Algemene offerteaanvraag EVALUATIE VAN TENDERING ALS INSTRUMENT VOOR DE ARBEIDSMARKTWERKING

Transcriptie

1 Vlaamse overheid Beleidsdomein Werk en Sociale Economie Agentschap: Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding Algemene offerteaanvraag Besteknr. 09/10132 EVALUATIE VAN TENDERING ALS INSTRUMENT VOOR DE ARBEIDSMARKTWERKING Infovergadering Op 27 februari 2009 om 10 uur Adres: Keizerslaan 11 Zaal Brussel Opening van de offertes Op 20 maart 2009 om 11 uur Adres: Keizerslaan 11 Zaal Brussel Evaluatie van tendering als instrument voor de arbeidsmarktwerking 1/22

2 Inhoudsopgave DEEL 1 : Administratieve bepalingen Toepasselijke wettelijke bepalingen Administratieve bepalingen Opdrachtgevend bestuur Classificatie en voorwerp van de opdracht Duur van de opdracht Plaats van de dienstverlening Uitvoering van de opdracht Co-aanneming Onderaanneming Wijze van gunning van de opdracht Voorwaarden tot deelneming Gunningcriteria Opmaak van de inschrijving Beschrijvend deel van de offerte Bij te voegen bescheiden Prijs Wijze van prijsbepaling Prijsvaststelling en prijsonderzoek Prijsherziening Financiering Opdrachtprijs Borgtocht Betalingen De facturatie en de betaalopdracht Eindafrekening Inschrijving Onderzoek regelmatigheid en volledigheid bestek Vormvereisten Opening offertes Gestanddoeningstermijn Mogelijkheid tot vraagstelling - infovergadering Voorwaarden betreffende de uitvoering van de opdracht Uitvoeringstermijnen Taalgebruik Bijzondere verbintenissen van de aanbieder Andere specifieke bepalingen met betrekking tot de gunning van deze opdracht Evaluatie van tendering als instrument voor de arbeidsmarktwerking 2/22

3 1.4.1 Wijzigingen en/of aanvullingen en/of verduidelijkingen op het bestek Instemming met de procedure Communicatie Rechtstreekse vordering ten aanzien van onderaannemers Toepasselijk recht en bevoegde instanties DEEL 2 : Technische bepalingen Situering Doel van de opdracht DEEL 3 : Definities...21 DEEL 4 : Bijlagen...22 Evaluatie van tendering als instrument voor de arbeidsmarktwerking 3/22

4 DEEL 1 : ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 1.1 Toepasselijke wettelijke bepalingen Op onderhavige opdracht zijn volgende wetgeving en reglementeringen van toepassing: 1. de Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. 2. het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en alle K.B. s die een wijziging of een aanvulling op dit K.B. zijn. 3. het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 betreffende de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, alsmede de algemene aannemingsvoorwaarden (bijlage bij K.B. dd ), en alle K.B. s die een wijziging of een aanvulling op dit K.B. zijn. 4. het Koninklijk Besluit van 29 januari 1997 tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van sommige bepalingen van de wet van 24 december 1993 en de uitvoeringsmaatregelen. 5. het Algemeen Reglement voor Arbeidsbescherming en de Codex over het welzijn van de werknemers tijdens de uitvoering van hun werk. 1.2 Administratieve bepalingen De hierna volgende administratieve bepalingen, moeten worden beschouwd als een aanvulling en explicitering van sommige artikels uit de K.B.'s van en De aanbieder wordt er attent op gemaakt dat de Algemene Aannemingsvoorwaarden (AAV) bijlage bij KB integraal op de uitvoering van de opdracht van toepassing zijn. De aanbieder dient gedurende de hele duur van de opdracht te voldoen aan de administratieve vereisten. Het niet meer voldoen aan één van de administratieve vereisten kan dan ook de onmiddellijke stopzetting van de opdracht tot gevolg hebben. Indien voor de uitvoering van de opdracht beroep gedaan wordt op onderaannemers dienen deze onderaannemers eveneens te voldoen aan de administratieve vereisten en de selectiecriteria die gelden voor de aanbieder, en dit voor de hele duur van de opdracht. Het niet meer voldoen aan één van de administratieve vereisten of aan de selectiecriteria door een onderaannemer kan de onmiddellijke stopzetting van de opdracht tot gevolg hebben. Evaluatie van tendering als instrument voor de arbeidsmarktwerking 4/22

