Dictaat Toegepaste Informatica

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "Dictaat Toegepaste Informatica"

Transcriptie

1 Ministerie van Verkeer en Waterstaat Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat Bouwdienst Rijkswaterstaat Dictaat Toegepaste Informatica Appendix A Digitale documentopslag Appendix B WFM - Workflowmanagement Appendix C VISI - Samenwerking in de GWW-sector Appendix D GIS - Geografische Informatie Systemen Appendix E ASP - Application Service Providers Appendix F Diverse artikelen C8828 BIJLAGE

2 BIBLIOTHEEK Bouwdienst Rijkswaterstaat Postbus LA Utrecht PMSE Opleiding Betonconstructeur BV / Staalconstructeur SG BIBLIOTHEEK BOUWDIENST RIJKSWATERSTAAT NR C.M.&Q.MM. kiktfrr. Dictaat Toegepaste Informatica Appendix A Digitale documentopslag Appendix B WFM - Workflowmanagement Appendix C VISI - Samenwerking in de GWW-sector Appendix D GIS - Geografische Informatie Systemen Appendix E ASP - Application Service Providers Appendix F Diverse artikelen ing. J.N. Kieft, april/mei 2001

3 Inhoudsopgave Appendix A - Digitale documentopslag 3 Appendix B - Workflowmanagement 7 Appendix C - Samenwerking in de Bouw 19 Appendix D - Geografische Informatie Systemen 29 Appendix E - Application Service Providing 35 Appendix F - Diverse artikelen 41

4 Appendix A - Digitale documentopslag In het verleden had men ideeen over het papierloze tijdperk. Echter, het papierloze kantoor is er nooit gekomen. Kantoren kunnen echter wel door middel van digitaal archiveren 'papierarm' worden. "Less paper" dus in plaats van "paperless". In deze appendix wordt verteld over wat er zoal komt kijken bij digitale opsiag van documenten Als definitie van een document kunnen we stellen: Een document is elk object met de bedoeling, of waaraan de bedoeling wordt toegekend, te dienen tot kennisname van de gegevens waarvan het de drager is. Er is dus een drager van de gegevens: papier, beeldplaat, microfiche, diskette, etc. We noemen het een boekje, verslag, factuur, berekening, wetsvoorstel, etc. en er staan gegevens op. De meeste documenten bevatten veel tekst. Tegenwoordig bevatten ze daarnaast, steeds meer, schema's, figuren, foto's, hypertextlinks, spreadsheetgegevens en soms zelfs bewegende beelden en geluid. Bij digitale opslag of archivering worden eenvoudigweg de documenten in de vorm van digitale gegevens op een magnetische of optische drager opgeslagen, waarbij ze naderhand weer raadpleegbaar via een PC en, indien gewenst, afdrukbaar via een printer zijn. Benamingen voor een elektronisch archief zijn: DIS documentair informatiesysteem DMS document managementsyteem EDM electronic documentmanagement Het kenmerk van dergelijke systemen is dat de gegevens documentair van aard zijn. De gegevensbestanden bevatten gegevens over documenten (verwijsbestanden) en meestal bestanden van de inhoud van documenten (ascii-tekst, images, etc.). Als analytische definitie van documentaire informatiesystemen geldt: een documentair informatiesysteem is een informatiesysteem waarvan het gegevensbestand verwijzingen naar documenten en meestal afbeeldingen van de inhoud van documenten bevat. Documentaire informatiesystemen worden functioneel gezien gebruikt voor ondersteuning (van mensen bij hun taken) bij de volgende processen: Creeren, bewerken en produceren van documenten Verspreiden (elektronische post, berichtenverkeer, uitgeven van publicaties) Gebruiken: Opsporen van informatie, raadplegen Afhandelen van acties die ondernomen moeten worden naar aanleiding van ingekomen documenten Beheren van documentaire gegevens Feitelijk kunnen documenten op twee manieren in het elektronisch archief terecht komen. 1. Documenten bestaan al in digitale vorm. Hierbij wordt het overgebracht vanuit een ander programma (Word, Excel, WP, s, faxen, etc.) naar het DIS om gearchiveerd te worden. 2. Een tweede manier is imaging, ofwel het scannen van documenten (vaak verwerking van de binnenkomende soms ook wel van de uitgaande post). De documenten worden met behulp van een scanner omgezet in digitale gegevens en doorgaans als een zogeheten 'tiff-document worden opgeslagen. Hierdoor is een 'image' ontstaan, een plaatje waarvan de tekst niet meer gewijzigd kan worden. Daarna moeten nog allerlei kenmerken worden toegekend aan het document. Dictaat Toegepaste Informatica - Appendix A

5 Begin tachtiger jaren zijn de eerste systemen verschenen voor digitale opslag. Meestal ging het hierbij om een op zichzelf staand systeem; een scanner, een pc, een printer en een disk-drive met een optische schijf. Het voordeel van een dergelijk 'stand-alone' systeem was de betrekkleijke eenvoud. Het nadeel was natuurlijk dat documenten slechts op een plaats te raadplegen waren. Dit soort systemen werd dan ook al snel opgevolgd door aan het computernetwerk verbonden systemen. Er ontstond ook een groot en divers aanbod van opslagschijven; beeldplaat, optische schijf, optical disk, digital optical recording (dor), direct read after write (draw), write-once-read-many (worm) en magneto-optische (mo-) schijf. Van standaardisatie was echter geen enkele sprake, elke leverancier hanteerde zijn eigen methodieken. Ook de technische ontwikkelingen gingen in een razend tempo. Voor publiceren, documentverspreiding en documentuitwisseling is de groep gegevensdragers rond de cd-rom (Compact Disk Read Only Memory) zeer belangrijk. Voor de cd-rom schijf is wel een standaard vastgesteld (de High-Sierra norm, ISO 9660 uit 1986). Deze legt onder meer vast dat het een schijf is met een diameter van 120 mm met een vastgelegde gegevensdichtheid en een opslagcapaciteit van 630 Mb. Deze norm is voldoende voor uitwisselbaarheid; elke cd-rom kan op elke cd-romspeler worden afgespeeld. Bovendien hangt er een vriendelijk prijskaartje aan de cd-rom. De cd-rom wordt door zijn eenmalige beschrijfbaarheid ook in juridische zin tegenwoordig als bewijsmateriaal geaccepteerd. Bij de rewritable cd (cd-rw) ligt dit anders. Immers, deze kan net als een floppy worden gewist en opnieuw worden beschreven. derhalve is de cd-rw niet geschikt voor documenten welke worden bewaard om hun juridische bewijskracht, maar kent verder wel veel toepassingsmogelijkheden. Technische vernieuwingen maken het tegenwoordig mogelijk de cd-rom dichter te beschrijven door het spoor op de cd dichter te winden (meer sporen op het schijfje, maar er is natuurlijk maar een spoor), de putjes in het spoor dichter bij elkaar te brengen en meer signalen in een putje op te bergen. Het is van het grootste belang dat de nieuwe apparatuur zich conformeert aan de oude norm. Bij de vaststelling van normen voor de opvolger van de cd-rom dient, net als overigens bij andere informatietechnische vernieuwingen, achterwaartse comptabiliteit te worden nagestreefd. Veelal wordt gebruik gemaakt van een zogeheten jukebox met tientallen danwel honderden cdrom's waardoor sprake is van aanzienlijke opslagcapaciteit. Het wisselen van schijven in een jukebox gaat redelijk snel, maar vraagt hoe dan ook altijd wachttijd. Het handigst is om alles op een schijf te hebben. De ontwikkelingen gaan razendsnel. Ook het aspect dat producten voor de consumentenmarkt vaak ook toegepast gaan worden op professioneel (kantoor-) gebied en daar een kostenverlaging veroorzaken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de dvd, de opvolger van de videoband, net als de cd-rom in een eenmalige en een beschrijfbare versie beschikbaar. Ook in de opslagcapaciteit en aanschafprijs van servers heeft zich een revolutie voorgedaan. Vanuit kostenaspecten was deze voorheen niet interessant voor bulkinformatie. Tegen acceptabele kosten kan tegenwoordig makkelijk op een server een compleet digitaal archief(-bestand) snel online toegankelijk zijn. Dictaat Toegepaste Informatica - Appendix A

6 Tegenwoordig ziet men dan ook dat digitale opslag niet langer een op zichzelf staande actie vanuit de archiefafdeling is, maar als 'documentautomatisering' steeds meer geintegreerd wordt binnen de totale automatisering van een organisatie, waardoor elektronisch archiveren gewoon een onderdeel van het dagelijks werk wordt in plaats van dat het iets heel bijzonders is. Veel organisaties zijn dan ook bezig de meest gebruikte archiefonderdelen danwel het gehele archief te automatiseren. Argumenten hiervoor zijn de handige decentrale raadpleging vanaf iedere pc in de organisatie, de snelle toegankelijkheid en de daling van kosten voor de apparatuurkosten van digitale opslag. Opslag vindt gemakshalve plaats op de algemene server, waarna vervolgens toch meestal een aparte server voor het archief wordt aangeschaft. Veel aandacht wordt geschonken aan zaken zoals de mogelijkheden van het (DIS-) programma, indexeren, opschonen, de conversie van papieren dossiers en de procedures die de compleetheid van het digitale archief moeten waarborgen. Vooral gebruikers ondervinden de voordelen van elektronische archivering. Informatie komt zeg maar 'met een druk op de knop' beschikbaar. Men hoeft het werk niet te onderbreken of de werkplek te verlaten omdat bepaalde gegevens ontbreken of elders vandaan gehaald moeten worden. Dossiers, documenten kunnen gelijktijdig door meerdere personen geraadpleegd worden. De informatie kan in principe op elke plaats worden opgevraagd. Medewerkers zijn derhalve niet langer gebonden aan een bepaalde werkplek of zelfs lokatie (flex-plekken). Als overige voordelen kunnen nog genoemd worden: De klanten (in de ruimste zin van het woord) ervaren dat ze sneller, in de eerste lijn, geholpen worden omdat de medewerker achter zijn pc over alle informatie beschikt. Informatie die compleet en actueel is. Het voordeel van ruimtebesparing. De kostbare kantoorruimte, nodig voor de archiefkasten, komt beschikbaar voor andere doeleinden. Er kleven natuurlijk ook bepaalde nadelen aan elektronische archivering. Deze zijn voornamelijk van beherende aard. Er worden hogere eisen gesteld aan elektronische dan aan papieren archivering. De documenten zijn zelf niet langer zichtbaar, terwijl het toch al gauw om honderdduizenden documenten kan gaan. Wanneer men de documenten en het indexsysteem niet goed beheert, kan op eenvoudige wijze chaos ontstaan. Elk document moet, om het terug te kunnen vinden, voorzien worden van een aantal kenmerken, waardoor nauwkeurigheid en nauwgezetheid vereist is. Van documenten kunnen verschillende versies bestaan. Verouderde stukken moeten worden verwijderd en of worden overgezet naar een ander bestand of andere informatiedrager. Denk ook eens aan archieven en/of dossiers welke niet te benaderen zijn wanneer storingen optreden. Of de afschrijvingen van apparatuur en software, die veelal niet langer dan vijf jaar meegaan. Men dient rekening te houden met vervangingskosten en problemen die kunnen ontstaan bij conversie. Bij de aanschaf van programmatuur moet men beseffen dat geen enkel programma alle wensen en eisen volledig zal afdekken. Bij het ontwikkelen van maatwerkprogrammatuur moet men echter wel enige terughoudendheid betrachten. Denk aan zaken als de extra kosten die maatwerk met zich meebrengt; foutjes (bugs) in het maatwerk (ergernis, tijdverlies); problemen van het maatwerk bij koppelingen met andere systemen; mogelijke convereieproblemen bij overstap naar nieuwe programmatuur. De levensduur van apparatuur en informatiedrager zijn nauwelijks van belang. In de praktijk zal tien jaar meer dan voldoende zijn. Binnen deze periode zal de informatie vrijwel zeker een of meerdere keren overgezet zijn op een nieuw type drager. Garanties over de levensduur van bijvoorbeeld een cd-rom zijn derhalve nietszeggend. Dictaat Toegepaste Informatica - Appendix A

