Het besturingsmodel en de besturingsprocessen voor de BAG

Transcriptie

1 Handboek Besturing BAG Het besturingsmodel en de besturingsprocessen voor de BAG Versie 1.1 Datum 6 augustus 2009 Status Definitief

2

3 Colofon Versie 1.1 Contactpersoon dr. H. Schrijver T Hans.Schrijver@minvrom.nl Portefeuille Plaatsvervangend Secretaris-Generaal Directie Informatievoorziening Beleid Geo-Informatie, Project BAG Hoofdzetel VROM Rijnstraat 8, 2515 XP Den Haag Postbus EZ Den Haag Interne postcode 866 Versiehistorie Versie Datum Auteur Wijziging december 2007 Hans Schrijver Initiële versie (concept) t/m februari 2008 t/m 21 mei 2008 Hans Schrijver Reacties Marthe Fuld, John de Kooter, Noud Hooyman, TopZO, Kadaster en VNG verwerkt mei 2008 Hans Schrijver Laatste reacties MT BAG verwerkt juni 2008 Marthe Fuld Reactie PBG verwerkt en aangescherpt op pagina 9. Deze versie is goedgekeurd door de Stuurgroep BAG september 2008 Hans Schrijver Diverse correcties februari 2009 Hans Schrijver Conversie naar rijkshuisstijl, revisie en aanvullingen maart 2009 Hans Schrijver Goedgekeurd door MT BAG. Documentgegevens en documentdatum in bijlage C aangepast mei 2009 Hans Schrijver Reacties Kadaster verwerkt mei 2009 Hans Schrijver Concept voor goedkeuring door PBG en Stuurgroep BAG juli 2009 Hans Schrijver Goedgekeurd door Stuurgroep BAG augustus 2009 Hans Schrijver Kleine correcties en gereed gemaakt voor overdracht naar het Kadaster. Pagina 3 van 54

4

5 Inhoud Inleiding Doel en scope Doelstelling en doelgroep Scope Partijen, rollen en taken Besturing en overleg Uitgangspunten besturing BAG Besturingsmodel Overlegvormen BAG Bronhouders- en Afnemersoverleg Agendaoverleg BAG BAO Reglement(en) BAG BAO en Agendaoverleg BAG BAO Andere vormen van overleg Besturingsprocessen De processen voor de strategische en tactische besturing Aard en karakter van de besturingsprocessen Escalaties Besturingsprocessen en de Planning & Controlcyclus Beschrijvingswijze van de processen Proces Beleid en ontwikkeling Stelsel en BAG Proces Planvorming rond voorzieningen en ICT Proces Tactische besturing Stelsel en BAG...39 Bijlage A, Besturingsinstrumenten en objecten...45 Bijlage B, Toelichting taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden...47 Bijlage C, Bronnen en documenten...50 Bijlage D, Afkortingen en definities...51 Bijlage E, Overzicht TBV s Besturing...54 Pagina 5 van 54

6

7 Inleiding De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) vormen delen van het in te richten Stelsel van Basisregistraties. Hiermee wordt het fundament gelegd voor een betrouwbare en hoogwaardige gegevenshuishouding voor een overheid die: niet naar de bekende weg vraagt, klantgericht is, zich niet voor de gek laat houden, weet waar ze het over heeft, haar zaken goed op orde heeft en niet meer uitgeeft dan nodig is. Eerder gepubliceerde handboeken voor de BAG hebben betrekking op de inhoud (Catalogus BAG en Objectenhandboek) en de voornamelijk binnengemeentelijke processen voor het onderhouden van de levenscyclus van adressen en gebouwen (Processenhandboek BAG). Voor de beheerfase van de BAG, vanaf medio 2009, dienen ook de processen voor toezicht, kwaliteit en beheer gedefinieerd en geïmplementeerd te zijn. Die processen hebben in belangrijke mate betrekking op de samenwerking tussen partijen en het functioneren van de BAG in ketenverband. Aangezien de doelgroepen voor te onderscheiden categorieën processen verschillen, zijn twee handboeken opgesteld ter aanvulling op de inhoudelijk gerichte handboeken voor de BAG: Handboek Besturing BAG. In het bijzonder gericht op het Ministerie van VROM, het BAG Bronhouders- en Afnemersoverleg (BAG BAO) en het Agendaoverleg BAG BAO. Handboek Toezicht en Uitvoering BAG. Gericht op medewerkers die zich bezighouden met de tactische- en uitvoerende taken voor toezicht, kwaliteit en beheer. Dit rapport vormt het Handboek Besturing BAG. Het is in beheer bij het Kadaster, maar wijzigingen dienen te worden goedgekeurd door het BAG BAO. Pagina 7 van 54

8

9 1 Doel en scope 1.1 Doelstelling en doelgroep De handboeken Besturing BAG en Toezicht en Uitvoering BAG beschrijven de processen die voor de BAG betekenis hebben in de beheerfase, als de BAG vanaf medio 2009 in werking is getreden. Het betreft met name processen van gemeenschappelijk belang, waarbij meerdere partijen bij de uitvoering betrokken zijn. Een aantal beheerprocessen speelt zich af binnen de eigen organisatie van partijen. Voor die processen zijn partijen zelf verantwoordelijk en zij hebben de vrijheid een eigen invulling te kiezen die bij de lokale omstandigheden past, maar de processen in de keten intact laat. Voor de contouren van de binnengemeentelijke processen wordt naar het Processenhandboek BAG verwezen. De besturingsprocessen zijn samengebracht in dit handboek Besturing BAG. Zij zijn van belang voor bestuurders die deelnemen in de overleggremia op strategisch (richtinggevend) en tactisch (inrichtingsvormend) niveau. Dit zijn het Ministerie van VROM, het Kadaster (als beheerder van de Landelijke Voorziening BAG: BAGLV) en vertegenwoordigers van partijen in het BAG Bronhouders- en Afnemersoverleg (BAG BAO) en het voorbereidende Agendaoverleg voor het BAG BAO. In het handboek Toezicht en Uitvoering BAG worden de processen beschreven die zich richten op de dienstverlening, uitvoering en ondersteuning. Aangezien het toezicht een sterk uitvoeringsgerichte component bevat, wordt dit eveneens in het tweede handboek behandeld. De doelgroep voor het handboek Toezicht en Uitvoering BAG bestaat uit de medewerkers van het Ministerie, het Kadaster (als beheerder van de BAGLV), de bronhouders (gemeenten) en afnemers die betrokken zijn bij de uitvoering van de BAG. 1.2 Scope Het handboek Besturing BAG beschrijft het besturingsmodel, de overlegvormen en de processen voor de beleidscyclus en de Planning & Controlcyclus, zowel voor de lange (meerjaren) termijn als de middellange termijn (de jaarcyclus). Het handboek is gericht op de organisatieoverstijgende verbanden en processen, waar partijen in samenwerkingsvormen of in ketenverband met elkaar te maken hebben. Processen die binnen de eigen organisaties worden belegd, worden benoemd en globaal beschreven. Partijen zijn verantwoordelijk voor de inrichting en de kwaliteit van die processen. Vanuit de toezichtstaak van de Minister van VROM wordt gecontroleerd of aan de voorwaarden van wet- en regelgeving voldaan is. Voor een aantal processen sluit het handboek aan bij reeds bestaande documenten of wordt op onderdelen daarnaar verwezen. 1.3 Partijen, rollen en taken Bij het besturen, inrichten en gebruiken van de BAG zijn de volgende partijen van belang: De Minister van VROM en het departement. Het Kadaster. Bronhouders (gemeenten). Afnemers (in het bijzonder bestuursorganen). Pagina 9 van 54

