Documentenqeqevens Briefnummer. Inge komen 1 9 NOV Afd/behand. Mo Aanvulle nde gegevens Kopie/CC. Opmerkingen. Paraaf.

Transcriptie

1 Documentenqeqevens Briefnummer Inge komen 1 9 NOV 2012 Afd/behand. Mo Aanvulle nde gegevens Kopie/CC Opmerkingen Paraaf Deloitte Accountants B.V. Kroonpark GV Arnhem Postbus AG Arnhem Nederland Tel: Fax: Aan de directie van Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden t.a.v. de heer drs. E. Th. Meuleman Postbus GJ HOUTEN Datum Behandeld door drs. M.C. van Kleef RA Ons kenmerk /1880/ml/mvl 2 Onderwerp Managementletter 2012 Uw kenmerk Geachte heer Meuleman, Hierbij ontvangt u de managementletter In deze managementletter hebben wij de bevindingen opgenomen van de interim-controle De controle is vooral gericht op onderwerpen die van belang zijn voor een getrouwe jaarverslaggeving, mede rekening houdend met de actuele ontwikkelingen. Het gaat hierbij met name om bevindingen en actiepunten op het terrein van interne beheersing, rechtmatigheid en overige activiteiten die van belang zijn voor een kwalitatieve verbetering van de bedrijfsvoering. Wi] willen met de managementletter bijdragen aan het (verder) verbeteren van de interne beheersing van de diverse processen binnen uw organisatie en het waarborgen van de kwaliteit van de jaarrekening Wi] vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn geweest. Met vriendelijke groet, Deloitte Accountants B.V. M.C.J.M. Bekke Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de 'Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, november 2010' gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deloitte Touche Tohmatsu

2 Deloitte Accountants B.V. Kroonpark GV Arnhem Postbus AG Arnhem Nederland Tel: (088) Fax: (088) Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden Managementletter 2012 Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

3 /1880/ml/mv12 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Bevindingen interim-controle Interne beheersing Projectorganisatie RWZI - Utrecht Kredietbeheer en begrotingsrechtmatigheid Rechtmatigheid Verplichtingenregistratie Detailbevindingen interim-controle 7 3. Actualiteiten Hoogwaterbeschermingsprogramma Wet HOF Schatkistbankieren Verplichte beveiligingsassessments DigiD Tot slot 11 Bijlagen 12 Bijlage 1: Detailbevindingen interim-controle 13

4 /1880/ml/mvl 2 1. Inleiding Inleiding Deloitte heeft de opdracht gekregen de jaarrekening 2012 van uw organisatie te controleren. Als onderdeel van deze opdracht hebben wij de interim-controle uitgevoerd. Deze controle is met name gericht op het verkrijgen van inzicht in en het toetsen van de maatregelen van administratieve organisatie en interne controle, voor zover deze relevant zijn voor de controle van de jaarrekening. Wij hanteren voor de controle van de jaarrrekening een risicogerichte benadering. Dit houdt in dat wij samen met u de risico's inventariseren die kunnen leiden tot materiële fouten in de jaarrekening. Daarbij houden wij niet alleen rekening met de omvang in euro's maar ook met kwalitatieve aspecten. Door deze benadering krijgen wij een goed beeld van uw organisatie en zijn wij in staat u binnen onze rol als accountant te adviseren over hetgeen u als directie van uw organisatie belangrijk vindt. Wij hebben in een pré-audit meeting de controle 2012 met onder meer de portefeuillehouder financiën afgestemd. Daarbij is aan ons gevraagd extra aandacht te schenken aan de projectorganisatie RWZI Utrecht en begrotingsrechtmatigheid. De bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van onze interimwerkzaamheden zijn in deze managementletter opgenomen. De aangelegenheden waarover wordt gerapporteerd zijn beperkt tot die tekortkomingen die wij tijdens de controle hebben onderkend en waarvoor wij tot de conclusie komen dat deze voldoende belangrijk zijn om aan u te rapporteren. In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op onze bevindingen omtrent de interne beheersing binnen uw hoogheemraadschap. Hoofdstuk 3 besteed aandacht aan de actualiteiten. In de bijlage worden de detailbevindingenuit de voorgaande en huidige interim-controle en de jaarrekeningcontrole 2010 en 2011 weergegeven. Reikwijdte controle Het doel van deze controle is het geven van een oordeel over de jaarrekening. De controle omvat het in overweging nemen van de interne beheersing die relevant is voor het opstellen van de jaarrekening, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die in de omstandigheden passend zijn. Onze controle is niet gericht op het tot uitdrukking brengen van een oordeel over de werking van de interne beheersing.

