Samenwerkingsovereenkomst Mitros en bewonerscommissies en bewonersgroepen

Transcriptie

1 Samenwerkingsovereenkomst Mitros en bewonerscommissies en bewonersgroepen Preambule Doel van de overeenkomst: Samenwerken De georganiseerde bewoners en Mitros willen samenwerken. Hiermee kunnen bewoners invloed hebben op het door Mitros te voeren beleid en daarmee de kwaliteit van het wonen in een complex op korte en lange termijn verbeteren. Als goed verhuurder wil Mitros weten wat er leeft onder haar huurders. Dit mede om haar beleid af te kunnen stemmen op de wensen van huurders. In deze overeenkomst staat beschreven hoe deze samenwerking is opgebouwd. Het gaat over het overleg met georganiseerde huurders. Mitros onderscheidt een Bewonerscommissie, Bewonersgroep en een Werkgroep. De overeenkomst voldoet aan de wettelijke eisen volgens de Wet op het Overleg Huurder en Verhuurder (WOHV), ook wel de Overlegwet genoemd. Het onderscheidt zich op vijf punten van de Overlegwet. Hieronder worden deze punten één voor één beschreven. 1. Representatieve bewonerscommissie versus niet-representatieve bewonersgroep Bewonerscommissies hebben het recht om op tal van onderwerpen geïnformeerd te worden, advies en/of instemming te geven aan Mitros. Belangrijk daarbij is dat de inbreng van de bewonerscommissie steun heeft bij de achterban. De bewonerscommissie vertegenwoordigt huurders in een complex met dezelfde vraagstukken/problematiek, zowel aan de woningen als in de directe woonomgeving. Dit betekent dus vaak dat het om dezelfde soort huizen gaat. De bewonerscommissie weet wat er speelt bij de achterban. Voor zowel de achterban als voor Mitros is de bewonerscommissie dan geloofwaardig. Als er geen bewonerscommissie is, gaat Mitros graag in gesprek met groepen van bewoners die geen formele achterban hebben in het complex. Deze groepen van bewoners leveren een waardevolle bijdrage en zijn de ogen en oren van Mitros. Omdat de bewonersgroep niet een formele achterban vertegenwoordigt, zijn de formele rechten, zoals beschreven in de Overlegwet, niet van toepassing op de bewonersgroep. 2. Nieuwe participatievormen We zien ook dat bewoners op een andere manier betrokken willen worden bij hun complex. De vorm van een bewonerscommissie of bewonersgroep past daar niet altijd bij. In deze overeenkomst wordt daarom ruimte gegeven om een werkgroep van bewoners voor een bepaald onderwerp op te richten. Deze werkgroep gaat tijdelijk aan de slag, maar valt wel onder regie van de bestaande bewonerscommissie, als die er is. 3. Vroegtijdig betrekken Om het verschil te kunnen maken, worden bewonerscommissies vroegtijdig in het veranderproces betrokken. Alleen maar het voorleggen van een uitgewerkt plan voor een formeel advies, werkt voor beide partijen niet bevredigend. De bewonerscommissie heeft niet het gevoel invloed uit te oefenen, omdat het plan eigenlijk al helemaal is uitgewerkt. Mitros raakt gefrustreerd, omdat zij achteraf nog onderdelen moet veranderen aan een voor haar 1

2 kloppende plan. Het is effectiever als partijen veel eerder in het proces gaan overleggen om zo gezamenlijk tot een optimaal mogelijk plan te komen. Hierover zijn afspraken opgenomen in deze overeenkomst. 4. Instemmingsrecht Op twee onderwerpen krijgt de bewonerscommissie instemmingsrecht, namelijk veranderingen in stook- en servicekosten en uitwerken van het sociaal plan bij een herstructureringsproject. Deze onderwerpen hebben zo n grote impact op bewoners dat ook de bewoners zich hiermee moeten instemmen. Echter door deze onderwerpen goed voor te bereiden met de bewonerscommissie, die haar achterban vertegenwoordigt, zal het verkrijgen van draagvlak onder bewoners versoepelen. 5. Initiatiefrecht Mitros staat open voor ideeën en initiatieven van bewoners. Natuurlijk zal Mitros deze ideeën altijd toetsen aan de haalbaarheid voordat zij met de ideeën instemt. Deze open houding en het proces om tot een besluit te komen staat beschreven in deze overeenkomst. Nieuwegein en Utrecht Deze overeenkomst geldt voor de bewonerscommissies en bewonersgroepen van Nieuwegein en Utrecht. In deze steden zijn per stad aparte afspraken gemaakt tussen gemeente, corporaties en vertegenwoordigers van huurders over het participatieproces en de rechten van bewoners(-commissies). Overleggen in de praktijk Zowel de bewonerscommissie/bewonersgroep als Mitros streven er naar dat agendapunten en agendastukken op tijd worden aangeleverd. Beide partijen kunnen zich dan inlezen en beide partijen kunnen zorgen dat gewenste deskundigen bij het overleg aanschuiven. Om voortgang te houden, wordt de vergadering zo veel mogelijk benut en proberen we tot een besluit te komen. Partijen formuleren vaak hun mening tijdens de vergadering, nadat de ander heeft toegelicht en nadat beide partijen van gedachten hebben gewisseld. Van belang daarbij is dat partijen onderbouwen waarom ze iets willen. Een bewonerscommissie/bewonersgroep en ook Mitros heeft soms meer tijd nodig om na te denken over de informatie die zij krijgen in de vergadering. Deze tijd krijgen ze natuurlijk, tenzij dit niet mogelijk is. Twee weken lijkt redelijk, maar hierover worden afspraken gemaakt in de vergadering. Het verslag van het overleg is belangrijk: daarin wordt het een en ander schriftelijk vastgelegd. Wanneer het hierboven omschreven overleg uiteindelijk niet leidt tot overeenstemming, kunnen alleen de bewonerscommissie en Mitros voor de formele procedure kiezen. Dit laatste geldt niet voor een bewonersgroep. Aangezien zij geen achterban vertegenwoordigt en niet namens de bewoners van het complex spreekt, kan zij geen gebruik maken van het officiële adviestraject zoals beschreven in de Overlegwet. Zij kan haar wensen en haar reactie natuurlijk wel kenbaar maken in de vergadering. Aldus overeengekomen op te Utrecht op 20 november 2014 Namens Mitros, Liesbeth Marchesini-Franso.. Namens de Bewonerscommissies en bewonersgroepen.. 2

