Programmaplan. Transformatie sociaal domein. (Projectmatige aanpak)

Transcriptie

1 Programmaplan Transformatie sociaal domein (Projectmatige aanpak) Projectplan Transformatie sociaal domein pagina 1 van 28

2 Projectnaam: Projectleider: Ambtelijk opdrachtgever: Bestuurlijk opdrachtgever: Programma Transformatie sociaal domein D. (Damiët) Groen B. (Beja) Burema Weth. Elisabeth van Oostrum Projectplan Transformatie sociaal domein pagina 2 van 28

3 Dit projectplan Transformatie sociaal domein is goedgekeurd door: Ambtelijk opdrachtgever: Bestuurlijk opdrachtgever: Projectleider: d.d. d.d. d.d. Projectplan Transformatie sociaal domein pagina 3 van 28

4 Inhoud projectplan 1. Inleiding.. pag Doel en resultaten... pag Fasering en aanpak. pag Organisatie en procedure... pag Kosten en baten pag Specifieke plannen... pag Samenvatting beslispunten. pag. 28 Bijlagen (zie separaat document) Organisatorisch : 1. Projectstructuur 2. Processtappen 3. Rollen, taken en verantwoordelijkheden + voorlopige urenraming programmateam(plus) 4. Vaste agenda s stuurgroep, programmateam en programmateam-plus overleggen Inhoudelijk: 5. Wat hebben wij al gedaan in Utrechtse Heuvelrug? 6. Wat is er al besloten en waarover wordt er nog besloten? (Visie, beleidskeuzes, implementatie) Projectplan Transformatie sociaal domein pagina 4 van 28

5 1. Inleiding 1.1 Aanleiding Begin 2013 hebben wij de procesaanpak voor de transities & transformatie van het sociale domein opgesteld (zie de raadsinformatiebrief van februari 2013). Hierin staat beschreven hoe de verschillende decentralisaties vanuit het Rijk: Participatiewet, AWBZ naar Wmo, Jeugdzorg en Passend Onderwijs met elkaar samenhangen en op welke wijze wij de veranderingen in het sociale domein in Utrechtse Heuvelrug integraal oppakken om de benodigde transformatie van het sociale domein vorm te geven. Met dit programmaplan actualiseren wij de procesaanpak naar aanleiding van de landelijke ontwikkelingen en de stand van zaken in Utrechtse Heuvelrug. Wij werken hierin de aanpak en werkzaamheden voor de 2 e helft van 2013 verder uit en geven een doorkijk naar Transities & transformatie Wij werken binnen Utrechtse Heuvelrug aan de transities en de transformatie van het sociale domein. De transities zijn de veranderingen die binnen de verschillende domeinen van jeugd, Wmo, onderwijs en werk en inkomen moeten plaatsvinden, nu de nieuwe taken (decentralisaties) overkomen. Decentralisaties > transities Transitie Participatiewet Participatiewet Transitie AWBZ/Wmo Wmo 2015 Begeleiding (en persoonlijke verzorging) naar gemeenten Transitie Jeugd Jeugdhulp naar gemeenten Passend Onderwijs Wet passend onderwijs 1 augustus 2014: Invoeren zorgplicht schoolbesturen voor leerlingen met een speciale zorgbehoefte Transformatie sociaal domein De transformatie betreft het totale proces van verandering van het sociale domein. In de procesaanpak (februari 2013) beschreven wij de uitgangspunten die we landelijke zien bij de beweging die zich voltrekt in het sociale domein, de transformatie: Participatie & zelfredzaamheid: meetellen en meedoen Meer doen met minder: beperking overheidsuitgaven, innovatie, synergievoordelen behalen Projectplan Transformatie sociaal domein pagina 5 van 28

6 Kanteling van de 2 e lijn naar de 1 e en 0 e lijn: minder druk op individuele voorzieningen, verschuiving naar algemene en collectieve voorzieningen en naar meer eigen kracht van de persoon, het netwerk en de samenleving Veranderende verhoudingen: tussen gemeente, inwoners, organisaties en bedrijfsleven. Inwoners staan centraal en zijn co-creators, gemeente als regisseur en ruimte voor de professional Zelfoplossend vermogen centraal Ondersteuning lokaal: dicht bij de burger Gebiedsgericht werken Vraaggericht werken versus aanbodgericht Maatwerk versus standaardoplossingen Uitgaan van het resultaat Integrale aanpak versus aanpak per leefterrein 1 Gezin 1 plan 1 regisseur Lokaal hanteren wij daarbij de uitgangspunten: Couleur locale van de dorpen inzetten Sociaal domein-breed, integraal werken Lokaal wat kan, regionaal wat niet lokaal kan Meer preventie en lichte zorg, minder zware zorg Samen oplossen, formeel en informeel Kwalitatief goede zorg Keuzevrijheid (PGB/PVB) Programma transformatie en transitie-projecten Binnen Utrechtse Heuvelug hebben we gekozen voor een integrale aanpak van de vernieuwing van het sociale domein. Wij pakken de voorbereiding op de nieuwe taken, de transities AWBZ/Wmo, Participatiewet en Jeugd/ Passend onderwijs gezamenlijk op binnen het Programma Transformatie sociaal domein. Daarmee geven we de vernieuwing zoveel mogelijk sociaal domein-breed vorm. Die zaken die we sociaal domein-breed kunnen oppakken, pakken wij op die wijze op. 1.3 Programmaplan Dit programmaplan beschrijft de werkwijze voor de integrale, sociaal domein-brede aanpak en vormt het werkdocument voor het programmateam en de overige betrokkenen binnen de gemeentelijke organisatie. Omdat landelijke ontwikkelingen snel gaan passen wij het programmaplan half-jaarlijks aan, aan de hand van de dan actuele stand van zaken. Projectplan Transformatie sociaal domein pagina 6 van 28

