STAPPENPLAN BOVENLOKAAL FUNCTIONEEL FIETSROUTENETWERK (FIETSFONDS)

Transcriptie

1 PENPLAN BOVENLOKAAL FUNCTIONEEL FIETSROUTENETWERK (FIETSFONDS) Een stappenplan voor lokale besturen bij de aanvraag van provinciale subsidies Bij dit stappenplan Het bovenlokaal functioneel fietsroutenetwerk (of kortweg BFF) is een gemeenten-overschrijdend netwerk van wegen doorheen heel Vlaams-Brabant waarop de provincie goede fietsinfrastructuur wil. Het netwerk verbindt dorpskernen en belangrijke locaties zoals scholen, bedrijventerreinen, ziekenhuizen en stations. Wil uw gemeente fietsinfrastructuur aanleggen of verbeteren op een traject dat tot dit fietsroutenetwerk behoort, dan kunt u daarvoor een beroep doen op subsidies (80% van de aanlegkost). Dit stappenplan gidst u stap voor stap doorheen de aanleg- en subsidieprocedure. U krijgt een overzicht van uw to do s, een afpuntlijst met de te bezorgen documenten, de acties die de provincie onderneemt en de aandachtspunten. Hieronder vindt u ook alle nodige contactinformatie. Dit stappenplan is opgesteld door de dienst Mobiliteit van de Provincie-Vlaams-Brabant. Het is alleen van toepassing voor gemeenten op Vlaams-Brabants grondgebied. Het heeft een informatieve waarde, geen juridische waarde. Over de subsidie De subsidie voor de aanleg van fietsinfrastructuur op het BFF waarvoor dit stappenplan geldt, wordt toegekend op basis van het subsidiereglement Fietsfonds. U kan dit reglement op onze website raadplegen: De subsidies die u binnen dit reglement ontvangt, komen deels van provincie Vlaams-Brabant en deels van het Vlaamse Gewest (Fietsfonds). De aanvraag voor deze subsidies doet u bij de dienst Mobiliteit van de provincie: wij zorgen ervoor dat u ook de Vlaamse subsidies ontvangt. U hoeft dus zelf geen aanvragen of dossiers op te sturen naar het Vlaamse Gewest. Vragen? Voor algemene informatie en voor het doorsturen van dossiers: Provincie Vlaams-Brabant Dienst Mobiliteit Provincieplein 1, 3010 Leuven Tel mobiliteit@vlaamsbrabant.be Uw dossier wordt steeds opgevolgd door een regiowerker of projectmedewerker van de dienst Mobiliteit. Richt uw communicatie zoveel mogelijk aan uw contactpersoon. De regiowerkers: - Regio zuidwest: Sarah Van Geit sarah.vangeit@vlaamsbrabant.be, tel Regio oost: Annelies Janssens annelies.janssens@vlaamsbrabant.be, tel Regio noordwest: Nele Tierens nele.tierens@vlaamsbrabant.be, tel Succes! P.S.: ook voor de aanleg van fietssnelwegen hebben we een stappenplan ter beschikking. Raadpleeg het via onze website: 1

2 1 Stap 1: Komt uw project in aanmerking? Check of uw project in aanmerking komt (7 x = subsidiegerechtigd) Het traject ligt op het bovenlokaal functioneel fietsroutenetwerk (BFF) en ligt niet op een fietssnelweg waarvoor de fietssnelweg-subsidieregeling van toepassing is*. U bent een gemeente of autonoom gemeentelijk overheidsbedrijf. De subsidieerbare kosten zullen meer dan euro (incl. btw) bedragen. De fietsinfrastructuur wordt aangelegd in het openbaar domein (of uw gemeente verkrijgt het gebruiksrecht voor minstens 20 jaar, indien nodig bent u bereid grondinnames te doen). De fietsinfrastructuur wordt niet aangelegd op een gewestweg. Voor fietspaden op gewestwegen kunt u bij het Vlaamse gewest subsidies verkrijgen. Uw gemeente heeft een goedgekeurd mobiliteitsplan. Uw gemeente wil het project volgens de vereiste kwaliteitseisen voor fietsinfrastructuur uitvoeren (vademecum fietsvoorzieningen). Check of uw gemeente/ uw project in aanmerking komt. Mail of bel de provincie met uw plannen of ideeën. Wij denken met u mee! fiets@vlaamsbrabant.be of tel Komt uw gemeente of project niet in aanmerking? Neem contact op met de provincie voor eventuele andere mogelijkheden. Komt uw gemeente of project niet in aanmerking? Neem contact op met de provincie voor eventuele andere mogelijkheden. * Ligt het traject waarop u werken wil uitvoeren op een fietssnelweg? Dan geldt een hogere subsidiëring. Alle informatie over fietssnelwegen en hun subsidieregeling vindt u op 2

