Afstudeerverslag Implementatie van een Centraal Informatiesysteem

Transcriptie

1 Implementatie van een Centraal Informatiesysteem Voor de Kennissatelliet Amersfoort Een verslag van het afstuderen bij de Kennissatelliet Amersfoort aan de Hogeschool van Utrecht in opdracht van het projectbureau ImmI. Dit verslag geeft inzicht in de afstudeerfase van de opleiding Mediatechnologie aan de Hogeschool van Utrecht. Auteur: Studentnummer: Eerste examinator: Wim van der Plas Tweede examinator: Jan Nijman Bedrijfsbegeleider: Steven van der Linden Datum: 11 augustus 2004 Versie: 1.1 Hoefsmiderf DP Amersfoort Hogeschool van Utrecht Faculteit Natuur en Techniek Projectbureau ImmI & HBO Mediatechnologie Berkenweg LA Amersfoort

2 Het bestuur van de Stichting Hogeschool van Utrecht aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade voortvloeiende uit het gebruik van enig gegeven, hulpmiddel of procédé in dit verslag geschreven. Vermenigvuldiging zonder toestemming van zowel de opleiding Mediatechnologie van de Hogeschool van Utrecht als de opdrachtgever, projectbureau ImmI, is niet toegestaan. 2

3 Samenvatting Binnen de Kennissatelliet Amersfoort(KSA) is er behoefte aan een centraal informatiesysteem dat het mogelijk maakt diverse applicaties en faciliteiten onder één interface te brengen. Er bestaat echter een kennisgat wat betreft de mogelijkheden en implementatie van een dergelijk informatiesysteem. Dit probleem heeft geleid tot de formulering van de volgende afstudeeropdracht: Beschrijf de zaken rondom de implementatie van een centraal informatiesysteem, met de volgende deelopdrachten: Een advies- / onderzoeksrapport over de implementatie van Perseus. Een advies- / onderzoeksrapport over SharePoint (met een nadruk op de zoekmogelijkheden). De opzet van een SharePoint Portal Server test server en het beschrijven van de bevindingen. Deze opdracht is uitgevoerd binnen het projectbureau ImmI(Instituut voor Multimedia en Interactie). Het projectbureau ImmI is verbonden aan de faculteit Natuur en Techniek aan de Hogeschool van Utrecht en wordt bekostigd uit het innovatiefonds van deze faculteit. In maart 2004 ben ik begonnen met afstuderen bij dit projectbureau met de bovenstaande opdracht. In eerste instantie zou het Perseus informatiesysteem gebruikt worden binnen de KSA. Echter zijn er een aantal besluiten genomen, halverwege de afstudeerperiode, die geleid hebben tot een herziening van de afstudeeropdracht. Er zou vanaf dit punt gaan gewerkt worden met de SharePoint technologie van Microsoft en in het bijzonder SharePoint Portal Server. De opdracht heeft geleid tot een drietal eindproducten, te weten een advies- en overzichtsrapport voor de implementatie van Perseus, een advies- en overzichtsrapport over SharePoint en een werkende test versie van SharePoint Portal Server. Om tot deze eindproducten te komen is een bepaalde opzet gehanteerd. De eindproducten zijn aan de hand van een plan van aanpak uitgevoerd en in een bepaalde fasering verlopen. Het advies binnen de rapporten is gebaseerd op een aantal onderzoeken die gerelateerd zijn aan het implementatietraject van een centraal informatiesysteem. In essentie gaat het om de beschrijving van de technologie en de omgeving waarin dit geplaatst wordt. Dit alles is gebaseerd op een bestaand wensenonderzoek en op basis van de gesprekken tussen bedrijfsbegeleider en systeembeheer. De verrichte onderzoeken hebben geresulteerd in twee adviesrapporten die tevens deel twee en drie van dit afstudeerverslag vormen. Het adviesrapport voor Perseus gaat in op de technologie van ColdFusion, de netwerkomgeving van de KSA en gerelateerde onderwerpen. Tevens geeft het een advies over een software- en hardwareoplossing voor dit systeem. Deze informatie blijft zeer bruikbaar ondanks de overstap naar SharePoint. Het adviesrapport over SharePoint is ook geschreven met deze situatie in gedachte zodat er geen overlapping plaats zou vinden. Dit rapport gaat meer in op de technologie achter SharePoint en in het bijzonder de zoekfaciliteiten. Ook wordt er dieper ingegaan op de uitbreiding van de applicatie. Tevens zijn alle bevindingen die op zijn gedaan met de opzet van de SharePoint Portal Server in dit rapport opgenomen. 3

4 Conclusie Met de geschreven rapporten is een beeld van de implementatie van een centraal Informatiesysteem gegeven. Het beschrijft de technologie achter twee applicaties die voor dit doeleinde zouden kunnen gebruikt worden. Hiermee moet het mogelijk zijn om het toekomstig gebruik van, en uitbreidingen aan de SharePoint Portal Server beter te doorgronden en eenvoudiger uit te kunnen voeren. De rapporten zijn op dezelfde wijze opgebouwd maar met andere uitgangspunten. Het adviesrapport van Perseus is meer gericht op de fysieke implementatie van een centraal informatiesysteem. Ondanks dat de applicatie niet gebruikt zal worden geven de onderzoeken en de daaruit getrokken adviezen en conclusies waardevolle informatie. Deze zaken blijven ook van belang bij een SharePoint Portal Server. Bij het adviesrapport voor SharePoint wordt veel verder in gegaan op de technologie en mogelijkheden van SharePoint. Omdat een belangrijk punt het eenvoudig zoeken naar de correcte relevante informatie is wordt hieraan veel aandacht besteed. Omdat SharePoint als centraal informatiesysteem, over de hele Hogeschool van Utrecht breed, in ontwikkeling is zullen de onderzoeken en conclusies uit dit rapport de eerste stap zijn voor verdere ontwikkelingen. Hiermee is binnen het doel om de kennis over SharePoint, en de algemene implementatie van een centraal informatiesysteem, uit te breiden tegemoet gekomen. Een volledig overzicht van de conclusies en aanbevelingen van beide adviesrapporten is terug te vinden in de gelijknamige hoofdstukken van deze rapporten. 4

