Collegebesluit. Gemeente Amersfoort

Transcriptie

1 Collegebesluit Org. onderdeel: DIR/PP/PO Opsteller: E.J.C. de Vetten User-id: VET1 Tel: 5057 Onderwerp: RENOVATIE STADHUIS Samenvatting: Op 8 juli 2014 heeft ons college besloten een business case te maken om het stadhuis te renoveren. Er bleven vervolgens nog twee realistische scenario s over: We zetten het huidige onderhoudsbeleid voort en behouden vier locaties naast het Stadhuisplein of we gaan het stadhuis duurzaam renoveren. Op 17 maart 2015 is het Projectplan Renovatie stadhuis door ons college vastgesteld. Op basis van de uitkomsten van de onderzoeken van de bureaus Arcadis en OPPS kiest ons college ervoor om het stadhuis duurzaam te renoveren en hierbij BREEAM Excellent als ambitie aan te houden. Het college besluit: Het raadsvoorstel over Duurzame Renovatie Stadhuis vast te stellen Reg.nr Datum Afdoening Motie / Toezegging M nr. M-. T DOCS nr. besluitenlijst: Uit Raad datum: Verantwoordelijk Ambtenaar Afdelingsmanager Controller Directie juridisch advies Collegebehandeling gemeentecontroller Datum Paraaf Staf op datum: agendastuk PVG hamerstuk d.d geheim embargo datum: tijd: Verantwoordelijk Portefeuillehouder burgemeester weth. Buijtelaar weth. Houwing weth. Kemmerling weth. Tigelaar weth. Imming weth. --- Datum secretaris Paraaf Akkoord Collegebesluit d.d.: conform aangehouden vervallen Advies De Raad De Ronde Het Besluit Raadsinformatiebrief geen Peiling Voorbereiding besluit

2 RAADSVOORSTEL Van : Burgemeester en Wethouders Reg.nr. : Aan : Gemeenteraad Datum : 21 januari 2016 Portefeuillehouder : Wethouder M. Tigelaar Agendapunt : B&W-vergadering : De Ronde : Agenda Het Besluit : Vastgesteld besluit : TITEL Duurzame renovatie Stadhuis BESLISPUNTEN 1. Het college opdracht te geven de renovatie van het Stadhuis voor te bereiden en hierbij de goedgekeurde meerjarenbegroting van als uitgangspunt voor de exploitatielasten te nemen 2. Het college opdracht te geven om conform het vastgestelde duurzaamheidbeleid het renovatieplan voor het stadhuis uit te werken 3. Een voorbereidingskrediet van ,- ter beschikking te stellen, met als dekking voor de rentelasten, de reguliere gebouwenexploitatie 4. Het college opdracht te geven om het definitieve plan inclusief de duurzaamheidsmaatregelen passend binnen het door de raad vastgestelde duurzaamheidsbeleid ter vaststelling voor te leggen aan de raad. 5. Gelijktijdig een uitvoeringskrediet en bijbehorend dekkingsvoorstel ter besluitvorming aan te bieden. AANLEIDING In de kaderbrief is opgenomen dat in de komende periode uw raad een besluit neemt over de toekomst van het stadhuis. Het gaat daarbij niet alleen om het onderhoud van de gebouwen en de kosten die daarmee gemoeid zijn, maar ook om het zo efficiënt en effectief mogelijk werken van de gemeentelijke organisatie. Op 8 juli 2014 heeft ons college besloten een business case te maken om het stadhuis te renoveren. Begin 2015 is nogmaals verkend of het financiële voordelen biedt als gebruik wordt gemaakt van leegstaand vastgoed in het centrum. Dit blijkt niet het geval te zijn. Er bleven vervolgens nog twee realistische scenario s over: Inzet op het huidige onderhoudsbeleid en het behouden van de vier locaties naast het Stadhuisplein of het stadhuis renoveren. Op 17 maart 2015 is het Projectplan Renovatie stadhuis door ons college vastgesteld. Uw raad is hierover geïnformeerd met Raadsinformatiebrief (RIB ). Op basis van de uitkomsten van de onderzoeken van de bureaus Arcadis en OPPS kiest ons college ervoor om het stadhuis te renoveren. BEOOGD EFFECT Het stadhuis wordt sober en doelmatig gerenoveerd, zoals benoemd in het