7 Er zijn uiteraard bij diverse organisaties diverse archiefprocedures denkbaar. Afhankelijk van de procedures kan de digitalisering van een document dan ook op diverse momenten plaatsvinden. Ideaal is natuurlijk wanneer de binnengekomen stukken direct na ontvangst worden ingescand, geindexeerd en digitaal opgeslagen. Daarna wordt het document via het computernetwerk verspreid naar de behandelaars die de diverse benodigde acties op dit document uitvoeren. De papieren stukken kunnen vernietigd worden of, tijdelijk, in een schaduwarchief (bijv. ordners) worden opgeborgen. Zo ontstaat dus een integraal systeem van postregistratie en digitale archivering. Wanneer nu ook van alle uitgaande post een kopie digitaal wordt verwerkt, kan er sprake zijn van een 'papierarm' kantoor. Vergeet hierbij de in- en uitgaande faxen en s niet. Wanneer men bestaande digitale gegevens (zeg maar even voor het gemak de uitgaande post) in het DIS opslaat is het vaak niet nodig om deze documenten te scannen. Vaak gebeurt dit wel bij handtekeningen op uitgaande brieven. In zo'n geval kan toch worden gekozen voor het scannen van de uitgaande post. Hierbij speelt ook'de digitale handtekening' een belangrijke rol. De behandeling en archivering binnen een organisatie gebeurt volledig digitaal, terwijl de organisatie papieren stukken ontvangt en verzendt. Door het dadelijk inscannen van de binnengekomen post is het mogelijk direct toegang te krijgen vanaf de werkplek tot alle documenten die onder behandeling zijn. Afhankelijk van de gevolgde procedure is het mogelijk om een digitaal document een route van beeldscherm naar beeldscherm te laten maken. Meerdere personen kunnen gelijkertijd aan een document werken. De afhandeling van dit proces wordt dan door dit werkstroomproces (workflowsysteem) bestuurd en gecontroleerd. Workflowsystemen kunnen ook signalerend optredend indien bijvoorbeeld actie- of behandeltermijnen worden overschreden. Het DIS moet dan echter wel beschikken over een workflow-module of integreren met speciale workflowsystemen. Bovendien moeten, uiteraard, de werkprocessen duidelijk zijn. Ook dient goed nagedacht te worden over de indelingen van de dossiers en archieven. Het gevaar bestaat dat deze onoverzichtelijk worden door de grote hoeveelheid documenten, waardoor het archief onbruikbaar kan worden. Indien mogelijk, moeten dossiers op een gegeven moment met een enkele 'druk op de knop' kunnen worden gesaneerd. Papieren dossiers kunnen vaak worden doorgebladerd. Bij digitale dossiers is dit niet mogelijk. De documenten moeten een voor een worden opgeroepen, hetgeen een lastig en tijdrovend karwei kan worden, zeker bij omvangrijke dossiers. Het maken van goede indelingen (dus vooral zo duidelijk en eenvoudig mogelijk) is belangrijk, waarbij het raadzaam is iemand met een archiefachtergrond bij te betrekken. Op deze manier kan een indeling gemaakt worden waarmee iedereen binnen de organisatie uit de voeten kan. Dictaat Toegepaste Informatica - Appendix A

8 Appendix B - Workflowmanagement [bron: drs. HJ.M. van Velthoven] Deze appendix heeft tot doel enig inzicht in het fenomeen Workflow-management te geven en tevens aan te geven welke methode voor de invoering toegepast zou kunnen worden. Uitgangspunten bij het begrip workflow: Workflow automatiseert regels en procedures waarlangs informatie of werk door de organisatie stroomt. Uitgangspunt hierbij is dat die regels en procedures er dus zijn en, even belangrijk, "bij de tijd" zijn; Workflow heeft als referentiepunt informatie of werk in de zin van opdrachten. Workflow beperkt zich dus niet tot een verschijningsvorm van informatie, bijvoorbeeld een document; Workflow gaat uit van werk of informatie die door de organisatie stroomt, oftewel werk of informatie passeert in een bepaald (werk-) proces enkele of meerdere medewerkers (participanten), die elk een of meer specifieke taken die bij hun rol in dat proces behoren, uitvoeren. Workflowmanagement is dus een techniek om bedrijfsprocessen in de vorm van regels en procedures te automatiseren en te implementeren. De bedrijfsprocessen moeten bekend zijn. Zo niet, dan zal een traject, bestaande uit diverse analyses, gevolgd moeten worden. Hierbij dient te worden vastgelegd wat de bedrijfsdoelstellingen zijn, evenals de daaruit voortvloeiende procesdoelstellingen. In de tijd dat niet of nauwelijks van automatisering sprake was, werden alle gegevens in op papier, boeken en kaarten gebaseerde systemen vastgelegd. Dit gold ook voor de regels en procedures op basis waarvan het werk verricht werd. Ook hier was papier de drager en het "procedurehandboek" de vorm. De toenemende automatisering vormde feitelijk een eerste stap in de richting van vemieuwing van werkprocessen; het papier was niet langer het middel om tijd en plaats voor informatie te overbruggen. Vanuit applicaties konden elektronisch opgeslagen documenten gedistribueerd benaderd worden. Het papieren "procedurehandboek" vervult nog steeds zijn functie, hoewel er vele applicaties, procedurele aspecten, werkstroomaspecten, zijn opgenomen als onderdeel van de diverse programmatuur. Bij workflowmanagement maakt het papieren procedurehandboek dus plaats voor een geautomatiseerd systeem. Het procedurehandboek wordt vervangen door een systeem waarin voor een of meer processen alle regels, procedures, rollen, taken, autorisaties, doorlooptijden etc. worden vastgelegd en bewaakt. WFM is een automatiseringssysteem waarin regels en procedures kunnen worden opgenomen dat op basis hiervan bestaande bedrijfsapplicaties en documentmanagementsytemen integreert, dat voortgang van het werk (proces) op basis van de regels bewaakt, managementrapportages over de voortgang van het proces produceert (al of niet automatisch), kortom allerlei gegevens over het werk, metingen in het proces kan verrichten en daardoor planning en terugkoppeling van het proces mogelijk maakt. In kantooromgevingen is, ondanks alle investeringen in automatisering, de productiviteit nauwelijks gestegen en hopeloos achtergebleven bij andere sectoren, met name de industrie. Enkele oorzaken hiervoor zijn: Processen zijn niet ontworpen, maar ontstaan; Processen zijn vaak ingericht volgens principes uit de tijd voor computers en datacommunicatie; Processen zijn gebaseerd op de functionele besturingsstructuur die leidt tot suboptimalisatie; Papier is vaak nog steeds het middel voor de overbrugging van tijd en plaats; De informatietechnologie was tot voor kort nog steeds sterk functioneel gericht. Dictaat Toegepaste Informatica - Appendix B

9 In productieomgevingen vlakt de prcductiviteitsstijging sterk af. Groei en ontwikkeling moeten komen vanuit dienstverlening en ondersteunende processen. Organisaties moeten de productiviteit in kantoor- en dienstverlenende processen verhogen, in relatie tot steeds kleiner wordende budgetten ("mee 1 " presteren voor minder geld"). Ook wordt een voortdurende verbetering geeist van de kwaliteit van de deelproducten en -diensten, waarvoor de diverse afdelingen verantwoordelijk zijn zonder verhoging van de kosten of verlenging van de doorlooptijd. Alle aandacht gaat hierbij uit naar het eindresultaat en de waardering daarvan door de klant. WFM-systemen (gebaseerd op de logistieke en andere principes uit de industrie) bieden hierbij aanknopingspunten voor procesverandering en verbetering. De toenemende acceptatie van hulpmiddelen voor kantoorautomatisering is een belangrijke factor bij het accepteren van een WMF-systeem. De implementatiedrempel zal hierdoor verlaagd worden. Uit onderzoeken bij werkprocessen is gebleken dat de huidige werkwijze een groot aantal inefficiencies in zich heeft, bijvoorbeeld: een dossier ligt gemiddeld 85% van de totale doorlooptijd te wachten op verplaatsing; een medewerker is gemiddeld 27% van zijn/haar tijd kwijt aan het sorteren van de informatie om de te verrichten taken te ondersteunen en daarna weer in de juiste volgorde terug te leggen; informatie is in 13% van de situaties niet op de aangegeven piek aanwezig. Al deze vertragingen hebben invloed op de kwaliteit van de dienstverlening aan de klant of burger, maar maken tevens het proces ook onnodig kostbaar. Documentautomatisering (DIS, DMS, EDM, etc) zijn oplossingen voor het toegankelijkheidsprobleem. WFM biedt oplossingen voor de verwerking. Verplaatsingstijd wordt geelimineerd, verkeerde routing wordt voorkomen, beslissingen nemen als alle voorgaande stappen correct en volledig zijn uitgevoerd en het bewaakt tevens de voortgang. Een hoger niveau van dienstverlening kan gerealiseerd worden. Welke aspecten (functionaliteit) worden bij een WFM-systeem onderkend? Ontwerpen en realiseren Een WFM oplossing is geen kant-en-klaar pakket. Het vertaalt bestaande en nieuwe (herontworpen) processen en procedures in een applicatie die het werk stuurt. Pro-actief WFM-oplossingen moeten zoveel mogelijk vooraf helpen sturen en signaleren in plaats van achteraf constateren. Gegevens en andere informatie moeten op de juiste tijd en de juiste plaats terechtkomen, zodat de medewerker in een keer de taak kan afronden. Zoeken naar extra informatie moet dan niet meer nodig zijn. Routing De elektronische distributie voorkomt wachttijden en levert een grote tijdwinst bij de afhandeling van 'cases', zonder geografische belemrneringen vanwege de huidige mogelijkheden op het gebied van datacommunicatie. Procedures Hierin is vastgelegd wie, met welke verantwoordelijkheid, de diverse taken mag uitvoeren. Deze regels en de daarbij behorende bevoegdheden, afhandelingprocedures en uitzonderingssituaties moeten zijn vastgelegd in het WFM-systeem. Dictaat Toegepaste Informatica - Appendix B