7 2. Doel en resultaten De programmamanager transformatie sociaal domein heeft als opdracht om ervoor te zorgen dat de nieuwe taken vanuit het Rijk in samenhang worden geïmplementeerd, dat daarbij een transitie (vernieuwing) plaatsvindt binnen de domeinen en dat er vormgegeven wordt aan de transformatie van het gehele sociale domein (zie hoofdstuk 1, transities & transformatie). 2.1 Doel Het in samenhang oppakken van de transities en het vormgeven aan de transformatie/ vernieuwing van het sociale domein. 2.2 Resultaten Resultaat (tot eind 2013) Prestatie-indicator (wat wordt gemeten) Streefwaarde Projectmatige aanpak van het programma Goed afgewogen beleidskeuzes rond Toegang, Innovatie van het aanbod, Inkoop en Verantwoording In hoeverre de projectstructuur staat, alle betrokkenen de juiste rollen pakken en verantwoordelijkheden nemen en samengewerkt wordt aan de gewenste resultaten. Resultaat: programmaplan In hoeverre beleidskeuzes voor toegang, innovatie aanbod, inkoop en verantwoording sociaal domein breed in samenhang zijn gemaakt (voor zo ver mogelijk is op basis van de landelijke stand van zaken van wetgevingstrajecten), samen met betrokkenen en leiden tot de gewenste vernieuwing van het sociale domein. Gezamenlijke aanpak van de vernieuwing van het sociale domein, waarbij iedere betrokken zijn verantwoordelijkheid neemt en zijn/haar bijdrage levert aan het resultaat. Sociaal domein brede opvatting over hoe de toekomstige toegang, aanbod, inkoop en verantwoording moeten worden vormgegeven. Resultaat: integrale beleidskeuzenota/ voortgangsnota sociaal domein Goede communicatie met en participatie van betrokkenen rond het proces van vernieuwing van het sociale domein. In hoeverre met betrokkenen (inwoners, cliënten, professionals, organisaties en het bedrijfsleven) de dialoog is/ wordt aangegaan tijdens het proces van vernieuwing. Goed geïnformeerde en betrokken belanghebbenden bij de vernieuwing van het sociaal domein. Resultaat: communicatie- en Projectplan Transformatie sociaal domein pagina 7 van 28

8 participatieplan en sociaal domein brede bijeenkomsten Doelmatige pilots voor het onderzoeken van de mogelijke vernieuwing binnen het sociale domein. In hoeverre door middel van pilots goed wordt onderzocht hoe de vernieuwing in het sociale domein het beste kan worden vormgegeven. Resultaat: op elkaar afgestemde plannen van aanpak voor de pilots Op elkaar afgestemde pilots die tijdig leiden tot nieuwe inzichten voor de toekomstige vormgeving van het sociale domein. 2.3 Randvoorwaarden Stuurgroep Programmateam Voldoende capaciteit voor het vervullen van de rollen en uitvoeren van de taken Commitment van alle programmaleden voor de rollen, taken en verantwoordelijkheden Programmaplan met opdrachtomschrijving (als leidraad) 2.4 Reikwijdte project Dit project richt zich op het verbinden van de afzonderlijke transities en het gezamenlijk toewerken naar het integraal oppakken van de nieuwe taken en het vormgeven aan de transformatie/ vernieuwing van het sociale domein. Binnen dit project hebben de projectleiders van de afzonderlijke transities de verantwoordelijkheid voor de implementatie van de nieuwe taken binnen hun domein. Projectplan Transformatie sociaal domein pagina 8 van 28

9 3. Fasering en aanpak 3.1 Procestappen in programma transformatie sociaal domein Binnen het project is sprake van enkele opeenvolgende processtappen en enkele structurele activiteiten. Achtereenvolgens vinden inventarisatie, visievorming, beleidskeuzes maken en implementatie plaats. Parallelle sporen zijn: die van vernieuwing (pilots) en communicatie/participatie. Zie bijlage 2. voor onderstaand schema. Projectplan Transformatie sociaal domein pagina 9 van 28