Coalitieakkoord. Onder sober verstaan we hier toekomstbestendig & duurzaam, geen verspilling van grondstoffen, geen lekkage van energie en passend binnen de meerjarenbegroting. Doelmatig houdt in dat in het stadhuis de gemeentelijke organisatie effectiever en efficiënter kan laten werken. De renovatie draagt bovendien bij aan de verbetering van het binnenklimaat van het stadhuis. Het past binnen onze rol als goed werkgever. Op het gebied van duurzaamheid zetten we een stap in de goede richting. We streven naar een forse energiebesparing met bijzondere aandacht voor circulariteit. Circulariteit houdt in dat er bij de inkoop van producten rekening gehouden wordt met hergebruik van het product of grondstoffen. We geven hiermee invulling aan onze ambitie om in 2030 een CO2 neutrale stad te zijn. Ook wordt invulling gegeven aan de Green Deal circulair inkopen waar de gemeente Amersfoort samen met 20 publieke en private partijen in 2013 bij is aangesloten. De renovatie willen we ook gebruiken om één fysieke frontoffice te realiseren. Dus Inlichtingen bij: E.J.C. de Vetten, DIR/PP, (033)

3 raadsvoorstel pagina 2 één plek waar klanten en bezoekers worden ontvangen en snel en goed geholpen worden, ongeacht de afdeling waar men voor komt. Aanvullende functies zijn hierbij denkbaar; zoals het bieden aan de stad van werkplekken en mogelijkheden voor ontmoeting. Ook externe functies zoals horeca, die ondersteunend is aan het centrale doel, is hierbij een optie. Hierdoor levert de renovatie van het stadhuis een bijdrage aan een verbeterde dienstverlening voor inwoners, bedrijven en organisaties in de stad. Met de renovatie van het stadhuis ontstaat de mogelijkheid om de locaties naast het Stadhuisplein, zijnde Hellestraat, Langegracht, Utrechtseweg en Stadsring, af te stoten. ARGUMENTEN 1.1 Renovatie zorgt voor minder onderhoudskosten Het huidige stadhuis (panden Stadhuisplein 1-3 en Molenstraat 2) is technisch versleten. De kosten voor onderhoud nemen met de jaren toe. Bureau Arcadis heeft berekend dat als er geen maatregelen worden genomen, de onderhoudskosten voor het huidige stadhuis de komende jaren stijgen van ,- naar ,- per jaar. De jaarlijkse storting voor onderhoud aan de Hellestraat van ,- komt hier nog bovenop. Verdere stijging van de kosten is niet uit te sluiten. Het geld gaat vooral zitten in het vervangen van onder meer klimaatinstallaties, armaturen, schilderwerk en brandveiligheid. Wanneer het stadhuis gerenoveerd wordt, stijgen de onderhoudskosten om de gebouwen op peil te houden veel minder; van ,- naar ,- per jaar. In bijlage 1 vindt u de rapportage van Arcadis met de berekende jaarlijkse storting in de onderhoudsvoorziening. Hoe hoger het ambitieniveau op gebied van duurzaamheid des te ingrijpender de renovatie, maar hoe lager de onderhoudskosten. Toelichting: het voordeel is dan dat de storting in de onderhoudsvoorziening mogelijk lager uitvalt, als bijvoorbeeld de gehele buitenschil (gevel en daken) vernieuwd worden. We hebben dan de komende jaren minder onderhoudskosten aan deze buitenschil. 1.2 Concentratie op één locatie zorgt voor minder kosten Concentratie op één locatie betekent geen kosten meer van de vier andere locaties. De locaties Utrechtseweg en Stadsring zijn huurpanden waarvan de huurcontracten in respectievelijk 2019 en 2020 aflopen. De locatie Langegracht en Hellestraat zijn in eigendom en zullen afgestoten worden. In bijlage 2 is een berekening door Arcadis van de investering voor het renovatiescenario opgenomen. Hierin zijn de te verwachten bouwkosten en bijkomende kosten, zoals leges, honoraria en een percentage onvoorzien opgenomen. In bijlage 3 zijn de