5 1.2.1 Opdrachtgevend bestuur De Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding (VDAB), Keizerslaan 11, te 1000 Brussel, hierna genoemd opdrachtgever. Leidend ambtenaar: Fons Leroy, Gedelegeerd bestuurder Alle briefwisseling m.b.t. deze opdracht moet naar de VDAB gestuurd worden. Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet worden betekend aan de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding (VDAB), Keizerslaan 11 te 1000 Brussel. Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of een ander exploot. Hetzelfde adres geldt ook voor de aangetekende brief waarbij een schuldvordering wordt overgedragen of in pand gegeven Classificatie en voorwerp van de opdracht De onderhavige opdracht betreft een opdracht van diensten in de zin van artikel 5 van de Wet van 24 december De te verlenen diensten vallen onder categorie B.27, van bijlage 2 van de Wet van 24 december 1993 Via deze offerteaanvraag zoekt de VDAB een externe evaluator die de concepten en processen van het tenderbeleid zal evalueren en beleidsadvies formuleert Duur van de opdracht De opdrachtgever streeft om de opdracht te laten aanvangen op 1 mei 2009, voor een periode van 7 maanden. De oplevering van het rapport wordt verwacht op 30 november Plaats van de dienstverlening De diensten kunnen worden verricht op het adres van de dienstverlener, veldwerk over heel Vlaanderen kan noodzakelijk zijn Uitvoering van de opdracht De aanbieder is verantwoordelijk voor de uitvoering en de naleving van alle bepalingen van de opdracht en dit voor de gehele duur van de opdracht. Een aanbieder kan voor de uitvoering van de opdracht een beroep doen op andere aannemers hetzij in het kader van co-aanneming, hetzij in het kader van onderaanneming. Ongeacht of de aanbieder de opdracht alleen of met meerdere partners in kader van co- of onderaanneming uitvoert, dient het aanbod in de offerte voorgesteld te worden in één totaalconcept met een gezamenlijke samenhangende methodiekbeschrijving die wordt toegepast in het ganse perceel. Evaluatie van tendering als instrument voor de arbeidsmarktwerking 5/22

6 Co-aanneming Indien meerdere organisaties, bedrijven in het kader van co-aanneming gezamenlijk de evaluatie wensen uit te voeren, worden zij allen als aanbieder beschouwd in de zin van huidige offerteaanvraag, waarbij het ofwel gaat om: een louter samenwerkingsverband van aanbieders, waarbij de aanbieders zich hoofdelijk verbinden jegens de opdrachtgever en onder hen een penhouder aanstellen die de co-aannemers bij de opdrachtgever vertegenwoordigt en inzonderheid, doch zonder daartoe beperkt te zijn, de goede coördinatie van de uitvoering der diensten op zich neemt en als aanspreekpunt van de opdrachtgever fungeert voor wat facturatie betreft. of een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid die door de aanbieders wordt opgericht en waarbij alle aanbieders hoofdelijk aansprakelijk zijn jegens de opdrachtgever en een penhouder dienen aan te wijzen die ermee belast zal zijn de vereniging ten overstaan van de opdrachtgever te vertegenwoordigen en dienaangaande inzonderheid, doch zonder daartoe beperkt te zijn, als aanspreekpunt van de opdrachtgever fungeert voor wat facturatie betreft Onderaanneming Een aanbieder kan voor de uitvoering van de evaluatie beroep doen op onderaannemers waarvan de identiteit niet noodzakelijkerwijs in het kader van de kwalitatieve selectie van de aanbieder dient te worden opgegeven. Voor start van de activiteiten in kader van onderhavige opdracht, dient de aanbieder volgens het standaardsjabloon (bijlage 1) een overeenkomst af te sluiten met de onderaannemer waarin wordt verduidelijkt dat de aanbieder over de kwalificaties van de onderaannemer zal kunnen beschikken voor de uitvoering van deze opdracht. Deze verklaring moet door de aanbieder aan de opdrachtgever bezorgd worden vooraleer de onderaannemer zijn activiteiten in kader van deze opdracht aanvangt. De aanbieders blijven aansprakelijk inzake de goede uitvoering van de diensten en zien erop toe dat ook de onderaannemer(s) voldoen aan de administratieve vereisten en de selectiecriteria die gelden voor de aanbieder, en dit voor de hele duur van de opdracht. De opdrachtgever kan tijdens de looptijd van de opdracht controleren of de onderaannemers voldoen aan de gestelde vereisten Wijze van gunning van de opdracht De opdracht wordt gegund door middel van een algemene offerteaanvraag. Deze procedure laat geen ruimte voor onderhandelingen. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet, of gedeeltelijk, toe te wijzen Voorwaarden tot deelneming De aanbieder dient gedurende de hele duur van de opdracht te voldoen aan de voorwaarden tot deelneming. Het niet meer voldoen aan één van de voorwaarden kan dan ook de onmiddellijke stopzetting van de opdracht tot gevolg hebben Evaluatie van tendering als instrument voor de arbeidsmarktwerking 6/22