10 Huidige stand van zaken De huidige stand van zaken met betrekking tot de stappen in het proces is als volgt: Afgerond zijn: 1. Inventarisatie 2. Visie Processtappen voor de komende periode zijn: 3. Beleidskeuzes 4. Implementatie/ voorbereiding op de uitvoering Activiteiten die lopen zijn: Vernieuwing (pilots) Communicatie/participatie 3.2 Fasering In onderstaande tabel zijn de processtappen die zijn afgerond grijs gearceerd. Dit programmaplan richt zich op de periode: eind 2013, begin In deze periode worden de beleidskeuzes gemaakt en wordt het implementatieplan opgesteld. Ook de activiteiten die daarna plaatsvinden (implementatie en evaluatie) zijn grijs gearceerd. Nr. Benaming fase Activiteiten Resultaat Datum gereed 1. Voorbereiding - Opstellen procesaanpak transities & transformatie - - Goedgekeurd procesplan - Gereed 2. Inventarisatie - Inventarisatie werk & inkomen - Inventarisatie jeugd - Inventarisatie AWBZ/Wmo 3. Visievorming - Samenwerking RSD - Opstellen nota Kanteling - Opstellen nota Wmo - Opstellen nota Jeugd - Opstellen nota Welzijn - 4. Voorbereiding (2 e fase) - Opstellen programmaplan 2e helft Oprichten stuurgroep - Uitbreiden projectstructuur - Overzicht aantallen nieuwe doelgroepen WWNV - Startfoto jeugd/impressie startfoto (officiële naam nog niet bekend) - Inventarisatie AWBZ/Wmo - Regionale visienota (RSD) - Visienota Kanteling - Visienota Wmo - Regionale visienota Jeugd - Visienota Welzijn - Programmaplan transformatie sociaal domein - Stuurgroep transformatie - Programmateam plus - Gereed, maar verouderd - Gereed okt Gereed - Gereed - Gereed - Gereed - Gereed - Gereed - Gereed - Gereed - Gereed 5. Beleidskeuzes - Beleidskeuzes Toegang, - Beleidskeuzes afgestemd in - Okt/ Nov Projectplan Transformatie sociaal domein pagina 10 van 28

11 Innovatie Aanbod, Inkoop, Monitoring & Verantwoording maken programmateam en stuurgroep - Sociaal domein brede beleidskeuzes in 1 integraal document - Beleidskeuzenota Transformatie sociaal domein - Nov Implementatie voorbereiden - Opstellen integraal implementatieplan - Implementatieplan Transformatie sociaal domein - Feb Pilots - Pilot Servicepunt - Pilot Wijkteam AWBZ/Wmo Driebergen - Pilot Wijkteam sociaal domein Doorn + Maarn-Maarsbergen - Kennis van vraagverheldering, Kanteling en wijkteams voor maken van beleidskeuzes en voorbereiding op de uitvoering - Dec Implementatie/ Uitvoering voorbereiden - Voorbereiden op uitvoering - Ingerichte organisatie voor nieuwe taken 9. Evaluatie - uitvoeren van een evaluatie met (ambt.) opdrachtgever en projectgroep - 1 Jan Evaluatierapport - Feb Een verdere uitwerking van wat wij al hebben gedaan binnen Utrechtse Heuvelrug is opgenomen in bijlage 5. Toelichting op de processtappen Visie In bijlage 6 is opgenomen welke strategische uitgangspunten voor de transities & transformatie zijn geformuleerd in de verschillende visienota s rond jeugd (regionaal), Wmo, Kanteling, welzijn en werk en inkomen (regionaal), welke besluiten er zijn genomen met betrekking tot de strategische kaders voor de transformatie van het sociale domein. Beleidskeuzes In bijlage 6 is ook opgenomen over welke thema s de komende periode keuzes gemaakt gaan worden. We maken zoveel als mogelijk sociaal domein brede keuzes rond: - Toegang - Innovatie van het aanbod/ de ondersteuning - Inkoop Projectplan Transformatie sociaal domein pagina 11 van 28

12 - Verantwoording en monitoring. Zie de bijlage voor de deelthema s. Er wordt in deze fase een lokale beleidskeuzenota sociaal domein opgesteld. Wanneer blijkt dat vanwege de landelijke stand van zaken rond de wetgevingstrajecten (Wmo, Participatiewet, Jeugdwet) sommige beleidskeuzes voor de vernieuwing van het sociale domein nog niet kunnen worden gemaakt, zullen wij in plaats van de beleidskeuzenota een voortgangsrapportage beleidskeuzes aan de raad aanbieden. Op deze wijze kan alle opgedane kennis en kunnen opgedane ervaringen en reeds gemaakte keuzes geborgd worden voor een goede overdracht aan een nieuw college en nieuwe gemeenteraad. Implementatie In bijlage 6 wordt een doorkijk gegeven naar 2014, naar wat er moet worden voorbereid in de implementatiefase. De onderdelen van het integrale implementatieplan worden aangegeven. Dit implementatieplan stellen we voor de transities gezamenlijk op, eind 2013/ begin In 2014 zal vervolgens naar aanleiding van dit plan de uitvoering (van de nieuwe taken vanaf 2015) worden voorbereid. Idealiter is er een jaar tijd om de nieuwe taken te implementeren. Communicatie en participatie Wij zijn vanaf het moment dat de decentralisaties werden aangekondigd bezig met communicatie en participatie over de ontwikkelingen. Eerst werd communicatie en participatie met name per transitie vormgegeven, nu vindt een groot deel van de communicatie en participatie sociaal domein breed plaats. Zie hoofdstuk 6.2 voor een samenvatting van de verschillende communicatie- en participatiesporen en de communicatie/participatie-kalender. Vernieuwing (pilots) Om te onderzoeken hoe het sociale domein er in de toekomst uit kan/moet gaan zien, doen wij meerdere pilots, waarin wij vanuit verschillende perspectieven kijken naar de vernieuwingsmogelijkheden binnen onze gemeente: hoe kunnen wij het sociale domein in de toekomst het beste vormgeven? De pilots die op dit moment lopen richten zich op de toegang: vraagverheldering, de Kanteling en wijkteams. Zie bijlage 6 voor een omschrijving van de pilots: - Servicepunt, vanuit Wmo/welzijn - Wijkteams Driebergen, vanuit transitie AWBZ/Wmo - Wijkteam sociaal domein breed Doorn en Maarn-Maarsbergen, vanuit transitie jeugd. 3.3 Planning lokaal De planningen van de transitie-projecten Participatiewet, AWBZ/Wmo en Jeugd/ Passend Onderwijs hangen af van de landelijke wetgevingstrajecten. Deze planningen worden daarom regelmatig aangepast aan de landelijke planning. Het transformatieproces betreft de lange termijn vernieuwing die moet plaatsvinden en wel zo n 5 tot 10 jaar in beslag zal nemen. Dit proces vindt sowieso plaats en hoewel dit niet direct wordt beïnvloed Projectplan Transformatie sociaal domein pagina 12 van 28