3 Samenwerkingsovereenkomst Mitros en Bewonerscommissies en Bewonersgroepen Overwegende dat: De bewonerscommissie/ bewonersgroep en de verhuurder in samenwerking én ieder met hun eigen verantwoordelijkheid zich inzet voor het wooncomplex en de huurders in het wooncomplex; de verhuurder verantwoordelijk is voor het beleid en beheer inzake het totale woningbestand; de verhuurder de belangen van huurders van zijn woningen erkent en daarom afspraken wil maken met de bewonerscommissie of bewonersgroep over de samenwerking, zodat de invloed van huurders op het beleid van de verhuurder voor zover dat van belang is voor het complex voldoende wordt gewaarborgd; de verhuurder huurders direct wil betrekken bij onderwerpen die voor hen van belang zijn, om op die manier slagvaardig te kunnen inspelen op de wensen van de huurders vanuit het besef dat daadwerkelijke betrokkenheid en invloed van de zijde van de huurders bevorderlijk is voor een goede dienstverlening en een effectief beheer van de woningen van de verhuurder; het belangrijk is dat de bewonerscommissie of bewonersgroep deze betrokkenheid en invloed uitoefent vanuit een onafhankelijke en zelfstandige positie; voor het beleid en beheer van de verhuurder een goede onderlinge verstandhouding van belang is en gestructureerd overleg en respect voor elkaars doelstellingen noodzakelijk zijn; de verhuurder er waarde aan hecht dat de bewonerscommissie draagvlak heeft bij de huurders die zij vertegenwoordigt; partijen erkennen dat de bewonersgroep niet representatief is voor alle huurders in het complex en daardoor een zwakkere positie heeft in het initiatief-, informatie-, en adviesrecht; de samenwerking tussen verhuurder en bewonerscommissie of bewonersgroep tot doel heeft: - het optimaliseren van de kwaliteit van het wonen; - het bevorderen van een goede relatie tussen huurders en verhuurder; - het laten aansluiten van het door de verhuurder te voeren beleid bij de behoefte van de (toekomstige) huurders; komen het navolgende overeen: I. BEGRIPSOMSCHRIJVING Huurder: natuurlijke persoon, die met betrekking tot een bepaalde woning of wooneenheid - in het desbetreffende wooncomplex waar een bewonerscommissie actief is - een huurovereenkomst is aangegaan met de verhuurder en er zijn hoofdverblijf heeft. Onder huurder wordt ook begrepen de medehuurder. Huurwoning: de woning die in eigendom of beheer is van de verhuurder en die de huurder als huurwoning heeft aanvaard. Wooncomplex: een verzameling van woningen van de verhuurder die financieel, administratief, qua bouwwijze, vraagstukken/problematiek, of anderszins een eenheid vormen. 3

4 Bewonerscommissie: een commissie van bewoners, niet zijnde een huurdersorganisatie, van huurwoningen in een wooncomplex die de belangen behartigt van de huurders van dat complex en die voldoet aan artikel III. Bewonersgroep: een groep bewoners, niet zijnde een huurdersorganisatie of bewonerscommissie, van huurwoningen in een wooncomplex die op eigen titel zich inzet voor de leefbaarheid, het wonen en de woonomgeving van dat complex en die voldoet aan artikel IV. Huurdersorganisatie: de representatieve vereniging of stichting die als doelstelling heeft het behartigen van de belangen van de huurders op verhuurdersniveau. Geschil: is aanwezig zodra de ene partij hiervan schriftelijk mededeling doet aan de andere partij. Geschillencommissie: geschillencommissie zoals bedoeld in artikel XVII van deze Samenwerkingsovereenkomst II. DOELSTELLINGEN EN UITGANGSPUNTEN 1. De Samenwerkingsovereenkomst is opgesteld met de doelstelling: a. Een bewonerscommissie goede mogelijkheden te bieden om de belangen te behartigen van huurders die ze vertegenwoordigt; b. Een bewonersgroep goede mogelijkheden te bieden om op eigen titel van de bewonersgroep in gesprek te zijn met de verhuurder over de leefbaarheid, het wonen en de woonomgeving; c. De verhuurder met het overleg mogelijkheden te bieden om de dienstverlening aan zijn huurders te optimaliseren; d. De taken, plichten en bevoegdheden van de verhuurder, de bewonerscommissie en de bewonersgroep te verduidelijken; e. Regels en procedures af te spreken om het overleg tussen de verhuurder en de bewonerscommissie of bewonersgroep te verduidelijken en te structureren en een goede overlegrelatie te bevorderen; f. Het bevorderen van samenwerking en gelijkwaardig overleg tussen de verhuurder en de bewonerscommissie of bewonersgroep met respect voor ieders positie en verantwoordelijkheden. 2. De verhuurder zal nieuwe bewoners attenderen op de mogelijkheid zich aan te sluiten bij de bewonerscommissie of bewonersgroep. 3. Bij wijziging in wetgeving of inwerkingtreding van enige andere wetgeving voor het overleg tussen huurder en verhuurder zal de Samenwerkingsovereenkomst zo nodig worden bijgesteld. III. ERKENNING EN REPRESENTATIVITEIT VAN DE BEWONERSCOMMISSIE 1. De verhuurder erkent de bewonerscommissie als gesprekspartner voor de onderwerpen van beleid en beheer zoals genoemd in bijlage 1 die voor de huurders van dat complex van belang kunnen zijn onder voorwaarde dat: a. De bewonerscommissie alle huurders van de woningen, waarvoor ze de belangen behartigt, in de gelegenheid stelt om zich bij haar aan te sluiten; b. De commissie uit minimaal drie vertegenwoordigers bestaat; 4

5 c. De bewonerscommissie de huurders op de hoogte houdt van haar activiteiten en hen betrekt bij haar standpuntbepaling; d. De bewonerscommissie ten minste eenmaal per jaar een vergadering uitschrijft voor de huurders, waarin ze verantwoording aflegt van haar activiteiten in het verstreken jaar en haar plannen bespreekt voor het eerstvolgende jaar en deze vaststelt; e. De verhuurder ontvangt een kort verslag van dit overleg; f. De bewonerscommissie toont op verzoek van de verhuurder aan welk deel van de huurders van het complex zij vertegenwoordigt, op welke wijze zij de huurders betrekt bij de standpuntbepaling en hoe de communicatie met de huurders plaatsvindt; g. De verhuurder kan besluiten een bewonerscommissie niet te erkennen als bewonerscommissie in de zin van de Overlegwet, indien de commissie niet aannemelijk kan maken dat zij namens de huurders van het complex met de verhuurder in overleg kan treden of niet anderszins aan de vereisten van de Overlegwet voldoet. 2. Wanneer er meerdere bewonerscommissies voor hetzelfde woningcomplex zijn opgericht, kan de verhuurder besluiten slechts die bewonerscommissie als gesprekspartner te erkennen die het meest representatief is. Deze representativiteit wordt aangetoond met een meting onder de bewoners. IV. ERKENNING EN REPRESENTATIVITEIT VAN DE BEWONERSGROEP 1. De verhuurder erkent de bewonersgroep als gesprekspartner ook voor de onderwerpen van beleid en beheer zoals genoemd in bijlage 1 die voor de huurders van dat complex van belang kunnen zijn onder voorwaarde dat: a. De bewonersgroep alle huurders van de woningen in het complex waarin zij woont, in de gelegenheid stelt om zich bij haar aan te sluiten. b. De groep bestaat uit minimaal twee huurders uit het woningcomplex. c. Partijen erkennen dat bewonersgroep niet representatief is voor het hele complex en ook niet de belangen van alle bewoners behartigt; d. Partijen erkennen dat bewonersgroep daarom ook geen formule status heeft zoals beschreven in de Overlegwet; e. Mitros behoudt dan ook altijd het recht om bewoners individueel te benaderen en te bevragen; f. De verhuurder kan besluiten een bewonersgroep niet te erkennen als bewonersgroep als die zich alleen richt op zijn persoonlijke en individuele casus en zij niet praat in het belang van het verbeteren van de leefbaarheid en woongenot in en om haar complex. 2. Wanneer er naast de bewonersgroep ook een bewonerscommissie of andere bewonersgroep voor hetzelfde woningcomplex is opgericht, kan de verhuurder besluiten slechts die bewonerscommissie of bewonersgroep als gesprekspartner te erkennen die het meest representatief is. V. RECHT OP HET NEMEN VAN INITIATIEF 1. Een bewonerscommissie of bewonersgroep kan initiatieven ontwikkelen ter verbetering van de woning, het complex, de gemeenschappelijke ruimten of de directe woonomgeving. 2. De bewonerscommissie of bewonersgroep informeert de verhuurder uit eigen beweging schriftelijk over het initiatief. De bewonerscommissie of bewonersgroep geeft daarbij zijn beweegredenen aan en de gevolgen van het initiatief voor de huurders en verhuurder. 5

