Breda, 's-hertogenbosch, Tilburg

Transcriptie

1 Breda, 's-hertogenbosch, Tilburg Notitie kenmerk Informatie Avans Veiligheid versie 2.1 (140501) DEF.docx opgesteld door Peter de Groot uitgavedatum 1 mei 2014 telefoon 7933 onderwerp Regeling Informatie Avans Veiligheid (versie 2.1) Vastgesteld op 30 september door de Directie van de Diensteenheid ICT en Facilitaire Dienst (DIF) Beschrijving van de Veiligheid én regelgeving voor: Studenten, zie 2.1 Medewerkers, waaronder docenten, zie 2.2 Externe Dienstverleners (Catering, Repro, Aannemers, Installateurs, Adviseurs, e.d.), zie 2.3 Overige geïnteresseerden met als doel te voorzien in de (wettelijke) informatievoorziening en regelgeving voor eenieder die zich op het terrein en/of in de gebouwen van Avans Hogeschool bevind. Leesverplichting! voor Studenten, Medewerkers en Externe Dienstverleners (adviseurs, leveranciers, contractanten), zie punt 1. 1 Aangepast i.v.m. wijzigen hogeschool telefoonnummers

2 pagina 2 van 18 Inhoudsopgave Informatie Avans Veiligheid (versie 2.1) Algemene instructie (verplicht) voor iedereen Acute situatie Overige en niet-acute situatie Doelgroepen Student Verplichtingen Student Medewerker Avans Definitie Verplichtingen Medewerker Avans; waaronder ook docenten en opdrachtgevers Voorzitter van overleg en/of Gastheer van bezoeker(s) Dienstverleners Definitie Bepalingen voor Medewerker Avans en haar Adviseur(s) Bepalingen voor Dienstverleners Bezoeker Definitie Meldingsplicht en uitvoering activiteiten Meldingsplicht Meldingsplicht (inhoudelijk) Goedkeuring vooraf Melding aanvang en beëindiging werkzaamheden Stilleggen activiteiten en/of werkzaamheden Algemene bepalingen Regelingen Doel van de regelingen Toezicht op naleving Vooroverleg Controle en overtreding Regeling versiering en decoraties Doel van de regeling Voorschriften Materiaal; brandveiligheid versieringen en decoraties Eenvoudige brandproef Ophangen Uitsluitingen Gebruik Regeling uitvoering van processen zonder toezicht Doel van de regeling Voorschriften Meldpunten en verwijzingen Algemene verwijzingen Meldpunt Avans Veiligheid Verplichte veiligheidsmelding Meldpunt Avans Arbo Meldpunt Vertrouwenspersoon Meldpunt ICT-incidenten Overige vragen en meldingen Vragen of interesse in deelname Bijlage 1: Concepttekst overeenkomst met Dienstverleners Veiligheid Bijlage 2: Afkortingen en begrippen Bijlage 3: AT-matrix; Activiteiten en taakverdeling Opzet en inhoud Wijzigingen Melden wijzigingen Informeren en implementeren wijzigingen Bijlage 4: Belangrijkste wijzigingen... 17

3 pagina 3 van 18 1 Algemene instructie (verplicht) voor iedereen Personeel, Student en Dienstverlener 2, zoals hierna verder omschreven, wordt geacht: de inhoud van deze notitie te kennen én daarnaar te (kunnen) handelen 3. In veel ruimten 4 van Avans hangt de Veiligheidskaart met daarop de belangrijkste algemene veiligheidsinstructie. 1.1 Acute situatie Voor acute situatie m.b.t. de Veiligheid ga naar de receptie of bel Avans Alarm ( ) Overige en niet-acute situatie Voor overige en/of niet acute meldingen, zie punt 7 Meldpunten en verwijzingen. Zie ook punt 3 Meldingsplicht en uitvoering activiteiten. Figuur 1: Voorbeeld Veiligheidskaart 2 Doelgroepen Student, lees verder bij punt 2.1 Medewerker, lees verder bij punt 2.2 Dienstverleners, lees verder bij punt 2.3 Bezoeker, zie punt Student Eenieder die als student is ingeschreven bij Avans Verplichtingen Student Van de student wordt het volgende verwacht in het kader van de eigen verantwoordelijkheid m.b.t. veiligheid; bekend te zijn en daarnaar te handelen: Het Avans Alarm ( ) 8008, bij voorkeur voorgeprogrammeerd in de mobiele telefoon. De Veiligheidskaart Informatiebron(nen) bij bijzondere omstandigheden (crisis), te weten de website: De Avans website veiligheid: veiligheid.avans.nl De Meldingsplicht, zie punt 3 Meldingsplicht en uitvoering activiteiten. De Verplichte veiligheidsmelding, zie punt Om praktische redenen is voor functies en rollen de mannelijke term (vorm) gebruikt. Deze kunnen echter ook door vrouwen vervuld worden. 3 In deze notitie zijn naast informatie over de regelgeving ook aanwijzingen opgenomen voor de uitvoering en/of het toezicht. Daarmee wordt een veelvoud aan documenten voorkomen en wordt de samenhang (beter) bewaakt. 4 Vaak bij de brandslaghaspel.