5 /1880/ml/mvl 2 2. Bevindingen interim-controle 2.1 Interne beheersing Uw hoogheemraadschap streeft ernaar om "in control" te zijn. Onder "in control zijn" verstaan wij dat uw organisatie over een beleids- en beheer instrumentarium en over procesbeheersingsmethodieken beschikt die u in staat stellen kansen en bedreigingen (risico's) tijdig te signaleren en hierop in termen van sturing alert te reageren. Wij hebben ook dit jaar het OOSO raamwerk gehanteerd bij de uitvoering van onze interim-controle. Doel hiervan is om u, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, te ondersteunen bij de vergroting van de kwaliteit en betrouwbaarheid van de informatievoorziening. 2.2 Projectorganisatie RWZI - Utrecht Op 21 december 2011 heeft het AB van HDSR ingestemd met het voorstel Toekomstscenario RWZI Utrecht. Hiermee is een startsein gegeven voor de realisatie van de nieuwbouw van de RWZI Utrecht. Het project heeft een dusdanige omvang en looptijd ( ) dat het project in 2 fases wordt uitgevoerd (onderverdeeld naar vier deelprojecten). Projectorganisatie De projectorganisatie met betrekking tot de nieuwbouw van de RWZI Utrecht heeft de reguliere organisatie als basis. De opdrachtgever van het project is de afdeling Zuiveringsbeheer, het Ingenieursbureau van HDSR fungeert als opdrachtnemer. Het Ingenieursbureau heeft voor de uitvoering een projectgroep gevormd. De projectorganisatie zal de komende jaren worden uitgebreid, onder meer door de inhuur van externen. Rondom het project is tevens een stuurgroep en een klankbordgroep gevormd. Planning & Controlcyclus Voor HDSR is de nieuwbouw van de RWZI Utrecht een omvangrijk en langdurig project. De nieuwbouw van de RWZI Utrecht is omgeven met de nodige risico's. Om de sturing, verantwoording en informatievoorziening rondom het project in goede banen te leiden is een daarop toegespitste Planning & Controlcyclus essentieel. Bij de inrichting van de Planning & Controlcyclus heeft de risicoanalyse en -beheersing daarom een prominente rol gekregen in onder meer de voorjaarsnota 2012 en de (concept) 1 e bestuursrapportage Daarnaast heeft uw organisatie een risicomanagementrapportage specifiek voor dit project opgesteld en is er per een projectcontroller aangesteld.

6 /1880/ml/mvl 2 Financieel plan en risicoanalyse Een belangrijk onderdeel van het projectplan is de investeringsraming. Het verwacht investeringsvolume ligt tussen de 160 en 180 miljoen euro, dit is onverdeeld naar de 4 deelprojecten zoals benoemd in het besluit "Toekomstscenario RWZI Utrecht", namelijk: Deelproject 1 - Verplaatsen sliblijn Deelproject 2 - Realisatie nieuwe waterlijn Deelproject 3 - Rwzi Maarssenbroek Deelproject 4 - Instandhouding huidige water- en sliblijn In de projectbegroting zijn stelposten opgenomen. De stelposten hebben voornamelijk betrekking op de deelprojecten 2 en 3. De stelposten zijn ontstaan door het ontbreken van definitieve besluitvorming inzake de voor deze 2 projecten toe te passen techniek. Daamaast heeft HDSR nog geen ervaring met de uitvoering van de techniek. De begrote kosten zijn niet te toetsen aan ervaringscijfers uit het verleden. Als gevolg is de investeringsraming voor deze 2 fases nog aan verandering onderhevig. Wij adviseren u de ontwikkeling van de, in de investeringsraming, opgenomen stelposten, kritisch te volgen en tijdig te herijken en te formaliseren 2.3 Kredietbeheer en begrotingsrechtmatigheid U heeft ons gevraagd de regelingen en procedures inzake het proces rondom kredietbeheer en begrotingsrechtmatigheid door te nemen. Dit vooral gericht op de vraag hoe wij als accountant daarmee omgaan voor ons rechtmatigheidsoordeel. Verschillende typen begrotingsoverschrijdingen De kadernota rechtmatigheid 2012 van de commissie BBV geeft een aantal voorbeelden van begrotingsoverschrijdingen. De algemene lijn is dus dat begrotingsoverschrijdingen, die binnen de beleidskaders van het algemeen bestuur passen niet meegewogen worden in het accountantsoordeel. Toch is het toetsen van begrotingsrechtmatigheid ingewikkelder dan het wellicht op het eerste gezicht lijkt. Er kunnen zes verschillende begrotingsoverschrijdingen worden onderscheiden voor waterschappen. In onderstaand overzicht wordt aangegeven wat naar de mening van de commissie BBV de consequentie van betreffende overschrijding moet zijn voor het accountantsoordeel. Bij de toetsing van begrotingsafwijkingen kunnen tenminste de volgende "soorten" begrotingsafwijkingen worden onderkend: Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men tegen beter weten in geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in regelgeving (subsidieregeling, -verordening) was gedefinieerd. Onrechtmatig, maar telt niet mee voor het oordeel Onrechtmatig, en telt mee voor het oordeel X

