SAMENWERKINGSOVEREENKOMST DE ALLIANTIE AMSTERDAM HUURDERSPLATFORM PALLADION

Transcriptie

1 SAMENWERKINGSOVEREENKOMST DE ALLIANTIE AMSTERDAM EN HUURDERSPLATFORM PALLADION 2 oktober 2007

2 Inleiding Ondergetekenden, Huurdersplatform Palladion gevestigd aan Westmallepad 8 te Amsterdam, in deze zin tevens handelend namens de door Huurdersplatform Palladion vertegenwoordigde bewonerscommissies, hierna te noemen bewonerscommissies, te dezen vertegenwoordigd door C.A.M. Kloppenburg Zegers (voorzitter) en de Alliantie Amsterdam, deel uitmakend van stichting de Alliantie, kantoorhoudende aan de James Wattstraat 100 te Amsterdam, te dezen vertegenwoordigd door G. H. Weenink (algemeen directeur Alliantie Amsterdam). overwegende: - dat de Alliantie Amsterdam verantwoordelijk is voor het beheer en het beleid op het gebied van haar totale woningbestand; - dat bij het beheer en de beleidsontwikkeling door de Alliantie Amsterdam participatie van huurders noodzakelijk is en bijdraagt aan verbetering van de kwaliteit van het woningbestand, van de woonomgeving en de dienstverlening; - dat structureel overleg tussen de Alliantie Amsterdam en Huurdersplatform Palladion en bewonerscommissies daarvan niet het enige maar wel een onmisbaar onderdeel uitmaakt èn - dat deze samenwerkingsovereenkomst als doel heeft het hiervoor bedoelde overleg op een zo goed mogelijke wijze te laten plaats vinden, met als doel tot een optimale samenwerking te komen met respect voor wederzijdse standpunten en doelstellingen; - dat Huurdersplatform Palladion de vereniging is van alle door de Alliantie Amsterdam erkende bewonerscommissies en complexvertegenwoordigers; - dat Huurdersplatform Palladion de vertegenwoordiger is van alle huidige en toekomstige huurders van de Alliantie Amsterdam en er naar streeft hun belangen te behartigen; - dat het belangrijk is dat Huurdersplatform Palladion deze betrokkenheid en invloed uitoefent vanuit een sterke, onafhankelijke en zelfstandige positie en dat mede daarom waarde moet worden gehecht aan de representativiteit van Huurdersplatform Palladion; - dat de Alliantie Amsterdam de belangen van huurders van haar woningen erkent en daarom met Huurdersplatform Palladion overlegt en samenwerkt zodat de invloed van huurders op het beleid van de Alliantie Amsterdam 1

3 voldoende wordt gewaarborgd; - Dat deze overeenkomst de bestaande rechtsverhoudingen tussen de Alliantie c.q. de Alliantie Amsterdam en de individuele huurders onverlet laat; komen het volgende overeen: 2

4 Begrippen en definities Artikel 1 De in deze samenwerkingsovereenkomst gebruikte begrippen moeten als volgt worden begrepen; De Alliantie Amsterdam: De Alliantie Amsterdam is een werkmaatschappij van de Stichting Alliantie, gevestigd te Hilversum. de Alliantie is een toegelaten instelling conform het BBSH. Huurdersplatform Palladion: Huurdersplatform Palladion is de lokale huurdersorganisatie te Amsterdam die tot doel heeft de belangen van de huurders van de Alliantie Amsterdam te behartigen. Bewonerscommissie: Een bewonerscommissie, al dan niet zijnde een rechtspersoon, is een uit de huurders en/ of hun mede bewoners op basis van deze Samenwerkingsovereenkomst en het Reglement Bewonerscommissies gekozen of benoemde vertegenwoordiging. Complexvertegenwoordiger: die persoon die namens een wooncomplex optreedt dat geen bewonerscommissie heeft en die op grond van het Reglement Bewonerscommissies erkend is door Huurdersplatform Palladion en de verhuurder. Huurder: Huurder en/of medehuurder is(zijn) de natuurlijke persoon(en) die een woning huurt(en) in eigendom van de Alliantie Amsterdam. Meerderjarige medebewoners, die hun hoofdverblijf in een gehuurde woning hebben zijn voor zover het deze samenwerkingsovereenkomst betreft gelijkgesteld aan de huurder/medehuurder. Bewoner: Onder bewoner en/of medebewoner wordt, naast huurder en medehuurder, verstaan degene, die met instemming van de Alliantie Amsterdam en/of de 3