10 Daarnaast zijn de volgende partijen betrokken bij de BAG: De Minister van Defensie. De betrokkenen bij het Stelsel van Basisregistraties. Leveranciers (in het bijzonder de leveranciers van BAG-applicaties voor gemeenten; het Kadaster heeft ook eigen leveranciers, die geheel onder verantwoordelijkheid van het Kadaster vallen). Auditinstellingen: bedrijven die de kwaliteitscontroles ten behoeve van het toezicht uitvoeren. Onderstaand worden plaats, rol en taken van partijen nader toegelicht, in overeenstemming met de wet BAG. In figuur 1 worden de BAG en de BAGLV in de context van de verschillende partijen geplaatst. Minister(ie) van Defensie Minister(ie) van VROM Auditinstellingen Geoinformatie TopZO Bronhouders (Gemeenten) Gemeentelijke BAG Landelijke Voorziening BAG (BAGLV) Afnemers (Bestuursorgaan) Afnemers (Privaat) Leveranciers (BAG-applicaties) Kadaster ( de Dienst ) Leveranciers (van het Kadaster) Informatiestroom Gezagsrelatie Relatie of overleg Figuur 1, Partijen rond de BAG Minister van VROM De Minister van VROM richt zich vooral op wetgevende en toezichthoudende taken. Op het Ministerie van VROM wordt voor de BAG een beperkt aantal taken uitgevoerd (zie hoofdstuk 2.1) door de staande organisatie op het terrein van de geo-informatie. Beleidsontwikkeling, regie en sturing voor de BAG worden zoveel mogelijk belegd bij het BAG Bronhouders- en Afnemersoverleg (BAG BAO). De afdeling TopZO van het Ministerie van VROM voert de toezichthoudende taken uit op het Kadaster als ZBO. Minister van Defensie De Minister van Defensie speelt een zeer beperkte rol (maar in de wet BAG wel expliciet benoemd) om te voorkomen dat objecten van militair-strategisch belang in de BAG worden opgenomen. De Minister van Defensie zal daartoe richtlijnen of aanwijzingen aan bronhouders geven om objecten niet in de gemeentelijke BAG op te nemen, zodat ze ook niet in de BAGLV worden overgenomen. Pagina 10 van 54

11 Kadaster Het Kadaster is in de wet BAG aangewezen als de Dienst die het beheer voert over de Landelijke Voorziening (BAGLV). Voor de werking van de BAGLV is het Kadaster de intermediair tussen bronhouders en afnemers. Indien het Kadaster delen van ontwikkeling of beheer uitbesteedt bij leveranciers (van het Kadaster), heeft dit geen gevolgen voor de organisatieoverstijgende processen en de dienstverlening van het Kadaster voor bronhouders en afnemers. Het Kadaster voert het secretariaat van het BAG BAO en neemt als afnemer en als beheerder van de BAGLV deel aan dit overleg. Bronhouders Gemeenten zijn bronhouders van de BAG-gegevens. Deze gegevens worden primair in de gemeentelijke BAG bijgehouden en beheerd. De gegevens (waaronder authentieke gegevens en postcodes) worden in de BAGLV overgenomen. Afnemers kunnen gegevens zowel rechtstreeks bij de gemeente betrekken als via de BAGLV. Een gemeente kan ook afnemer zijn van BAG-gegevens, bijvoorbeeld die van aanpalende gemeenten voor objecten rond de gemeentegrens. Daarnaast is er sprake van binnengemeentelijke afname, waarbij organisatieonderdelen van de gemeente afnemer zijn van de lokale BAG. De bronhouders zijn vertegenwoordigd in het BAG BAO via een selectie van de gemeenten en een vertegenwoordiger van de VNG. Afnemers Afnemers zijn organisaties (bestuursorganen en private partijen) of burgers die BAG-gegevens verstrekt krijgen. Bestuursorganen zijn vanaf medio 2011 verplicht de (authentieke) gegevens van de BAG te gebruiken. Het Kadaster is, naast beheerder van de BAGLV, ook afnemer van de BAG. Gegevens kunnen vanuit de BAGLV verstrekt worden, maar afname vanuit een gemeentelijk BAG is ook mogelijk. Een selectie van de afnemers is vertegenwoordigd in het BAG BAO. Leveranciers (van BAG-applicaties) Gemeenten maken voor de ontwikkeling en het beheer van BAG-voorzieningen en - faciliteiten gebruik van leveranciers. In formele zin werken deze leveranciers in opdracht van een specifieke gemeente. Maar zij leveren vaak producten en diensten aan verschillende gemeenten, zodat ook een direct contact met deze leveranciers van belang is voor de werking van de BAG. Deze leveranciers worden daarom via het Leveranciersoverleg (zie het handboek Toezicht en Uitvoering BAG) betrokken bij de ontwikkeling en het beheer van de BAG door het Kadaster. Auditinstellingen (bedrijven voor kwaliteitscontrole) De wettelijke taken voor het toezicht op bronhouders worden ondersteund door kwaliteitscontroles, die uitgevoerd worden door auditinstellingen. Deze bedrijven worden aangewezen door de Minister van VROM. De selectie van die bedrijven, het plannen en invullen van de auditcyclus en het verzamelen van de auditrapportages is een taak van het departement, daarbij ondersteund door het BAG BAO. Betrokkenen bij het Stelsel van Basisregistraties Veel van de genoemde partijen zijn ook betrokken bij (de ontwikkeling van) het Stelsel van Basisregistraties, naast andere ministeries (BZK, Financiën en EZ) en diverse overheidsorganen. Pagina 11 van 54