4 pagina 4 van Medewerker Avans Definitie Eenieder met een arbeidsovereenkomst met Avans, al dan niet tijdelijk. Promostudenten worden in dit kader niet aangemerkt als Medewerker Avans Verplichtingen Medewerker Avans; waaronder ook docenten en opdrachtgevers. Van een Medewerker Avans wordt het volgende verwacht in het kader van de eigen verantwoordelijkheid m.b.t. veiligheid en zorg voor anderen: Bekend met het Avans Alarm ( ) 8008, bij voorkeur voorgeprogrammeerd in de mobiele telefoon en/of het vaste telefoontoestel. Bekend met deze notitie en daarnaar zullen en kunnen handelen, met name: a. Bekend met de Veiligheidskaart en daarnaar kunnen handelen b. De Meldingsplicht, zie punt 3. Bekend met informatiebron(nen) bij bijzondere omstandigheden (crisis), te weten de website: In voorkomend geval adequaat kunnen handelen in het belang van Avans, maar met zorg voor de eigen veiligheid. Daaronder ook begrepen de instructies van de BHV-er en/of lid Crisisorganisatie bij uitvoering van haar taken. Is de Medewerker Avans ook Gastheer voor bezoeker(s), zie dan ook punt Voorzitter van overleg en/of Gastheer van bezoeker(s). Is de Medewerker Avans ook Opdrachtgever voor een Dienstverlener, die op het terrein van Avans werkzaam zijn, zie dan ook punt Bepalingen voor Medewerker Avans en haar Adviseur(s). Is de Medewerker Avans ook opdrachtgever c.q. verantwoordelijk voor het (laten) uitvoeren van processen zonder toezicht, zie dan ook punt 6 Regeling uitvoering van processen zonder toezicht. Is de Medewerker Avans ook opdrachtgever c.q. verantwoordelijk voor het (laten) uitvoeren van werkzaamheden door Dienstverleners, zie ook punt Bepalingen voor Medewerker Avans en haar Adviseur(s). De Medewerker Avans blijft eindverantwoordelijk voor de activiteiten die onder zijn verantwoordelijkheid worden uitgevoerd door niet-avans Medewerkers, bezoekers, leveranciers, etc. De Verplichte veiligheidsmelding, zie punt Voorzitter van overleg en/of Gastheer van bezoeker(s) Vanuit deze taak of rol is men: a. Verantwoordelijk voor de veiligheid van en voor de groep. Neem bij twijfel en/of ondersteuning contact op met de conciërge. b. Verantwoordelijk voor naleving van Veiligheidskaart met name t.a.v. het afsluiten van energiebronnen, afzuiging, de ramen en deuren, etc. c. Gehouden aan de Meldingsplicht, zie punt 3., met name bij de ontvangst van meer dan 15 bezoekers en/of kinderen jonger dan 16 jaar. 2.3 Dienstverleners Definitie Een persoon of organisatie die voor Avans werkzaamheden verricht en/of diensten verleend, al dan niet in onderaanneming, op het terrein en/of in de gebouwen van Avans. Personeel van Dienstverleners welke langer dan 2 weken werkzaam is voor Avans dient tevens te voldoen aan de bepalingen voor Medewerker Avans, zie punt 2.2. Denk aan: Catering, Repro, Schoonmaak, Aannemers, Installateurs, Adviseur, Uitzendkrachten, e.d.

