Dep. MOW - BMV Stroomschema Procedure Module 10 - versie 3 1 / 7

Transcriptie

1 Dep. MOW - BMV Stroomschema Procedure Module 10 - versie 3 1 / 7 Startnota Projectnota + Kostenraming - ondertekent module(s) - Minister ondertekent - Budgettaire vastlegging - Uitvoeringsplan - Onteigeningen - Aanbesteding en opvolging van de werken - Uitbetaling subsidie (1ste schijf) - Voorlopige oplevering - Uitbetaling subsidie (2de schijf) - Definitieve oplevering - Eventueel: uitbetaling 3de schijf van de subsidie Evaluatie

2 Dep. MOW - BMV Stroomschema Procedure Module 10 - versie 3 2 / 7 VOORBEREIDING (STARTNOTA) +Dienstkringingenieur (afd. AWV) +Mobiliteitsbegeleider (cel BMV) 1 Voorbespreking / overleg. Afspraken over afbakening van project op kaart en met meterpunten. Overleg over modaliteiten (incl. bespreking toestand van het wegdek, bpa, RUP, rooilijn, riolering, natuurimpact, speciale beschermingszones, enz.). Overleg over aanstelling van de ontwerper. Afd. AWV 2a Nagaan van de nood aan en combinatiemogelijkheid met onderhoud van het wegdek. Evaluatie van de staat van de weg (d.m.v. objectieve behoefteanalyse). In geval van noodzakelijke (structurele) onderhouds- en/of investeringswerken, dit aspect meenemen in latere voorstellen voor opname in driejarenprogramma op basisartikel MH 210 (ESR 7310). of netwerkbeheerder van de riolering 2b Nagaan van de nood aan en combinatiemogelijkheid met rioleringswerken. In geval van aanpassingen of aanleg gescheiden stelsel, subsidie aanvragen bij VMM of Aquafin betrekken. Dit heeft effect op de duur van het project. Indien er een procentueel aandeel van de kosten voor een nieuw aan te leggen RWA-rioolleiding pro rata van het aandeel van het hemelwater dat van de rijbaan afstroomt voor AWV bestaat: later kosten incalculeren bij opmaak driejarenprogramma op basisartikel MH210 (ESR 7310). 3 a raadsbeslissing over het afsluiten van de module. b Effectief aanstellen van ontwerper. In functie van de (tijdelijke) delegatie van bevoegdheden van de bouwheer aan de gemeente (of het studiebureau), bezorgt de gemeente een kopie van de gemeenteraadsbeslissing die voorafgaat aan een kopie van de studieopdracht aan de afd. AWV. Er wordt sterk aangeraden om het bestek voor de aanstelling van het studiebureau in nauw overleg met AWV op te stellen. Tevens houdt het bestek rekening met de indeling van het Model Kostenraming voor module 10. (zie stap 7A1). (initiatiefnemer) in samenspraak met GBC (ook school/scholen) 4 Startnota opmaken. Zie Omzendbrief MOW/2009/2 Invoering en stroomlijning van de werking met startnota s, projectnota s en evaluatienota s. Auditor kan bepaald hebben dat een streefbeeld geldt als startnota als het streefbeeld voldoet aan alle bepalingen van de startnota. Informatief gedeelte van het schoolvervoerplan is onderdeel van startnota (zie moduletekst). GBC Mobiliteitscoördinator (cel BMV) 5 Startnota naar Provinciale Auditcommissie (PAC). GBC vraagt aan cel BMV agendering van de startnota op de PAC. Mobiliteitscoördinator (cel BMV) agendeert. licht toe op PAC. Auditor 6 Conformverklaring van startnota. Auditor kan bijkomende randvoorwaarden opnemen in het auditverslag.

