1. Opening, mededelingen, presentielijst Matthie heet iedereen welkom en met name Menno Schot en Adri Walen. Beide werken bij het COA.

Transcriptie

1 Verslag Gebieds- en Relatiemanagement Verslag van Bijeenkomst begeleidingsgroep noodopvang vluchtelingen in Vijfhuizen (BG) Vergaderdatum 1 februari 2016 Aanwezig Chandra Dijkstra-Ganpat, Jan de Jong, Karin Koets, Philip P. Kruijer, Thea de Kruijf, Peter J. Lindenbergh, Hanneke Niessen, Marcel G. Dam, Marco Brugman, Jelle van Wier, Josine Hoekstra-Voogd, Tessa Wijshake, Ivanka Eggly, Corry Siegers, Marjolijn de Waal, Menno Schot, Adri Walen, Tom Horn, Matthie Vermeulen, Soufia Zahri, Wim Koevoet, Ron Toole Agnes Weber, Jeroen van den Bergh, Johan Dubbeldam Afwezig met kennisgeving Afwezig zonder kennisgeving Verslaglegging Brigitte Vijfschaft 1. Opening, mededelingen, presentielijst Matthie heet iedereen welkom en met name Menno Schot en Adri Walen. Beide werken bij het COA. 2. Vaststelling agenda Geen agendapunten toe te voegen. 3. Vragen en opmerkingen van de BG groep over de bestuursovereenkomst (Tom Horn) Op verzoek van de BG groep neemt Tom deel aan dit overleg. De reden hiervoor is dat op de bijeenkomst van 18 januari het concept van de bestuursovereenkomst ter plekke aan de BG groep is uitgedeeld. De overeenkomst was nog niet gereed om eerder toe te zenden. De BG groep heeft via een mail laten weten dat men zich hierdoor niet goed heeft kunnen voorbereiden. Allereerst geeft Tom de BG groep een compliment voor hun bijdrage. Deze is constructief en kritisch. De volgende punten worden besproken: Overlegcommissie In de bestuursovereenkomst staat dat het COA een overlegcommissie samenstelt waar onder andere ook de BG groep aan deelneemt. Menno legt uit dat deze overlegcommissie vooral gericht is op de communicatie met de direct omwonenden van de noodopvang. Menno stelt de noodopvang voor als zijnde nieuwe buren in de straat. Hoe maak je als nieuwe buur contact met de buren in de straat? De BG groep heeft in de bijeenkomst van 18 januari aangegeven dat zij het niet wenselijk vindt dat de BG groep onder voorzitterschap van het COA gaat functioneren. Het college heeft aangegeven dat de BG groep onder huidig voorzitterschap kan blijven functioneren. De BG groep is een platform voor de inwoners van Vijfhuizen.

2 Volgvel 2 Met het COA is afgesproken dat de twee deelnemers van de BG groep, die in de Waterlinie wonen, als vertegenwoordigers optreden voor de direct aanwonenden van de noodopvang. Menno en Adri wisselen informatie uit met de BG groep. De direct aanwonenden van de noodopvang worden, als dit noodzakelijk is, geïnformeerd door Hanneke en Jelle. Hanneke neemt contact op met de zes bewoners, woonachtig in de Waterlinie en de Vijfhuizerweg om deze afspraak door te geven. Als het noodzakelijk is, dan worden deze bewoners geïnformeerd en gevraagd de informatie te delen met de direct aanwonenden van de noodopvang. Bestuursdwang Wanneer wordt bestuursdwang toegepast en waarom wordt dit niet beschreven in de bestuursovereenkomst? De insteek van de gemeente is om met elkaar in gesprek te gaan, zodat het toepassen van een bestuursdwang wordt voorkomen. Vanuit de gemeente zijn genoeg andere middelen om in te zetten en te handhaven. Dit hoeft niet te worden beschreven in de bestuursovereenkomst. Door de BG groep wordt de gemeente Borne als voorbeeld gesteld. Het COA heeft daar meer vluchtelingen opgenomen dan was afgesproken. Deze gemeente wist niet hoe zij dit probleem moest aanpakken. Zij