6 3. De bewonerscommissie of bewonersgroep voert een initiatief niet uit, dan nadat hij de verhuurder in staat heeft gesteld met hem over de verstrekte informatie overleg te voeren en dan nadat de verhuurder hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven of medewerking heeft toegezegd. 4. Op een door de bewonerscommissie of bewonersgroep uitgebracht schriftelijk initiatief wordt door de verhuurder zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen drie weken na ontvangst van dat initiatief, schriftelijk en gemotiveerd gereageerd. Dit kan zowel een inhoudelijke reactie of procesvoorstel zijn. 5. Voordat Mitros haar in lid 3 genoemde medewerking verleent zal Mitros de in lid 1 genoemde initiatieven toetsen op: a. Of het initiatief om de woningen of directe woonomgeving van huurders van Mitros gaat; b. Of het initiatief bij Mitros hoort of dat een andere partij erbij wordt betrokken; c. Of het initiatief de leefbaarheid verbetert; d. Of meerdere bewoners in het complex en/of de buurt achter het initiatief staan en er draagvlak voor is; e. Of bewoners zelf in staat zijn om het initiatief te realiseren; f. Of het past binnen andere plannen voor deze woningen en/of buurt, waaronder het portefeuillebeleid en huurprijsbeleid; g. Of het past binnen de middelen van Mitros (tijd, geld en inzet van medewerkers); h. Of het past binnen wet- en regelgeving en het sponsorbeleid van Mitros. 6. Dit initiatiefrecht kan ingezet worden op alle onderwerpen die genoemd worden in de bijlage Onderwerpen. In de bijlage wordt hier geen aparte verwijzing naar gemaakt. BEWONERSCOMMISSIE VI. AGENDERINGS- EN OVERLEGRECHT VAN DE BEWONERSCOMMISSIE 1. De bewonerscommissie heeft de mogelijkheid onderwerpen te agenderen waarover ze overleg wil voeren met de verhuurder en in de vergadering advies wil uitbrengen tijdens dat overleg. 2. De voorkeur is om in ieder geval een voorjaars- en najaarsoverleg te houden. 3. Tijdens het najaarsoverleg bepaalt de bewonerscommissie of bewonersgroep met Mitros wat de belangrijke onderwerpen zijn om in het komende jaar te behandelen. 4. Bij onderwerpen die van belang zijn voor meerdere bewonerscommissies of bewonersgroepen, waaronder in ieder geval de herstructurering van een wijk waar meerdere bewonerscommissies of -groepen werkzaam zijn, kan gezamenlijk met de betrokken bewonerscommissies of bewonersgroepen worden overlegd. VII. HET OVERLEG TUSSEN VERHUURDER EN BEWONERSCOMMISSIE 1. Het overleg met een bewonerscommissie ligt bij de onderwerpen die zich in het betreffende complex afspelen. De in bijlage 1 genoemde onderwerpen zullen, wanneer daartoe aanleiding bestaat, aan de orde worden gesteld. 2. Het overleg tussen de verhuurder en de bewonerscommissie vindt tenminste één keer per jaar plaats. Maar bij voorkeur tweemaal of vaker, of als één of beide partijen dat noodzakelijk acht. 3. De verhuurder wordt in de overlegvergadering vertegenwoordigd door daartoe belaste medewerkers, al dan niet vergezeld van één of meer functionarissen van de verhuurder. 4. De bewonerscommissie wordt in de overlegvergadering vertegenwoordigd door haar vertegenwoordigers. 6

7 5. De bewonerscommissie of de verhuurder kan na tijdig voorafgaande kennisgeving aan de andere overlegpartner, één of meer deskundigen uitnodigen tot het bijwonen van het overleg, indien dit voor de behandeling van een bepaald onderwerp redelijkerwijze nodig is. 6. Het voorzitterschap van het overleg wordt in onderling overleg bepaald. 7. De datum en agenda van het overleg worden gezamenlijk in overleg bepaald en ten minste twee weken voorafgaand aan het overleg aan de deelnemers toegezonden. 8. Het verslag van de overlegvergadering wordt uiterlijk drie weken na het overleg door de verhuurder toegezonden aan de deelnemers. Bij het verslag wordt een afsprakenlijst met afhandelingstermijnen gevoegd. Het verslag wordt in het volgende overleg vastgesteld. 9. Een voorbeeld van agenda en verslag is als bijlage opgenomen. VIII. GEVEN VAN INFORMATIE AAN EN DOOR DE BEWONERSCOMMISSIE 1. De verhuurder informeert de bewonerscommissie op verzoek tijdig en kosteloos over de onderwerpen van beleid en beheer zoals genoemd in bijlage 1 die voor de bewonerscommissie van wezenlijk belang kunnen zijn. 2. De verhuurder informeert de bewonerscommissie uit eigen beweging schriftelijk over zijn voornemens tot wijzigingen in het door hem gevoerde beleid of beheer. 3. De verplichting te informeren geldt niet voor informatie waarvan de verstrekking zich tegen het bedrijfsbelang van de verhuurder verzet. Indien mogelijk licht de verhuurder toe waarom in dit geval het bedrijfsbelang geldt. Dit indien de bewonerscommissie hiernaar vraagt. 4. De partijen kunnen nadere afspraken maken over het vertrouwelijk behandelen van stukken. Daarbij wordt van het volgende uitgegaan: a. Ieder vertrouwelijk stuk heeft een, door de adviseur opgestelde, leesbare samenvatting die wel voor bewoners beschikbaar is. In deze samenvatting is ook de context waarbinnen het rapport is opgesteld, omschreven. Over het tijdstip waarop deze samenvatting wordt vrijgegeven maken bewonerscommissie en verhuurder afspraken. b. Het vertrouwelijke en integrale rapport wordt aan de bewonerscommissie ter beschikking gesteld, mits deze onder begeleiding van de gezamenlijk te bepalen adviseur en in de context waarbinnen het rapport is opgesteld wordt gelezen. c. Lid 4a en 4b gelden niet in geval lid 3 van toepassing is. 5. Partijen kondigen elkaar van te voren aan als zij een complexgewijze brief of nieuwsbrief sturen. Ook kan de andere partij gevraagd worden de (nieuws-)brief te toetsen op onduidelijkheden en leesbaarheid. Daarnaast informeren zij elkaar van te voren als ze in contact treden met pers, politiek of andere openbare instanties 6. De bewonerscommissie stelt de namen en adressen van haar vertegenwoordigers aan de verhuurder ter beschikking. IX. ADVIESRECHT VAN DE BEWONERSCOMMISSIE 1. De bewonerscommissie kan de verhuurder altijd, gevraagd en ongevraagd, adviseren over alle onderwerpen van beleid en beheer. 2. Het overleg over het advies begint vroegtijdig om de bewonerscommissie zoveel als mogelijk mee te nemen in het proces om tot het aangepast beleid of beheer te komen. Dit betekent dat: a. Mitros de bewonerscommissie zoveel mogelijk betrekt bij het analyseren van het probleem; 7

