van maatregelen geboden door het sociaal secretariaat die het mogelijk maken de betaling van de lonen binnen de vooropgestelde timing uit te voeren. Deze maatregelen zijn beschreven en consulteerbaar. Dit criterium wordt door de aanbestedende dienst beoordeeld op basis van de documentatie die hierover ter beschikking wordt gesteld. Dit criterium wordt eveneens beoordeeld op basis van de termijn of snelheid die het sociaal secretariaat vooropstelt om te reageren, om een oplossing te bieden (puntensysteem). De termijn kan overschreden worden indien de vraag de tussenkomst van derden vereist. Indien de klant een probleem zou hebben naar personeelsbezetting (wegvallen van personeelsleden die noodzakelijk zijn voor de payroll kan het sociaal secretariaat medewerkers ter beschikking stellen die bij de klant komen werken (flying services) Dit criterium wordt eveneens beoordeeld op basis van de termijn of snelheid die het sociaal secretariaat vooropstelt om een oplossing te bieden (puntensysteem). De contacten gebeuren telefonisch of per mail met de verantwoordelijke ( steeds dezelfde persoon tot wie we ons kunnen wenden) voor elk partner. De antwoorden worden telefonisch of per mail gegeven en schriftelijk bevestigd indien dit door de aanbestedende overheid gewenst is. Gebruiksvriendelijkheid (5 punten) De user interface dient een moderne look en feel te hebben. De user- interface dient te voldoen aan de huidige normen van ergonomie en leiden tot een vanzelfsprekend gebruiksgemak. Het zelf verklarende en logische van de verschillende schermen zou er als het ware moeten toe leiden dat iemand die gewoon is om lonen te beheren quasi automatisch zijn weg kan vinden in de loonsoftware. Er is een didactische manual ter beschikking zowel elektronisch als op papier. Dit criterium wordt door de aanbestedende dienst beoordeeld op basis van het resultaat aan het einde van de testperiode en op basis van de handleidingen die ter beschikking zijn (zie punt 1.13). Kwaliteit van de juridische diensten (10 punten) Proactief informeren over wijzigingen in de reglementering of aanpassingen en de oplossingen die hiervoor geboden worden binnen de payroll toepassing. Hiervoor stelt het sociaal secretariaat zowel elektronische nieuwsbrieven ter beschikking, als documentatie. Ter zijn eveneens technische brochures ter beschikking, en een FAQ sociale en juridische actualiteiten met modeldocumenten en steekkaarten per paritair comité. Dit criterium wordt door de aanbestedende dienst beoordeeld op basis van het materiaal dat bij wijze van voorbeeld ter beschikking wordt gesteld. p. 27

28 Advies op maat bij specifieke dossiers: de klant kan beroep doen op een juridische expert bij specifieke vragen/problemen. De grondigheid van de adviezen en de snelheid waarmee ze geleverd kunnen worden zijn van doorslaggevend belang. De grondigheid van dergelijke adviezen kan aangetoond worden door het documenteren van de procedure die het sociaal secretariaat hanteert bij dergelijke vragen, en de samenstelling en profiel van het team of medewerkers die dergelijke vragen behandelt. De snelheid waarmee deze adviezen kunnen geleverd worden wordt beoordeeld op het feit of degelijk juridisch advies kan binnen maximaal 36 u na het stellen van de vraag: De termijn kunnen verlengd worden indien de juridische dienst afhankelijk zou zijn van een voorafgaand antwoord van derden. Indien men voor een afdoend advies enorm veel opzoekingswerk dient te verrichten wordt er tussen partijen een redelijke termijn voor het bekomen van het advies afgesproken. Opleiding die voorzien kunnen worden door het sociaal secretariaat indien de klant hier nood aan zou hebben vb bij gebrek aan kennis in het kader van een steeds/veel voorkomend probleem. Ad-hoc rapportering en aanwezigheid van een budgetmodule (5 punten) De toepassing sociaal secretariaat laat de gebruiker toe om zelf snel een rapport te genereren met de velden en gegevens die hij bepaalt, dit naast de standaard rapporten die ter beschikking worden gesteld door de loontoepassing. Deze standaardrapporten kunnen op vraag van de klant aangepast worden. Daarnaast kunnen de gegevens ook rechtstreeks in excel worden getrokken of geëxporteerd worden in excel. Daarnaast kunnen de gegevens ook gebruikt worden om rapportages in excel of andere rapportagetools te maken via OLAP, ODBC en/of rapportering services. De toepassing voorziet in een module die de klant toelaten om een personeelsbudget op te stellen, verschillende simulaties en prognoses te maken, en een vergelijking te maken tussen de reële uitgaven en het personeelsbudget om zo in een periodieke opvolging van het personeelsbudget te voorzien. Maatwerk (10 punten) Het sociaal secretariaat is in staat om op maat van de klant gemaakte oplossingen te bieden en dit binnen een redelijke en vooraf afgesproken termijn en prijs (zie prijscriteria). Maatwerk kan gevraagd worden in functie van de algemene CAO s, sector CAO s, bedrijfscao s, interne processen en interne reglementen zie ook technische vereisten. Dit criterium zal beoordeeld worden aan de hand van voorbeelden die het sociaal secretariaat kan aanleveren over de duur van het uitvoeren van maatwerk en de prijs hiervoor ( zie prijscriteria), en de mogelijkheden die het pakket biedt aan de klant om zelf parametrage te doen. Niet-limitatieve lijst van mogelijke maatwerk: - Beheer ziekteformulieren - Sociale verkiezingen - Bijslag bij ziekte conform CAO - Vertrekpremie SWT conform cao - Bijpassing tijdskrediet 1/5de conform cao - Mobiliteitsplan - Bijzonder personeelsregister - Woon-werkverkeer conform interne regels - Berekening attractiviteitspremie conform de sectorale en bedrijfscao s - Elektronische fiscale fiches - Doorrekenen kostenplaats - Prestatiestaten DAC/gesco p. 28

29 I.16 Keuze van de offerte De aanbestedende overheid kiest de economisch voordeligste offerte (rekening houdend met de gunningscriteria). I.17 Herziening van de prijzen De prijs voor de dienstverlening mag slechts één keer per jaar worden aangepast op verzoek van de dienstverlener of de aanbestedende overheid, namelijk op 1 januari van elk jaar. Een eventuele prijsverhoging of -verlaging mag hoogstens gelijk zijn aan het resultaat van de berekening volgens de volgende formule: P = Po * (X/Xo) P = herziene prijs van de diensten Po = prijs van de diensten zoals vermeld in de inventaris (Bijlage B) bij onderhavig bestek Xo = consumptieprijsindex op de dag van de opening van de offertes X = consumptieprijsindex van de maand voorafgaand aan de prijsherziening De prijsherziening kan alleen worden toegepast indien de uit te voeren prijsverhoging of - verlaging minstens 3% bedraagt van de prijs zoals vermeld in de offerte (voor de eerste prijsherziening) of van de laatste aanvaarde of opgelegde herziene prijs (vanaf de tweede prijsherziening). p. 29

