Handboek Toezicht en Uitvoering BAG. De processen voor toezicht, kwaliteit en beheer van de BAG

Transcriptie

1 Handboek Toezicht en Uitvoering BAG De processen voor toezicht, kwaliteit en beheer van de BAG Versie 1.1 Datum 6 augustus 2009 Status Definitief

2

3 Colofon Versie 1.1 Contactpersoon dr. H. Schrijver T Hans.Schrijver@minvrom.nl Portefeuille Plaatsvervangend Secretaris-Generaal Directie Informatievoorziening Beleid Geo-Informatie, Project BAG Hoofdzetel VROM Rijnstraat 8, 2515 XP Den Haag Postbus EZ Den Haag Interne postcode 866 Versiehistorie Versie Datum Auteur Wijziging januari 2008 Hans Schrijver Initiële versie (concept) t/m januari 2008 t/m 21 mei 2008 Hans Schrijver Reacties Marthe Fuld, John de Kooter, Noud Hooyman, TopZO, Kadaster en VNG verwerkt mei 2008 Hans Schrijver Laatste reacties MT BAG verwerkt. Deze versie is goedgekeurd door de Stuurgroep BAG september 2008 Hans Schrijver Diverse correcties april 2009 Hans Schrijver Conversie naar rijkshuisstijl, revisie en aanvullingen mei 2009 Hans Schrijver Reacties MT BAG en Kadaster verwerkt mei 2009 Hans Schrijver Concept voor goedkeuring door PBG en Stuurgroep BAG juli 2009 Hans Schrijver Goedgekeurd door Stuurgroep BAG augustus 2009 Hans Schrijver Kleine correcties en gereed gemaakt voor overdracht naar het Kadaster. Pagina 3 van 137

4

5 Inhoud Inleiding Doel en scope Doelstelling en doelgroep Scope Partijen, rollen en taken Overlegvormen Tactisch overleg Overleg met leveranciers Andere vormen van overleg Tactische en operationele processen Overzicht van de tactische en operationele processen Aard en karakter van de tactische en operationele processen Escalaties Beschrijvingswijze van de processen Tactische processen Proces Vernieuwen BAG Proces Beheren en uitvoeren Conformiteitstoets Proces Aansluiten s Proces Gemeentelijke herindeling Proces Toezicht en kwaliteitscontrole s Uitgangspunten voor het proces Toezicht en kwaliteitscontrole s Samenhang van het proces Toezicht en kwaliteitscontrole s Deelproces 2.6.1, Accrediteren controlerende bedrijven Deelproces 2.6.2, Organiseren beheeraudits Deelproces 2.6.3, Uitvoeren en rapporteren beheeraudit Deelproces 2.6.4, Activiteiten bij taakverwaarlozing Deelproces 2.6.5, Evalueren en bijstellen audits Proces Toezicht en kwaliteitscontrole BAGLV Proces Monitoren gebruik BAG Proces Ontwikkelen van producten en diensten Proces Aansluiten s Proces Tactisch beheer ICT-voorzieningen Uitgangspunten voor het proces Release Management Proces , Release Management Operationele processen Proces Ondersteunen gebruik BAG Primaire processen BAG Proces Inbrengen en muteren gegevens BAGLV Proces Verstrekken gegevens aan s Proces Facturering en kostenverrekening Proces Terugmelden Uitgangspunten voor het proces Terugmelden Samenhang van het proces Terugmelden Deelproces 3.6.1, Melden mogelijke onjuistheid Deelproces 3.6.2, Onderzoeken mogelijke onjuistheid...59 Pagina 5 van 137

6 5.6.5 Deelproces 3.6.3, Bijwerken registraties Deelproces 3.6.4, Afronden melding Proces Operationeel beheer ICT-voorzieningen...59 Bijlage A, Besturingsinstrumenten en objecten...59 Bijlage B, Toelichting taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden...59 Bijlage C, Bronnen en documenten...59 Bijlage D, Afkortingen en definities...59 Bijlage E, Overzicht TBV s Toezicht en Uitvoering...59 Pagina 6 van 137

7 Inleiding De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) vormen delen van het in te richten Stelsel van Basisregistraties. Hiermee wordt het fundament gelegd voor een betrouwbare en hoogwaardige gegevenshuishouding voor een overheid die: niet naar de bekende weg vraagt, klantgericht is, zich niet voor de gek laat houden, weet waar ze het over heeft, haar zaken goed op orde heeft en niet meer uitgeeft dan nodig is. Eerder gepubliceerde handboeken voor de BAG hebben betrekking op de inhoud (Catalogus BAG en Objectenhandboek) en de voornamelijk binnengemeentelijke processen voor het onderhouden van de levenscyclus van adressen en gebouwen (Processenhandboek BAG). Voor de beheerfase van de BAG, vanaf medio 2009, dienen ook de processen voor toezicht, kwaliteit en beheer gedefinieerd en geïmplementeerd te zijn. Die processen hebben in belangrijke mate betrekking op de samenwerking tussen partijen en het functioneren van de BAG in ketenverband. Aangezien de doelgroepen voor te onderscheiden categorieën processen verschillen, zijn twee handboeken opgesteld ter aanvulling op de inhoudelijk gerichte handboeken voor de BAG: Handboek Besturing BAG. In het bijzonder gericht op het Ministerie van VROM, het BAG s- en soverleg () en het Agendaoverleg. Handboek Toezicht en Uitvoering BAG. Gericht op medewerkers die zich bezighouden met de tactische- en uitvoerende taken voor toezicht, kwaliteit en beheer. Dit rapport vormt het Handboek Toezicht en Uitvoering BAG. Het is in beheer bij het Kadaster, maar wijzigingen dienen te worden goedgekeurd door het. Het accent ligt in dit handboek op de Landelijke Voorziening BAG (BAGLV) en de ketenprocessen, die zich vooral tussen partijen afspelen. Maar tegelijkertijd wordt ook getracht alle wezenlijke processen, die voor de BAG betekenis hebben, in kaart te brengen. Soms gaat het dan om processen die voornamelijk of geheel bij één partij worden uitgevoerd en onder verantwoordelijkheid van die partij vallen. In zo n geval is het beschreven proces voornamelijk bedoeld als voorbeeld en zullen partijen van het geschetste verloop kunnen afwijken om op een andere wijze het beoogde resultaat tot stand te brengen. In een aantal gevallen wordt verwezen naar processen die bij een partij een nadere invulling krijgen, zoals gebruikelijk is binnen het betreffende werkveld. Dit geldt bijvoorbeeld voor de gebruikelijke beheerprocessen binnen de ICT-dienstverlening. Vanuit de doelstelling om niet meer te beschrijven dan nuttig en nodig is voor een goed begrip van de processen voor de BAG, betekent het voorafgaande dat de mate van al dan niet gedetailleerde uitwerking in dit handboek per proces kan verschillen. Pagina 7 van 137