5 huurder zijn hoofdverblijf in de gehuurde woning heeft. Complex: Een verzameling woningen van de Alliantie Amsterdam die financieel, administratief, qua bouwwijze of anderszins een eenheid vormen èn die in beginsel de basis vormen van het werkgebied van de bewonerscommissie. AAHA: De overkoepelende huurdersorganisatie waarin de lokale huurdersorganisaties van de werkmaatschappijen zijn verenigd met als doel de belangen van alle huurders van de Alliantie te behartigen. Haar kantoor is gevestigd in Amersfoort. BBSH: Besluit Beheer Sociale Huursector. Wet op het overleg huurders, verhuurder: Wet waarin zijn opgenomen de minimale eisen waaraan het overleg tussen huurders en verhuurders moet voldoen. Reglement Bewonerscommissies: Reglement waarin oprichting, instandhouding, rechten en plichten van de bewonerscommissies in het werkgebied van de Alliantie Amsterdam zijn opgenomen. 4

6 Doelstellingen en Uitgangspunten Artikel 2 1. De samenwerkingsovereenkomst is opgesteld met de doelstelling: a. goede mogelijkheden te bieden om de belangen te behartigen van de huurders en (mede)bewoners van de Alliantie Amsterdam. b. De Alliantie Amsterdam door het overleg mogelijkheden te bieden om de dienstverlening aan haar huurders te optimaliseren. c. De taken en bevoegdheden van de Alliantie Amsterdam en Huurdersplatform Palladion te verduidelijken. d. Regels en procedures af te spreken om het overleg tussen de Alliantie Amsterdam en Huurdersplatform Palladion te verduidelijken en te structureren en een goede overlegrelatie te bevorderen. e. Het bevorderen van gelijkwaardig overleg tussen de Alliantie Amsterdam, Huurdersplatform Palladion en de bewonerscommissies. 2. De Alliantie Amsterdam en Huurdersplatform Palladion bevorderen gezamenlijk de totstandkoming van bewonerscommissies in complexen of buurten. 3. Deze overeenkomst biedt Huurdersplatform Palladion de mogelijkheid en middelen om de belangen van de bewoners te bundelen en in te brengen in het beleid van de Alliantie Amsterdam. Aan de Alliantie Amsterdam biedt het de mogelijkheid om met één organisatie te overleggen hoe deze belangen in het beleid ingepast kunnen worden. 4. Partijen streven er naar via constructief overleg en onderhandelingen tot overeenstemming te komen. 5. De Alliantie Amsterdam maakt nieuwe huurders attent op de mogelijkheid donateur te worden van Huurdersplatform Palladion, zich aan te sluiten bij een bestaande bewonerscommissie of bij het ontbreken daarvan op de mogelijkheid een dergelijke commissie op te richten. 6. Deze samenwerkingsovereenkomst beoogt het vastleggen van een overlegstructuur waarin sprake is van een onlosmakelijk met elkaar verbonden trits van overleg op het niveau van bewonerscommissie, Huurdersplatform Palladion en AAHA. Deze trits ziet er als volgt uit: 1. AAHA Behartigt de belangen van alle huurders van de Alliantie. Heeft als gesprekspartner de directie van de Alliantie. Heeft van doen met werkmaatschappijoverstijgend beleid. 5