8 b. Oplossingen gezamenlijk worden verkend; c. Mitros een oplossing kiest en daarbij haar grenzen stelt en hierover duidelijk communiceert naar de bewonerscommissie; d. Mitros begrijpt dat de keuze soms ook nadelige gevolgen kan hebben en hier begrip voor toont; e. Dat gezamenlijk gezocht kan worden naar alternatieven die bewoners zelf kunnen oppakken om daarmee de nadelige gevolgen te verzachten; f. Dat bij uitvoeren van de oplossing Mitros haar afspraken nakomt. 3. Tenzij anders is overeengekomen, start de formele adviesrechtprocedure op het moment zoals omschreven in lid 2c van dit artikel. Deze formele adviesrechtprocedure staat beschreven in lid 4 tot en met 8 van dit artikel. 4. De verhuurder informeert de bewonerscommissie uit eigen beweging schriftelijk over voornemens tot wijziging in het door haar gevoerde beleid met betrekking tot de onderwerpen zoals genoemd in bijlage 1 voor zover die op het complex van toepassing zijn. De verhuurder geeft daarbij haar beweegredenen aan en de gevolgen van haar voornemens voor de huurders. 5. De verhuurder voert een voornemen tot wijziging in het beleid niet uit, dan nadat zij de bewonerscommissie in staat heeft gesteld met haar over de verstrekte informatie overleg te voeren en, als de bewonerscommissie dat wenst, daarover schriftelijk advies uit te brengen. In de praktijk vindt het geven van advies vaak plaats in de vergadering en wordt dit in het verslag vastgelegd. 6. Als de bewonerscommissie niet binnen zes weken reageert op het verzoek om advies, wordt aangenomen dat ze met het voorgestelde instemt. 7. Op een door de bewonerscommissie uitgebracht schriftelijk advies wordt door de verhuurder zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen twee weken na ontvangst van dat advies, schriftelijk en gemotiveerd gereageerd. 8. De verhuurder kan een voornemen tot wijziging van haar beleid uitvoeren na ontvangst van een schriftelijke mededeling van de bewonerscommissie dat deze geen bezwaar heeft tegen het voornemen, als de gestelde termijn voor het uitbrengen van advies is verstreken of drie dagen nadat de bewonerscommissie de schriftelijke reactie op haar advies heeft ontvangen. X. INSTEMMINGSRECHT BEWONERSCOMMISSIE 1. Met betrekking tot de in het schema genoemde onderwerpen sociaal plan en stook- en servicekosten wordt aan de bewonerscommissie instemmingsrecht verleend. 2. De verhuurder zal over genoemde onderwerpen geen besluit nemen, dan wel tot uitvoering van een besluit overgaan, alvorens daarover overeenstemming is bereikt met de desbetreffende bewonerscommissie. In de praktijk vindt het geven van instemming vaak plaats in de vergadering en wordt dit in het verslag vastgelegd. 3. De verhuurder neemt het initiatief voor het bereiken van overeenstemming noodzakelijke overleg. 4. Als partijen niet tot overeenstemming over de onderwerpen het sociaal plan en stooken servicekosten komen, wordt het draagvlak van de achterban voor het voorstel van de verhuurder gemeten. In de andere gevallen van instemmingsrecht ontstaat er een geschil. 5. Als de verhuurder niet het instemmingsrecht toepast door aan haar verwijtbare oorzaken, is het besluit vernietigbaar. 8

9 XI. ALTERNATIEVE PARTICIPATIEVORMEN VANUIT EEN BEWONERSCOMMISSIE 1. In overleg of in opdracht van een bewonerscommissie kan een werkgroep opgericht worden. a. Een werkgroep krijgt een specifieke en helder omschreven opdracht. In beginsel wordt een werkgroep opgeheven nadat de opdracht is voltooid. b. Een werkgroep bestaat uit huurders die door de bewonerscommissie worden benoemd en krijgt een contactpersoon bij Mitros die namens Mitros is gemandateerd om met de werkgroep te overleggen. 2. Een bewonerscommissie kan ook een andere vorm van participatie ontwikkelen waarbij zij haar achterban informeert of raadpleegt over een bepaald onderwerp. BEWONERGROEP XII. AGENDERINGS- EN OVERLEGRECHT VAN DE BEWONERSGROEP 1. De bewonersgroep heeft de mogelijkheid onderwerpen te agenderen waarover ze overleg wil voeren met de verhuurder en in de vergadering advies wil uitbrengen tijdens dat overleg. 2. Bij onderwerpen die van belang zijn voor meerdere bewonerscommissies en/of bewonersgroepen, waaronder in ieder geval de herstructurering van een wijk waar meerdere bewonerscommissies en/of -groepen werkzaam zijn, kan gezamenlijk met de betrokken bewonerscommissies en/of bewonersgroepen, worden overlegd. XIII. HET OVERLEG TUSSEN VERHUURDER EN BEWONERSGROEP 1. Het zwaartepunt van het overleg met de bewonersgroep ligt bij de onderwerpen die zich in het betreffende complex afspelen. De in de hieronder genoemde onderwerpen zullen, wanneer daartoe aanleiding bestaat, aan de orde worden gesteld. 2. Het overleg tussen de verhuurder en de bewonersgroep vindt regelmatig plaats, afgestemd op het onderwerp. 3. De verhuurder wordt in de overlegvergadering vertegenwoordigd door daartoe belaste medewerkers, al dan niet vergezeld van één of meer functionarissen van de verhuurder. 4. Het overleg wordt gevoerd met een aantal deelnemers van de bewonersgroep. 5. De bewonersgroep of de verhuurder kan na tijdige voorafgaande kennisgeving aan de andere overlegpartner, één of meer deskundigen uitnodigen tot het bijwonen van een overleg, indien dit voor de behandeling van een bepaald onderwerp redelijkerwijs nodig is. 6. Het voorzitterschap wordt in onderling overleg bepaald. 7. De datum en agenda van het overleg worden gezamenlijk en in overleg bepaald en worden ten minste twee weken voorafgaand aan het overleg aan de deelnemers toegezonden. 8. Het verslag van de overlegvergadering wordt uiterlijk drie weken na het overleg toegezonden door de verhuurder aan de deelnemers. Bij het verslag wordt een afsprakenlijst met afhandelingstermijnen gevoegd. Het verslag wordt in het volgende overleg vastgesteld. XIV. IN GESPREK ZIJN MET DE BEWONERSGROEP 1. De verhuurder is in overleg met de bewonersgroep, omdat zij een waardevolle bijdrage leveren en de ogen en oren zijn van Mitros. 9