5 Voorwoord In maart 2004 ben ik gestart met de afstudeerfase van de opleiding HBO Mediatechnologie aan de Hogeschool van Utrecht. Deze periode is niet geheel zonder problemen begonnen. Zo was het vinden van geschikte afstudeerplaatsen vrij lastig. De werkgelegenheid is nog steeds verre van optimaal en de meeste bedrijven zitten niet te wachten op een afstuderende student. Desondanks was, na vele sollicitaties en slechts enkele gesprekken die daaruit voort kwamen, het toch gelukt om een geschikte afstudeerplek te vinden. Maar ook liep dit stuk na een maand bij het betreffende bedrijf te hebben gewerkt. Dit was zeker een tegenslag zeker omdat de redenen hiervoor niets te maken hadden met mijn functioneren of inzet. Omdat de tijd begon te dringen, om toch in het schooljaar nog te kunnen afstuderen, zag het er somber uit. Wederom was ik in gesprek met de afstudeercoördinator Jan Nijman om mijn mogelijkheden te bekijken. Maar er was eindelijk weer goed nieuws. Het projectbureau ImmI was op zoek naar een student die een project over de implementatie van een centraal informatiesysteem kon uitvoeren. (Dit was overigens in het begin nog alleen gericht op de applicatie Perseus). Na goed overleg met de afstudeercoördinator heb ik besloten deze opdracht aan te nemen. Het was wel net wat anders dan ik had verwacht en in het begin was het moeilijk om het overzicht te krijgen. Er werd van mij ook veel verwacht en dit moest ik nog eerst weten te bewijzen. Toen ik eenmaal het overzicht op de opdracht had werd alles een stuk duidelijker. Het bleek een zeer uitdagende opdracht te zijn en ik begreep waarom er veel van me verwacht werd. Duidelijk werd ook dat van mij een grote zelfstandigheid en eigen initiatief nodig was om de opdracht tot een goed einde te kunnen brengen. Maar ondanks mijn twijfel aan het begin, of ik het gestelde doel wel zou halen, verliep de uitvoering zeer goed. Alle eindproducten voldoen ook aan de gestelde doelstelling en eisen waarbij deze afstudeerscriptie het proces ervan beschrijft. Ik kijk met tevredenheid terug op mijn afstudeerperiode. Ik heb hoop nieuwe kennis opgedaan en deze kennis kunnen gebruiken om adviesrapporten op te zetten waar goed gebruik van kan worden gemaakt in nieuwe gerelateerde projecten. Ook ben ik van mening dat ik heb laten zien waar ik de afgelopen jaren voor heb gestudeerd. Zeker een belangrijk persoonlijk punt omdat ik dat gevoel niet echt had tijdens de verkennende stage in het derde jaar. Graag wil ik Jan Nijman bedanken voor zijn ondersteuning in de periode dat ik mijn twijfels had binnen het schooljaar nog af te studeren en bij het begin van mijn afstudeeropdracht. Verder wil ik mijn begeleider Steven van der Linden bedanken voor zijn inbreng en hulp tijdens de hele afstudeerperiode. Zonder zijn begeleiding waren de opgeleverde eindproducten nooit zover gekomen als deze nu zijn, zowel inhoudelijk als kwalitatief. Als laatste wil ik nog het personeel van het systeembeheer bedanken voor hun technische ondersteuning tijdens opzet van de adviesrapporten en de test server., 11 augustus

6 Inhoudsopgave Samenvatting... 3 Conclusie... 4 Voorwoord... 5 Inhoudsopgave Inleiding Organisatie Probleemstelling en definitieve opdrachtomschrijving Doelstellingen Randvoorwaarden Uitgangspunt Eindproducten Relevantie Opbouw van het rapport Methode Fasering Plan van aanpak: Advies Implementatie Perseus Plan van aanpak: Adviesrapport SharePoint Alternatieven en Motivatie Wijziging van de afstudeeropdracht Uitvoering Advies Implementatie Perseus Onderzoeken Wensen Keuzes en oplossingen Opstellen adviesrapport Adviesrapport SharePoint Onderzoek SharePoint Wensen Keuzes en oplossingen Opstellen adviesrapport Resultaten Algemene resultaten Resultaat Advies Implementatie Perseus Resultaat Adviesrapport SharePoint Beschrijving implementatie van de opgeleverde producten Evaluatie Evaluatie Advies Perseus Implementatie Evaluatie Adviesrapport SharePoint Evaluatie afstudeerperiode Literatuuroverzicht Verklarende woordenlijst

7 1. Inleiding Dit afstudeerverslag beschrijft het proces wat zich heeft afgespeeld tijdens de afstudeeropdracht. Ten eerste zal in dit hoofdstuk een inleiding worden gegeven over o.a. de organisatie, de probleemstelling, de opdracht en de opgeleverde eindproducten. 1.1 Organisatie In maart 2004 ben ik begonnen met mijn afstudeerperiode bij projectbureau ImmI(Instituut voor Multimedia en Interactie). De organisatie ImmI is verbonden aan de faculteit Natuur en Techniek aan de Hogeschool van Utrecht en wordt bekostigd uit het innovatiefonds van deze faculteit. De onderwijsconcepten van de HBO Mediatechnologie en Information Engineering opleidingen aan deze faculteit zijn modern en gaan uit van een nauwe band met de beroepspraktijk. Het doel van dit projectbureau is door vanuit een heldere en zorgvuldig geformuleerde positionering projecten samen met de beroepspraktijk te gaan doen, met harde deadlines, resultaatverplichting en potentieel materieel gewin ten behoeve van deze opleidingen. Tevens ligt de hieronder beschreven opdracht in het verlengde van het project Verbetering In & Externe Infovoorziening wat tevens ook een innovatiefonds project is. De plaats binnen de ImmI als afstudeerder was in de vorm van een opdracht uitgevoerd door één persoon. Hieraan was een begeleider gekoppeld die een voornamelijk adviserende en sturende rol speelt. Dit vormde de projectgroep gedurende de afstudeeropdracht. Verantwoording diende ook aan deze begeleider te worden afgelegd. Hierboven staat de projectleider voor alle activiteiten van het projectbureau. De projectleider legt op zijn beurt verantwoording af aan de opleidingscoördinator en beide Curriculum Coördinatoren van de bovengenoemde opleidingen. 1.2 Probleemstelling en definitieve opdrachtomschrijving Binnen de FNT(Faculteit Natuur en Techniek) kan en breed scala van verschillende informatie(bronnen) apart worden geraadpleegd. Hierbij kan gedacht worden aan de studentenmail, het cijferbureau, het roosterbureau, diverse bronnen van naslagwerk, webpagina s, de file server enzovoorts. Hierdoor ontstaat een grote chaos in de wijze waarop naar informatie moet worden gezocht. Om hier orde in te scheppen zal er een centraal informatiesysteem moeten komen die alle informatie onder één interface kan brengen. Binnen de Kennissatelliet Amersfoort(KSA) is een behoefte aan één centraal informatiesysteem. Echter is er nog geen centraal informatiesysteem geïmplementeerd dat alles op een ordelijke wijze aan de gebruikers(docenten, medewerkers en studenten) kan aanbieden. De keuze voor SharePoint Portal Server is hier een gevolg uit. Duidelijk zal moeten worden wat de reikwijdte van de mogelijkheden met SharePoint zijn als centraal informatiesysteem. Ook inzicht in de uitbreidingsmogelijkheden is van belang. Er is in eerste instantie naar een andere applicatie, onder de naam Perseus, gekeken. Uiteindelijk is de keus toch op SharePoint gevallen waardoor de afstudeeropdracht aan verandering onderhevig is geweest. De definitieve opdrachtomschrijving luidt: 7

