Draaiboek Verkeersongevallen

Transcriptie

1 Draaiboek Verkeersongevallen 1

2 Waarom een draaiboek? Zorgzaam werkgeverschap Voorkomen van uitval Imagoschade beperken Een verkeersongeval is één van de grootste bedrijfsrisico s in de transportsector. Belangrijk is dat er binnen het bedrijf aandacht besteed wordt aan primaire preventie: proberen te voorkomen dat er ongevallen gebeuren. Het stimuleren en definiëren van veilig rijgedrag is daarbij één van de belangrijkste prioriteiten. Goede opvang voorzien na een verkeersongeval (secundaire preventie) is ongeloofwaardig en ontoereikend als het niet is ingebed in een organisatiebreed preventiebeleid. In dit draaiboek worden de stappen beschreven die een bedrijf kan nemen op het moment dat er een verkeersongeval heeft plaats gevonden. Belangrijk daarbinnen is het beschrijven van interne en externe verantwoordelijkheden. Elk bedrijf zal die beschrijving moeten toepassen binnen de eigen bedrijfsorganisatie en bedrijfscultuur. Hieronder wordt dit draaiboek kort samengevat. Achter in het draaiboek wordt globaal beschreven hoe een verkeersongeval ervaren wordt door betrokkenen en wat te verwachten reacties zijn. Primaire Preventie =verkeersongevallen voorkomen Secundaire Preventie =verkeersongevallen goed opvangen Hoe en wanneer? 1. Voorbereiding 2. Onmiddellijk na het ongeval 3. Korte termijn (1 dag tot 2 weken) 4. Lange termijn Wie? Intern Extern Ongevalscoördinator Direct leidinggevende Zaakvoerder Directe collega s Psychologische opvang Sociaal secretariaat Arbeidsgeneesheer Adviserend geneesheer Vakbond Bemiddelingsdienst (veroorzakerslachtoffer) Verzekering 2

3 Voorbereiding Een goede opvang van werknemers die een verkeersongeval meemaken, moet binnen het bedrijf aansluiten bij het beleid van de organisatie op vlak van veiligheid, preventie en duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Daarvoor is de zaakvoerder eindverantwoordelijk. Het draaiboek dat we hier voorstellen, moet vooraf gegaan worden door een aantal voorbereidende maatregelen te nemen door de werkgever: Primair preventiebeleid op orde: stimuleren verkeersveilig gedrag Verkeersveilig gedrag 1 stimuleren onder de werknemers van het bedrijf is een belangrijke eerste voorwaarde. Daar begint en eindigt dit draaiboek mee. Naar aanleiding van elk ongeval moet gekeken worden in hoeverre er aanpassingen nodig zijn in het primaire preventiebeleid van het bedrijf. Dat kan leiden tot het afsluiten van een gedragscode of charter. Daarvan zijn een aantal voorbeelden beschikbaar. Zo n charter of gedragscode is belangrijk naar engagement van bedrijf en werknemers. Duurzaam werkgeversschap is de bedrijfscultuur Voorkomen van uitval van werknemers op de langere termijn maakt integraal onderdeel uit van het personeelsbeleid. Daarbinnen is een goede opvang na verkeersongevallen één van de speerpunten. Draaiboek opstellen en presenteren binnen het bedrijf Opvang na een verkeersongeval moet een bedrijfsbreed draagvlak hebben. In samenwerking met een crisisteam stelt de werkgever een draaiboek op dat in werking treedt als zich een zwaar verkeersongeval voor doet. Dat draaiboek moet systematisch in opleiding of vorming aan bod komen. Dat hoeft niet frequent te zijn, maar alle werknemers moeten wel op de hoogte zijn. Ook bestaande communicatiekanalen binnen het bedrijf, zoals intranet of bedrijfsblad, kunnen gebruikt worden. Direct leidinggevenden en directie hebben een belangrijke rol te spelen en moeten op de hoogte zijn en kunnen handelen conform dit draaiboek. Interne en externe verantwoordelijkheden benoemen In dit draaiboek staan de verantwoordelijkheden globaal beschreven. Het is belangrijk dat uw bedrijf een toepassing ervan maakt binnen de eigen organisatie. Hoe concreter de verantwoordelijkheden worden toegewezen hoe eenvoudiger het is om na een verkeersongeval het draaiboek te volgen. Aanstellen ongevalscoördinator De ongevalscoördinator is verantwoordelijk voor een goede opvang van de betrokken werknemer. Op het moment van het ongeval biedt hij of zij een luisterend oor en zorgt 1 Voor informatie en tips over veilig rijden verwijzen we naar de sites van truckveilig en roadsafetyatwork van het BIVV. De links naar deze sites zijn te vinden achterin dit draaiboek. 3