12 2 Besturing en overleg 2.1 Uitgangspunten besturing BAG Voor de besturing van de BAG in de beheerfase zijn de volgende uitgangspunten van toepassing. 1. Er wordt gestreefd naar een stroomlijning van de besturing en inrichtingsvormen voor de BAG met die voor het Kadaster (als ZBO met een breder takenpakket), het Stelsel van Basisregistraties, andere (individuele) Basisregistraties en de Wkpb, voor zover de ontwikkeling op de verschillende gebieden vergelijkbaar en voldoende ver gevorderd is. In die zin wordt ook al rekening gehouden met de ontwikkelingen bij de GBA en de Wkpb. 2. De kern van de besturing van de BAG ligt bij het BAG Bronhouders- en Afnemersoverleg (BAG BAO) en daarin wordt (mede) invulling gegeven aan de wettelijke verplichtingen voor overleg. Omtrent de uitwerking van de taakuitoefening kan het BAG BAO het initiatief nemen nadere afspraken tussen partijen te maken. Op punten die bevoegdheden van de Minister van VROM betreffen (zie punt 4), geeft het BAG BAO een (zwaarwegend) advies aan de Minister. 3. Het Ministerie van VROM functioneert voor de feitelijke besturing voornamelijk op afstand en gaat er van uit dat partijen via het BAG BAO een evenwichtige vorm van zelfregulering realiseren met de gelijkwaardigheid van partijen als uitgangspunt (met inachtneming van ieders wettelijke bevoegdheden en verantwoordelijkheden). 4. De rol van Minister of Ministerie beperkt zich in veel gevallen tot de (formele) bekrachtiging van voorstellen of besluiten, die via het BAG BAO zijn voorbereid. Het Ministerie van VROM is echter rechtstreeks verantwoordelijk voor de volgende taken: De zorg voor wet- en regelgeving. Evaluatie van de wet en vierjaarlijkse rapportage aan de Tweede Kamer. Overleg binnen het Stelsel van Basisregistraties (ten behoeve van de BAG. Dit laat onverlet dat het Kadaster en de VNG ook nu al Stelselpartijen zijn). Het bepalen van de financiële randvoorwaarden voor de ontwikkeling en het gebruik van de BAG. De bevoegdheid tarieven vast te stellen. Optreden bij escalaties (vanuit het BAG BAO). Toezicht op de Bronhouders, zoals wettelijk gedefinieerd is in de vorm van driejaarlijkse beheeraudits, en zonodig handhaving. Toezicht op het Kadaster (als beheerder van de BAGLV), in het verlengde van het reeds door TopZO gevoerde toezicht op basis van de Organisatiewet Kadaster. Mede op basis van de door het Kadaster geïnitieerde periodieke kwaliteitsaudits. Toe te zien op het verplicht gebruik van de BAG en de terugmeldplicht. Pagina 12 van 54

13 5. De werkzaamheden van het BAG BAO hebben betrekking op: Beleidsvoorbereiding en innovatie van de BAG (waaronder de dienstenontwikkeling). Planvorming BAG rond voorzieningen en ICT. (Strategische) Besturing op basis van planning, rapportage en evaluatie. Informatiemanagement (strategisch) met betrekking tot de BAG. Toezicht op en onderhouden van architecturen en standaarden voor de BAG. 6. Met het BAG BAO als kerngremium voor strategie en besturing zijn er daarnaast de volgende vormen van overleg: Indien daaraan behoefte blijkt te bestaan, een separaat BAG Bronhoudersoverleg (BAG BO) tussen het Kadaster en de bronhouders betreffende het beheer van de BAGLV door het Kadaster en het beheer van de BAG door de bronhouders. Of onderwerpen integraal in het BAG BAO of beter separaat kunnen worden behandeld, dienen partijen op grond van de ervaring te bepalen. Een Agendaoverleg BAG, ter voorbreiding van het BAG BAO (inclusief het BAG BO: in dat geval vergadert het Agendaoverleg in een aangepaste samenstelling zonder Afnemers). Het BAG BAO kan andere vormen van overleg in het leven roepen, bijvoorbeeld om meer kort-cyclisch of ten behoeve van bepaalde doelgroepen effectief te kunnen opereren. 7. De dienstverlening van het Kadaster voor de BAG wordt, met de uitvoering van de wettelijke taak als basis, gedetailleerder beschreven in termen van een Opdrachtgever/Opdrachtnemer-relatie en uitgewerkt in een PDC (Producten- en DienstenCatalogus) en een DNO (DienstenNiveauOvereenkomst). De financiële randvoorwaarden en de tarieven voor de BAG worden door de Minister van VROM goedgekeurd en vastgesteld op basis van voorstellen van het Kadaster aan het BAG BAO en voorzien van advies van het BAG BAO aan de Minister. Pagina 13 van 54

14 2.2 Besturingsmodel Op basis van de geformuleerde uitgangspunten wordt de besturing van de BAG als volgt ingericht, zie figuur 2. -Ministerie van VROM -BAG Bronhouders-en Afnemersoverleg centrale strategie functie -BAG Bronhouders -BAG Afnemers decentrale eenheden (afdelingen) [vraag] beleidskaders INFORMATIEMANAGEMENT beleidsvoorbereidende informatie, rapportage beleidskaders, opdrachten opdrachten, informatie beleidsvoorbereidende informatie, rapportage en diensten ICT-MANAGEMENT INFORMATIE- MANAGEMENT ICT- MANAGEMENT diensten, informatie en rapportage ICT-services organisatie [aanbod] Kadaster (als beheerder BAGLV) Figuur 2, Besturingsmodel BAG BAG Bronhouders- en Afnemersoverleg voor de centrale strategie Het BAG Bronhouders- en Afnemersoverleg (BAG BAO) verzorgt het tot stand komen van de centrale strategie voor de BAG en realiseert deze strategie via de besturing van de BAG. De Minister van VROM creëert de daartoe noodzakelijke randvoorwaarden en draagt verantwoordelijkheid voor het realiseren en functioneren van de BAG. Deze activiteiten worden ondersteund door een beperkt aantal functies binnen het departement. Het BAG BAO ontleent zijn taken en rollen voor de BAG aan de Wet BAG en heeft daardoor een zelfstandige rol voor beleid en besturing van de BAG. Dit staat in formele zin naast de besturing van de dienstverlening van het Kadaster, zoals die op basis van de Kadasterwet gevoerd wordt via de Gebruikersraad van het Kadaster voor de kerntaken van het Kadaster. De Gebruikersraad van het Kadaster heeft dus geen zeggenschap over zaken die de BAG betreffen. Een goede coördinatie tussen beide besturingsvormen is wel van belang. Vraagzijde van de BAG-dienstverlening De dienstverlening rond de BAG is gericht op het landelijk ontsluiten van de (gemeentelijke) BAG-gegevens en het verstrekken van die gegevens aan afnemers via de BAGLV. De vraagzijde van de BAG wordt primair gevormd door de afnemers van de BAG, bestaande uit bestuursorganen (waarvoor op termijn een gebruiksplicht en een terugmeldplicht geldt) en private partijen of burgers. Maar de dienstverlening is eveneens gericht op de bronhouders om het aansluiten te ondersteunen en het blijvend en stabiel functioneren van het gegevenstransport te garanderen tussen de gemeentelijke BAG-applicatie en de BAGLV. Aanbodzijde van de BAG-dienstverlening Aan de aanbodzijde is het Kadaster (de wettelijk aangewezen Dienst ) verantwoordelijk voor de dienstverlening vanuit de BAGLV. Naast functionele en inhoudelijke Pagina 14 van 54