13 door de landelijke wijzigingen, het tempo van de transformatie hangt wel grotendeels af van het tempo van de decentralisaties en de transities die daarbij gaan plaatsvinden. Bestuurlijke planning transformatie sociaal domein Eind 2013 worden twee raadsvoorstellen voorbereid: Regionaal beleidskader jeugd Lokale beleidskeuzenota sociaal domein In het regionale samenwerkingsverband worden de beleidskeuzes rond jeugd(zorg) in grote lijnen uitgewerkt in september/ oktober. In januari zullen alle gemeenteraden in de regio besluiten over deze regionale richtinggevende keuzes. Gemeenten worden gevraagd om lokaal de beleidskeuzes verder uit te werken. Wij doen dat in Utrechtse Heuvelrug zoveel mogelijk sociaal domein breed. Daarom bieden wij in januari 2014 naast de regionale keuzenota transitie jeugd ook de lokale beleidskeuzenota sociaal domein aan de raad aan. Gemeenteraad De bestuurlijke planning voor besluitvorming van de keuzenota s is: Regionale keuzenota jeugd Aanleve rdatum college College Aanleve rdatum raad Cie SL Raad Aug-Nov 22 Nov 3 Dec 11 Dec 13 Jan 30 Jan Lokale beleidskeuzenota sociaal domein Commissie Samenleving Bij de komende commissievergaderingen in 2013 zal iedere maand een presentatie gegeven worden door het programmateam over de stand van zaken van het proces en de inhoudelijke keuzes die in dat stadium gemaakt worden. Aanleve rdatum college College Aanleve r-datum raad Ambtelijke voorbereiding Ambtelijke voorbereiding Presentatie in cie Voorbereiden beleidskeuzes Sept-Nov 11 Nov Raad Voorbereiden beleidskeuzes Nov 2 Dec Keuzenota sociaal domein Nov 22 Nov 3 Dec 11 Dec 13 Jan 30 Jan Projectplan Transformatie sociaal domein pagina 13 van 28

14 Gecombineerde commissievergadering Op 14 november 2013 is een gecombineerde commissievergadering gepland voor de commissie Samenleving en commissie Middelen. Tijdens deze vergadering wordt gesproken over de inhoudelijke keuzes die worden voorbereid en de consequenties daarvan (voor o.a. de keuzes in de regionale samenwerking). Ambteljke planning Er wordt een ambtelijke planning op weekniveau opgesteld voor de transities, transformatie, communicatie en pilots gezamenlijk. Het programmateam beheert deze planning. Hierbij een samenvatting van de planning van half oktober tot de realisatie van de beleidskeuzenota. Week Intern Communicatie/ participatie oktober - Programmateam - Wmo-raad vergadering (16/10) - Meedenkgroep Samenleving (17/10) oktober - Programmateam plus - Stuurgroep 28 okt 1 nov - Programmateam - Sociaal domein brede bijeenkomst Inkoop (29/10) - Raad: RIB transitie jeugd + transitie arrangement (31/10) 4 8 november - Programmateam - Stuurgroep - Concept-regionaal beleidskader jeugd ter bespreking in regio - Startbijeenkomst pilot Wijkteam vanuit jeugd (5/11) november - Programmateam - Meedenkgroep Samenleving (?) - Raadsinformatiebijeenkomst/ brede commissievergadering (14/11) november - Programmateam plus - Aanlevering beleidskeuzenota sociaal domein UH aan college van B&W (22/10) -Aanlevering beleidskeuzenota sociaal domein UH + regionaal beleidsplan transitie Jeugd aan Projectplan Transformatie sociaal domein pagina 14 van 28