8 De implementatie van een centraal informatie systeem, met de volgende deelopdrachten: Een advies- / onderzoeksrapport over de implementatie van Perseus. Een advies- / onderzoeksrapport over SharePoint (met een nadruk op de zoekmogelijkheden). De opzet van een SharePoint Portal Server test server en het beschrijven van de bevindingen. 1.3 Doelstellingen Vanaf volgend schooljaar(2004/2005) zullen de eerste testomgevingen met SharePoint Portal Server gaan draaien. Dit zal centraal binnen HvU uitgevoerd worden en er zullen verschillende opleidingen aan deelnemen waaronder Mediatechnologie en Information Engineering. Een dergelijk centraal informatiesysteem moet zorgen voor een hogere student en medewerker tevredenheid, betere interne en externe informatievoorziening, kennisdeling en optimale samenwerking. Het doel van de rapporten is een overzicht en advies te geven over de mogelijkheden, implementatie, configuratie en onderhoud van een centraal informatiesysteem. In andere woorden moet met deze informatie het bestaande kennisgat worden opgevuld. Dit zal uiteindelijk ten goede komen bij het gebruik en verdere ontwikkeling van SharePoint. Bij het rapport over de implementatie van Perseus ligt de nadruk meer op het onderzoeken van de omgeving waarin deze zou worden geplaatst. Hierbij kwam de netwerkomgeving en een degelijke hardware- en softwareoplossing kijken. Het adviesrapport voor SharePoint richt zich meer op de mogelijkheden, vooral de zoekfunctionaliteit binnen de applicatie, en de mogelijkheid op uitbreiding van de applicatie. 1.4 Randvoorwaarden De randvoorwaarden binnen de opdracht zijn voor beide applicaties gelijk. De belangrijkste voorwaarden is een applicatie wat onder één interface werkt. Het moet de mogelijkheid bieden om bestaande applicaties en systemen te integreren. Daarnaast moeten informatiepagina s beschikbaar zijn waarop studenten en docenten kunnen communiceren met betrekking tot lessen, het maken van afspraken of het opzoeken van contactinformatie. 1.5 Uitgangspunt Er wordt van uitgegaan dat er gebruik gaat worden gemaakt van SharePoint Portal Server, als centraal informatie systeem, over de hele Hogeschool van Utrecht. Bestaande informatiesystemen zullen worden overgenomen door de functionaliteiten van SharePoint of worden ingebouwd in het systeem. Dit moet de eerste stap worden naar een uniform intranetsysteem dat het mogelijk maakt op eenvoudige wijze de correcte informatie te vinden. 1.6 Eindproducten De opgeleverde eindproducten voor de afstudeeropdracht, de implementatie van een centraal informatiesysteem, bestaan uit: Een advies- en overzichtrapportage voor de implementatie van Perseus Een advies- en overzichtsrapportage over SharePoint Een SharePoint Portal Server test server Dit afstudeerverslag bestaat uit drie delen. Het gaat om deze afstudeerscriptie en de bovengenoemde adviesrapporten die deel twee en drie vormen. Deze laatste zijn bedoelt als ondersteuning en als naslagliteratuur op het beschreven proces in deze afstudeerscriptie. 8

9 1.7 Relevantie Binnen de Hogeschool van Utrecht is men al langer bezig met het centraliseren van applicaties en faciliteiten. Ook de wens voor een centraal informatiesysteem, waar alle HvU opleidingen hun eigen deel hebben, is daar één van. Aan de Kennissatelliet Amersfoort was een begin gemaakt met de applicatie Perseus. Echter was dit wel vanuit het oogpunt dat de keus voor SharePoint nog een aantal jaar zou kunnen duren. Echter bleek de HvU al verder te zijn met de ontwikkelingen op het gebied van SharePoint. Dit zorgde voor twee adviesrapporten en de opzet van een test server om de mogelijkheden te bekijken. Uiteindelijk moet dit het gebruik en de toekomstige ontwikkeling aan een SharePoint Portal Server vereenvoudigen. 1.8 Opbouw van het rapport De afstudeerscriptie bestaat uit verschillende hoofdstukken die het proces van de afstudeeropdracht beschrijven. Er zal eerst gekeken worden naar de methode die gebruikt is om tot de eindproducten te komen. Hierna zal er dieper ingegaan worden op de uitvoering van werkzaamheden gevolgd door een beschrijving van de opgeleverde resultaten. Het geheel wordt afgesloten met een evaluatie van de eindproducten en de afstudeerperiode zelf. Naast een literatuuroverzicht bevat deze afstudeerscriptie ook een verklarende woordenlijst die cursief geschreven woorden in dit document zal bevatten. Het gaat om woorden die niet in de afstudeerscriptie zijn beschreven of uitgelegd maar wel enigszins van belang zijn om het zaken beter te doorgronden. De samenvatting en conclusie zijn voor de overzichtelijkheid van het rapport bovenaan geplaatst. 9