3 2 Stap 2: opstart van de studie- en ontwerpopdracht: startnota Uw gemeente stelt een ontwerpbureau aan of voert de ontwerpopdracht zelf uit. Opgelet: het ontwerp moet voldoen aan de kwaliteitseisen voor fietsinfrastructuur uit het Vademecum Fietsvoorzieningen. U vindt dit vademecum op Opmaak van een startnota Een startnota bevat minimaal: de situering en probleemstelling de doelstelling(en) de ruimtelijke en verkeerskundige analyse met de resultaten van verkeers- en fietstellingen de randvoorwaarden (bv. aansluiting op bestaande infrastructuur) de visie van de partners en de actoren de mogelijke oplossingsrichtingen met hun effecten de kostenramingen van de verschillende mogelijkheden de afweging en de keuze van de oplossing en verdere procedure Als u van mening bent dat voor de uitvoering van het project geen redelijke alternatieven aanwezig zijn, mag een unieke verantwoordingsnota worden opgemaakt in plaats van een aparte startnota en projectnota. Indien u toch graag in 2 stappen werkt, dan kan dat uiteraard. Deze keuze voor een unieke verantwoordingsnota of een aparte start- en projectnota moet nadien door de Gemeentelijke Begeleidings Commissie (GBC) bevestigd worden. Goedkeuring startnota Indien nodig: stel een ontwerpbureau aan. Voeg de kwaliteitseisen voor fietssnelwegen toe aan uw bestek. Indien nodig, maak de startnota op. Organiseer een Gemeentelijke Begeleidings Commissie (GBC) om de startnota voor te leggen. De aanwezigheid van de provincie is vereist. Indien er een consensus is tussen de leden van de GBC vraagt u een advies aan de kwaliteitsadviseur. Dit advies moet gunstig zijn om naar de volgende stap te kunnen overgaan. U vraagt dit advies aan via rmcvlaamsbrabant@mow.vlaanderen.be. Stuur volgende documenten mee: de definitieve startnota het verslag van de GBC Organiseer een GBC voor de goedkeuring van de startnota. Nodig de provincie hierop uit. Vraag een advies aan de kwaliteitsadviseur. Of vraag het Vlaams Gewest om een RMC te organiseren indien u uw project wil toelichten. U kan uw project, indien u dit wenst of als er geen consensus is binnen de GBC, ook bespreken op een Regionale Mobiliteitscommissie (RMC). Zo kan u de kwaliteitsadviseur meer uitleg geven over het gekozen ontwerp. Vraag een RMC aan via rmcvlaamsbrabant@mow.vlaanderen.be. De mobiliteitsbegeleider van het Vlaams Gewest staat vervolgens in voor de organisatie van de RMC voor uw project. 3

4 3 Stap 3: opstart van de studie- en ontwerpopdracht: projectnota Opmaak van de projectnota Een projectnota bevat minimaal: korte samenvatting van de startnota met eventueel gewijzigde elementen een detaillering en verantwoording van de gekozen oplossing met ontwerpplan(nen) te nemen begeleidende maatregelen ter ondersteuning van het project de kostenraming met opsplitsing in subsidieerbare en nietsubsidieerbare kosten en werken het financieringsplan (eigen middelen; provinciale, gewestelijke, Europese subsidies, ) Maak de projectnota op. De provincie vraagt voor uw project het toegankelijkheidsadvies op zodat dit beschikbaar is wanneer de Gemeentelijke Begeleidings Commissie (GBC) plaatsvindt. Goedkeuring projectnota Organiseer een Gemeentelijke Begeleidings Commissie (GBC) om de projectnota voor te leggen. De aanwezigheid van de provincie is vereist. Indien er een consensus is tussen de leden van de GBC vraagt u een advies aan de kwaliteitsadviseur. Dit advies moet gunstig zijn om naar de volgende stap te kunnen overgaan. U vraagt dit advies aan via rmcvlaamsbrabant@mow.vlaanderen.be. Stuur volgende documenten mee: de definitieve projectnota het verslag van de GBC Indien u de kwaliteitsadviseur graag meer toelichting geeft over uw project en het gekozen ontwerp of als er geen consensus is binnen de GBC, dan kan u ook vragen om een Regionale Mobiliteitscommissie (RMC) te organiseren. U vraagt de organisatie ervan aan bij de mobiliteitsbegeleider van het Vlaams Gewest via rmcvlaamsbrabant@mow.vlaanderen.be. Organiseer een GBC voor de goedkeuring van de projectnota. Nodig de provincie hierop uit. Vraag een advies aan de kwaliteitsadviseur. Of vraag het Vlaams Gewest om een RMC te organiseren indien u uw project wil toelichten. STAP 4 Stap 4: Rooilijnplannen en grondinnames Indien grondinnames noodzakelijk zijn, kan u nu best de rooilijnplannen en grondinnameplannen laten opmaken en goedkeuren. Vervolgens gebeuren de schattingen, de gesprekken met de eigenaars en indien nodig de onteigeningen. U maakt nu ook afspraken met de nutsmaatschappijen. U kan ervoor opteren om deze stap ook na de volgende stap uit te voeren (na de subsidieaanvraag en voor de aanbesteding). Maak rooilijnplannen en grondinnameplannen op en laat ze goedkeuren. Voer de schattingen uit en start de gesprekken met de eigenaars op. Voer de onteigeningen uit. Maak afspraken met de nutsmaatschappijen. 4