15 aspecten, heeft deze dienstverlening ook betrekking op ICT-functionele- en ICTtechnische zaken, waaronder infrastructurele voorzieningen. De relatie tussen de centrale strategiefunctie (het BAG BAO) en het Kadaster wordt zoveel mogelijk beschreven in de vorm van een opdrachtgever/opdrachtnemerrelatie voor de exploitatie en het beheer van de BAGLV met het BAG BAO als feitelijk regisseur en met voldoende ondersteuning vanuit de beheerorganisatie en met de minister als formele opdrachtgever op afstand. De directie Geo van het Kadaster is als opdrachtnemer het aanspreekpunt voor de te leveren producten en diensten. Aangezien er bij het Kadaster veel taken op het terrein van de geo-informatie geconcentreerd zijn (of worden), zowel voor de BAG als andere basisregistraties, wordt een navenante opbouw van kennis en ervaring verwacht. Uitmondend in een pro-actieve houding om de ontwikkelingen rond de geo-informatie te stimuleren en in goede banen te leiden. Besturingsinstrumenten De besturing van de BAG vindt plaats op basis van de volgende instrumenten: Meerjarenbeleidsplan en financiële meerjarenraming. Informatie(beleids)plan. Jaarplannen en jaarbegrotingen. Projectenportefeuille en prioriteitstelling. Beleidsnota s, onderzoeksrapporten en innovatievoorstellen. Kostenallocatiemodel en Tarievenoverzicht (op basis van jaarlijkse tariefvoorstellen). Jaarverslagen, financiële jaarrekeningen en jaarlijkse evaluaties. Kwartaalrapportages (zoals nu gebruikelijk in de TopZO-cyclus). DienstenNiveauOvereenkomsten (DNO s). Rapportages over de dienstverlening (DNO-rapportages met een maandelijkse frequentie). In de (besturings)processen wordt beschreven welke instrumenten gecreëerd en gebruikt worden. 2.3 Overlegvormen Voor de BAG zijn, zoals eerder aangegeven, de volgende vormen van overleg van belang: Het BAG Bronhouders- en Afnemersoverleg (BAG BAO) om vorm te geven aan de wettelijke taken en verantwoordelijkheden, die uit de Wet BAG voortvloeien. Het Agendaoverleg voor het BAG BAO. Een overleg met Leveranciers. Aangezien dit voornamelijk betrekking heeft op de (tactische) ontwikkelingsprocessen, wordt dit overleg in het handboek Toezicht en Uitvoering BAG behandeld. Het BAG BAO kan naar behoefte zaken inrichten en zonodig andere vormen van overleg in het leven roepen BAG Bronhouders- en Afnemersoverleg Voor het BAG Bronhouders- en Afnemersoverleg (BAG BAO) wordt een evenwichtige samenstelling nagestreefd van bronhouders (gemeenten), afnemers (bestuursorganen, waaronder het Kadaster als afnemer) en het Kadaster, als beheerder van de Landelijke Voorziening BAG (BAGLV). Partijen opereren in het BAG BAO op basis van gelijkwaardigheid (met inachtneming van ieders wettelijke bevoegdheden en verantwoordelijkheden). Pagina 15 van 54

16 Op basis van de door de wet geëiste representativiteit voor de samenstelling van de vormen van overleg en de eerder tussen partijen gemaakte afspraken, is de samenstelling van het BAG BAO als volgt: Een door de Minister van VROM te benoemen onafhankelijk voorzitter. Een representatieve vertegenwoordiging van de bronhouders (gemeenten), bestaande uit vier vertegenwoordigers uit de gemeenten en één van de VNG. Een representatieve vertegenwoordiging van de afnemers, bestaande uit één vertegenwoordiger voor het Kadaster als afnemer van de BAG en vier vertegenwoordigers uit de overige afnemers. Het Kadaster, als beheerder van de BAGLV, met één vertegenwoordiger. De Minister kan desgewenst, of op verzoek van het BAG BAO, een (ambtelijk) vertegenwoordiger van VROM afvaardigen om deel te nemen aan het overleg. Het BAG BAO wordt secretarieel ondersteund door het Kadaster. De leden van het BAG BAO representeren het bestuurlijk niveau van partijen, waarbij (naast de vertegenwoordiger van de VNG) er vier gemeenten bij voorkeur als volgt vertegenwoordigd worden: Minstens één vertegenwoordiger namens de vier grote gemeenten. Minstens één vertegenwoordiger namens de middelgrote gemeenten. Minstens één vertegenwoordiger namens de kleine gemeenten. De vertegenwoordiging van de vier afnemers (naast die van het Kadaster als afnemer) wordt nader bepaald. Indien daaraan behoefte blijkt te bestaan, kan een deel van de onderwerpen in een separaat BAG Bronhoudersoverleg (BAG BO) worden behandeld tussen bronhouders en Kadaster voor de in artikel 29 lid 1 en 2 van de Wet BAG voorgeschreven overlegvormen: betreffende het beheer van de BAGLV door het Kadaster; betreffende het beheer van de BAG door de bronhouders. Op zichzelf kunnen deze onderwerpen rechtstreeks in het BAG BAO behandeld worden, waarmee aan de wettelijke verplichting tot overleg wordt voldaan. Of dit integraal in het overleg of beter separaat kan gebeuren, dienen partijen op grond van de ervaring te bepalen. Taken en onderwerpen voor het BAG BAO De taken en werkzaamheden van het BAG BAO hebben primair betrekking op het volgende: Beleidsvoorbereiding en innovatie van de BAG (waaronder de dienstenontwikkeling). Planvorming BAG rond voorzieningen en ICT (waaronder releasebeleid en releaseplanning, mede in relatie tot kostenaspecten). (Strategische) Besturing op basis van planning, rapportage en evaluatie. Bepalen van het dienstverleningsniveau en toezien op de behaalde kwaliteit. Informatiemanagement (strategisch) met betrekking tot de BAG. Toezicht op en onderhouden van architecturen en standaarden voor de BAG. Daarnaast kan het BAG BAO een adviserende rol vervullen voor de Minister of het Ministerie van VROM, waarbij in het bijzonder aan de volgende onderwerpen kan worden gedacht: Voorstellen voor kaders, wet- en regelgeving. Coördineren van ontwikkelingen in het Stelsel van Basisregistraties. Pagina 16 van 54