4 ervoor dat het draaiboek in werking treedt. De opvang van de betrokkene binnen het bedrijf is een gedeelde verantwoordelijkheid van directie, leidinggevende, directe collega s en de ongevalscoördinator. De laatste ziet er op toe dat iedereen binnen het bedrijf die verantwoordelijkheid ook daadwerkelijk opneemt en zal de betrokkenen geregeld en van nabij opvolgen, of dit delegeren. Belangrijk! Het nummer van de ongevalscoördinator is duidelijk zichtbaar in elk bedrijfsvoertuig Zijn nummer is bekend en bereikbaar voor iedereen 4

5 Draaiboek Verkeersongeval DAG 1 Onmiddellijk na het ongeval bedrijf ongevals- werknemer of hulpdienst coördinator Zaakvoerder Wie? 1. Ongevalscoördinator Luisteren: wat is er aan de hand? o toestand van je werknemer: fysiek en emotioneel o toedracht van het ongeval Informeren naar noden werknemer o communicatie nodig en gewenst naar directe omgeving o de werkgever ter plaatse? o praktische ondersteuning: (administratie, verzekering, wegslepen, materieel) Bv lukt het om weg te komen van het ongeval? Praktische ondersteuning regelen o bevoegde diensten informeren o eventueel iemand benaderen om ter plaatse te gaan o sleping regelen, vervoer naar huis indien nodig o belangen behartigen werknemer (pers, politie, publieke opinie) Informeren naar de feitelijke toedracht van het ongeval o contact met hulpdiensten o informeren naar het nummer van proces-verbaal Communiceren o zaakvoerder informeren zo snel mogelijk de gelegenheid geven om medeleven te tonen in verband met berichtgeving in de pers 5

6 o indien gewenst directe omgeving van de betrokken werknemer inlichten: doe dit pas als je echt weet wat er gebeurd is. Zorg voor goede afspraken met politie en hulpdiensten. o binnen het bedrijf communiceren (na overleg met de betrokkene indien mogelijk). In ieder geval de direct leidinggevende moet op de hoogte zijn. Die moet ook zijn rol opnemen. o pers te woord staan of te woord laten staan door zaakvoerder. In de boodschap die je meegeeft aan de pers is het heel belangrijk dat je jouw werknemer steunt. o contact met de verzekeraar (of delegeren) 1 e aangifte: arbeidsongeval / verkeersongeval Wijzen op verantwoordelijkheden binnen bedrijf vanuit het draaiboek o zaakvoerder o leidinggevende 6

7 2. Zaakvoerder Contact met betrokken werknemer en directe omgeving Eén van de belangrijkste to do s voor een zaakvoerder is mee te leven met de betrokken werknemer. Als de betrokken werknemer niet aanspreekbaar is of overleden, is het belangrijk medeleven te tonen aan de directe omgeving van de werknemer. Dat kan een kaartje zijn, een telefoontje, ter plaatse gaan. Hij kan de werknemer laten weten dat de direct leidinggevende de opdracht heeft om contact te houden met werknemer. Te woord staan van de pers Een zwaar ongeval roept, of je het nu wilt of niet, altijd belangstelling op van de media. Voor je het weet, heb je een journalist aan de lijn. Belangrijk is om sober te zijn en de betrokken werknemer uit de schijnwerpers te houden. Grote uitspraken over schuld zijn in deze fase ongewenst. Ook op de dag van het ongeval publiekelijk bezorgd zijn over een snelle terugkeer van de betrokken werknemer is niet gewenst. Wel kun je zeggen dat je hoopt dat je werknemer terug de oude wordt of fysiek er weer helemaal bovenop komt. Uit je communicatie moet blijken dat je in deze tragische situatie het individuele belang van je werknemer vooropstelt. Mandaat ongevalscoördinator ondersteunen Een ongevalscoördinator heeft ook steun nodig. In de eerste plaats omdat hij degene is die het eerst met de emotionele impact op de betrokkene te maken krijgt. De ongevalscoördinator moet ergens zijn hart kunnen luchten. Daarnaast is het belangrijk dat de ongevalscoördinator direct vanaf het begin mandaat krijgt om alle verantwoordelijken binnen het draaiboek te wijzen op hun verantwoordelijkheden. Wat niet? o werknemer verneemt de eerste reactie van zijn werkgever uit de krant! o werkgever geeft in de krant aan dat hij altijd al zijn twijfels had bij deze werknemer. o het bedrijf laat weten dat de economische schade voor het bedrijf enorm is. o het bedrijf hoopt dat de chauffeur snel weer achter het stuur zit. Wat wel? o werkgever benadrukt eerst met de betrokken werknemer te willen praten en staat de pers niet te woord o werkgever houdt zich op de vlakte met betrekking tot schuld en geeft aan dat het ongeval aanleiding geeft om te zien op welke manier de veiligheid nog verbeterd kan worden o het bedrijf betuigt medeleven aanmet de werknemer en zijn familie, vraagt aandacht voor de gevolgen van het veroorzaken van een verkeersongeval o het bedrijf wenst de werknemer volledig herstel toe o Werkgever toont betrokkenheid 7 naar slachtoffers