8

9 1 Doel en scope 1.1 Doelstelling en doelgroep De handboeken Besturing BAG en Toezicht en Uitvoering BAG beschrijven de processen die voor de BAG betekenis hebben in de beheerfase, als de BAG vanaf medio 2009 in werking is getreden. Het betreft met name processen van gemeenschappelijk belang, waarbij meerdere partijen bij de uitvoering betrokken zijn. Een aantal beheerprocessen speelt zich af binnen de eigen organisatie van partijen. Voor die processen zijn partijen zelf verantwoordelijk en zij hebben de vrijheid een eigen invulling te kiezen die bij de lokale omstandigheden past, maar de processen in de keten intact laat. Voor de contouren van de binnengemeentelijke processen wordt naar het Processenhandboek BAG verwezen. De besturingsprocessen zijn samengebracht in het handboek Besturing BAG. Zij zijn van belang voor bestuurders die deelnemen in de overleggremia op strategisch (richtinggevend) en tactisch (inrichtingsvormend) niveau. Dit zijn het Ministerie van VROM, het Kadaster (als beheerder van de Landelijke Voorziening BAG: BAGLV) en vertegenwoordigers van partijen in het BAG s- en soverleg (BAG BAO) en het voorbereidende Agendaoverleg voor het. In dit handboek Toezicht en Uitvoering BAG worden de processen beschreven die zich richten op de dienstverlening, uitvoering en ondersteuning. Aangezien het toezicht een sterk uitvoeringsgerichte component bevat, wordt het eveneens in dit tweede handboek behandeld. De doelgroep voor het handboek Toezicht en Uitvoering BAG bestaat uit de medewerkers van het Ministerie, het Kadaster (als beheerder van de BAGLV), de bronhouders (gemeenten) en afnemers die betrokken zijn bij de uitvoering van de BAG. 1.2 Scope De in het handboek Toezicht en Uitvoering BAG beschreven processen voor toezicht, kwaliteit en beheer betreffen zowel de inrichting als het gebruik van de BAG en deze processen zijn in het bijzonder gericht op de BAGLV. Het gaat daarbij om de functionele en inhoudelijke kanten van de BAG-voorzieningen en de beschikbaarstelling door middel van de exploitatie en ondersteuning. Het handboek is vooral gericht op de organisatieoverstijgende verbanden en processen, waar partijen in samenwerkingsvormen of in ketenverband met elkaar te maken hebben. Processen die binnen de eigen organisaties worden belegd, worden benoemd en globaal beschreven. Partijen zijn verantwoordelijk voor de inrichting en de kwaliteit van die processen. Vanuit de toezichtstaak van de wordt gecontroleerd of aan de voorwaarden van wet- en regelgeving voldaan is. Voor een aantal processen sluit het handboek aan bij reeds bestaande documenten of wordt op onderdelen daarnaar verwezen. 1.3 Partijen, rollen en taken Bij het besturen, inrichten en gebruiken van de BAG zijn de volgende partijen van belang: De en het departement. Het Kadaster. s (gemeenten). Pagina 9 van 137

10 s (in het bijzonder bestuursorganen). Daarnaast zijn de volgende partijen betrokken bij de BAG: De Minister van Defensie. De betrokkenen bij het Stelsel van Basisregistraties. Leveranciers (in het bijzonder de leveranciers van BAG-applicaties voor gemeenten; het Kadaster heeft ook eigen leveranciers, die geheel onder verantwoordelijkheid van het Kadaster vallen). Auditinstellingen: bedrijven die de kwaliteitscontroles ten behoeve van het toezicht uitvoeren. Onderstaand worden plaats, rol en taken van partijen nader toegelicht, in overeenstemming met de wet BAG. In figuur 1 worden de BAG en de BAGLV in de context van de verschillende partijen geplaatst. Minister(ie) van Defensie Minister(ie) van VROM Auditinstellingen Geoinformatie TopZO s (Gemeenten) Gemeentelijke BAG Landelijke Voorziening BAG (BAGLV) s (Bestuursorgaan) s (Privaat) Leveranciers (BAG-applicaties) Kadaster ( de Dienst ) Leveranciers (van het Kadaster) Informatiestroom Gezagsrelatie Relatie of overleg Figuur 1, Partijen rond de BAG De richt zich vooral op wetgevende en toezichthoudende taken. Op het Ministerie van VROM wordt voor de BAG een beperkt aantal taken uitgevoerd (zie hoofdstuk 2.1 van het handboek Besturing BAG) door de staande organisatie op het terrein van de geo-informatie. Beleidsontwikkeling, regie en sturing voor de BAG worden zoveel mogelijk belegd bij het BAG s- en soverleg (BAG BAO). De afdeling TopZO van het Ministerie van VROM voert de toezichthoudende taken uit op het Kadaster als ZBO. Minister van Defensie De Minister van Defensie speelt een zeer beperkte rol (maar in de wet BAG wel expliciet benoemd) om te voorkomen dat objecten van militair-strategisch belang in de BAG worden opgenomen. De Minister van Defensie zal daartoe richtlijnen of aanwijzingen aan bronhouders geven om objecten niet in de gemeentelijke BAG op te nemen, zodat ze ook niet in de BAGLV worden overgenomen. Pagina 10 van 137

11 Kadaster Het Kadaster is in de wet BAG aangewezen als de Dienst die het beheer voert over de Landelijke Voorziening (BAGLV). Voor de werking van de BAGLV is het Kadaster de intermediair tussen bronhouders en afnemers. Indien het Kadaster delen van ontwikkeling of beheer uitbesteedt bij leveranciers (van het Kadaster), heeft dit geen gevolgen voor de organisatieoverstijgende processen en de dienstverlening van het Kadaster voor bronhouders en afnemers. Het Kadaster voert het secretariaat van het en neemt als afnemer en als beheerder van de BAGLV deel aan dit overleg. s Gemeenten zijn bronhouders van de BAG-gegevens. Deze gegevens worden primair in de gemeentelijke BAG bijgehouden en beheerd. De gegevens (waaronder authentieke gegevens en postcodes) worden in de BAGLV overgenomen. s kunnen gegevens zowel rechtstreeks bij de gemeente betrekken als via de BAGLV. Een gemeente kan ook afnemer zijn van BAG-gegevens, bijvoorbeeld die van aanpalende gemeenten voor objecten rond de gemeentegrens. Daarnaast is er sprake van binnengemeentelijke afname, waarbij organisatieonderdelen van de gemeente afnemer zijn van de lokale BAG. De bronhouders zijn vertegenwoordigd in het via een selectie van de gemeenten en een vertegenwoordiger van de VNG. s s zijn organisaties (bestuursorganen en private partijen) of burgers die BAG-gegevens verstrekt krijgen. Bestuursorganen zijn vanaf medio 2011 verplicht de (authentieke) gegevens van de BAG te gebruiken. Het Kadaster is, naast beheerder van de BAGLV, ook afnemer van de BAG. Gegevens kunnen vanuit de BAGLV verstrekt worden, maar afname vanuit een gemeentelijk BAG is ook mogelijk. Een selectie van de afnemers is vertegenwoordigd in het. Leveranciers (van BAG-applicaties) Gemeenten maken voor de ontwikkeling en het beheer van BAG-voorzieningen en - faciliteiten gebruik van leveranciers. In formele zin werken deze leveranciers in opdracht van een specifieke gemeente. Maar zij leveren vaak producten en diensten aan verschillende gemeenten, zodat ook een direct contact met deze leveranciers van belang is voor de werking van de BAG. Deze leveranciers worden daarom via het Leveranciersoverleg (zie hoofdstuk 2.2) betrokken bij de ontwikkeling en het beheer van de BAG door het Kadaster. Auditinstellingen (bedrijven voor kwaliteitscontrole) De wettelijke taken voor het toezicht op bronhouders worden ondersteund door kwaliteitscontroles, die uitgevoerd worden door auditinstellingen. Deze bedrijven worden aangewezen door de. De selectie van die bedrijven, het plannen en invullen van de auditcyclus en het verzamelen van de auditrapportages is een taak van het departement, daarbij ondersteund door het. Betrokkenen bij het Stelsel van Basisregistraties Veel van de genoemde partijen zijn ook betrokken bij (de ontwikkeling van) het Stelsel van Basisregistraties, naast andere ministeries (BZK, Financiën en EZ) en diverse overheidsorganen. Pagina 11 van 137