huidige exploitatielasten vergeleken met toekomstige kosten bij voortzetting huidig beleid en/of renovatie. Om de cijfers vergelijkbaar te maken met voortzetting van het huidig beleid hebben we de gemiddelde lasten over de komende jaren berekend. Conform het activabeleid gaan we uit van een lineaire afschrijvingssystematiek, met een rentepercentage van 4% en een afschrijvingstermijn van 25 jaar. Per jaar valt renovatie ongeveer ,- goedkoper uit dan het scenario voortzetting huidig beleid. Binnen het scenario renovatie kunnen we nog nadere keuzes maken op gebied van duurzaamheid. (zie hoofdstuk Duurzaamheid) Bij het afstoten van het gebouw aan de Hellestraat kan er boekverlies in de gebouwenexploitatie optreden. Dit pand is als strategische herontwikkelingslocatie aangekocht. Vervolgens is de locatie tijdelijk in gebruik genomen als gemeentelijke huisvesting. Door de verkoop van deze locatie ontstaat een kans voor een ontwikkeling in de binnenstad. De verwachte verkoopwaarde zal, door de ontwikkelingen op de vastgoedmarkt van de afgelopen jaren, naar verwachting lager liggen dan de boekwaarde. Dit verlies zal binnen de reguliere vastgoedexploitatie opgevangen moeten worden. Verkoop van het gebouw aan de Langegracht zal daarentegen een boekwinst opleveren, aangezien de boekwaarde 0,- is. Bureau OPPS heeft onderzocht en berekend wat de kosten zijn van de twee scenario s voor de komende 25 jaar. Het renovatie scenario is daarmee over een periode van 25 jaar circa 2,2 miljoen gunstiger. Het onderzoek van OPPS en de resultaten vindt u in bijlage 5. Hun conclusie: om in de toekomst te besparen op exploitatiekosten is nu een uitgave nodig voor het renoveren van het stadhuis. Het bureau heeft tevens berekend wat de kosten zijn als de komende 25 jaar alles meezit of als alles tegenzit bij ongewijzigd beleid en bij renovatie (zogenaamde gevoeligheidsanalyse ). Op basis hiervan hebben we er vertrouwen in dat een renovatie daadwerkelijk goedkoper uit zal vallen dan voortzetting van het huidige beleid. 1.3 In een gerenoveerd stadhuis kunnen onze medewerkers gezond (samen)werken De huidige kantooromgeving als werkplek voor onze medewerkers is verouderd. Door de renovatie van het stadhuis kunnen we invulling geven aan onze verplichtingen in het kader van goed werkgeverschap en

4 raadsvoorstel pagina 3 leveren we een bijdrage de organisatie ontwikkeling Werken voor bestuur en stad. Ten eerste is bij de laatste Risico Inventarisatie en Evaluatie in het kader van de Arbowet gebleken dat het binnenklimaat van het kantoor matig is. Temperatuurschommelingen (te warm, te koud), tocht en te weinig luchtverversing leiden tot discomfort tijdens het werk. Met huidige installaties is dit maar zeer beperkt te verbeteren. Ten tweede is er momenteel sprake van een traditioneel kantoorconcept met voornamelijk kleine (2-persoons) kamers gescheiden door muurtjes. Een modern, flexibel kantoorconcept kan de muurtjes letterlijk en figuurlijk doorbreken en meer ruimte geven voor samenwerkplekken (bv projectkamers) en informele ontmoetingsruimtes. Om dit mogelijk te maken moeten we het installatieconcept ook aanpassen. Dit ondersteunt onze organisatieontwikkeling die gericht is op betere samenwerking binnen de organisatie en samenwerking met partners in de stad. Een flexibel kantoorconcept leidt daarnaast ook tot een betere benutting van de werkruimte. Op basis van de organisatieontwikkeling hebben we onderzocht hoeveel ruimte we nodig hebben in het stadhuis voor de gemeentelijke organisatie. Daaruit blijkt dat we 24% kunnen besparen op het vloeroppervlak als we overstappen naar een flexibel werkplekconcept. In een