7 Administratieve vereisten A.1 rechtspersoonlijkheid hebben. A.2 beschikken over een van de volgende kwaliteitscertificaten: 1 Q*for-certificaat; 2 ISO-certificaat; 3 CEDEO-certificaat; 4 Recognised for Excellence; 5 K2c, K2b- of K2a-label voor opleiding of begelei ding; 6 ESF-label uitgereikt door het ESF-Agentschap vzw ; 7 Borea-keurmerk 8 een door de raad van bestuur van de VDAB aanvaar d ander certificaat. A.3 zich niet in een uitsluitingspositie bevinden. Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de aanbieder zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 69 van het KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. Selectiecriterium technische bekwaamheid. S.1. ervaring van de aanbieder inzake procesevaluatie en arbeidsmarktwerking S.2. ervaring van de aanbieder inzake evaluatie van opdrachten in het kader van de wet op de overheidsopdrachten en/of soortgelijke opdrachten Gunningcriteria Voor de keuze van de aanbieders zal de opdrachtgever de hiernavolgende criteria hanteren. De offertes zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen worden geweerd. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningcriteria. De volgende gunningcriteria zullen volgens bijgevoegde schaal worden gehanteerd: G.1 de prijs 30 % G.2 de voorgestelde werkwijze en gehanteerde methodieken 40 % G.3 deskundigheid 30 % o o o o inzake arbeidsmarktwerking inzake de wet op de overheidsopdrachten inzake procesevaluatie inzake beleidsadvisering Kort na de opening van de offertes zal er een mondelinge toelichting gebeuren door de aanbieder, op uitnodiging van de opdrachtgever. Dit gesprek heeft als doel het technische voorstel aan de hand van de opgesomde technische subcriteria toe te lichten. Deze mondelinge toelichting laat geen ruimte voor aanvullingen of onderhandelingen. Evaluatie van tendering als instrument voor de arbeidsmarktwerking 7/22

8 De punten per (sub)criterium worden toegekend op basis van de vermeldingen in de offerte van de aanbieder met betrekking tot de inhoud, aantoonbaarheid en relevantie t.o.v. de doelstelling van het project en de onderlinge vergelijking van de beschrijvingen van de verschillende aanbieders Opmaak van de inschrijving Beschrijvend deel van de offerte De volledige identificatie van de aanbieder en de beschrijving van de totale offerte dient te gebeuren aan de hand van het inschrijvingsformulier toegevoegd in deel 5. De beschrijving is volledig wanneer dit formulier behoorlijk is ingevuld en ondertekend. (zie inschrijvingsformulier bij punt 1: referenties en bewijsstukken) Betreffende het selectiecriterium technische bekwaamheid S.1 ervaring van de aanbieder inzake procesevaluatie en arbeidsmarktwerking. Een beschrijving van ervaring met procesevaluatie. De aanbieder toont dit aan door middel van een opgave van referentieopdrachten uitgevoerd in de laatste 3 jaar. Deze beschrijving wordt opgegeven per referentieopdracht, en bevat minstens volgende gegevens: o De benaming van de opdracht, de regio waar de opdracht werd uitgevoerd en de contactgegevens van de opdrachtgever. o De doelstellingen en de omschrijving van de referentieopdracht: Omschrijving van de doelstelling en inhoud van de opdracht De looptijd van opdracht (van mm/jj tot mm/jj) o Een korte samenvatting van de gepubliceerde resultaten en of rapporten in bijlage. S.2 ervaring van de aanbieder inzake evaluatie van opdrachten in kader van de wet op de overheidsopdrachten en/of soortgelijke opdrachten. Een beschrijving van de ervaring in adviesopdrachten inzake de wet op de overheidsopdrachten. De aanbieder toont dit aan door middel van een opgave van referentieopdrachten uitgevoerd in de laatste 3 jaar. Dit kunnen opdrachten zijn voor externe opdrachtgevers of interne acties of projecten. Deze beschrijving wordt opgegeven per referentieopdracht, en bevat minstens volgende gegevens: o o o De benaming van de opdracht, de regio waar de opdracht werd uitgevoerd en de contactgegevens van de opdrachtgever. De doelstellingen en de omschrijving van de referentieopdracht: Omschrijving van de doelstelling en inhoud van de opdracht De looptijd van opdracht (van mm/jj tot mm/jj) Een korte samenvatting van de communiceerbare adviezen en of rapporten in bijlage Evaluatie van tendering als instrument voor de arbeidsmarktwerking 8/22

