Visiedocument Traumacentrum UMCG

Transcriptie

1 Visiedocument Traumacentrum UMCG Afdeling Chirurgie Versie: 4 Datum: 4 april 2006 Pagina

2 Inhoudsopgave: SAMENVATTING 3 1. INLEIDING EN PROBLEEMSTELLING INLEIDING PROBLEEMSTELLING LEESWIJZER 5 2. VISIE VAN HET TRAUMACENTRUM UMCG DEFINITIE TRAUMACENTRUM EN DE VISIE HET CENTRUM DE UITWERKING IN VERANTWOORDELIJKHEDEN MIDDELEN EN CONTRACTERING 7 3. EEN EERSTE UITWERKING OP HOOFDLIJNEN LEVEREN VAN INTEGRALE HOOGWAARDIGE TRAUMAZORG DOOR CONCENTRATIE CONCENTRATIE EN ZORGPADEN REGIEFUNCTIE VAN HET CENTRUM COMMUNICATIEPLAN OVERIGE AANDACHTSPUNTEN 9 4. HOOFDLIJNEN VAN HET VERANDERTRAJECT KEUZE TUSSEN VERANDERSTRATEGIEËN VERANDERAANPAK VERANDERSTRUCTUUR VOORTGANG EN PLANNING 11 Pagina

3 Samenvatting De huidige duale bestuurlijke inbedding van het traumacentrum in het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) is belemmerend gebleken voor het leveren van geïntegreerde, gespecialiseerde traumazorg. Dit geldt zowel voor de te leveren zorg in de eigen instelling als mede in de keten van zorgverleners voor klinische traumapatiënten waarbij het UMCG gespecialiseerde, traumatologische zorg ( diagnose, behandeling en verzorging) levert. De losse onderdelen van het traumacentrum, zoals de prehospitale dienstverlening en de helivoorziening, functioneren echter goed. Daarnaast zijn de taken die de minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) bij de aanwijzing aan de traumacentra heeft opgedragen, tot op heden niet volledig ingevuld. Dit geldt met name voor de regie over regionaal traumazorgnetwerk (waaronder categorisering ziekenhuizen, verdelingssystematiek, regionaal registratiesysteem) en voor de opzet van een regionaal werkend kenniscentrum. Door een eenduidige inbedding en aansturing onder de integrale verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd Chirurgie wordt de beschreven ambitie waargemaakt en voldaan aan de eisen van de minister van VWS. De verandering van de huidige situatie wordt via een verandertraject vormgegeven. Belangrijke waarden bij het verandertraject zijn integrale zorgverlening (intern), ketenzorg (extern), samenwerking en expertise delen. Pagina

4 1. Inleiding en probleemstelling 1.1 Inleiding In 1999 zijn tien traumacentra in Nederland aangewezen door de minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) om de kwaliteit van de opvang, behandeling en zorg voor (poly)traumapatiënten te waarborgen en waar mogelijk te verbeteren. Het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) is voor de traumaregio Noord Nederland aangewezen als traumacentrum 1 voor de coördinatie en ondersteuning van activiteiten met betrekking tot traumazorg. Belangrijkste uitgangspunten van een traumacentrum zijn: Traumazorg is ketenzorg; het Traumacentrum UMCG is met de ketenpartners 2 gezamenlijk verantwoordelijk voor goede zorg aan traumapatiënten, van de eerste opvang op de plaats van het ongeval tot en met het revalidatieproces van de patiënt; Het traumacentrum heeft een regiefunctie ten aanzien van het traumazorgnetwerk, met als doel snelle en doeltreffende opvang en vervoer van traumapatiënten -direct- naar het meest geschikte ziekenhuis. De volledige lijst van uitgangspunten is als bijlage (1) opgenomen in dit document. Het traumacentrum bestaat uit diverse deelgebieden zoals: Interne organisatie die (poly)traumapatiënten opvangt en behandelt voor de traumaregio Noord Nederland (Groningen, Friesland, Drenthe, Noordoost Overijssel); Medisch Mobiel Team (MMT) met helikoptervoorziening; Organisatie die de bijzondere taken van het traumacentrum voor haar rekening neemt. Deze onderdelen dienen op elkaar afgestemd te worden, maar afzonderlijke coördinatie op de verschillende deelgebieden is mogelijk. De eisen die worden gesteld aan deze deelgebieden zijn in de Beleidsvisie Traumazorg 3 omschreven en gelden als kader bij de uitwerking van dit document. Naast de Beleidsvisie Traumazorg wordt ook het Ontwikkelingsplan traumacentrum en helivoorziening in het AZG 4 als brondocument gebruikt. Daarnaast fungeren de aanwijzingsbrief Traumacentrum AZG van de minister van VWS van 22 oktober 1999, de eisen die gesteld worden aan de MMTleden van 27 april 1999, Traumazorg in Transitie- Evaluatie beleidsvisie traumazorg 2004 (CvZ) mede als brondocumenten. 1 De naamgeving traumacentrum is bij de toewijzing door de minister aangereikt, voor de eenduidigheid zal in dit document dezelfde naamgeving gehanteerd worden. Dit kan eveneens gelezen worden als trauma-expertisecentrum. 2 Ziekenhuizen, ambulancediensten, traumacentra, revalidatieklinieken, Centrale Post Ambulancevervoer (CPA) en de Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (GHOR). 3 Beleidsvisie Traumazorg van 12 oktober 1998 van het ministerie VWS. 4 Op 21 juli 1999 verzonden aan de minister van VWS met als doel aangewezen te worden als traumacentrum. Pagina