10 2. Methode In dit hoofdstuk wordt inzage gegeven in het verloop van de afstudeeropdracht. Dit zal gebeuren aan de hand van de fasering die gekozen is en het plan van aanpak wat gebruikt is. Verder zal er gekeken worden welke alternatieven er mogelijk waren en wordt beschreven welke veranderingen in de afstudeeropdracht, halverwege de afstudeerperiode, zijn doorgevoerd. 2.1 Fasering De afstudeeropdracht bestaat voor het grootste gedeelte uit een theoretisch onderzoek naar een centraal informatiesysteem. De fasering van de hele opdracht was in eerste instantie gericht op één enkel informatiesysteem genaamd Perseus. Hierna zou de daadwerkelijke praktische fase van de opdracht van start gaan met de opzet van de server. Echter zijn er, vooral in het begin van de opdracht, vele veranderingen geweest in wat belangrijk was in de opzet van het adviesrapport van Perseus. De fasering van deze deelopdracht is dus niet volledig verlopen zoals hieronder wordt beschreven. Om in bepaalde instanties de tijd beter te benutten is er hier een daar afgedwaald van de planning en gewisseld tussen fasen. Toen duidelijk werd dat Perseus niet de keuze zou worden voor het centrale informatiesysteem werd de opdracht op applicatieniveau gewijzigd. Dit heeft voor de inhoud en het niveau van de afstudeeropdracht niet veel veranderd. Echter verliep de het adviesrapport over SharePoint, wat hieruit volgde, wel volgens de fasen hieronder beschreven. Hierop is echter een enkele uitzondering met de tussenkomst van een praktijkfase met de opzet van een test server. Beide adviesrapporten zijn volgens de zelfde fasering verlopen. De gebruikte fasen en de opvolging op elkaar zijn bepaald, op basis van een logische volgorde, naar eigen inzicht. Omdat de afstudeeropdracht een opdracht was die een grote zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheid vereiste was dit in het begin niet volledig te overzien. Echter werd na de eerste fase, de beeldvormingfase, dat inzicht wel verkregen om het verloop van de fasering te bepalen. Omdat het eerste adviesrapport volgens de bepaalde fasering naar tevredenheid tot stand was gekomen is ervoor gekozen het tweede adviesrapport op dezelfde wijze uit te voeren. De fasering bestaat uit vijf fasen, te weten: Beeldvormingfase - De initiële oriëntatie op de opdracht Planningfase - De opzet van een plan van aanpak(pva) met een planning Onderzoeksfase - Op basis van de PvA onderzoek doen naar de betreffende onderwerpen Rapportagefase - Op basis van de betreffende onderzoeken een rapport opstellen Afsluitfase - Verbetering, uitloop en afsluiting van het opgestelde rapport De zesde fase, de praktijkfase, is uitgevoerd na de wijzing in de afstudeeropdracht. Deze fase omvat de praktische bevindingen betreffende installatie, configuratie en beheer van SharePoint Portal Server. Deze bevindingen werden uiteraard in de rapportagefase weer verwerkt in het adviesrapport voor SharePoint. 10

11 2.2 Plan van aanpak: Advies Implementatie Perseus Deze paragraaf beschrijft het plan van aanpak betreft de opzet van het rapport: Advies implementatie Perseus. Deze deelopdracht is volledig theoretisch en bedoelt om de mogelijkheden en de praktische kant van een Perseus server te belichten. Van belang is wel te weten dat de zaken beschreven in dit plan van aanpak gebaseerd zijn op de initiële afstudeeropdracht. De gevolgen van de wijziging aan de afstudeeropdracht, later in de afstudeerperiode, wordt verderop in dit hoofdstuk behandeld. De uitgangssituatie Binnen de Kennissatelliet Amersfoort(KSA) zijn enkele opleidingen van de Faculteit Natuur en Techniek(FNT) aan de Hogeschool van Utrecht(HvU) ondergebracht, waar een duidelijke behoefte is aan een centraal informatiesysteem. De eerste insteek was om op de KSA zelf een intranet informatie systeem te ontwikkelen, echter bleef dit idee niet onopgemerkt en al snel kwamen andere mogelijkheden aan het licht. Zo was er een intranet systeem van de Faculteit Communicatie en Journalistiek(FJC) wat aan de eisen zou voldoen van een dergelijk intranet. Dit systeem ging onder de naam Medusa. Echter was deze faculteit al bezig met een nieuwe versie genaamd Perseus. Na veel overleg tussen de FNT en FCJ is besloten om samen dit systeem verder te gaan ontwikkelen. Perseus is overigens een tussenstap voor een uniform intranet systeem die hogeschool breed zal moeten gaan draaien. Er zal dan vermoedelijk gaan gewerkt worden met Microsoft SharePoint. De definitieve keuze hiervoor moet echter nog gemaakt worden. Om op de korte termijn toch tegemoet te komen aan de wens voor een centraal geïntegreerd informatiesysteem zal gebruik worden gemaakt van Perseus Er wordt in ieder geval uit gegaan van een eigen server voor Perseus op de KSA. Daarnaast zal er in de toekomst een nieuwe server komen die de database van Perseus zal gaan bevatten. De achterliggende rede van twee servers is dat deze servers ook zorg moeten gaan dragen voor andere netwerkapplicaties en faciliteiten vanwege het wegvallen van een tweetal andere servers. Probleemstelling Perseus zal, met voorkeur, vanaf het nieuwe schooljaar(2004/2005) geïmplementeerd en gebruiksklaar moeten zijn. Perseus is momenteel fysiek nog niet geplaatst op een server. Er zal gekeken moeten worden naar software en hardware oplossingen bij een dergelijke plaatsing. Performance en schaalbaarheid zijn daarbij belangrijke punten. Er zal een beeld gevormd moeten worden van de huidige netwerksituatie om een goede integratie mogelijk te maken. In verband met de installatie van de Perseus server moet ook onderzocht worden of het gebruik van Virtual Machines een aanwinst kan zijn om de verschillende informatiebronnen onder één server te integreren. Opdrachtomschrijving De afstudeeropdracht is gedefinieerd als zijnde het aanvullen van Perseus. Hieruit ontstonden een aantal deelopdrachten waarvan de opzet van een adviesrapportage over de implementatie van Perseus de eerste stap is. Hierbij moet duidelijk worden wat de mogelijkheden zijn met de Perseus applicatie en hoe dit past in binnen de KSA. 11