15 Wmo-raad (22/10) november -Wmo-raad advies in routing voor college (27/11) December - Behandeling in college (3/12) - Behandeling in college (10/12) - Aanlevering voor raad (11/12) -Extra Wmo-raad vergadering (26/11) -Advisering Wmo-raad op beleidskeuzenota lokaal en regionaal beleidsplan jeugd - Regionale raadsbijeenkomst jeugd - Wmo-raad vergadering (9/12) - Voorbereidingen op de uitvoering/ implementatieplan 3.4 Regionale planningen Er wordt regionaal samengewerkt op de afzonderlijke transities. Zie hoofdstuk 4 voor een beschrijving van deze samenwerking. Hierbij geven wij de regionale planningen weer Participatiewet Okt Nov Dec Startbijeenkomst ambtelijke werkgroep en stuurgroep voor hervatten voorbereidingen Participatiewet Jeugd Afstemmen concept jeugdbeleidsplan met Samenwerkingsverbanden Regionale raadsbijeenkomst jeugd Passend onderwijs Gemeenten ontvangen concept ondersteuningsplannen Po, vo en ref onderwijs Afstemmen concept ondersteuningsplan met Samenwerkingsverbanden Bespreking concept Ondersteuningsplan regio ambtelijk/ directeur samenwerkingsverband Projectplan Transformatie sociaal domein pagina 15 van 28

16 AWBZ/Wmo Verwerken uitkomsten regionale consultatie inkoop sociaal domein Oplevering rapportage innovatieve ideeën inkoop sociaal domein vanuit het perspectief van zorgaanbieders Regionale bijeenkomst specifieke doelgroepen 2014 Participatiewet Jan Feb Mrt April Mei Jeugd Passend onderwijs AWBZ/Wmo Vaststellen jeugdbeleidsplan OOGO (op overeenstemmingsgericht overleg) Overleggen met Vera/Ingrid) Vaststellen ondersteuningsplan in OOGO (op overeenstemmingsgericht overleg) Ondersteuningsplannen moeten voor 1 mei door de schoolbesturen ingediend worden bij de Inspectie van het Onderwijs Projectplan Transformatie sociaal domein pagina 16 van 28

17 4. Organisatie en procedure 4.1 Organogram Vanaf de 2 e helft van 2013 hebben wij onze interne projectstructuur uitgebreid. Er is een stuurgroep opgericht en het programmateam is uitgebreid met een projectondersteuner en een vaste communicatieadviseur. Daarnaast is een programmateam plus opgericht, waarin naast de programmateamleden ook de coördinatoren van de pilots, de projectleider van de woonservicegebieden/ vitale dorpen en de adviseurs rond bedrijfsvoering plaatsnemen. Zie bijlage 1 voor onderstaande projectstructuur. Gemeenteraad College van B&W Stuurgroep Wethouder (bestuurlijk opdrachtgever) -Elisabeth van Oostrum Directeur -Daan van der Sleen Afdelingshoofd MO -Beja Burema Directieteam Managementteam Meedenkgroep Inwoners Cliënten Samenleving Programmamanager Damiët Groen Coordinator Communicatie & Participatie (Erica Klarenbeek) Projectondersteuner Shahrzad Nourozi Programmateam-breed Pilots Pilot-coordinator Wmo -Dick Bart Pilot coordinator AWBZ/Wmo -Willem v/d Hatert Pilot coordinator Jeugd -Frans Hoving/Jolande van der Molen Bedrijfsvoeringsaspecten Coordinator Financiën -(Nader te bepalen) Coordinator Inkoop -Ariadne Biessels Coordinator Dienstverlening -(Nader te bepalen) Coordinator P&O -Romy van Domburg Projectleider transitie AWBZ/Wmo Amerens Brouwer Projectleider Transitie Jeugdhulp/ Passend onderwijs Vera Hermanns Lotje de Jong (per 2014) Projectleider Participatiewet Dick van Rijn Projectleider WSG/Vitale dorpen (Per 2014) Stevien Gardenier Projectgroep transitie AWBZ/Wmo Willem v/d Hatert Thekla den Boer Projectgroep transitive Jeugdhulp/ PO Ingrid Achterberg Katje Merkx Lotje de Jong Projectgroep transitie Participatiewet Marianne Dolman Projectgroep Vitale dorpen (Per 2014) Pilot Servicepunten Pilot AWBZ/Wmo Pilot Wijkteam jeugd Regionale wkgr AWBZ Regionaal project Jeugd RSD samenwerking Boven regionaal project jeugd Regionaal Management Platform Regionale Stuurgroep Transities Projectplan Transformatie sociaal domein pagina 17 van 28

18 We werken met een stuurgroep, een programmateam, programmateam-plus en projectleiders voor de transities en werkgroepen voor de transities. 4.2 Beslissers: stuurgroep Besluiten voor het programma worden genomen in de stuurgroep. Deze bestaat uit: - Wethouder - Directeur - Ambtelijk opdrachtgever, manager - Programmamanager - Programma-ondersteuner Zie bijlage 3 voor de rollen, taken en verantwoordelijkheden van de stuurgroepleden. 4.3 Programmateam, programmateam plus en projectgroepen Het programmateam bestaat uit: - Programmamanager - Projectleiders - Coördinator communicatie/participatie - Projectondersteuner Het programmateam plus bestaat uit: - Programmateamleden - Coördinatoren pilots - Adviseurs bedrijfsvoering - Projectleider WSG/ Vitale dorpen De projectgroepen bestaan uit: - Projectleider transitie - Beleidsadviseurs transities Zie bijlage 3 voor de rollen, taken en verantwoordelijkheden van de programmateam(plus)-leden. 4.4 Overlegstructuur Programmateam(plus) - 1x per week programmateam - 1x per maand programmateam plus Zoveel als mogelijk met een vaste agenda en afsprakenlijst. Terugkoppeling over het programmateam-overleg vindt plaats binnen transitie-werkgroepen. Vervanging wordt altijd geregeld binnen de projecten. Altijd zijn alle disciplines vertegenwoordigd. Stuurgroep - 1x per 2 weken stuurgroep De programmamanager bereidt samen met de ambtelijk opdrachtgever de stuurgroep-overleggen voor. Projectplan Transformatie sociaal domein pagina 18 van 28