10 2. In deze gesprekken krijgt de bewonersgroep de gelegenheid te spreken over wat zij belangrijk vindt wat er gebeurt in en rondom hun complex. 3. Deze gesprekken vinden plaats op basis van openheid en vertrouwen. Dit betekent dat: a. De verhuurder de bewonersgroep op verzoek tijdig en kosteloos informeert over onderwerpen die vallen onder de bijlage 1 en die voor het complex van wezenlijk belang kunnen zijn; b. De verhuurder informeert de bewonersgroep ook over voornemens tot wijzigingen van beleid en beheer van de onderwerpen waarover partijen al in gesprek zijn. 4. De verplichting te informeren geldt niet voor informatie waarvan de verstrekking zich tegen het bedrijfsbelang van de verhuurder verzet. Indien mogelijk licht de verhuurder toe waarom in dit geval het bedrijfsbelang geldt, indien de bewonersgroep hiernaar vraagt. 5. De partijen kunnen nadere afspraken maken over het vertrouwelijk behandelen van stukken. Daarbij wordt van het volgende uitgegaan: a. Ieder vertrouwelijk stuk heeft een leesbare samenvatting. Deze samenvatting wordt gemaakt door de adviseur die het rapport heeft opgesteld. Deze samenvatting is voor bewoners beschikbaar. In deze samenvatting is ook de context waarbinnen het rapport is opgesteld omschreven. Over het tijdstip waarop deze samenvatting wordt vrijgegeven maken bewonersgroep en verhuurder afspraken; b. Het vertrouwelijke en integrale rapport wordt aan de bewonersgroep ter beschikking gesteld, mits deze onder begeleiding van de adviseur en in de context waarbinnen het rapport is opgesteld wordt gelezen; c. Lid 5a en 5b gelden niet in geval lid 3 van toepassing is. 6. Partijen kondigen elkaar van te voren aan als zij een complexgewijze brief of nieuwsbrief sturen. Ook kan de andere partij gevraagd worden de (nieuws-)brief te toetsen op onduidelijkheden en leesbaarheid. Ook kondigen zij elkaar van te voren aan als ze in contact treden met pers, politiek of andere openbare instanties. 7. De bewonersgroep stelt de namen en adressen van haar vertegenwoordigers aan de verhuurder ter beschikking. 8. Tijdens deze gesprekken kan de bewonersgroep aan de verhuurder altijd, gevraagd en ongevraagd, hun wensen uitspreken over alle onderwerpen van beleid en beheer. 9. Een bewonersgroep krijgt in de gesprekken ook de ruimte een reactie aan Mitros te geven over de voorgenomen wijzigingen in beleid. Dit is echter geen recht zoals staat beschreven in de Overlegwet. 10. Mitros zal in het overleg terugkoppelen wat met de reactie/wens van de bewonersgroep is gedaan. XV. ROL VAN DE BEWONERSCOMMISSIE OF BEWONERSGROEP IN EEN VERENIGING VAN EIGENAREN (VvE) 1. Als een complex onderdeel is van een VvE dan blijft Mitros het eerste aanspreekpunt voor de bewonerscommissie of bewonersgroep. 2. Mitros behartigt de belangen van Mitroshuurders bij de VvE. Met Mitros kunnen afspraken gemaakt worden over onderwerpen die besproken moeten worden in de jaarlijkse ledenvergadering van de VvE. Hierover overlegt Mitros ieder jaar met de bewonerscommissie of bewonersgroep volgens de afspraken vastgelegd in deze overeenkomst. Mitros neemt de belangrijkste punten dan mee naar de leden- en/of bestuursvergadering van de VvE. De bewonerscommissie krijgt verslag over de vergadering. 10

11 3. Het kan zijn dat huurders én eigenaren samen zich actief willen inzetten voor het complex. In dat geval gaan de bewonerscommissie, Mitros en de VvE in overleg om te kijken op welke manier dat ingevuld kan worden. 4. Mitros maakt ook nog apart beleid over de rol van huurders die wonen binnen VvE s. Hier wordt verder naar verwezen. XVI. FINANCIËLE REGELING 1. De verhuurder ondersteunt de bewonerscommissie(s) of bewonersgroep door een bijdrage in de kosten die samenhangen met haar taken, zoals het op de hoogte houden van de huurders, het betrekken van de achterban bij de standpuntbepaling en de deskundigheidsbevordering van haar vertegenwoordigers. 2. De financiële regeling uit lid 1 is uitgewerkt in bijlage De verhuurder ondersteunt ook de bewonerscommissie(s) of bewonersgroep die te maken hebben met herstructurering in hun complex door een bijdrage in de kosten van de ondersteuner die de bewonerscommissie of bewonersgroep begeleidt. 4. De financiële regeling uit lid 3 is uitgewerkt in Regeling Ondersteuningsgelden Deze regeling is opgenomen in bijlage De Regeling Ondersteuningsgelden 2009 is oorspronkelijk alleen voor de Utrechtse bewonerscommissies geldig, maar wordt door Mitros ook voor de Nieuwegeinse commissies gehanteerd. XVII. GESCHILLENREGELING 1. Geschillen die voortvloeien uit de toepassing, uitvoering en/of interpretatie van deze overeenkomst, kunnen op verzoek van één der partijen of door hen gezamenlijk schriftelijk worden voorgelegd aan een (ad hoc) te benoemen geschillencommissie. 2. De geschillencommissie bestaat uit drie (3) personen. Mitros en de bewonerscommissie wijzen elk een lid aan die aantoonbaar deskundig is op in ieder geval het terrein van de overlegwet. Deze beide leden wijzen samen het derde lid aan. Dit derde lid wordt aangewezen als neutrale voorzitterschap van de commissie. 3. Werknemers en leden van de raad van commissarissen van Mitros, bestuursleden van de overkoepelende huurdersorganisatie kunnen geen deel uitmaken van de geschillencommissie. 4. De geschillencommissie toetst of partijen de bepalingen van de Overlegwet dan wel de afspraken in deze overeenkomst zijn nagekomen. 5. De geschillencommissie heeft het recht op inzage op alle informatie van de partijen die betrekking heeft op het geschil. 6. De geschillencommissie zal de partijen mondeling horen alvorens zij tot een uitspraak komt. De partijen krijgen ruim voordat de commissie hen mondeling hoort inzage in alle informatie die betrekking heeft op het geschil. 7. De geschillencommissie besluit zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen zes (6) weken na haar aantreden over het voorgelegde geschil. Deze termijn kan eenmalig, na schriftelijke en gemotiveerde kennisgeving, worden verlengd met maximaal twee (2) weken. De commissie stelt de partijen direct in kennis van haar beslissing. 8. Zolang het geschil in behandeling is bij de geschillencommissie, wenden partijen zich niet tot de kantonrechter, behoudens gevallen waarmee een spoedeisend belang is gemoeid. 9. De geschillencommissie doet schriftelijk uitspraak. De uitspraak van de geschillencommissie is bindend, tenzij een van de partijen binnen vier (4) weken na de uitspraak alsnog besluit het geschil voor te leggen aan de kantonrechter. 11

12 10. Mitros neemt de kosten voor haar rekening van de gebruikelijke vergoeding aan leden van de in te stellen geschillencommissie. XVIII. DUUR EN WIJZIGING VAN DEZE OVEREENKOMST 1. Deze overeenkomst is aangegaan voor onbepaalde tijd en treedt in werking met ingang van ondertekening van de overeenkomst. 2. Vierentwintig maanden na ondertekening wordt deze overeenkomst, de aard en inhoud van het overleg tussen partijen geëvalueerd. Vervolgens wordt jaarlijks in overleg tussen partijen bepaald of evaluatie gewenst is. 3. De verhuurder dan wel de bewonerscommissies kunnen deze overeenkomst opzeggen. Eenzijdige opzegging geschiedt schriftelijk en gelet op de inhoud en strekking van deze overeenkomst met redenen omkleed met inachtneming van een opzegtermijn van minimaal zes maanden. 4. Voordat partijen deze overeenkomst conform het vorige lid opzeggen, zal er overleg tussen partijen plaatsvinden. 5. Deze overeenkomst kan worden gewijzigd als partijen hierover overeenstemming hebben bereikt. De wijziging(en) word(t)(en) schriftelijk vastgelegd en ondertekend door partijen. 12