5 5 Stap 5: Indienen subsidieaanvraag Nu de startnota en projectnota goedgekeurd zijn, kan uw gemeente de subsidieaanvraag indienen bij de provincie. Dien uw subsidieaanvraag in via een naar of naar uw contactpersoon bij de dienst Mobiliteit. Voeg volgende documenten toe: Het ingevulde subsidieaanvraagformulier. Dit vindt u op > subsidies > subsidie functioneel netwerk (Fietsfonds). Startnota en projectnota met bijhorende ontwerpplannen* Het advies van de kwaliteitsadviseur* Toegankelijkheidsadvies* Het gemeenteraadsbesluit over de goedkeuring van het definitieve ontwerpdossier voor de werken waarin de fietsinfrastructuur vervat zit De ontwerpplannen: grondplan bestaande toestand grondplan nieuwe toestand typedwarsprofielen andere relevante detailplannen Bestek Raming met opsplitsing van subsidieerbare en nietsubsidieerbare kosten en werken Verklaring dat de gronden die noodzakelijk zijn voor de aanleg van de fietsinfrastructuur openbaar domein zijn of bezettingsovereenkomst met de grondeigenaar (bv. Infrabel). Als de grondinnames nog bezig zijn, kan de verklaring ook nog in de volgende stap bezorgd worden. Vraag uw subsidie aan bij de provincie. Voeg het ingevulde subsidieaanvraagformulier toe en de nodige documenten. Wacht op de beslissing van de deputatie i.v.m. de toekenning van de subsidies. * Indien deze documenten al in het bezit zijn van uw contactpersoon bij de dienst Mobiliteit, hoeft u deze niet opnieuw te bezorgen. De deputatie zal nu - beslissen over de toekenning van de subsidie. - aangeven welke posten niet gesubsidieerd kunnen worden. - eventueel bindende voorwaarden naar uitvoering opleggen. U wordt vervolgens ingelicht over deze beslissing en ontvangt een exemplaar van het besluit van de deputatie. 5

6 6 Stap 6: aanbestedingsdossier, gunning & uitbetaling eerste schijf Uw gemeente maakt een aanbestedingsdossier voor de aanleg van de fietsinfrastructuur op, controleert de offertes en stelt een aannemer aan. Bezorg nu via een aan of aan uw contactpersoon bij de dienst mobiliteit de volgende documenten zodat de eerste schijf van uw subsidie kan uitbetaald worden: kopie van de laagste of voordeligste regelmatige offerte (met opsplitsing in subsidieerbare en niet-subsidieerbare kosten en werken) het aanbestedingsverslag het besluit van uw college of gemeenteraad over de gunning van de werken (gunningsbesluit) indien van toepassing: een bevestiging dat aan de door de deputatie bijkomend opgelegde voorwaarden van de subsidietoekenning wordt voldaan. de overeenkomst met de aannemer (sluiting van de opdracht) Maak het aanbestedingsdossier op. Stel een aannemer aan (gunningsbesluit). Bezorg de nodige documenten aan de provincie voor de bepaling van het maximale subsidiebedrag en voor uitbetaling van de eerste schijf. Op basis van deze gegevens wordt het bedrag van de maximale subsidie bepaald. Dit gebeurt forfaitair op de laagste of voordeligste regelmatige offerte. Het maximale provinciale subsidiebedrag voor de uitvoering is 80% op basis van het gunningsbedrag (subsidiabele kosten). 40% hiervan wordt gedragen door het Vlaams Gewest. De deputatie zal nu - beslissen over het totale maximale subsidiebedrag. - beslissen over de uitbetaling van de eerste schijf van de subsidie, nl. 50% van de subsidie voor de aanleg van de fietsinfrastructuur. U wordt vervolgens ingelicht over deze beslissing en ontvangt een exemplaar van het besluit van de deputatie. De eerste schijf wordt overgeschreven. 6