19 College/ commissie - incidenteel presentatie/bespreking in college - maandelijks presentatie in commissie Samenleving - incidenteel raadsinformatiebijeenkomst/ gecombineerde commissie vergadering 4.5 Rapportages Ieder programmateam (plus)-overleg heeft zoveel als mogelijk een vaste agenda. Zie hiervoor bijlage 4. Van ieder overleg van de stuurgroep, het programmateam en het programmateam plus wordt een afsprakenlijst opgesteld. Eind 2013 wordt een voortgangsrapportage opgesteld als afsluiting van de fase van de beleidskeuzes en ter voorbereiding op de fase van de implementatie. 4.4 Projectondersteuning Binnen het project wordt een projectondersteuner aangesteld. De ondersteuningswerkzaamheden zijn: - Agenda/ afsprakenlijsten programmateam- en stuugroepoverleggen - Beheer en aanpassing planning - Organiseren overleggen/ afspraken plannen - Organisatorische zaken intern (ICT, website, mappenstructuur) - Beheer informatiedossier raad - Ondersteunen bij uitwerken programmaplan - Ondersteunen bij uitwerken nota s - Ondersteuning bij communicatie/participatie o Bijeenkomsten organiseren o Communicatie uitingen media o Communicatie raad/ commissie, voorbereiden presentaties Organisatorische zaken - We werken gemeente-breed in 1 map transformatie sociaal domein op de algemene schijf bij projecten - De projectondersteuner beheert de map-structuur 4.5 Meedenkgroep samenleving Wij hebben een meedenkgroep vanuit de samenleving opgericht, waarin inwoners, cliënten, kerken, verenigingen etc. worden vertegenwoordigd en waarmee wij in dialoog gaan over de veranderingen binnen het sociale domein tijdens de voorbereidingsperiode van de transities (tot 2015). Het eerste overleg van de sociaal domein brede meedenkgroep vond plaats op 17 oktober en betrof de afstemming over beleidskeuzes rond kwaliteit van ondersteuning, keuzevrijheid, slimmer organiseren van het aanbod en 1 gezin- 1 plan- 1 regisseur. De tweede bijeenkomst vindt plaats in november, voor de aanleverdatum van de beleidskeuzenota, zodat de input vanuit dit 2e meedenkgroep-overleg ook nog kan worden meegenomen in de nota. Projectplan Transformatie sociaal domein pagina 19 van 28

20 4.6 Rol gemeenteraad De gemeenteraad stelt de kaders voor de transities en de transformatie, zij geeft richting aan de vernieuwing in het sociale domein. Middels verschillende visie-nota s heeft de gemeenteraad kaders gesteld binnen het sociale domein. De uitgangspunten geven de richting waarbinnen het programmateam werkt aan de transities en transformatie. De gemeenteraad stelt het regionale beleidskader jeugd vast en besluit over de lokale uitwerking: de beleidskeuzenota sociaal domein Utrechtse Heuvelrug. 4.7 Regionale samenwerking Naast de projecten rond de transities AWBZ/Wmo, Participatiewet en Jeugd/Passend Onderwijs binnen ons lokale Programma, wordt ook regionaal aan de verschillende transities gewerkt Stuurgroep transities De portefeuillehouders die het DB voor de regionale sociale dienst vormen (van gemeenten Zeist, De Bilt, Bunnik, Wijk bij Duurstede en Utrechtse Heuvelrug), vormen samen ook de stuurgroep transities. Zij geven overleggen 3-wekelijks en geven regionaal richting en sturing aan de verschillende transities Regionaal Management Platform RMP De managers sociaal domein uit de gemeenten Zeist, De Bilt, Bunnik, Wijk bij Duurstede en Utrechtse Heuvelrug vormen samen het RMP. Zijn bewaken op regionaal niveau het proces rond de transities & transformatie van het sociaal domein. Cor Grasmeijer (Bunnik) is voorzitter van het RMP Transitie AWBZ/Wmo, Jeugd, Passend Onderwijs en Participatiewet Transitie Jeugd De samenwerking rond de transitie Jeugd is zowel regionaal als boven-regionaal georganiseerd. Bovenregionaal is Jan Burger (Wijk bij Duurstede) op bestuurlijk niveau afgevaardigde namens de regio Zuid Oost Utrecht. Ambtelijk is Mascha Heemskerk (Wijk bij Duurstede) afgevaardigde namens de regio. Het regionale bestuurlijke overleg over o.a. de transitie jeugd vindt 3-wekelijks plaats. Herman Mittendorff (De Bilt) is regionaal bestuurlijk trekker van de transitie jeugd. Regionaal procesleider transitie jeugdzorg is Machteld Koelewijn. Zij is voorzitter van het regionaal beleidsoverleg transitie jeugd en is aanwezig bij het RMP en bestuurlijk overleg transities. Projectplan Transformatie sociaal domein pagina 20 van 28