13 Bijlage 1 Toelichting op schema In het onderstaande schema staan onder a. tot en met i. de onderwerpen die de Overlegwet in artikel 3 lid 2 noemt in verband met het informatie-, overleg- en adviesrecht van de bewonerscommissie. Daarnaast noemt het schema nog andere onderwerpen die niet in de Overlegwet worden genoemd, maar die wel onderdeel van het overleg met Mitros kunnen zijn. De opsomming van (deel)onderwerpen is bedoeld om aan te geven welke concrete thema s onder de geformuleerde wettelijke onderwerpen vallen. De getallen die bij elk onderdeel in de rechterkolom staan, geven de bevoegdheid aan die de bewonerscommissie bij elk van deze thema s heeft. Vanuit de Overlegwet geldt dit schema allereerst voor de bewonerscommissies. Het kan ook als leidraad dienen voor het geven van informatie aan en het hebben van overleg met de bewonersgroepen. Bevoegdheden 1 informatierecht: dit geldt voor alle in het schema genoemde onderwerpen; 2 gekwalificeerd adviesrecht: dit is het in de wet omschreven adviesrecht, op basis van de daarvoor eveneens in de wet aangegeven procedure. Hierbij gaan wij er vanuit dat deze onderwerpen zoveel als mogelijk tijdens reguliere overleggen besproken en afgehandeld worden; 3 instemmingsrecht: Mitros dient op dit onderwerp overeenstemming te bereiken met de bewonerscommissie. Het agenderingsrecht (zie hoofdstuk 2) geldt voor alle onderwerpen met betrekking tot het complex, ook als ze niet in dit schema of de wet staan of (in de samenwerkingsovereenkomst) extra zijn overeengekomen. Overlegniveau De zwart geschreven onderwerpen gelden op buurt- en complexniveau voor bewonerscommissies. De grijs geschreven onderwerpen gelden op lokaal en regionaal niveau voor huurdersorganisaties (of voor de duidelijkheid toch weglaten) ONDERWERPEN a. het in stand houden van en het treffen van voorzieningen aan woongelegenheden en de direct daaraan grenzende omgeving portefeuilleplan meerjarenbeleid en -begroting onderhoud beleid basiskwaliteit meerjarig onderhoudsprogramma complex (incl. centrale voorzieningen en installaties) 1 Planning en uitvoering onderhoudsprogramma van het complex 2 planvorming, planning en uitvoering groot-onderhoud complex 2 Toelichting: Mitros geeft voor het eerste jaar concreet aangeven welke maatregelen staan ingepland (programma, planning, uitvoering). Voor de jaren daarop volgend kan Mitros logischerwijs alleen een indicatie geven. Die maatregelen en planning zijn dan nog niet definitief vastgelegd. 13

14 b. het slopen, renoveren, verwerven, vervreemden en bezwaren van woongelegenheden afweging en argumentatie herstructurering algemeen nieuwbouwbeleid: koop, huur, prijsklasse, doelgroep algemeen beleid woningverbetering en procedure beleid energiebesparing sociaal plan/statuut beleid tegemoetkoming overlast en onkosten bewoners invulling herstructurering op wijk/complexniveau en bepalen op welk niveau het 2 complex aangepakt gaat worden programma van eisen voor nieuwbouw of verbetering van het complex 2 planvorming, planning en uitvoering nieuwbouw of verbetering van het complex 2 invulling sociaal plan/statuut op complexniveau 3 Toelichting: Bij ingrijpende renovatie of sloop van zogenaamde complexen die zijn genoemd in de prestatieafspraken met de gemeente gelden stedelijke afspraken over het participatieproces en de rechten van bewoners(-commissies). Voor overige complexen gelden deze afspraken niet. Bij de aanpak van deze complexen zal Mitros in overleg met de bewonerscommissie of bewonersgroep afspraken maken over het participatieproces. Hierbij gaan we uit van de manier van werken zoals in deze overeenkomst is beschreven. Het is belangrijk een bewonersgroep en/of bewonerscommissie mee te nemen in de bepaling op welk niveau het complex verbeterd gaat worden. Kiest Mitros voor sloop/nieuw, renovatie of groot-onderhoud. Een bewonerscommissie kan, na achterban beraad, hierover een advies geven. Dit kan discussies en onduidelijkheden op een later moment voorkomen. In de prestatieafspraken met de gemeente Utrecht en Nieuwegein is een basis sociaal plan opgenomen. Dit sociaal plan moet ingevuld en aangevuld worden in het overleg tussen bewonerscommissie en Mitros om het geldig te laten zijn voor het betreffende wooncomplex. Naast instemming van Mitros en de bewonerscommissie, zullen de huurders met deze aanpassingen wel of niet instemmen middels een draagvlakmeting. aan- en verkoop huurwoningen aan- en verkoopbeleid algemeen (eerstvolgende jaar en meerjarig) beleid tussenvormen huur en koop (Te woon, MGE, Koopgarant etc.) participatiebeleid huurders in gemengde complexen verkoopplan woningen van het complex (per woning of complexgewijs) 2 splitsings- en huishoudelijk reglement VvE 2 beheerplan in 'gemengde' complexen 2 Toelichting: Als een complex een verkooplabel krijgt, vraagt Mitros hierover advies aan de bewonerscommissie. Daarnaast gaat het op complexniveau met name om afstemming van een langdurig traject: planning van bouwkundige maatregelen om splitsen mogelijk te maken, hoe worden huurders geïnformeerd, welke rechten en mogelijkheden hebben huurders, hoe gaat het beheer plaatsvinden in de Vereniging van Eigenaren (VVE). Bij verkoop van een complex als geheel aan een andere verhuurder volgt Mitros de procedure van het ministerie van VROM. Gemeente, de huurderskoepel en de bewonerscommissie kunnen daarin advies geven. 14

15 c. het toewijzings- en verhuurbeleid woonruimteverdelingsbeleid en verantwoording daarvan beleid en procedure bij verhuizing (oplevering, opnamestaat) beleid zelf aangebrachte veranderingen (zav) en vergoedingen daarvoor wijziging van toewijzingsbeleid voor het betreffende complex 2 Toelichting: Het toewijzingsbeleid is een onderwerp dat vooral op niveau van de huurderskoepels wordt besproken. Indien het grote gevolgen heeft voor een complex, wordt dit ook met de bewonerscommissie besproken. Denk hierbij aan aanbrengen of weghalen van 55+ label, een grote groep woningen verhuren aan een maatschappelijke instelling etc. d. de door de verhuurder in het algemeen te hanteren voorwaarden van de overeenkomst van huur en verhuur procedure aangaan en beëindigen huurovereenkomst beleid schuldsanering en (voorkomen van) huisuitzetting e. het beleid inzake de huurprijzen huurprijsbeleid algemeen (differentiatie, streefhuurbeleid, huurharmonisatie) huurbeleid geliberaliseerde huurprijzen huurprijsbeleid per complex 2 huurverhoging na woningverbetering van complex 2 Toelichting: Het huurbeleid is een onderwerp dat vooral op niveau van de huurderskoepels wordt besproken. Hieronder valt ook de huurverhoging per 1 juli en de uitgangspunten voor een eventuele differentiatie over de complexen. Indien het grote gevolgen heeft voor een complex, wordt dit ook met de bewonerscommissie besproken. Over de jaarlijkse huurverhoging wordt de bewonerscommissie in ieder geval ieder jaar tijdig geïnformeerd. Huurverhoging na woningverbetering wordt na overleg met de bewonerscommissie vastgesteld. Door middel van een draagvlakmeting zal dit onderwerp voor aanvang aan alle betrokken bewoners worden voorgelegd. f. de samenstelling, het kwaliteitsniveau en de prijs van het door de verhuurder aan te bieden pakket van diensten die rechtstreeks verband houden met de bewoning, het betrekken van een woongelegenheid en het huisvesten van personen beleid servicekosten algemeen (samenstelling, kwaliteit, diensten en prijs) procedure afrekening servicekosten contracten tussen verhuurder en leverancier(s) van diensten en service beheerovereenkomst keuze, evaluatie en wijziging beheerder aard, omvang en wijziging servicekostenpakket en prijs per complex 3 Toelichting: Mitros en de bewonerscommissie peilen voor relevante wijzigingen in het servicekostenpakket, vooral als deze ook consequenties hebben voor de kosten, altijd of er draagvlak is onder huurders. Dat kan eenvoudig door huurders te informeren en een mogelijkheid te geven om te reageren. Dat kan bij wat belangrijkere wijzigingen via een huurdersbijeenkomst en/of middels een schriftelijke peiling van de meningen. Het is aan het onderlinge overleg tussen Mitros en de bewonerscommissie hoe het draagvlag 15