5 pagina 5 van Bepalingen voor Medewerker Avans en haar Adviseur(s) De Dienstverlener dan wel de eventuele Adviseur die wordt ingehuurd om deze dienstverlener te selecteren en/of contracteren, dient bekend te zijn met deze notitie 5 én (mede) zorg te dragen voor de naleving daarvan. De Medewerker Avans, als (gedelegeerd) Opdrachtgever, dient hiervoor zorg te dragen. Voor Adviseurs en/of Opdrachtgevers die opdrachten verstrekken vanuit of namens Avans Hogeschool is een concept tekst opgenomen voor het contract, het bestekken en/of het Beschrijvend document, zie Bijlage 1: Concepttekst overeenkomst met Dienstverleners Bepalingen voor Dienstverleners a. De Dienstverlener wordt geacht zich te houden aan de (veiligheid)instructie zoals bij opdracht is overeengekomen en zoals verwoord in Informatie Avans Veiligheid. b. Bij tegenstrijdigheid meld de Dienstverlener dit aan de Opdrachtgever van Avans. c. De Dienstverlener handelt in het belang van Avans. d. De Dienstverlener draagt de zorg voor de veiligheid van en voor de eigen medewerkers. Neem bij twijfel in de voorbereiding contact op met de Opdrachtgever van Avans en anders bij uitvoering de (Hoofd)conciërge. e. De Dienstverlener draagt zorg voor een veiligheidsplan waaruit blijkt welke veiligheidsrisico s worden onderkent en welke preventieve maatregelen zijn/worden genomen. f. Zie ook punt 3 Meldingsplicht en uitvoering activiteiten. g. De Verplichte veiligheidsmelding, zie punt Bezoeker Definitie Alle overige personen die zich op het terrein en/of in de gebouwen van Avans bevinden; niet zijnde Personeel, Studenten of Dienstverlener. Van deze personen mag zelfredzaamheid worden verwacht. De Avans-medewerker 6 die uitnodigt is Gastheer en daarmee verantwoordelijk voor zijn bezoek(ers). Voor de Gastheer, zie punt Bezoekers jonger dan 16 jaar 7 dienen te worden begeleid door een volwassene. Hiervoor is de meldingsplicht van toepassing, zie punt 3. Personen die zich niet kunnen of willen identificeren worden geacht bezoeker te zijn en kunnen, naar het oordeel van de Bewaking, Beveiliging en Conciërgerie als onbevoegd aanwezig worden aangemerkt en derhalve van het terrein worden verwijderd. 3 Meldingsplicht en uitvoering activiteiten 3.1 Meldingsplicht Voor de uitvoering van bijzondere activiteiten en/of werkzaamheden, in ieder geval welke de veiligheid, bedrijfsvoering of de zorg voor veiligheid kunnen schaden, dient voor reguliere werkzaamheden minimaal 5 werkdagen vóór aanvang goedkeuring te worden aangevraagd bij: Servicedesk DIF, telefoon ( ) 8888, servicedesk.dif@avans.nl. Formeel vraagt men goedkeuring voor de uitvoering van meldingsplichtige activiteiten. Voor het aanvragen kan men gebruik maken van het formulier Toestemming Meldingsplichtige Activiteiten 8, te vinden op veiligheid.avans.nl/documenten. 5 Attentiepunt: Zorg voor dat de Dienstverlener over de actuele versie van deze notitie beschikt. 6 Hiermee borgen we dat de Avans medewerker zich niet kan distantiëren van zijn rol als gastheer en verantwoordelijk is voor zijn bezoek(er). 7 Deze jongeren worden als onvoldoende zelfredzaam aangemerkt. 8 Dit document wordt geplaatst nadat de notitie en het formulier is vastgesteld.

6 pagina 6 van Meldingsplicht (inhoudelijk) Als Meldingsplicht wordt aangemerkt: Ontvangst van groepen van 15 personen of meer. Bezoekers jonger dan 16 jaar. Het opbouwen van stands, marktkramen, tentoonstellingen, of ophangen van materialen, etc. Zonder schriftelijke toestemming is het starten van Meldingsplichtige activiteiten niet toegestaan! Zie veiligheid.avans.nl/documenten voor het aanvraagformulier: Toestemmingsformulier Meldingsplichtige activiteiten. Het aan- c.q. afsluiten van aansluitingen zoals gas, water, elektra, riolering. Het opbouwen c.q. afbreken van hijswerktuigen, steigers, trap/ladders, allen hoger dan 2,5m1. Het leggen en verwijderen van losse kabels- en leidingen op plaatsen waar personeel, studenten en/of bezoekers kunnen lopen. Het werken aan, onder of binnen 2m1 van een brandmelder 9. Alle activiteiten waarvan de initiator dan wel de toezichthouder daarop redelijkerwijs kan vermoeden dat zij overlast en/of gevaar kunnen veroorzaken. Alle overige activiteiten die als Meldingsplichtig zijn aangemerkt bij het verlenen van goedkeuring. Genoemde werkzaamheden vallend onder Regelingen, zie punt 4 Algemene bepalingen Regelingen en verder. Bij de aanvraag dient een Contactpersoon Veiligheid (uitv) te worden opgegeven die bij de uitvoering van de activiteiten en/of werkzaamheden aanwezig is. Deze wordt door Avans aangemerkt als eindverantwoordelijke in het kader van de uitvoering. 3.3 Goedkeuring vooraf De goedkeuring wordt verleend door de Hoofdconciërge van de betreffende locatie(s), al dan niet na overleg met Directie DIF. Zo nodig worden aanvullende (veiligheids) eisen opgesteld, waaronder: Tijdstippen en/of situaties waarop melding bij de Receptie vereist is, b.v. voor het aan- en afmelden, uitvoering van werkzaamheden, in/uitschakelingen van installaties e.d. Verstrekken van nadere informatie Voorwaarden voor uitvoering als afzettingen, veiligheidsmiddelen, informatie verstrekken etc. De goedkeuring wordt schriftelijk, door het ondertekenen van het Toestemmingsformulier Meldingsplichtige activiteiten verstrekt. Aanvragen per , worden per beantwoord en daarmee voorzien van goedkeuring of onthouding daarvan. Zonder schriftelijke toestemming, waaronder ook een wordt verstaan, is het starten van Meldingsplichtige activiteiten niet toegestaan! Bij aanvragen met een grote(re) impact, kan intern Avans overleg nodig zijn, alvorens goedkeuring te kunnen verlenen. Daarvoor dient de aanvrager rekening te houden met een langere behandeltijd van de aanvraag (i.p.v. de eerder genoemde 5 dagen). 3.4 Melding aanvang en beëindiging werkzaamheden Bij aanvang én beëindiging van de meldingsplichtige werkzaamheden dient daarvan melding te worden gemaakt bij de Bewaking Beveiliging en Conciërgerie (BBC, bij de receptie). Bezoekers en leveranciers worden ingeschreven en krijgen een (dag)bezoekerspas. De Contactpersoon Veiligheid (uitv) beschikt over het originele, voor goedkeuring ondertekende, exemplaar van het Toestemmingsformulier Meldingsplichtige activiteiten. 9 i.v.m. kans op vals alarm