7 /1880/ml/mv12 Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing -ingediend en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met het algemeen bestuur. Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet. Kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn. Over de aanwending van deze extra inkomsten heeft het algemeen bestuur nog geen besluit genomen. Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing). Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen. Er zijn dan geen rechtmatigheidgevolgen voor dat verantwoordingsjaar. Wel zal het waterschap er voor moeten zorgen dat de overschrijdingen getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Ook kunnen er gevolgen zijn voor het lopende jaar. - geconstateerd tijdens verantwoordingsjaar; - geconstateerd na verantwoordingsjaar. Kostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen) waan/an de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren. - jaar van investeren; - afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren. X**) X X X X X X ') Voor dit type begrotingsoverschrijdingen doet de commissie BBV aan besturen de suggestie om regels vast te leggen over de vraag of de accountant deze moet meewegen in zijn oordeel. Deze kostenoverschrijdingen zijn strikt formeel onrechtmatig. Er zijn echter verschillende situaties denkbaar waarbij de overschrijdingen binnen het door het algemeen bestuur uitgezette beleid zijn gebleven. Het is dan volgens de commissie BBV niet de bedoeling dat de accountant deze overschrijding betrekt bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden gegeven. Binnen uw waterschap zijn geen nadere regels aanwezig om afwijkend om te gaan met begrotingsoverschrijdingen dan de commissie BBV voorschrijft.

8 /1880/ml/mv Rechtmatigheid Sinds drie jaar wordt specifiek aandacht gevraagd voor de controle op de rechtmatigheid bij waterschappen. Uw waterschap heeft de invoering van rechtmatigheid en de specifieke invulling daarvan op een serieuze en adequate wijze opgepakt. Uw waterschap heeft afgelopen jaren dan ook mede daardoor een goedkeurende rechtmatigheidsverklaring verkregen. Op grond van de controleverordening dient het college zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Deze toetsing vindt plaats aan de hand van het intern controleplan. Het intern controleplan wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld. Tijdens de interim-controle hebben wij kennis genomen van het intern controleplan 2012 en van de voorlopige bevindingen uit de interne controlewerkzaamheden. Op basis van het intem controleplan 2012 heeft uw organisatie vanuit het normenkader rechtmatigheidschecklisten vervaardigd en verbijzonderde interne controles uitgevoerd op het gebied van het inkoopproces en de personeelsprocessen. De uitvoering van de interne controlewerkzaamheden verloopt volgens planning. 2.5 Verplichtingenregistratie In de mandaatregeling van HDSR is bepaald dat projectleiders verplichtingen tot aan mogen gaan zonder autorisatie van een budgethouder. Deze interne beheersingsmaatregel is ook in de digitale facturenworkflow ingeregeld. De factuur naar aanleiding van voornoemde verplichting wordt, tenzij de factuur hoger is dan de aangegane verplichting, enkel door de projectleider ter betaling goedgekeurd. Uit onze proceduretesten is gebleken dat projectleiders meerdere verplichtingen tot kunnen aanmaken. Leveranciers kunnen meerdere verplichtingen, tot in rekening brengen op één factuur. Het totaalbedrag van de factuur kan dan de mandateringsgrens van de projectleider overschrijden. Dit wordt niet door het systeem onderkend, derhalve kunnen projectleiders deze beheersingsmaatregel omzeilen door middel van het aanmaken van meerdere verplichtingen in het systeem. Wij adviseren u de interne controle te intensiveren. 2.6 Detailbevindingen interim-controle Onze managementletter 2011 bevatte diverse verbeteradviezen voor de planning-en controlcyclus en het financieel beheer. In bijlage 1 bij deze managementletter is de stand van zaken voor alle openstaande aandachtspunten ten tijde van de interim-controle 2012 vermeld. De punten uit de managementletters van voorgaande jaren zijn voortvarend opgepakt.