12 Doelstellingen Het doel van dit rapport is het geven van een overzicht van de veranderingen die plaats zullen vinden met de komst van Perseus. Hierbij wordt ook rekening gehouden met andere zaken die te maken hebben met veranderingen in het beleid van de HvU en de netwerksituatie binnen de KSA. Op basis hiervan moet een advies worden gegeven over de implementatie van de Perseus server en de veranderingen in het netwerk binnen de KSA. Op te leveren resultaten Het adviesrapport is het uiteindelijke resultaat van de deelopdracht. Echter bestaat deze uit verschillende fases met verschillende te behalen resultaten. In eerste instantie zal er een beeldvormingfase starten die als enkel doel heeft inzicht te verkrijgen in wat belangrijk is voor het adviesrapport. Hiervoor is de verstrekte documentatie gebruikt die aan de start van de afstudeeropdracht is overhandigd. Hieruit zal moeten blijken wat de wensen zijn ten opzichte van het rapport, welke onderdelen er behandeld zullen worden en hoe aanpak zal verlopen. Dan komt de opdracht in de planningsfase waarin het plan van aanpak en de planning zal worden opgeleverd. Op basis van deze ondergrond zal begonnen worden met de onderzoeksfase. Deze zal bedoelt zijn om literatuurbronnen te vinden op basis van relevantie. Hierbij wordt gekeken of de gevonden informatie verdere inzicht geven zodat eventuele aanpassingen kunnen worden gedaan voordat de verslaglegging start. De rapportage- en afsluitingfasen zijn volledig bedoelt voor de opstelling van de het rapport. Dit omvat het schrijven en verbeteren van zaken die vragen op kunnen leveren en de controle door de bedrijfsbegeleider op kwaliteit en inhoud. Uiteraard is er gedurende de opdracht een wekelijkse voortgangscontrole waarbij de bedrijfsbegeleider de zaken doorneemt en bijstuurt waar nodig is. 12

13 De planning Datum Activiteiten, Taken en Deadlines Afgerond Algemeen Wekelijkse bespreking over de voortgang met bedrijfsbegeleider n.v.t. 22/03 9/04 Beeldvormingfase Opstart(o.a. regelen van faciliteiten) Oriëntatie opdracht, bestudering relevante documentatie Inventarisatie van eisen en wensen t.o.v. de opdracht 12/04 Planningsfase Plan van aanpak en bijbehorende planning + globale outline Ja Ja Ja Ja 13/04 23/04 Onderzoeksfase 13/04 Deelonderzoek Virtual Machines Ja 14/04 Deelonderzoek ColdFusion Ja 15/04 Deelonderzoek KSA Netwerk Ja 16/04 Deelonderzoek Perseus Ja 19/04 Deelonderzoek Directory Services / Active Directory Ja 21/04 Deelonderzoek Software oplossingen servers Ja 23/04 Deelonderzoek Beschikbare en benodigde hardware Ja 26/04 14/05 Rapportagefase 07/05 Beschrijving van opgedane bevinden uit de deelonderzoeken Ja 11/05 Het opstellen van zaken zoals samenvatting, conclusies, literatuurbronnen e.d. Ja 12/05 Rapportage controleren op taalfouten en zaken die vragen kunnen opleveren Ja 13/05 Samenvoeging van alle delen en beschikbaar maken als Word en PDF bestand Ja 14/05 Deadline: Concept versie Advies Perseus Implementatie Ja 17/05 21/05 Afsluitingsfase 17/05 Controle door bedrijfsbegeleider Ja 20/05 Rapportage aanpassen / verbeteren + eventuele uitloop Ja 21/05 Deadline: Oplevering rapportage Advies Perseus Implementatie Ja 13

14 2.3 Plan van aanpak: Adviesrapport SharePoint Deze paragraaf beschrijft het plan van aanpak betreft de opzet van het adviesrapport SharePoint. Deze deelopdracht is theoretisch en bedoelt om de mogelijkheden SharePoint Portal Server te belichten. Daarnaast bevat het de bevindingen opgedaan met een test server. Uitgangssituatie Binnen de Kennissatelliet Amersfoort(KSA) is duidelijk de behoefte aan één centraal informatiesysteem. In eerste instantie wordt hierna gekeken vanuit de opleidingen Mediatechnologie en Information Engineering aan de Hogeschool van Utrecht(HvU). De eerste insteek was om met een centraal informatiesysteem onder de naam Perseus te gaan werken. Echter bleek halverwege de afstudeeropdracht dat SharePoint Portal Server de betere keuze was gezien vanuit de wensen voor een dergelijk systeem. De ontwikkelingen vanuit de HvU met SharePoint waren ook al veel verder gevorderd dan de verwachting was. Dit en het feit dat het samenwerkingsverband met de FCJ(Faculteit Communicatie en Journalistiek) voor Perseus moeizaam verliep, en SharePoint Portal Server bepaalde faciliteiten standaard bevat in tegenstelling tot Perseus, heeft geleid tot de keuze voor SharePoint. Vanaf volgend schooljaar(2004/2005) zullen de eerste testomgevingen gaan draaien vanuit de HvU waar verschillende opleidingen aan zullen deelnemen waaronder Mediatechnologie en Information Engineering. Er wordt van uitgegaan dat er gebruik gaat worden gemaakt van SharePoint Portal Server, als centraal informatie systeem, over de hele Hogeschool van Utrecht. Bestaande informatiesystemen zullen worden overgenomen door de functionaliteiten van SharePoint of worden ingebouwd in het systeem. Ten behoeve van het op te stellen rapport zal er echter op bepaalde punten worden uit gegaan van de situatie binnen de KSA. Dit heeft voornamelijk betrekking op de test server. Deze maakt uiteraard gebruik van de beschikbare hardware, software en netwerkomgeving binnen de KSA. Bovendien zal de server is slechts gelimiteerd toegankelijk zijn. Probleemstelling Momenteel is er nog geen centraal informatie systeem beschikbaar op de KSA die alles op een ordelijke wijze aan de gebruikers(docenten, medewerkers en studenten) kan aanbieden. De keuze voor SharePoint Portal Server betekent dat, vanwege de ontbrekende kennis hierover, er inzicht nodig is in deze applicatie. Duidelijk zal moeten worden wat de reikwijdte van de mogelijkheden met SharePoint zijn. Ook inzicht in de uitbreidingsmogelijkheden is van belang. Opdrachtomschrijving De afstudeeropdracht is gewijzigd en hierdoor nu gedefinieerd als zijnde het implementeren van en centraal informatie systeem. De nieuwe opdracht bestaat uit drie onderdelen waarvan het adviesrapport over de implementatie van Perseus één deel is. Omdat deze rapportage al verschillende facetten bevat die belangrijk zijn bij een centraal informatie systeem zullen deze niet opnieuw worden beschreven in deze rapportage over SharePoint. Daar in plaats van zal de nadruk moeten liggen op de mogelijkheden van de SharePoint technologie, in het bijzonder de zoekmogelijkheden, en inzicht in de zaken rondom de implementatie van een server. Dit zal aan de hand van de bevindingen met de opzet van een test server moeten worden gedaan. 14