7 pagina 7 van Stilleggen activiteiten en/of werkzaamheden Bij gerede twijfel over de veiligheid bij de uitvoering van activiteiten en/of werkzaamheden kan Avans, in dit kader vertegenwoordigd door de Teamleider BHV dan wel de Locale Crisis Team leider de uitvoering opschorten c.q. stilleggen. De Contactpersoon Veiligheid (uitv) is daarvoor de contactpersoon met de uitvoerende organisatie. 4 Algemene bepalingen Regelingen 4.1 Doel van de regelingen Het doel van Regelingen is om, in aanvulling op wettelijke richtlijnen en voorschriften, nadere en/of specifieke bepalingen met betrekking tot veiligheid vast te leggen. Uitgangspunt daarbij is dat de beperkingen van de Regelingen zo min mogelijk hinder veroorzaken c.q. beperkingen opleggen, voor het onderwijs en/of de bedrijfsvoering. DIF beseft dit terdege maar is ook verantwoordelijk voor de veiligheid. Derhalve prevaleert DIF onderling overleg en medewerking aan het doel boven de regels. Maar om het overleg goed in te gaan is het van belang dat eenieder op de hoogte is van de regelgeving en dat als vertrekpunt neemt. Binnen de regels kan DIF veel, maar niet (altijd) alles. Regelingen worden (pas) ingesteld als de frequentie, aard en/of risico s daartoe aanleiding geven. 4.2 Toezicht op naleving Het toezicht op de naleving valt onder de zorg van DIF 10 ; daar wordt op de volgende wijze invulling aan gegeven Vooroverleg Eenieder kan vooraf met de Hoofdconciërge afspraken maken de te treffen maatregelen en condities (voorwaarden). Formeel dienen veel activiteiten vooraf te worden aangevraagd, zie punt 3 Meldingsplicht en uitvoering activiteiten. Tip: Houdt er, in tijd gezien, rekening mee dat ook een Hoofdconciërge soms dingen moet kunnen uitzoeken en navragen Controle en overtreding Controleronde overdag De conciërges lopen overdag regelmatig controlerondes en zullen aangeven wanneer iets niet toelaatbaar is; preventief toezicht, service verlenend voor het zoeken naar oplossingen. Bij directe veiligheidszaken, ook andere dan hier genoemd, zijn conciërges bevoegd om directe maatregelen te (laten) nemen Controleronde bij sluiting en overtreding Wanneer bij de sluitronde van het gebouw overtredingen worden vastgesteld worden er naar behoefte direct maatregelen getroffen in het belang van de veiligheid, bijvoorbeeld het oproepen van personen, het stoppen, het verwijderen van goederen of anderszins noodzakelijke maatregelen. 10 Zie Beleidsplan Veiligheid, punt