12 2 Overlegvormen 2.1 Tactisch overleg In het handboek Besturing BAG worden twee overlegvormen beschreven ten behoeve van de strategische besturing en de daaruit voortvloeiende tactische besturing: Het BAG s- en soverleg (). Het Agendaoverleg (vaak kortweg aangeduid als Agendaoverleg ), dat de vergaderingen van het voorbereidt. Aan het Agendaoverleg worden tevens tactische besturingstaken toegewezen, die met een kortere doorlooptijd moeten worden uitgevoerd dan via het BAG BAO mogelijk is en waar naar de aard van de onderwerpen en de besluitvorming een meer directe sturing gewenst is. Daartoe is in het Agendaoverleg voldoende inhoudelijke en technische expertise aanwezig voor zowel de kort-cyclische tactische sturing als een effectieve voorbereiding van het. Onderwerpen voor de tactische sturing door het Agendaoverleg De in het Agendaoverleg te behandelen onderwerpen komen overeen met de onderwerpen die aan het worden voorgelegd. Daarnaast worden onderwerpen van tactische aard geagendeerd, die behandeling met een hogere frequentie vereisen, zoals: De inhoud en de planning van releases, rekening houdend met de kosten voor alle betrokkenen. Tactische sturing op basis van rapportages over de dienstverlening door het Kadaster. Andere onderwerpen van tactische aard. Samenstelling van het Agendaoverleg De samenstelling van het Agendaoverleg is als volgt: Een door het te benoemen voorzitter. (Minstens) De adviseurs van de leden van het, naar aard en aantal door het vast te stellen. Vertegenwoordigers van het Kadaster, als beheerder van de BAGLV, naar aard en aantal door het vast te stellen. Het Agendaoverleg wordt secretarieel ondersteund door het Kadaster. Vergaderfrequentie Agendaoverleg Naar verwachting is in een stabiele beheerfase van de BAG een vergaderfrequentie voor het Agendaoverleg van vier maal per jaar voldoende. Dit spoort met de systematiek om vier keer per jaar een nieuwe release uit te brengen (twee maal voor bronhoudersfunctionaliteit en twee maal voor afnemersfunctionaliteit). Naar behoefte kan incidenteel een extra overleg worden ingelast, indien aard en prioriteit van een onderwerp dat wenselijk maken. De werkwijze van het Agendaoverleg wordt in een reglement verder uitgewerkt, in overeenstemming met het reglement voor het. Pagina 12 van 137

13 2.2 Overleg met leveranciers Leveranciers van gemeentelijke BAG-applicaties werken in opdracht van bronhouders (gemeenten), waarbij er geen formele relatie bestaat tussen het Kadaster, als beheerder van de BAGLV, en die leveranciers. Maar bij de ontwikkeling van de BAG is gebleken dat er voldoende feitelijke contacten nodig zijn om een vorm van Leveranciersoverleg tussen het Kadaster en de leveranciers te organiseren. Daarin wordt tussen het Kadaster en de leveranciers van gemeentelijke BAG-applicaties informatie uitgewisseld omtrent de ontwikkeling van de BAG en de BAG-applicaties, mede in het licht van het release management. Ook voor (toekomstige) leveranciers van afnemers-applicaties kan het Leveranciersoverleg nuttig zijn. Het leveranciersoverleg is gericht op het informeren van en adviseren door leveranciers. Besluitvorming vindt altijd plaats via het of het Agendaoverleg BAG BAO. Onderwerpen voor het Leveranciersoverleg De volgende zaken kunnen onderwerp zijn van overleg tussen het Kadaster en (potentiële) leveranciers van BAG-applicaties voor bronhouders of afnemers: Ontwikkelingen van de BAG en het Stelsel van Basisregistraties. Het voorbereiden en uitbrengen van nieuwe releases voor de BAGLV (release management en release kalender). Het interpreteren van eisen en specificaties van de BAG (Catalogus BAG, Handboeken, etc.). Standaarden en specificaties voor communicatie met de BAGLV. Andere onderwerpen. Samenstelling van het Leveranciersoverleg Tot het Leveranciersoverleg zijn in principe alle (potentiële) leveranciers van BAGapplicaties voor bronhouders of afnemers toegelaten. Het is aan het Kadaster om te bepalen hoe dit het beste georganiseerd kan worden, mede in het licht van de samenhang tussen applicaties voor de BAG, de Wkpb en andere onderdelen van het Stelsel van Basisregistraties. Vergaderfrequentie Leveranciersoverleg De vergaderfrequentie wordt in belangrijke mate bepaald door de release kalender, waarbij onderscheid kan worden gemaakt tussen bronhoudersreleases (twee maal per jaar) en afnemersreleases (eveneens twee maal per jaar, maar een kwartaal uit fase). Daarnaast kan er behoefte bestaan aan een (bijvoorbeeld jaarlijkse) Leveranciersdag, waarbij belanghebbenden en belangstellenden voor de BAG (Kadaster, bronhouders, afnemers, leveranciers van bronhouders- en/of afnemersapplicaties) elkaar kunnen ontmoeten. Naar behoefte wordt de werkwijze van het Leveranciersoverleg in een reglement verder uitgewerkt, in overeenstemming met de reglementen voor het en het Agendaoverleg. Pagina 13 van 137