16 gemeten wordt. De wet schrijft voor dat bij grote wijzigingen (als er in het pakket iets bij komt of vervalt) en grote kostenverhogingen er een draagvlakmeting gehouden moet worden, waarbij 70% van de huurders moet instemmen. De omschrijving in de Overlegwet biedt interpretatieruimte. De komende jaren wordt gekeken hoe het in praktijk werkt. De Overlegwet geeft niet aan wanneer er sprake is van grote wijzigingen, dus zal dit later nader moeten worden beschreven. Dit geldt ook wanneer en in welke mate het draagvlak onder bewoners moet worden gepeild. g. een voorstel tot een fusie als bedoeld in de artikelen 312 en 313 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek fusievoornemen en samenwerkingsverbanden gevolgen fusie voor huurders ten aanzien van de prijs-kwaliteitsverhouding, dienstverlening, kwaliteitsinvesteringen, zeggenschap h. het beleid inzake de leefbaarheid in de buurten en wijken waar de betrokken woongelegenheden of wooncomplexen zijn gelegen, alsmede inzake herstructurering van die buurten of wijken algemeen beleid leefbaarheid, onderhoud en verbetering woonomgeving plan voor leefbaarheid, onderhoud en verbetering woonomgeving op wijkniveau 2 Plan voor dagelijks beheer en sociale veiligheid complex 2 Toelichting: Bij beheer en leefbaarheid van het complex, denken we aan dagelijks beheer, aanpak overlast, verbetering veiligheid, beheerplan. Mitros en de bewonerscommissie werken samen en maken afspraken over de gezamenlijke inzet en denken na over andere partijen die betrokken worden. Dit is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. De jaarlijkse schouw is hier een hulpmiddel voor. Bij beleid over leefbaarheid en herstructurering van buurt en wijk kunnen partijen ervoor kiezen met meerdere bewonerscommissies en overige huurders in een gebied gezamenlijk te overleggen. Dat ligt zelfs voor de hand. i. het beleid inzake het bijdragen aan het tot stand brengen van huisvesting voor ouderen, gehandicapten en personen die zorg of begeleiding behoeven algemeen beleid wonen en zorg j. de uitspraken van de klachtencommissie van de verhuurder vaststelling en wijziging klachtenreglement rapportage aantal en soort klachten klachtenafhandeling door commissie en corporatie 1 l. de beoogde inhoud van prestatieafspraken tussen de verhuurder en één of meerdere gemeenten in geval van onderhandelingen over zulke prestatieafspraken inzet verhuurder voor prestatieafspraken met gemeente(n) 1 m. Extra onderwerpen (niet in de Overlegwet genoemd): vaststelling en wijziging samenwerkingsovereenkomst 3 participatie(overeenkomst) bewonerscommissie 3 16

17 Bijlage 2 Financiële regeling onkosten bewonerscommissie 1. Om voor een financiële bijdrage in aanmerking te komen dient een bewonerscommissie te voldoen aan de bepalingen onder artikel III van de Samenwerkingsovereenkomst. 2. Een bijdrage in de onkosten wordt slechts verleend voor die werkzaamheden die met de taak van bewonerscommissies verband houden. Het gaat bijvoorbeeld om een tegemoetkoming in kosten voor vergaderruimte, het informeren van de achterban (bv. fotokopieën, portokosten), de bankrekening, het betrekken van de achterban bij haar standpuntbepaling, de scholing van de vertegenwoordigers van de bewonerscommissie en het bevorderen van de onderlinge band met de bewoners bij voorkeur gekoppeld aan een activiteit van de bewonerscommissie. Het geld is niet voor onkostenvergoedingen of aanschaf van computers en dergelijke. 3. Om voor een bijdrage in aanmerking te komen, dienen bewonerscommissies vóór 1 maart van het nieuwe boekjaar bij Mitros een schriftelijke aanvraag in voor een financiële bijdrage, voorzien van een begroting. Het boekjaar is gelijk aan een kalenderjaar. 4. Het maximumbedrag voor bewonerscommissies is vastgesteld op 635,- in Elk jaar wordt dit bedrag geïndexeerd conform het CPI (Consumentprijsindex van het CBS). 5. Bewonerscommissies die een hoger bedrag dan in lid 4 genoemd menen nodig te hebben, dienen bij hun aanvraag een werkplan te voegen, met daarin gemotiveerd omschreven welke activiteiten zij van plan zijn uit te voeren. 6. Bij de beoordeling van de in lid 4 en 5 genoemde aanvraag houdt Mitros rekening met de omvang van het complex waarin de bewonerscommissie actief is, alsmede met de aard van de problematiek. Indien Mitros een bijdrage toekent die lager is dan de aanvraag, zal Mitros dit motiveren. 7. Bewonerscommissies moeten na afloop van het boekjaar (in ieder geval vóór 1 maart van het nieuwe boekjaar) een eindafrekening indienen, voorzien van bewijsstukken (bonnen), en een verslag van hun werkzaamheden. 8. Er kunnen geen bedragen worden meegenomen naar het volgende jaar. Hier is één uitzondering op. Als een bewonerscommissie wil sparen voor een grotere/duurdere activiteit in een volgend jaar, dan mag geld worden meegenomen. De bewonerscommissie kan maximaal 2 jaar sparen, zodat in het 3 e jaar de activiteit kan plaatsvinden. Met de contactpersoon van Mitros worden afspraken gemaakt over welke activiteit het gaat, hoeveel geld wordt gespaard en wanneer het geld wordt ingezet. Als Mitros het voorstel goedkeurt, wordt het geld meegenomen naar het volgende jaar. 9. Bewonerscommissies die al eerder een bijdrage hebben ontvangen, krijgen na aanvang van het nieuwe boekjaar niet eerder het hun toekomende bedrag dan nadat afrekening van het vorige boekjaar heeft plaatsgevonden. Een gedeeltelijke vooruitbetaling van dit voorschot is mogelijk in overleg met de contactpersoon van Mitros en op basis van een concrete aanleiding. 10. Na indiening en goedkeuring van de eindafrekening en van de aanvraag voor financiële bijdrage voor het nieuwe boekjaar worden deze met elkaar verrekend tot een voorschot. Mitros streeft er naar dat de bewonerscommissie dit voorschotbedrag binnen 4 weken na indiening ontvangt. 11. Bewonerscommissies dienen over een aparte bank- of girorekening te beschikken op naam van de bewonerscommissie, waarop Mitros het onder 9 genoemde bedrag kan storten. 17