8 pagina 8 van 18 De directeur van de betreffende Academie of Diensteenheid wordt schriftelijk op de hoogte gesteld; de 1 e LCT-leider ontvangt een kopie. Directie DIF beslist over het teruggeven van eventueel verwijderde (in beslag genomen) goederen Herhaling van overtreding Bij herhaling van overtreding beslist directie DIF over het vervolg. 5 Regeling versiering en decoraties Eerder als aparte regeling verschenen op 10 december 2012 ( ); Deze bepalingen vervangen voornoemde regeling. 5.1 Doel van de regeling Het doel van de regeling is om het gebruik van versieringen en decoraties mogelijk te maken waarbij tevens wordt voldaan aan wettelijke richtlijnen en voorschriften t.a.v. (brand)veiligheid. Deze regeling is mede gebaseerd op bepalingen van de Brandweer Breda Voorschriften Materiaal; brandveiligheid versieringen en decoraties a. Versieringen en decoraties dienen brandveilig, brandvertragend of moeilijk ontvlambaar te zijn en te zijn voorzien van een certificaat daarvoor van de leverancier. Toelichting: Veel leveranciers bieden brandveilige, brandvertragende of moeilijk ontvlambare versieringsmaterialen aan. Deze bestaan soms uit materialen die uit zichzelf al veilige eigenschappen hebben, maar het komt ook voor dat de leverancier de materialen heeft geïmpregneerd. In het verleden is gebleken dat het voor de consument niet eenvoudig is om de brandveilige materialen te onderscheiden. U dient bij uw leverancier nadrukkelijk te vragen naar de artikelen met een brandvertragende kwaliteit. Daarbij moet u opletten of op de verpakking is aangegeven dat het hier een brandvertragende kwaliteit betreft. Het is verstandig om de verpakking te bewaren om aan te kunnen tonen dat het materiaal een brandvertragende kwaliteit bezit. Ook zijn soms certificaten in omloop die namens de fabrikant aan de afnemers worden uitgereikt. Vraag om een certificaat van het product dat u koopt en bewaar het in uw bedrijf. Een toezichthouder kan verlangen dat u een certificaat laat zien. Als de materialen uit de verpakking zijn gehaald, is echter nauwelijks meer te achterhalen aan welke eis het materiaal precies voldoet. Het kan dus zijn dat een toezichthouder namens de gemeente óf een conciërge uw versieringen alsnog wil beproeven. Hij zal daarbij een vaste testmethode toepassen die hieronder is beschreven. b. Brandvertragend behandelde versieringen die ouder zijn dan 1 jaar mogen niet meer worden gebruikt, tenzij deze opnieuw is geïmpregneerd. Toelichting: De brandvertragend behandeling van versieringen werkt meestal maar voor een bepaalde periode. Het impregneren van materialen is een specialistische bezigheid. U moet dit dan ook laten verzorgen door een gespecialiseerd bedrijf. Indien u materialen laat impregneren dient u een schriftelijk bewijs te vragen, waarmee door het bedrijf wordt aangetoond dat het materiaal door de behandeling aan de gestelde eisen voldoet. Met betrekking tot een overzicht van dergelijke bedrijven verwijzen wij u naar de Folder van de Brandweer Breda Feestversiering? Het kan en moet veilig!. Deze folder kunt u vinden op de site van De toezichthouder of conciërge kan verlangen dat een brandproef wordt gehouden. Bedrijven zijn op Internet te vinden met zoektermen als brandvertragend, impregneren en versiering Eenvoudige brandproef Bij twijfel over de brandveiligheid van een versiering is er een zelftest. Deze mag, op Avans terrein, alléén door een conciërge worden uitgevoerd: 11 Bron: Brandweer Breda o.a. ondernemers.ashx (10dec12)

9 pagina 9 van 18 In de buitenlucht: a. Neem een monster (van ongeveer 5 bij 25 centimeter) van het materiaal b. Houd het beet met een lange tang c. Houdt onder een uiteinde hiervan een vlam van een ontstekingsbron zoals bijvoorbeeld een aansteker of lucifer; d. Wanneer het proefstuk heeft vlam gevat (of na 5 seconden) neemt u de ontstekingsbron weg; e. Nadat de ontstekingsbron is weggenomen moeten de vlammen direct doven; f. Indien dit niet het geval is, of er zijn brandende druppels vrijgekomen, heeft het materiaal bijna zeker niet de vereiste brandvertragende kwaliteit Ophangen 12 a. Versiering moet minimaal 50 centimeter verwijderd zijn van spotjes en andere apparaten waarvan de oppervlaktetemperatuur kan oplopen waarvan de oppervlaktetemperatuur meer dan 80 C kan worden. b. Versiering moet minimaal op 2,5 m1 boven de vloer hangen om te voorkomen dat deze naar beneden getrokken wordt (struikelgevaar). c. Als vlaggen en doeken horizontaal tegen het plafond worden aangebracht mag dat alleen als deze zijn onderspannen met metaaldraad op een onderlinge afstand van ten hoogste 35 centimeter of zijn onderspannen met een metaaldraad in twee richtingen met een maaswijdte van ten hoogste 70 centimeter. d. Versiering mag het zicht op vluchtrouteaanduidingen en de werking van de noodverlichting of andere veiligheids- en beheervoorzieningen niet belemmeren zoals: Inbraak- en alarmeringssystemen, brandmelders, camera s, sensoren etc. e. Met lucht gevulde ballonnen zijn gewoon toegestaan Uitsluitingen Vooralsnog vallen de volgende onderdelen niet onder deze regelgeving: a. Kaarsen op batterijen en verlichting op batterijen worden niet aangemerkt als versiering of decoratie in dit kader. Dit indien er geen kans is op gevaar, ontbranding of kortsluiting. Dit naar oordeel van de Conciërge. b. Wanneer door de Hoofdconciërge ontheffing is verleend omdat er specifieke afspraken zijn gemaakt. Toelichting: Dit maakt het mogelijk om af te wijken maar óók de veiligheid in acht te nemen. Daarnaast informeert en betrekt afstemming de Conciërgerie vóóraf. 12 Zie voetnoot 11.