14 2.3 Andere vormen van overleg Naast de genoemde overlegvormen zijn er contacten en vormen van overleg die vooral betekenis hebben voor de strategische of tactische sturing (denk bijvoorbeeld aan innovatie), maar waaruit ook initiatieven kunnen voortvloeien die van belang zijn voor de inhoudelijke ontwikkeling van de BAG en voor het functioneren van de BAG in Stelselverband. In die zin zijn de volgende overlegvormen te noemen: INSPIRE: Infrastructure for Spatial Information in Europe (infrastructuur voor ruimtelijke informatie in de Europese Gemeenschap). Overleg over de norm NEN 3610: Basismodel Geo-informatie - Termen, definities, relaties en algemene regels voor de uitwisseling van informatie over aan het aardoppervlak gerelateerde ruimtelijke objecten. Verschillende overlegvormen voor het Stelsel van Basisregistraties, zoals die nu bekend zijn: Stelseloverleg; Expertgroep Stelselstandaarden; Bilateraal overleg met Stelselpartijen; RENOIR (REgie NUP Ondersteuning Implementatie en Realisatie, voorheen Kenniscentrum en OverheidsDienstenPlatform, ODP); etc. Overleg met KING (KwaliteitsInstituut Nederlandse Gemeenten), in het bijzonder voor de StUF-standaard voor berichtenverkeer. Pagina 14 van 137

15 3 Tactische en operationele processen 3.1 Overzicht van de tactische en operationele processen De tactische en operationele processen rond de BAG (en de samenhang van de BAG binnen het Stelsel van Basisregistraties) worden in dit handboek Toezicht en Uitvoering BAG beschreven. Deze processen hebben vooral betekenis voor het inrichten, beheren en gebruiken van de functionele en inhoudelijke aspecten van de BAGvoorzieningen. Van de tactische processen is het proces 2.1 Tactische besturing Stelsel en BAG van zodanig algemene aard (gericht op de besturing van de BAG in zijn geheel en de relaties met het Stelsel) dat het reeds bij de besturingsprocessen is opgenomen in het handboek Besturing BAG. De nummering van de processen loopt wel door vanuit de reeds in het handboek Besturing BAG beschreven processen. 2. Tactische processen Gericht op het vernieuwen van de BAG en het (her)inrichten van de BAGLV en de BAG bij s 2.2 Vernieuwen BAG Ontwikkelen kaders BAG (inclusief de inhoudelijke vernieuwing) Opstellen ontwikkelingsstudies BAG 2.3 Beheren en uitvoeren Conformiteitstoets Beheren kaders Conformiteitstoets Uitvoeren Conformiteitstoets 2.4 Aansluiten s Voorbereiden aansluitproces Inrichten BAG-registratie Uitvoeren zelfcontroles Organiseren toelatingsaudit Aansluiten en opleveren 2.5 Gemeentelijke herindeling Inrichten project herindeling Bepalen scope en opdrachten Migratie en consolidatie BAG Test en volledigheidscontrole BAG Nieuwe BAG in productie nemen Gericht op het Toezicht (op s, het Kadaster voor de BAGLV en s) 2.6 Toezicht en kwaliteitscontrole s Accrediteren controlerende bedrijven Organiseren beheeraudits Uitvoeren en rapporteren beheeraudit Activiteiten bij taakverwaarlozing Evalueren en bijstellen audits 2.7 Toezicht en kwaliteitscontrole BAGLV Uitvoeren kwaliteitsaudit BAGLV Rapporteren vanuit kwaliteitsaudit BAGLV Pagina 15 van 137

16 2.8 Toezicht op s Ontwikkelen toezichtsinstrumenten Uitvoeren en rapporteren toezicht op s Gericht op de dienstverlening ten behoeve van s en s 2.9 Ontwikkelen van producten en diensten Ontwikkelen Productaanbod BAGLV Beheren PDC 2.10 Aansluiten s Afsluiten leveringscontract Uitvoeren aansluittest Aansluiten Gericht op het ICT-beheer van de lokale voorzieningen bij partijen 2.11 Tactisch beheer ICT-voorzieningen DienstenNiveauBeheer Planning & Control ICT-voorzieningen Release Management Behoefte- en Contract Management Continuïteits-, Beschikbaarheids- en Capaciteitenbeheer Kwaliteitsbeheer Beveiligingsbeheer 3. Operationele processen Gericht op de centrale ondersteuning (ook inhoudelijk) door het Kadaster 3.1 Ondersteunen gebruik BAG (inclusief inhoudelijke ondersteuning) Ondersteunen van BAG-partijen Behandelen van klachten Rapporteren over de dienstverlening Gericht op het feitelijk onderhouden en gebruiken van de BAG, inclusief financiële consequenties 3.2 Primaire processen BAG (conform het Processenhandboek BAG) 3.3 Inbrengen en muteren gegevens BAGLV Opvoeren van woonplaatsen Muteren van woonplaatsgegevens Muteren van de gemeentelijke BAG Bijwerken gegevens in BAGLV Signaleren geen berichtenverkeer 3.4 Verstrekken gegevens aan s 3.5 Facturering en kostenverrekening Gericht op het terugmelden van (mogelijk) onjuiste gegevens 3.6 Terugmelden Melden mogelijke onjuistheid Onderzoeken mogelijke onjuistheid Bijwerken registraties Pagina 16 van 137

17 3.6.4 Afronden melding Gericht op het ICT-beheer van de lokale voorzieningen bij partijen 3.7 Operationeel beheer ICT-voorzieningen Afhandelen meldingen (door Helpdesk of Service Desk) Incidentbeheer Probleembeheer Wijzigingenbeheer Configuratiebeheer Uitvoeren kwaliteitsbeheer Uitvoeren beveiligingsbeheer Gegevensbeheer 3.2 Aard en karakter van de tactische en operationele processen Het inrichten en exploiteren van de BAGLV en de BAG bij gemeenten is in de kern te beschouwen als ICT-dienstverlening met een grote Geo-inhoudelijke component. De hier beschreven processen richten zich vooral op de keten van bronhouders, via de BAGLV, naar afnemers. Het Kadaster vervult, als beheerder van de BAGLV, de rol van (ICT-) dienstverlener. De besturingsprocessen voor de BAG sluiten (om praktische redenen) aan bij de Planning & Controlcycli van het Ministerie van VROM en het Kadaster. Dit is reeds gebruikelijk voor het via TopZO gevoerde toezicht op de taakvervulling en de bedrijfsvoering van het Kadaster. De taken en verantwoordelijkheden die in de wet BAG gedefinieerd zijn vereisen echter een zelfstandige invulling van beleid en besturing voor de BAG. Het heeft daarom ook in de tactische besturing een zelfstandige en leidende rol. s kunnen BAG-gegevens zowel van de BAGLV als rechtstreeks van bronhouders betrekken. Dit is wettelijk toegestaan en voldoet aan de gebruiksplicht voor overheidsorganen. Als afnemers besluiten geen gebruik te maken van de BAGLV en de gegevens rechtstreeks bij bronhouders af te nemen, is de dienstverlening door het Kadaster niet meer op hen van toepassing. Deze afnemers zullen aparte afspraken met bronhouders moeten maken en die afspraken vallen buiten de hier beschreven processen en de tactische besturing voor de BAGLV. De tactische besturing wordt gevoerd aan de hand van de kwartaalrapportages en de (maandelijkse) DNO-rapportages van het Kadaster en loopt in de pas met de frequentie van deze rapportages. De maandelijkse DNO-rapportages hebben vooral betrekking op de operationele dienstverlening. De hier genoemde tactische en operationele processen worden frequent herhaald en hebben daarmee een sterk routinematig karakter. 3.3 Escalaties Escalaties betreffen in het algemeen uitzonderingen op het normale procesverloop, omdat er bijzondere omstandigheden of situaties optreden en daarom het aanspreken van een hoger of het hoogste gezags- of besturingsniveau van belang wordt geacht. In formele zin is de het hoogste gezagsniveau, hetgeen betekent dat er, bij eventuele escalatie naar de Minister, op het departement actie moet worden ondernomen ter voorbereiding van de behandeling en een mogelijk ministerieel besluit. Pagina 17 van 137