9 Betreffende de gunningcriteria: G.1 de prijs Een transparante berekeningsnota van de opgegeven vaste prijs voor de totale opdracht. De prijsvergelijking zal voor alle aanbieders inclusief BTW gebeuren. De aanbieders vermelden in het inschrijvingsformulier de prijzen zowel exclusief als inclusief de BTW. G.2 vooropgestelde werkwijze en gehanteerde methodieken Ongeacht of de aanbieder de opdracht alleen of met meerdere partners in kader van co- of onderaanneming uitvoert, dient het aanbod in de offerte voorgesteld te worden in één totaalconcept. o o Een beschrijving van de methodieken welke zullen worden toegepast om de opdracht uit te voeren. Een beschrijving van het plan van aanpak. De aanbieder geeft een gedetailleerde beschrijving met tijdsplanning op van de wijze waarop deze opdracht zal uitgevoerd worden. G.3 deskundigheid De aanbieder geeft een gemotiveerde kwalitatieve en kwantitatieve omschrijving van de deskundigheid in functie van de voorgestelde methodiek. o inzake arbeidsmarktwerking o inzake de wet op de overheidsopdrachten o inzake procesevaluatie o inzake de beleidsadvisering Indien de aanbieder samenwerkt met een co- of onderaannemer, wordt ook de inzet van deze partner hierin opgenomen. Het is toegestaan om maximaal 2 voorstellen van afzonderlijke offertes met vrije varianten in te dienen Bij te voegen bescheiden Betreffende de administratieve vereisten A.2 de aanbieder dient het bewijs van een van de opgesomde kwaliteitscertificaten bij de offerte te voegen Evaluatie van tendering als instrument voor de arbeidsmarktwerking 9/22

10 Betreffende de selectie- en gunningcriteria De beoordeling van de offerte gebeurt enkel op basis van de informatie die in het inschrijvingsformulier is beschreven, met uitzondering van de bijlagen voor S1 en S2. Alle andere documenten die de aanbieder nodig acht om zijn inschrijving te verduidelijken hebben een illustratieve functie Prijs Wijze van prijsbepaling De aanbieder dient voor de verschillende voorgestelde deelaspecten voor de uitvoering van de opdracht het maximaal in te zetten mensdagen op te geven. De opdracht wordt uitgevoerd tegen een globale prijs. De inschrijver bepaalt een prijs, exclusief BTW. Deze globale prijs wordt bekomen door de vermenigvuldiging van de gevraagde prijs per dag met het totaal opgegeven onderzoeksdagen. Het totaal voorziene budget voor deze opdracht bedraagt maximaal euro (exclusief BTW) Prijsvaststelling en prijsonderzoek De offerteprijzen van de aanbieders worden onderling vergeleken (gunningcriterium G.1). De aanbieder is verplicht om op verzoek van de opdrachtgever alle inlichtingen te verstrekken met betrekking tot de totstandkoming van de prijs Prijsherziening Prijsherziening is niet mogelijk Financiering Opdrachtprijs De opdrachtprijs bevat alle rechtstreekse en onrechtstreekse kosten die worden gemaakt in functie van de uitvoering van de opdracht en de oplevering van de rapporten. Er kunnen in het kader van deze opdracht geen bijkomende kosten gefactureerd worden Borgtocht De aanbieder zal aan de opdrachtgever een borgtocht verstrekken voor de gegunde opdracht zijnde 5% van de oorspronkelijke aannemingssom 1. Het bewijs hiervan moet binnen de 30 kalenderdagen volgend op de dag van de gunning aan VDAB Facility Management t.a.v. Ben Possemiers, Keizerslaan 11 te 1000 Brussel voorgelegd worden. Deze borgtocht wordt vrijgegeven na het beëindigen van de opdracht. 1 De borgtocht kan worden gesteld via uw bankinstelling door middel van een bankwaarborg in kader van overheidsopdrachten of via de Deposito- en Consignatiekas. Meer info van deze laatste kan u krijgen op nummer Op de borgtocht wordt geen einddatum vermeld. Evaluatie van tendering als instrument voor de arbeidsmarktwerking 10/22