15 Doelstellingen Het doel van dit rapport is een overzicht en advies te geven over de mogelijkheden, implementatie, configuratie en onderhoud van SharePoint Portal Server als centraal informatie systeem. Op te leveren resultaten De op te leveren resultaten in de verschillende fasen van de opdracht zijn gelijk aan die bij het opstellen van het adviesrapport over Perseus. Dit zal dan ook niet herhaald worden. Echter verschilt de opdracht op één punt door de toevoeging van en praktijkfase. Deze fase omvat de opzet van een test server voor SharePoint Portal Server. In principe is deze fase gelijk aan de onderzoeksfase behalve dat het niet theoretisch van aard is. Hierna worden de bevindingen gewoon beschreven in de rapportagefase. De planning Datum Activiteiten, Taken en Deadlines Afgerond Algemeen Wekelijkse bespreking over de voortgang met bedrijfsbegeleider n.v.t. 24/05 28/05 Beeldvormingfase Oriëntatie opdracht, bestudering relevante documentatie Inventarisatie van eisen en wensen t.o.v. de opdracht 01/06 Planningsfase Plan van aanpak en bijbehorende planning + globale outline Ja Ja Ja 02/06 25/06 Onderzoeksfase 04/06 Deelonderzoek Windows SharePoint Services en SharePoint Portal Server Ja 09/06 Deelonderzoek Zoekmogelijkheden binnen SharePoint Ja 22/06 (~ 13/07) Tussentijdse opzet / configuratie van een SharePoint Portal Server Ja 25/06 Deelonderzoek SharePoint Portal Server bevindingen Ja 28/06-13/07 Rapportagefase 09/07 Beschrijving van opgedane bevinden uit de deelonderzoeken / test server Ja 10/07 Het opstellen van zaken zoals samenvatting, conclusies, literatuurbronnen e.d. Ja 11/07 Rapportage controleren op taalfouten en zaken die vragen kunnen opleveren Ja 12/07 Samenvoeging van alle delen en beschikbaar maken als Word en PDF bestand Ja 13/07 Deadline: Concept versie Adviesrapport SharePoint Ja 15/07 20/07 Afsluitingsfase 15/07 Rapportage aanpassen / verbeteren + eventuele uitloop Ja 20/07 Deadline: Oplevering rapportage Adviesrapport SharePoint Ja In overleg met de bedrijfsbegeleider is afgesproken dat de controle en de eventuele verbeteringen op een later tijdstip zullen plaats vinden. Dit zal gebeuren in de periode dat scriptie verder af zal worden geschreven. De opgestelde documentatie is deel van de afstudeerscriptie en zal ook bij de oplevering worden gevoegd. Echter zal dit gezien moeten worden als bijlagen. Dit neemt niet weg dat dubbele informatie zoveel mogelijk wordt vermeden bij het schrijven van de scriptie. Hieronder is een planning geven tot de totale oplevering die zal plaats vinden op 11 augustus

16 Additionele planning + scriptie en totale oplevering Datum Activiteiten, Taken en Deadlines Afgerond Algemeen Extra controle en eventuele verbeteringen aan opgeleverde documentatie Ja Laatste controle door bedrijfsbegeleider Ja 21/07 11/08 Het opstellen van de afstudeerscriptie 02/08 Conceptversie afstudeerscriptie Ja 07/08 Rapportage aanpassen / verbeteren + eventuele uitloop Ja 11/08 Deadline: Oplevering afstudeerscritpie Ja 2.4 Alternatieven en Motivatie Het grootste gedeelte van de afstudeeropdracht is theoretisch qua opzet. Hoewel het wel een praktijk element bevat is de kennis niet volledig opgedaan door ervaring. Dit betekend dat er nog een hoop werk benodigd is voordat daadwerkelijk alles uit de SharePoint Portal Server kan worden gehaald wat gewenst is. Echter was dit binnen de afstudeerperiode niet mogelijk door tijdsgebrek. SharePoint is een enorm uitgebreide applicatie die volledig aan te passen is aan een organisatie. Daarom zijn alleen de belangrijkste zaken behandeld. De documentatie geeft een goede ondergrond om verder te werken met SharePoint Portal Server. Het was ook niet de bedoeling om de test server voor meer dan alleen testdoeleinden te gaan gebruiken. Het beleid van de Hogeschool van Utrecht(HvU) is ook om alle toepassingen te centraliseren en alles een uniform karakter te geven. Hoewel een eigen server wel volledige vrijheid geeft moet er wel, ook voor de op de KSA aangesloten HvU opleidingen, conform het beleid van bovenaf worden gewerkt. De test server kan wel gebruikt worden voor projecten van studenten ter uitbreiding van het systeem wat gewoon mogelijk blijft. Iedere opleiding krijgt namelijk zijn eigen gedeelte op de server die volledig is aan te passen. Bepaalde zaken zouden wellicht wel beter kunnen worden uitbesteed zijn die beschreven worden in de documentatie. De HvU was veel verder met de ontwikkelingen met SharePoint dan verwacht. Dit betekend dat er al kennis was opgedaan met deze applicatie. Echter is hiervan nog geen documentatie beschikbaar waardoor het besluit is genomen deze kennis zelf te gaan opdoen. Indien de SharePoint Portal Server HvU breed zal gaan draaien is deze kennis rondom de toepassing voldoende om hiermee uit de voeten te kunnen. Ondanks dat de keuze op SharePoint Portal Server is gevallen betekend dit verder niet dat de documentatie van Perseus geheel in het niet valt. Veel van wat beschreven is in dit document is zeer bruikbaar voor het doorgronden en verdere te ontwikkelen van SharePoint. Er is ook bewust voor gekozen om de documentatie voor SharePoint hierop aan te passen om geen overlapping te creëren. 16