10 pagina 10 van Gebruik De eigenaar van de versiering of decoratie is verantwoordelijk voor het juist plaatsen en gebruiken. Dit betekent o.a.: a. Niets mag de veiligheid in de ruimste zins des woords schaden; de voorschriften moeten worden nageleefd. b. Kaarsen en waxinelichtjes zijn niet toegestaan (open vuur)! Zie ook 5.2.4b. c. Verlichting op netstroom, vaak rond de kerstperiode, dient UIT te zijn aan het einde van de werkdag; de stekker uit het stopcontact. Een schakelaar is niet betrouwbaar genoeg. d. Adapters dienen UIT te zijn aan het einde van de werkdag; de stekker uit het stopcontact. Een schakelaar is niet betrouwbaar genoeg. e. Bij gebruik van verlengsnoeren moeten deze volledig zijn uitgerold en mogen geen gevaar voor struikelen opleveren. I.v.m. schoonmaak mag dit ook niet langdurig van aard zijn. 6 Regeling uitvoering van processen zonder toezicht 6.1 Doel van de regeling Het doel van de regeling is om de uitvoering van processen 13 zonder toezicht mogelijk te maken waarbij tevens wordt voldaan aan wettelijke richtlijnen en voorschriften t.a.v. (brand)veiligheid. Aanleiding tot deze regeling is een aantal voorvallen waarbij processen anders zijn verlopen dan was voorzien en er (mogelijke) veiligheidsrisico s zijn gelopen. De belangrijk(st)e contactpersonen waren niet bereikbaar. De Conciërges, als eerste verantwoordelijke voor de algemene veiligheid op de locatie waren daarbij niet op de hoogte. 6.2 Voorschriften De uitvoering van een proces zonder toezicht is meldingsplichtig, zie punt 3 Meldingsplicht en uitvoering activiteiten en mag niet zonder goedkeuring worden gestart. Uitvoering van een proces zonder toezicht valt te allen tijde onder eindverantwoordelijkheid van een Avans medewerker; ook als deze door een derde, zijnde student of leverancier wordt uitgevoerd. Vandaar het mede ondertekenen van het aanvraagformulier. 7 Meldpunten en verwijzingen 7.1 Algemene verwijzingen Medewerkers: iavans.avans.nl Studenten: studenteninfo.avans.nl Voor iedereen: 13 het laten draaien van installaties, proefopstellingen, metingen, laboratoriumproeven, etc.

11 pagina 11 van Meldpunt Avans Veiligheid Zie voor het Formulier Veiligheidsmelding: veiligheid.avans.nl onder Formulier Melding. Met het Formulier Veiligheidsmelding kan men digitaal aangifte en melding doen van: Agressie, Geweld en misbruik Sociale Media (internet), Diefstal van en/of Schade aan Avans of Privé-eigendommen, Letsel en Ongeval, Gevaarlijke situatie of Overig. N.B. Voor sommige meldingen zijn specifieke meldpunten ingericht. Daar wordt op genoemd formulier Veiligheidsmelding naar verwezen. Zie ook de hierna genoemde punten. Afhankelijk van de aard van de melding wordt het Formulier digitaal doorgezet naar de eerst verantwoordelijke voor afhandeling. De melder ontvangt per bericht over de registratie van de melding en de verantwoordelijke voor afhandeling. Voor de complete informatie zie Uitvoeringsplan & Formulier Veiligheidsmelding op veiligheid.avans.nl onder documenten Verplichte veiligheidsmelding Eenieder is verplicht melding te maken bij: Stem af wie er melding maakt, maar het is niet erg als er meerdere meldingen worden ontvangen. Melding (oproep) via Avans Alarm; door Conciërge Vertrek van slachtoffer naar ziekenhuis; door Concierge Bedrijfsongeval of bijna bedrijfsongeval i.v.m. meldingsplicht van Avans Arbo naar Arbeidsinspectie. Avans Arbo krijgt automatisch een kopie van de melding Niet acute situaties die (mogelijk) gevaarlijk zijn of gevaar c.q. schade voor Avans kunnen opleveren. Situaties die (te) vaak voorkomen en waarbij er twijfel is of het niet veiliger kan, met minder risico s. Dit kan leiden tot herziening van processen (Methoden), Materialen, informatie en instructie (Mens) en het gebruik van het Middel (4M). 7.3 Meldpunt Avans Arbo Avans Arbo geeft binnen Avans invulling aan de registratie en afhandeling van Arbo-gerelateerde onderwerpen; deels vanuit de bedrijfsvoering en deels vanuit een wettelijk kader. Expliciet in dit kader (veiligheid): voert zij registratie over (bijna) ongevallen, voert zij ongeval onderzoek uit en rapporteert daarover, verzorgt evt. de melding van ongevallen en onderhoud daarover contacten met de Arbeidsinspectie, voert zij Risico Inventarisaties en Evaluaties (RIE) uit, adviseert zij over arbeidsomstandigheden op en rond de werkplek. Meldpunt: 7.4 Meldpunt Vertrouwenspersoon De Vertrouwenspersonen behandelen meldingen m.b.t. seksuele intimidatie, psychische en/of lichamelijke agressie, discriminatie, pesten en machtsmisbruik. Daarbij speelt vertrouwelijkheid een grote rol. Op het Formulier Veiligheidsmelding zal een verwijzing worden opgenomen. Meldpunt: digitaalloket.avans.nl