18 Voor vraagstukken rond de BAG zijn de volgende escalatieniveau s voorstelbaar: De (met voorbereiding van de afdeling Beleid Geo-informatie op het departement). De afdeling Beleid Geo-informatie op het departement. Het. Het Agendaoverleg. De Raad van Bestuur van het Kadaster. De directie GEO van het Kadaster. De (functionele) opdrachtnemer voor de BAG, GEO PPB van het Kadaster. Deze opsomming moet niet noodzakelijk als afnemend gezags- of besturingsniveau worden gelezen. Zo zal de Raad van Bestuur van het Kadaster in het algemeen naar het departement en/of de Minister kunnen escaleren, terwijl de directie GEO zich primair tot het zal wenden. Het hangt ook af van de aard van het vraagstuk (bestuurlijk, financieel, functioneel of inhoudelijk) wat het meest geschikte escalatiepad is. Voorbeelden van escalaties zijn: Een expliciet besluit van het om een zaak van belang betreffende de BAG (of het Stelsel) aan de Minister voor te leggen. Te ondernemen actie bij een gebrek aan overeenstemming binnen het BAG BAO, waarna er door de Minister een knoop moet worden doorgehakt. Het staken van de stemming in het Agendaoverleg, waarna er geëscaleerd wordt naar het. Actie naar aanleiding van een (herhaald) negatief resultaat van een beheeraudit of een herhalingsaudit van een bronhouder, waarbij de vraag aan de orde kan komen of er sprake is van taakverwaarlozing. Een vraag over de (inhoud van de) BAG, die niet door de beheerorganisatie bij het Kadaster kan worden beantwoord, zodat een beroep moet worden gedaan op de kennis en ervaring buiten het Kadaster, bijvoorbeeld bij de afdeling Beleid Geo-Informatie op het departement of bij andere partijen op het terrein van de geo-informatie. De vraagsteller moet daarbij zo min mogelijk last hebben van het elders beleggen van de vraag ( no-wrong-doors ). Een escalatie begint in het algemeen met een verzoek of signaal aan het bij de situatie passende escalatieniveau en gaat daarna in grote lijnen als volgt: Identificeren escalatie Aard of typering van de escalatie bepaalt mede hoe de vervolgaanpak precies dient te zijn en wie er bij die aanpak worden betrokken. Dat wordt bepaald door het aangesproken escalatieniveau. Onderzoeken escalatie Aan de hand van de door de escalerende partij(en) aangeleverde informatie wordt de aanleiding en de aard van de escalatie onderzocht en worden betrokkenen (zonodig) geraadpleegd. Naar behoefte wordt hoor en wederhoor toegepast om tot een afgewogen oordeel te kunnen komen. Bepalen oordeel Er wordt een oordeel geveld en de eventueel mogelijke en benodigde vervolgacties worden bepaald. Daarbij kan tevens worden bepaald of die vervolgacties eerst moeten worden voltooid of dat ze autonoom in gang kunnen worden gezet bij aan te wijzen betrokkenen, waarbij de escalatie als zodanig kan worden afgesloten. De betrokkenen worden geïnformeerd over het oordeel en de eventuele vervolgacties. Bij voorkeur wordt dit zo met hen afgestemd, dat er maximaal draagvlak wordt gecreëerd. Pagina 18 van 137

19 Uitvoeren en bewaken vervolgacties Indien er vervolgacties zijn bepaald en/of afgesproken, worden deze in gang gezet en wordt de voortgang bewaakt, zodat er binnen redelijke termijn resultaten worden bereikt. Desgewenst worden betrokkenen geïnformeerd over de voortgang en de te bereiken of bereikte resultaten. Afsluiten escalatie Oordelen en eventueel reeds bereikte of nog te bereiken resultaten worden aan belanghebbenden teruggekoppeld en relevante documenten en correspondentie worden gearchiveerd. Zonodig of indien gewenst worden resultaten in de vorm van (formele) besluiten bekrachtigd en worden betrokkenen hierover geïnformeerd. 3.4 Beschrijvingswijze van de processen De processen worden op de volgende wijze beschreven en toegelicht: Een korte beschrijving van het doel en de karakteristieke elementen van het hoofdproces. Een stroomschema dat de samenhang van de (deel)processen aangeeft en de volgorde van uitvoering. Per (deel)proces een tabel met de volgende onderdelen: o Doel; o Beschrijving (kort, tekstueel); o Input (informatie of documenten die in het proces gebruikt worden); o Output (het procesresultaat); o Frequentie (van uitvoering); o Termijnen (waarbinnen het proces redelijkerwijze voltooid dient te zijn). Voor een aantal processen geldt dat ze weliswaar worden beschreven als volgtijdelijke activiteiten vanaf de input aan het begin tot de output aan het einde, maar dat ze in feite cyclisch verlopen, omdat het eindresultaat weer input is voor de volgende cyclus. Dit geldt in het bijzonder voor de processen van de jaarlijkse Planning & Controlcyclus. Per (deel)proces een tabel met taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV s, zie bijlage B ter toelichting). Taken worden toegewezen door in de tabel bij een organisatie, organisatieonderdeel, organieke functie of rol een verantwoordelijkheid of bevoegdheid in te vullen bij een (deel)proces. Bij lege vakjes in de tabel is er geen betrokkenheid. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden als volgt onderscheiden: o B: Besluiten (neemt een besluit, zonodig als formele bevestiging van een voorbereid besluit, en is verantwoordelijk voor de inhoud daarvan). o V: Verantwoordelijk voor het verloop van het (deel)proces en de onderliggende activiteiten, de resultaten en te nemen besluiten. o U: Uitvoerend bezig in het (deel)proces en de onderliggende activiteiten. o R: Raadplegen (wordt verplicht geraadpleegd, vooraf of tijdens proces: input). o I: Informeren (wordt verplicht geïnformeerd over procesresultaat: output). o A: Adviseren (geeft advies, vooraf of tijdens proces: input; minder verplichtend dan Raadplegen). Hoewel niet alle subtiliteiten van de betrokkenheid hierdoor eenduidig worden bepaald, geeft het wel snel inzicht in de aard van de betrokkenheid. In werkinstructies en AO (Administratieve Organisatie) kunnen de TBV s preciezer worden beschreven. Zie verder bijlage B. Pagina 19 van 137