5 1.2 Probleemstelling Voorwaarde voor het goed functioneren van het traumacentrum als geheel is een eenduidige, geïntegreerde koers over geïntegreerde zorgverlening op het vlak van traumatologie vanuit het UMCG ten aanzien van de inzet van het MMT, de behandeling en verzorging van polytraumapatiënten alsmede de bijzondere taken 5 die zijn opgedragen door de minister van VWS bij aanwijzing. Met name van eenduidige aansturing van het traumacentrum op de keten van de traumazorgverlening (administratief, financieel en inhoudelijk) is nog geen sprake. De losse onderdelen van het traumacentrum, zoals de prehospitale dienstverlening en de behandeling van polytraumapatiënten, functioneren echter goed. Aanvankelijk is er gekozen voor een projectstructuur met deelname vanuit de afdelingen Anesthesiologie en Chirurgie, de zorgfaciliteit CSO en de Noordelijke ambulancediensten. In 2003 ging het traumacentrum van de projectfase over in een meer definitieve duale inbedding (afdeling Anesthesiologie en directoraat Zorgfaciliteiten) binnen het UMCG. Er is toen gekozen voor een structuur waarbij de medische zorg en coördinatie van het MMT bij de afdeling Anesthesiologie is belegd. De verpleegkundige zorg is ondergebracht bij de zorgfaciliteit CSO; de chauffeurs/helicopter Landing Officers (HLO) zijn gedetacheerd bij de afdeling Anesthesiologie en ressorteren onder de operationele en functionele verantwoordelijkheid van de medisch coördinator MMT. De overige taken, alsmede de bijzondere taken, werden ondergebracht bij de medisch coördinator van het traumacentrum met de directeur Zorgfaciliteiten als eindverantwoordelijke. Naast het ontbreken van een eenduidige aansturing, blijft de ontwikkeling van de bijzondere taken, zoals de categorisering van de 14 ziekenhuizen in de regio, de verdelingssystematiek van klinisch op te nemen traumapatiënten in de regio en de regionale registratie van die patiënten, van het traumacentrum achter. Hierdoor wordt het aanbieden van geïntegreerde traumazorg binnen en buiten de muren van het UMCG belemmerd. Dit is de inzet van de verandering beschreven in deze notitie. 1.3 Leeswijzer Allereerst komen de aanleiding en probleemstelling in hoofdstuk 1 naar voren. In hoofdstuk 2 wordt de visie op het Traumacentrum UMCG en de daarbij behorende ambities op hoofdlijnen beschreven. Een eerste uitwerking op hoofdlijnen wordt in hoofdstuk 3 beschreven. In hoofdstuk 4 komt het verandertraject aan de orde. 5 Categorisering, verdelingssystematiek, regionaal registratiesysteem, kenniscentrum. Pagina