waren niet geïnformeerd door het COA. Menno geeft aan dat het COA altijd in gesprek moet gaan met de gemeente. Als een gesprek niet tot het gewenste resultaat leidt, dan is handhaving de volgende stap. Groepssamenstelling Zijn er gesprekken met het COA over de groepssamenstelling? Is de situatietekening een leidraad voor plaatsing? Het COA heeft geen invloed op de samenstelling. Zij zijn afhankelijk van de instroom van de vluchtelingen. Het doel is dat iedereen op de juiste plek komt. De wens van de inwoners van Vijfhuizen om voornamelijk gezinnen op te vangen is duidelijk. De paviljoens zijn daarop ook ingericht. Desalniettemin is het COA afhankelijk van de instroom. Start bouw Het management van het COA heeft besloten om nog niet te starten met de bouw van de noodopvang. Zij wacht eerst de bezwaarprocedure van de omgevingsvergunning af. Wel wordt alvast gestart met de voorbereidende werkzaamheden voor het aanleggen van een gasleiding. Op de vraag of de noodopvang een aantal maanden leeg kan staan, reageert Menno dat dit zeker niet de insteek is van het COA. De eerste bewoners worden eind maart/begin april verwacht. De vergunning is verleend met een instandhoudingstermijn van 6 maanden. Deze termijn gaat in op de dag dat de opvang in gebruik wordt genomen. Het COA mag bepalen wanneer ze gaan starten met bouwen. De wet (art Wabo) zegt dat B&W de vergunning kan intrekken als binnen een termijn van een half jaar geen handelingen zijn verricht met gebruikmaking van de vergunning. Deze wet kent geen bepalingen binnen welke termijn een bouwwerk in gebruik moet worden genomen. In de 2

3 Volgvel 3 omgevingsvergunning zijn een aantal algemeen verbindende voorschriften opgenomen, zoals bijvoorbeeld; start bouw melden, gereed melden bouw, enz. Is het mogelijk dat de noodopvang open blijft als de gemeente geen statushouders opvangt? De noodopvang blijft in dat geval niet in gebruik. Haarlemmermeer gaat vanuit de regionale afspraken (veiligheidsregio) een AZC realiseren. Er is een haalbaarheidsonderzoek AZC opgestart. Proces bestuursovereenkomst Zijn alle vragen die BG groep op 18 januari heeft gesteld over de bestuursovereenkomst besproken met het college? De punten zijn ingebracht, maar zijn tekstueel niet goed verwoord. BG groep geeft aan dat dit scherper had kunnen worden ingezet. Hieronder volgt de terugkoppeling van de op 18 januari gestelde vragen: Bestuursovereenkomst Hoofdstuk II artikel 2; In de bestuursovereenkomst en in het veiligheidsplan wordt niet de juiste versie van de plattegrond weergegeven. Dit is juist en moet worden aangepast. Reactie: In de op de website geplaatste bestuursovereenkomst wordt niet de juiste plattegrond weergegeven. Zodra de ondergetekende overeenkomst door het COA is ontvangen, voegen wij bij de overeenkomst een oplegnotitie waarin wordt aangegeven dat in de overeenkomst niet de juiste plattegrond is toegevoegd. Hoofdstuk II artikel 4 punt 2; Aan dit punt moet worden toegevoegd dat, afhankelijk van de uitslag van de evaluatie, de opvang van het aantal vluchtelingen lager kan worden gesteld dan 300. Reactie: In de inleiding van de bestuursovereenkomst staat dat na het uitvoeren van de evaluaties, wij kunnen besluiten over eventuele nieuwe aanvullende voorwaarden en maatregelen, alsmede over eventuele aanpassing van het aantal op te vangen vluchtelingen. Maximum aantal vluchtelingen 300. Hoofdstuk II artikel 4 punt 3; Het COA streeft naar een afgewogen samenstelling van de bewonersgroep voor wat betreft