10 Cases Elk WFM-systeem distribueert werk door de organisatie. Dit werk zal per organisatie verschillend zijn. Vandaar dat WFM-systemen 'cases' distribueren. Een 'case' is een eenheid werk, aangevuld met een verzameling van gegevens en documenten (ongeacht de vorm) die de medewerker voldoende informatie geeft voor de afhandeling van het betreffende werk. Taakdefinitie en aansturing De medewerker die de case ontvangt zal hiermee en hiervoor een aantal handelingen moeten uitvoeren, waarbij de aard en uitvoering in grote mate afhankelijk zijn van het type werk. Ook de volgorde van de door de medewerker(-s) te verrichten handelingen moet in het WFM-systeem kunnen worden vastgelegd als een soort persoonlijke en taakgebonden workflow. Informatie-integratie WFM-systemen worden bijna altijd gei'mplementeerd naast en in samenhang met bestaande informatie (verwerkende) systemen (bijv. document management). De informatie uit deze systemen en de informatie uit de 'case' moet de medewerker in staat stellen zijn taak goed en volledig uit te kunnen voeren. Om dit te realiseren worden vanuit het WFM systeem koppelingen gelegd met de bestaande informatiesystemen. Tijdbewaking Per processtap moeten tijdslimieten kunnen worden ingesteld. Het WFM systeem kan dan signaleren wanneer een case ergens te lang blijft "liggen" en zal dan deze case een hogere verwerkingsprioriteit geven of escaleren naar een (hoger) niveau. Beslissingsondersteuning De routing van een case door de organisatie is vaak beschreven in procedures. Door deze procedure en de beslisregels voor de routing in het WFM systeem op te nemen kan het systeem de gebruiker adviseren over de vervolgstappen voor de betreffende case. Dit kunnen handelingen zijn die de medewerker zelf moet uitvoeren, maar ook adviezen ten aanzien van de routing van de case door de organisatie. Gegevensanalyse en rapportage Hiermee wordt inzicht verkregen in de (verwerkings) processen. De status van een case kan worden gemeten. Knelpunten worden gesignaleerd. Dictaat Toegepaste Informatica - Appendix B

11 Welke typen workflowmanagementsystemen zijn er? i lexiteit Comp Samenwerking Ad hoc Gestructureerd Administratief Formaliteit In bovenstaande figuur [bron: idc/avante] zijn de te onderscheiden typen workflowgebieden met elkaar in verband gebracht op basis van werkgebied en toepassing en formaliteit van procesgangen en toepassing. Ad Hoc Workflow De eenvoudigste vorm. Er is nauwelijks sprake van enige formalisatie; komt vrij spontaan tot stand en wordt gedreven door de eindgebruiker. Informatie-uitwisseling en - distributie zijn de voornaamste doelen; de complexiteit van het proces als de gekozen WFM oplossing is laag en beiden hebben dan ook nauwelijks een formed karakter. Voorbeeld: het routeh van een CV door personeelszaken naar medewerkers in de organisatie die betrokken zijn in het sollicitatieproces rond een vacature. Een aantal e- mail boxen kunnen voor dit doel vrij eenvoudig aan elkaar worden gekoppeld, zodat correspondentie een voorafbepaalde weg aflegt, al dan niet gekoppeld aan bijkomende documenten en notities die onderweg gecreeerd worden. Op het moment dat het proces is afgelopen kan het workflowsysteem eenvoudig worden afgebroken'. Bij een volgende sollicitatie worden dan simpelweg weer een aantal andere boxen aan elkaar gekoppeld. Samenwerking (Collaborative) workflow Deze vorm leunt tegen de ad hoc vorm aan, maar is in zijn toepassing strikter en daardoor ook complexer. Deze toepassing wordt vaak projectgebonden toegepast en komt vaak in werkgroepen tot stand. Het gaat meestal om het beheren en uitwisselen van kennis, gegevens en informatie. Een dergelijk systeem kan ook gebaseerd worden op een gedistribueerd databasesysteem, waarbij signalisatieafspraken volgorde en prioriteiten kunnen aangeven. Administratieve workflow Deze automatiseert procedures, waarbij de mate van formaliteit hoog is; control en metrics worden toegepast; de complexiteit is gemiddeld en het aantal transacties klein. Procedures en meetpunten in het proces worden vooraf bepaald. Denk hierbij aan systemen voor vergunningsaanvragen, inkoopprocedures, kostendeclaraties, autorisaties, etc. Gestructureerde workflow Hierbij is sprake van een (zeer) groot aantal transacties die door het systeem dienen te worden afgehandeld. Langs volstrekt vooraf geformaliseerde procedures met evenzeer geformaliseerde uitzonderingsregels. Het proces wordt voortdurend gemonitord. In deze sector bevinden zich bedrijfskritische processen die direct van invloed zijn op de bedrijfsresultaten. De wens tot invoering van WFM systemen voor dit type toepassingen kan leiden tot het inslaan van nieuwe wegen op het gebied van automatisering( en - infrastructuur) en het in deze structuur opnemen van bestaande bedrijfsapplicaties. Dictaat Toegepaste Informatica - Appendix B 10

12 Workflowmanagement en overige informatiesystemen DIS en WFM Documentaire Informatie Systemen (DIS) werden in eerste instantie ingezet als directe oplossing voor het toegangsprobleem voor documenten cq. dossiers, snel en direct toegankelijk voor meerdere medewerkers tegelijkertijd. Vaak werden deze 'storage and retrieval' systemen gekoppeld aan bestaande data-applicaties, waardoor de eindgebruiker op een werkstation alle benodigde informatie kreeg aangeleverd om zonder moeilijke zoekacties en lange wachttijden zijn/haar werk te doen. Het werk zelf werd nog via de bestaande procedures verricht. Het distributie- en verwerkingsprobleem kon worden opgelost door de toevoeging van proceduredefinities en mailfuncties. Door op deze manier de WFM functie aan DIS toe te voegen wordt het DIS een 'case-flow' oplossing waarbij het vastleggen en verwerken van documenten (images) een gei'ntegreerde functie van het DIS is. Veel WFM systemen die op de markt zijn, zijn afkomstig van DIS leveranciers die nu in sommige gevallen het WFM pakket afzonderlijk van de oorspronkelijke DIS oplossing aanbieden. Hierbij dient gelet te worden op de aanwezigheid van alle vereiste workflowfunctionaliteiten (zie blad 3). Alleen het kunnen integreren van verschillende vormen van informatie en het vervolgens via een vastgelegde procedure kunnen routen van die informatie, maakt een DIS-oplossing nog geen WFM-toepassing. Groupware Een goede afstemming van gegevensuitwisseling is vereist bij het steeds frequenter gebruik van zogeheten 'Personal Productivity Tools' (voor het maken van tekstbestanden grafische afbeeldingen, spreadsheets, images, e.d.). Agendabeheer, interne afstemming, tijdsbepaling en informatiedistributie zijn ten behoeve van die afstemming de basisprincipes van zogenaamde 'Groupware' producten, waarmee groepen van functioneel samenwerkende personen informatie kunnen delen en uitwisselen. Een van de grote voordelen van groupware software is de eenvoudige en uniforme toegankelijkheid. Groupware wordt voornamelijk toegepast in informatiegerichte processen. Dit in tegenstelling tot WFM pakketten. Daar is de informatie natuurlijk ook belangrijk, maar de kracht van deze oplossingen ligt in de procesgerichte verwerking, het beheersen en sturen van het proces. Elektronische postsysternen In eerste instantie bedoeld voor het uitwisselen van korte tekstboodschappen, memo's bijvoorbeeld. Tegenwoordig kunnen pakketten alle gegevens en bestanden van de personal productivity tools (de tekstbestanden, spreadsheets etc.) verzenden. Binnen e- mail kunnen applicaties zogenaamde distributielijsten, en zelfs distributieprocedures, opstellen. Ook deze applicaties vertonen steeds meer workflow functionaliteiten. De nadruk blijft echter liggen op de communicatie van de informatie en niet op de verwerking van de informatie in een case via gedefinieerde processtappen en het opstellen van managementinformatie omtrent de werking van het proces. Een ontwikkeling is zichtbaar waarbij de communicatie en distributiefunctie van toepassingen steeds meer worden gei'ntegreerd in de workflow applicaties. Deze maken dan gebruik van de eigen functies of benutten de reeds aanwezige distributiefuncties van het systeem. Dictaat Toegepaste Informatica - Appendix B

13 Bedri jfsappl icaties De vereiste workflow functionaliteit zou natuurlijk ook in de bestaande bedrijfsapplicaties kunnen worden ingebracht. Het probleem is echter dat nauwelijks een universeel WFM model valt op te stellen dat aan alle wensen van gebruikers van standaard programmatuur tegemoet komt. In het geval van maatwerk applicaties is het in de meeste gevallen te kostbaar en tijdrovend om deze van de volledige WFM functionaliteit te voorzien. Bovendien, de bestaande applicaties zijn ontworpen en geprogrammeerd, gericht op de bestaande functionele organisatie, terwijl de kracht van WFM juist ligt in de procesgerichte benadering, met als voordeel het flexibel kunnen definieren van een nieuwe procesflow. Zowel in het geval van standaard applicaties als in het geval van maatwerk speelt naast kosten en tijdsduur ook flexibiliteit een rol. Het handhaven van bestaande applicaties en integreren via een WFM applicatie levert per saldo aan het einde een flexibeler oplossing, welke ook eenvoudiger is aan te passen aan veranderende bedrijfsomstandigheden. Documentaire informatie systemen, groupware producten, en bedrijfsapplicaties zijn op zichzelf staande ontwikkelingen en hebben elk hun eigen specifieke toepassingsgebied. Zeker de eerste drie ontwikkelen zich naar WFM applicaties. Belangrijk bij de keuze van een WFM applicatie is de 'afkomsf van een WFM product en de ontwikkelingsrichting van het product te achterhalen. Dictaat Toegepaste Informatica - Appendix B 12

14 BEDRUFSPROCESANAL YSE Inleiding Zoals wordt gesteld ten aanzien van DIS, zijn met implementatie voordelen op de volgende terreinen te behalen: Efficiency voordelen Effectiviteitsvoordelen Strategische voordelen Het spreekt voor zich dat de strategische voordelen hiervan de organisatie op termijn het meeste resultaat opleveren. Was dit voor DIS al het geval, gelet op de invloedssfeer van Workflow-management geldt het des te meer; de voordelen van Workflow-management moeten vanuit een managementoptiek worden beoordeeld. De vraag die management zich daarbij moet stellen is: "Wat betekent deze technologie voor de primaire bedrijfsprocessen"? Deze vraag dient met zoveel nadruk aan de orde gesteld te worden omdat de invoering van DIS, zowel als Workflow-management, zeker in het geval men de strategische voordelen ten voile wil benutten, niet zonder inspanningen gepaard gaan. Deze inspanningen liggen voor het grootste deel op het organisatorische vlak en niet op het technologische. De reden hiervoor is dat de invoering van Workflow-management ingrijpt in de bestaande processen, organisarje-doorsnijdende effecten heeft en de functionele organisatie op de proef stelt. Voor elke invoering van een dergelijke technologie dient een grondige analyse van de bestaande processen plaats te vinden. De bestaande processen kenmerken zich immers als volgt: Processen in kantooromgevingen zijn zelden ontworpen maar meestal ontstaan; dit ontstaan heeft veelal meer te maken met traditie, stijl, gewoonte, cultuur, politiek en gedrag dan met "engineering"; Processen dateren uit de tijd voor computers en datacommunicatie; documentatie met betrekking tot de processen is veelal verouderd; Processen hebben de functionele organisatiestructuur als uitgangspunt en niet het proces; Papier is in de meeste processen op enige plaats nog steeds het middel ter overbrugging van tijd en plaats van informatie; Processen zijn meestal uitsluitend gebaseerd op het idee van sequentiele verwerking, met parallelle verwerking is in de meeste processen geen rekening gehouden; Informatietechnologie heeft tot op heden nauwelijks bijgedragen aan de productiviteit in kantooromgevingen. Bedrijfsprocesanalyse Bij het verbeteren van projecten voor het verbeteren van werkprocessen in kantooromgevingen is het vaak lastig een startpunt te vinden en een marsroute uit te stippelen voor een verbeterproject. Een belangrijke reden is, dat de werkcultuur gericht is op functies en taken en niet op de processen, de producten en diensten die men levert. Het verbeteren van werkprocessen, ook het implementeren van DIS of Workflow-management en het daaruit zien te realiseren van strategische voordelen, houdt een cultuuromslag in: men moet procesgericht leren werken. Het verdient aanbeveling om het analyseren, optimaliseren en eventueel opnieuw structureren van werkprocessen, in het geval men een implementatie van DIS of WFM overweegt, langs een gestructureerde weg te laten verlopen. Een dergelijke gestructureerde weg is de benadering via een goede methode voor Business Process Reengineering. Dictaat Toegepaste Informatica - Appendix B

