De voorzitter opent om uur en heet de leden en in het bijzonder erelid Desiree Mulder welkom.

Transcriptie

1 Notulen Algemene Ledenvergadering HCGO De voorzitter opent om uur en heet de leden en in het bijzonder erelid Desiree Mulder welkom. 1.Ingekomen stukken en mededelingen De voorzitter vraagt aandacht voor de presentielijst met het oog op een eventuele stemming. Accommodatiecommissaris Gert Jan Oostwouder wenst een mededeling te doen. Hij kondigt per direct zijn aftreden aan als bestuurslid en geeft de vergadering een toelichting. GJ Oostwouder geeft aan de afgelopen drie jaar zijn werkzaamheden met veel plezier gedaan te hebben en zal aan de zijlijn nog veel te zien te zijn. Vaststelling agenda De voorzitter stelt voor om agendapunt 9 (verkiezing bestuursleden) m.u.v de voorgenomen benoeming van Diederik Duijser direct te behandelen. De vergadering heeft geen bezwaar. De voorzitter geeft het woord aan penningmeester Bryan Winkels. Bryan heeft voorlopig besloten aan te blijven als penningmeester. Erik geeft aan hier zeer blij mee te zijn. Vanuit de zaal klinkt applaus. Mutatie bestuur De voorzitter richt het woord tot sponsorcommissaris Mandy Kroos, van wie we afscheid helaas moeten nemen. Erik bedankt Mandy van harte en overhandigd de bloemen en het presentje. Vervolgens wordt het woord tot Gert Jan gericht. Hij wordt beschreven als doener, bouwer en altijd met handen uit de mouwen klaar willen staan. De voorzitter bedankt GJ Oostwouder van harte en overhandigd de bloemen met het presentje en wordt hij benoemd tot lid van verdienste. 3. Vaststelling agenda Voorzitter vraagt wie er gebruik wil maken van de WVTTK. Dit zijn: Erik ter Braak, Remco van Drenth, Yvonne Willebrand 4 Vaststelling notulen ALV en (B)ALV Er zijn geen vragen en worden bij deze goedgekeurd. De (verplichte) wijziging van het Huishoudelijk Reglement ART 3, ad. 2.c. toevoeging in HR van Desiree Mulder als erelid en Gert Jan Oostwouder als lid van verdienste conform de ALV van en de ALV wordt goedgekeurd. 5.Jaarverslag algemeen seizoen De voorzitter blikt terug op het seizoen 14/ 15. Er is een accommodatie betrokken, 18 oktober vierden we de opening van ons kunstgras, teveel om op te noemen, maar vooral: dank aan alle betrokkenen. De mate van saamhorigheid was ongekend. Een woord van dank aan de gemeente G-O en onze collega s van MSV/AV Flakkee, zonder wie dit niet mogelijk was geweest. De verstandhouding tussen de vereniging is goed te noemen. Het hoofdbestuur is bezig met de bouw van extra opslagruimte. Wel zijn er wat punten van zorgen: vrijwilligers kunnen zich meer inzetten

2 qua barbezetting, namens de barcommissie. Vanuit de sponsoring: de relatie met (hoofd)sponsoren is erg goed. Met de aanvulling van vrijwilligers van deze commissie krijgt de boarding van ons veld aangezicht. Erik stipt de evenementencommissie aan. Er is veel georganiseerd afgelopen jaar. Familiedag, Valentijns toernooi, enz. enz. Ook hier staat of valt het resultaat met vrijwilligers. Er zijn veel mensen van het eerste uur in de commissies, die de werkzaamheden al ruim drie jaar uitvoeren. Sommigen bereiken de uiterste houdbaarheidsdatum. Kortom, er moeten nieuwe vrijwilligers bij. Hier gaat het bestuur mee aan de slag. Na het globale verhaal van de voorzitter krijgt voorzitter HTT (Martien Visser) het woord. Een algemeen verslag van seizoen 14/15 ontbreekt wegens geen overdracht van het oude htt en het aantreden in juli 2014 van Martien. Op dit moment zijn er 13 teams binnen HCGO, waarvan het merendeel actief competitie spelen. Martien noemt een aantal teams die zeer mooie resultaten neerzetten op het veld, maar met name in de huidige zaalperiode. Het wedsec wordt bedankt voor hun inzet en ondersteuning, evenzeer geldt dit voor de arbitragecommissie. Komende periode zal in het teken staan van het nieuwe seizoen. Martien meldt nadrukkelijk dat er goed overleg zijn met de begeleidingskaders van de teams en de eindverantwoordelijkheid ligt bij HTT voor het volgende seizoen. Vragen vanuit de zaal: Loek de Smit (H1) vraagt wie ervoor verantwoordelijk is voor de keuze van Heren 1 vierde klasse standaard. Antwoord: dit is via het oude htt verlopen, deze verantwoordelijkheid kan het huidige htt niet nemen. Loek: gaat HTT H1 betrekken bij het volgende seizoen? Normaliter overlegcultuur binnen het team, dit wordt gemist. Antwoord: de eindverantwoordelijk is bij de technische staf. Yvonne Willebrandt (JB1): valt bij voor JB1 qua besluitvorming in het vorige jaar. Ziet dit graag anders voor het komende seizoen. Yvonne geeft een dik compliment voor Hanne Mayke voor prestaties MA1, die zienderogen toeneemt. Martien: Komend jaar zal de zaal er wat anders uitzien wegens stijgende kosten en de hoeveelheid teams. Voor de trainers en coaches is men bezig met scholing. Er is contact met KNHB om dit binnen 2 maanden te laten plaatsvinden. Het beleidsplan voor de komende jaren zal dit jaar afgerond moeten worden. De trainersvergoeding vervalt en wordt ingezet voor scholing. Vragen uit de zaal: Loek: Is er een mogelijkheid tot keepersopleidingen? Antwoord: Er zijn meerdere aanbiedingen maar deze overstijgen ver het budget. Carolien Jordaan vraagt naar de opleidingen. Antwoord: Desiree Mulder geeft uitleg over de trainers/coachopleiding zoals deze nu afgestemd wordt met de KNHB. Desiree Westhoeve raagt naar de status D1 met trainers. Antwoord: Martien geeft aan dat dit in de pijplijn zit. Veelal geven trainers aan een vergoeding te willen, welke te hoog zijn voor het budget. Yvonne Willebrandt: JB1 heeft meer ondersteuning nodig voor trainers. Antwoord: HTT neemt het mee.