8 1 dag tot 2 weken na het ongeval (acute fase) Wie? 1. Direct leidinggevende Opvolgen fysieke en emotionele toestand van de werknemer De direct leidinggevende die in normale situaties ook het meeste contact heeft met de werknemer is de meest aangewezen persoon om deze op te volgen, eventueel in overleg met de vertrouwenspersoon. Heel belangrijk is om in het opvolgen het tempo van betrokkene te volgen. Te weinig of teveel vragen stellen, leidt soms tot moeilijkheden, omdat de betrokken werkgever heel gevoelig is, naar aanleiding van het ongeval. In alle communicatie richting de werknemer is de attitude naar de werknemer belangrijk. Hij mag niet de indruk krijgen dat het economisch bedrijfsbelang primeert boven individueel herstel. De re-integratie van de werknemer niet forceren, maar op gepaste wijze vorm geven Elke werknemer reageert anders op een traumatische situatie. Als leidinggevende is het van belang in de eerste weken na het ongeval de nodige flexibiliteit te hebben, om de slaagkans van re-integratie zo groot mogelijk te laten zijn. Het kan bijvoorbeeld heel goed zijn, dat een chauffeur denkt de volgende dag weer te kunnen rijden, maar eenmaal achter het stuur volledig blokkeert. De eerste week is rijden vaak heel moeilijk. Vaak helpt het om eerst deeltijds te beginnen, om tijd en ruimte te maken voor verwerking en reflectie. In dit proces kunnen zowel de arbeidsgeneesheer als de adviserend geneesheer betrokken worden. Voor vervanging zorgen zolang dat nodig is Om extra stress in de organisatie en bij de betrokken werknemer te voorkomen, is het belangrijk de eerste weken na het ongeval zeker, te zoeken naar vervanging. Eventueel kan er tijdelijk ter ondersteuning met 2 man gereden worden, om weer vertrouwen te krijgen in het eigen chauffeursschap. Aandacht voor directe omgeving: familie en collega s In overleg met de betrokken werknemer wordt door de direct leidinggevende contact gehouden met de directe omgeving en wordt met directe collega s gecommuniceerd over de emotionele en fysieke toestand van betrokken werknemer. Ondersteuning vragen aan de ongevalscoördinator of bedrijfspsycholoog Psychologische opvang na een verkeersongeval is vaak geen overbodige luxe, maar probeer zoveel mogelijk op maat van betrokkene te werken en blijf ook bij gebruikmaking van een externe dienst voor de psychologische opvang zelf informeren hoe het gaat! 8