3 Dep. MOW - BMV Stroomschema Procedure Module 10 - versie 3 3 / 7 6 DOSSIERADMINISTRATIE PROJECTNOTA (initiatiefnemer) in samenspraak met GBC (ook school/scholen) 7A1 Projectnota opmaken + Model kostenraming Rekening houdend met: verslag auditor m.b.t. de startnota; eventueel adviezen van actoren, afd. Monumenten en landschappen, afd. Natuur en Bos (beschrijving van de natuurimpact voor bouwaanvraag gebeurt in stap 19); opmerkingen actoren en bevolking, eventueel na informatiebijeenkomst. + afd. AWV Eerste coördinatievergadering met de nutsmaatschappijen. 7B Aanspreekpunt mobiliteitsconvenant (cel BMV) 7C1 Koepelmodule/ moduletekst gaat ter ondertekening naar gemeente. Cel BMV zorgt voor: dossierbeheer; bepaling afbakening project (meterpunten). aanvraag aanmaak historianummer aan afd. AWV. Afd. AWV Het project een historianummer geven. 7D Actieplan van schoolvervoerplan is onderdeel van projectnota (zie moduletekst). Opgelet: In Model Kostenraming is er een opsplitsing in: subsidiebedrag (art. MH 208 (ESR 6351)); onteigeningen langs gewestwegen (art. MH 210 (ESR 7310)); onteigeningen langs gemeenteweg (zie stap 20); aandeel gemeente; aandeel AWV (art MH 210 (ESR 7310)) bij combinatie van werken en indien er kosten rechtstreeks ten laste van het AWV zijn (die dus niet door de gemeente betaald worden). GBC Mobiliteitscoördinator (cel BMV) 7A2 Projectnota naar PAC. + school/scholen 7C2 7C3 raad beslist om module 10 af te sluiten (formele ondertekening van koepelmodule en module) en stelt ontwerper aan. zorgt ervoor dat Module 10 door school/scholen ondertekend wordt. De gemeente kan voor de aanstelling van de ontwerper advies inwinnen bij de afd. AWV. raadsbeslissing + door gemeente en school/scholen ondertekende koepelmodule, inclusief moduletekst + financieringsplan opsturen naar cel BMV. GBC vraagt aan cel BMV agendering van de projectnota op de PAC. Mobiliteitscoördinator (cel BMV) agendeert. licht toe op PAC. Auditor 7A3 Conformverklaring van de projectnota. De PAC beoordeelt de dossiers die haar door de GBC worden voorgelegd op vlak van conformiteit, consistentie en specificiteit. Als het gemeentelijke mobiliteitsplan niet meer conform is, wordt dat expliciet vermeld in het auditverslag. Auditor kan bijkomende randvoorwaarden opnemen in het auditverslag. Cel BMV 8 Koepelmodule en module (samen met het auditverslag over het project) doorsturen naar VVM De Lijn (Centrale Diensten). Er kan al vroeger (na conformverklaring van de startnota) informatie doorgestuurd worden naar VVM De Lijn. VVM De Lijn (Centrale Diensten) 9 Ondertekenen van koepelmodule en moduletekst + opsturen naar cel BMV.

4 Dep. MOW - BMV Stroomschema Procedure Module 10 - versie 3 4 / 7 Cel BMV 10 Dossier verzenden naar afdelingshoofd BMV. Klaarmaken verzending naar afdelingshoofd van BMV (Brussel): Opmaken subsidiebesluit en begeleidende brief voor de minister Model Kostenraming Module 13 wordt op hoofdlijnen (aanwezigheid van alle rubrieken zoals naast de werken zelf, studiekosten, onteigeningen, btw,... en de grootteorde van de bedragen) nagekeken en ondertekend door dienstkringingenieur van AWV; cel BMV kijkt dossier na. 11 Nazicht dossier. Dossier naar Inspectie van Financiën (IF) Het mobiliteitsplan van de gemeente moet conform verklaard zijn vóór de ondertekening door de minister. IF 12 Gunstig advies over het project. Indien ongunstig advies, wordt ofwel een gewijzigd dossier gemaakt en ingediend (zie stap 7A1 7A3); ( ofwel kan een vraag tot overrulen van het IF-advies gesteld aan de minister van Begroting.) Indien geen advies, moet het dossier aangevuld worden. 13 Dossier naar bevoegde minister. Bevoegde minister 14 Ondertekening en terug naar afdelingshoofd BMV. 15 BMV vraagt budgettaire vastlegging op art aan AWV stafdienst. Budgettaire vastlegging op art. MH210 (ESR 7310), in het geval van combinatie met (structurele) onderhouds- en/of investeringswerken aan de rijweg, gebeurt pas later, meer bepaald na de aanbesteding voor onderhoud wegdek. 16 Archivering kopieën bij Eén kopie van de ondertekende koepelmodule, module, begeleidende brief en vastleggingsnummer wordt gearchiveerd in het archief van. Cel BMV 17 Opsturen van alle originelen van koepelmodule en module en vastleggingsnummer naar cel BMV Administratieve opvolging: kopie van dossier (incl. vastleggingsnummer) naar cel Contracten (afd. AWV); origineel van ondertekende koepelmodule en module wordt naar alle actoren gestuurd; kopie van vastleggingsnummer naar: gemeente + dienstkringingenieur (afd. AWV). De originelen (van het subsidiebesluit, de ondertekende koepelmodule, module, begeleidende brief en het vastleggingsnummer) naar het archief van de cel BMV. Een door alle partijen ondertekend origineel van koepelmodule en module naar gemeente en De Lijn (Centrale Diensten). Afd. AWV (dienstkringingenieur) Afd. AWV (Cel Contracten) 18 Afd. AWV begeleidt vanaf nu de gemeente in de projectuitvoering. Cel Contracten neemt vanaf nu administratieve ondersteuning op zich.