21 Vanuit de transitie jeugd is een regionaal overleg financiën en een regionaal overleg communicatie gestart, waaraan de financieel- en communicatieadviseurs van de gemeenten deelnemen. Transitie AWBZ/Wmo De projectleiders voor de transitie AWBZ/Wmo uit Zeist, de Bilt, Bunnik, Wijk bij Duurstede en Utrechtse Heuvelrug vormen het ambtelijk overleg rond de transitie. Zij delen kennis en bereiden specifieke thema s (inkoop, vervoer, dagbesteding, specifieke doelgroepen) gezamenlijk voor. Transitie Participatiewet In afwachting van de bestuurlijke samenwerking regionaal rond de Participatiewet ligt de ambtelijke werkgroep voor de transitie voorlopig stil. Er wordt eind oktober gesproken over hervatting van de regionale samenwerking rond de Participatiewet. Regionaal overleg programmamanagers 3D (transformatie sociaal domein) 7 Oktober is het ambtelijk overleg tussen de programmamanagers van de transformatie van het sociale domein uit Zeist, de Bilt, Bunnik, Wijk bij Duurstede en Utrechtse Heuvelrug gestart. Projectplan Transformatie sociaal domein pagina 21 van 28

22 5. Kosten en baten Begroting Programmateam sociaal domein Voor het programma van de vernieuwing van het sociaal domein worden in 2013 en 2014 kosten gemaakt voor de inzet van (externe) medewerkers en voor de verschillende communicatie-uitingen binnen de transities en het totale programma. Onderstaande posten worden eind 2013 vertaald in een projectbegroting voor Deze projectbegroting volgt. Inzet/ activiteit 2014 Toelichting Tarief Begrote uren Begrote kosten Programmateam transformatie Programmamanager Communicatieadviseur Projectondersteuning Advies/ expertise inkoop en aanbesteding Pilot Servicepunten Sociale kaart Communicatie en participatie Bedrijfsvoering voorbereidingen Opleidingen/ congressen medewerkers 2 Dagen per week 2 Dagen per week 2 Dagen per week 1 Dag per week Kosten eventuele fysieke locaties Kosten opleiding Servicepuntmedewerkers voor AWBZ-doelgroep Kosten ICT ondersteuning website/tel Kosten website sociale kaart gedekt? Media-uitingen inwoners communicatie Bijeenkomsten sociaal domein 4 x ICT systeem, uitbouw Wmo-ned Projectleiders Transitie Jeugd Advies/expertise transitie jeugdzorg Aanvullende capaciteit CJG- 1 Dag per week 2 Dagen per week Projectplan Transformatie sociaal domein pagina 22 van 28

23 coördinator Pilot Wijkteam jeugd/ breed Pilot-coördinator Vergoedingen per gesprek? Transitie AWBZ/Wmo Investering begeleid wonen en extra zorg Pilot Wijkteam AWBZ/Wmo Ihkv overlast kwetsbare groepen Pilot-coördinator 4 uur per week + 25 uur voorbereiding + 25 uur afronding & rapportage Vergoedingen per gesprek? Dekking Op basis van de mei- en septembercirculaires wordt aangegeven welke budgetten voor de invoering van de nieuwe taken beschikbaar zijn, welke de dekking vormen voor de programmabegroting. Tegelijk met de projectbegroting voor 2014 volgt een overzicht van de dekkingsmiddelen. Invoeringsbudget transitie jeugd Invoeringsbudget transitie AWBZ/Wmo CJG-gelden (wordt bekend bij sept. circulaire) Projectplan Transformatie sociaal domein pagina 23 van 28

24 6. Specifieke plannen 6.1 Omgevingsanalyse Krachtenveld Zie de procesaanpak transities & transformatie sociaal domein (februari 2013) voor een overzicht van het krachtenveld. 6.2 Communicatie/participatie Communicatie-/ participatieplan In de procesaanpak transities & transformatie sociaal domein (februari 2013) is beschreven langs welke sporen wij de communicatie en participatie vormgeven. In dit programmaplan geven wij nog kort die sporen weer. In oktober en november wordt het communicatie- en participatieplan opgesteld voor Hierin wordt een terugblik gegeven naar de communicatie en particioatie rond de transities en transformatie tot nu toe, de nog geplande activiteiten voor 2013 worden weergegeven en er wordt een doorkijk gegeven naar onze communiactie- en participatiestrategie voor Uitgebreide informatie over communicatie en participatie is daarom te vinden in dot plan dat uiteralijk 22 november gereed is. Hierbij een samenvatting van deze verschillende communicatie- en participatiesporen: Dialoog betrokkenen sociaal domein Wij organise(e)r(d)en in 2013 een reeks van sociaal domein brede bijeenkomsten voor alle betrokkenen bij de transities en transformatie om met hen in gesprek te gaan over de verschillende (beleids)keuzes die wij moeten maken dit jaar. Bijeenkomst 1 over het thema Toegang (waar komen inwoners straks terecht met hun vraag) vond plaats in juni. Bijeenkomst 2 over de Innovatie van het aanbod/ de ondersteuning vond in september plaats. Bijeenkomst 3 over Inkoop wordt in oktober georganiseerd. Bijeenkomst 4 over Monitoring en Verantwoording volgt eind 2013 of begin Dialoog inwoners en cliënten Binnen de projecten van de verschillende transities zijn wij al ruim 1,5 jaar in gesprek met cliënten, inwoners en cliëntvertegenwoordigers over de nieuwe taken en de veranderingen. Wij spreken hier ook over met onze adviesraden (Wmo en Platform mensen met een functiebeperking) en cliëntenraden (WWB). In het kader van de transitie Jeugd en Passend onderwijs stemmen wij af met de Jongerenraad. Om structureel met de inwoners, de cliënten en de samenleving in dialoog te gaan, zijn wij daarnaast nu bezig met het oprichten van een meedenkgroep samenleving voor de voorbereiding op de transities en transformatie tot (Zie ook 4.5) Projectplan Transformatie sociaal domein pagina 24 van 28