30 I.18 Varianten Het is toegelaten om vrije varianten voor te stellen. Er zijn geen verplichte of facultatieve varianten voorzien. I.19 Sluiten van de raamovereenkomst en tegenspraak tussen de documenten van de raamovereenkomst De raamovereenkomst zal worden gesloten in overeenstemming met de bepalingen van artikel 102 van het koninklijk besluit van 15 juli Bij tegenspraak tussen de documenten van de raamovereenkomst zal, in dalende volgorde van belangrijkheid, aan de volgende documenten voorrang worden gegeven: de bestelbon, het bestek en de offerte. De gegevens van de inventaris zoals verstrekt door de aanbestedende overheid gelden enkel als eenvoudige inlichting en kunnen slechts worden aangewend als aanvulling, in voorkomend geval, van onvolkomenheden van de andere documenten van de raamovereenkomst. De aanbestedende overheid en haar partners zullen de opeenvolgende opdrachten plaatsen op basis van de goedgekeurde offerte die werd ingediend met het oog op het sluiten van de raamovereenkomst. De contractuele voorwaarden van de oorspronkelijke offerte mogen niet meer worden gewijzigd in het kader van de tweede fase van de raamovereenkomst zonder de voorafgaande toestemming van de aanbestedende overheid. p. 30

31 II. Bepalingen van de opdracht In dit tweede deel wordt de procedure vastgelegd voor de uitvoering van de raamovereenkomst en de opdrachten gesloten op basis van de raamovereenkomst. Enkel hoofdstuk 1 en artikelen 61 tot 63 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 en zijn latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken zijn van toepassing op de raamovereenkomst. Alle bepalingen van dit koninklijk besluit zijn van toepassing op de opdrachten gesloten op basis van de raamovereenkomst, behoudens andersluidende bepalingen in dit bestek. II.1 Leidend ambtenaar Voor de aanbestedende overheid vindt de uitvoering van de leveringen plaats onder de controle van de leidend ambtenaar: Naam: De heer LUC CARSAUW, Penningmeester en de heer Alain THIRION, Secretaris gezamenlijk handelend. Adres: Sint-Jansstraat 32-38, 1000 Brussel II.2 Borgtocht Er is geen borgtocht voor de raamovereenkomst. Voor opdrachten op basis van de raamovereenkomst wordt de borgtocht bepaald op 5% van het totale bedrag excl. btw van elke opdracht voor zover de waarde van de opdracht hoger is dan of gelijk is aan Het aldus verkregen bedrag van de borgtocht wordt naar het hoger tiental in euro afgerond. Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen ter zake kan de borgtocht op een van de volgende wijzen worden gesteld: hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij in de vorm van een gezamenlijke borgtocht. De waarborg kan ook worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en de controle op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De opdrachtnemer moet binnen de dertig kalenderdagen na het sluiten van de opdracht aantonen dat de borgtocht werd gesteld door hemzelf of door een derde op een van de volgende manieren: 1 wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de postchèquerekening van de Deposito- en Consignatiekas [bpost bankrekeningnr. BE (IBAN), PCHQBEBB (BIC)] of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2 wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; p. 31

32 3 wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een maatschappij die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4 wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dit bewijs wordt geleverd door overlegging aan de aanbestedende overheid van, naargelang het geval: 1 hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2 hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3 hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4 hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5 hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, de voornaam en het volledige adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding "geldschieter" of "gemachtigde", naargelang het geval. De termijn van dertig kalenderdagen zoals hierboven bedoeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van de borgstelling moet worden verstuurd naar het adres vermeld in de betekening van sluiting van de opdracht. Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de oplevering geldt als: 1 in geval van de voorlopige oplevering: verzoek tot vrijgave van de eerste helft van de borgtocht; 2 in geval van de definitieve oplevering: verzoek tot vrijgave van, hetzij de tweede helft, hetzij het geheel van de borgtocht, al naargelang al dan niet in een voorlopige oplevering is voorzien. II.3 Maatschappelijke bepaling De inschrijver verbindt er zich toe om tot de volledige uitvoering van de opdrachten de 8 basisconventies van de IAO na te leven, meer bepaald: 1. het verbod op dwangarbeid (overeenkomst nr. 29 betreffende de gedwongen verplichte arbeid, 1930, en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van gedwongen arbeid, 1957); 2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); 3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); 4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke beloning, 1951, en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); p. 32

33 5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook betreffende het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Krachtens artikel 44, 1, 1 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 zal de niet-naleving van deze verbintenis worden beschouwd als een niet-uitvoering van de opdrachten volgens de voorschriften bepaald in de documenten van de raamovereenkomst, wat zal leiden tot de ingebrekestelling van de opdrachtnemer en wat krachtens artikel 47, 2, 1 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 aanleiding kan geven tot de toepassing van de maatregelen van rechtswege, namelijk de eenzijdige verbreking van de raamovereenkomst. II.4 Uitvoeringsmaatregelen II Berekening van de termijnen Voor de uitvoering van de opdrachten begint iedere termijn, behoudens andersluidende bepaling, te lopen de dag na de dag of het feit dat als startpunt van de termijn wordt beschouwd. Indien de termijn in dagen is vastgelegd, dan wordt hij, behoudens andersluidende bepaling, uitgedrukt in kalenderdagen en verstrijkt hij op het einde van de laatste dag van de voorziene periode. Indien de termijn in maanden wordt uitgedrukt, dan wordt hij van de zoveelste tot de zoveelste berekend. Indien er geen zoveelste in de maand is of de termijn verstrijkt, dan verstrijkt hij op het einde van de laatste dag van die maand. Indien de laatste dag van een termijn een zaterdag, een zondag of een feestdag is, dan wordt de termijn verlengd tot op het einde van de volgende werkdag. II.4.2 Resultaatsverbintenis Iedere verplichting van de dienstverlener in het kader van de uitvoering van de raamovereenkomst wordt verondersteld een resultaatsverbintenis te zijn, zelfs als dit niet blijkt uit de gebruikte bewoordingen die deze verplichting beschrijven. II.5 Duur De raamovereenkomst wordt gesloten voor een duur van zeven jaar, vanaf de afsluiting van deze raamovereenkomst. Niettemin kunnen de aanbestedende overheid en de opdrachtnemer, zoals aangeduid in punt II.13 (Verbreking) van dit bestek, de raamovereenkomst jaarlijks verbreken middels een vooropzeg per aangetekend schrijven zes maanden voor de vervaldag van de raamovereenkomst. Er zal geen enkele verantwoording moeten worden gegeven voor deze verbreking, die geen aanleiding zal kunnen geven tot vergoedingen. De uitvoering van de opdracht loopt ten einde ten laatste op de dag van de einddatum van de opdracht. Voor de uitvoering van de opdracht zijn alle gedeeltelijke uitvoeringstermijnen dwingend. p. 33