17 De ter vergadering te behandelen onderwerpen concentreren zich rond de genoemde taken. In de uitgewerkte processen zijn de taken en werkzaamheden verder gepreciseerd, inclusief de daarbij behorende bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Vergaderfrequentie BAG BAO Naar verwachting is in een stabiele beheerfase van de BAG een vergaderfrequentie voor het BAG BAO van twee maal per jaar voldoende. Naar behoefte kan incidenteel een extra overleg worden ingelast, indien aard en prioriteit van een onderwerp dat wenselijk maken Agendaoverleg BAG BAO Het Agendaoverleg BAG BAO (vaak kortweg aangeduid als Agendaoverleg ) bereidt de vergaderingen van het BAG BAO voor (en bepaalt zonodig de toedeling van onderwerpen tussen het BAG BAO en het BAG BO, indien er behoefte bestaat onderwerpen apart te behandelen in het BAG Bronhoudersoverleg, conform de wettelijk voorgeschreven vormen van overleg. Zie verder voor deze afbakening). Aan het Agendaoverleg worden tevens tactische besturingstaken toegewezen, die met een kortere doorlooptijd moeten worden uitgevoerd dan via het BAG BAO mogelijk is en waar naar de aard van de onderwerpen en de besluitvorming een meer directe sturing gewenst is. In het Agendaoverleg is voldoende inhoudelijke en technische expertise aanwezig om een effectieve voorbereiding te realiseren. Daartoe zijn in het Agendaoverleg minstens de adviseurs van de leden van het BAG BAO vertegenwoordigd. De samenstelling van het Agendaoverleg BAG BAO is als volgt: Een door het BAG BAO te benoemen voorzitter. (Minstens) De adviseurs van de leden van het BAG BAO, naar aard en aantal door het BAG BAO vast te stellen. Vertegenwoordigers van het Kadaster, als beheerder van de BAGLV, naar aard en aantal door het BAG BAO vast te stellen. Het Agendaoverleg BAG BAO wordt secretarieel ondersteund door het Kadaster met dezelfde secretariële ondersteuning (en rolverdeling binnen het secretariaat) als die voor het BAG BAO. Onderwerpen voor het Agendaoverleg BAG BAO De in het Agendaoverleg BAG BAO te behandelen onderwerpen komen overeen met de onderwerpen die aan het BAG BAO worden voorgelegd. Daarnaast kunnen onderwerpen van tactische aard geagendeerd worden, die behandeling met een hogere frequentie vereisen, zoals: De inhoud en de planning van releases, rekening houdend met de kosten voor alle betrokkenen. Tactische sturing op basis van rapportages over de dienstverlening door het Kadaster. Andere onderwerpen van tactische aard. Vergaderfrequentie Agendaoverleg BAG BAO Naar verwachting is in een stabiele beheerfase van de BAG een vergaderfrequentie voor het Agendaoverleg BAG BAO van vier maal per jaar voldoende. Dit spoort met de systematiek om vier keer per jaar een nieuwe release uit te brengen (twee maal voor bronhoudersfunctionaliteit en twee maal voor afnemersfunctionaliteit). Naar behoefte kan incidenteel een extra overleg worden ingelast, indien aard en prioriteit van een onderwerp dat wenselijk maken. Pagina 17 van 54

18 2.3.3 Reglement(en) BAG BAO en Agendaoverleg BAG BAO Aangezien de wettelijke kaders slechts op hoofdlijnen de randvoorwaarden aangeven voor besturing, inrichting en gebruik van de BAG, is het noodzakelijk nadere afspraken te maken en de werkwijze van partijen en de samenwerking tussen partijen verder te beschrijven. Voor de verschillende vormen van overleg wordt de werkwijze in een reglement verder uitgewerkt. Deze reglementen hebben betrekking op: Het BAG BAO. Het Agendaoverleg BAG BAO Andere vormen van overleg Naast de genoemde overlegvormen, die rechtstreeks van belang zijn voor de besturing van de BAG, zijn er andere vormen van overleg die noodzakelijk zijn voor de afstemming met ontwikkelingen in internationaal, nationaal of stelselverband. Voor de strategische of tactische sturing (denk bijvoorbeeld aan innovatie) zijn in het bijzonder de volgende overlegvormen van belang: INSPIRE: Infrastructure for Spatial Information in Europe (infrastructuur voor ruimtelijke informatie in de Europese Gemeenschap). Overleg over de norm NEN 3610: Basismodel Geo-informatie - Termen, definities, relaties en algemene regels voor de uitwisseling van informatie over aan het aardoppervlak gerelateerde ruimtelijke objecten. Verschillende overlegvormen voor het Stelsel van Basisregistraties, zoals die nu bekend zijn: Stelseloverleg; Expertgroep Stelselstandaarden; Bilateraal overleg met Stelselpartijen; RENOIR (REgie NUP Ondersteuning Implementatie en Realisatie, voorheen Kenniscentrum en OverheidsDienstenPlatform, ODP); etc. Overleg met KING (KwaliteitsInstituut Nederlandse Gemeenten), in het bijzonder voor de StUF-standaard voor berichtenverkeer. Het Leveranciersoverleg, dat door het Kadaster wordt ingericht voor de contacten met de leveranciers van gemeentelijke BAG-applicaties, wordt verder beschreven in het handboek Toezicht en Uitvoering BAG. Pagina 18 van 54

19 3 Besturingsprocessen 3.1 De processen voor de strategische en tactische besturing De strategische en tactische besturing van de BAG (en het Stelsel van Basisregistraties) wordt in drie processen benoemd. Deze processen zijn als volgt samen te vatten. 1. Strategische processen 1.1 Beleid en ontwikkeling Stelsel en BAG Beleidsvoorbereiding en innovatie BAG Afstemmen ontwikkelingen Stelsel Beheer van kaders, wet- en regelgeving Evalueren van de wet 1.2 Planvorming rond voorzieningen en ICT Opstellen (meer)jarenplannen Bepalen opdracht en tarieven BAG Invullen jaar- en budgetcycli Informatiemanagement rond de BAG Onderhouden architecturen en standaarden Behandelen jaarrapportage 2. Tactische processen 2.1 Tactische besturing Stelsel en BAG Tactisch beheer Stelsel Beheer Postcode-convenanten Tactisch beheer BAG Planning, rapportage en evaluatie 3.2 Aard en karakter van de besturingsprocessen Het inrichten en exploiteren van de BAGLV en de BAG bij gemeenten is in de kern te beschouwen als ICT-dienstverlening met een grote Geo-inhoudelijke component. De hier beschreven besturingsprocessen richten zich vooral op de keten van bronhouders, via de BAGLV, naar afnemers. Het Kadaster vervult, als beheerder van de BAGLV, de rol van (ICT-) dienstverlener. De uitvoeringsfrequentie van de meerjaarlijkse of jaarlijkse besturingsprocessen is zodanig laag, dat het routinematige karakter beperkt is. Ook de tactische besturingsprocessen zullen in het algemeen niet frequenter dan eens per kwartaal worden doorlopen. Voor de besturingsprocessen geldt verder, dat ze afhankelijk kunnen zijn van belangrijke ontwikkelingen rondom de BAG. Denk bijvoorbeeld aan Stelselontwikkelingen. Dat kan invloed hebben op het precieze procesverloop. De besturingsprocessen voor de BAG sluiten (om praktische redenen) aan bij de Planning & Controlcycli van het Ministerie van VROM en het Kadaster. Dit is reeds gebruikelijk voor het via TopZO gevoerde toezicht op de taakvervulling en de Pagina 19 van 54