17 2.5 Wijziging van de afstudeeropdracht Mijn initiële afstudeeropdracht is geformuleerd als zijnde: het aanvullen van Perseus. Perseus is een centraal informatie systeem wat bij de Kennissatelliet van Amersfoort zou geïmplementeerd worden. Deze opdracht bestond uit een aantal onderdelen, te weten: Een adviesrapport over de installatie van Perseus. De daadwerkelijke implementatie van de Perseus server. De implementatie van bestaande informatiesystemen in Perseus. Het ontwikkelen van een search-module voor Perseus. Een handleiding van Perseus m.b.t. instellingen, toevoegen nieuwe modules en dergelijke. Hieruit is een adviesrapport voor de implementatie Perseus ontstaan. Echter is vanwege diverse overwegingen ervoor gekozen om over te stappen op SharePoint Portal Server als centraal informatiesysteem. Het bleek dat halverwege de afstudeeropdracht SharePoint Portal Server de betere keuze was gezien vanuit de wensen voor een dergelijk systeem. Perseus was evengoed bedoeld als een tussenstap voor een uniform intranet systeem met SharePoint die over de gehele Hogeschool van Utrecht(HvU) zou moeten gaan draaien. De ontwikkelingen vanuit de HvU met SharePoint waren echter al veel verder gevorderd dan de verwachting was. Dit en het feit dat het samenwerkingsverband met de FCJ(Faculteit Communicatie en Journalistiek) voor Perseus moeizaam verliep en SharePoint Portal Server bepaalde faciliteiten standaard bevat heeft de keuze voor SharePoint doorslag gegeven. Dit heeft tot verandering in de afstudeeropdracht geleid op applicatieniveau. De volledige opdracht was nu geformuleerd als zijnde: De implementatie van een centraal informatiesysteem, met de volgende onderdelen: Een advies- / overzichtsrapport over de implementatie van Perseus. Een advies- / overzichtsrapport over SharePoint (met een nadruk op de zoekmogelijkheden). De opzet van een SharePoint Portal Server test server en het beschrijven van de bevindingen. De afstudeeropdracht is in zijn essentie niet veranderd. Omdat SharePoint bepaalde functionaliteiten bevat, boven die in Perseus, werden de onderdelen uit de initiële opdracht overgenomen. Zo is de implementatie van de server opgevangen met de opzet van een test server voor SharePoint Portal Server. Het gebruik van bestaande informatiesystemen is opgelost omdat SharePoint een groot gedeelte hiervan kan indexeren en beschikbaar kan stellen in zijn zoekresultaten. Het gaat hier om file servers, mailboxen, databases en websites. Deze mogelijkheid was al voldoende om dit onderdeel van de initiële opdracht over te nemen. Tevens geeft deze applicatie de ruimte om stand-alone applicaties zoals Osiris deel te maken in het systeem. Dit is beschreven in het adviesrapport voor SharePoint. Één van de belangrijkste onderdelen in de afstudeeropdracht was een centraal informatiesysteem met een degelijk zoeksysteem. Het was ook eerst de bedoeling om het zoekgedeelte van SharePoint in Perseus te implementeren. Uiteraard was dit met de overstap naar SharePoint niet meer nodig. Er is wel verder gekeken naar de uitbreiding van deze zoekmogelijkheden en naar de uitbreiding met webparts(vergelijkbaar met modules) in het systeem. Ook het laatste onderdeel van de initiële afstudeeropdracht is ook overgenomen door het adviesrapport over SharePoint. Er is een gedeelte beschreven over de bevindingen met de test server betreffende zaken zoals installatie, configuratie en beheer. 17

18 3. Uitvoering In dit hoofdstuk zal een beschrijving worden weergeven van de uitvoering. Deze uitvoering zal per opgeleverde rapportage worden behandeld. 3.1 Advies Implementatie Perseus De uitvoering van voor het adviesrapport over de implementatie van Perseus bevat een aantal punten. Ten eerste is er onderzoek gedaan naar zeven essentiële onderwerpen die van belang zijn bij een dergelijke implementatie. De onderzoeken zijn gebaseerd op de wensen die al deels papier waren gezet en voort kwamen uit de gesprekken met de bedrijfsbegeleider. Hieruit is een adviesen overzichtsrapport opgesteld Onderzoeken Ten behoeve van het adviesrapport is er deels onderzoek gedaan naar al bestaande documentatie. Dit omvat een beschrijving van Perseus en de netwerksituatie binnen de KSA. De overige onderzoeken zijn gebaseerd op de benodigdheden voor een installatie, onderhoud en uitbreiding van een centraal informatiesysteem. Tevens is er een aangrenzend onderzoek gedaan naar Virtual Machines om de mogelijkheden hiervan, vooral in de toekomst, te bepalen. Hieronder een korte omschrijving per onderzoek van de behandelde punten. Bepaling van de mogelijkheden van Perseus Voordat de afstudeeropdracht van start ging was er al onderzoek gedaan(zie literatuuroverzicht) naar de wensen binnen de KSA en de rede om Perseus te gaan gebruiken. Hierin is tevens een beschrijving gegeven van het systeem en de voorloper Medusa waarop deze nieuwe versie zal zijn gebaseerd. Omdat er niet echt een goed overzicht was op Perseus, de ontwikkelde modules en de modules die gewenst zouden zijn op de KSA zijn deze punten in het onderzoek opgenomen. Het programmeren met ColdFusion Perseus is ontwikkeld met ColdFusion van Macromedia. Er is onderzoek gedaan naar wat ColdFusion is en wat de mogelijkheden zijn. Tevens is er gekeken naar de productedities die beschikbaar zijn en hun voornaamste verschillen om tot een goede keuze te komen. Één van de belangrijkste punten binnen het hele adviesrapport is performance en schaalbaarheid van een dergelijke server. Omdat er een performance test beschikbaar was is deze opgenomen in het onderzoek. Samen met de systeemvereisten van ColdFusion wordt dit later weer gebruikt in het bepalen van een mogelijke software en hardware oplossing. Als laatste is er in dit onderzoek aandacht geschonken aan de licentievoorwaarden voor ColdFusion. Dit omvat naast een duidelijke omschrijving van de, door Macromedia, opgestelde EULA(End User License Agreements)en aangrenzende mogelijkheden ook indicatie van de kosten. KSA netwerk onderzoek In dit onderzoek was het belangrijk om vast te stellen hoe de huidige netwerkomgeving binnen de KSA opgebouwd is. Er zijn documenten beschikbaar(zie literatuuroverzicht) die de situatie met veel detail beschrijven. Echter zijn deze dusdanig verouderd dat hier opnieuw naar gekeken moest worden. Doormiddel van de bestaande informatie en gesprekken met het systeembeheer en de 18