3 Leon Jordaan vraagt naar smartgoals. Het verzoek is om het nogmaals te sturen. Er zijn aanvragen van scholen (PM, Edudelta) om samen te werken met HCGO. Bastiaan de Waal vraagt of dit te stroken is met enkele religieuze stromingen. Dit kan alleen duidelijk gemaakt worden door een goed overleg te hebben. Schoolhockey zou een optie kunnen zijn, maar eerste prioriteit is dat er jongens betrokken geraken met de vereniging. Yvonne Willebrandt: Kan er op korte termijn met JB1/HTT-bijeenkomst plaatsvinden? Antwoord: Alle begeleidingskaders worden deze week benaderd voor gesprekken. Na deze interactieve presentatie kondigt de voorzitter een korte pauze aan van uur tot uur. 6. Financieel jaarverslag seizoen Penningmeester Bryan Winkels presenteert de cijfers De baromzet wordt onder voorbehoud gepresenteerd, daar er nog overlegd wordt met MSV/Av Flakkee. Over het algemeen staat HCGO er zeer goed voor, mede dankzij het zuinige beleid dat er gevoerd is. De reserves zijn goed, de begroting wordt positief ingehaald door de actuele cijfers. De balans kan rekenen op een stevig applaus vanuit de zaal. Vragen: Gert Jan Oostwouder vraagt naar de opbrengst van AV Flakkee. De penningmeester geeft aan dat dit wordt verrekend met de penningmeester van MSV/AV. Bastiaan de Waal vraagt naar opbrengsten van de zondag. Antwoord: De meeropbrengst wordt voor volgend jaar meegeteld. Bryan geeft aan dat sponsoring zeer goed gaat. Corine Gebuis vraagt aan de leden of men nog borden wil slijten. Bastiaan de Waal vraagt naar de energiekosten. Dit wordt nog uitgelezen. Er zijn geen vragen over de kosten. 7 Verslag Kascommissie Carolien van het Hoff krijgt het woord. De kascommissie stelt de vergadering voor het bestuur decharge te verlenen voor het financiële beleid over seizoen De kascommissie verleent decharge aan de penningmeester, per acclamatie aangenomen door de ALV. 8 Verkiezing kascommissie Naast de controle van de boeken is de kascommissie van grote waarde geweest ter ondersteuning van de penningmeester. De voorzitter bedankt de kascommissie hiervoor. Gelet op de statuten dient de kascommissie te worden vervangen, maar dit is op dit moment- gezien de ervaring- niet wenselijk. De voorzitter vraagt de vergadering om akkoord te gaan met een verlenging van de termijn en stelt voor dit tijdens de voorjaars ALV te behandelen. De voorzitter vraagt of er mogelijk kandidaten aanwezig zijn in de zaal met financiële achtergrond welke kunnen worden toegevoegd aan de kascommissie als reserve lid. Loek de Smit en Bastiaan de Waal bieden zich aan. Loek zal Ineke