15 Business Process Reengineering Business Process Reengineering, kortweg BPR, heeft dezelfde ontstaansachtergrond als Workflow-management: de constatering dat de productiviteit in kantooromgevingen hopeloos is achtergebleven bij die in de fabriek. BPR beoogt in zijn opzet bedrijfsprocessen te benaderen vanuit een procesoptiek, gericht op het vervullen van de behoefte van de klant. Business Process Reengineering past concepten afkomstig uit de industrie toe in bedrijfsprocessen. Concepten die in BPR zijn terug te vinden zijn: Simplificeer en comprimeer de productiestroom o Het reduceren van het aantal stappen en transacties o Het identificeren en elimineren van: Bottlenecks Onnodig transport van informatie Activiteiten die geen waarde toevoegen Just In Time o Elimineer "werk onder handen" voorraden (in-bakjes, onderste laden, achterstanden in correspondentie, etc.) o Gebruik geautomatiseerde processen om elke stap aan te sturen, onthef medewerkers van de verantwoordelijkheid voor de aan- en afvoer van hun werk en sta hen toe zich vollediq op hun taak te richten. Flexibele productie en distributie o Verminder werkvoorbereiding en werkomschakeling door onmiddellijke toegang tot nieuwe informatie te verschaffen o Verhoog de antwoord/reactiesnelheid op vragen en veranderende eisen van klanten Kwaliteitscirkel o Structureer werk rondom zelfsturende teams en geef medewerkers de bevoegdheid om de verantwoordelijkheid voor volledige taken op zich te nemen. Parallelle verwerking o Vervang sequentiele processen door parallelle processen (bijvoorbeeld goedkeuringen gelijktijdig vragen i.p.v. sequentieel) o o Verzamel zo vroeg mogeliik alle input voor nieuwe producten en projecten "ontwerp voor serviceverlening", zodat alle participanten hun beste bijdrage aan de klant kunnen leveren. Continue Verbetering o Bouw terugkoppelmechanismen in het dagelijkse werk in; schep een werkomgeving die continue verbetering aanmoedigt en betere ideeen verwelkomt. Tot zover is er dus weinig nieuws onder de zon; alle genoemde aspecten zijn bekend. Maar, in welke kantoorprocessen zijn zij structureel opgenomen? Dictaat Toegepaste Informatica - Appendix B

16 Er zijn verschillende visies op het verschijnsel BPR. Michael Hammer en James Champy bijvoorbeeld, twee klinkende namen op het gebied van Business Process Reengineering zien in hun boek "Re-engineering the Corporation" reengineering als radicaal middel voor een revolutionaire ommezwaai van organisaties op basis van het uitgangspunt"start from Scratch?. Een visie die wellicht het gevaar inhoudt van een eenmalige operatie en daarmee voorbij gaat aan de noodzaak binnen organisaties de vaardigheid voor continue aanpassing aan veranderende omstandigheden tot ontwikkeling te brengen. De meer op evolutie en dynamiek gerichte benadering van Business Process Reengineering verdient, zeker in samenhang met de invoering van Workflow-management, op grond van dat gevaar de voorkeur. Immers: elke revolutie eet de eigen kinderen op! Bovendien past de zeer Amerikaanse, radicale benadering van Hammer en Champy niet in onze Europese cultuur. De kans dat het daardoor blijft bij een eenmalig gebeuren dat sterk lijkt op een traditionele reorganisatie is groot. De Business Process Management (BPM) methode Een van de meest complete methoden voor BPR is de Business Process Management (BPM) methode. Deze methode gaat uit van de incrementele, lerende toepassing van BPR, niet van de radicale visie van Hammer cs. De methode gaat uit van de benadering van de bedrijfsprocessen via drie dimensies mensen processen systemen Deze benadering wordt gedurende alle fasen van de methode consequent gehandhaafd, teneinde een optimale afstemming van deze drie dimensies te verkrijgen. Onderstaande figuur 6 geeft de vijf fasen van de Business Process Management methode en de samenhang met de implementatie van Workflow-management weer. Meting tbv continue verbetering Implementatie, status/tracking, & management Definitie werkstroom Business Process Management methode en Workflow-management Dictaat Toegepaste Informatica - Appendix B

17 Fase 1: Het definieren van de doelstellingen De eerste fase van BPM is er vooral op gericht om op basis van een goede definitie van de bedrijfsdoelstellingen en de daarbij behorende Kritische Succes Factoren te komen tot uitgangspunten voor het herontwerpen van de bedrijfsprocessen. Fase 2: Het analyseren van de bedrijfsprocessen In deze fase wordt vanuit drie verschillende invalshoeken informatie verzameld over het bedrijfsproces. De menselijke factoren worden bekeken en de in gebruik zijnde systemen worden op effectiviteit onderzocht. Daarnaast wordt het proces op een zeer gedetailleerde wijze geanalyseerd en vastgelegd. Deze drie stappen zorgen er voor dat een gedetailleerd beeld ontstaat van het onderzochte proces. Dit is belangrijk bij de bepaling van de vereiste interventies. Onder interventies wordt in dit verband alles verstaan wat een verandering teweeg kan brengen. Onderscheiden kunnen worden: Technische interventies (Beeldverwerking, Workflow-management etc.). Niet-technische gedragsinterventies, dit zijn de interventies die betrekking hebben op de regels, formeel of informeel, geschreven of ongeschreven die het bedrijfsproces regeren, Niet-technische structurele interventies waaronder de interventies vallen die betrekking hebben op de manier waarop de mensen en het werk georganiseerd zijn. In deze fase wordt ook gestructureerd vastgesteld hoe het huidige proces scoort ten opzichte van de in fase 1 vastgestelde Kritische Succes Factoren. Hieruit worden de verbeteringsdoelstellingen afgeleid waartegen in fase vijf zal worden gemeten. Op dit moment komt ook onomwonden vast te staan of het huidige proces zich in die vorm leent voor toepassing van Workflowmanagement. Fase 3: Het herontwerpen van het proces Het doel van deze fase is om op basis van de in fase 2 aangegeven mogelijkheden te komen tot het herontwerpen van het proces. Dit herontwerpen start met het vereenvoudigen van bedrijfsregels, taken en activiteiten. Dit vereenvoudigen bestaat uit het zoveel mogelijk elimineren van die taken en activiteiten die geen waarde toevoegen aan het eindproduct en het herzien van de bedrijfsregels zodat deze de huidige bedrijfsdoelen en omstandigheden dienen. De volgende stap bestaat uit het groeperen en integreren van de stappen die in het proces blijven om zo een logisch en effectief proces te creeren. Dit kan met name leiden tot het overschrijden van functionele grenzen en herziening van de organisatorische structuur. Dit biedt mogelijkheden om overlappingen en rivaliteit tussen afdelingen en functies te elimineren. Als derde stap wordt de mogelijkheid van het concreet toepassen van meer geautomatiseerde interventies bekeken; dit kan leiden tot het automatiseren van de verschillende taken en functies wat op zijn beurt weer kan leiden tot verdere vereenvoudigingen. Fase 3 is om die reden een iteratief proces. Deze fase kan ondersteund worden door de bouw- en simulatiemodules van de moderne Workflow-management pakketten. Fase 4: De implementatie van het nieuwe proces Op basis van het ontwikkelde procesmodel worden alle geselecteerde interventies ontwikkeld en gei'mplementeerd. Met name het implementeren van meet- en beoordelingspunten ten opzichte van de vastgestelde Kritische Succes Factoren die van de bedrijfsdoelstellingen waren afgeleid, is in deze fase belangrijk. Fase 4 is in de zin van Workflow-management het implementeren en vrijgeven van een geautomatiseerd proces. Dictaat Toegepaste Informatica - Appendix B 16

18 Fase 5: Het meten van het nieuwe proces Nadat het proces is gei'mplementeerd zullen na een proefperiode de resultaten worden gemeten. De informatie ten behoeve van de meting is daarbij afkomstig uit het (Workflowmanagement) proces, van de medewerkers, het management en ook van de klanten De resultaten van deze metingen worden vergeleken met de doelstellingen en de Kritische Succes Factoren zoals deze in het begin van de BPM-cyclus zijn gedefinieerd. De resultaten van deze vergelijking zijn bepalend voor de vraag of de cyclus succesvol is doorlopen. Dit kan tevens het moment zijn van de start van een nieuwe cyclus, waarbij veel van de verzamelde informatie met behulp van dezelfde tools opnieuw ingezet kan worden. Op deze wijze brengt BPM dynamiek in de processen en de procesbeheersing. Workflow-management daarbij kan veel van de registratieve, rapporterende. en sturende taken vervullen. Door volgens bovenstaand model een BPR traject door te maken ontstaat binnen de organisatie een leereffect hoe om te gaan met een procesgerichte benadering en hoe deze met blijvende effectiviteit en dynamiek steeds aan veranderende omstandigheden aan te passen. De implementatie van nieuwe technologieen als DIS en Workflow-management horen ook tot deze veranderingen en uitdagingen! SAMENVATTING Documentaire Informatiesystemen en Workflow-management systemen kunnen organisaties grote voordelen op een aantal niveaus opleveren met, naar uit lopende projecten blijkt, spectaculaire resultaten. De tijdsduur en de inspanning die de invoering van dergelijke systemen vraagt is niet gering. Niet in de laatste plaats omdat beide technologieen meer dan welke automatiseringsingreep, invloed heeft op mens en proces in de organisatie. Gelet op de lange doorlooptijd, de cultuuromslag en de reikwijdte van de verandering, verdient het aanbeveling de aanpassingen van organisatie, mensen, systemen en processen langs een methodische benadering te laten plaatsvinden. Dictaat Toegepaste Informatica - Appendix B

19 Dictaat Toegepaste Informatica - Appendix B

20 Appendix C - Samenwerking in de Bouw [bronnen: diverse publicaties en lezingen] VISI staat voor 'Voorwaarden scheppen voor invoeren van standaardisatie ICT in de GWWsector'. Het doel van het VISI project is het maken van afspraken over communicatie die ervoor zorgen dat op een snelle manier samenwerkingsverbanden en communicatie ingericht kunnen worden. Dergelijke afspraken zijn belangrijke voorwaarden voor het effectiever benutten van de informatie- en communicatie-technologie (ICT). In de onderzoeksfase is uitgezocht welke afspraken nodig zijn, hoe die eruit moeten zien en wat de voordelen zijn van dergelijke afspraken. VISI richt zich op de uitwisseling van gegevens die nodig zijn voor het projectmanagement in ontwerp en realiseringsfasen van bouwprojecten. Verder richt VISI zich op de communicatie tussen partners op de raakvlakken. Met communicatie wordt de informatie-overdracht bedoeld die nodig is voor de onderlinge coordinatie van activiteiten van partijen. Een belangrijk uitgangspunt is vervolgens dat niet gemikt wordt op een alles omvattende standaard maar op een raamwerk waar 80% in zit van wat men nodig heeft en dat door partners aangepast kan worden aan de behoeften van het project. Het resultaat van VISI is in wezen een kwaliteitsprocedure voor de grensvlakken van samenwerking. Een dergelijk raamwerk zal de dienstverlening op een hoger plan brengen, hetgeen leidt tot een betere verhouding prijs en prestatie. Daar hebben alle samenwerkende partijen baat bij. Partijen blijken bij ieder project weer opnieuw energie en tijd te steken in het maken van afspraken over communicatie en samenwerking. Dat gaat veel sneller en beter op basis van de VISI afspraken. Een groot voordeel ontstaat als je in ieder volgend project op dezelfde (of ongeveer dezelfde) manier je communicatie en samenwerking regeit. Dat betekent geen veranderingen voor het interne bedrijfsproces en dus minder fouten en storing. De weg wordt vrijgemaakt voor tal van ontwikkelingen die te maken hebben met samenwerking en communicatie; denk aan projectinformatie en -bewakingssystemen of denk aan hulpmiddelen voor management van kwaliteit. Gestreefd wordt, op termijn, naar situaties, zoals wordt gei'llustreerd door het voorbeeld op de volgende bladzijde. Dictaat Toegepaste Informatica - Appendix C blad 19