5 Dep. MOW - BMV Stroomschema Procedure Module 10 - versie 3 5 / 7 UITVOERING en studiebureau in overleg met dienstkringingenieur (afd. AWV). 19 Uitwerking uitvoeringsplan en overige technische en administratieve modaliteiten, stedenbouwkundige vergunning en eventuele passende beoordeling natuurimpact. Rekening houdend met: inhoud start- en projectnota; verslagen van de auditor; technische randvoorwaarden. Eventueel rekening houden met: opmerkingen bewoners of gebruikers; reacties op infobijeenkomsten na PAC; beoordeling natuurimpact in geval van speciale beschermingszones (o.a. habitat, VEN, ). In principe moet de natuurimpact al meegenomen worden in de projectnota (stap 7A1); de beschrijving (van de natuurimpact) voor de bouwvergunning gebeurt in deze stap. Mobiliteitsbegeleider (cel BMV) is niet meer actief betrokken, maar moet wel betrokken worden als er ingrijpende aanpassingen gebeuren aan het project. Indien nodig wordt het project opnieuw aan de PAC voorgelegd. Er wordt sterk aangeraden om de uitvoeringsplannen en overige documenten in nauw overleg met de dienstkringingenieur van afd. AWV op te stellen. De uitvoeringsplannen dienen conform de dienstorders (en richtlijnen) van AWV opgesteld en genummerd te worden. + Afd. AWV 20 Onteigeningsplan en onteigeningen. of haar studiebureau, in opdracht, maakt het onteigeningsplan. Een door de gemeente ondertekend onteigeningsplan wordt aan AWV overgemaakt t.b.v. het Ministerieel Besluit. Gewest geeft opdracht aan aankoopcomité voor de onteigeningen langs gewestwegen. Voor die onteigeningen is MB noodzakelijk. Voor de onteigeningen aan de gewestweg vraagt afd. AWV MB aan bij de afd. Planning en Coördinatie van AWV (PCO). AWV (PCO) onteigent en betaalt de onteigenden uit (tussenkomst Aankoopcomité). Afd. AWV vraagt bodemattest aan OVAM (bestemd voor Aankoopcomité). De gemeente stelt gronden ter beschikking + gemeente (of studiebureau) bereidt het technische gedeelte van het onteigeningsdossier voor. (bijgestaan door afd. AWV) 21 Aanbesteding en opvolging van de werken. Tweede coördinatievergadering met de nutsmaatschappijen. Bevel tot verplaatsing van de nutsleidingen op te dragen door afd. AWV voor leidingen op het domein van de gewestweg (te betalen door AWV op art. MH207 (ESR 63.31)). De gemeente besteedt de werken aan en treedt op als bouwheer. In geval van (structurele) onderhouds- en/of investeringswerken werken aan de rijweg: gecombineerde aanbesteding met afd. AWV. Tijdens de werken: nodigt de gemeente afd. AWV uit op de overleg- en de werfvergaderingen; laat de gemeente toe dat afd. AWV de werf bezoekt en deelneemt aan het toezicht.