9 /1880/ml/mvl 2 3. Actualiteiten 3.1 Hoogwaterbeschermingsprogramma Vanaf 2011 dragen waterschappen financieel bij aan het Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP). De bijdragen aan het HWBP hebben een grote invloed op de omvang van de kosten en dus op de belastingen van de waterschappen. Deze invloed wordt zeker de eerste jaren sterk bepaald door de keuzes die een waterschap maakt omtrent de verantwoording van deze bijdragen. De regelgeving biedt veel vrijheid: de bijdragen kunnen worden geactiveerd en langjarig afgeschreven, maar ook in één keer ten laste van de exploitatie worden gebracht. In de opmaat naar het opstellen van de begrotingen 2011 hebben de waterschappen op basis van het wetsvoorstel van de Spoedwet keuzes gemaakt omtrent de verantwoording van hun bijdragen aan het HWBP. In vervolg op de Spoedwet (wijziging Waterwet en Waterschapswet) zijn in het Bestuursakkoord Water nieuwe afspraken gemaakt over de verdeling van verantwoordelijkheden en financiering ten aanzien van de primaire waterkeringen. Het aanbod van de waterschappen van 9 november 2009 (Stormbrief), de in het regeerakkoord overeengekomen decentralisatie en het advies van de Taskforce Ten Heuvelhof vormen de basis van het Bestuursakkoord. In het Bestuursakkoord wordt de stap gezet naar 50/50 financiering door Rijk en waterschappen. Daarbij is vastgelegd dat dit als volgt wordt ingevuld: In de periode van 2011 tot 2013 dragen de waterschappen conform de Spoedwet 81 miljoen euro per jaar bij aan het Hoogwaterbeschermingsprogramma; Deze bijdrage van de waterschappen wordt conform het regeerakkoord aangevuld tot 131 miljoen euro in 2014 en vanaf 2015 tot 181 miljoen euro per jaar. Deze middelen van de waterschappen kunnen worden ingezet voor zowel de maatregelen van HWBP2 als een volgend HWBP voor zover het waterschapsprojecten betreft. De uitvoering van HWBP2 heeft daarbij prioriteit; Ook het Rijk draagt met ingang van miljoen euro en met ingang van miljoen euro per jaar extra bij aan waterschapsprojecten van het HWBP. Naar verwachting zal in 2017 gestart worden met de concrete uitvoering van het HWBP. Volgens de Unie heeft de helft van de waterschappen aangegeven zijn keuzes dit voorjaar te willen heroverwegen. Ten behoeve deze heroverwegingen is in Unieverband een notitie opgesteld. De notitie bevat overwegingen en beschouwingen die waterschappen bij hun eigen oordeelsvorming over de wijze van opnemen van de HWBP-bijdragen in de waterschapsbegroting kunnen betrekken.