21 Digitale communicatie in de GWW-praktijk [bron: Eindrapport Onderzoeksfase VISI] De Bouwdienst Rijkswaterstaat heeft een voorlopig ontwerp van bijvoorbeeld een viaduct gemaakt en wil dit laten uitwerken tot een definitief ontwerp. Zij besluit hiervoor een ingenieursbureau in te schakelen. Het raamwerk VISI is inmiddels een bekend begrip. Zowel Rijkswaterstaat als de ingenieursbureaus beschikken over digitale informatiesystemen die de berichten kunnen verwerken zoals die gespecificeerd zijn in het VISI raamwerk. Na de offerteprocedure stuurt de Bouwdienst een elektronische opdracht (VJSIbericht) naar het geselecteerde ingenieursbureau. De contactpersoon bij het ingenieursbureau krijgt het bericht via de PC binnen. Hij stuurt een elektronische bevestiging (VISI-bericht) terug. Met deze bevestiging is de opdracht een feit. Zowel de Bouwdienst als het ingenieursbureau hebben een elektronisch projectdossier geopend voor deze opdracht. De toegang is beveiligd. De Bouwdienst heeft alle benodigde uitgangspunten, programma van eisen, administratieve en contractuele voorwaarden, werkschema, tijdschema en tekeningen in elektronische vorm in het projectdossier klaargezet. Binnen het ingenieursbureau krijgt het hoofd van de ontwerpafdeling het verzoek (VISIbericht) om de opdracht uit te voeren. Het ingenieursbureau gaat aan de slag. Via de verwijzingen in de opdracht kunnen alle uitgangspunten direct elektronisch ingezien worden. Het ingenieursbureau doet periodiek verslag (VISI-bericht) aan de Bouwdienst over de voortgang. Via verwijzingen in het verslag krijgt de projectleider (en disdp/ine/eiderf-sj) bij de Bouwdienst direct toegang tot beschikbare modellen en tekeningen, en krijgt zodoende een goed beeld van de stand van zaken. Zodra het ingenieursbureau een ontwerp gereed heeft wordt dit in de vorm van een VISI-bericht voorgelegd aan de Bouwdienst. Door middel van elektronische referenties krijgt de Bouwdienst toegang tot de documenten. De Bouwdienst controleert het ontwerp en zal het al dan niet accepteren; dit wordt ook elektronisch verstuurd in de vorm van een VISI-bericht. Na acceptatie van alle deelresultaten is de levering een feit. Dit voorbeeld illustreert dat alle stuurinformatie (nodig voor coordinatie van de activiteiten tussen initiatiefnemer en uitvoerder) uitgewisseld wordt tussen initiatiefnemer en uitvoerder. Ook wordt alle technische informatie, zoals tekeningen, overgedragen die nodig is voor de uitvoering van het werk. Dictaat Toegepaste Informatica - Appendix C blad 20

22 In het VISI project werken private en publieke organisaties samen aan verbetering van de communicatie in infrastructurele projecten. De behoefte aan verbetering van de communicatie komt voort uit de praktijk; infrastructuur moet steeds sneller ontwikkeld worden, projecten worden hoe langer hoe complexer, projecten vergen een meer integrale aanpak en de rollen in samenwerkingsverbanden verschuiven. Uit de onderzoeksfase komt naar voren dat sectorbrede afspraken over informatieoverdracht in de Nederlandse GWW nagenoeg ontbreken. Er blijkt behoefte te zijn aan uitgangspunten voor communicatie. Vooral wanneer gekozen wordt voor het gei'ntegreerde samenwerkingsconcept. Bedrijven in de GWW-sector zijn van mening dat in tegenstelling tot het nu veel gebruikte traditionele concept, het gei'ntegreerde samenwerkingsconcept mogelijkheden biedt voor innovaties en een verdere optimalisatie van de prijs-kwaliteit verhouding van GWW-projecten. Deze mening is gebaseerd op ervaringen in andere sectoren buiten de GWW-sector. Daar wordt gerapporteerd dat aanzienlijke kostenbesparingen en looptijdverkortingen mogelijk zijn. Op het gebied van informatisering blijkt dat de GWW-sector een flinke inhaalslag moet maken om op het niveau van een aantal andere industrieen te komen. Project-managers geven aan dat de communicatie tussen partijen een van de grootste knelpunten is in een project. Uit studies blijkt dat rollen en afspraken steeds dezelfde zijn. De verschillen tussen projecten worden bepaald door de rolverdeling tussen partijen en het tijdens het project wisselen van rol door partijen. Ook blijkt dat er in GWW-projecten een 'natuurlijke' volgorde is in het afhandelen van afspraken. Deze volgorde is onafhankelijk van de gekozen contractvorm. Een aanpak voor richtlijnen voor communicatie dient daarom uit te gaan van rollen en afspraken, zodat ook deze onafhankelijk zijn van contractvormen. Uitgangspunt voor algemeen toepasbare afspraken over communicatie zijn drie invalshoeken, te weten op welk moment (proces), door wie (rol), en wat (informatie-inhoud). Voorwaarde is ook dat de afspraken onafhankelijk zijn van partijen of het samenwerkingsconcept. Bovendien is flexibiliteit een belangrijk punt. Door het afsprakenstelsel aan te bieden in de vorm van sjablonen, kunnen afspraken makkelijk toegesneden worden op specifieke projectsituaties. De informatieoverdracht wordt duidelijk gemaakt met het begrip transactie. Van een transactie is sprake als twee partijen afspreken dat er wat moet gebeuren, bijv. het maken van een ontwerp. Beide partijen hebben een rol. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden aan rollen toegekend. De informatieoverdracht vindt plaats door de uitwisseling van berichten tussen de rollen. In de vorm van het geven van een opdracht bijvoorbeeld. Het begrip transactie maakt de informatiestromen inzichtelijk, evenals de communicatiestructuur. Op de volgende bladzijde wordt een voorbeeld gegeven van een dergelijke (VISI-) transactie. Op basis van de rolverdeling tussen partijen kunnen taken, verantwoordelijkheden en risico's worden verdeeld. Het afsprakenstelstel sluit daarmee aan op de benadering van het gei'ntegreerde samenwerkingsconcept dat ontwikkeld is in het kader van RAW2000. Dictaat Toegepaste Informatica - Appendix C blad 21

4.1 Simulatie in de analysefase

4.1 Simulatie in de analysefase 1 Bijlage 4 Simulatietechnieken Simulatie is een toetstechniek waarmee door middel van het nabootsen van een bepaalde situatie (bijvoorbeeld een herontworpen bedrijfsproces) in een afgeschermde omgeving

Nadere informatie

Rapportage workfl ow

Rapportage workfl ow Rapportage workflow Rapportage registratie workflow C.G.A.M Wessels Introductie Workflow management (WFM) staat voor de automatisering van bedrijfsprocessen en werkstromen (regels, procedures en processen)

Nadere informatie

Hyarchis.Net MKB. Hyarchis.Net MKB voor efficiënte ondernemers. Stroomlijn al uw digitale- en papierstromen

Hyarchis.Net MKB. Hyarchis.Net MKB voor efficiënte ondernemers. Stroomlijn al uw digitale- en papierstromen Hyarchis.Net MKB Hyarchis.Net MKB voor efficiënte ondernemers Stroomlijn al uw digitale- en papierstromen Heeft uw bedrijf door alle uitpuilende archiefkasten soms meer weg van een papieropslag? Kunt u

Nadere informatie

PROTOCOL ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HENGELO 2005

PROTOCOL ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HENGELO 2005 PROTOCOL ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HENGELO 2005 HOOFDSTUK 1. BEGRIPSBEPALING, REIKWIJDTE EN DOELEINDEN Artikel 1. Begripsbepaling In dit protocol wordt verstaan onder: Algemene postbus Elektronische

Nadere informatie

Zaakgericht samenwerken. Visie en Koers

Zaakgericht samenwerken. Visie en Koers Zaakgericht samenwerken Visie en Koers 2009032816 We staan voor diverse ambities en knelpunten Burgers 7x24 inzicht in status aanvragen Efficiënter werken Borgen rechtmatigheid Inzicht bij medewerkers

Nadere informatie

ENERGIE BEDRIJVEN EN ICT

ENERGIE BEDRIJVEN EN ICT ENERGIE BEDRIJVEN EN ICT De energiemarkt in Nederland is continu in beweging. Nieuwe toetreders veroveren marktaandeel en slimme meters, sectorwijzigingen en splitsing zorgen voor veranderingen. Energiebedrijven

Nadere informatie

DIS. Digital Information System

DIS. Digital Information System DIS Digital Information System Inhoud Digital Information System........................................ 4 ORGANI - Your Profit.................................................. 8 Digital Information

Nadere informatie

Casenso. Optimaliseer Uw Bedrijf. Casenso Consultancy

Casenso. Optimaliseer Uw Bedrijf. Casenso Consultancy Casenso Optimaliseer Uw Bedrijf Casenso Consultancy Internet : E-mail : office@casenso.nl Telefoon : +31 (0)24 322 0872 : Engels of Nederlands Consultancy Alle organisaties (bedrijven, non-profit, overheid)

Nadere informatie

BPM voor Sharepoint: het beste van twee werelden

BPM voor Sharepoint: het beste van twee werelden BPM voor Sharepoint: het beste van twee werelden BPM voor Sharepoint: het beste van twee werelden Analisten als Gartner en Forrester voorzien dat Sharepoint dé standaard wordt voor document management

Nadere informatie

Het digitaal samenstellen en uniformeren van projectdocumentatie.

Het digitaal samenstellen en uniformeren van projectdocumentatie. Het digitaal samenstellen en uniformeren van projectdocumentatie. As-Built Documentatie digitaal op orde Als uw bedrijf actief is in de Marine, Off-Shore, energie of chemische industrie, dan heeft u voor

Nadere informatie

Privé berichten Elektronische berichten die een medewerk(st)er niet uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of

Privé berichten Elektronische berichten die een medewerk(st)er niet uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of CVDR Officiële uitgave van Echt-Susteren. Nr. CVDR70878_1 25 november 2015 E-mail protocol Echt-Susteren 2006 De raad van de gemeente Echt-Susteren, gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van

Nadere informatie

Conclusie: voor elke organisatie die dit nastreeft is het goed besturen en beheersen van de bedrijfsprocessen

Conclusie: voor elke organisatie die dit nastreeft is het goed besturen en beheersen van de bedrijfsprocessen 1 Waarom? : Succesvol zijn is een keuze! Organisaties worden door haar omgeving meer en meer gedwongen om beter te presteren. Voornamelijk wordt dit ingegeven door de klant die haar eisen en wensen m.b.t.