flexibel werkplekconcept werken onze medewerkers plaats en tijd onafhankelijk. De werkplekken in het stadhuis zijn niet meer toegewezen aan een medewerker. Een medewerker kiest een werkplek die het best past bij zijn of haar werkzaamheden voor dat moment. Hierdoor zijn er minder werkplekken noodzakelijk. In een dergelijk concept reserveren we naast de reguliere werkplekken voldoende ruimte voor ontmoeting en overleg. Uit voorgaand onderzoek uit 2012 door Arcadis (huisvestingsscenario's stadhuis Amersfoort) is gebleken dat we gemiddeld 70 werkplekken voor 100 medewerkers nodig hebben. Dit is een verhouding die we ook in vergelijkbare gemeentes zien. Met name Archeologie kent een specifiek gebruik. We hebben voor Archeologie nog geen rekening gehouden met een eventuele besparing in vloeroppervlak. We hebben hiermee in de ruimtebehoefte rekening gehouden. De ruimtebehoefte voor alle medewerkers is inpasbaar binnen de locatie Stadhuisplein/Molenstraat. Door te concentreren op één locatie kunnen we efficiënter zijn in onze bedrijfsvoering, slimmer en effectiever werken. We verwachten tevens een betere kwaliteit van dienstverlening naar de inwoners van Amersfoort te kunnen bieden. Deze efficiëntere bedrijfsvoering is, behoudens de besparing in vloeroppervlak, niet verwerkt in de business case omdat ze op dit moment niet goed kwantificeerbaar is. De berekening van het benodigd vloeroppervlak vindt u in bijlage We moeten blijven investeren om een veilige werkomgeving te garanderen De wet en regelgeving voor nieuwe gebouwen is de afgelopen jaren doorontwikkeld. Dit leidt tot aangepaste eisen voor nieuwe gebouwen. De regelgeving voor bestaande gebouwen is hier een afgeleide van. Dat betekent dat we bij voortzetting van huidig beleid toch rekening moeten houden met aanpassing van brandveiligheidinstallaties, compartimenteringen, elektriciteitsvoorzieningen, veiligheid van drinkwater en toegepaste bouwmaterialen. Als laatste hebben we te maken met onderhoudbaarheid van installatieonderdelen. De verkrijgbaarheid van kritieke onderdelen wordt slechter. 2.1 Er is nieuwe bouwregelgeving op komst Het Europees beleid is erop gericht dat nieuwe en gerenoveerde gebouwen na 2020 geen of heel weinig energie gebruiken. De energie die nog nodig is moet in belangrijke mate afkomstig zijn uit hernieuwbare bronnen. Dit is vastgelegd in de herziene Europese richtlijn EPBD uit Het Nationaal Plan voor het bevorderen van bijna-energieneutrale gebouwen in Nederland beschrijft het Nederlandse beleid om te komen tot bijna-energieneutrale gebouwen na eind 2018, respectievelijk In het Nationaal Plan staat wat onder een bijna-energieneutraal gebouw (BENG) verstaan wordt. Ook noemt het Plan tussentijdse streefcijfers op weg naar bijna-energieneutrale nieuwbouw vanaf Per 1 januari 2015 geldt een aanscherping van de energieprestatie eisen voor woningen en voor utiliteitsgebouwen. Een verdere verlaging van de energieprestatie eisen volgt gefaseerd: het streven is de aanscherping naar bijna energieneutraal voor overheidsgebouwen vanaf 31 december 2018 in te laten gaan. Voor alle andere gebouwen is de ingangsdatum 31 december Wij hebben beleid en ambities op het vlak van duurzaamheid De duurzaamheidsambities richten zich op energieneutraliteit, klimaatbestendigheid en het verminderen van grondstoffen (circulariteit). In de Toekomstagenda Milieu , plan van aanpak CO2 neutrale stad 2030, green deal circulair inkopen en Intentieverklaring "slimmer omgaan met grondstoffen en energie" worden deze ambities nader geconcretiseerd. Met de renovatie ontstaat de kans om ons stadhuis energieneutraal en daarmee toekomstbestendig te maken.