10 /1880/ml/mvl 2 Op basis van het Bestuursakkoord heeft het college op 13 december 2011 naar aanleiding hien/an besloten in te stemmen met het storten van de vereveningsbijdrage op een dijkrekening als onderdeel van het Deltafonds en hieraan de volgende voorwaarden te verbinden: Het geld uit de dijkrekening wordt alleen gebruikt voor dijkversterkingsprojecten van waterschappen (samen met het Rijk) over de jaarlijkse programmering en prioritering aan de bewindspersoon van l&m. Onder voorbehoud van de verifiëring van een externe partij in te stemmen met een project gebonden aandeel van 10%. In te stemmen met een veiligheidsbeoordeling op twee niveaus, namelijk jaarlijks inzicht in de toestand van de waterkering en minimaal elke 12 jaar toetsing aan de norm. U heeft aangegeven de bijdragen aan het HWBP in één keer ten laste van de exploitatie te brengen, wat past binnen de verslaggevingsregels. 3.2 Wet HOF Of de Wet Houdbare Overheidsfinanciën (Wet HOF) met ingang van 1 januari 2013 nu wel of niet van toepassing is, het sturen op het EMU-saldo tekort wordt essentieel en heeft ingrijpende gevolgen voor de bedrijfsvoering van provincies, gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen. Vanaf 2013 gelden strengere regels om te zorgen dat het begrotingstekort van Nederland beperkt wordt tot maximaal 3% van het Bruto Binnenlands Product. Voor het bepalen van het EMU-saldo tekort hanteert het Rijk voor provincies, gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen het 'kaststelsel' en niet het 'stelsel van baten en lasten'. Het Rijk houdt bij de investeringen dus geen rekening met gespaard geld (opgebouwde reserves en voorzieningen). Het gaat puur om de uitgaven en de inkomsten. Hierdoor kunnen lokale overheden worden belemmerd bij de uitvoering van hun eigen investeringsprogramma. Het adequaat en vroegtijdig anticiperen op het EMU-saldo tekort is essentieel om er voor te zorgen dat het lokale voorzieningenniveau op peil blijft zonder het risico te lopen dat de toegewezen EMU-norm wordt overschreden. In juni 2012 is voor het algemeen bestuur een presentatie gehouden over de Wet Hof. 3.3 Schatkistbankieren Gemeenten, provincies en waterschappen dienen vanaf volgend jaar definitief hun overtollige gelden bij het Rijk onder te brengen. Het Rijk ziet veel voordelen in het schatkistbankieren: de tegoeden van de lagere overheden komen op de staatsbalans te staan en mogen van Europa van de staatsschuld worden afgetrokken. Volgens het Rijk is het ook veiliger omdat gemeenten en waterschappen minder risico lopen hun vermogen bij een slechte belegging kwijt te raken.

11 /1880/ml/mvl 2 Tegoeden die vanaf 4 juni :00 uur beschikbaar zijn - bijvoorbeeld omdat contracten vanaf dat moment af zijn gelopen - mogen slechts tot eind 2013 opnieuw worden weggezet. Ze dienen uiterlijk eind 2013 in de schatkist te zijn ondergebracht te zijn. Daarnaast staat het gemeenten en waterschappen vrij hun tegoeden eerder in de schatkist onderte brengen. 3.4 Verplichte beveiligingsassessments DigiD Naar aanleiding van onder meer de 1 oktober publicaties van Webwereld wil demissionair minister Spies Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties een structurele en forse impuls geven aan de kwaliteitsverhoging van ICT-beveiliging bij overheidsorganisaties die gebruik maken van DigiD. Deze organisaties zullen de beveiliging moeten inrichten conform de NCSC ICT-Beveiligingsrichtlijnen voor webapplicaties en jaarlijks een ICT beveiligingsassessment laten uitvoeren. 'Grootgebruikers' van DigiD, zoals de Belastingdienst, Studielink en UWV, moeten de ICT beveiligingsassessment in 2012 laten uitvoeren. Voor kleinere gebruikers, waaronder alle gemeenten en waterschappen, is er nog onduidelijkheid over de tijdslijn. Het plan van de minister was om de beveiligingsassessment voor gemeenten per eind 2013 verplicht te stellen, maar recentelijk is een motie in de Tweede Kamer aangenomen waarin wordt gesteld dat alle gebruikers van DigiD per 2012 moeten voldoen aan de richtlijnen en dit ook middels een beveiligingsassessment moeten laten vaststellen. De beveiligingsassessments moeten door of onder verantwoordelijkheid van een Register EDP Auditor plaatsvinden.