6 2. Visie van het Traumacentrum UMCG 2.1 Definitie traumacentrum en de visie Definitie Het traumacentrum is een (academisch) centrum waar topreferente patiëntenzorg, excellent wetenschappelijk onderzoek en inspirerend onderwijs en opleiding op het gebied van Traumazorg samengaan De visie Het traumacentrum levert integrale ketenzorg van hoogwaardige kwaliteit aan traumapatiënten, vanaf de eerste opvang op de plaats van het ongeval tot en met het revalidatieproces van de patiënt. Belangrijke waarden zijn dus integrale zorgverlening (intern), ketenzorg (extern), samenwerking en expertise delen. Het Traumacentrum UMCG heeft de ambitie een (expertise) centrum van zorg voor polytraumapatiënten, patiënten met schedelhersenletsel en/of ernstige geïsoleerde letsels te zijn. Het Traumacentrum UMCG vervult als regisseur en middels samenwerking met partners een centrale rol bij de totstandkoming van een traumazorgnetwerk in de traumaregio Noord Nederland. Het traumazorgnetwerk beoogt snelle en doeltreffende opvang en vervoer van traumapatiënten naar het meest geschikte ziekenhuis, zodanig dat de medische mogelijkheden en beschikbare capaciteit optimaal benut worden. Het traumacentrum geeft vorm aan een kennis- en consultatiecentrum voor gezondheidszorginstellingen, hulpverleners en organisaties in de gezondheidszorg. 2.2 Het centrum Om de in de visie genoemde integrale ketenzorg van hoogwaardige kwaliteit aan traumapatiënten te kunnen leveren wordt de oplossing voor de organisatievorm en structuur gevonden in het centrum. Het centrum is hier nadrukkelijk een optelling van een beheersvorm en een netwerkvorm. Deze vorm doet recht aan de noodzakelijk wederkerige, complexe wijze van interactie tussen alle betrokken professionele groepen enerzijds en de eenduidige sturing ten behoeve van de middelen en de daarbij behorende capaciteit die daarbij mede noodzakelijk is, anderzijds. Pagina

7 Het centrum dient extern als platform voor inhoudelijk overleg en afstemming met de samenwerkingspartners op het gebied van traumazorg en intern als lijn voor het leveren van geïntegreerde traumazorg alsmede de beheersmatige controle op de geoormerkte middelen en capaciteiten. Het centrum wordt beoordeeld door de samenwerkingspartners in de regio maar ook direct door het ministerie van VWS. Door de laatst genoemde op de naleving van geformuleerde capaciteits- en kwaliteitseisen. 2.3 De uitwerking in verantwoordelijkheden Het traumacentrum wordt ondergebracht onder de integrale verantwoordelijkheid van de afdeling Chirurgie. Het afdelingshoofd Chirurgie is de professionele en beheersmatige eindverantwoordelijke van het traumacentrum. Daaronder zal het traumacentrum worden aangestuurd door een manager. Deze manager geeft uitvoering aan het beleid van het traumacentrum. De manager wordt aangesteld bij de afdeling Chirurgie. De manager wordt ondersteund door drie te benoemen coördinatoren (coördinator traumatologie, coördinator prehospitale dienstverlening en coördinator traumaregio). De coördinatoren zijn verantwoordelijk voor het medisch inhoudelijke belied binnen hun aandachtsgebied. De manager van het traumacentrum is verantwoordelijk voor de uitvoering van de volgende hoofdactiviteiten: Opstellen van contracten over de prehospitale dienstverlening met de afdeling Anesthesiologie (Service Level Agreement (SLA)); Zorglogistiek van (poly)traumapatiënten binnen het traumacentrum; Opzetten van een regionaal kenniscentrum traumatologie; Regie over de te maken afspraken tussen ziekenhuizen en andere aanbieders van traumazorg in het kader van het traumazorgnetwerk; Verdeling van (poly)traumapatiënten binnen de regio (Groningen, Friesland, Drenthe, NO Overijssel) op basis van het vastgestelde traumaprofiel en de inhoudelijke focus van de ziekenhuizen; Organiseren van interne en regionale registratie van de MTOS+ gegevens ten behoeve van landelijk overleg; Opzetten van een jaarplanning, begroting en een jaarverantwoording (jaarverslag en interne accountantsverklaring). Zoals eerder beschreven liggen er aan de meeste van de hierboven beschreven activiteiten ministeriële eisen ten grondslag. De eisen zijn beschreven in de notitie Traumazorg van de minister van VWS (1998). Dit vereist speciale maatregelen op het gebied van control. 2.4 Middelen en contractering Het UMCG heeft als aangewezen traumacentrum structurele middelen gekregen voor de prehospitale dienstverlening, de bijzondere taken en de helivoorziening. Deze geoormerkte middelen voor het traumacentrum worden deels aan de afdeling Chirurgie toegewezen. Voor Pagina