herkomst, geslacht, leeftijd, alleen gaanden en gezinnen. Bij andere gemeentes staat in de bestuursovereenkomst afspiegeling. Reactie: In de inleiding van de bestuursovereenkomst staat dat COA streeft naar een afgewogen samenstelling van de bewonersgroep en dat zij op verzoek van ons een rapportage verstrekt. Hoofdstuk III artikel 7; In dit artikel wordt gesproken over een bedrijfsnoodplan. Dit is hetzelfde als een calamiteitenplan. Is het mogelijk een definitie toe te voegen van een bedrijfsnoodplan? Reactie: Het COA hanteert de term bedrijfsnoodplan, wij spreken doorgaans in termen van een calamiteitenplan. Het gaat om reguliere veiligheidseisen voor noodscenario's conform de vergunning. Het calamiteitenplan staat als voorwaarde in de vergunningverlening, omdat deze nog niet definitief is vastgesteld. Het plan moet gereed zijn, voordat de eerste vluchteling wordt opgevangen. Hoofdstuk 5 artikel 11 punt 2; Aan dit punt moet worden toegevoegd dat de evaluatie wordt uitgevoerd door de gemeente. Reactie: Is toegevoegd. 3

4 Volgvel 4 Wat zijn de sancties van de gemeente als het COA meer dan 300 vluchtelingen opneemt? Reactie: De gemeente kan bestuursdwang toepassen, de vergunning intrekken en uiteindelijk zelfs de noodopvang sluiten. Moet het aanstellen van een programmabegeleider niet genoemd worden in de bestuursovereenkomst? Reactie: Het aanstellen van een programmabegeleider wordt niet beschreven in de bestuursovereenkomst, omdat dit een onderdeel is van het collegebesluit. 4. Communicatieaanpak en informatiekaart (Soufia Zahri en Wim Koevoet) Wim is woordvoerder van Tom en is samen met Soufia verantwoordelijk voor de communicatie. Zij willen graag de communicatieaanpak en het concept van de informatiekaart met de BG groep bespreken. Is deze volledig, duidelijk en is de informatie relevant? Concept informatiekaart De BG groep ontbreekt nog op de kaart. Wil de BG groep op de kaart? Ja, maar wel in een onafhankelijke rol. De BG groep geeft aan dat de inwoners hen kunnen benaderen voor vragen, geven van suggesties en het doorgeven van ergernissen. BG groep verwijst de inwoners, voor vragen en suggesties die niet voor haar bestemd zijn, door naar de juiste kanalen. Op de suggestie van de BG groep om de inwoners de gelegenheid te geven de noodopvang te bezichtigen, reageren Menno en Adri positief. Het is mogelijk een openhuis te organiseren. Dit moet plaatsvinden voordat de eerste bewoners worden opgevangen. Het idee is om tijdens het openhuis een informatiemarkt te houden. Deelnemers van de markt zijn de vrijwilligersorganisaties, de gemeente, Onderwijs, VDV en de BG groep. Afspraak: Soufia verstuurt de informatiekaart inclusief de Q&A en met een begeleidende brief, waarin de inwoners worden uitgenodigd voor het open huis. Ook wordt in de brief vermeld wanneer de eerste bewoners worden verwacht. De informatiekaart wordt huis-aan-huis verspreid en neergelegd op de drukbezochte locaties in Vijfhuizen. Aanpassingen informatiekaart: Bij het kopje beveiliging COA toevoegen Receptie van de beveiliging COA. Informatie Rode Kruis toevoegen. Communicatieaanpak De communicatieaanpak is doorgenomen met de BG groep. Afgesproken wordt dat belangrijke informatie over de noodopvang, die van belang is voor heel Haarlemmermeer, in de InforMeer wordt geplaatst. De communicatiekanalen WhatsApp, de gemeentelijke website, Twitter en de communicatiekanalen van de VDV worden gebruikt voor specifieke informatie specifiek voor de inwoners van Vijfhuizen. Thea geeft Soufia een compliment voor haar werk. 4