12 /1880/ml/mvl 2 4. Tot slot Wij maken graag in een vroegtijdig stadium afspraken met u over het traject van de jaarrekeningcontrole, alsmede over de gegevens die hierbij door de organisatie worden overlegd. Wij hebben deze managementletter op 29 oktober 2012 met de heer Meuleman, de heer Miltenburg, de heer Dankaart, de heer Van der Moolen en mevrouw Lekkerkerker besproken en zijn uiteraard graag tot een nadere toelichting bereid. Met vriendelijke groet, Deloitte Accountants B.V. M.C.J.M. Bekk(

13 /1880/ml/mvl 2 Bijlagen Bijlage 1 - Detailbevindingen interim-controle

14 /1880/ml/mv12 Bijlage 1: Detailbevindingen interim-controle Leqenda Status Het advies is niet ten uitvoer gebracht. Het advies wordt uitgevoerd, maar is nog niet afgerond. Planning & Control Tussentijdse informatie (ML 2007) In het verleden hebben wij u geadviseerd om de tussentijdse rapportages te voorzien van meer inhoudelijke (tekstuele) analyses. Naast de veelvoud van financiële informatie is het wenselijk om de informatiebehoefte van de directie te peilen. Hierbij is het verstandig de belangrijkste risico's en uitkomsten van de verbijzonderde interne controle op te nemen. In 2009 is een projectgroep gestart die er voor moet zorgen dat er overzichtelijke standaard managementrapportages worden ontwikkeld ten behoeve van het directieteam. Uiteindelijk is in de DT vergadering van mei 2012 de eerste Basis Management Rapportage (BMR) over de eerste 3 maanden 2012 behandeld. De verdere verbetering c.q. doorontwikkeling va de BMR (op basis van de informatiebehoefte van de directie) zal een continue proces blijven. Status in 2012: De bevinding is afgewikkeld. Planning & Control Procesbeschrijving (ML 2010) Wij hebben geconstateerd dat voor een aantal bedrijfsprocessen de procesbeschrijvingen verouderd of helemaal nog niet beschreven zijn. Wij adviseren u de procesbeschrijvingen zo actueel en volledig mogelijk te houden, mede gezien het effect hiervan op de interne risicobeheersing. Status in 2012: De organisatie heeft ervoor gekozen om de verankering van deze rollen in een later stadium te borgen in de procesbeschrijvingen.

15 /1880/ml/mv12 Een voorbeeld van verouderde procesbeschrijvingen is die van het ingenieursbureau. Al enige tijd geleden is door een projectgroep een concept procesbeschrijving opgesteld die tevens ingaat op de "opdrachtnemer/ opdrachtgeverrelatie. Een verder vervolg is hier nog niet aan gegeven. Op dat moment worden ook de ontbrekende werkprocessen beschreven. Verder is de actualisatie van een aantal andere procesbeschrijvingen pas in een later stadium gepland na realisatie van het "opdrachtgever - opdrachtnemer" schap. Investeringen Budgetbeheer (ML 2010) Bij onze controle hebben we geconstateerd dat als gevolg van de economische situatie in enkele gevallen aanbestedingsvoordelen worden gerealiseerd. Door toegenomen prijsconcurrentie zijn aannemers en andere leveranciers bereid lager in te schrijven dan aanvankelijk was begroot. De bovengenoemde effecten komen zichtbaar tot uitdrukking in de gedetailleerde projectenoverzichten en de tussentijdse rapportages. Ook in de managementrapportages en voorjaarsrapportages wordt hier uitgebreid op ingegaan en worden kredieten tussentijds neerwaarts bijgesteld. HDSR is van mening dat aanbestedingsvoordelen lang niet altijd resulteren in onderschrijdingen op kredieten. Een lage aanneemsom is een te smalle basis om een krediet bij te stellen omdat een krediet meer is dan een optelsom van een aantal besteksramingen. In de procedure kredieten zijn de vervolgacties op werkelijke en verwachte afwijkingen tussen realisatie en krediet voldoende geborgd. Status in 2012: De bevinding is afgewikkeld.

