BEHANDELING AS BUILT DOSSIER

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "BEHANDELING AS BUILT DOSSIER"

Quinten Cools
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 BEHANDELING AS BUILT DOSSIER Revisie STCO ALGEMEEN Het dossier wordt opgesteld en bewaard per opdracht. Sinds 2012 vragen we het dossier digitaal op, met het oog op betere informatiedeling en ruimtegebruik. Het dossier wordt elektronisch verzonden/ter beschikking gesteld (mail, beveiligde gedeelde server of cloud-toepassing, ) of in 3-voud aangeleverd op digitale drager (CD, Deze handleiding omvat enkel de vorm en inhoud van as built-dossier en de overdracht aan team Onderhoud. Het heeft dus geen betrekking op de verdere behandeling van de informatie (bv. de omzetting naar inventaris bestaande toestand). VERANTWOORDELIJKE De opdrachtverantwoordelijke zal binnen DIN de samenstellende bestanddelen bundelen en verdelen. BESTEKSBEPALINGEN AANNEMER EN EXTERN ONTWERPER Om aan de opdrachtverantwoordelijke (of de externe ontwerper) de mogelijkheid te laten het as built - dossier te controleren wordt van de aannemer verwacht dat hij het dossier indient op het einde van de werken (het PV van voorlopige oplevering of weigering ervan dient uiterlijk binnen de 15 dagen na het einde van de werken of na het verzoek van de aannemer te gebeuren zie hiervoor de handleiding einde werken ). In de samenvattende opmetingsstaat voor de werken wordt een afzonderlijke post opgenomen voor het leveren van het as-built dossier (PM). In de besteksbepalingen wordt het volgende opgenomen (staan in de basisbestekken), naargelang het geval : 1.) Interne ontwerper: Het as built-dossier wordt aan de opdrachtgever overgemaakt uiterlijk op de dag waarop de werken effectief worden voltooid (opgelet : dit is niet de dag voor het nazicht met het oog op de voorlopige oplevering van de werken). De opdrachtnemer en de aanbestedende overheid dienen hiervoor m.b.t. coördinatie van documenten (bv. as built plannen waarop de opdrachtnemer zijn schema s of details dient in te tekenen) vanaf de eerste werfvergadering de nodige afspraken te maken. De aannemer zal de op zijn opdracht van toepassing zijnde documenten bezorgen in digitaal formaat, zoals bv.: Departement Logistiek Pagina 1 van 5

2 afvoerattesten afval (erkende verwerking), certificaat en alle aanvoerattesten Het dossier wordt elektronisch verzonden/ter beschikking gesteld (mail, beveiligde 2.) Externe ontwerper, belast met coördinatieopdracht: Het as built-dossier wordt aan de aanbestedende overheid overgemaakt uiterlijk op de dag waarop de werken effectief worden voltooid (opgelet : dit is niet de dag voor het nazicht met het oog op de voorlopige oplevering van de werken). De opdrachtnemer en de ontwerper dienen hiervoor m.b.t. coördinatie van documenten (bv. as built plannen waarop de aannemer zijn schema s of details dient in te tekenen) vanaf de eerste werfvergadering de nodige afspraken te maken. De opdrachtnemer zal de op zijn opdracht van toepassing zijnde documenten bezorgen in digitaal formaat, zoals bv.: afvoerattesten afval (erkende verwerking), certificaat en alle aanvoerattesten Departement Logistiek Pagina 2 van 5