12 pagina 12 van Meldpunt ICT-incidenten Avans beveiligt zich tegen ongewenste ICT incidenten met hard- en software. Binnen Avans draagt een Computer Security Incident Response Team (Csirt) daarvoor de zorg. Taken van dit team zijn onder andere: Het signaleren, registreren van alle ICT-incidenten, het coördineren van de bestrijding en het toezien op de oplossing van problemen die tot incidenten hebben geleid of door de incidenten zijn veroorzaakt (of het bieden van ondersteuning daarbij. Het geven van voorlichting m.b.t. computerbeveiliging aan de Avans gebruikers. Het Csirt bij Avans behandelt meldingen vertrouwelijk en verstrekt alleen informatie over beveiligingsincidenten als dat noodzakelijk en relevant is voor de oplossing van een incident. Meldpunt: Voor vragen over ICT beveiliging kan men terecht bij de: Servicedesk DIF, telefoon ( ) 8888, Overige vragen en meldingen Voor overige vragen en informatie ga naar: Servicedesk DIF, telefoon ( ) 8888, 8 Vragen of interesse in deelname Vragen over de veiligheid of uw interesse in deelname aan BHV-organisatie, als BHV-er of EHBO-er? Kijk op veiligheid.avans.nl onder BHV en EHBO óf neem contact op met de Servicedesk DIF, telefoon ( ) 8888, servicedesk.dif@avans.nl.

13 pagina 13 van 18 9 Bijlage 1: Concepttekst overeenkomst met Dienstverleners 14 Veiligheid Avans Hogeschool draagt zorg voor een aangename en veilige studeer- en werkomgeving. In dat kader worden Dienstverleners verplicht daar aan mee te werken door in ieder geval het hierna genoemde in acht te nemen. Bij aanvaarding van de opdracht conformeert de Dienstverlener 15 zich aan deze bepalingen. Opdrachtnemer: Zorgt kennis te hebben van de notitie Informatie Avans Veiligheid 16 en daarnaar te (laten) handelen. Denkt en handelt als ware zij werknemer van Avans. Dat betekent het zelf zorg dragen voor de veiligheid, het nemen van maatregelen, het melden van mogelijk onveilige en/of onwenselijke situaties, etc. Voldoet aan wettelijke eisen en richtlijnen, alsmede voldoen aan richtlijnen voor veilig werken vanuit de branche. Treft maatregelen opdat het onderwijs en de bedrijfsvoering van Avans zo veel mogelijk zonder hinder en/of overlast plaats kan vinden. Treft maatregelen opdat de risico s m.b.t. de veiligheid voor eenieder tot een minimum worden beperkt, dan wel dat de gevolgen bij het optreden van een risico tot een minimum worden beperkt. Meld zich en/of haar medewerkers aan bij de receptie (BBC) bij aankomst en vertrek 17. Afhankelijk van de aard van de werkzaamheden kan hiervoor ontheffing worden verleend. Bij de (eerste) melding ontvangt men informatie en instructie over de veiligheidsbepalingen en kunnen zo nodig vervolgafspraken worden gemaakt. Geeft, op aangeven van de receptie/bbc medewerker, bij aanmelding bij de receptie o.a. op 18 : - wie contactpersoon veiligheid is gedurende de uitvoering (incl. 06nr), - het aantal medewerkers; Draagt ervoor zorg dat anderen die via of namens Dienstverlener werkzaamheden verrichten zich eveneens aan deze bepalingen voor de Dienstverlener houden. Minimaal éénmaal per 3 maanden vraagt de Dienstverlener aan de Opdrachtgever of er nog veranderingen in de afspraken en bepalingen m.b.t. veiligheid zijn; ook kan de Dienstverlener dan wensen m.b.t. verbeteringen van de veiligheid aan de Opdrachtgever kenbaar maken. Bij uitvoering kan door de Leider Bedrijfshulpverlening (BHV-leider) instructies worden afgegeven waaraan Dienstverlener zich dient te houden In dit kader eenieder die op Avans terrein werkzaamheden verricht in de meest ruime zin des woords, niet zijnde medewerker, zoals: leveranciers, adviseurs, uitzendkrachten, onderhouds- en installatiebedrijven, catering, schoonmaak, studenten in het kader van (jaaropenings)activiteiten, etc. 15 In het kader van opdrachten wordt deze ook wel Opdrachtnemer of Contractant genoemd. 16 Zie veiligheid.avans.nl voor de laatste versie. 17 Dit is om ervoor te zorgen dat BBC op de hoogte is van de activiteiten in het gebouw; dit staat los van een eventuele meldingsplicht die gericht is op de aard van de activiteit(en). 18 Dit heeft te maken met de plaats en de aard van de werkzaamheden. 19 In ultime situatie kan dat opschorting of het stilleggen van de werkzaamheden zijn.