11 Betalingen Alle in deze offerteaanvraag vermelde bedragen zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld De facturatie en de betaalopdracht De betaling (op basis van factuur) gebeurt na uitvoering van de prestaties. Deelfacturen zijn toegelaten. De opdrachtgever en de aanbieder bepalen in onderling overleg de tijdslijn die dient aangehouden te worden voor deze opdracht en welke rapporten er moeten opgemaakt worden. Hierbij wordt tevens afgesproken wanneer kan gefactureerd worden. De inschrijver wordt er attent opgemaakt dat er geen voorschotten worden betaald. Slechts na goedkeuring van het/de rapport(en) door de opdrachtgever kan gefactureerd worden. De opdrachtgever gaat binnen de 50 kalenderdagen na factuurdatum over tot betaling per overschrijving op het rekeningnummer van de aanbieder. Op elke factuur moet minstens vermeld staan: - Naam en adres van de aanbieder - Factuurdatum - Uniek factuurnummer - Deugdelijk en onvergolden verklaard voor de som van. EURO (voluit geschreven) - het bankrekeningnummer waarop dient gestort te worden (voor buitenlandse facturen ook BIC en IBAN) - Bedrag (netto, bruto en BTW) - Valuta - Betaalmededeling - Betaaltermijn - Inkoopordernummer De aanbieder moet de BTW-regelgeving strikt naleven. Alle facturen dienen verstuurd te worden naar VDAB-CLA (Centrale Leveranciersadministratie) Keizerslaan Brussel Eindafrekening Eindafrekening van de toegekende opdracht is voorzien op uiterlijk 31 januari Inschrijving Onderzoek regelmatigheid en volledigheid bestek Na ontvangst van het bestek en eventuele aanvullende stukken controleert elke aanbieder de aan hem overhandigde stukken op hun volledigheid en regelmatigheid, inclusief de bijlagen en nota s. In het geval dat de aanbieder in het bestek of in de aanvullende documenten zodanige vergissingen, onduidelijkheden of leemten vaststelt dat het hem moeilijk wordt om een Evaluatie van tendering als instrument voor de arbeidsmarktwerking 11/22

12 correcte offerte uit te brengen, of dat hierdoor de kans bestaat dat de vergelijking tussen offertes in het gedrang wordt gebracht, geeft hij hiervan onmiddellijk schriftelijk kennis aan de opdrachtgever, uiterlijk één week na ontvangst van het bestek, respectievelijk één week na ontvangst van de wijzigingen en/of aanvullingen en/of verduidelijkingen die aan het bestek worden aangebracht. Het niet opvolgen van deze verplichting is geheel voor risico van de aanbieder die zich later niet meer kan beroepen op het constateren van fouten of andere onvolkomenheden. De opdrachtgever stelt met het bestek alle bij hem beschikbare en bekende informatie ter beschikking van de aanbieders; de aanbieders zijn verantwoordelijk voor het vergaren van alle door hen bijkomend benodigde informatie teneinde een offerte te kunnen indienen Vormvereisten 1. Het inschrijvingsformulier, alsook alsook de eventuele bijlagen en andere bescheiden, dienen in viervoud opgemaakt in de Nederlandse taal. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan de overheid een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen. 2. Daarnaast dient de volledige offerte op cd-rom te worden aangeleverd als Microsoft Word bestand, met vermelding van de titel Evaluatie van tendering, offerteaanvraag 09/10132,waarbij wordt opgemerkt dat bij verschillen met de papieren versie, de papieren versie bepalend is. 3. De offerte wordt ingediend conform de structuur vooropgesteld in het inschrijvingsformulier (zie deel 5) en conform de bepalingen van het bestek. 4. De voorgestelde nummering van het inschrijvingsformulier wordt gevolgd. Er wordt een inhoudsopgave in opgenomen en een duidelijke en doorlopende paginanummering die alle documenten van de offerte en bijlagen beslaat. Onderaan elke bladzijde wordt een paginanummer en de naam van de aanbieder vermeld. 5. De offerte dient gedateerd en ondertekend te worden op elke daartoe aangeduide plaats in het inschrijvingsformulier. 6. De ondertekenaar(s) dienen de nodige documenten bij te voegen waaruit blijkt dat zij in naam van de organisatie die zij vertegenwoordigen gemachtigd zijn zich contractueel te verbinden voor deze opdracht. 7. Alle prijzen worden zowel in cijfers als voluit geschreven in euro en worden zowel inclusief als exclusief BTW opgegeven. De schommelingen in de wisselkoersen zijn voor rekening van de aanbieder. 8. Indien de offerte onduidelijkheden bevat, kan de opdrachtgever schriftelijk aanvullende informatie opvragen bij de aanbieder. Deze informatie dient eveneens schriftelijk te worden verstrekt en zal deel uitmaken van de offerte. 9. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de aanbieder uitdrukkelijk al de voorwaarden van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden, zoals zijn eigen verkoopsvoorwaarden, zelfs wanneer deze in de offerte of op een of andere bijlage van zijn offerte voorkomen. Elk voorbehoud of het niet nakomen van verbintenissen inzake één van deze clausules of beschikkingen leidt tot de onregelmatigheid van zijn offerte. Evaluatie van tendering als instrument voor de arbeidsmarktwerking 12/22