20 bedrijfsvoering van het Kadaster. De taken en verantwoordelijkheden die in de wet BAG gedefinieerd zijn vereisen echter een zelfstandige invulling van beleid en besturing voor de BAG. Het BAG BAO is in deze leidend, ook al wordt in de besturingsprocessen de systematiek van het Kadaster gevolgd voor het Meerjarenbeleidsplan en daarvan afgeleide jaarplannen en rapportages. Afnemers kunnen BAG-gegevens zowel van de BAGLV als rechtstreeks van bronhouders betrekken. Dit is wettelijk toegestaan en voldoet aan de gebruiksplicht voor overheidsorganen. Als afnemers besluiten geen gebruik te maken van de BAGLV en de gegevens rechtstreeks bij bronhouders af te nemen, is de dienstverlening door het Kadaster niet meer op hen van toepassing. Deze afnemers zullen aparte afspraken met bronhouders moeten maken en die afspraken vallen buiten de hier beschreven processen en de tactische besturing voor de BAGLV. 3.3 Escalaties Escalaties betreffen in het algemeen uitzonderingen op het normale procesverloop, omdat er bijzondere omstandigheden of situaties optreden en daarom het aanspreken van een hoger of het hoogste gezags- of besturingsniveau van belang wordt geacht. In formele zin is de Minister van VROM het hoogste gezagsniveau, hetgeen betekent dat er, bij eventuele escalatie naar de Minister, op het departement actie moet worden ondernomen ter voorbereiding van de behandeling en een mogelijk ministerieel besluit. Voor vraagstukken rond de BAG zijn de volgende escalatieniveau s voorstelbaar: De Minister van VROM (met voorbereiding van de afdeling Beleid Geo-informatie op het departement). De afdeling Beleid Geo-informatie op het departement. Het BAG BAO. Het Agendaoverleg BAG BAO. De Raad van Bestuur van het Kadaster. De directie GEO van het Kadaster. De (functionele) opdrachtnemer voor de BAG, GEO PPB van het Kadaster. Deze opsomming moet niet noodzakelijk als afnemend gezags- of besturingsniveau worden gelezen. Zo zal de Raad van Bestuur van het Kadaster in het algemeen naar het departement en/of de Minister kunnen escaleren, terwijl de directie GEO zich primair tot het BAG BAO zal wenden. Het hangt ook af van de aard van het vraagstuk (bestuurlijk, financieel, functioneel of inhoudelijk) wat het meest geschikte escalatiepad is. Voorbeelden van escalaties zijn: Een expliciet besluit van het BAG BAO om een zaak van belang betreffende de BAG (of het Stelsel) aan de Minister voor te leggen. Te ondernemen actie bij een gebrek aan overeenstemming binnen het BAG BAO, waarna er door de Minister een knoop moet worden doorgehakt. Het staken van de stemming in het Agendaoverleg BAG BAO, waarna er geëscaleerd wordt naar het BAG BAO. Actie naar aanleiding van een (herhaald) negatief resultaat van een beheeraudit of een herhalingsaudit van een bronhouder, waarbij de vraag aan de orde kan komen of er sprake is van taakverwaarlozing. Een vraag over de (inhoud van de) BAG, die niet door de beheerorganisatie bij het Kadaster kan worden beantwoord, zodat een beroep moet worden gedaan op de kennis en ervaring buiten het Kadaster, bijvoorbeeld bij de afdeling Pagina 20 van 54

21 Beleid Geo-Informatie op het departement of bij andere partijen op het terrein van de geo-informatie. De vraagsteller moet daarbij zo min mogelijk last hebben van het elders beleggen van de vraag ( no-wrong-doors ). Een escalatie begint in het algemeen met een verzoek of signaal aan het bij de situatie passende escalatieniveau en gaat daarna in grote lijnen als volgt: Identificeren escalatie Aard of typering van de escalatie bepaalt mede hoe de vervolgaanpak precies dient te zijn en wie er bij die aanpak worden betrokken. Dat wordt bepaald door het aangesproken escalatieniveau. Onderzoeken escalatie Aan de hand van de door de escalerende partij(en) aangeleverde informatie wordt de aanleiding en de aard van de escalatie onderzocht en worden betrokkenen (zonodig) geraadpleegd. Naar behoefte wordt hoor en wederhoor toegepast om tot een afgewogen oordeel te kunnen komen. Bepalen oordeel Er wordt een oordeel geveld en de eventueel mogelijke en benodigde vervolgacties worden bepaald. Daarbij kan tevens worden bepaald of die vervolgacties eerst moeten worden voltooid of dat ze autonoom in gang kunnen worden gezet bij aan te wijzen betrokkenen, waarbij de escalatie als zodanig kan worden afgesloten. De betrokkenen worden geïnformeerd over het oordeel en de eventuele vervolgacties. Bij voorkeur wordt dit zo met hen afgestemd, dat er maximaal draagvlak wordt gecreëerd. Uitvoeren en bewaken vervolgacties Indien er vervolgacties zijn bepaald en/of afgesproken, worden deze in gang gezet en wordt de voortgang bewaakt, zodat er binnen redelijke termijn resultaten worden bereikt. Desgewenst worden betrokkenen geïnformeerd over de voortgang en de te bereiken of bereikte resultaten. Afsluiten escalatie Oordelen en eventueel reeds bereikte of nog te bereiken resultaten worden aan belanghebbenden teruggekoppeld en relevante documenten en correspondentie worden gearchiveerd. Zonodig of indien gewenst worden resultaten in de vorm van (formele) besluiten bekrachtigd en worden betrokkenen hierover geïnformeerd. Pagina 21 van 54

22 3.4 Besturingsprocessen en de Planning & Controlcyclus De besturingsprocessen zijn te positioneren in de Planning & Controlcyclus, die er als volgt uitziet. Planning & Control-cyclus BAG en Kadaster Jaar/maand VROM-begroting Meerjarenbeleidsplan Jaarplan Projectenportefeuille Kwartaalrapportage DNO-rapportage Jaarverslag Jaar - 1 januari Start voorbereiding (Jaar) februari maart april Nieuwe artikelen (Jaar) Concept BAG-MBP (Jaar) Conc. BAG-Jaarplan (Jaar) mei Ontwerpbegroting (Jaar) en concept Kadaster-MBP (Jaar) en concept Kadaster-JP (Jaar) juni Minister tekent ontwerp (Jaar) Aanzet proj.port. juli Overleg Financiën (Jaar) concept (Jaar) augustus Ministerraad en Raad van State september Prinsjesdag Voor TopZO-behandeling: Voor TopZO-behandeling: oktober Concept Kadaster-MBP (Jaar) Concept Kadaster-JP (Jaar) november Concept (Jaar) december Concept Operationeel Plan (Jaar) Bestuurlijk overleg Bestuurlijk overleg Jaar januari Def. Operationeel Plan (Jaar) Def. Kadaster-MBP (Jaar) Def. Kadaster -JP (Jaar) Definitief (Jaar) februari Rapp. Jan (Jaar) maart Zonodig bijstellen Rapp. Feb april 1ste Kw. (Jaar) Rapp. Maart mei Rapp. April juni Zonodig bijstellen Rapp. Mei juli 2de Kw. (Jaar) Rapp. Juni augustus Rapp. Juli september Zonodig bijstellen Rapp. Aug oktober 3de Kw. (Jaar) Rapp. Sept november Rapp. Okt december Rapp. Nov Jaar + 1 januari 4de Kw. (Jaar) Rapp. Dec (Jaar) februari maart april Concept-JV (Jaar) mei Openbare publicatie juni Bestuurlijk overleg Er is één cyclus weergegeven, die in Jaar-1 begint (met de VROM-begroting en het bijstellen en opstellen van de meerjarenbeleidsplannen en jaarplannen) en met de rapportage in Jaar+1 eindigt. Dat betekent dat er per jaar meerdere cycli parallel lopen. Voor de VROM-begroting is het van belang dat nieuw beleid moet worden voorgedragen met de Nieuwe artikelen in april van een jaar. In de kamerbehandeling na Prinsjesdag wordt duidelijk in hoeverre dit nieuwe beleid ook in de definitieve begroting wordt goedgekeurd. De meerjarenbeleidsplannen worden per jaar bijgesteld, in de vorm van een vijfjarig voortschrijdend plan, waaruit de jaarplannen worden afgeleid. Meerjarenbeleid voor de BAG en een daarop te baseren jaarplan wordt op tijd aangeleverd om, tesamen met andere plannen van het Kadaster, te worden opgenomen in het Kadaster meerjarenbeleidsplan en -jaarplan. De projectenportefeuille wordt in overeenstemming met de jaarplannen opgesteld en wordt zonodig enkele malen per jaar bijgesteld. Per project vindt detailsturing plaats, die hier verder niet weergegeven is. In de (Kadaster-) kwartaalrapportages wordt over de gehele bedrijfsvoering van het Kadaster gerapporteerd. De BAG en de BAGLV vormen daarin slechts een beperkt onderdeel. De maandelijkse DNO-rapportages (DNO = DienstenNiveauOvereenkomst) zijn, zoals hier bedoeld, toegespitst op de BAGLV. Met het jaarverslag wordt het Kadasterbrede jaarverslag bedoeld, waarin de BAG en de BAGLV slechts een onderdeel vormen. Het BAG BAO zal zich jaarlijks vooral over die onderdelen buigen. In het bestuurlijk overleg (door of namens de Minister van VROM) komt de toezichtsrol van TopZO tot uitdrukking. De openbare publicatie van het Kadaster jaarverslag vindt in het algemeen parallel plaats. Pagina 22 van 54