34 II.6 Opdracht krachtens de raamovereenkomst Elke deelneming aan de raamovereenkomst maakt het voorwerp uit van een opdracht gesloten op basis van de raamovereenkomst. De uitvoering van de opdrachten gesloten op basis van de raamovereenkomst zijn ondergeschikt aan een kennisgeving in functie van de behoeften van de verschillende entiteiten (aanbestedende overheid of partner). De aanbestedende overheid en haar partners zullen opdrachten plaatsen op basis van de goedgekeurde offerte die werd ingediend met het oog op het sluiten van de raamovereenkomst. De contractuele voorwaarden van de oorspronkelijke offerte mogen niet meer worden gewijzigd in het kader van de tweede fase van de raamovereenkomst (behoudens met toestemming van de aanbestedende overheid). II.7 Facturering De facturen die gelden als schuldvordering moeten in tweevoud worden opgesteld (waarvan het origineel als dusdanig wordt geïdentificeerd) en worden verstuurd aan de betrokken entiteit. Voor elke entiteit kan de facturering op de volgende manier gebeuren: - 25% van het jaarlijks vooropgesteld bedrag op 30 maart; - 25% op 30 juni; - 25% op 30 september; - 25% op 15 december, na het indienen van een prestatiestaat met vermelding van alle eenheidsprijzen vermenigvuldigd met de tijdens het jaar daadwerkelijk bestelde hoeveelheden. Om het bedrag van de eerste facturen te kunnen vaststellen zal de aanbestedende overheid (partner) aan de opdrachtnemer het aantal werknemers en het aantal geschatte acties doorgeven. Voor de volgende jaren zal de facturering gebaseerd zijn op het jaar dat de facturering voorafgaat. Elke factuur, zelfs indien uitgesplitst, moet worden gedateerd en ondertekend. De laatste factuur van het boekjaar moet de daadwerkelijk geleverde prestaties omvatten. Voor prestaties die worden gefactureerd tegen uurtarief moet de dienstverlener zich ervan vergewissen dat zijn personeel op een adequate wijze de prestatiefiches (timesheets) bijhoudt met betrekking tot de tijd die wordt besteed aan de opdracht, voor zover deze prestaties worden gefactureerd. De timesheets moeten dienen als basis voor het opmaken van de factuur. Ze moeten op eenvoudig verzoek aan de aanbestedende overheid worden bezorgd. Alle facturen moeten de volgende gegevens vermelden: - nummer ( MS-MP); - naam en adres van de aanbestedende overheid of de partner; - aard van de geleverde diensten; - de individuele prijs excl. btw; - de totale prijs excl. btw; - het btw-tarief en het btw-bedrag; - het totale bedrag incl. btw. Voor het Huis van de Solidariteit vzw zullen de facturen die gelden als schuldvordering rechtstreeks aan de dienst boekhouding van het Huis van de Solidariteit vzw worden gericht: Het Huis van de Solidariteit vzw Financiële directie Sint-Jansstraat Brussel p. 34

35 Voor de andere partners zullen de facturen die gelden als schuldvordering rechtstreeks aan de dienst boekhouding van deze partners worden gericht. II.8 Betalingstermijn De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen een termijn van 30 kalenderdagen na de datum van ontvangst van de regelmatig opgemaakte factuur door de aanbestedende overheid of een partner. Deze factuur geldt als schuldvordering. Elk bedrag dat aan de aanbestedende overheid of een partner is verschuldigd in het kader van de uitvoering van de opdracht wordt in eerste instantie ingehouden op de door de opdrachtnemer om welke reden ook opeisbare bedragen. II.9 Implementatie en tests vóór ingebruikneming Voor elke entiteit moet de dienstverlener de prestaties uitvoeren in overeenstemming met het bestek. Wanneer de prestaties correct geïmplementeerd zijn, zal de aanbestedende overheid (partner) de tests uitvoeren die hij noodzakelijk acht om te controleren of de dienst voldoet aan de vastgelegde voorwaarden en klaar is voor de voorlopige oplevering. De tests zullen worden uitgevoerd onder leiding van de contractbeheerder van de aanbestedende overheid, bijgestaan door de contractbeheerder van de dienstverlener. Indien de aanbestedende overheid (partner) van mening is dat de dienst niet voldoet aan de vastgelegde voorwaarden, dan zal ze de dienstverlener hiervan schriftelijk op de hoogte brengen en de gebreken en onregelmatigheden verduidelijken. Tenzij de partijen dit expliciet anders en schriftelijk overeenkomen, moet de dienstverlener binnen de 15 werkdagen na een dergelijke kennisgeving het nodige doen om de dienst in overeenstemming te brengen met de vastgelegde voorwaarden. De aanbestedende overheid (partner) zal vervolgens opnieuw de tests uitvoeren die hij noodzakelijk acht om te controleren dat de dienst voldoet aan de vastgelegde voorwaarden en klaar is voor ingebruikneming. De dienstverlener garandeert dat de aanbestedende overheid ten laatste binnen een termijn van 6 maanden na het versturen van de bestelbon kan overgaan tot ingebruikneming. II.10 Ontvangst Per opdracht gesloten op basis van de raamovereenkomst wordt bij het verstrijken van de termijn van dertig dagen die volgen op de dag die werd vastgesteld voor de afwerking van het geheel van de diensten, naargelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering van de opdracht opgesteld. Wanneer de diensten beëindigd worden vóór of na deze datum, is het aan de dienstverlener om de leidend ambtenaar bij een aangetekende brief hiervan in kennis te stellen en hem bij deze gelegenheid te vragen om tot de oplevering over te gaan. Binnen de 30 dagen die volgen op de ontvangst van de aanvraag van de dienstverlener wordt naargelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering opgesteld. Wat de raamovereenkomst betreft, geldt de laatste oplevering voor een opdracht gesloten op basis van de raamovereenkomst als oplevering ervan. p. 35

36 II.11 Intellectuele en/of industriële eigendom Behoudens afwijkingen hieronder worden de intellectuele-eigendomsrechten die gedaan, ontwikkeld of gebruikt worden bij de uitvoering van de opdracht geregeld door artikelen 19 tot 23 van het koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. Elk bestaand werk gecreëerd door de dienstverlener of een derde dat intellectueel of ander eigendom kan vormen, wordt beschouwd als "bestaande ontwikkelingen". Alle intellectuele en andere eigendomsrechten op eender welk werk (zoals databases, software, ontwikkelingen, rapporten en maatwerk) dat de dienstverlener, zijn werknemers, gemachtigden of onderaannemers specifiek hebben gecreëerd voor de uitvoering van deze raamovereenkomst worden beschouwd als "specifieke ontwikkelingen". Na oplevering zijn de specifieke ontwikkelingen de exclusieve eigendom van de aanbestedende overheid (partner). De dienstverlener zal geen gebruik maken van de specifieke ontwikkelingen voor andere doeleinden dan de uitvoering van deze raamovereenkomst zonder de voorafgaande uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid (partner); hij zal erop toezien dat zijn werknemers, gemachtigden en onderaannemers op dezelfde wijze gehouden zullen zijn aan deze verplichting. Voor zover de dienstverlener een beroep doet op bestaande ontwikkelingen voor de uitvoering van deze opdracht, verleent hij aan de aanbestedende overheid (partner) een niet-exclusieve gebruikslicentie voor de duur van de wettelijke bescherming daarvan. De prijs betaald door de aanbestedende overheid (partner) aan de dienstverlener voor de levering van de prestaties omvat de vergoeding voor de voornoemde overdracht of voor de voornoemde gebruikslicentie. II.12 Maatregelen met betrekking tot het einde van de raamovereenkomst of een opdracht krachtens de raamovereenkomst II.12.1 Overgangsmaatregelen tijdens de volledige duur van de raamovereenkomst Tijdens de volledige duur van de raamovereenkomst moet de opdrachtnemer steeds de nodige maatregelen en voorzorgen nemen om in geval van voortijdige verbreking van de raamovereenkomst of een opdracht krachtens de raamovereenkomst, ongeacht de reden, een naadloze overgang van de uitvoering van de raamovereenkomst of een opdracht krachtens de raamovereenkomst naar een nieuwe dienstverlener of naar de aanbestedende overheid mogelijk te maken en de continuïteit van de dienstlevering te waarborgen. Dit omvat de volgende verplichtingen: (1) voor alle contracten die de dienstverlener of zijn onderaannemer(s) aangaan en voor alle investeringen of ontwikkelingen die de dienstverlener of zijn onderaannemer(s) verrichten in het kader van deze opdracht, het nodige voorzien om een naadloze overgang naar een nieuwe dienstverlener mogelijk te maken, met name door bepalingen op te nemen met betrekking tot de overdraagbaarheid van deze contracten aan de aanbestedende overheid of de nieuwe dienstverlener; (2) zorgen voor de nodige back-ups en het archiveren van gegevens; en p. 36