8 de preklinische medische en verpleegkundige dienstverlening is een contract in de vorm van een SLA afgesloten met de afdeling Anesthesiologie waarvoor geoormerkte middelen bij hen in beheer zijn gegeven. De middelen voor de behandeling van polytraumapatiënten in het UMCG zijn reeds verdeeld over de behandelend specialismen. 3. Een eerste uitwerking op hoofdlijnen 3.1 Leveren van integrale hoogwaardige traumazorg door concentratie Het UMCG zal de belangrijkste instelling zijn bij het leveren van diagnose, behandeling en verzorging van polytraumapatiënten binnen de traumaregio Noord Nederland. Dit betreft een hoogwaardig, gespecialiseerd en integraal aanbod van traumazorg, gedurende 24 uur per dag en zeven dagen in de week. Het integrale aanbod houdt in dat alle noodzakelijke specialismen simultaan zorg bieden zodat er geen onnodige vertragingen optreden in de diagnose- en behandelfase. Dit voor een optimale zorgverlening aan de patiënt. 3.2 Concentratie en zorgpaden Concentratie van de zorg van polytraumapatiënten in een beperkt aantal traumacentra was één van de beweegredenen van de minister om in 1999 tien traumacentra aan te wijzen. Door de opvang en behandeling van polytraumapatiënten in traumacentra te concentreren, wordt de expertise in die centra namelijk vergroot. Dit weegt zwaarder dan het (beperkte) verlies aan ervaring in de overige ziekenhuizen in de traumaregio die bovendien in het traumazorgsysteem een zekere, tevoren afgesproken, rol zullen blijven houden 6. (In de Verenigde Staten wordt als norm voor de minimale ervaringscurve 50 polytraumapatiënten per specialist per jaar aangehouden). Om aan de kwaliteitseisen te kunnen voldoen kiest het UMCG op inhoudelijke en strategische gronden voor concentratie van polytraumapatiënten in het Traumacentrum UMCG. In verband met de aanwezigheid van een afdeling bijzondere Neurochirurgie zullen ook de traumapatiënten met schedelhersenletsel naar het traumacentrum worden verwezen. De hoogst haalbare effectiviteit met betrekking tot de opleidingsverantwoordelijkheid (in het kader van de vervolgopleidingen tot medisch specialist) wordt door het traumacentrum nagestreefd. Om die reden wenst het traumacentrum met de opleidingsziekenhuizen in de regio tot een verdeling te komen van traumapatiënten met ernstig geïsoleerde extremiteitletsels. Wanneer met de ziekenhuizen in de regio consensus over de verdelingssystematiek bereikt is, wordt een toename van het aantal polytraumapatiënten verwacht. De financiële en logistieke consequenties hiervan dienen tevoren ingeschat te worden, alvorens de afdeling 6 Met zorg verbonden, 1997, nota van de ministeries van VWS en BZK. Pagina

9 Chirurgie een beslissing kan nemen over de beoogde inbedding van het traumacentrum binnen de afdeling Chirurgie. Daarnaast dient bij de uitwerking van het centrum rekening gehouden te worden met de huidige aanwezige behandelcapaciteit binnen het UMCG. Het Traumacentrum UMCG zal zorgpaden ontwikkelen voor traumatologie. Door helderheid te geven over de gekozen zorgpaden kan de onderhandeling met andere ziekenhuizen over de mono letsels vorm krijgen. 3.3 Regiefunctie van het centrum De regiefunctie van het Traumacentrum UMCG is beschreven in de bijzondere taken. Deze taken zijn kort samengevat: Zorgdragen voor een 24 uurs dekking voor polytrauma s in de gehele traumaregio; Categorisering van de 14 ziekenhuizen in de traumaregio; Opzetten van een verdelingssystematiek van de klinisch op te nemen traumapatiënten; Het opzetten en vergaren van regionale data over traumapatiënten; Het initiëren en vormgeven van een regionaal werkend kenniscentrum traumatologie. Het traumacentrum ziet alle betrokkenen in de traumaregio als partner. Voor de regiefunctie van het traumacentrum is het van belang dat in de regio draagvlak gecreëerd wordt. Daartoe dient een bestuurlijke relatie met de regio georganiseerd te worden in de vorm van een regionale adviesraad. Voor het voorzitterschap van de adviesraad gaat de voorkeur uit naar een vertegenwoordiger van een opleidingsziekenhuis uit de regio. 3.4 Communicatieplan Eén van de voorwaarden bij de uitwerking van het centrum is het opstellen van een communicatieplan dat in de veranderaanpak speciale aandacht krijgt. Een communicatieplan helpt bij de gewenste positionering van het Traumacentrum UMCG. Communicatie vormt hierbij een belangrijke en bindende activiteit. 3.5 Overige aandachtspunten Voor de integrale zorg voor (poly)traumapatiënten, waarbij simultaan meerdere specialismen betrokken zijn, dienen protocollen en systemen gedefinieerd te worden. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van de kennis die bij de dienst Arbeid, Veiligheid & Milieu van het UMCG aanwezig is. Voor interne registratie van traumapatiënten is het wenselijk dat hiervoor het Patient Data Management System (PDMS) wordt aangewend. Het komen tot een specifieke accreditatie voor de traumazorg (in Nederland?) verdient aandacht. Pagina