9 Wie? 2. Ongevalscoördinator Opvolgen opvang betrokken werknemer naar aanleiding van het ongeval In de acute fase kan de ongevalscoördinator de rol van vertrouwenspersoon vervullen. Vanuit het eerste contact na het ongeval groeit dat in veel gevallen zo. De ongevalscoördinator is onafhankelijk, respectvol en blijft luisterend oor. Ook de inschatting of psychologische begeleiding nodig is, kan bij de ongevalscoördinator liggen. In de acute fase is de ongevalscoördinator niet langer de hoofdverantwoordelijke voor de goede opvang, maar wordt deze taak overgedragen aan de direct leidinggevende van de betrokken werknemer. De direct leidinggevende krijgt de nodige steun en omkadering, zodat die zich ook gesteund weet in zijn hulpverlenende taak. Betrokkene begeleiden bij het kiezen van een buddy of maatje binnen het bedrijf de taak van de crisismanager is een luisterend oor bieden. Het kan zijn dat daaruit een vertrouwensrelatie groeit en dat er een blijvend opvolgen nodig is. Het kan ook zijn, en dat zal eerder in grotere bedrijven zo zijn, dat er binnen het bedrijf mensen zijn, die beter aangewezen zijn om de rol van luisterend oor/begeleider/ buddy op te nemen. Overdracht praktische zaken naar direct leidinggevende de dag van het ongeval of de dag erna vindt er een gesprek plaats tussen de crisismanager en de direct leidinggevende. In dat gesprek komen aan de orde: o toedracht van het ongeval o toestand van de werknemer o verwachte uitval van werknemer (meestal toch minimum een week) o to do s voor de direct leidinggevende o informatiemoment voor de collega s o praktische stappen naar verzekering en hulpdiensten toe. Steeds dubbel luik van de verzekering voor ogen houden (verkeersongeval en arbeidsongeval). 3. Zaakvoerder Betrokkenheid tonen bij werknemers Een ongeval heeft in een transportbedrijf ook impact op de andere werknemers. Ze hebben het mogelijk zelf al eens meegemaakt en beleven hun eigen ongeval opnieuw. Of ze zijn bang dat het hen op een dag ook kan overkomen. Het is belangrijk dat jij de leidinggevenden binnen je bedrijf ruimte geeft en ruimte laat geven om dergelijke ervaringen en gevoelens te delen. Dat kan bijvoorbeeld door teamoverleg te organiseren (al dan niet professioneel omkaderd). 9

10 Informeren betrokkene over de inhoud van het dossier verzekeringen en/of juridisch dossier Schuld of geen schuld: veroorzakers van verkeersongevallen willen heel graag weten wat er over hen geschreven is in juridische dossiers. De ervaring leert dat werknemers die in opdracht van een werkgever rijden daar niet altijd inzicht in krijgen. Voor een goede verwerking van het ongeval is het echter wel belangrijk inzicht te krijgen in de feiten vermeld in het dossier. De eigen verantwoordelijkheden worden gekaderd in de context van het ongeval. De schuldvraag wordt geobjectiveerd (losgetrokken van de emoties en subjectieve schuld aanvoeling), en wordt daardoor makkelijker om te aanvaarden. Ondersteuning van de werkgever daarbij is heel belangrijk. Een zaakvoerder kan dit natuurlijk delegeren naar een juridische dienst. 10

11 Van 2 weken tot de langere termijn Wie? 1. Direct leidinggevende Let op triggers : situaties die leiden tot vermijden of herbeleven Nieuwe ongevallen, vergelijkbare situaties, of bepaalde data kunnen een stevige impact hebben op betrokkene. Re-integratie regelmatig opvolgen Het is heel goed mogelijk dat de betrokken werknemer op de lange termijn toch een heroriëntatie nodig heeft. Je kunt e voor kiezen om je werknemer daarin te begeleiden en je netwerk van bedrijven (toeleveranciers en afnemers) te gebruiken om de zoektocht naar een nieuwe uitdaging te ondersteunen. Ondersteunen directe collega s Op het moment dat de betrokken werknemer terugkeert naar het werk is het belangrijk om ook oog te hebben voor de directe collega s. Zij weten niet altijd precies hoe te reageren en hebben soms ook nood aan een stimulans of een luisterend oor. Eventueel kan de ongevalscoördinator hierin een stukje ondersteunen. 2. Zaakvoerder Geef ruimte voor compensatie Veroorzakers van ongevallen hebben na kortere of langere tijd vaak behoefte om hun ongeval betekenis te geven. Daarin kun je als bedrijf op verschillende manieren tegemoet komen. Zomaar wat ideeën: o de betrokken medewerker ruimte geven om binnen het bedrijf mee te werken aan preventie o als bedrijf financieel iets doen voor verkeersslachtoffers (belangrijk om werknemer(s) zelf met ideeën te laten komen o de betrokken medewerker tijd geven om zich in te zetten voor slachtoffers of voor lotgenotenwerkingen 3. Ongevalscoördinator Analyse ongeval stimuleren (lessons learned): omzetten in preventie maatregelen 11

12 Niet alle ongevallen kunnen voorkomen worden. Echter, de kansen die het biedt om de veilgheid in het verkeer te beïnvloeden moeten wel worden aangegrepen. Aanpassen draaiboek verkeersongevallen naar aanleiding van ervaringen Elk ongeval is anders, en daarom is het belangrijk ongeveer twee maanden na het ongeval met alle betrokkenen (zaakvoerder, direct leidinggevende, betrokken werknemer, directe collega s en eventueel externe diensten) de aanpak te evalueren en aan te passen indien nodig. 12