37 (3) systematisch relevante documentatie schrijven en bijwerken, telkens met een logisch en toegankelijk overzicht. Op eenvoudig verzoek van de aanbestedende overheid moet de dienstverlener de nodige kopieën, documenten en bewijsstukken leveren die aantonen dat de hierboven vermelde verplichtingen door de dienstverlener werden nageleefd. II.12.2 Overgangsmaatregel aan het einde van de raamovereenkomst of een opdracht krachtens de raamovereenkomst Vanaf het moment dat: (1) de opdrachtnemer een kennisgeving van de beëindiging van de raamovereenkomst of de opdracht ontvangt of (2) deze raamovereenkomst of een opdracht krachtens de raamovereenkomst voortijdig wordt verbroken, overlegt de opdrachtnemer met de aanbestedende overheid om te bepalen welke stappen vereist zijn voor, naar keuze van de aanbestedende overheid, het waarborgen van (a) de naadloze overgang van de dienstverlening naar een nieuwe dienstverlener en (b) de vernietiging, verwijdering, teruggave en/of beveiliging van informatie, (persoonlijke) gegevens en bestanden ontvangen door de opdrachtnemer in het kader van de raamovereenkomst of een opdracht krachtens de raamovereenkomst. De opdrachtnemer moet gratis de nodige personen, middelen en informatie ter beschikking stellen om deze stappen te zetten en deze maatregelen te nemen, met inbegrip van: (1) informatie over de lopende contracten, (2) toegang tot broncode, (3) de documenten (in digitale en papieren vorm), (4) een tabel (Excel) met de gegevens van de aanbestedende overheid, (5) toegang tot de software geblokkeerd op de datum van de beëindiging van de raamovereenkomst of een opdracht krachtens de raamovereenkomst. II.13 Verbreking II.13.1 Verbreking van de raamovereenkomst De aanbestedende overheid zoals bedoeld in artikel I.2 en de opdrachtnemer mogen de raamovereenkomst jaarlijks verbreken middels een vooropzeg per aangetekend schrijven zes maanden voor de jaarlijkse vervaldatum. Er zal geen enkele verantwoording moeten worden gegeven voor deze verbreking, die geen aanleiding zal kunnen geven tot vergoedingen. Onverminderd de toepassing van een ambtshalve maatregel (zie art. 47 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013) kan de aanbestedende overheid de raamovereenkomst verbreken ingeval de opdrachtnemer zich bevindt in een situatie van: 1 één van de gevallen die zijn bedoeld in artikel 61 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, uitgezonderd ingeval van toepassing van de wetgeving betreffende de continuïteit van de ondernemingen; 2 onder bijstandstelling wegens verkwisting; 3 onbekwaamverklaring, voorlopige bewindvoering of onder voogdijstelling wegens zwakzinnigheid; 4 in observatiestelling of internering bij toepassing van de wetgeving betreffende de bescherming van de maatschappij; 5 veroordeling tot een onvoorwaardelijke vrijheidsstraf van één maand of meer, wegens deelneming aan een van de hierna vermelde misdrijven of, eventueel aan een poging daartoe: a) misdaden of wanbedrijven tegen de veiligheid van de Staat; b) misdaden of wanbedrijven tegen de openbare trouw; c) samenspanning van ambtenaren; p. 37

38 d) knevelarijen en verduisteringen, gepleegd door ambtenaren; e) omkoperij van ambtenaren; f) belemmering van de uitvoering van openbare werken; g) misdrijven en wanbedrijven van de leveranciers; h) misdaden en wanbedrijven tegen eigendommen. II.13.2 Verbreking van opdrachten gesloten op basis van de raamovereenkomst De aanbestedende overheid, een partner of de opdrachtnemer mogen de opdracht op basis van de raamovereenkomst die op hen betrekking heeft, jaarlijks verbreken middels een vooropzeg per aangetekend schrijven zes maanden voor de jaarlijkse vervaldatum. Er zal geen enkele verantwoording moeten worden gegeven voor deze verbreking, die geen aanleiding zal kunnen geven tot vergoedingen. Onverminderd de toepassing van een ambtshalve maatregel (zie art. 47 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013) kan de aanbestedende overheid de opdracht verbreken ingeval de opdrachtnemer zich bevindt in een situatie van: 1 één van de gevallen die bedoeld zijn in artikel 61 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, uitgezonderd ingeval van toepassing van de wetgeving betreffende de continuïteit van de ondernemingen; 2 onder bijstandstelling wegens verkwisting; 3 onbekwaamverklaring, voorlopige bewindvoering of onder voogdijstelling wegens zwakzinnigheid; 4 in observatiestelling of internering bij toepassing van de wetgeving betreffende de bescherming van de maatschappij; 5 veroordeling tot een onvoorwaardelijke vrijheidsstraf van één maand of meer, wegens deelneming aan een van de hierna vermelde misdrijven of, eventueel aan een poging daartoe: a) misdaden of wanbedrijven tegen de veiligheid van de Staat; b) misdaden of wanbedrijven tegen de openbare trouw; c) samenspanning van ambtenaren; d) knevelarijen en verduisteringen, gepleegd door ambtenaren; e) omkoperij van ambtenaren; f) belemmering van de uitvoering van openbare werken; g) misdrijven en wanbedrijven van de leveranciers; h) misdaden en wanbedrijven tegen eigendommen. II.14 Vertrouwelijkheid bekendmaking De opdrachtnemer en de aanbestedende overheid die bij de uitvoering van de opdracht kennis krijgen, ontvangen of hebben van informatie of documenten of gegevens van gelijk welke aard ontvangen die als vertrouwelijk worden aangemerkt en met name betrekking hebben op het voorwerp van de opdracht, de vereiste middelen voor de uitvoering ervan en op de werking van de diensten van de aanbestedende overheid, nemen de nodige maatregelen om te voorkomen dat deze informatie, documenten of gegevens worden meegedeeld aan derden die er geen kennis mogen van nemen. De opdrachtnemer die bij de uitvoering van de opdracht kennis heeft van een tekening of model, knowhow, methode of een uitvinding toebehorende aan de aanbestedende overheid of gezamenlijk aan de aanbestedende overheid en de opdrachtnemer, onthoudt zich van elke mededeling betreffende de tekening of het model, de knowhow, de methode of de uitvinding aan derden, tenzij die elementen het voorwerp uitmaken van de opdracht. p. 38