10 De mogelijkheden om te komen tot verregaande samenwerking met het Brandwondencentrum Martiniziekenhuis dienen op termijn onderzocht te worden. 4. Hoofdlijnen van het verandertraject Het verandertraject bestaat uit een keuze tussen de mogelijke veranderstrategieën, het beschrijven van een daarbij passende veranderaanpak en het benoemen van de tijdelijke veranderorganisatie. Deze drie peilers van het verandertraject worden hieronder op hoofdlijnen toegelicht. 4.1 Keuze tussen veranderstrategieën Uit de keuze van een veranderstrategie volgt de dominante drijfveer en actie die nodig is om de ambitie waar te maken. Er kan gekozen worden uit verschillende strategieën. De drie die hier spelen zijn: Een samenwerking- of netwerkstrategie. Met deze strategie is alles gericht op het ontwikkelen van samenwerking op gebieden van inhoud, proces en bestuur; Een positioneringstrategie. Met deze strategie is alle actie gericht op het realiseren van het beeld dat de ander van het Traumacentrum UMCG moet gaan krijgen; Een expertisestrategie. Met deze strategie is alle actie gericht op het zichtbaar maken en uitnutten van de aanwezige expertise binnen het UMCG op het gebied van traumatologie. De activiteiten van de afgelopen drie maanden passen het best bij de samenwerkingstrategie en daarvoor wordt gekozen. 4.2 Veranderaanpak In de veranderaanpak worden de activiteiten die aansluiten op de gekozen strategie op hoofdlijnen beschreven. Voor de samenwerkingstrategie betekent dat: Beschrijven en plotten van de partners in de traumaregio (intern en extern); Ontwerp maken voor de samenhang; Ontwerp maken wie met wie gaat samenwerken en op welk onderwerp (niet iedereen met iedereen); Planning maken; Startbijeenkomst in mei De activiteiten zullen worden beschreven in een projectdocument. Het op te zetten communicatieplan zal daarvan een onderdeel zijn. 4.3 Veranderstructuur De tijdelijke veranderstructuur wordt gevormd door de afdelingen Chirurgie en Anesthesiologie. De stuurgroep wordt ondersteund door een interne (en tijdelijke externe) beleidsmedewerker. Deze stuurgroep kan werkgroepen aan stellen. De stuurgroep zal een projectopdracht opstellen bestaande uit drie delen: Pagina

11 Werk de visie op traumazorg binnen het Traumacentrum UMCG, er vanuit gaande dat dit centrum hiërarchisch en organisatorisch wordt ondergebracht bij de afdeling Chirurgie, in het licht van de gekozen strategie, uit; Houdt daarbij vanaf het begin rekening met de ontwikkelende regiefunctie in de regio (Groningen, Friesland, Drenthe en Noordoost Overijssel) die het traumacentrum conform de aanwijzing van het ministerie van VWS al diende te ontwikkelen; Besteed speciale aandacht aan de communicatie met de partners in de traumaregio. 4.4 Voortgang en planning In een eerste interactieve sessie is het visiedocument Traumacentrum UMCG getoetst bij interne deskundigen, die betrokken zijn bij de primaire opvang van (poly)traumapatiënten; Vervolgens is het document aangepast en wordt het eerst aangeboden aan de betreffende MT s en daarna aan de RvB van het UMCG; Wanneer het document op hoofdlijnen wordt geaccepteerd wordt dit document vervolgens getoetst bij interne deskundigen die verderop in de keten een rol spelen bij de behandeling van (poly)traumapatiënten, bij externe deskundigen en betrokkenen, mei 2005; Het visiedocument zal uiteindelijk onderdeel uitmaken van het bedrijfsplan inzake de positionering en vormgeving van het Traumacentrum UMCG onder integrale verantwoordelijkheid van de afdeling Chirurgie. Behalve een visie op het traumacentrum zal het bedrijfsplan tevens bestaan uit een visie op het capaciteitsbeslag en de financiële kaders. Het resultaat is een document dat de punten van de projectopdracht behandelt en voor de komende drie jaren richting geeft. Pagina