13 10. Bij mogelijke onduidelijkheid of dubbelzinnigheid in de offerte of indien in de offerte bewust of onbewust, zichtbaar of verdoken, elementen zijn opgenomen die strijdig zijn met de bepalingen van het bestek, krijgen de bepalingen van het bestek steeds voorrang. Door een offerte in te dienen verklaart de aanbieder zich uitdrukkelijk akkoord met deze voorrang en ziet de aanbieder af van enig beroep ter zake Opening offertes De opening van de offertes is voorzien op 20 maart 2009 om 11 uur stipt, Keizerslaan 11 te 1000 Brussel, 4 de verdieping, zaal 406. De offertes kunnen afgegeven worden vóór de opening van de zitting (tav VDAB, Facility Management, lokaal 010, tav Marc Detiège) onder gesloten omslag, met vermelding "NIET OPENEN" "OFFERTEAANVRAAG NUMMER 09/10132" Bij verzending via de post, dient deze omslag, zoals hierboven vermeld, in een tweede omslag gestoken te worden, waarop vermeld staat: VDAB Facility Management, Dienst aankopen, tav Marc Detiège, lokaal 406 Keizerslaan Brussel Dossiernummer: 09/10132 Iedere offerte moet bij de VDAB toekomen voor uur op 20 maart Een offerte die later toekomt, wordt enkel nog in aanmerking genomen voor zover: 1 de aanbestedende overheid nog geen kennis heeft gegeven van haar beslissing én 2 de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór d e dag vastgesteld voor de ontvangst van de offertes bij de post als aangetekende zending is afgegeven. (art. 104 Koninklijk besluit van 8 januari 1996) Gestanddoeningstermijn De aanbieders blijven gehouden door hun inschrijving gedurende een termijn van 90 kalenderdagen, ingaande op de dag na de zitting voor opening van de offertes Mogelijkheid tot vraagstelling - infovergadering Op vrijdag 27 februari 2009 om 10u00 zal er een infovergadering doorgaan in de Keizerslaan 11 te 1000 Brussel, 4 de verdieping, zaal 404 waarbij vragen van de belangstellenden over verduidelijking met betrekking tot het bestek en de toekomstige opdracht zullen beantwoord worden. Teneinde de dienst de mogelijkheid te geven om de nodige specialisten te raadplegen is het noodzakelijk dat de vragen ons vooraf schriftelijk toegestuurd worden. Gelieve ons ten laatste op maandag 23 februari 2009 om uiterlijk 12 uur per mail via het adres evaluatietendering@vdab.be uw vragen door te geven, met duidelijke vermelding van het besteknummer in het onderwerp van de mail. Gelieve per vraag aan te geven over welk bestekonderdeel er verduidelijking gevraagd wordt. Het staat de aanbieder vrij deze vragen schriftelijk te bevestiging via post of per fax bij de opdrachtgever. Evaluatie van tendering als instrument voor de arbeidsmarktwerking 13/22