19 bedrijfsbegeleider is de huidige netwerksituatie bepaald en beschreven. Daarnaast is er beschreven welke veranderingen in deze situatie zullen plaats vinden door de centralisatie opgelegd door het beleid van de HvU. Directory services (Active Directory als uitgangspunt) Omdat de wens er is om alles via een enkele inlogactie te laten verlopen voor docenten, medewerkers en studenten wordt gebruik gemaakt van Active Directory. Uiteindelijk zal er binnen Perseus een module geschreven moeten worden die de Active Directory kan uitlezen om dit te bewerkstelligen. Duidelijk moet dus zijn wat Active Directory nu precies is en hoe het te benaderen is met de daarvoor bestemde API s. Ook is er gekeken naar de mogelijkheid om dit te doen vanuit Linux mocht de server op dit besturingssysteem gaan draaien. Omdat ColdFusion het hart vormt van Perseus zijn ook de mogelijkheden bekeken om hiermee Active Directory te benaderd. Software oplossingen server Dit onderzoek, naast het onderzoek van mogelijke hardware oplossingen, geeft een indicatie wat softwarematig belangrijk is bij de implementatie van Perseus. Hierbij is gekeken naar het te gebruiken besturingssysteem, de webserver, de database en de benodigde capaciteit ervan op basis van de opgedane kennis uit de vorige onderzoeken. Beschikbare en benodigde hardware Dit onderzoek, naast het onderzoek van mogelijke software oplossingen, geeft een indicatie wat hardwarematig belangrijk is bij de implementatie van Perseus. Hierbij is gekeken naar een bestaande server met een mogelijke nieuwe database server. Hieruit is een nieuwe server situatie opgesteld die de belangrijkste punten behandeld en een aantal oplossingen geeft. Hieruit komt tevens een nieuwe opstelling voor de netwerkomgeving van de KSA en een beschrijving van de mogelijkheden om Perseus als extranet beschikbaar te stellen. Gebruik van Virtual Machines Het gebruik van Virtual Machines biedt een aantal mogelijkheden zoals het optimaal gebruik van de capaciteit van een server. Hoewel de rest van de onderzoeken onderling met elkaar te maken hebben is dit onderzoek meer als een verkenning bedoeld. Het zou mogelijk gebruikt kunnen worden op een server met een centraal informatiesysteem, of juist voor hele andere doeleinden. Er is gekeken naar wat een Virtual Machine nu precies doet. Daarnaast is er gekeken naar diverse professionele producten die beschikbaar zijn en de verschillen hiertussen. Hiermee is een advies gegeven van de mogelijke toepassingen van Virtual Machines binnen de KSA. 19

20 3.1.2 Wensen De keus wat te onderzoeken is in eerste instantie gebaseerd op een wensenonderzoek waarnaar, in begin van de afstudeeropdracht, verwezen is. Dit onderzoeksrapport vormde het advies voor het gebruik van Perseus en de integratie van een bepaald aantal applicaties en faciliteiten binnen de KSA. Hieruit is een initiële outline opgesteld van de te onderzoeken punten. Echter door veranderingen in het beleid van de HvU moesten er een aantal veranderingen door worden gevoerd in het rapport. Zo moest er rekening gehouden worden met de centralisatie van applicaties in Utrecht. Ook worden een aantal servers afgeschreven waardoor deze niet meer geschikt zijn als productie servers voor een applicatie zoals Perseus. Tevens zouden een aantal applicaties en faciliteiten, die nu binnen de KSA worden gehost, ook verdwijnen naar een centrale plek in Utrecht. Rekening houdend met deze feiten en in overleg met de bedrijfsbegeleider en het systeembeheer zijn de te behandelde zaken in de onderzoeken herzien. De initiële wensen die leidde tot de wens voor een centraal informatiesysteem zin echter wel ongewijzigd gebleven Keuzes en oplossingen Aan het begin van de opdracht was duidelijk dat er veranderingen zouden doorgevoerd worden in het adviesrapport. Hiermee is rekening gehouden door in sommige instanties af te wijken van de planning. Duidelijk was wel dat bepaalde zaken met zekerheid in het rapport moesten zitten en deze zijn dan ook als eerst afgehandeld indien nodig. Alle keuzes en oplossingen zijn opgenomen in het adviesrapport voor de implementatie van Perseus wat deel twee vormt van dit afstudeerverslag Opstellen adviesrapport De resultaten van de diverse onderzoeken zijn opgenomen in het adviesrapport. Het rapport moest overzichtelijk zijn zodat alle belangrijke facetten van de implementatie behandeld waren. Hierbij is rekening gehouden met de indeling van hoofdstukken. Eerst wordt de benodigde techniek behandeld, en dit wordt gevolgd door mogelijke oplossing en diverse gepaste adviezen. Het rapport geeft in principe achtergrondinformatie over de daadwerkelijke installatie, beheer en uitbreidingsmogelijkheden. De behandelde technologieën zijn bewust, waar nodig, voldoende toegelicht zodat er voor een lezer geen grote technische kennis vereist is. Dit wordt deels gedaan in de rapportage zelf en doormiddel van een verklarende woordenlijst waarnaar verwezen wordt. 20