5 Volgvel 5 5. Kennismaken met de locatiemanager Vijfhuizen en de locatiemanager De Koepel in Haarlem Menno werkt al jaren voor het COA. Hij heeft bij diverse opvanglocaties gewerkt. Hij is nu werkzaam als locatiemanager (senior) in Haarlem voor de locaties De Koepel, Boerhaavekliniek en Jacob in de Hout. Adri Walen is net werkzaam bij het COA. Hij wordt de locatiemanager van de noodopvang in Vijfhuizen en is het dagelijkse aanspreekpunt. Menno ondersteunt Adri bij de start van de noodopvang. Adri wordt vast lid van de BG bijeenkomsten. Menno s deelname is afhankelijk van de agendapunten. 6. Voortgang noodopvang Zie agendapunt 3 Start bouw. 7. Vrijwilligers MeerWaarde heeft de VDV benaderd voor een adressenlijst van de inwoners van Vijfhuizen. Zij willen een bijeenkomst over vrijwilligerswerk organiseren en daarvoor de ketenpartners uitnodigen. Dit is niet de bedoeling. Matthie bespreekt dit met MeerWaarde en geeft van dit gesprek een terugkoppeling aan Ton Overgaag van de VDV. Het Rode Kruis heeft een centrale rol m.b.t. de coördinatie van de vrijwilligers en de activiteiten voor in de noodopvang. Het COA is hun opdrachtgever. Via een sollicitatieprocedure worden vrijwilligers bij het Rode Kruis aangenomen. Vluchtelingenwerk doet de coördinatie van de vrijwilligers en het verzorgen van de activiteiten rondom de noodopvang. De gemeente gaat in gesprek met deze twee organisaties om met elkaar functionele afspraken te maken. Centrale aansturing is van belang. Het organiseren en het aanbieden van vrijwilligerswerk is afhankelijk van de samenstelling van de vluchtelingengroep. Het Rode Kruis heeft in Haarlem een website opgestart. Hierop kunnen diensten (o.a. taalles) worden aangeboden en kunnen vrijwilligers zich aanmelden. Op de vraag of expertise uit Haarlem wordt meegenomen, antwoordt Menno bevestigend. Vanuit onderwijs wordt iemand gekoppeld. Tessa vult aan dat het onderwijs voor de leerplichtige kinderen in de noodopvang wordt uitbesteed aan twee kwartiermakers. Het onderwijs wordt in de noodopvang gegeven. Het verloop van de vluchtelingen van de ene naar de andere opvanglocatie is de reden om de leerplichtige kinderen uit de noodopvang geen onderwijs te geven op de scholen van Vijfhuizen. Dit om onrust onder de kinderen te voorkomen. De scholen gaan wel de kinderen met elkaar in contact brengen door bijvoorbeeld sportwedstrijden te organiseren of met elkaar te gymmen. In de Verbondskerk wordt een inloophuis geopend. De activiteiten die hier worden georganiseerd lopen parallel met de activiteiten van het Rode Kruis. 5

6 Volgvel 6 Marjolijn wil graag in gesprek over de VOG vergoeding en over de mogelijkheid om subsidie aan te vragen. Hanneke; In de media lees je regelmatig over onrust in de opvanglocaties en daarbuiten. Actueel is bijvoorbeeld de benadering van de bewoners van een opvang richting ambulancepersoneel. Kan dit worden voorkomen? Is er een preventiebeleid? Menno geeft aan dat het COA regelmatig in overleg is met de veiligheidsinstanties. De onrust en frustratie wordt mede veroorzaakt door de lange wachttijden. Jelle; De huisregels die gelden in de noodopvang zijn opgesteld in Moet dit niet worden geactualiseerd? Menno; deze huisregels zijn algemeen opgesteld en gelden nog steeds. 