39 De aanbestedende overheid die in het kader van de opdracht kennis heeft van een tekening of model, knowhow, methode of een uitvinding toebehorende aan de opdrachtnemer of gezamenlijk aan de aanbestedende overheid en de opdrachtnemer, onthoudt zich van elke mededeling betreffende de tekening of het model, de knowhow, de methode of de uitvinding aan derden, tenzij die elementen het voorwerp uitmaken van de opdracht. De opdrachtnemer neemt in zijn contracten met de onderaannemers de verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over die hij dient na te komen voor de uitvoering van de opdracht. De opdrachtnemer mag in geen geval reclame maken met de raamovereenkomst of de opdrachten gesloten op basis van de raamovereenkomst. II.15 Onderaanneming In voorkomend geval vermeldt de inschrijver in het offerteformulier (Bijlage A) het aandeel van de opdracht dat hij wil uitbesteden. In overeenstemming met artikel 12 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 is de opdrachtnemer verplicht om een beroep te doen op de onderaannemer(s) vermeld in zijn offerte. Voor de levering van prestaties mag de dienstverlener enkel een beroep doen op een andere onderaannemer of zijn rechten en verplichtingen die voortvloeien uit deze opdracht overdragen aan een derde met de voorafgaande, uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om op ieder moment de kwalificaties van de onderaannemer(s) of de overdrager(s) te evalueren. In geval van onderaanneming of overdracht zal de opdrachtnemer niet worden ontslagen van zijn verplichtingen ten opzichte van de aanbestedende overheid en zal hij volledig verantwoordelijk zijn ten opzichte van de aanbestedende overheid met betrekking tot de naleving door de onderaannemer of de overdrager van zijn verplichtingen die voortvloeien uit deze opdracht. Geen enkele bepaling van een overeenkomst tussen de dienstverlener en een onderaannemer of overdrager zal een contractuele betrekking doen ontstaan tussen de aanbestedende overheid en de onderaannemer of overdrager. Een onderaanneming of overdracht mag geen extra kosten meebrengen voor de aanbestedende overheid. II.16 Overdracht Voor elke overdracht van opdracht is de instemming van de gecedeerde partij vereist. Wanneer de opdracht wordt overgedragen door de opdrachtnemer, moet de overnemer aan de passende selectievoorwaarden voldoen om deze instemming te kunnen verkrijgen. In elk geval kan deze instemming slechts worden verkregen mits de essentiële voorwaarden van de opdracht behouden blijven. II.17 Betwistingen Geschillen met betrekking tot de verplichtingen die voortvloeien uit de bepalingen van deze raamovereenkomst kunnen in onderlinge overeenstemming worden beslecht. Bij gebrek aan een dergelijke overeenkomst en voordat ze hun rechten voor een rechtbank laten gelden, kunnen de partijen beslissen om een beroep te doen op één of meerdere experts die door hen worden aanvaard p. 39

40 met het oog op het beslechten van de geschillen door middel van technieken zoals bemiddeling of een bindend advies. De geldigheid, interpretatie en uitvoering van deze raamovereenkomst zijn onderworpen aan het Belgisch recht. Ieder geschil met betrekking tot de geldigheid, interpretatie of uitvoering van deze raamovereenkomst zal uitsluitend door de hoven en rechtbanken van Brussel worden beslecht. II.18 Aansprakelijkheid en verzekeringen De opdrachtnemer sluit de nodige verzekeringen af die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. Binnen een termijn van dertig dagen na het sluiten van de opdracht toont de opdrachtnemer aan dat hij deze verzekeringscontracten is aangegaan, aan de hand van een attest waaruit de door de opdrachtdocumenten vereiste omvang van de gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt. Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht legt de opdrachtnemer dit attest voor, binnen een termijn van vijftien dagen na ontvangst van het verzoek van de aanbestedende overheid. De dienstverlener zal de verdediging opnemen van de aanbestedende overheid, zal zich garant stellen en zal de aanbestedende overheid integraal schadeloos stellen (met inbegrip van de honoraria van de advocaten) voor elke vordering of actie van derden tegen de aanbestedende overheid en zal als enige de integrale verantwoordelijkheid dragen van elke schade en/of boete die voortvloeit uit de nietnaleving door de dienstverlener, zijn werknemers, gemachtigden of onderaannemers van een van zijn/hun verplichtingen krachtens deze opdracht. Indien het onmogelijk blijkt om aan de voorwaarden van de opdracht te voldoen met behulp van de voorziene prestaties, dan dient de dienstverlener alle aanvullende en/of vervangende goederen en/of diensten ter beschikking te stellen op verzoek van de aanbestedende overheid tot aan de voorwaarden van de opdracht is voldaan. II.19 Privacy Wanneer en in de mate dat de dienstverlener in het kader van deze opdracht persoonsgegevens verwerkt die van de aanbestedende overheid (of een partner) afkomstig zijn, treedt hij op als verwerker van persoonsgegevens in overeenstemming met zijn verplichtingen die voortvloeien uit de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en dit ten opzichte van de aanbestedende overheid, die optreedt als verantwoordelijke voor de verwerking. In een dergelijk geval zal de dienstverlener alleen de persoonsgegevens verwerken op verzoek van de aanbestedende overheid en in overeenstemming met diens instructies. De dienstverlener zal op zijn kosten de organisatorische en technische maatregelen treffen die, rekening houdend met de stand van de techniek en de aard van de te beveiligen gegevens en de potentiële risico's, nodig zijn voor een optimale beveiliging en bescherming van de persoonsgegevens tegen toevallige of ongeoorloofde vernietiging, tegen toevallig verlies en tegen de wijziging van of de toegang tot de persoonsgegevens, en iedere andere niet-toegelaten verwerking van persoonsgegevens. De dienstverlener zal de aanbestedende overheid voortdurend op de hoogte houden van die maatregelen. p. 40

41 De dienstverlener zal in het kader van deze opdracht geen persoonsgegevens verwerken of verzenden voor verwerking buiten de Europese Unie zonder de voorafgaande uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. Bovendien zal de verwerking van de persoonsgegevens altijd worden beheerst door het Belgisch recht, ongeacht de plaats waar die verwerking plaatsvindt. II.20 Vervanging van een medewerker belast met het dossier De diensten moeten worden uitgevoerd door de teamleden zoals vermeld in de offerte. De aanbestedende overheid (partner) wordt op de hoogte gebracht van elke vervanging van een medewerker door middel van een kennisgeving die wordt geacht te zijn aanvaard, behoudens schriftelijke weigering door de aanbestedende overheid binnen de zes weken na de kennisgeving. In geval van weigering van de voorgestelde vervanger door de aanbestedende overheid stelt de opdrachtnemer aan de aanbestedende overheid een andere vervanger voor. De aanbestedende overheid kan de voorgestelde vervanger ofwel aanvaarden, ofwel de raamovereenkomst of de opdracht krachtens de raamovereenkomst opzeggen. In elk geval moet de nieuwe medewerker even bekwaam zijn als de in de offerte voorgestelde persoon die hij vervangt. Bij de uitvoering van de raamovereenkomst of een opdracht krachtens de raamovereenkomst kan de aanbestedende overheid de vervanging van een medewerker vragen zonder zich hiervoor te moeten verantwoorden. In dat geval beschikt de opdrachtnemer over een redelijke termijn, onderling overeen te komen, om hem te vervangen. II.21 Technologische evolutie en/of evolutie van de wetgeving. De diensten zoals beschreven in het bestek vormen de minimumnorm die volgens de huidige stand van de techniek vereist is. In de veronderstelling dat die diensten een technologische evolutie zullen ondergaan, rekening houdend met de duur van de opdracht en de tijd die kan verlopen tussen de opstelling van de inschrijving en het moment van de uitvoering van de opdracht, verbindt de dienstverlener er zich toe om op verzoek van de aanbestedende overheid de technologisch verbeterde toekomstige versie aan te bieden die met deze evolutie overeenstemt voor een identieke prijs als die van de diensten zoals momenteel beschreven in het bestek. Door de indiening van zijn offerte garandeert de dienstverlener dat hij, overeenkomstig alle geldende nationale en internationale wets- en reglementsbepalingen, de opdracht mag sluiten en uitvoeren en dat hij alle geldende nationale en internationale wets- en reglementsbepalingen zal naleven bij de uitvoering van de opdracht. Indien de bevoegdheden van de openbare instellingen van sociale zekerheid worden gewijzigd (gedelokaliseerd), dan verbindt de dienstverlener zich ertoe om deze te respecteren en geen prijsverhoging te eisen als gevolg van deze wijzigingen. II.22 Beveiligde verbinding De inschrijver moet aangeven op welke manier een beveiligde verbinding met de aanbestedende overheid tot stand kan worden gebracht en een schatting geven van de directe en indirecte kosten die dit met zich meebrengt. De payrollmedewerker van de aanbestedende overheid (partner) moet ook kunnen telewerken met het systeem, eventueel via het IT-systeem van de aanbestedende overheid. p. 41