16 /1880/ml/mv12 Onderwerp en Bevinding Advies / follow-up Reactie HDSR H M verwijzing eerdere rapportage In de "Regeling financieel beheer 2010" wordt in hoofdstuk 5, artikel 6, wel kort ingegaan op aanbestedingsvoordelen en de verantwoording in de bestuursrapportage, echter niet specifiek met grensbedragen zoals met kredietoverschrijdingen. Inkopen De volledigheid van (rechtmatige) Wij adviseren u het centrale contracten register Status in 2012: Inkoopcoördinator (ML 2009) aanbestedingen en inkopen is lastig vast te stellen. Het centrale inzicht ontbreekt, aangezien de inkopen versnipperd plaatsvinden binnen HDSR. te realiseren en de centrale bewaking van aanbestedingen bij de inkoopadviseur te plaatsen. Budgethouders worden procedureel nog niet Gedurende 2012 is het contract en leveranciersmanagement systeem (CLM) verder uitgewerkt. In juli 2012 is gestart met een pilot fase van het CLM, deze is in gedwongen om de inkoopadviseur voor advies augustus 2012 geëvalueerd. te raadplegen. Wel dient de inkoopadviseur altijd middels een handtekening op het "Formulier voorstel inkoop aanbestedingen HDSR" te autoriseren dat hij akkoord is met de aanbestedingsprocedure. De evaluatie is positief afgesloten en inmiddels is CLM in de implementatiefase gekomen. Tussen september en december 2012 wordt CLM per afdeling in de organisatie geïmplementeerd. Inkoop en Een uniforme vastlegging binnen de Wij adviseren de aanbestedingsdossiers op Status in 2012: aanbesteding Vastleggen aanbestedingsdossiers aanbestedingsdossiers ontbreekt. eenduidige wijze in te richten. Hierbij kan een dossiercontrolelijst een toereikend hulpmiddel zijn. Dit punt wordt meegenomen bij het digitaliseren van de dossiers. Inmiddels zijn intern maatregelen ter verbetering getroffen. (JR2010)

17 /1880/ml/mv12 Onderwerp en Bevinding Advies / follow-up Reactie HDSR H M verwijzing eerdere rapportage Aanbestedingsdossiers worden in DM vastgelegd en zijn digitaal op te vragen. Voor aanbestedingen die digitaal worden uitgevoerd zijn de documenten ook op te vragen in een webbasedapplicatie, Projectned. Bij de implementatie van CLM worden aanbestedingsdossier met een DM nummer gelinked in het CLM systeem. Rechtmatigheid Verbijzonderde interne controle (ML 2010 en 2011) Op basis van het interne controleplan 2011 heeft uw organisatie verbijzonderde interne controles uitgevoerd op het gebied van het inkoopproces en de personeelsprocessen. Nog niet alle in het IC-plan opgenomen verbijzonderde interne controles zijn uitgevoerd. In 2012 is een meerjarigverbijzonderde interne controleplan (VIC) vastgesteld.op basis van een roulatieschema worden een aantal verbijzonderde interne controles in 2012 uitgevoerd. De voortgang van de tussentijdse bevindingen van de interne controlewerkzaamheden wordt bewaakt. In 2012 zal een halfjaarlijks verslag worden opgesteld ten behoeve van het DTover de verbijzondere interne controle. Status in 2012: De bevinding is afgewikkeld.

18 /1880/ml/mv12 Onderwerp en verwijzing eerdere Advies / follow-up rapportage Automatisering ERS-onderzoek (JR2010) In 2010 en 2011 heeft Deloitte Enterprise Risk Services een onderzoek uitgevoerd naar de mate waarin het stelsel van beheersingsmaatregelen in en rondom Oracle, zoals van toepassing op het proces van goedkeuring van digitale facturen en het uren schrijven, in opzet en bestaan, voldoet aan de eisen die daaraan worden gesteld. Op basis van de bevindingen voortkomende uit het onderzoek is een aantal verbeterpunten Een belangrijk adviespunt uit voornoemde rapportage is dat HDSR periodiek een logging (bijhouden van een logboek) op de krachtige "sys-admin" account uitvoert en deze controleert. De medewerkers van systeembeheer zijn gebruikers van het account. HDSR heeft aandacht besteed aan dit onderwerp. Status in 2012: De bevinding is afgewikkeld. gerapporteerd. Deze hebben onder andere betrekking op de volgende onderwerpen: Functiescheiding; Wachtwoordinstellingen; Wijzigingenbeheer; Autorisatiebeheer. Uiteindelijk heeft men er in overleg met Oracle voor gekozen om de bevoegdheden van de "sys-admin" over te brengen naar het persoonlijke gebruikersaccount van de systeembeheerders. Hierdoor is ten allen tijde op te vragen "wie", "welke" wijzigingen heeft doorgevoerd. Automatisering Procesbeschrijvingen (ML 2010) Uit de beoordeling van de procesbeschrijvingen is gebleken dat nog niet alle ICT-processen volledig beschreven zijn. Wel is aandacht gegeven aan het proces rondom wijzigingenbeheer. Wij adviseren u de nog openstaande processen ook te beschrijven. Status in 2012: In het voorjaar van 2011 zijn de DIV processen geactualiseerd en meer toegespitst op het toegenomen ICT aandeel in het werkveld.