Nadere informatie

Managementinformatiesysteem

Managementinformatiesysteem Managementinformatiesysteem (aanvulling bij hele boek) Het opzetten van een managementinformatiesysteem Wanneer je een werkstuk moet maken, bijvoorbeeld over de houding van de Nederlanders ten opzichte

Nadere informatie

Procesmanagement. Waarom processen beschrijven. Algra Consult

Procesmanagement. Waarom processen beschrijven. Algra Consult Procesmanagement Waarom processen beschrijven Algra Consult Datum: 22 oktober 2009 Inhoudsopgave 1. INLEIDING... 3 2. WAAROM PROCESMANAGEMENT?... 3 3. WAAROM PROCESSEN BESCHRIJVEN?... 3 4. PROCESASPECTEN...

Nadere informatie

Onderdelen Functies Resultaat Digitaliseren van binnenkomende post met Duidelijk herkenbare digitale documenten

Onderdelen Functies Resultaat Digitaliseren van binnenkomende post met Duidelijk herkenbare digitale documenten Bijlage 2 Vastgestelde evaluatiecriteria en behaalde resultaten Criteria voor de technische evaluatie van het generieke postproces Digitaliseren van binnenkomende post met Duidelijk herkenbare digitale

Nadere informatie

Effectief opslaan en terugvinden van informatie OFFICE FILING

Effectief opslaan en terugvinden van informatie OFFICE FILING Effectief opslaan en terugvinden van informatie OFFICE FILING Snelle toegang tot uw dossiers optimaliseert uw productiviteit Informatie vormt de levenslijn binnen uw onderneming de basis van effectieve

Nadere informatie

READ: de informatiestrategieaanpak van Steenwinkel Kruithof Associates (SKA)

READ: de informatiestrategieaanpak van Steenwinkel Kruithof Associates (SKA) READ: de informatiestrategieaanpak van (SKA) INLEIDING HET SPANNINGSVELD TUSSEN KORTETERMIJNVERWACHTINGEN EN LANGETERMIJNBEHOEFTEN In veel bedrijven volgen businessgerelateerde veranderingen elkaar snel

Nadere informatie

knkpublishing Microsoft Dynamics De flexibele, innovatieve uitgeverijsoftware Nieuwe kansen in een veranderende media wereld

knkpublishing Microsoft Dynamics De flexibele, innovatieve uitgeverijsoftware Nieuwe kansen in een veranderende media wereld De flexibele, innovatieve uitgeverijsoftware INTEGRATIE CONTINUE INNOVATIE WORKFLOW ONDERSTEUNING ABECON-CONSULTANCY OVER ABECON Microsoft Dynamics Nieuwe kansen in een veranderende media wereld Standaard

Nadere informatie

Regas als bedrijf. Regas B.V. is een landelijke speler en actief binnen

Regas als bedrijf. Regas B.V. is een landelijke speler en actief binnen Regas als bedrijf Regas B.V. is een landelijke speler en actief binnen de geestelijke gezondheidszorg en jeugdzorg. Binnen de maatschappelijke dienstverlening en maatschappelijke opvang/ vrouwenopvang

Nadere informatie

Gemeente Amsterdam digitaliseert dienstverlening

Gemeente Amsterdam digitaliseert dienstverlening Gemeente Amsterdam digitaliseert dienstverlening De overheid zet zwaar in op e-government, bijvoorbeeld door verbetering van de digitale dienstverlening aan de burger. De gemeente Amsterdam pakt deze vernieuwingsslag

Nadere informatie

Whitepaper implementatie workflow in een organisatie

Whitepaper implementatie workflow in een organisatie Whitepaper implementatie workflow in een organisatie Auteur: Remy Stibbe Website: http://www.stibbe.org Datum: 01 mei 2010 Versie: 1.0 Whitepaper implementatie workflow in een organisatie 1 Inhoudsopgave

Nadere informatie

BeheerVisie ondersteunt StUF-ZKN 3.10

BeheerVisie ondersteunt StUF-ZKN 3.10 Nieuwsbrief BeheerVisie Nieuwsbrief BeheerVisie 2015, Editie 2 Nieuws BeheerVisie ondersteunt StUF-ZKN 3.10 BeheerVisie geeft advies MeldDesk App Message Router MeldDesk Gebruikers Forum Nieuwe MeldDesk

Nadere informatie

VISI vanzelfsprekend. Rotonde Dortmuiden

VISI vanzelfsprekend. Rotonde Dortmuiden VISI vanzelfsprekend Rotonde Dortmuiden Communicatie Communicatie VISI regelt de communicatie tussen intern en extern Legt afspraken vast en bewaakt processen Voorkomt overtypen van informatie Zorgt er

Nadere informatie

Kwaliteitsbewaking en testen in ICT beheerorganisaties

Kwaliteitsbewaking en testen in ICT beheerorganisaties DKTP Informatie Technologie Veembroederhof 1 1019 HD Amsterdam Telefoon 020 427 52 21 Kwaliteitsbewaking en testen in ICT beheerorganisaties Voor de meeste projectgroepen die software ontwikkelen vormt

Nadere informatie

HOE DE KANS OP EEN SUCCESVOLLE ERP- IMPLEMENTATIE TE VERGROTEN

HOE DE KANS OP EEN SUCCESVOLLE ERP- IMPLEMENTATIE TE VERGROTEN WHITEPAPER HOE DE KANS OP EEN SUCCESVOLLE ERP- IMPLEMENTATIE TE VERGROTEN..HET EFFECT VAN VREEMDE OGEN.. Copyright 2014 OPDIC W www.implementatie-erp.nl E info@implementatie-erp.nl Hoe de kans op een succesvolle

Nadere informatie

Vaals, juni 2013 Versie 1.2. PLAN VAN AANPAK Informatievoorziening & Automatisering De route voor de toekomst 2013-2015

Vaals, juni 2013 Versie 1.2. PLAN VAN AANPAK Informatievoorziening & Automatisering De route voor de toekomst 2013-2015 Vaals, juni 2013 Versie 1.2 PLAN VAN AANPAK Informatievoorziening & Automatisering De route voor de toekomst 2013-2015 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Plan van aanpak 1.1 Inleiding 3 Hoofdstuk 2 Actiepunten

Nadere informatie

UNIT4 MULTIVERS EXTENDED

UNIT4 MULTIVERS EXTENDED UNIT4 MULTIVERS EXTENDED CRM Een white paper van UNIT4 2011 UNIT4 Software B.V. Stationspark 1000 3364 DA Sliedrecht T +31 (0)184 44 44 44 F +31 (0)184 44 44 45 I www.unit4.nl E info.nl@unit4.com De rol

Nadere informatie

Bedrijfssystemen vervangen door Slim Software Nabouwen

Bedrijfssystemen vervangen door Slim Software Nabouwen Bedrijfssystemen vervangen door Slim Software Nabouwen Codeless White Paper Roland Worms, Directeur Wouter van der Ven, Lead Software Architect Inhoudsopgave 1. Introductie 2. Het IT dilemma. Als standaard

Nadere informatie

Applicatierationalisatie? Probeer het eens met BPM

Applicatierationalisatie? Probeer het eens met BPM Applicatierationalisatie? Probeer het eens met BPM Applicatierationalisatie? Probeer het eens met BPM Vrijwel iedere CIO streeft naar lagere kosten en een grotere flexibiliteit van de IT-omgeving. Organisaties

Nadere informatie

de overgang van traditionele naar digitale verwerking van post en documenten Marc Charlier manager corporate communications

de overgang van traditionele naar digitale verwerking van post en documenten Marc Charlier manager corporate communications de overgang van traditionele naar digitale verwerking van post en documenten Marc Charlier manager corporate communications BCT Partners for Value Introductie BCT ECM (Enterprise Content Management) Het

Nadere informatie

Meer waarde halen uit uw ICT en EPD ICT sturing richten op realiseren van baten

Meer waarde halen uit uw ICT en EPD ICT sturing richten op realiseren van baten Meer waarde halen uit uw ICT en EPD ICT sturing richten op realiseren van baten Eric Polman HIMSS 2010, Atlanta 1 4 maart 2010 Agenda en doelstelling 1. Introductie 2. ICT in de zorg: kenmerken huidige

Nadere informatie

WHITE PAPER. Business Solutions

WHITE PAPER. Business Solutions WHITE PAPER Business Solutions De keuze van de strategie/aanpak is be-palend voor de complexiteit en doorlooptijd van een implementatie. Introductie Uw organisatie staat op het punt om een standaard software

Nadere informatie

Bijlage 4.0: Verschillen tussen de administratieve functies in schaal 3, 4, 5 en 6

Bijlage 4.0: Verschillen tussen de administratieve functies in schaal 3, 4, 5 en 6 Bijlage 4.0: Verschillen tussen de administratieve functies in schaal 3, 4, 5 en 6 De hier opgenomen typeringen zijn ontleend aan werkzaamheden, die binnen een school/- onderdelen worden aangemerkt als

Nadere informatie

Totaal oplossing voor loopbaanbegeleiding. coacher

Totaal oplossing voor loopbaanbegeleiding. coacher Totaal oplossing voor loopbaanbegeleiding coacher Loopbaancoach als regisseur U wilt als loopbaanbureau minder administratieve handelingen, de kansen van uw kandidaten vergroten en meer klanten werven.

Nadere informatie

Elektronisch documentenbeheer bij de KMO. Themasessie, 2 december 2004, Leuven

Elektronisch documentenbeheer bij de KMO. Themasessie, 2 december 2004, Leuven Elektronisch documentenbeheer bij de KMO Themasessie, 2 december 2004, Leuven Agenda Inleiding Waarom zou u er aan beginnen? Voordelen van EDB Typische toepassingen in KMO Diverse kanten van EDB Waar op

Nadere informatie

WERKBOX WERKT MET JE MEE

WERKBOX WERKT MET JE MEE WERKBOX WERKT MET JE MEE Altijd je kantoor bij DE HAND Het Nieuwe Werken. We horen er veel over. Het staat voor slim en effectief werken. Voor het werken van nu dus. Wat betekent het in de praktijk? Flexibiliteit.

Nadere informatie

Figuur 1 Model Operational Excellence

Figuur 1 Model Operational Excellence 1. Management samenvatting Ondanks de groeiende populariteit process redesign, is er maar weinig bekend over de strategieën die organisaties kunnen volgen om te bereiken. Een redesign strategie specificeert

Nadere informatie

Optimaliseren afsluiten rapportage proces: juist nu!