20 Opmerking: bij processen die voornamelijk of geheel bij één partij worden ondergebracht en waar het procesverloop door die partij wordt bepaald, wordt slechts een deel van het bovenstaande opgenomen. De samenhang met andere processen en de toewijzing van verantwoordelijkheden wordt daarbij wel aangeduid. Pagina 20 van 137

21 4 Tactische processen 4.1 Proces Vernieuwen BAG Het proces Vernieuwen BAG is als volgt te omschrijven. Proces 2.2, Vernieuwen BAG Het inhoudelijk vernieuwen of aanpassen en verder ontwikkelen van de kaders voor de BAG en het op basis daarvan verder ontwikkelen van de BAG en de BAGLV. Indien daar de behoefte aan grootschalige innovatie uit voortvloeit, dient dit apart te worden aangepakt, begroot en uitgevoerd. Te meer, daar de innovatie ook op het terrein van de wet- en regelgeving en de bronhouders- en afnemerstoepassingen aanzienlijke consequenties zal hebben. De samenhang van de (deel)processen kan als volgt worden uitgebeeld. Start Vernieuwen BAG Ontwikkelen kaders BAG Opstellen ontwikkelingsstudies BAG Einde Vernieuwen BAG Proces 2.2.1, Ontwikkelen kaders BAG Doel: Het ontwikkelen (vernieuwen) en beheren van de kaders voor de BAG (zoals die zijn beschreven in de Catalogus BAG, Objectenhandboek, Processenhandboek, etc.). Beschrijving: Het aanpassen (vernieuwen) en up-to-date houden van alle (inhoudelijke) kaders, richtlijnen, standaarden, etc., voor de BAG aan de hand van kennis en ervaring op het terrein van de geo-informatie, wensen die door bronhouders en afnemers van de BAG worden gesteld en ontwikkelingen binnen het Stelsel van Basisregistraties, e-overheidsprogramma s, etc. Inhoudelijke Pagina 21 van 137

22 vernieuwing dient daarbij in de pas te lopen met de ontwikkelingen binnen het Stelsel en het vermogen van partijen om deze vernieuwingen te kunnen verwerken in processen en toepassingen. Input: Wensen van bronhouders, afnemers, het Kadaster (als beheerder van de BAGLV) en Stelselpartijen. Bestaande versies van de Catalogus BAG, Objectenhandboek, Processenhandboek, etc. Output: Aangepaste versies van de Catalogus BAG, Objectenhandboek, Processenhandboek, etc. Frequentie: Afhankelijk van vragen of wensen van bronhouders, afnemers en Stelselpartijen. Termijnen: Afhankelijk van behoefte, urgentie of prioriteit. In het proces zijn de volgende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV s, zie de toelichting in bijlage B) toe te wijzen. Agendaoverleg Secretariaat Stelselpartij TMF VNG Leverancier BAG-applic. TNT Post Ontwikkelen kaders BAG (B) (R) VU A U (A) (A) U (A) Toelichting Het is verantwoordelijk voor de verdere vernieuwing en ontwikkeling van de BAG en de daartoe benodigde kaders (VU), naar behoefte geadviseerd ( (A) ) door bronhouders, afnemers en stelselpartijen (mede op basis van ingebrachte wensen van die partijen). Het Kadaster, als beheerder van de BAGLV en het secretariaat zullen ideeën of voorstellen nader uitwerken (U), geadviseerd door het Agendaoverleg (A) en zonodig na het raadplegen (R) van het Ministerie van VROM (Geoinformatie). Afhankelijk van de aard en de impact van de ontwikkeling zal de Minister van VROM zaken goedkeuren (B). De Minister kan ook aanwijzingen geven om BAG-regelgeving aan te passen. Pagina 22 van 137

23 Proces 2.2.2, Opstellen ontwikkelingsstudies BAG Doel: Het verder ontwikkelen van de BAG en de BAGLV op basis van ontwikkelingsstudies. In het bijzonder op het niveau van de middelgrote aanpassingen, dat wil zeggen: aanpassingen, die nog gefinancierd kunnen worden uit het jaarlijkse budget dat binnen de exploitatiebegroting is toegewezen. Deze budgetten worden jaarlijks bepaald door het departement op basis van de Dienstverleningsovereenkomst BAG. Indien er behoefte ontstaat aan grootschalige innovatie, dient dit apart te worden aangepakt, begroot en uitgevoerd. Te meer, daar de innovatie ook op het terrein van de bronhouders- en afnemerstoepassingen aanzienlijke consequenties zal hebben. Beschrijving: Aan de hand van breed gevoelde behoeften tot aanpassing of uitbreiding van de BAG en de BAGLV worden door het of het Agendaoverleg initiatieven genomen voor het (doen) opstellen van ontwikkelingsstudies. Dit kan voortvloeien uit de verdere ontwikkeling van de kaders van de BAG, zoals die in het proces Ontwikkelen kaders BAG tot stand komen. In grote lijnen verloopt het proces als volgt: Identificatie van behoefte en doel. Verzamelen en selecteren van relevante ideeën, initiatieven en wijzigingsvoorstellen. Bepalen van aard, scope en consequenties. Classificatie (betreft het kleine, middelgrote of grote aanpassingen of innovatie). Bepalen oplossingsmogelijkheden en aanpak. Opstellen plan. Goedkeuring (door het of het Agendaoverleg). Het resultaat van de ontwikkelingsstudie (doel, afbakening en goedgekeurd plan) vormt (mede) input voor de eventuele ontwikkeling of aanpassing van de BAG bij bronhouders en afnemers en input voor het proces Release Management van de BAGLV bij het Kadaster, waar de verdere ontwikkeling en implementatie plaatsvindt, zo mogelijk in samenhang met andere voorgestelde wijzigingen die voor een nieuwe release worden ingebracht. Opmerking: binnen het Release Management vindt een impactanalyse plaats (zo mogelijk in aanvulling op analyses uit de ontwikkelingsstudie en in samenhang met andere wijzigingsvoorstellen voor de betreffende release) en aanvullende besluitvorming. Input: Wensen en plannen voor inhoudelijke, functionele of ICT-gerichte wijzigingen voor de BAG en/of de BAGLV. Catalogus BAG, Objectenhandboek, Pagina 23 van 137