19 /1880/ml/mv12 Onderwerp en Bevinding Advies / follow-up Reactie HDSR H M verwijzing eerdere rapportage In juni 2012 is het change management proces beschreven. De andere processen zijn nog niet geactualiseerd en worden later beschreven. De verwerking van applicatiebeheer en incident- en probleembeheer in de procesbeschrijvingen moet nog plaatsvinden. Begroting Voorziening onderhoud (JR2011) De dotatie aan de voorziening groot onderhoud Poldermolen ad is conform hetmeerjarenonderhoudsplan van HDSR maar wijkt af van de in de begroting 2011 opgenomendotatie van Wij hebben de directie geadviseerd de begroting en hetmeerjarenonderhoudsplan op elkaar aan te sluiten. Bij het opstellen van de begroting 2013 zijn de dotaties ten behoeve van groot onderhoud afgestemd met de meerjaren-onderhoudsplannen. Status in 2012: De bevinding is afgewikkeld. Dit aandachtspunt is vanaf nu opgenomen in de checklist voor het opstellen van de begrotingen. Belastingen Nog op te leggen kohieren (JR2011) De debiteuren belastingen zijn in 2011 afgenomen (2011: , 2010: ). Ookzijn de dubieuze debiteuren van voor 2011 afgenomen. Dit is een gevoig van deinspanningsverplichting die HDSR zichzelf heeft opgelegd om de debiteuren belastingen teverminderen. Wij adviseren u de "nog op te leggen kohieren" eerder op te leggen. Het afgelopen jaar is door HDSR vooral ingezet op het inlopen van de aanslagregeling oude jaren. Het komende jaar zal worden gebruikt om ook voor de jaren 2010 en 2011de "nog op te leggen kohieren" in te lopen. Status in 2012: Wij hebben dit besproken met de afdeling belastingen. Zij besteden veel aandacht aan het inlopen van de "nog op te leggen kohieren".

20 /1880/ml/mv12 Onderwerp en Bevinding Advies / follow-up Reactie HDSR H M verwijzing eerdere rapportage Echter de nog op te leggen kohieren nemen toe in 2011 (2011: ,2010: ). Van dit bedrag heeft betrekking op "nog op te leggen kohieren"2009 en Tijdens de jaarrekeningcontrole 2012 zullen wij de afwikkeling bezien. Investeringen Factuur autorisatie (ML 2012) In de mandaatregeling van HDSR is bepaald dat verplichtingen boven de geautoriseerd moeten worden door de betreffende budgethouder. De projectleider keurt enkel de factuur naar aanleiding van voornoemde verplichting (< ) goed, aangezien bij het aanmaken van de verplichting namelijk de opdrachten al zijn goedgekeurd. Uit onze proceduretesten is gebleken dat projectleiders meerdere opdrachten tot kunnen aanmaken. Leveranciers kunnen meerdere verplichtingen tot factureren op één factuur. Het totaalbedrag van de factuur overschrijdt dan de mandatereringsgrens van de projectleider. Wij adviseren u de interne controle op dit onderdeel te intensiveren. Binnen HDSR is de budgethouder integraal verantwoordelijk voor de verplichtingen en uitgaven. In 2009 heeft een onderzoek door Deloitte plaatsgevonden over de inrichting van iprocurement en Approvals Management. Een uitgevoerde controle op betalingslimieten heeft uitgewezen dat geen opmerkelijke verschuivingen in de bedragen zijn ontstaan sinds de invoering van de betalingslimieten. Voorstel is om bij de interne controle van de inkoop en aanbestedingen een steekproef op te nemen met betrekking tot het knippen van verplichtingen. Hierbij zal een controle plaatsvinden op het aantal facturen dat wordt betaald per categorie van de betalingslimieten.