18 Bijlage 3 Financiële regeling onkosten bewonersgroep 1. Om voor een financiële bijdrage in aanmerking te komen dient een bewonersgroep te voldoen aan de bepalingen onder artikel IV van de Samenwerkingsovereenkomst. 2. Een bijdrage in de onkosten wordt slechts verleend voor die werkzaamheden die met de taak van de bewonersgroep verband houden. Het gaat bijvoorbeeld om een tegemoetkoming in kosten voor vergaderingen. Het geld is niet voor onkostenvergoedingen of aanschaf van computers en dergelijke. 3. Om voor een bijdrage in aanmerking te komen, dient de bewonersgroep een schriftelijke aanvraag in voor een financiële bijdrage. 4. Het maximumbedrag voor een bewonersgroep is vastgesteld op 200,- in Elk jaar wordt dit bedrag geïndexeerd conform het CPI (Consumentprijsindex van het CBS). 5. Bewonersgroepen die een hoger bedrag dan in lid 4 genoemd menen nodig te hebben, dienen bij hun aanvraag gemotiveerd te omschrijven welke activiteiten zij van plan zijn uit te voeren. 6. Bij de beoordeling van de in lid 4 en 5 genoemde aanvraag houdt Mitros rekening met de omvang van het complex waarin de bewonersgroep actief is, alsmede met de aard van de problematiek. Indien Mitros een bijdrage toekent die lager is dan de aanvraag, zal Mitros dit motiveren. 7. Bewonersgroepen kunnen maximaal twee keer per jaar, maar in ieder geval na afloop van het boekjaar (en in ieder geval vóór 1 maart van het nieuwe boekjaar) een eindafrekening indienen, voorzien van bewijsstukken (bonnen), en een verslag van hun werkzaamheden. 8. Op basis van de eindafrekening krijgt de bewonersgroep de financiële bijdrage uitbetaald of Mitros betaalt rechtstreeks de gemaakte kosten aan de leverancier. Een gedeeltelijke vooruitbetaling van de financiële bijdrage is incidenteel mogelijk in overleg met de contactpersoon van Mitros en op basis van een concrete aanleiding. 18

19 Bijlage 4 Leefbaarheidsgeld - geld voor sociale activiteiten 1. Bewonerscommissies, bewonersgroepen en bewoners die initiatieven hebben in het verbeteren van leefbaarheid, kunnen hiervoor een financiële bijdrage van Mitros krijgen. 2. Wil een bewonerscommissie, bewonersgroep of bewoner beschikken over een bijdrage in leefbaarheidsprojecten, dan moet zij hier een formele aanvraag voor doen. Mitros beslist over het goedkeuren van de aanvragen en het uitkeren van de bijdragen. 3. Bij de beoordeling van de leefbaarheidsaanvraag houdt Mitros rekening met de omvang van het complex waarin de bewonerscommissie actief is, en met de aard van de problematiek. Ook houdt Mitros rekening met mogelijke financiële bijdragen van anderen instellingen zoals de gemeente. Mitros toetst ook of het voorstel meegenomen kan worden in de lopende onderhoudsbegroting voor komend planmatig onderhoudsproject, investeringsproject of ander leefbaarheidsproject van Mitros. Als dat zo is, vervalt het voorstel. 4. Indien Mitros een bijdrage toekent die lager is dan de aanvraag, zal Mitros dit motiveren. 5. Mitros reageert binnen uiterlijk drie weken op het leefbaarheidsinitiatief. Bewonerscommissies 6. Een bewonerscommissie kan deze aanvraag tegelijkertijd indienen met de begroting voor de financiële bijdrage genoemd in bijlage 2. Als indicatie geldt dat het leefbaarheidsgeld voor een bewonerscommissie maximaal 2,25 bedraagt per woning van het complex dat onder de bewonerscommissie valt. 7. Ook later in het jaar kan een (aanvullende) aanvraag worden gedaan. Of deze aanvraag wordt toegekend hangt af hoeveel leefbaarheidsgeld dat nog beschikbaar is. 8. De aanvraag kan gedaan worden met behulp van het formulier dat is terug te vinden op de website van Mitros. 9. Bewonerscommissies moeten na afloop van het boekjaar (in ieder geval vóór 1 maart van het nieuwe boekjaar) een eindafrekening indienen, voorzien van bewijsstukken (bonnen), en een verslag van hun werkzaamheden. 10. Er kunnen geen bedragen worden meegenomen naar het volgende jaar. Hier is één uitzondering op. Als een bewonerscommissie wil sparen voor een grotere/duurdere activiteit in een volgend jaar, dan mag geld worden meegenomen. De bewonerscommissie kan maximaal 2 jaar sparen, zodat in het 3 e jaar de activiteit kan plaatsvinden. Met de contactpersoon van Mitros worden afspraken gemaakt over welke activiteit het gaat, hoeveel geld wordt gespaard en wanneer het geld wordt ingezet. Als Mitros het voorstel goedkeurt, wordt het geld meegenomen naar het volgende jaar. 11. Bewonerscommissies die al eerder leefbaarheidsgeld hebben ontvangen, krijgen na aanvang van het nieuwe boekjaar niet eerder het hun toekomende bedrag dan nadat afrekening van het vorige boekjaar heeft plaatsgevonden. Een gedeeltelijke vooruitbetaling van dit voorschot is mogelijk in overleg met de contactpersoon van Mitros en op basis van een concrete aanleiding. 12. Na indiening en goedkeuring van de eindafrekening en van de aanvraag voor leefbaarheidsgeld voor het nieuwe boekjaar worden deze met elkaar verrekend tot een voorschot. Mitros streeft er naar dat de bewonerscommissie dit voorschotbedrag binnen 4 weken na indiening ontvangt. 13. Bewonerscommissies dienen over een aparte bank- of girorekening te beschikken op naam van de bewonerscommissie, waarop Mitros het onder 9 genoemde bedrag kan storten. 19

20 Bewonersgroepen 1. Een bewonersgroep kan deze aanvraag tegelijkertijd indienen met de begroting voor de financiële bijdrage genoemd in bijlage 3. Ook later in het jaar kan een aanvraag worden gedaan. Deze aanvraag kan gedaan worden met behulp van het formulier dat is terug te vinden op de website van Mitros. 2. Bewonersgroepen kunnen maximaal twee keer per jaar, maar in ieder geval na afloop van het boekjaar (en in ieder geval vóór 1 maart van het nieuwe boekjaar) een eindafrekening indienen, voorzien van bewijsstukken (bonnen), en een verslag van de sociale activiteiten. 3. Op basis van de eindafrekening krijgt de bewonersgroep het leefbaarheidsgeld uitbetaald. Een gedeeltelijke vooruitbetaling van de financiële bijdrage is incidenteel mogelijk in overleg met de contactpersoon van Mitros en op basis van een concrete aanleiding. Individuele bewoners 1. Een individuele bewoner kan op ieder moment in het jaar een aanvraag indienen. Deze aanvraag kan gedaan worden met behulp van het formulier dat is terug te vinden op de website van Mitros. 2. Individuele bewoners kunnen na het afronden van de activiteit, maar in ieder geval vóór 1 maart van het nieuwe boekjaar een eindafrekening indienen, voorzien van bewijsstukken (bonnen), en een verslag de sociale activiteiten. 3. Op basis van de eindafrekening krijgt de individuele bewoner het leefbaarheidsgeld uitbetaald. Een gedeeltelijke vooruitbetaling van de financiële bijdrage is incidenteel mogelijk in overleg met de contactpersoon van Mitros en op basis van een concrete aanleiding. 20