13 Wat gebeurt er met een werknemer door een ernstig verkeersongeval? Verkeersongevallen: traumatische gebeurtenissen In de eerste tijd na het ongeval (en dat kan een aantal maanden, een jaar of nog langer zijn) zullen de reacties hevig en intens zijn. De betrokkene wordt heen en weer geslingerd tussen beleven en vermijden. De tijd die dit neemt is persoonlijk en wordt mee bepaald door de context. Onder andere de juridische afhandeling beïnvloedt het verwerkingsproces. Ook de ervaren ondersteuning, het karakter van betrokken werknemer en de gevolgen die het ongeval bij veroorzaker en slachtoffer heeft veroorzaakt. Onmiddellijke na het ongeval. o Schok: neiging tot vluchten, vechten (helpen) of bevriezen. Primaire reacties, waarop je heel weinig invloed kunt uitoefenen. De kans op een goede afloop van het verwerkingsproces wordt groter, naarmate de effectieve primaire reactie past bij de verwachte primaire reactie. Als een chauffeur bijvoorbeeld op voorhand nooit gedacht had een vluchtmisdrijf te plegen en hij rijdt na het veroorzaken van een ongeval in paniek door, kan dat heel traumatisch zijn. o De meeste mensen verwachten dat de wereld controleerbaar is en betrouwbaar. Die veronderstellingen leiden er toe dat chauffeurs zichzelf verwijten beginnen te maken (ook al hebben ze geen schuld) Reacties als : was ik maar vijf minuten later vertrokken of had ik maar beter uitgekeken, hebben daar mee te maken. o Contact met slachtoffer: weten hoe het gaat, de gevolgen van het ongeval weten en je kunnen verontschuldigen naar het slachtoffer of zijn familie is voor veel veroorzakers belangrijk. Hoe verwerken? Verwerken = schommelen tussen herbeleven en vermijden. Beiden zijn nodig voor een goede verwerking. Herbeleven gebeurt door dromen (een steeds weerkerende film in de hoop flarden van feiten te herinneren, en aldus ontbrekende stukken van de puzzel opgelost te krijgen)en door te denken dat er weer iemand oversteekt, door het ongeval tot op het bot te analyseren. Daarom is inzage in het dossier zo enorm belangrijk. Vaak zijn er triggers : een bepaalde plaats, een bepaalde dag, een persoon, een bepaalde geur, een bepaalde situatie. Vermijden gebeurt door bijvoorbeeld in je bed te blijven, niet te gaan werken, medicatie te nemen of te vluchten in drankgebruik. Het is heel moeilijk om een termijn te plakken op het afronden van verwerken. Basis is dat er iets gebeurd is, dat je leven op zijn kop zet. Je kunt het gebeurde niet ongedaan maken en je beleving ervan ook niet. Vergelijk het met de geboorte van een kind: dat is ook een onuitwisbare ervaring. Het is belangrijk om te leren leven met een nieuwe werkelijkheid. Daar moet ook op de werkvloer op een respectvolle manier rekening mee gehouden worden. Schuld Na een ongeval is de schuldvraag vaak heel nadrukkelijk aanwezig. Het is goed dat er regels zijn op basis waarvan de schuld objectief kan worden vastgelegd. Dat is voor veroorzakers en voor 13

14 slachtoffers duidelijk. Alleen het sluit niet altijd aan bij de beleving van schuld. Het komt nog al eens voor dat chauffeurs zonder wettelijke schuld zich toch schuldig voelen aan wat er gebeurd is. Daar is heel moeilijk mee om te gaan, ook in therapie. Een schuldgevoel is heel subjectief en dat kun je niet wegvegen. Inzage in het dossier (de pure feiten) is belangrijk in het proces van aanvaarding. Daarnaast kan het nuttig zijn de negatieve gevoelens van schuld om te werken tot iets positiefs: het ongeval betekenis trachten te geven, bijvoorbeeld door inzet in preventie of door compensatie naar het slachtoffer of inzet voor slachtoffers in zijn algemeen. 14

15 Nuttige links Initiatieven met betrekking tot veilig gedrag in het verkeer Verkeersongevallen en de gevolgen Re-integratie na een verkeersongeval Psychologische ondersteuning na traumatische gebeurtenissen Bemiddeling tussen veroorzakers en slachtoffers Contact met andere veroorzakers van een verkeersongeval 15