7 2. Huurdersplatform Palladion Behartigt de belangen van alle huurders van de Alliantie Amsterdam. Heeft als gesprekspartner de directie van de Alliantie Amsterdam. Heeft van doen met complexoverstijgend beleid. Maakt deel uit van AAHA. 3. Bewonerscommissie Behartigt de belangen van huurders van een (deel)complex van de Alliantie Amsterdam. Heeft als gesprekspartner een vertegenwoordiger van de afdeling Beheer c.q. de gebiedsgerichte beheerorganisatie; Heeft van doen met complexaangelegenheden. Maakt deel uit van Huurdersplatform Palladion. Adviesrecht en eventueel instemmingsrecht op genoemde gebieden is het exclusieve recht van deze partijen. De Bewonerscommissie Artikel 3 1. Deze overeenkomst is onverkort van toepassing op bewonerscommissies van de Alliantie Amsterdam die voldoen aan het Reglement Bewonerscommissies. 2. De positie, rechten en plichten van een bewonerscommissie zijn vastgelegd in het Reglement Bewonerscommissies. Erkenning en Representativiteit Artikel 4 1. Huurdersplatform Palladion wordt door de Alliantie Amsterdam erkend als onderhandelingspartner op voorwaarde en zolang; a. Haar leden bestaan uit de bewonerscommissies, die op grond van het reglement bewonerscommissies door Huurdersplatform Palladion zijn erkend. b. Het bestuur wordt gekozen en gecontroleerd door haar leden, die de huurders van de Alliantie Amsterdam vertegenwoordigen. c. Huurdersplatform Palladion haar leden op de hoogte houdt en betrekt bij haar activiteiten en het bepalen van haar standpunten. d. Zij ten minste eenmaal per jaar een ledenvergadering uitschrijft en aldaar verantwoording aflegt van haar activiteiten en de besteding van de 6

8 financiën in het afgelopen jaar alsmede de plannen voor het komende jaar bespreekt en vaststelt. e. Huurdersplatform Palladion de opbouw en de totstandkoming van bewonerscommissies bevordert en stimuleert. f. Huurdersplatform Palladion haar leden actief ondersteunt en voldoende begeleidt bij hun activiteiten. g. Huurdersplatform Palladion de huurders van de Alliantie Amsterdam informeert over haar activiteiten en het gevoerde beleid. h. Huurdersplatform Palladion de Alliantie Amsterdam door middel van een inhoudelijk en financieel jaarverslag informeert over de inspanningen die zij heeft verricht op de in artikel 4 lid a tot en met g beschreven gebieden. Financiële Regeling Artikel 5 1. De Alliantie Amsterdam voorziet, met inachtneming van het bepaalde in artikel 7, van de Wet op het overleg huurders, verhuurder, het Huurdersplatform Palladion van een dusdanige financiële bijdrage dat het Huurdersplatform Palladion haar werkzaamheden volgend uit het BBSH, de Wet op het overleg huurders, verhuurder, deze samenwerkingsovereenkomst en het Reglement Bewonerscommissies goed kan uitvoeren. 2. De vaststelling van de daarvoor benodigde bedragen en de methode van rekening en verantwoording zullen worden vastgelegd in een aparte financiële overeenkomst. Overlegprotocol Artikel 6 1. Data van overlegvergaderingen tussen Huurdersplatform Palladion en de Alliantie Amsterdam worden in overleg vastgesteld. 2. De agenda wordt vastgesteld door een agendacommissie, bestaande uit de voorzitter van Huurdersplatform Palladion en de algemeen directeur van de Alliantie Amsterdam of iemand namens hen. 3. In principe zijn de agenda en de benodigde stukken beschikbaar voor vergadering van het bestuur van Huurdersplatform Palladion voorafgaand aan het overleg met de Alliantie Amsterdam. Voor de agenda geldt dat deze minimaal twee weken voorafgaand aan het overleg beschikbaar is, voor de benodigde stukken een week. 7

9 4. De vergadering wordt beurtelings geleid door een vertegenwoordiger van de Alliantie Amsterdam en een vertegenwoordiger van Huurdersplatform Palladion 5. De Alliantie Amsterdam draagt zorg voor secretariële ondersteuning en notulering van het overleg. 6. Met wederzijdse instemming kan van het in lid 1 tot en met 5 gestelde worden afgeweken. Het overleg Artikel 7 1. Huurdersplatform Palladion en de Alliantie Amsterdam voeren overleg over die onderwerpen, die voor alle huurders van de Alliantie Amsterdam van belang zijn, met inachtneming van het bepaalde in artikel 2, 8, 9 en 10, 2. Beide partijen voeren het overleg vanuit het respect voor een ieders doelstellingen en uitgangspunten. 3. De Alliantie Amsterdam wordt in het overleg vertegenwoordigd door de directie en eventuele adviseurs. 4. Huurdersplatform Palladion wordt in het overleg vertegenwoordigd door haar bestuur en eventuele adviseurs. 5. Het overleg vindt tenminste vier keer per jaar plaats en zoveel vaker als door partijen gezamenlijk gewenst. 6. Overlegvergaderingen worden voorbereid, geleid en verslagen in overeenstemming met het in artikel 6 genoemd overlegprotocol. Wie, wat, wanneer Artikel 8 Het overleg tussen de Alliantie Amsterdam en Huurdersplatform Palladion maakt deel uit van een overlegstructuur op verschillende belangenniveau's, conform: 1. onderstaand schema 2. de lijst van onderwerpen waarnaar verwezen wordt in art overige onderwerpen die de belangen van de huurder raken 8