6 Dep. MOW - BMV 21 Stroomschema Procedure Module 10 - versie 3 6 / 7 vraagt aan bij afd. AWV. Dienstkringingenieur (afd. AWV): nazicht. Cel Betalingen (afd. AWV): betaling Cel Contracten (afd. AWV) 22A Uitbetaling van de eerste schijf van de subsidie. bezorgt aan cel Contracten (afd. AWV): 1. kopie ondertekende koepel en module en subsidiebesluit en begeleidende brief; 2. kopie vastleggingsnummer; 3. schuldvordering van de gemeente aan AWV m.b.t. bedrag voor de eerste schijf en met vermelding rekeningnummer; 4. kopie aanstelling studiebureau; 5. kopie studiecontract; 6. kopie ereloonstaten studiekosten + betaalbewijzen; 7. uittreksel notulen schepencollege m.b.t. de gunning van de opdracht aan de aannemer (incl. inschrijvingsprijs deel ten laste Vl. Gewest); 8. kopie van brief m.b.t. de gunning (toewijzing) opdracht aan de aannemer; 9. kopie van de goedgekeurde inschrijving; 10. kopie van de betalingsbewijzen van btw (zowel voor studiebureau als voor aannemer). De eerste schijf bedraagt de studiekosten (100%) en 50% van de kosten van de werken (volgens inschrijvingsprijs van de aannemer), inclusief btw. Cel BMV Dienstkringingenieur (afd. AWV) 22B In geval van ontoereikende kredieten vraagt cel BMV via BMV Programmacoördinatie een kredietverhoging (verhoging van de vastlegging) aan. Afd. AWV en/of gemeente 23 Aanvullend verkeersreglement en verkeersbordendatabank/ ADA stelt nieuwe aanvullend reglement vast en vult verkeersbordendatabank aan voor gemeentewegen. Afd. AWV vult verkeersbordendatabank aan voor gewestwegen en vult de de ADA-databank aan. 24 Voorlopige oplevering. Overdracht beheer aan afd. AWV. Deze aanvraag moet omstandig gemotiveerd worden door de leidende ambtenaar van de gemeente. Nazicht door de dienstkringingenieur van AWV. Cel BMV stelt subsidiebesluit en begeleidende brief op. Deze aanvraag volgt ook de goedkeuringsprocedure BMV => IF => => minister => BMV (zie stap 11 tot 14). Voorlopige oplevering pas na voorafgaandelijk akkoord van afd. AWV. maakt Proces-verbaal over aan afd. AWV en. stuurt de nieuwe plannen van de gerealiseerde toestand naar AWV incl. digitale versies conform de dienstorders (en richtlijnen) van AWV. vraagt aan bij afd. AWV. Uitbetaling van de tweede schijf van de subsidie. Dienstkringingenieur (afd. AWV): nazicht. 25 Cel Betalingen (afd. AWV): betaling Cel Contracten (afd. AWV) bezorgt aan cel Contracten (afd. AWV): schuldvordering van de gemeente aan afd. AWV m.b.t. bedrag voor de tweede (of derde) schijf en met vermelding van het rekeningnummer; kopie van de eindafrekening + de ereloonstaten studiekosten + betalingsbewijzen studiekosten + en andere => gedetailleerde berekening van de schuldvordering met kopie van alle facturen die in aanmerking komen voor subsidie en kopie van het bewijs van betaling van deze facturen; proces-verbaal opgesteld door studiebureau m.b.t. aanvangsdatum en uitvoeringstermijn; de uitgevoerde plannen; verslag van de voorlopige oplevering van de werken; kopie van de facturen; kopie van de betalingen. In geval van ontoereikende kredieten als gevolg van een verhoging van de kostprijs van de werken: stelt de leidend ambtenaar van de gemeente een nota op (met omstandige motivering) voor de aanvraag van kredietverhoging. Deze nota bevat op hoofdlijnen, echter met vermelding van de bedragen per beslissende rubriek, de verantwoording van de verhoging van de kostprijs van het project ten opzichte van het vastgelegde bedrag. De dienstkringingenieur kijkt deze motivatienota na en koppelt desnoods zijn bevindingen terug met de leidend ambtenaar van de gemeente. De cel Contracten van AWV dient de aanvraag in bij. Deze aanvraag bevat ook het subsidiebesluit en het begeleidende schrijven ten aanzien van de minister. Deze aanvraag volgt ook de goedkeuringsprocedure BMV IF minister BMV (stap 11 tot 25, uitgezonderd stap 23). In geval van niet-goedkeuring door IF stuurt het dossier ter verbetering van de verantwoording (s-nota) terug naar de cel Contracten van AWV via het afdelingshoofd van AWV. De leidend ambtenaar van de gemeente past samen met (de cel Contracten van) AWV de verantwoordingsnota aan. Er moet een voorlopig eindafrekeningsdossier opgesteld worden met onder andere de as built-plannen in plaats van de uitvoeringsplannen, PV van voorlopige oplevering, eindstaat der werken en verrekeningen.

7 Dep. MOW - BMV Stroomschema Procedure Module 10 - versie 3 7 / 7 26 Definitieve oplevering na voorafgaandelijk akkoord van afd. AWV. vraagt aan bij afd. AWV. Dienstkringingenieur (afd. AWV): nazicht. Cel Betalingen (afd. AWV): betaling Cel Contracten (afd. AWV) 27 Uitbetaling van eventuele derde schijf van de subsidie. bezorgt aan cel Contracten (afd. AWV): schuldvordering van de gemeente aan afd. AWV m.b.t. bedrag voor de tweede (of derde) schijf en met vermelding van het rekeningnummer; kopie van de eindafrekening + de ereloonstaten studiekosten + betalingsbewijzen studiekosten + en andere => gedetailleerde berekening van de schuldvordering met kopie van alle facturen die in aanmerking komen voor subsidie en kopie van het bewijs van betaling van deze facturen; proces-verbaal opgesteld door studiebureau m.b.t. aanvangsdatum en uitvoeringstermijn; de uitgevoerde plannen; verslag van de definitieve oplevering van de werken; kopie van de facturen; kopie van de betalingen. In het uitzonderlijke geval van ontoereikende kredieten als gevolg van een verhoging van de onderhoudswerken, zie stap 25 (In geval van ontoereikende kredieten ) EVALUATIE in samenspraak met GBC (ook school/scholen) 28 Evaluatie. Praktische toepassing van de evaluatie wordt later toegevoegd.