5 raadsvoorstel pagina Geloofwaardigheid naar partners van wie we ook deze inspanning vragen Het stellen van een ambitie op het gebied van duurzaamheid is een goed voorbeeld naar andere organisaties van wie we ook inspanningen verwachting op dit vlak. Onze geloofwaardigheid is in het geding wanneer we zelf niet duurzaam (ver)bouwen. 3.1 Het renovatiescenario moet nu verder uitgewerkt worden. Als uw raad besluit tot renovatie, werken we dit verder uit. Doelstelling hierbij is om een concreet ambitiedocument te maken. Hierin bepalen we wat we willen bereiken met de renovatie. We zullen een vlekkenplan opstellen, zodat we kunnen toetsen hoe de diverse afdeling een plek krijgen in het stadhuis. In dit ambitiedocument is ook een definitieve contracteringstrategie opgenomen. Met die strategie willen we de markt uitnodigen om met innovatieve oplossingen te komen voor onze doelstellingen. We zullen dus geen uitgewerkte oplossingen voorschrijven, maar ons concentreren op het Wat en niet op het Hoe. Op basis hiervan kunnen we ook een nauwkeuriger kostenraming maken, die als basis kan dienen voor de definitieve aanvraag uitvoeringskrediet. 4.1 Bij een verdere uitwerking zullen de diverse duurzaamheidsmaatregelen nader uitgewerkt worden. Op basis van een verdere uitwerking kunnen keuzes in duurzaamheidsmaatregelen worden genomen. 5.1 We bereiden een aanvraag uitvoeringskrediet en dekkingsvoorstel voor Op basis van de nadere uitwerking en de bijbehorende kostenramingen wordt een definitieve aanvraag uitvoeringskrediet voorbereid. Gezien onze positieve ervaringen met eerdere aanbestedingen kan voordeel worden behaald door gebruik te maken van de creativiteit van de markt. Bijvoorbeeld zoals bij het zwembad Hogekwartier. Nader onderzoek naar de technische haalbaarheid blijft noodzakelijk om een definitief stichtingskostenbudget voor de renovatie vast te stellen. Het budget exploitatielasten vanaf 2017 is hierbij taakstellend. KANTTEKENINGEN 1.1 Er is nog geen uitgewerkt vlekkenplan In de volgende fase kan pas bepaald worden hoe het vlekkenplan van het stadhuis eruit gaat zien. Dit vlekkenplan zorgt ervoor dat het helder wordt hoe de diverse functies een plek krijgen in het stadhuis. Dan wordt ook duidelijk of er technische of inhoudelijke knelpunten zijn die leiden tot een programma wijziging. Op basis hiervan kunnen zowel de initiële kosten als ook de kosten in de toekomst wijzigen. Met het opgezette rekenmodel kunnen we in de toekomst deze effecten snel inzichtelijk maken, zodat er bijgestuurd kan worden in het proces. Deze onzekerheid behoort tot de reguliere procesonzekerheid die past bij deze fase. 2.1 De resultaten op gebied van duurzaamheid zijn nog niet te garanderen Amersfoort heeft in het verleden afspraken gemaakt om te komen tot een CO2 neutrale stad. De duurzaamheid wordt door een onafhankelijke score meetbaar gemaakt met behulp van de BREEAM-NL methodiek. BREEAM-NL is hét instrument om integraal de duurzaamheidsprestaties van nieuwe gebouwen, bestaande gebouwen, gebieden en sloopprojecten te meten en te beoordelen. In de aanbesteding van de verduurzaming kunnen marktpartijen maximaal meedenken in oplossingen om onze ambities op gebied van duurzaamheid waar te maken. Een garantie is op dit moment echter nog niet mogelijk. Hiervoor moet de renovatie verder uitgewerkt worden. DUURZAAMHEID Het huidige stadhuis heeft een energielabel G. Dit past niet bij onze voorbeeldfunctie als gemeente. Om onze rol geloofwaardig en effectief te kunnen vervullen, moeten we als gemeente in ons eigen gedrag en in onze bedrijfsvoering vanzelfsprekend het goede en inspirerende voorbeeld geven. Na renovatie komen we minimaal op label A uit, wellicht is A++ ook haalbaar. In de kostenraming van Arcadis van 30 oktober 2015 wordt in het basis scenario rekening gehouden met een aantal duurzaamheidsmaatregelen om uit te komen op energielabel A.