3 Het dossier wordt elektronisch verzonden/ter beschikking gesteld (mail, beveiligde 3.) Externe ontwerper, de ambtenaar voert zelf de coördinatieopdracht uit: Het as built-dossier wordt aan de opdrachtgever overgemaakt uiterlijk op de dag waarop de werken effectief worden voltooid (opgelet : dit is niet de dag voor het nazicht met het oog op de voorlopige oplevering van de werken). De opdrachtnemer, ontwerper en de perso(o)n(en) belast met de coördinatieopdracht dienen hiervoor m.b.t. coördinatie van documenten (as-built plannen waarop de opdrachtnemer zijn schema s of details dient in te tekenen) vanaf de eerste werfvergadering de nodige afspraken te maken. De opdrachtnemer zal de op zijn opdracht van toepassing zijnde documenten bezorgen in digitaal formaat, zoals bv.: afvoerattesten afval (erkende verwerking), certificaat en alle aanvoerattesten Het dossier wordt elektronisch verzonden/ter beschikking gesteld (mail, beveiligde Departement Logistiek Pagina 3 van 5

AANVULLINGEN DOOR DE OPDRACHTVERANTWOORDELIJKE Hij of zij vult de ontvangen gegevens naar eigen inzicht digitaal aan met alle overige relevante documenten die betrekking hebben op de opdracht en die

4 AANVULLINGEN DOOR DE OPDRACHTVERANTWOORDELIJKE Hij of zij vult de ontvangen gegevens naar eigen inzicht digitaal aan met alle overige relevante documenten die betrekking hebben op de opdracht en die niet in het administratief dossier worden bewaard. Opmerkingen: - stalen van materialen (gediend tot goedkeuring op de werf) dienen na de uitvoering niet te worden bewaard; - alle documenten m.b.t. stedenbouwkundige vergunningen ( bv. ook EPB startverklaringen, -aangiftes, ) en worden bewaard bij de dienstbibliotheek en stelselmatig ingescand door de administratie; LOCATIE VAN HET DOSSIER IN SINDALA De verantwoordelijke plaatst het digitaal dossier in de map Opleveringen onder 4.1_as_built VOORLOPIG DOSSIER : OVERDRACHT AAN TEAM ONDERHOUD Overdracht naar het team onderhoud gebeurt in de week na de voorlopige oplevering (met het dossier in de toestand zoals het op de oplevering werd overgemaakt, met eventuele opmerkingenlijst van nog aan te vullen elementen). De sectormedewerkers en Geert worden hierbij uitgenodigd. Met behulp van projector of laptop wordt het dossier dan gezamenlijk overlopen. Keuringsverslagen, indienststellingsverlagen dienen in papieren versie te worden afgegeven (worden nadien door Onderhoud apart geclasseerd). COMPLEET DOSSIER : KENNISGEVING AAN BETROKKENEN Wanneer het dossier compleet is worden team Onderhoud (Geert en sectorverantwoordelijke), Johan Van de Velde (vererking as built plannen) en Stef Cool (asbest en dossierbeheer) hiervan per mail op de hoogte gebracht. OPZOEKEN VAN DOSSIERS Als de complete dossiers overhandigd zijn, komen ze in de overzichtslijst, met een link naar de plaats in Sindala. Overzicht_as_built_bestanden.xls Zie bvb. screenshot: Departement Logistiek Pagina 4 van 5

5 ARCHIVERING De digitale documenten worden uiteraard niet meer naar het papieren archief verzonden. POSTINTERVENTIEDOSSIER VEILIGHEIDSCOORDINATOR Enkel indien het postinterventiedossier relevante, bijkomende informatie wordt die aan het as built dossier toegevoegd. Anders bezorg je deze aan Stef Cool, die het dossier naar het archief overdraagt. Departement Logistiek Pagina 5 van 5

Vergelijkbare documenten

DE MYPROTECT TOOL WORKSHOP VOOR EEN GEMAKKELIJKE DIGITALE VERZEKERINGSADMINISTRATIE VOORAFGAAND: WET PEETERS BORSUS DE TOOL MYPROTECT: HOE KAN IK DIT

DE MYPROTECT TOOL WORKSHOP VOOR EEN GEMAKKELIJKE DIGITALE VERZEKERINGSADMINISTRATIE VOORAFGAAND: WET PEETERS BORSUS PRAKTISCH DE TOOL MYPROTECT: HOE KAN IK DIT OPTIMAAL GEBRUIKEN? WET PEETERS-BORSUS (BS