24 Processenhandboek, Standaarden voor het berichtenverkeer. Output: Een ontwikkelingsstudie voor de BAG en de BAGLV, die (mede) gebruikt wordt voor de besluitvorming en implementatie van een nieuwe release. Frequentie: Afhankelijk van de behoefte en urgentie en zo mogelijk afgestemd op de releasekalender. Termijnen: Afhankelijk van het Release Beleid en de (actuele) releasekalender. In het proces zijn de volgende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden toe te wijzen. Agendaoverleg Secretariaat Stelselpartij Beheerder TMF VNG Leverancier BAG-applic. TNT Post Opstellen ontwikkelingsstudies BAG (B) V (AB) A (AI) (AI) U (AI) (AI) (AI) Toelichting Het is verantwoordelijk (V) voor initiatieven voor de ontwikkeling van de BAGLV en het (doen) uitvoeren van ontwikkelingsstudies, daarbij geadviseerd door de Secretaris (A) en het Agendaoverleg (A). De benodigde activiteiten worden door of via het Kadaster uitgevoerd (U). Besluiten over die ontwikkeling worden in principe genomen door het (valt onder de V), maar afhankelijk van de aard, impact en frequentie kunnen besluiten van meer tactische aard door het Agendaoverleg genomen worden ( (B) ). s, afnemers, leveranciers en zonodig de TerugMeldFaciliteit van het Stelsel, kunnen adviezen geven voor de ontwikkelingsstudies en worden geïnformeerd (AI) over voorgenomen ontwikkeling van de BAGLV. Als de toewijzing van extra middelen nodig is, zal het Ministerie van VROM (Geoinformatie) zich met de besluiten bezighouden ( (B) ). Pagina 24 van 137

25 Samenvattend ziet de toewijzing van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV s) voor het gehele proces er als volgt uit (zie bijlage B voor een toelichting van deze begrippen). Agendaoverleg Secretariaat Stelselpartij Beheerder TMF VNG Leverancier BAG-applic. TNT Post 2.2 Vernieuwen BAG Ontwikkelen kaders BAG (B) (R) VU A U (A) (A) U (A) Opstellen ontwikkelingsstudies BAG (B) V (AB) A (AI) (AI) U (AI) (AI) (AI) B: Besluiten (neemt een besluit, zonodig als formele bevestiging van een voorbereid besluit). V: Verantwoordelijk (voor procesverloop, resultaten en te nemen besluiten). U: Uitvoerend. R: Raadplegen (wordt geraadpleegd). I: Informeren (wordt geïnformeerd). A: Adviseren (geeft advies; minder verplichtend dan Raadplegen). Een symbool tussen haakjes betekent dat het van de situatie kan afhangen of het daadwerkelijk van toepassing is. Dat geldt in het bijzonder voor de besluitvorming rond ontwikkeling van de BAGLV die, afhankelijk van de aard en de impact, op een ander niveau kan plaatsvinden. Pagina 25 van 137

26 4.2 Proces Beheren en uitvoeren Conformiteitstoets Het proces Beheren en uitvoeren Conformiteitstoets is als volgt te omschrijven. Proces 2.3, Beheren en uitvoeren Conformiteitstoets Het beheren van de kaders voor de conformiteitstoets en het toetsen van (gemeentelijke) BAG-applicaties op conformiteit vanuit de principes en uitgangspunten van de BAG, in het bijzonder gericht op het volledige berichtenverkeer tussen de BAG-applicatie en de BAGLV. De toets wordt uitgevoerd door de leverancier van de BAG-applicatie of een zelfbouwende gemeente. De samenhang van de (deel)processen kan als volgt worden uitgebeeld. Start Beheren en uitvoeren Conformiteitstoets Beheren kaders Conformiteitstoets Uitvoeren Conformiteitstoets Einde Beheren en uitvoeren Conformiteitstoets Proces 2.3.1, Beheren kaders Conformiteitstoets Doel: Het beheren en aanpassen van de conformiteitstoets aan de hand van (wijzigingen in) de principes en uitgangspunten van de BAG (Catalogus BAG, etc.). Beschrijving: Het aanpassen en up-to-date houden van de conformiteitstoets in de vorm van richtlijnen, standaarden en testscripts, in overeenstemming met de ontwikkeling van de BAG en de BAGLV (zoals die bijvoorbeeld kan voortvloeien uit het proces Vernieuwen BAG). Pagina 26 van 137

27 Input: Catalogus BAG, Objectenhandboek, Processenhandboek, Standaarden voor het berichtenverkeer. Output: Richtlijnen en standaarden voor het uitvoeren van de conformiteitstoets en testscripts. Frequentie: Afhankelijk van aanpassingen in de BAG en (het koppelvlak met) de BAGLV. Termijnen: Oudere versies van BAG-applicaties worden maximaal twee jaar ondersteund. In het proces zijn de volgende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden toe te wijzen. Agendaoverleg Secretariaat Auditinstelling Leverancier BAG-applic Beheren kaders Conformiteitstoets B I I VU I Toelichting Het Kadaster is verantwoordelijk voor het onderhouden van de conformiteitstoets en alle daarvoor noodzakelijke kaders en middelen (VU). Het besluit over voorstellen van het Kadaster, daarbij ondersteund door secretariaat en Agendaoverleg, die geïnformeerd worden (I) over de voorstellen. Leveranciers van BAG-applicaties worden eveneens geïnformeerd (I). Proces 2.3.2, Uitvoeren Conformiteitstoets Doel: Het toetsen van een BAG-applicatie op de goede werking van het berichtenverkeer met de BAGLV en het voldoen aan de grondslagen voor de BAG en de vereisten van het koppelvlak met de BAGLV. Beschrijving: De conformiteitstoets wordt, na aanmelden bij het Kadaster, uitgevoerd door de leverancier van een BAG-applicatie of een zelfbouwende gemeente in de CTO (ConformiteitsToetsOmgeving) van het Kadaster. Zonodig wordt vooraf een PKI-certificaat geregeld en bij de leverancier of de zelfbouwende gemeente geïnstalleerd. Pagina 27 van 137

28 Input: Richtlijnen, standaarden en testscripts (voor het uitvoeren van de conformiteitstoets) en een voor goedkeuring aangeboden BAG-applicatie, inclusief het koppelvlak. Output: Een goedgekeurde BAG-applicatie, inclusief het koppelvlak, en de publicatie van de goedkeuring door het Kadaster. Frequentie: Afhankelijk van de vernieuwing van BAG-applicaties en/of de BAG of (het koppelvlak met) de BAGLV. Termijnen: In de Producten- en Dienstencatalogus (PDC) worden termijnen voor aanvragen en afwikkelen van een Conformiteitstoets gedefinieerd. In het proces zijn de volgende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden toe te wijzen. Agendaoverleg Secretariaat Auditinstelling Leverancier BAG-applic Uitvoeren Conformiteitstoets I I I I U VU Toelichting Leveranciers van BAG-applicaties zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van de conformiteitstoets (VU), daarbij ondersteund door het Kadaster, als beheerder van de BAGLV (U). Het Kadaster publiceert het resultaat (U), waardoor ook de andere partijen geïnformeerd worden (I). Pagina 28 van 137