4 Glansbeek vervangen, Bastiaan de Waal als wordt aangenomen als reserve binnen de kascommissie. Op de volgende ALV wordt op gepaste wijze afscheid genomen van Ineke. Deze leden worden hartelijk bedankt door de ALV. 9 Verkiezing bestuursleden Bestuurslid Start termijn Aftredend/Herkiesbaar Herkiesbaar in Erik ter Braak Nee/Nee 2018 Bryan Winkels Ja/Nee - Gert Jan Oostwouder Nee/Nee 2016 Mandy Kroos Ja/Nee - Martien Visser Nee/Nee 2018 Diederik Duijser heeft te kennen gegeven zich in te willen zetten als secretaris van HCGO. Bij acclamatie aangenomen en de voorzitter heet Diederik (inmiddels gearriveerd) van harte welkom. Tevens wordt er door het bestuur verzocht om namen voor een opvolger van accommodatiecommissaris. Deze zal geen zitting in het bestuur nemen. Vanuit de zaal worden er ouders van leden geopperd, deze mensen worden benaderd door het bestuur. De voorzitter neemt de ALV mee in de verantwoordelijkheden van het bestuur: Voorzitter (Erik ter Braak) Secretaris (Diederik Duijser) Penningmeester (Bryan Winkels) HTT (Martien Visser) : Externe zaken, sponsoring en mediazaken; waarnemend accommodatiezaken (waaronder barzaken) : Ledenadministratie, wedstrijdsecretariaat, evenementen : Financiën en algemeen : Technische commissie en arbitrage 10 Verenigingsbeleidsplan HCGO De komende ALV worden de grove schetsen van protocollen, meerjarenplan, enz. gepresenteerd. Gestreefd wordt om dit eindejaars ALV te kunnen presenteren. Hanne Mayke Assen vraagt of er ook een technisch plan komt. Hier wordt bevestigend op geantwoord. 11 W.v.t.t.k. Remco van Drent: namens de barcommissie vraagt hij of er 1 iemand is ter versterking van de planning bar (planning). Desiree Westhoeve reageert met het systeem van de tennisvereniging, Bastiaan de Waal stelt systeem bar of fluiten voor. Loek vraagt of de bar 3 plannen kunnen opstellen. Joan Gebuis stelt dat er dan weer 4 maanden overheen gaan. Erik stelt voor korte termijn met barcommissie /evenementen/ evt. arbitrage erbij. Voorstel aangenomen. Samantha heeft zich opgegeven maar hoort niets of te laat van de barcommissie. Corine geeft aan met een intekenlijst te kunnen werken. Leon Jordaan geeft aan dat dit ook geldt voor accommodatiewerkzaamheden. Remco van Drenth geeft aan dat Heren en Dames 1 het waardeert als de vereniging komt kijken op zondag, maar ook Dames en Heren 1 wat meer mag komen kijken bij de jeugd, dat is de toekomst. Yvonne Willebrandt: het valt haar op dat de verlichting vanaf het gehele Industrieterrein bijzonder slecht is. Desiree Mulder valt Yvonne bij dat dit al jaren aangegeven wordt door verschillende verenigingen en stelt het bestuur voor een gezamenlijk schrijven namens alle verenigingen op de pallandt om een brandbrief aan de gemeente te schrijven.

5 Yvonne biedt aan een sleutel in bewaring te houden voor noodgevallen. Dit wordt gewaardeerd en actie op ondernomen. Anita Viskil: Veel aanwezigen op de ALV zijn al actief. De silent minority moet bereikt worden. Bijvoorbeeld met een zeer persoonlijke brief aan het gros van de leden. Hier wordt positief op gereageerd. Leon: inrichtingscommissie is actief geworden. Er worden nog wat meer namen genoemd om een vrouwelijke touch aan de commissie te geven. Martien Visser: blijf met elkaar praten in plaats over elkaar. Dit is inherent aan de mentaliteit van Flakkee. Martien doet een beroep op minder geroddel en meer gesprekken met elkaar. Erik: met spijt nemen we afscheid van Jacquelien van Helden als ledenadministratie. Ze wordt met warme woorden -als lid van het eerste uur- bedankt met een mooie bos bloemen. Ninette Bennekers zal het stokje overnemen. De ALV bedankt Ninette met een luid applaus. Rondvraag Loek Smit: Kan de alv via mail verstuurd worden? Antwoord: Volgende keer zal dat gebeuren. Desiree Westhoeve: wanneer kan ik als trainer trainers benodigdheden krijgen? Martien vraagt of ze een lijstje kan sturen. Bastiaan de Waal: vorig jaar was er een boekhouder gevraagd. Nooit meer wat van gehoord? Waarvan akte, Bryan heeft in deze vergadering aangegeven door te willen gaan. Samantha van Gils : 4 jaar na data loopt de inning van contributie nog steeds niet goed. Hoe kan dat? Antwoord: Bryan legt uit dat het veel moeite heeft gekost om de systemen te koppelen en de incasso s te vorderen. Hierin wordt hij gesteund door de kascommissies en diverse ondersteunende vrijwilligers. Leden geven aan dat de twee termijnen in 1 keer moeilijk is voor een aantal leden. Vanuit de zaal klinken geluiden dat het idd voor veel mensen lastig is. Voorzitter stelt dat het voor de komende jaren ingeregeld is en voor mensen die lastig zitten, zal er coulance zijn. Hier wordt door de ALV instemmend op gereageerd. Martien Visser vraagt de vereniging wat zuiniger op elkaar te zijn. De flakkeese mentaliteit door over, ipv met elkaar te praten, is een doodsteek voor iedere vereniging. De voorzitter stemt hiermee in en nodigt de vergadering uit voor de nieuwjaarsborrel. De vergadering wordt gesloten om uur. Ter goedkeuring: , Voorzitter Secretaris