14 De opdrachtgever beslist vrij om al dan niet te antwoorden op de overgemaakte vragen. Indien de opdrachtgever dit wenselijk of nodig acht, kan aan de betrokken aanbieders gevraagd worden om nadere toelichting te verstrekken bij de vragen. Na de infovergadering worden de behandelde vragen en antwoorden en het verslag van de infovergadering gepubliceerd op de website De antwoorden op de vragen gesteld op de infovergadering zelf, worden enkel gepubliceerd op dezelfde website. De op de website gepubliceerde vragen en antwoorden en het verslag van de infovergadering, maken integraal deel uit van het bestek. Vragen die ons bereiken na de infovergadering worden niet meer beantwoord. Contactpersonen: Luc Van De Putte, Gregory Verhaeghe, 1.3 Voorwaarden betreffende de uitvoering van de opdracht Uitvoeringstermijnen De opdrachtgever streeft om de opdracht te laten aanvangen op 1 mei Het definitieve rapport dient ten laatste opgeleverd te worden op 30 november Taalgebruik Alle mondeling en schriftelijke communicatie tussen de opdrachtgever en de aanbieder gebeurt in het Nederlands. De aanbieder verbindt zich er toe in al zijn activiteiten het Nederlands te gebruiken conform de bepalingen van de taalwetgeving Bijzondere verbintenissen van de aanbieder 1. De gegevens die de opdrachtgever ter beschikking stelt van de aanbieder met het oog op het uitvoeren van onderhavige opdracht mogen niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch meegedeeld aan derden. 2. Onverminderd de bepalingen van artikel 17 van de wet van 3 juli 1978 met betrekking tot de arbeidsovereenkomst, verbindt de aanbieder zich ertoe alle maatregelen te treffen, vereist om het geheime karakter van de gegevens en resultaten aangaande uitvoering van de opdracht te doen eerbiedigen door het door hem tewerkgesteld personeel en door elke andere persoon die hier toegang toe heeft. 3. De aanbieder zal alle informatie welke hij bij het contacteren, of bij de uitvoering van de werkzaamheden verwierf, geheim houden. 4. Alle resultaten en rapporten opgesteld door de aanbieder in uitvoering van deze opdracht zijn eigendom van de VDAB. De aanbieder treft alle maatregelen om het vertrouwelijk karakter van de gegevens en onderzoeksresultaten te doen bewaren door hemzelf en door eenieder die er toegang toe heeft. Evaluatie van tendering als instrument voor de arbeidsmarktwerking 14/22

15 1.4 Andere specifieke bepalingen met betrekking tot de gunning van deze opdracht Wijzigingen en/of aanvullingen en/of verduidelijkingen op het bestek Het bestek vormt de grondslag voor het indienen van de offertes en zal vooraf niet het voorwerp uitmaken van onderhandelingen met de aanbieders. De opdrachtgever behoudt zich evenwel het recht voor om, waar nodig of wenselijk (vb. wegens fouten of wanneer het anderszins nodig of wenselijk zou blijken), het bestek te wijzigen, aan te vullen of nader te preciseren. Eventuele wijzigingen en/of aanvullingen en/of preciseringen van het bestek worden op grond van een aangetekend schrijven (met ontvangstbewijs) of via met bevestiging van ontvangst, door de opdrachtgever aan de aanbieders meegedeeld Instemming met de procedure Door het indienen van een offerte aanvaardt de aanbieder de invulling van de procedure zoals in dit bestek beschreven en aanvaardt hij zelf door de bepalingen ervan gebonden te zijn als ware het een voorcontract. Indien een aanbieder in dat verband een bezwaar heeft, dient hij dat schriftelijk en per aangetekende post binnen één week na ontvangst van het bestek, respectievelijk de wijzigingen en/of aanvullingen en/of verduidelijkingen die hieraan worden aangebracht, bekend te maken aan de opdrachtgever met een omschrijving van de redenen Communicatie Van de aanbieders wordt geëist dat zij zich professioneel integer gedragen en zich onthouden van alle lobbyactiviteiten, het weze bij de opdrachtgever, de overheid of andere mogelijk betrokken instanties. Alle communicatie met betrekking tot de opdracht loopt via de opdrachtgever. Aanbieders dienen zich te onthouden van directe communicatie met andere partijen dan de opdrachtgever met inbegrip van administraties en de media. Uitgezonderd formeel overleg, zullen vertegenwoordigers van de aanbieder en de opdrachtgever, met elkaar geen contacten onderhouden en/of informatie uitwisselen Rechtstreekse vordering ten aanzien van onderaannemers De aanbieder dient de facturen van zijn onderaannemers steeds stipt, tijdig en volledig te betalen. Ingeval van een rechtstreekse vordering van een onderaannemer tegen de opdrachtgever, stelt de aanbieder de opdrachtgever volledig schadeloos voor alle gevolgen van deze rechtstreekse vordering. Aldus dient de aanbieder de opdrachtgever onder meer te vergoeden voor alle gerechtskosten en registratierechten verschuldigd op het vonnis en zal hij aan de opdrachtgever ipso facto een forfaitaire vergoeding verschuldigd zijn van euro ter dekking van de administratieve kosten van de opdrachtgever. De aanbieder machtigt de opdrachtgever nu al deze kosten, rechten en vergoeding rechtstreeks af te houden van de betalingen verschuldigd aan de aanbieder. Indien de aanbieder door zijn onderaannemer niet werd betrokken bij de rechtstreekse vordering, stelt de opdrachtgever de aanbieder binnen de tien kalenderdagen in kennis van de rechtstreekse vordering. Evaluatie van tendering als instrument voor de arbeidsmarktwerking 15/22