Optimaliseren afsluiten rapportage proces: juist nu! 18 Optimaliseren afsluiten rapportage proces: juist nu! Belang van snelle en betrouwbare informatie groter dan ooit Drs. Wim Kouwenhoven en drs. Maarten van Delft Westerhof Drs. W.P. Kouwenhoven is manager

Nadere informatie

Whitepaper. Online samenwerken: meer transparantie en efficiency geeft accountant extra ruimte voor advies

Whitepaper. Online samenwerken: meer transparantie en efficiency geeft accountant extra ruimte voor advies Whitepaper Online samenwerken: meer transparantie en efficiency geeft accountant extra ruimte voor advies Een whitepaper van UNIT4 Accountancy 2013 Inleiding Accountantskantoren leveren vandaag de dag

Nadere informatie

Zeon PDF Driver Trial

Zeon PDF Driver Trial Zakelijke software voor verkoop, dienstverlening en administratie Handleiding module Document Uitgaande correspondentie genereren Uitgaande correspondentie terugvinden Persoonlijk geadresseerde mailings

Nadere informatie

Exact Synergy Enterprise. Krachtiger Financieel Management

Exact Synergy Enterprise. Krachtiger Financieel Management Exact Synergy Enterprise Krachtiger Financieel Management 1 Inleiding Waar gaat het om? Makkelijke vragen zijn vaak het moeilijkst te beantwoorden. Als het hectische tijden zijn, moet u soms veel beslissingen

Nadere informatie

VOOR EN NADELEN VAN DE CLOUD

VOOR EN NADELEN VAN DE CLOUD VOOR EN NADELEN VAN DE CLOUD VOOR EN NADELEN VAN DE CLOUD Cloud storage. Back-up in de cloud. Er zijn verschillende benamingen voor diensten die computergebruikers in staat stellen om hun documenten en

Nadere informatie

Whitepaper ERP Vreemde ogen

Whitepaper ERP Vreemde ogen Whitepaper ERP Vreemde ogen Citrien Procesconsult Braamweg 77 3768 CE SOEST T 06 14 27 19 97 W www.roaldvanderheide.nl E info@roaldvanderheide.nl Vraagstelling Hoe de kans op een succesvolle ERP-implementatie

Nadere informatie

Olde Bijvank Advies Organisatieontwikkeling & Managementcontrol

Olde Bijvank Advies Organisatieontwikkeling & Managementcontrol SAMENVATTING ITIL ITIL is nog steeds dé standaard voor het inrichten van beheerspocessen binnen een IT-organisatie. En dekt zowel applicatie- als infrastructuur beheer af. Indien gewenst kan ITIL worden

Nadere informatie

Praktijkinstructie Beheer en installatie computersystemen/administratie 3 (CIN06.3/CREBO:50191)

Praktijkinstructie Beheer en installatie computersystemen/administratie 3 (CIN06.3/CREBO:50191) instructie Beheer en installatie computersystemen/administratie 3 (CIN06.3/CREBO:50191) pi.cin06.3.v1 ECABO, 1 augustus 1997 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd,

Nadere informatie

white paper 2 Selectie ehrm oplossing: Hoe kom ik tot de juiste keuze?

white paper 2 Selectie ehrm oplossing: Hoe kom ik tot de juiste keuze? white paper 2 Selectie ehrm oplossing: Hoe kom ik tot de juiste keuze? 1 Voorwoord 1. ehrm oplossing: impact van de keuze 2. Overzicht oplossingen 3. Project organisatie voor ehrm 4. Van ambitie tot keuze

Nadere informatie

Qsuite in een mobiele applicatie. Geschikt voor telefoon en tablet

Qsuite in een mobiele applicatie. Geschikt voor telefoon en tablet Qsuite in een mobiele applicatie Geschikt voor telefoon en tablet Er is geen stoppen meer aan Het internetgebruik in de wereld neemt iedere dag toe. IT is overal,. Internet is steeds meer, vaker en sneller

Nadere informatie

ICT Management. Leerprocessen en hun invloed op de kwaliteit van IT-servicemanagement. Kortere terugverdientijd door het versnellen van het leerproces

ICT Management. Leerprocessen en hun invloed op de kwaliteit van IT-servicemanagement. Kortere terugverdientijd door het versnellen van het leerproces ICT Management Kortere terugverdientijd door het versnellen van het leerproces Leerprocessen en hun invloed op de kwaliteit van IT-servicemanagement SOLUTIONS THAT MATTER 1 Kortere terugverdientijd door

Nadere informatie

Werkplek Online Iedereen de zekerheid van een flexibele, veilige en toekomstvaste werkplek

Werkplek Online Iedereen de zekerheid van een flexibele, veilige en toekomstvaste werkplek Werkplek Online Iedereen de zekerheid van een flexibele, veilige en toekomstvaste werkplek U wilt maximale vrijheid in het inrichten van uw werkplek, zonder kopzorgen, maar wel betrouwbaar en veilig. Met

Nadere informatie

Meer waarde halen uit uw ICT en EPD ICT sturing richten op realiseren van baten

Meer waarde halen uit uw ICT en EPD ICT sturing richten op realiseren van baten Meer waarde halen uit uw ICT en EPD ICT sturing richten op realiseren van baten Eric Polman HIMSS 2010, Atlanta 1 4 maart 2010 Agenda en doelstelling 1. Even voorstellen: M&I/Partners 2. ICT in de zorg:

Nadere informatie

De kracht van Middelgroot. Klik hier voor praktijkvoorbeelden

De kracht van Middelgroot. Klik hier voor praktijkvoorbeelden De kracht van Middelgroot Klik hier voor praktijkvoorbeelden De kracht van het programma e-dienstverlening Wat is: Het programma e-dienstverlening? In de gemeente Waalwijk wordt gewerkt met een elektronisch

Nadere informatie

Rijksuniversiteit Groningen - bestuurlijke informatievoorziening Kwaliteitszorg administratieve processen en systemen

Rijksuniversiteit Groningen - bestuurlijke informatievoorziening Kwaliteitszorg administratieve processen en systemen Rijksuniversiteit Groningen - bestuurlijke informatievoorziening Kwaliteitszorg administratieve processen en systemen Applicatie: Document Informatie Systeem (DIS) Eindrapport 6 oktober 2008 Auteur: Henk

Nadere informatie

Contractmanagement en contractbeheer

Contractmanagement en contractbeheer Ir. ing. D. Mostert, DME Advies If you are not in control of your contracts, you are not in control of your business (Gartner) Uitbesteding op diverse gebieden neemt een grote vlucht. Steeds vaker wordt

Nadere informatie

Production Workflow Solutions

Production Workflow Solutions Production Workflow Solutions EEN KLANTGERICHTE ORGANISATIE MET TOTAALOPLOSSINGEN Ik zoek naar manieren om mijn productieprocessen te verbeteren, zodat mijn onderneming efficiënter wordt en mijn doorlooptijden

Nadere informatie

Praktisch Implementeren van EA bij Gemeenten

Praktisch Implementeren van EA bij Gemeenten Praktisch Implementeren van EA bij Gemeenten Edwin de Vries 3 juni 2008 Praktisch Implementeren van Enterprise Architectuur bij Gemeenten Waarom Architectuur bij Gemeenten? Praktische aanpak Invulling

Nadere informatie

Voorstel aan de Raad. Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 8 juni 2005 / 121/2005

Voorstel aan de Raad. Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 8 juni 2005 / 121/2005 Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 8 juni 2005 / 121/2005 Onderwerp Budgetverschuiving voor gemeentelijke voorziening DIVA Programma / Programmanummer Concernsturing / 8110 Portefeuillehouder

Nadere informatie

E-communicatie met de Rijksuniversiteit Groningen

E-communicatie met de Rijksuniversiteit Groningen facilitair bedrijf facilitaire informatisering E-communicatie met de Rijksuniversiteit Groningen Ondersteunde manieren van elektronische opdrachtflow Versie 1.1 (concept) 2 december 2013 E-communicatie

Nadere informatie

Documentcreatie en Output software. Wat zijn de toevoegingen op AFAS Profit & AFAS Profit Online?

Documentcreatie en Output software. Wat zijn de toevoegingen op AFAS Profit & AFAS Profit Online? Documentcreatie en Output software Wat zijn de toevoegingen op AFAS Profit & AFAS Profit Online? Documentcreatie & Output software CRMconnectors biedt een themaoplossing. Elke organisatie ontvangt en verstuurt

Nadere informatie

TESTEN IN DE LOGISTIEKE E-COMMERCEKETEN

TESTEN IN DE LOGISTIEKE E-COMMERCEKETEN TESTEN IN DE LOGISTIEKE E-COMMERCEKETEN Productinformatie Testen in de logistieke e-commerceketen Inhoudsopgave 1 Waarom testen in de logistieke e-commerceketen?... 4 1.1 Verschillende klantperspectieven...

Nadere informatie

De 17 principes van lean working

De 17 principes van lean working De 17 principes van lean working Lean working kan samengevat worden in 17 basis principes. De totale aanpak is hieruit opgebouwd. Het kennen en beheersen van de principes is belangrijk voor de continu

Nadere informatie

1 Dienstbeschrijving all-in beheer

1 Dienstbeschrijving all-in beheer 1 Dienstbeschrijving all-in beheer De all-in beheer overeenkomst van Lancom is modulair opgebouwd. U kunt bij Lancom terecht voor deelgebieden zoals helpdesk ondersteuning of backup, maar ook voor totale

Nadere informatie

Het BiSL-model. Een whitepaper van The Lifecycle Company

Het BiSL-model. Een whitepaper van The Lifecycle Company Het BiSL-model Een whitepaper van The Lifecycle Company Met dit whitepaper bieden we u een overzicht op hooflijnen van het BiSL-model. U vindt een overzicht van de processen en per proces een beknopte

Nadere informatie

OpenText RightFax. Intuitive Business Intelligence. Whitepaper. BI/Dashboard oplossing voor OpenText RightFax

OpenText RightFax. Intuitive Business Intelligence. Whitepaper. BI/Dashboard oplossing voor OpenText RightFax OpenText RightFax Intuitive Business Intelligence Whitepaper BI/Dashboard oplossing voor OpenText RightFax Beschrijving van de oplossing, functionaliteit & implementatie Inhoud 1 Introductie 2 Kenmerken

Nadere informatie

Registratie Data Verslaglegging

Registratie Data Verslaglegging Registratie Data Verslaglegging Registratie Controleren en corrigeren Carerix helpt organisaties in het proces van recruitment en detachering. De applicatie voorziet op een eenvoudige wijze in de registratie

Nadere informatie

Doxis Informatiemanagers

Doxis Informatiemanagers Substitutie Doxis Informatiemanagers Grootste adviesburo op het gebied van informatiemanagement in Nederland Zelfstandig bedrijfsonderdeel van Ernst & Young Jarenlange ervaring bij NL Overheid Gedegen

Nadere informatie

Volgens goed gebruik worden de activiteiten en aandachtspunten binnen de vereniging ingericht op een planmatige aanpak vertaald in dit jaarplan.