7 7 Stap 7: uitvoeren werken en controle De werken kunnen nu beginnen. Zorg tijdens de wegwerkzaamheden voor: - een veilige omleiding voor de fietsers - een duidelijke fietssignalisatie - een duidelijke vermelding van de steun van de provincie Vlaams-Brabant en van het Vlaamse Gewest bij elke vorm van publiciteit of informatie (op de werf, brieven aan bewoners, persberichten, informatie op de website, ). U kan het logo van de provincie vinden op Voor fietspaden in beton of betonstraatstenen: besteed extra aandacht aan de vlakheid. Laat de aannemer een controle van de vlakheid doen en bezorg de resultaten aan de dienst Mobiliteit. De provincie heeft steeds toegang tot de werf en kan deelnemen aan werfvergaderingen indien dat nodig lijkt om het gebruik van de subsidie te controleren. Een medewerker van de dienst Mobiliteit komt op plaatsbezoek tijdens de werken of kort na het beëindigen van de werken om het (tussentijds) resultaat te bekijken. Start de werkzaamheden. Hou zoveel mogelijk rekening met fietsers. Vermeld de steun van provincie en gewest bij het project in uw projectcommunicatie. Laat indien nodig een vlakheidsproef uitvoeren. Breng de dienst Mobiliteit of uw contactpersoon via op de hoogte als de werken bijna klaar zijn. 7

8 8 Stap 8: eindafrekening en uitbetaling tweede schijf (saldo) Om de volledige subsidie te kunnen uitbetalen, moet de provincie binnen een maximumtermijn van 5 jaar na het besluit over de maximale subsidie uw eindafrekeningsdossier ontvangen. Bezorg het eindafrekeningsdossier via aan mobiliteit@vlaamsbrabant.be of aan uw contactpersoon. Dit bestaat uit: een cumulatieve eindstaat een overzicht van de uitgevoerde proeven en attesten met betrekking tot de gesubsidieerde posten. Bij fietsinfrastructuur in beton of betonstraatsteen moet verplicht het resultaat van een vlakheidsproef toegevoegd worden. een gedetailleerde opmeting van de subsidieerbare posten het proces-verbaal van de voorlopige oplevering een college- of gemeenteraadsbeslissing met de goedkeuring van de eindafrekening De deputatie zal nu - beslissen over de uitbetaling van het saldo van de subsidie. Dit is nog max. 50% van de subsidie op de uitvoering. Verrekeningen en herzieningen kunnen mee in rekening worden gebracht. Het uiteindelijke subsidiebedrag kan nooit hoger (alleen lager) liggen dan het oorspronkelijk vastgelegde subsidiebedrag. U wordt vervolgens ingelicht over deze beslissing en ontvangt een exemplaar van het besluit van de deputatie. De tweede schijf (saldo) wordt overgeschreven. De provincie zorgt voor de betaling van het deel van het Vlaams Gewest en vraagt dit zelf op bij het Vlaamse Gewest. U ontvangt dus alleen betalingen via de provincie, nooit via het Gewest. Bezorg het eindafrekeningsdossier aan de provincie. 8

9 9 Stap 9: klaar?! Met de ontvangst van de subsidies heeft uw gemeente zich verbonden tot een aantal zaken buiten de aanleg van de fietsinfrastructuur zelf. - Onderhoud van de fietsinfrastructuur (kwaliteitscontrole, snoeibeurten, herstellingswerken, schoonmaken van de verharding (zwerfvuil, begroeiing, sneeuwruimen, modder ) - Voeren van promotie en publiciteit: vermeld altijd duidelijk dat uw gemeente steun ontving van de provincie en van het Vlaamse Gewest (persberichten, informatie op de website of in het gemeentelijke infoblad, informatieborden ). Fietst u het traject in of doet u een andere openingsactie? Breng de provincie op voorhand op de hoogte! Zorg voor het onderhoud van de fietsinfrastructuur. Vermeld de steun van provincie/gewest bij promotie en publiciteit. Breng de provincie op de hoogte als u een openingsactie of promotieacties organiseert. Samengevat Projectbepaling Startnota (GBC/RMC) Projectnota (GBC/RMC) Onteigeningen Promotie en onderhoud Subsidie-aanvraag Eindafrekening & 2 e schijf (saldo) Aanleg-werkzaamheden & controle Gunning & 1 e schijf (50%) 9