23 3.5 Beschrijvingswijze van de processen De processen worden op de volgende wijze beschreven en toegelicht: Een korte beschrijving van het doel en de karakteristieke elementen van het hoofdproces. Een stroomschema dat de samenhang van de (deel)processen aangeeft en de volgorde van uitvoering. Per (deel)proces een tabel met de volgende onderdelen: o Doel; o Beschrijving (kort, tekstueel); o Input (informatie of documenten die in het proces gebruikt worden); o Output (het procesresultaat); o Frequentie (van uitvoering); o Termijnen (waarbinnen het proces redelijkerwijze voltooid dient te zijn). Voor een aantal processen geldt dat ze weliswaar worden beschreven als volgtijdelijke activiteiten vanaf de input aan het begin tot de output aan het einde, maar dat ze in feite cyclisch verlopen, omdat het eindresultaat weer input is voor de volgende cyclus. Dit geldt in het bijzonder voor de processen van de jaarlijkse Planning & Controlcyclus. Per (deel)proces een tabel met taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV s, zie bijlage B ter toelichting). Taken worden toegewezen door in de tabel bij een organisatie, organisatieonderdeel, organieke functie of rol een verantwoordelijkheid of bevoegdheid in te vullen bij een (deel)proces. Bij lege vakjes in de tabel is er geen betrokkenheid. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden als volgt onderscheiden: o B: Besluiten (neemt een besluit, zonodig als formele bevestiging van een voorbereid besluit, en is verantwoordelijk voor de inhoud daarvan). o V: Verantwoordelijk voor het verloop van het (deel)proces en de onderliggende activiteiten, de resultaten en te nemen besluiten. o U: Uitvoerend bezig in het (deel)proces en de onderliggende activiteiten. o R: Raadplegen (wordt verplicht geraadpleegd, vooraf of tijdens proces: input). o I: Informeren (wordt verplicht geïnformeerd over procesresultaat: output). o A: Adviseren (geeft advies, vooraf of tijdens proces: input; minder verplichtend dan Raadplegen). Hoewel niet alle subtiliteiten van de betrokkenheid hierdoor eenduidig worden bepaald, geeft het wel snel inzicht in de aard van de betrokkenheid. In werkinstructies en AO (Administratieve Organisatie) kunnen de TBV s preciezer worden uitgewerkt. Zie verder bijlage B. Pagina 23 van 54

24 4 Proces Beleid en ontwikkeling Stelsel en BAG Het proces Beleid en ontwikkeling Stelsel en BAG wordt onderstaand beschreven. In figuur 3 is de globale samenhang van de vier deelprocessen aangegeven. Het betreft voorwaardenscheppende processen die in het algemeen geen strak en voorspelbaar verloop hebben, maar situationeel bepaald zullen zijn. Proces 1.1, Beleid en ontwikkeling Stelsel en BAG Beleid en ontwikkeling hebben betrekking op de lange termijn ontwikkeling van het Stelsel van Basisregistraties en de BAG in strategische zin, inclusief de daartoe benodigde wet- en regelgeving. Voor de volledigheid wordt ook het evalueren van de wet als proces benoemd, zodat het resultaat van die evaluatie input kan zijn voor het bijstellen van de strategie. De samenhang van de (deel)processen kan als volgt worden uitgebeeld. Start Beleid en ontwikkeling Beleidsvoorbereiding en innovatie BAG Afstemmen ontwikkelingen Stelsel Beheer van kaders, wet- en regelgeving Evalueren van de wet Einde Beleid en ontwikkeling Figuur 3, Het proces Beleid en ontwikkeling Stelsel en BAG Proces 1.1.1, Beleidsvoorbereiding en innovatie BAG Doel: Het bepalen van de strategische visie op de lange termijn en de daaruit voortvloeiende behoefte aan innovatie van de BAG. Daadwerkelijke innovatie zal vrijwel altijd consequenties voor de regelgeving hebben, mogelijk zelfs Pagina 24 van 54

25 op het niveau van de wet BAG. Beschrijving: Aan de hand van ontwikkelingen op het terrein van de Geo-informatie of vanuit het Stelsel van Basisregistraties en op grond van ervaringen en ideeën van de partijen rond de BAG, zal het Kadaster, ondersteund door het secretariaat BAG BAO, initiatieven voorbereiden vanuit de aanwezige inhoudelijke kennis. Desgewenst kan het BAG BAO studies of onderzoeken in gang (laten) zetten om daadwerkelijke ontwikkeling of innovatie in beeld te brengen. Na het bepalen van een standpunt door het BAG BAO worden resultaten in voorstellen of nota s gecommuniceerd en in vervolgprocessen gebruikt. Input: Wensen van bronhouders, afnemers en het Kadaster, als beheerder van de BAGLV. Beleidsnota s, Onderzoeksrapporten of Innovatievoorstellen uit andere bronnen, bijvoorbeeld het Stelsel van Basisregistraties. Meerjarenbeleidsplan Kadaster. Rapportage van de evaluatie van de wet. Output: (Meerjaren-) Beleidsnota s, Onderzoeksrapporten of Innovatievoorstellen. Frequentie: Bij voorkeur jaarlijks, in samenhang met het bijstellen van het meerjarenbeleid. Termijnen: Afhankelijk van belang en prioriteit van de onderwerpen. In het proces zijn de volgende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV s, zie de toelichting in bijlage B) toe te wijzen. (Deel-) Proces Organisatie / Rol Minister van VROM Ministerie, Geo-informatie Ministerie, TopZO BAG BAO Agendaoverleg BAG BAO Secretariaat BAG BAO Bronhouder Afnemer Kadaster (beheer BAGLV) Stelselpartij VNG TNT Post Beleidsvoorbereiding en innovatie BAG (B) (U) A VU A U A A U A A (A) Toelichting Bij de beleidsvoorbereiding is het BAG BAO verantwoordelijk (V) voor het regelmatig uitvoeren en het verloop van het beleidsproces en draagt in uitvoerende zin (U) bij tot de inhoud van het beleid, met steun van het Secretariaat BAG BAO (U) en het Kadaster, als beheerder van de BAGLV (U). Het Agendaoverleg BAG BAO en andere betrokkenen kunnen met voorstellen of adviezen komen voor beleid of beleidswijziging (A). De rol van TNT Post zal beperkt blijven tot adviezen over het gebruik van postcodes. Zonodig besluit de Minister van VROM formeel over het resultaat ( (B) ) op basis van een door het BAG BAO voorbereid besluit dat via het departement aan Pagina 25 van 54