6 raadsvoorstel pagina 5 Naast energiegebruik scoren ook andere aspecten van duurzaamheid in de huidige huisvesting slecht. We hebben de afgelopen jaren diverse beleidskaders aangenomen met een direct en indirect effect op de renovatie van ons eigen stadhuis. De Toekomstagenda Milieu is door de raad vastgesteld, met daarin opgenomen ambities op gebied van klimaatbestendigheid, energieneutraliteit en een afvalloze stad. We hebben een intentieverklaring Slimmer omgaan met grondstoffen en energie en de green deal Circulair Inkopen ondertekend. In het plan van aanpak Amersfoort CO2 neutraal 2030 hebben we als college 5 icoonprojecten benoemd, waarvan een duurzame renovatie van ons stadhuis deel uitmaakt. Duurzame renovatie van het stadhuis is dus in lijn met het beleid van gemeente Amersfoort. Het concept huis van de stad speelt hierin ook een rol. We creëren daarmee een omgeving die op een toekomstbestendige wijze ruimte biedt aan inwoners van de stad. We hebben onderzocht hoe we de aangenomen beleidskaders op gebied van duurzaamheid kunnen toepassen op de renovatie van het stadhuis. Dit heeft geresulteerd in een ambitiedocument duurzaamheid, bijlage 6. In dit document is een korte uitleg van de BREEAM systematiek opgenomen. Er zijn binnen deze systematiek verschillende duurzaamheidsklassen die lopen van Pass tot en met Outstanding. In het ambitiedocument is opgenomen dat BREEAM Outstanding, met een bijzondere aandacht voor energieneutraliteit en circulariteit een logische vertaalslag zou zijn van de gemeentelijke ambities op gebied van duurzaamheid. Door Arcadis zijn de extra investeringskosten bepaald bij deze ambitie. Zij hebben hierbij tevens bepaald wat het investeringsniveau als we een iets mindere ambitie kiezen, namelijk BREEAM Excellent. In onderstaande tabel zijn de resultaten opgenomen. Het betreft hier zeer globale ramingen. Dat past ook bij de fase waarin we nu zitten. Naast de reguliere percentages onvoorzien en nadere planuitwerking van respectievelijk 5% en 3% in de ramingen van Arcadis, vinden we het verstandig om een extra percentage onvoorzien van 5% in de stichtingskosten op te nemen. Indicatief overzicht stichtingskosten, diverse ambitieniveaus duurzaamheid Basis renovatie BREEAM Excellent BREEAM Outstanding Stichtingskosten, raming Arcadis 5% onvoorzien Totaal, basisraming Meerkosten duurzaamheidsambitie Totaal, excl BTW Niet compensabele BTW (2%) Totaal, incl BTW Overzicht exploitatiekosten, diverse niveaus duurzaamheid Voortzetting huidig beleid Basis renovatie BREEAM Excellent BREEAM Outstanding Budget exploitatielasten vanaf 2017 (excl BTW) Verwachte gemiddelde exploitatielasten (excl BTW) Resultaat tov budget (excl BTW)

7 raadsvoorstel pagina 6 Uit bovenstaande tabel wordt duidelijk dat BREEAM Excellent haalbaar is binnen het beschikbare exploitatiekosten budget. BREEAM Outstanding is niet haalbaar binnen het beschikbare budget. Binnen BREEAM excellent kunnen we het energie en watergebruik verder terugdringen, zijn we beter in staat om temperatuur per ruimte te regelen en investeren we extra in de flexibiliteit van het gebouw. Hierdoor kunnen we veranderende omstandigheden in de toekomst beter opvangen. We kunnen hierbij denken aan veranderingen in kantoorconcept, omvang en takenpakket van de organisatie. We kunnen hierdoor ook voldoen aan de toekomstige eisen op gebied van energieprestatie van gebouwen (BENG). FINANCIËN Er is een raming gemaakt van de kosten om het renovatie scenario nu verder uit te werken. In onderstaande tabel zijn deze kosten