29 Samenvattend ziet de toewijzing van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV s) voor het gehele proces er als volgt uit (zie bijlage B voor een toelichting van deze begrippen). Agendaoverleg Secretariaat Auditinstelling Leverancier BAG-applic. 2.3 Beheren en uitvoeren Conformiteitstoets Beheren kaders Conformiteitstoets B I I VU I Uitvoeren Conformiteitstoets I I I I U VU B: Besluiten (neemt een besluit, zonodig als formele bevestiging van een voorbereid besluit). V: Verantwoordelijk (voor procesverloop, resultaten en te nemen besluiten). U: Uitvoerend. R: Raadplegen (wordt geraadpleegd). I: Informeren (wordt geïnformeerd). A: Adviseren (geeft advies; minder verplichtend dan Raadplegen). Pagina 29 van 137

30 4.3 Proces Aansluiten s Het proces Aansluiten s is als volgt te omschrijven. Proces 2.4, Aansluiten s Het, zonodig opnieuw, aansluiten van een bronhouder aan de BAGLV na wijzigingen in de (gemeentelijke) BAG-applicatie of het om andere redenen herstellen van een aansluiting. Een hernieuwde kwaliteitstoets (toelatingsaudit) kan onderdeel van het (her)aansluiten zijn. Opmerking 1: Hoewel dit proces geen rol meer zou dienen te spelen in de beheerfase van de BAG, kan het toch nodig zijn het weer uit te voeren, bijvoorbeeld na een gemeentelijke herindeling. Opmerking 2: Het proces maakt gebruik van de standaard klantprocessen van het Kadaster in overeenstemming met de beschrijving in de Producten- en Dienstencatalogus (PDC). De indeling en samenhang van de (deel)processen kan als volgt worden uitgebeeld. Start Aansluiten s Uitvoeren conformiteitstoets Voorbereiden aansluitproces Inrichten BAGregistratie Uitvoeren zelfcontroles Zelfcontroles akkoord? Nee Ja Organiseren toelatingsaudit Audit akkoord? Nee Ja Aansluiten en opleveren Einde Aansluiten s Aanvullende detaillering is te vinden in het Draaiboek aansluiten bronhouders (vooralsnog: Draaiboek aansluiten bronhouders tijdens pilotfase, versie 1.1, 14 februari 2008). Pagina 30 van 137

31 Proces 2.4.1, Voorbereiden Aansluitproces Doel: Het voorbereiden van het Aansluitproces in technische en planmatige zin. Beschrijving: Bij het voorbereiden van het Aansluitproces worden de volgende punten geregeld en afgewikkeld: Het zonodig (opnieuw) inrichten van een BAG-applicatie, die reeds een Conformiteitscertificaat heeft verworven. Het zonodig regelen en bij de gemeente installeren van het PKIcertificaat. Het opstellen van een aansluitplanning en het afstemmen van die planning met het Kadaster en zonodig met de bij de aansluiting betrokken leverancier van de BAG-applicatie. Parallel aan het voorbereiden van het aansluiten wordt de BAG-registratie opgebouwd en ingericht (deelproces 2.4.2). Bij het (her)aansluiten in de beheerfase zal er in het algemeen reeds een registratie bestaan of vanuit bestaande registraties geconverteerd kunnen worden. Input: Het Draaiboek aansluiten bronhouders. De allereerste keer dat de gemeente met dit proces begint worden alle bij Beschrijving genoemde zaken opgebouwd. Output: Een gemeentelijke BAG-applicatie (met Conformiteitscertificaat), een bij de gemeente geïnstalleerd PKI-certificaat en een (afgestemd en goedgekeurd) aansluitplan en -planning. Frequentie: Afhankelijk van de redenen om tot (her)aansluiting over te gaan. Termijnen: Termijnen zijn getoetst in de pilotfase en worden vanuit die ervaringen in de PDC opgenomen. Pagina 31 van 137

32 In het proces zijn de volgende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden toe te wijzen. Agendaoverleg Secretariaat Auditinstelling Auditor(s) Leverancier BAG-applic Voorbereiden aansluitproces VU U (U) Toelichting De bronhouder (gemeente) is verantwoordelijk voor het voorbereiden van het aansluiten en voert de activiteiten uit (VU), zonodig bijgestaan door de leverancier van de BAG-applicatie ( (U) ). Met het Kadaster, als beheerder van de BAGLV, wordt de planning opgesteld en afgestemd (U). Proces 2.4.2, Inrichten BAG-registratie Doel: Het vanuit bronducumenten en andere bronnen opbouwen of completeren van een gemeentelijke BAG-registratie. Beschrijving: Bij het inrichten van de BAG-registratie worden allereerst de volgende punten afgewikkeld: Het verzamelen van (reeds aanwezige) brondocumenten. Het verzamelen van BAG-gegevens uit andere bronnen. Het aanvullen van hiaten door het opstellen en bekrachtigen van aanvullende brondocumenten. En vervolgens het opbouwen van de gemeentelijke BAG aan de hand van de verzamelde of opgestelde brondocumenten. Tijdens het opbouwen is het al aan te bevelen de technische en inhoudelijke kwaliteit te controleren, bijvoorbeeld door het uitvoeren van de beschikbare zelfcontroles. Input: Brondocumenten en gegevens(verzamelingen) van (potentiële) BAG-objecten of aan BAG-objecten gerelateerde gegevens. Output: Een gemeentelijke BAG-registratie die zo mogelijk al enkele malen getest is op technische en inhoudelijke kwaliteit (via zelfcontroles in de Conformiteits- ToetsOmgeving). Frequentie: Afhankelijk van de redenen om tot (her)aansluiting over te gaan. Pagina 32 van 137

33 Termijnen: Termijnen zijn getoetst in de pilotfase en vanuit die ervaringen vastgesteld. In het proces zijn de volgende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden toe te wijzen. Agendaoverleg Secretariaat Auditinstelling Auditor(s) Leverancier BAG-applic Inrichten BAG-registratie VU (U) Toelichting De bronhouder (gemeente) is verantwoordelijk voor het inrichten an de BAG-registratie en voert de activiteiten uit (VU), zonodig bijgestaan door de leverancier van de BAG-applicatie ( (U) ). Proces 2.4.3, Uitvoeren zelfcontroles Doel: Het controleren van de goede werking van het gegevenstransport tussen gemeentelijke BAG-applicatie en BAGLV en de inhoudelijke correctheid van de gegevens in de BAG-registratie. Beschrijving: De goede werking en inhoudelijke corectheid worden in de volgende stappen getest: Het aanbieden van het gemeentelijke PKI-certificaat aan het Kadaster. Het realiseren van de Aansluittoets (door het aanbieden van een standaard testset in de ConformiteitsToetsOmgeving). Het uitvoeren van de zelfcontrole techniek. Het uitvoeren van de zelfcontrole kwaliteit. Input: De testset voor de Aansluittoets en de inmiddels opgebouwde of aangevulde gemeentelijke BAG-registratie. Output: Positieve resultaten van de Aansluittoets en de twee zelfcontroles en een besluit of op deze basis de Toelatingsaudit kan worden gepland en uitgevoerd. Frequentie: Afhankelijk van de redenen om tot (her)aansluiting over te gaan. Bij negatieve resultaten van de tests dienen delen van het proces opnieuw te worden Pagina 33 van 137