10 Namens de Alliantie Amsterdam/Alliantie Schema van overleg Wat Alliantiebeleid Werkmaatschappijoverstijgende zaken Alliantie-Amsterdam beleid Complexoverstijgende zaken Complexgerelateerde zaken Individuele zaken Wie namens de huurders (Bestuur) AAHA Bestuurder de Alliantie Bestuur Huurdersplatform Palladion (bestuur) Bewonerscommissie Individuele huurders Directie de Alliantie Amsterdam Gemandateerd medewerker afdeling Beheer Individuele medewerkers de Alliantie Amsterdam Frequentie Daar bepaald Tenminste 4 keer per jaar Tenminste 2 keer per jaar Ad hoc Informatie, advies en instemmingsrecht Artikel 9 1. Informatierecht Informatierecht is het recht om geïnformeerd te worden. Het gaat hierbij om feitelijke informatie zonder welke Huurdersplatform Palladion haar werk niet optimaal kan verrichten of die zij nodig heeft om een beter begrip te hebben voor het beleid van de Alliantie Amsterdam c.q. de Alliantie. a. De Alliantie Amsterdam verstrekt op eigen initiatief, tijdig en kosteloos alle relevante informatie aan Huurdersplatform Palladion. b. De Alliantie Amsterdam verplicht zich voorts informatie over onderwerpen van beheer en beleid te verstrekken op verzoek van Huurdersplatform Palladion c. De bespreking van deze stukken wordt op zodanig tijdstip geagendeerd dat invloed van Huurdersplatform Palladion op de vaststelling van de stukken mogelijk is. d. De onderwerpen waarover ten minste informatie wordt gegeven, zijn vastgelegd op de lijst, waarnaar art. 10 van deze overeenkomst verwijst. Over al deze onderwerpen komt de informatie tijdig en vol- 9

11 ledig tenzij het bedrijfsbelang van de Alliantie zich hiertegen verzet zoals benoemd in artikel 3 lid 3 van de Wet op het overleg huurders verhuurder. e. Huurdersplatform Palladion zal alles doen om vragen en/of kennis over onderwerpen waarnaar art. 10 van deze overeenkomst verwijst, tijdig en volledig ter kennis van de Alliantie Amsterdam brengen. 2. Adviesrecht a. Huurdersplatform Palladion kan de directie van de Alliantie Amsterdam te allen tijde gevraagd en ongevraagd adviseren over al de onderwerpen die de belangen van de huurders raken en waarvan de beleidskeuzes bij de directie van de Alliantie Amsterdam liggen. Voordat de Alliantie Amsterdam over een onderwerp advies aanvraagt, heeft hierover vooraf overleg plaats gevonden. Het adviesrecht betreft ook de onderwerpen die betrekking hebben op het lokale beleid van de Alliantie Amsterdam waarover de directie van de Alliantie het beleid vaststelt. Er wordt tenminste advies aangevraagd over de onderwerpen waarnaar art. 10 verwijst. b. Huurdersplatform Palladion reageert binnen zes weken schriftelijk en gemotiveerd op een adviesaanvraag van de Alliantie Amsterdam. Doet Huurdersplatform Palladion dit niet dan gaat de Alliantie Amsterdam er van uit dat Huurdersplatform Palladion instemt met het voornemen van de Alliantie Amsterdam en kan tot uitvoering worden overgegaan. c. De Alliantie Amsterdam dient binnen zes weken schriftelijk en gemotiveerd aan te geven of zij het advies al dan niet overneemt. d. Indien de directie een advies niet overneemt, vindt er een overleg plaats tussen partijen indien één der partijen aangeeft daar behoefte aan te hebben. Dat overleg dient plaats te vinden binnen twee weken nadat het besluit van de directie van de Alliantie Amsterdam aan Huurdersplatform Palladion is kenbaar gemaakt, conform het bepaalde in artikel 4. Dit overleg laat onverlet de bevoegdheden van de Alliantie Amsterdam op grond van het bepaalde in artikel 5 lid 3 van de Wet op het overleg huurders verhuurder. e. Het adviesrecht is van toepassing op de volgende fasen; het voornemen om nieuw beleid te ontwikkelen, bestaand beleid te wijzigen, het vaststellen van beleid en de uitwerking van beleid. 10