42 II.23 Noodcentrum, back-up en noodnummer De leverancier moet beschikken over een noodcentrum om een snel herstel mogelijk te maken na elk verlies van middelen nodig om de opdrachten beschreven in dit bestek uit te voeren, en dit binnen de 24 uur na de ramp. Hij moet ervoor zorgen dat de prestaties zoals beoogd in dit bestek onder geen enkele omstandigheid meer dan 24 uur lang onderbroken zijn. Bovendien zijn de persoonsgegevens opgenomen in loonsoftware zeer belangrijk voor een organisatie. Ze mogen in geen geval verloren gaan en moeten op elk moment beschikbaar zijn. De database, de software en het materiaal moeten dus gedupliceerd zijn. Wanneer een server buiten bedrijf is, moet de andere server met dezelfde gegevens kunnen overnemen. Het is ook belangrijk dat systematisch een back-up wordt gemaakt. Wanneer de behandeling van dossiers vertraging oploopt door technische problemen, dan moet de aanbestedende overheid beschikken over een noodnummer, om zo een tussenkomst te voorzien zodat de lonen toch tijdig worden betaald. In geval van inbreuk op dit artikel door de opdrachtnemer geniet de aanbestedende overheid (partner) onmiddellijk en van rechtswege een schadevergoeding van euro, zonder dat dit afbreuk doet aan het recht van de aanbestedende overheid (partner) om een hogere schadevergoeding te eisen indien hij dit kan bewijzen. p. 42

43 III. Beschrijving van de technische eisen III.1 Voorwerp van de opdracht Deze raamovereenkomst heeft als voorwerp loon- en weddeadministratiediensten door een Erkend Sociaal Secretariaat aan de hand van een softwareoplossing. De raamovereenkomst wordt gesloten voor een duur van 7 jaar, gezien de tijd nodig voor de ingebruikneming van een nieuw sociaal secretariaat en de noodzakelijke investeringen om het personeel op te leiden. De aanbestedende overheid is op zoek naar een partner die, door zijn specifieke ervaring op het gebied van loonadministratie en sociaaljuridische wetgeving, diensten van een sociaal secretariaat kan leveren samen met de noodzakelijke geïntegreerde software. Bovendien is de aanbestedende overheid op zoek naar een partner die haar sociaaljuridisch advies kan verschaffen in het raam van dossiers betreffende de individuele relatie tussen werkgever en werknemer en de collectieve arbeidsverhoudingen. De functies van een sociaal secretariaat zijn de volgende: - loonmotor; - diensten van het sociaal secretariaat; - juridisch advies met betrekking tot sociaal recht, arbeidsrecht en fiscaal recht. III.2 Omschrijving van de structuur van de werkgevers Het netwerk van de socialistische mutualiteiten omvat 6 grote sectoren van werkgevers: 1. De werkgevers binnen de verplichte ziekte- en invaliditeitsverzekering (ziekenfondsen) 2. De sociaal-culturele vzw s 3. De andere vzw s (mantelzorgvereniging, werkgeversvertegenwoordiger) 4. De Instellingen (verschillende werkgevers actief als asielcentrum, rusthuis, ) 5. De werkgever VZW Thuishulp 6. De verzekeringsmaatschappijen van onderlinge bijstand die niet onderworpen zijn aan de wet op de overheidsopdrachten. III.2.1 De ziekenfondsen Ziekenfondsen Koppen FTE PC Union Nationale des , Mutualités Socialistes / Nationaal Verbond van Socialistische Socialistische Mutualiteit , van Zuid- en Midden West-Vlaanderen Bond Moyson Bond Moyson Oost , Vlaanderen De VoorZorg Socialistische Mutualiteit van de provincie , p. 43

44 Antwerpen Vzw De Voorzorg , Mutualiteitsverbond van Limburg Mutualité Socialiste du , Brabant Wallon Solidaris Mons Wallonie ,5 337 Picarde Solidaris Mut Soc C.C.S , Solidaris Mutualité Liège , Solidaris Mutualité Province de Namur , III.2.2 De vzw s III De sociaal-culturele vzw s De socioculturele VZW s zijn ledenorganisaties voor bepaalde doelgroepen. VZW Aantal koppen Aantal FTE PC S-plus vzw (270021) 44 39, Vlaams Socialistisch Vormings- en Rekreatiefonds vzw (270022) Recreatief Aangepast 19 14, Sporten vzw (270032) VFG Vereniging 25 18, Personen met een Handicap vzw (270034) Joetz vzw (270040) 24 21, Viva Socialistische 24 18, Vrouwen Vereniging vzw (270051) S-Sport Federatie vzw 11 9, (270092) S-Relax vzw (270095) S-Hulp vzw (270099) S-Plus Oost-Vlaanderen VFG Oost-Vlaanderen VFG Jong Oost Vlaanderen Vlaams Socialistisch Gezondheidsfonds VFG Antwerpen S-plus Antwerpen VIVA-SVV Antwerpen VFG De Voorzorg S-plus Limburg Vzw Vibez VIVA-SVV Limburg VFG West-Vlaanderen ASPH CPF p. 44

45 ESPACE Seniors FAM Latitude Jeunes 14 17, Latitude Junior asbl Latitude Jeunes Région BW Les p tits Doudous asbl Jeunesse vacances asbl Latitude Jeunes Mons Borinage Espace seniors asbl E.L.E.A. asbl Femmes prévoyantes socialistes Mons- Borinage ASPH asbl FPS TAM asbl Centre A Carlier FPS TAM asbl 315 Latitude TAM asbl ASPH TAM asbl Espace Seniors Tam asbl FPS Centre et Soignies asbl 317 Esp. Seniors du cent. Et Soignies ASPH Centre et soignies asbl Espace Seniors Charleroi asbl Mouvement des FPS asbl 317 Animation Culture Jeunesse 317 ASPH Espace associatif asbl Latitude Jeunes du Centre de Charleroi et Soignies Maison de F&E FPS asbl FPS Liège asbl FAM Solidaris asbl Latitude Junior asbl CPF - FPS asbl Ecole de Prom. Sociale FPS PROMO. Soc Femmes prevoyantes ASbl Jeunesse et culture Réseau Solidaris Asbl ASPH de la province de Namur Asbl FPS de la Province p. 45

46 de Namur Asbl Latitude Jeunes de la Province de Namur III De andere vzw s VZW Aantal koppen Aantal FTE PC La Maison de la 0 0 Solidarité asbl Sovervlag Steunpunt Mantelzorg 2 1, Thuiszorg Bond Moyson West-Vlaanderen vzw Werkerswelzijn cvba Socialistisch volkshuis vzw Vlaamse Federatie Gehandicapten vzw Bond Moyson Jeugddienst vzw Sociale dienst zelfstandigen Inframut /200 Mediotheek Bond /200 Moyson Thuiszorg Oost Vlaanderen Jeugddienst Bond Moyson Oost-Vlaanderen Medisom Thuisverpleging De Voorzorg Antwerpen Fonds Fernard Geens De nieuwe weg De toekomst Antwerpen Mediotheek De Voorzorg Solida vzw Kind en Toekomst Vakanties De Voorzorg /200.00/ Germinal De Uitbreiding Verpleging De Voorzorg VZW Copipers VZW Informedium Thuiszorg Limburg Thuishulp Vzw Medicotheekuitleendienst 4 3, De Voorzorg Vzw Gezondheidscomités p. 46