opgenomen, inclusief de reeds gemaakte initiële kosten uit In Raadsinformatiebrief (RIB ) hebben aangegeven dat deze kosten uiteindelijk gedekt zouden moeten worden uit het voorbereidingskrediet voor de renovatie. Raming Technisch adviseurs Duurzaamheidsadviseur Projectbegeleiding Kosten- en aanbestedingsdeskundigheid Communicatie en visualisatie Totale kosten Reeds besteed Totale kosten voorbereidingskrediet Kosten of opbrengsten in Het betreft een investering ofwel Voorbereidingskrediet van Dekking kosten in De rentekosten 2016 van ongeveer worden gedekt in de rentedienst. Vanaf 2017 worden de rentekosten gedekt uit de stelpost renovatie van 1,0 mln DekkDekking vastgelegd in Programma 12 (rentedienst) en programma 13 (overheadkosten) Als uw raad op basis van de verdere uitwerking uiteindelijk niet besluit tot renovatie van het stadhuis dan zullen deze kosten als eenmalige uitgave ten laste van de reguliere gebouwen exploitatie gebracht worden. RISICOPARAGRAAF Er is een initiële risico inventarisatie inclusief beheermaatregelen voor de vervolgfasen gemaakt. Er is gekeken naar de risico s die samenhangen met de renovatie en de risico s van niet renoveren. Het is gebruikelijk om te bepalen wat het mogelijke effect van risico s is op het project, zowel in geld, tijd als kwaliteit. Samen hebben die risico s een financieel effect van 3,5 mln. De ingeschatte vertraging bij het optreden van de risico s wordt ingeschat op 7 tot 8 maanden. Er is in deze opstelling (nog) geen rekening gehouden met toe te passen beheersmaatregelen. Door maatregelen te nemen neemt de kans van optreden van een risico af of kan het effect verminderd worden. Dat is ook het doel van een risico-matrix: risico s beheersbaar maken. In deze fase van het project is van risicobeheersing nog nauwelijks sprake. Toch zijn de toprisico s wel bekeken op beheersbaarheid. Hieruit blijkt dat de meeste risico s voor de renovatievariant goed beheersbaar zijn. De komende periode worden de beheersmaatregelen verder uitgewerkt, waardoor het maximale risico verminderd wordt. De 3 grootste risico s van renoveren zijn:

8 raadsvoorstel pagina 7 1. Te vroeg in oplossingen denken, markt wordt onvoldoende uitgedaagd. Door een goede contracteringstrategie waarbij wordt ingezet op prestatie-eisen en zo min mogelijk oplossingen worden voorgeschreven kan dit risico geminimaliseerd worden. 2. Indien er op basis van het uitgewerkte scenario niet besloten wordt tot renovatie van het stadhuis, dan zijn de kosten van het voorbereidingskrediet gemaakt en moeten eenmalig worden afgeboekt. 3. De verdere uitwerking van het plan verloopt niet integraal, doordat er teveel gekeken wordt naar investeringslasten en te weinig naar exploitatielasten. Om die reden wordt er maximaal uitleg gegeven aan de financiële effecten van het project op het kasboek van de gemeente. De focus hierbij ligt op de toekomstbestendigheid van de huisvesting en de gemeentelijke huisvestingslasten. De 3 grootste risico s van niet renoveren zijn: 1. Hogere exploitatielasten bij voortzetting huidig beleid. Dit is een risico dat nauwelijks beïnvloedbaar is. 2. Verminderde kwaliteit werkomgeving. Bij voortzetting huidig beleid zullen we in moeten zetten op kleine ingrepen in het interieur en installaties om een werkbare situatie te krijgen. 