Volgens goed gebruik worden de activiteiten en aandachtspunten binnen de vereniging ingericht op een planmatige aanpak vertaald in dit jaarplan. JAARPLAN 2014 Inleiding Volgens goed gebruik worden de activiteiten en aandachtspunten binnen de vereniging ingericht op een planmatige aanpak vertaald in dit jaarplan. De vereniging heeft vertrouwen in

Nadere informatie

CORA 1.0 Bedrijfs- en ICT-referentiearchitectuur voor woningcorporaties

CORA 1.0 Bedrijfs- en ICT-referentiearchitectuur voor woningcorporaties CORA 1.0 Bedrijfs- en ICT-referentiearchitectuur voor woningcorporaties Hoe zorgen we ervoor dat we nieuwe diensten en producten soepel in onze bedrijfsvoering op kunnen nemen? Hoe geven we betere invulling

Nadere informatie

Ministerie van VROMI Land Sint Maarten

Ministerie van VROMI Land Sint Maarten Ministerie van VROMI Land Sint Maarten 1 Rapportage ten behoeve van de Voortgangscommissie Sint Maarten 1e kwartaal 2013 De Minister voor Volkshuisvesting Ruimtelijke Ontwikkeling Milieu en Infrastructuur

Nadere informatie

SIMPLIFYSCAN. A sharp choice in intelligent scanning

SIMPLIFYSCAN. A sharp choice in intelligent scanning SIMPLIFYSCAN A sharp choice in intelligent scanning SIMPLIFYSCAN: A SHARP CHOICE IN INTELLIGENT SCANNING SimplifyScan maakt het voor gebruikers mogelijk om documenten op een eenvoudige wijze te scannen

Nadere informatie

TPSC Cloud, Collaborative Governance, Risk & Compliance Software,

TPSC Cloud, Collaborative Governance, Risk & Compliance Software, TPSC Cloud, Collaborative Governance, Risk & Compliance Software, Wij geloven dat we een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan betere & veiligere zorg. The Patient Safety Company TPSC levert al meer

Nadere informatie

Onderwerpen: Algemeen Projecten. Budgetten Rollen en rechten Uren/kosten Facturen CRM HRM Output/Custom fields Web. Procesbeschrijving

Onderwerpen: Algemeen Projecten. Budgetten Rollen en rechten Uren/kosten Facturen CRM HRM Output/Custom fields Web. Procesbeschrijving Onderwerpen: Algemeen Projecten Budgetten Rollen en rechten Uren/kosten Facturen CRM HRM Output/Custom fields Web Procesbeschrijving Algemeen PMO Pro is een systeem om al uw projectgerelateerde informatie

Nadere informatie

CONSTANT ONDERHANDEN WERK ZORGT VOOR STABIELE DOORLOOPTIJDEN

CONSTANT ONDERHANDEN WERK ZORGT VOOR STABIELE DOORLOOPTIJDEN CONSTANT ONDERHANDEN WERK ZORGT VOOR STABIELE DOORLOOPTIJDEN Klanten verwachten tegenwoordig een grotere leverbetrouwbaarheid, tegen lagere kosten, met betere kwaliteit en dat allemaal tegelijk. Diegenen

Nadere informatie

Evo Evolutionary Project Management. Een introductie. Algemene informatie voor medewerkers van SYSQA B.V.

Evo Evolutionary Project Management. Een introductie. Algemene informatie voor medewerkers van SYSQA B.V. Evo Evolutionary Project Management Een introductie Algemene informatie voor medewerkers van SYSQA B.V. Organisatie SYSQA B.V. Pagina 2 van 10 Inhoudsopgave 1. INLEIDING... 3 2. EVO... 4 3. FASERING...

Nadere informatie

Business Process Management

Business Process Management Business Process Management Daniël van der Perren 7-12-2009 Business Process Management Inhoud Business Process Management... 3 Maar wat is nu een Process?... 4 Wat is een Business Process?... 5 Wat is

Nadere informatie

Dataportabiliteit. Auteur: Miranda van Elswijk en Willem-Jan van Elk

Dataportabiliteit. Auteur: Miranda van Elswijk en Willem-Jan van Elk Dataportabiliteit Auteur: Miranda van Elswijk en Willem-Jan van Elk Cloud computing is een recente ontwikkeling die het mogelijk maakt om complexe ICTfunctionaliteit als dienst via het internet af te nemen.

Nadere informatie

SharePoint 2013 maakt Gemeente Halderberge in control

SharePoint 2013 maakt Gemeente Halderberge in control SharePoint 2013 maakt Gemeente Halderberge in control Case study Gemeente Halderberge Maart 2014 SharePoint 2013 maakt Gemeente Halderberge in control Pagina 2/6 SharePoint 2013 maakt Gemeente Halderberge

Nadere informatie

Notitie Programma Digitaal Werken

Notitie Programma Digitaal Werken Notitie Programma Digitaal Werken Onderwerp Programma Digitaal Werken: aanschaf en implementatie Zaaksysteem Suite en Suite voor Vergunningen, Toezicht & Handhaving. Huidige situatie Amstelveen werkt met

Nadere informatie

Internetsoftware voor het opsporen en oplossen van knelpunten

Internetsoftware voor het opsporen en oplossen van knelpunten Inhoud: Wat is Regis t? 3 Regis t als basis voor de RI&E 4 De RI&E en uw organisatie 4 De RI&E applicatie bestaat uit de volgende onderdelen 5 Doorgroeien naar een volwaardig Risk-Managementsysteem? 6

Nadere informatie

SVHT-IT. Mission statement

SVHT-IT. Mission statement SVHT-IT Mission statement Wij leveren oplossingen en diensten aan het MKB op het gebied van ICT, waarbij service, flexibiliteit en een persoonlijke relatie met de klant voorop staan SVHT-IT is een onderneming

Nadere informatie

Het Management Skills Assessment Instrument (MSAI)

Het Management Skills Assessment Instrument (MSAI) Het Management Skills Assessment Instrument (MSAI) Het zelfbeoordelingsformulier Het doel van deze evaluatie is om u te helpen bij het bepalen van de belangrijkste aandachtsvelden van uw leidinggevende

Nadere informatie

Praktijkinstructie Oriëntatie op de informatie-analyse 4 (CIN08.4/CREBO:50131)

Praktijkinstructie Oriëntatie op de informatie-analyse 4 (CIN08.4/CREBO:50131) instructie Oriëntatie op de informatie-analyse 4 (CIN08.4/CREBO:50131) pi.cin08.4.v2 ECABO, 1 september 2003 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen

Nadere informatie

Moduleoverzicht Moduleoverzicht Scorion Datum: 9 april 2008 1 Parantion 2008

Moduleoverzicht Moduleoverzicht Scorion Datum: 9 april 2008 1 Parantion 2008 Moduleoverzicht Datum: 9 april 2008 1 Parantion 2008 Scorion: het instrument Scorion ondersteunt professionals bij de persoonlijke professionele ontwikkeling op basis van competenties. Scorion stelt een

Nadere informatie

Lagere kosten en betere liquiditeit door snellere processen

Lagere kosten en betere liquiditeit door snellere processen Boekhouding Solution Info Lagere kosten en betere liquiditeit door snellere processen Verkoopafdelingen zijn het belangrijkste inzetgebied van DocuWare. Vanwege controleplichten is er een absolute noodzaak

Nadere informatie

Even voorstellen: Historie

Even voorstellen: Historie Postbus 33 5160 AA Sprang-Capelle T 0416 280 880 F 0416 273 322 E info@vanscholladvies.nl I www.vanscholladvies.nl BTW-nr NL8057.27.826.B.01 K.v.K. Tilburg nr. 18047302 Rabobank 33.42.24.578 Even voorstellen:

Nadere informatie

Migratie van Groupwise naar Exchange

Migratie van Groupwise naar Exchange BIJLAGE Bijlage nr. 1 Migratie van Groupwise naar Exchange Doelstelling. Momenteel wordt in de administratie van de VGC Novell Groupwise als mailsysteem gebruikt. De huidige versie van Groupwise is verouderd

Nadere informatie

ELEKTRONISCH DOCUMENT MANAGEMENT

ELEKTRONISCH DOCUMENT MANAGEMENT ELEKTRONISCH DOCUMENT MANAGEMENT EEN PAPIEREN ARCHIEF VERWERKING VAN DE POST de post openen sorteren registreren VERWERKING VAN DE POST afstempelen distribueren kopiëren VERWERKING VAN DE POST ARCHIVEREN

Nadere informatie

Dossier (zaakgericht) werken Ontwikkelingen, implementatie & tips

Dossier (zaakgericht) werken Ontwikkelingen, implementatie & tips Dossier (zaakgericht) werken Ontwikkelingen, implementatie & tips V- ICT- OR - 30 april 2015, Liesbeth van Bodegraven 2act consultancy Definitie dossiergericht werken Samenhangende hoeveelheid werk Duidelijke

Nadere informatie

KOSTENBEWUST LEAN DIGITAAL

KOSTENBEWUST LEAN DIGITAAL Referenties KOSTENBEWUST LEAN DIGITAAL en ZAAKGERICHT Modern Informatiemanagement Project en programmamanagement Programmamanagement digitaal informatiemanagement Ministerie IenM Van Kaliber is verantwoordelijk

Nadere informatie

EFQM model theoretisch kader

EFQM model theoretisch kader EFQM model theoretisch kader Versie 1.0 2000-2009, Biloxi Business Professionals BV 1. EFQM model EFQM staat voor European Foundation for Quality Management. Deze instelling is in 1988 door een aantal

Nadere informatie

Microsoft Excel. It s all about Excel - VBA

Microsoft Excel. It s all about Excel - VBA X Microsoft Excel Stap in de wereld van Visual Basic for Applications (VBA) binnen het Microsoft Office programma Excel. Leer hoe deze programmeertaal precies in elkaar zit en hoe u deze in de dagelijkse

Nadere informatie

Doel van het invoeringsplan is te beschrijven welke handelingen dienen te worden verricht om een applicatie te implementeren.

Doel van het invoeringsplan is te beschrijven welke handelingen dienen te worden verricht om een applicatie te implementeren. Voorbeeld invoeringsplan door Wim - 01-06-2011 http://www.itpedia.nl/2011/01/06/voorbeeld-invoeringsplan/ Voordat applicaties in een organisatie worden ingevoerd, is het belangrijk na te gaan op welke

Nadere informatie

Projectmanagement De rol van een stuurgroep

Projectmanagement De rol van een stuurgroep Projectmanagement De rol van een stuurgroep Inleiding Projecten worden veelal gekenmerkt door een relatief standaard projectstructuur van een stuurgroep, projectgroep en enkele werkgroepen. De stuurgroep

Nadere informatie

Whitepaper. Hoe de kans op een succesvolle ERP-implementatie te vergroten. ..het effect van vreemde ogen.. VERTROUWELIJK. www.implementatie-erp.

Whitepaper. Hoe de kans op een succesvolle ERP-implementatie te vergroten. ..het effect van vreemde ogen.. VERTROUWELIJK. www.implementatie-erp. Whitepaper Hoe de kans op een succesvolle ERP-implementatie te vergroten..het effect van vreemde ogen.. VERTROUWELIJK W E www.implementatie-erp.nl info@opdic.nl Hoe de kans op een succesvolle ERP-implementatie

Nadere informatie

Taakgebied Bepalen huidige bedrijfsprocessen

Taakgebied Bepalen huidige bedrijfsprocessen Weten wat je doet, maar ook hoe je het doet, is de basis voor elke toekomst. Hoofdstuk 22 Taakgebied Bepalen huidige bedrijfsprocessen V1.1 / 01 september 2015 MCTL v1.1 Hoofdstuk 22... 3 Plaats in het

Nadere informatie

Warehouse Management Systems

Warehouse Management Systems Management Outlook Warehouse Management Systems Managers willen met een nieuw WMS hun productiviteit en servicegraad verhogen, doorlooptijden verkorten, een betere informatievoorziening leveren en anticiperen

Nadere informatie

Processen in crisistijden

Processen in crisistijden Whitepaper Processen in crisistijden De huidige economische situatie biedt kansen voor het efficiënter inrichten van processen en het implementeren van procesoptimalisaties. Inleiding In alle bedrijfstakken

Nadere informatie

SAP Invoice Management (SIM)

SAP Invoice Management (SIM) (SIM) Copyright 2005 Avelon BV Pagina 1 / 10 1 Inleiding Voor veel organisaties is het afhandelen van binnenkomende facturen een handmatig proces dat veel tijd in beslag neemt. Handmatige invoer, tijdrovend

Nadere informatie

Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten & Logius & Gebruikersverenigingen / Samenwerkingsverbanden & Leveranciers

Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten & Logius & Gebruikersverenigingen / Samenwerkingsverbanden & Leveranciers ADDENDUM: betreffende het implementeren en gebruiken van de standaard Zaak en Document services incl. MijnOverheid / Lopende Zaken. (Addendum op de SAMENWERKINGSOVEREENKOMST KWALITEITSINSTITUUT NEDERLANDSE

Nadere informatie