47 de Voorzorg Limburg Vzw VBVS 0 0? Vzw Solid 0 0? Vzw Poliklinieken Vzw Katarsis Vzw DAGG Vzw Validag Vzw Didior Vzw de Voorzorg Federatie der Zelfstandigen Vzw Gsm VZW De Barketijn Clairs Vallons CSD Drive Mut La Fête des Solidarités Les Riezes et les Sarts L Ouvroir 46 45, Un pass dans l Impasse Centre de Planning fam Rosa Guilmot Action Soc. Brabant Wallon asbl Les femmes prévoyantes Promo Com La maison Boraine asbl Les jours paisibles asbl CSD asbl Centre de Planning Familial as 315 CSDWP asbl Declic emploi asbl C.M.D du Tournaises asbl Repos, Joie, Santé et Solidarité Mobilité du Hainaut Centre de Santé Structure Point Santé CSD Centre et Soignies CSD Mut CSD Charleroi Centre de pla. Fam. Des FPS du centre Charleroi et Soignies p. 47

48 Ariane Fondation Solidaris Immo Retravailler Liège asbl Asbl Centre de Planning fam. De la province de Namur Asbl Centre de Santé du namurois Réseau Solidaris III.2.3 Instellingen Binnen de koepel van de socialistische mutualiteiten zijn er ook een aantal instellingen, meer bepaald vakantiecentra, Instellingen Aantal koppen Aantal FTE PC De Ceder De Lasne De Branding Bellevue Institut Bellevue Centre la Rose des Sables asbl Vacances FPS Prov Liège asbl Loisirs et Vacances du Namurois III.2.4 Thuishulp De vzw Thuishulp is in Vlaanderen actief als zorgverlener met twee grote takken in de dienstverleningsportefeuille: - Thuiszorg (Paritair comité ) - Kinderzorg (Paritair comité 331) Aantal koppen Aantal FTE PC Thuishulp zie onder De vzw is geregistreerd met ondernemingsnummer Het aansluitingsnummer RSZ is: De dienstverlening thuiszorg (PC ) omvat: - Erkende dienst gezinszorg (± personeelsleden en cliënten). - Erkende dienst aanvullende thuiszorg (1.200 personeelsleden en cliënten). - Erkende dienstencheque onderneming (850 personeelsleden en 9000 gebruikers). - Erkende opleiding tot verzorgende (15 personeelsleden en 200 cursisten per jaar) - De dienstverlening kinderzorg (PC 331) omvat: Dienst thuisopvang zieke kinderen (65 personeelsleden) Meer dan 10 kinderdagverblijven (250 personeelsleden) p. 48

49 - Dienstverlening via vrijwilligers (400 vrijwilligers en 15 omkaderaars) - 50 consultatiebureau s (10 personeelsleden, 200 vrijwilligers, 10 artsen in loondienst en 30 artsen free lance) onthaalouders (15 personeelsleden, 380 onthaalouders met het specifiek statuut als onthaalouder). In totaal heeft de vzw een kleine actieve dossiers (effectieve personeelsleden, vrijwilligers, zelfstandigen en onthaalouders). III.3 Gevraagde aanpak Gezien de complexe structuur van de organisatie, de gevraagde functionaliteiten en de verschillende betrokken entiteiten wensen de aanbestedende overheid en zijn partners een gefaseerde implementatie. Eveneens dient de testperiode (bestaande uit het testen van de functionaliteiten en het dubbel lopen) voor de verschillende entiteiten en functionaliteiten in fases te verlopen. Dit wil dus concreet zeggen dat niet voor alle entiteiten op hetzelfde moment getest wordt, dubbel gelopen wordt, en in productie wordt gegaan. Dit wil zeggen dat niet alle functionaliteiten op hetzelfde moment in werking moeten treden. In de functionaliteiten onderscheiden we de volgende grote blokken: 1. Opstart loonmotor (loonberekening) 2. Opstart loonmotor met automatische import van de prestaties uit de tijdsregistratiesystemen en planningsmodules 3. Opstart loonmotor met interface met HR-software 4. Opstart loonmotor met interface boekhoudpakket 5. Opstart loonmotor met rapporteringsmodule Het is de bedoeling dat één entiteit in productie gaat op 1 januari 2015 met de loonmotor op zich zonder interfaces (zie blok 1- opstart loomotor)). Het jaar 2015 zal gebruikt worden voor het ontwikkelen van de bijkomende functionaliteiten, het testen hiervan, en de dubbel draai periodes voor de andere entiteiten. Hierbij vindt u een ruw implementatieschema. In functie van de gekozen leverancier, de analyses kan deze planning inhoudelijk verschuiven maar de data van voor opstart entiteit 1 en als laatste gestart datum. Wanneer Wat Oktober 2014 Toewijzing opdracht Analyse en parametrage partner 1 Testing functionaliteiten loonmotor 01/10/14-31/03/2015 Dubbel draaien partner 1 November 2014 Reprise van de gegevens Testing functionaliteiten Start analyse fase voor partner 2 en opstart van een testomgeving Januari 2015 Startmoment 1: In productie partner 1 + bijhorende entiteiten Februari 2015 Start ontwikkeling interface tijdsregistratie Maart 2015 Testing functionaliteiten Afronden van de analysefase voor partner 2 en start van de ontwikkelingsfase April 2015 Start ontwikkeling interface HR software p. 49

50 Mei 2015 Testing functionaliteiten Ontwikkelingsfase partner 2 afgerond Juni 2015 Dubbel draaien Partner 2 globale testing voor partner 2 van alle functionaliteiten, punt per punt Juli 2015 Testing functionaliteiten Start van volledig kwartaal dubbele verwerking voor partner 2 (met vergelijking resultaten van het bestaand sociaal secretariaat en het nieuw sociaal secretariaat) Augustus 2015 Testing functionaliteiten September 2015 Dubbel draaien partner 3 Oktober 2015 Evaluatie bij partner 2 van de dubbele verwerking van kwartaal 3 in Afhankelijk van deze evaluatie wordt beslist of een extra kwartaal testing nodig is of er op 1 januari 2016 kan in productie gegaan worden November 2015 Dubbel draaien partner 2 December 2015 Dubbel draaien partner 2 Januari 2016 Startmoment 2: Partners 4-50 Februari 2016 Problem solving Maart 2016 Testing reporting tools April 2016 Reporting in productie Januari 2017 Startmoment 3: Resterende partners Voor elke partner en voor elke fase zal een voorlopige oplevering gebeuren conform punt II.9 van dit bestek. III.4 De loonmotor III.4.1 Technische voorschriften Hieronder vindt de inschrijver de IT-standaarden van de werkgevers. De loonmotor dient hier compatibel mee te zijn en hieraan te voldoen. Dit is een minimale technische vereiste. Omdat deze formaliteit een substantieel karakter heeft, zal de offerte van de inschrijver die deze minimumeisen niet bevat als materieel onregelmatig worden beschouwd. - Windows 2008R2 - SQL 2008R2 (de aanbestedende overheid werkt met SQL-databases. Oracle-databases vallen niet binnen de standaard en zullen niet in overweging worden genomen. Voor SQL werken wij met versie 2008R2.) SQL =standaardtaal voor het consulteren en aanpassen van relationele databanken (create, select, update, delete, ) - IIS versie 7 - Virtual server platform vmware Geen admin-rechten toegelaten voor het draaien van de toepassing - SQL DB: Geen dbo-rechten Geen sysadmin-rechten Toepassing kan zelf geen SQL-back-ups nemen Windows authentication required Strong password policy required - Authenticated SMTP III Technische vereisten met betrekking tot gegevensuitwisseling De gegevensuitwisseling dient realtime te gebeuren voor de dossiergegevens (behalve voor koppeling p. 50