12 f. Het overleg en de advisering over onderwerpen waar het adviesrecht van kracht is, wordt gevoerd op basis van inzichtelijke en controleerbare informatie en onderbouwing. g. Bij de onderbouwing en presentatie van beleidskeuzes moet inzichtelijk worden gemaakt wat de financiële gevolgen daarvan zijn. h. In overleg kan worden afgeweken van de in dit artikel genoemde reactietermijnen. 3. Instemmingsrecht Artikel 10 van deze overeenkomst verwijst naar de lijst, waarin de onderwerpen zijn opgenomen, waarop het instemmingsrecht van toepassing is. De Alliantie Amsterdam neemt over de desbetreffende onderwerpen geen besluiten zonder dat daarover met het Huurdersplatform Palladion overeenstemming is bereikt. Onderwerpen waarvoor het recht op overleg, informatie, advies en instemming geldt Artikel 10 De onderwerpen waarvoor het recht op overleg, op informatie, op advies en op instemming geldt zijn vastgelegd in de zogenaamde Kruisjeslijst. De lijst is richtinggevend maar geen uitputtende opsomming van de onderwerpen. De lijst maakt integraal onderdeel uit van deze overeenkomst. De lijst is opgenomen als bijlage bij deze overeenkomst. Spelregels Artikel Partijen proberen zo veel mogelijk verschilpunten van inzicht en/of mening over de uitvoering van deze overeenkomst, de overlegprocedure en het overlegproces in onderling overleg op te lossen, zonodig in een extra overleg 2. Er is sprake van een geschil over de uitvoering van deze overeenkomst, de overlegprocedure en/of het overlegproces als er aan al de (overige) overlegvoorwaarden is voldaan en tenminste één der partijen binnen een week na het in lid 1 bedoelde overleg. schriftelijk meedeelt dat er een verschil van inzicht en/of mening is. Betreffende partij geeft tevens aan of zij zich daarbij neerlegt of toepassing wenst van het bepaalde in artikel

13 3. Indien partijen zich neerleggen bij een geschil en besluiten rondom dit geschil naar buiten te treden dan zal altijd de andere partij de gelegenheid worden geboden daar haar visie tegenover te stellen (hoor en wederhoor) Geschillenregeling Artikel Indien (één van) de partijen besluiten het geschil aan een geschillencommissie voor te leggen, conform het bepaalde in artikel 11 lid 2 dan wordt een geschillencommissie opgericht die een uitspraak zal doen binnen zes weken na het aanhangig maken van het geschil, 2. Zodra een geschil aanhangig wordt gemaakt worden onverwijld de directie van de Alliantie en AAHA hierover schriftelijk geïnformeerd door de Alliantie Amsterdam. 3. Van de behandeling van een geschil gaat een opschortende werking uit, tenzij zakelijke belangen van de Alliantie Amsterdam daar ernstig door worden geschaad en/of er geen mogelijkheid bestaat het besluit op een later tijdstip alsnog uit te voeren c.q. de effecten van het opschorten van een besluit onomkeerbaar zijn. 4. Partijen kunnen een geschil niet voorleggen aan een bevoegde rechterlijke instantie zolang het geschil in behandeling is bij de geschillencommissie. 5. De geschillencommissie bestaat uit drie leden. Elk der partijen benoemt binnen een week na het aanhangig maken van het geschil één lid. Binnen een week nadien wordt een derde lid benoemd door de reeds benoemde leden, dit lid is tevens de voorzitter van de geschillencommissie. 6. Indien een der partijen niet binnen de gestelde termijn het door haar of hem aan te wijzen lid benoemt, wordt de geschillencommissie toch geacht reglementair te zijn samengesteld en kan zij haar taak verrichten. 7. De geschillencommissie bepaalt haar oordeel op basis van schriftelijke stukken en wat partijen mondeling in een zitting naar voren brengen. 8. De geschillencommissie stelt de betrokken bij het geschil zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen zes weken na het aanhangig maken van het geschil schriftelijk in kennis van haar oordeel in de vorm van een zwaarwegend advies. De termijn kan maximaal met vier weken worden verlengd als de geschillencommissie aangeeft meer tijd nodig te hebben. 9. De Alliantie Amsterdam respectievelijk Huurdersplatform Palladion kan het oordeel van de geschillencommissie naast zich neerleggen. Daarvan dient dan zowel de andere partij als de directie van de Alliantie alsmede de vereniging AAHA op de hoogte te worden gesteld, schriftelijk en gemotiveerd, 12