3. Veiligheid van het gebouw is moeilijker te waarborgen. In de meerjarenonderhoudsprognose heeft veiligheid van het gebouw en de medewerkers de hoogste urgentie. Dit zal wel leiden tot een verdere verhoging van de jaarlijkse storting in de onderhoudsvoorziening. COMMUNICATIEBOODSCHAP EN BETROKKEN PARTIJEN Het stadhuis is technisch versleten en toe aan een renovatie. We kunnen blijven investeren om het versleten pand bruikbaar te houden of kiezen voor een renovatie waarmee geïnvesteerd wordt in een pand dat toekomstbestendiger is en beschikt over een gezond binnenklimaat en een flexibel werkconcept. Deze keuze past bij onze voorbeeldfunctie die we hebben op gebied van goed werkgeverschap. We kiezen voor een sobere en doelmatige renovatie, waarbij duurzaamheid een expliciet onderdeel is. Wat ons betreft betekent sober: toekomstbestendig, geen verspilling van grondstoffen, geen lekkage van energie en passend binnen de meerjarenbegroting. Doelmatig houdt naar ons oordeel in dat de gemeentelijke organisatie effectiever en efficiënter kan werken in het stadhuis. Ook omdat alle medewerkers op één locatie kunnen worden gehuisvest. De vier locaties naast het Stadhuisplein worden dan afgestoten. Hiermee kan de dienstverlening aan de stad geoptimaliseerd worden. De Ondernemingsraad en de medewerkers worden nauw bij de renovatie betrokken. VERVOLGSTAPPEN De komende periode wordt de renovatie verder uitgewerkt. Hiertoe zal een gefaseerd besluit moeten worden genomen, waarbij het gekozen scenario eerst verder wordt uitgewerkt in een ambitiedocument. Dit document bestaat uit een vlekkenplan, een contracteringsstrategie, een definitief duurzaamheidsniveau, prestatie eisen en een bijgestelde stichtings- en exploitatiekosten raming. Deze documenten zijn vervolgens de basis om een kredietvoorstel voor de renovatie aan uw raad voor te leggen en het licht hiervoor definitief op groen te zetten. Activiteit Planning Behandeling in Het Besluit Q Opstellen contracteringstrategie Q Inkoop/samenstelling projectteam Q Opstellen ambitiedocument Q Marktconsultatie en uitvraag voorbereiden Q Besluitvorming uitvoeringskrediet Q Aanbesteding Q Q Start ontwerp/voorbereiding renovatie Q Start uitvoering renovatie Q1 2018

9 raadsvoorstel pagina 8 Burgemeester en wethouders van Amersfoort, de secretaris, de burgemeester, Bijlagen Bijlage 1 Stadhuis Amersfoort, onderzoek dotatie onderhoudsvoorzieningen dd 14 juli 2015 Bijlage 2 Herziene stichtingskostenraming renovatie stadshuis Amersfoort dd 30 oktober 2015 Bijlage 3 Berekening effecten gemeentelijke begroting dd 9 november 2015 Bijlage 4 Ruimtelijk PvE dd 9 juli Bijlage 5 Rapportage OPPS Business Case Stadhuis Amersfoort dd 12 november 2015 Bijlage 6 Ambitiedocument duurzaamheid dd 28 augustus 2015

10 raadsbesluit pagina 1 RAADSBESLUIT Reg.nr De raad van de gemeente Amersfoort; op basis van het voorstel van burgemeester en wethouders van 21 januari 2016, sector DIR/PP (nr ); b e s l u i t: 1. Het college opdracht te geven de renovatie van het Stadhuis voor te bereiden en hierbij de goedgekeurde meerjarenbegroting van als uitgangspunt voor de exploitatielasten te nemen 2. Het college opdracht te geven om conform het vastgestelde duurzaamheidbeleid het renovatieplan voor het stadhuis uit te werken 3. Een voorbereidingskrediet van ,- ter beschikking te stellen, met als dekking voor de rentelasten, de reguliere gebouwenexploitatie 4. Het college opdracht te geven om het definitieve plan inclusief de duurzaamheidsmaatregelen passend binnen het door de raad vastgestelde duurzaamheidsbeleid ter vaststelling voor te leggen aan de raad. 5. Gelijktijdig een uitvoeringskrediet en bijbehorend dekkingsvoorstel ter besluitvorming aan te bieden. Vastgesteld in de openbare vergadering van de griffier de voorzitter