51 met de boekhouding). Het gebruik van flatfiles is een minimumvereiste. Het gebruik van webservices is een pluspunt. Er dient minimum een gegevensuitwisseling mogelijk te zijn tussen de verschillende softwares 1 die momenteel een interface hebben met de huidige loonsoftware. De uitwisseling dient minstens dezelfde kwaliteit en functionaliteit te halen als de huidige. (Zie beschrijving verder per interface). Het kunnen aantonen van bewezen interfaces tussen de aangeboden loonsoftware en de verschillende softwares die hieronder beschreven staan wordt als een pluspunt gezien. III Security en toegangsrechten De gegevens van de werknemers van de verschillende partners moeten voldoen aan de hoogst mogelijke securitystandaarden. De loonsoftware en zijn gegevens uiteraard ook. De loonsoftware moet de mogelijkheid hebben om voor de verschillende gebruikers verschillende gebruikersprofielen te voorzien. De mogelijkheid moet bestaan om tot op het veldniveau te bepalen wie de verschillende gegevens kan raadplegen, creëren, wijzigen of verwijderen. De loonsoftware moet de mogelijkheid voorzien om een login -toegang te verschaffen tot de gegevens en moet toelaten om na te gaan wie, wanneer toegang had tot welke informatie. De software zal de gegevens bevatten van verschillende werkgevers. Het is nodig dat hierin selecties kunnen worden gemaakt van wie welke werkgevers kan beheren en wie niet. Daarnaast moet de software ook administrator- en trainerprofielen bevatten. Het beheer van gebruikers moet kunnen worden gekoppeld aan de Active Directory van Windows en de user-id s die zich daarin bevinden. Daarnaast vereist de aanbestedende overheid een integratie zodat de user-id en het wachtwoord van de loonsoftware dezelfde zijn als die van de Windowsaccount. III Interfaces met andere toepassingen Beschrijving van de huidige toestand: Momenteel gebruiken de partners met name de loonmotor van HDP Opasys, die draait op AS400 en de loonsoftware EasyPay. De aanbestedende overheid verwacht dat de voorgestelde loonsoftware gegevens met andere systemen kan uitwisselen. Het is van het grootste belang dat de gegevens afkomstig van de verschillende interfaces altijd perfect overeenstemmen. De lijst hieronder bevat de interfaces die bij sommige partners worden gebruikt. Door deel te nemen aan de opdracht garandeert de inschrijver dat de voorgestelde software perfect compatibel is met de interfaces hieronder. De inschrijver moet een lijst indienen van de interfaces die met de voorgestelde software compatibel zijn. 1. Microsoft Dynamics AX Huidige situatie: De loonsoftware krijgt de signalitiek van de medewerkers via de HR-software die bij alle werkgevers gebruikt wordt, namelijk Microsoft Dynamics AX 4.0. De persoonsgegevens gaan in realtime van AX naar Opasys. Een sollicitant uit de database van AX wordt aangeworven en omgezet in een werknemer. Op dat moment wordt de werknemer gecreëerd in Opasys, zodat de loonverwerking voor deze persoon kan gebeuren. 1 Met verschillende softwares worden de toepassingen bedoeld die werden opgesomd onder punt III Interfaces met andere toepassingen. p. 51

52 Een actieve koppeling tussen deze database (HR-software) en de loonmotor is daarom een vereiste. Dit wil niet zeggen dat Microsoft Dynamics AX master is van de loongegevens want de loongegevens en loonverwerking dienen te allen tijde te worden gevrijwaard en moeten altijd kunnen doorgaan. 2. Xtremis van GET en andere tijdsregistratiesystemen GET Huidige situatie: Voor het bijhouden en verwerken van de prestaties wordt gebruikgemaakt van het tijdsregistratiesysteem Xtremis van de firma GET. Momenteel worden de prestaties in de vorm van flatfiles uit Xtremis gehaald, hieraan worden nog verschillende variabelen (kilometervergoeding, kosten ) toegevoegd. Deze flatfiles worden dan doorgezonden naar Opasys (Open PAyment SYStem) waarbij een bruto-nettoberekening (loonboeking) wordt gecreëerd. Van de aangeboden software verwachten wij eveneens een automatische koppeling tussen Xtremis en de loonmotor. Er bestaat dus een koppeling tussen het tijdsregistratiesysteem en de loonsoftware zodat de prestaties en variabelen automatisch worden ingelezen en verwerkt in de loonsoftware. Van de nieuwe loonmotor wordt deze automatische import en verwerking uiteraard ook vereist. EasyTime van EasyPay Voor de partners die EasyPay gebruiken, wordt als tijdsregistratiesysteem EasyTime gebruikt. Het spreekt voor zich dat tussen deze twee systemen een verregaande integratie bestaat. De aanbestedende overheid verwacht dat deze verregaande integratie ook mogelijk is tussen de nieuwe loonsoftware en EasyTime. Van de aangeboden software verwachten wij eveneens een koppeling tussen EasyTime en de loonmotor. Er bestaat dus een koppeling tussen het tijdsregistratiesysteem en de loonsoftware zodat de prestaties en variabelen automatisch worden ingelezen en verwerkt in de loonsoftware. Van de nieuwe loonmotor wordt deze automatische import en verwerking uiteraard ook vereist. Andere tijdsregistratiesystemen De dienstverlener zal een naadloze integratie tussen de interfaces voorzien en de tijdsregistratiesystemen 3. SPX Dit is de planningsmodule van de thuisverpleging. De personeelsgegevens komen uit AX en EasyPay. De personeelsgegevens van EasyPay komen real time in SPX. De prestaties worden voor de loonberekening binnengelezen via een export bestand vanuit SPX. Dus koppeling SPX nieuw sociaal secretariaat = te realiseren (In de bijlage zit het bestandsformaat). 4. HOST De HOST wordt enkel gebruikt door een partner. Het is een mainframe systeem op basis van een DB2-database. De communicatie gebeurt in een XML-format. De gegevens van de HOST worden ook gebruikt voor de facturering naar klanten en naar VESTA (database van de Vlaamse regering, die alle prestaties bijhoudt van alle ziekenverzorgers in Vlaanderen tot op het niveau van de individuele gebruiker, de dag, het uur en de aard van de prestatie). De gegevens uit de signalitiek worden, na de creatie in het systeem van het sociaal secretariaat, getransfereerd naar de HOST. De dagprestaties (de voorschotten en afrekening) worden twee maal per maand overgemaakt aan het sociaal secretariaat voor de loonberekening. Deze stroom bestaat uit twee XML-koppelingen (prestaties en onkosten). De gegevens van de HOST worden ook gebruikt door de partner voor de facturering naar klanten en naar VESTA. p. 52

53 5. AXI Er wordt gebruik gemaakt van het boekhoudpakket AXI (Oracle Database). Integratie met het boekhoudpakket AXI is een strikte vereiste. De opdrachtnemer dient een identieke file af te leveren per factuur zoals in de bijlage wordt toegelicht (zie bijlage C). Deze bijlage wordt ter informatie meegestuurd. 6. Elektronisch wagenpark Huidige situatie: Er bestaat een integratie tussen de loonsoftware en de beheersoftware van het wagenpark. De gegevens uit de beheersoftware van het wagenpark worden automatisch verwerkt in de loonsoftware. De software bevat alle inlichtingen betreffende de verschillende wagens: registratienummer, CO2- uitstoot, verzekering, enz. 7. Verdere interfaces Het schema hieronder geeft een overzicht van de verschillende interfaces die momenteel van dicht of ver gelinkt zijn aan de loonsoftware (EasyPay en AS-400 Opasys van HDP Partena). Voor meer uitleg over de verschillende interfaces, kan je de verklarende woordenlijst raadplegen. p. 53