14 binnen twee weken nadat partijen van het oordeel van de geschillencommissie in kennis zijn gesteld. 10. Indien een van de partijen zich niet kan vinden in de uitspraak van de geschillencommissie dan staat de weg naar de rechter open. 11. Ongeacht het oordeel van een geschillencommissie en/of een bevoegd rechter staat het partijen vrij tot een vorm van actie over te gaan, zolang is voldaan aan de volgende voorwaarden: I. Elke actie wordt vooraf bekend gemaakt aan de andere partij, zodat deze nog redelijkerwijs de gelegenheid heeft vooraf te reageren. II. Bij communicatie naar buiten wordt de andere partij altijd de gelegenheid geboden haar visie te geven. III. Zich bij acties beperken tot acties die vallen binnen het wettelijke kader. 12. In geval van een geschil en/of actie zoals bedoeld in lid 9 streven partijen ernaar dat niet van invloed te laten zijn op het overleg over andere, niet direct aan het geschil gerelateerde onderwerpen. Het is de intentie om het overleg op andere punten doorgang te laten vinden in de sfeer van deze samenwerkingsovereenkomst. Aard, duur en wijziging van de overeenkomst Artikel Deze overeenkomst wordt beschouwd als een reglement zoals bedoeld in artikel 17 van het BBSH en is een verdere uitwerking van en aanvulling op de Wet op het overleg huurders, verhuurder. 2. Bij wijziging van wetgeving of inwerkingtreding van enige andere wetgeving betreffende het overleg tussen Huurder en Verhuurder, zal de samenwerkingsovereenkomst worden aangepast, indien en zover dat nodig is. 3. De Alliantie Amsterdam zal geen soortgelijke overeenkomsten met andere organisaties van huurders, bewoners of woningzoekenden aangaan, indien Huurdersplatform Palladion hier niet mee kan instemmen. 4. Deze overeenkomst is aangegaan voor een periode van drie jaar en wordt voor een zelfde periode stilzwijgend verlengd. De overeenkomst treedt in werking met ingang van de ondertekening van de overeenkomst. 5. Deze overeenkomst vervangt alle voorgaande overeenkomsten tussen de Alliantie Amsterdam en Huurdersplatform Palladion en haar rechtsvoorgangers. 13

15 6. De overeenkomst kan gewijzigd worden met wederzijdse instemming van beide partijen. De wijzigingen worden schriftelijk vastgelegd en ondertekend door beide partijen en treden pas dan in werking. 7. De overeenkomst kan worden opgezegd door één van de partijen, als deze partij van mening is dat de andere partij zich niet houdt aan de bepalingen die in deze overeenkomst zijn vastgelegd. Eenzijdige opzegging geschiedt schriftelijk en gemotiveerd met in achtneming van een opzegtermijn van zes maanden. Amsterdam, 2 oktober 2007 Namens Huurdersplatform Palladion Namens de Alliantie Amsterdam C.A.M. Kloppenburg Zegers (voorzitter) G.H. Weenink (algemeen directeur) 14