26 de Minister wordt voorgelegd ( (U) ). Dit zal vooral van belang zijn bij grootschalige innovatie of wezenlijke beleidswijziging. Proces 1.1.2, Afstemmen ontwikkelingen Stelsel Doel: Het coördineren van het ontwikkelingspad van de basisregistraties binnen het Stelsel. Beschrijving: Vooralsnog volgen de basisregistraties in belangrijke mate een parallel ontwikkelingspad, waarbij initiatieven zowel kunnen voortvloeien uit Stelselontwikkelingen als ontwikkelingen binnen een specifieke basisregistratie. Dit vergt een goede interactie tussen de strategische ontwikkelingen van de basisregistraties onderling via deelname in het Stelseloverleg. Ontwikkelingen voor de BAG worden vanuit het proces Beleidsvoorbereiding en innovatie BAG in gang gezet, na afweging door het BAG BAO. Input: Ontwikkelingen van de basisregistraties en informatie in Stelselverband, bijvoorbeeld informatie van OSB, GOB, TMF, etc. Output: Initiatieven, voorstellen, nota s, etc., die voor de BAG van belang zijn. Frequentie: Afhankelijk van de frequentie van de verschillende overleggen. Termijnen: Afhankelijk van belang en prioriteit van de onderwerpen. In het proces zijn de volgende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV s) toe te wijzen. (Deel-) Proces Organisatie / Rol Minister van VROM Ministerie, Geo-informatie Ministerie, TopZO BAG BAO Agendaoverleg BAG BAO Secretariaat BAG BAO Bronhouder Afnemer Kadaster (beheer BAGLV) Stelselpartij VNG TNT Post Afstemmen ontwikkelingen Stelsel (B) VU RI I (U) (U) U Toelichting Overleg binnen het Stelsel van Basisregistraties behoort tot de taken waar (in formele zin) het Ministerie van VROM rechtstreeks verantwoordelijk voor is (zie hoofdstuk 2.1, punt 4) en waar de Minister van VROM zonodig besluiten neemt, in overleg met BZK als Stelselverantwoordelijke. Daarom VU bij het Ministerie en (B) voor de Minister. In praktische zin zijn er veel vormen van overleg in Stelsel- Pagina 26 van 54

27 verband, waar het BAG BAO bij betrokken is, zowel in raadplegende zin (R), als geïnformeerd worden (I). Stelselpartijen zullen voorstellen doen of zaken uitwerken (U) die afstemming behoeven voor de BAG. Zonodig zullen het Secretariaat BAG BAO en het Kadaster (als beheerpartij) een rol spelen bij de verdere behandeling van deze voorstellen of zaken ( (U) ). De betrokkenheid van het Kadaster als Stelselpartij voor onderwerpen buiten de BAG valt buiten dit proces. Proces 1.1.3, Beheer van kaders, wet- en regelgeving Doel: Het zonodig (doen) wijzigen van wet- en regelgeving aan de hand van voorstellen die voortvloeien uit gewenste veranderingen in de strategie en de ontwikkeling van de BAG en het Stelsel. Beschrijving: VROM initieert wijzigingsvoorstellen voor wet- en regelgeving vanuit gewenste ontwikkelingen voor de BAG en het Stelsel. Het Kadaster biedt daarbij inhoudelijke en juridische ondersteuning, vanuit de ervaring met de BAG en de Geo-informatie. De feitelijk procesgang hangt af van de aard van de aanpassing in wet- of regelgeving (Wet, AMvB, Ministeriële regeling, etc.) en verloopt volgens de trajecten die bij het departement gebruikelijk zijn. Input: Strategie- of plandocumenten met consequenties voor wet- en regelgeving, aangevuld met voorstellen voor (zo concreet mogelijke) aanvulling of wijziging van wet- en regelgeving. Output: Concrete voorstellen voor (aanpassing van) wet- en regelgeving (Wet, AMvB, MR, etc.). Frequentie: Afhankelijk van de behoefte tot wijziging van wet- en regelgeving. Termijnen: Afhankelijk van termijnen van wet- en regelgeving. Pagina 27 van 54

28 In het proces zijn de volgende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV s) toe te wijzen. (Deel-) Proces Organisatie / Rol Minister van VROM Ministerie, Geo-informatie Ministerie, TopZO BAG BAO Agendaoverleg BAG BAO Secretariaat BAG BAO Bronhouder Afnemer Kadaster (beheer BAGLV) Stelselpartij VNG TNT Post Beheer van kaders, wet- en regelgeving B VU A R A U U (R) Toelichting Het Ministerie van VROM is rechtstreeks verantwoordelijk voor de taken rond weten regelgeving (zie hoofdstuk 2.1, punt 4) en initieert wijzigingsvoorstellen (VU). De Minister van VROM neemt in dat kader besluiten (B). Voorbereiding van wet- en regelgeving wordt ondersteund door het Secretariaat BAG BAO (U) en het Kadaster, vanuit inhoudelijk en juridisch perspectief (U). Daarbij wordt geadviseerd door Top- ZO (A) en wordt het BAG BAO geraadpleegd (R), geadviseerd door het Agendaoverleg BAG BAO (A). Soms kan het nuttig zijn de VNG te raadplegen, vanuit bredere expertise dan rechtstreeks beschikbaar bij de vertegenwoordiging in het BAG BAO. Proces 1.1.4, Evalueren van de wet Doel: Het, steeds na 4 jaar, evalueren van de wet BAG en verslag doen aan de Staten Generaal, zoals vastgelegd in de wet BAG. Beschrijving: De wetsevaluatie verloopt volgens een traject dat bij het departement gebruikelijk is. Input: De wet BAG, invoeringswet BAG, AMvB s en Ministeriële regelingen. Output: Evaluatierapport over het functioneren van de wet BAG (en de samenhangende regelgeving). Frequentie: Eens per vier jaar, te rekenen vanaf Termijnen: Evaluatierapport gereed binnen vier maanden na start evaluatie. Pagina 28 van 54