25 Dialoog professionals/ organisaties Binnen de projecten van de verschillende transities zijn wij ook al ruim 1,5 jaar in gesprek met professionals van organisaties over de vernieuwing. Zo hebben wij o.a. structureel overleg met het Platform Transitie AWBZ/Wmo, waarin zorgaanbieders, welzijnsorganisaties, vrijwilligersorganisaties, het ZZP-netwerk en kerken vertegenwoordigd zijn. 6.3 Communicatie-/ participatie kalender Oktober November December Transformatie sociaal domein 29 oktober Bijeenkomst inkoop sociaal domein Transitie Jeugd 5 November bijeenkomst jeugd + presentatie wijkteam Regionale raadsbijeenkomst jeugd Transitie AWBZ/Wmo Platform overleg transitie AWBZ/Wmo Platform overleg transitie AWBZ/Wmo Transitie Participatiewet Risicoparagraaf Omschrijving Kans Gevolg (groot, middel, klein) Te nemen maatregel Tijd/ planning Het niet op tijd opleveren van Middel Groot Goede schatting totale tijd per de programmaresultaten activiteit en per fase Door wie Strakke programmabeheersing en planning Programmamanager Programmamanager Projectplan Transformatie sociaal domein pagina 25 van 28

26 Goede verdeling van de taken en verantwoordelijkheden Ambtelijk opdrachtgever Overlegstructuur (vroeg signalering van stagnerende processen) Verschillende fases van de transitieprojecten lopen niet gelijk op, wat een brede aanpak bemoeilijkt Middel Groot Intensief contact met en tussen de verschillende projecten Zorgen voor informatieoverdracht door overlapping in overlegstructuren Vertraging en verandering in het landelijk wetgevingstrajecten Groot Middel - Onvoldoende capaciteit medewerkers Het vrijmaken van medewerkers door leidinggevenden Ambtelijk opdrachtgever Planning en inzicht in capaciteitsvraag Financiën Niet beschikbaar komen van programmabudget 2013/ 2014 Middel Groot Centraal inzicht in kosten Tijdige reserveren budgetten Ambtelijk opdrachtgever Overschrijding programmabudget Klein Middel Centraal inzicht in uitgaven Programmamanager Programmamanager Programmamanager Programmamanager Programmamanager Programmamanager Mandaat budget bij ambtelijk opdrachtgever Ambtelijk opdrachtgever Projectplan Transformatie sociaal domein pagina 26 van 28

27 Kwaliteit Onvoldoende (toegang tot) informatie Middel Middel Investeren in relatie met betrokken partijen (instellingen, cliënten, etc.) Beheren en structureren van informatie Sturing Onduidelijkheid over sturing binnen het project Vastleggen wie welke informatie moet geven en wie welke informatie moet krijgen Opstellen projectstructuur Programmateamleden Programmaondersteuner Programmamanager Programmamanager Overeenstemming/akkoord op de sturing binnen het project Stuurgroep Duidelijke verdeling taken en bevoegdheden. Ambtelijk opdrachtgever Gedurende het proces structurele terugkoppeling/ evaluatie m.b.t. sturing en verantwoordelijkheden Stuurgroep/ Programmateam Projectplan Transformatie sociaal domein pagina 27 van 28

28 7. Samenvatting beslispunten programmaplan Inleiding Akkoord met programma transformatie sociaal domein benoemen als project in het kader van projectmatig werken Doel en resultaten Akkoord met doel en resultaten Akkoord met de reikwijdte van het project Fasering en aanpak Akkoord met processtappen binnen het programma transformatie sociaal domein Akkoord met de planning voor de twee raadsvoorstellen: Regionaal beleidskader transitie jeugd (januari 2014) Lokale beleidskeuzenota sociaal domein (januari 2014) Organisatie en procedure Akkoord met projectstructuur Akkoord met oprichten stuurgroep Akkoord met overlegstructuur Akkoord met programmamanager 4 dagen per week beschikbaar (tot eind 2013, daarna evaluatie) Akkoord met projectleiders 3 dagen per week beschikbaar Akkoord met projectondersteuning 2 dagen per week beschikbaar Akkoord met coördinator communicatie/ participatie 1,5 dag per week beschikbaar Kosten en baten Akkoord met de posten voor de (op te stellen) projectbegroting voor 2014 Specifieke plannen Akkoord met communicatie aanpak Akkoord met omschrijving risico s en beheersmaatregelen Bijlage 3 Rollen, taken en verantwoordelijkheden Akkoord met taken, rollen en verantwoordelijkheden Projectplan Transformatie sociaal domein pagina 28 van 28