8. Verslag van maandag 18 januari en de actiepunten Geen opmerkingen verslag. Terugkoppeling Beheers- en veiligheidsplan Blz. 5 punt Inzet COA; Waarom wordt de aanwezigheid van de programmaleider/ locatiemanager van het COA niet genoemd? Reactie: Het aanstellen van een programmabegeleider is een onderdeel van het collegebesluit. Voor de noodopvang in Vijfhuizen wordt een programmabegeleider aangesteld voor 0,72 fte. De programmabegeleider organiseert en coördineert in de locatie de dagbesteding, onderwijs, de inzet van de vrijwilligers en geeft voorlichting over de huisregels en de normen en waarden. Blz. 5 punt Inzet COA; Bij medische screening staat: COA streeft er naar dat een bewoner voordat hij/zij naar de opvangt komt medisch gescreend is. BG groep geeft aan dat dit te vrijblijvend is! Het medisch screenen moet een verplichting zijn. Reactie: Is gewijzigd; staat nu dat elke bewoner voordat hij/zij op de opvang arriveert een medische screening heeft ondergaan. Indien dit niet is gebeurd, wordt dit alsnog uitgevoerd. Blz. 6 punt Inzet brandweer; De frequentie van de brandweerveiligheidscontrole is minimaal 1 keer per half jaar. BG groep verzoekt de frequentie te verhogen naar 1 keer per maand. De controle op het aantal bewoners van de opvang moet ook worden benoemd. Reactie: De frequentie van de brandweercontrole is aangepast in 1 keer per maand. De controle brandweer op aantallen is onderlinge afspraak. Hoeft niet in het veiligheidsplan te worden opgenomen. Menno vult aan dat elk kwartaal een ontruimingsoefening plaatsvindt in de noodopvang. 9. Rondvraag Ivanka: Wat is de huidige stand van de instroom? De cijfers worden geplaatst op de site van de BG groep. Chandra: Is er nog sprake van crisisopvang? Menno: Het openen van AZC duurt steeds langer. Dit kan uiteindelijk leiden tot crisisopvang. Bijvoorbeeld: Het verloop in Haarlem was eerst 9 tot 12 weken en is nu 12 tot 16 weken. 6

7 Volgvel 7 Tessa: Wat zijn voor Menno en Adri de belangrijkste voorwaarden om de noodopvang te laten slagen? Een warm welkom voor de bewoners, een snelle integratie en de omgeving bepalen het succes. Jelle: Is het COA op de hoogte van de werkzaamheden die Tennet gaat uitvoeren en de transportbewegingen die hiermee gemoeid zijn? Menno geeft aan dat er afstemming is tussen COA, Libéma en Tennet. De werkzaamheden zijn geen belemmeringen. Bij andere opvanglocaties komt het ook voor dat bouwwerkzaamheden in de buurt worden uitgevoerd. Hanneke: Is het mogelijk de aanvoertijden van het zware transport aan te passen? Ron; Om dit aan te passen moet een contract worden opgesteld tussen Tennet en Libéma. Ivanka: Wordt vanuit het COA psychische begeleiding verstrekt? Menno: Psychische begeleiding komt vaak later aan de orde. Dit wordt door de zorgverzekering verstrekt (GGZ en stichting 40-45). Alle zorg is geregeld. Corry: Leuk om kennis te maken met het gehele team van het COA dat naar Vijfhuizen komt. Het openhuis is hiervoor een mooie gelegenheid. Marjolijn: Door het succes van de vorige vrijwilligerstrainingen en de vele aanmeldingen, worden deze herhaald op 6 februari en 20 februari. Er zijn zestig aanmeldingen en de geïnteresseerden komen niet alleen uit Vijfhuizen maar ook van buitenaf. Op 21 februari is in het Fort Vijfhuizen de theatervoorstelling 'As I Left My Father's House'. Deze voorstelling is voor de inwoners van Vijfhuizen. Door het verspreiden van flyers worden de inwoners geïnformeerd over de voorstelling. De kaartjes van 2,00 zijn te koop bij de bakker, op zondag na de kerkdienst of op 6 en 13 februari bij Hoogvliet. Voor de kinderen wordt tijdens de voorstelling een kinderprogramma georganiseerd. 10. Sluiting Volgende bijeenkomst is 15 februari uur. 7