14 pagina 14 van Bijlage 2: Afkortingen en begrippen term, begrip of afkorting AB AB/bvz AdvArbo AT-matrix omschrijving Coördinator Activa Beheer (AB) Activa Beheer (AB) m.b.t. brandveiligheidszaken Adviseur Arbo Overzicht waarbij de verdeling van activiteiten, taken (rollen) en bevoegdheden zijn vastgelegd toelichting beslissen (laten) doen medewerking advies informeren toelichting en/of aandachtspunten BBC Coördinator Bewaking, Beveiliging, Conciërgerie (BBC) BBCpvm PreventieMedewerker BBC draagt zorg voor registratie en doorverwijzing meldingen draagt zorg voor algemene (DIF) intranetsites m.b.t. veiligheid BHV Bedrijfshulpverlening voor operationele en directe hulp op de locatie Veelal gericht op gewonden en ontruimen Operationele ondersteuning van LCT Onderdeel van de Crisisorganisatie BHV-leider teamleider van het BHV-team roulerende functie, afhankelijk van bezetting 1eBHV-leider Contactpersoon, voor het BHVteam van de locatie Veelal de Hoofdconciërge van de locatie;zie ook hc Crisis Actie Plan (CAP) Contactpersoon Veiligheid (uitv) Het Crisis Actie Plan is het draaiboek voor het handelen bij een (verwacht) incident voor situaties waarin de reguliere bedrijfsvoering niet voorziet of kan voorzien en die qua impact, omvang en/of beschikbaar tijdsbestek noodzaken tot snel en adequaat handelen. Eindverantwoordelijke voor de veilige uitvoering van activiteiten en/of werkzaamheden én daarbij aanwezig is. Dit is in principe de uitvoerende en/of organiserende organisatie; niet zijnde BBC want deze hebben een eindverantwoordelijkheid m.b.t. controle en het optreden bij incidenten.

15 pagina 15 van 18 term, begrip of afkorting Crisisleider CVB dirdif dirpo mdw IVadv IV-register omschrijving Eindverantwoordelijke voor de aanpak van de crisis College van Bestuur Directeur DIF Directeur P&O Medewerker met vestje (i) voor informatie in het veld Adviseur Integrale Veiligheid (DIF) Overzicht van alle meldingen, aandachts- en/of verbeterpunten m.b.t. Integrale Veiligheid (IV). toelichting Deze kan gedurende de crisis veranderen i.v.m. op- en afschalen. onderdeel van BHV organisatie met vermelding van de probleemeigenaar (regieleider), de voortgang, etc. IV-platform RET RPA SIB SMDIF Platform Integrale Veiligheid Coördinator Roosteren en Tentaminering (RET) Coördinator Receptie, Post, Archief (RPA) Studenten Informatie Balie Servicemanagers DIF

16 Breda, 's-hertogenbosch, Tilburg Bijlage 3: AT-matrix; Activiteiten en taakverdeling Zie Bijlage 2: Afkortingen en begrippen nr. activiteit beslissen (laten) doen medewerking (verplicht) advies (verplicht) informeren toelichting en/of aandachtspunten Opzet en inhoud Beheer notitie Informatie Avans Veiligheid BBC adviesrol Platform IV (versie 2.1) Vaststellen majeure wijzigingen DirDIF verandering principes Vaststellen overige wijzigingen BBC vooral actualiseren lijsten en overzichten Wijzigingen Melden wijzigingen Melden (mogelijke) veranderingen en opmerkingen aan BBCpvm Verwerken wijzigingen Informatie Avans Veiligheid (versie 2.1) iedereen BBC BBCpvm Controle op actualiteit; min 1x per maand BBCpvm Informeren en implementeren wijzigingen Informeren over veranderingen BBC BBCpvm

17 pagina 17 van 18 Bijlage 4: Belangrijkste wijzigingen Overzicht van de belangrijkste wijzigingen per versie. uitgave (bestand) datum belangrijke of bijzondere wijzigingen Informatie Veiligheid 12sep11 Eerste uitgave hogeschoolbrede integrale Avans informatievoorziening Informatie Veiligheid Avans Informatie Avans Veiligheid versie 2.1 (140501) DEF.docx 26okt11 xxx Aangepast n.a.v. realisatie website Avans Veiligheid Aangepast als versie 2 in vervolg op kenmerk met algemene actualisatie Aanpassing Meldingsplicht (3) Regelingen en formulier: Toestemming Meldingsplichtige activiteiten opgenomen. Regeling versiering en decoraties (5) Uitvoering processen zonder toezicht (6) Concepttekst overeenkomst met Dienstverleners (Bijlage) vastgesteld door <naam> Directie DIF AdvIV Directie DIF op <datum> 12sep11 26okt11 30sep13

18 Breda, 's-hertogenbosch, Tilburg