16 In elk geval dient de aanbieder de opdrachtgever binnen de tien kalenderdagen nadat hij kennis kreeg van de rechtstreekse vordering, schriftelijk en uitdrukkelijk te melden of hij zich verzet tegen de betaling van de onderaannemer door de opdrachtgever. Bij gebreke van verzet binnen deze termijn is de opdrachtgever gerechtigd de betaling van de onderaannemer uit te voeren, ten belope van hetgeen de opdrachtgever op dat ogenblik aan de aanbieder verschuldigd is. Dergelijke betaling aan de onderaannemer zal tevens gelden als bevrijdende betaling t.o.v. de aanbieder. In geval van verzet van de aanbieder, verbindt deze zich ertoe, ingeval hij geen partij is bij de rechtstreekse vordering, vrijwillig tussen te komen in het geding en alleszins om de motieven van zijn verzet kenbaar te maken binnen een termijn van vijftien kalenderdagen, te rekenen vanaf het ogenblik waarop de aanbieder kennis kreeg van de rechtstreekse vordering. Het niet-naleven van deze bepalingen machtigt de opdrachtgever er andermaal toe om de betaling van de onderaannemer uit te voeren, ten belope van hetgeen de opdrachtgever op dat ogenblik aan de aanbieder verschuldigd is. Huidige bepaling maakt expliciet geen beding ten behoeve van een derde uit, in het voordeel van de onderaannemers van de aanbieder, die er zich niet zullen kunnen op beroepen, en bevat derhalve geen verplichting tot betaling van de opdrachtgever t.o.v. de onderaannemers van de aanbieder Toepasselijk recht en bevoegde instanties De geschillen betreffende verplichtingen die voortvloeien uit de bepalingen die de opdracht regelen, kunnen in gemeenschappelijk overleg geregeld worden. Bij ontstentenis en alvorens hun rechten voor de rechtbank te laten gelden, kunnen de partijen overeenkomen een beroep te doen op het advies van één of meer door de partijen aanvaarde deskundigen. De aangestelde deskundigen dienen binnen de dertig dagen na hun aanstelling hun besluiten voor te leggen bij beide partijen. Deze aanstelling sluit de maatregelen van ambtswege niet uit. In laatste instantie zijn uitsluitend de rechtbanken van Brussel bevoegd. Evaluatie van tendering als instrument voor de arbeidsmarktwerking 16/22

17 DEEL 2 : TECHNISCHE BEPALINGEN 2.1 SITUERING De opdrachtgever wenst een evaluatie van het bereik van de arbeidsmarktobjectieven van de regie, de toegepaste concepten en procedures en de gevolgen voor de arbeidsmarktwerking van het centraal uitbestedingsbeleid van de VDAB. De evaluatie betreft de volgende opdrachten: 1. Tendering trajectbegeleiding curatieve doelgroep in kader van de sluitende aanpak (bestek nr 07/1012), inclusief externe evaluatie door Idea Consult 2. Tender trajectbegeleiding en competentieversterking van werkzoekenden behorende tot de 4 prioritaire kansengroepen (bestek nr 07/1012) 3. Tendering intensieve bemiddeling naar werk (bemiddelingstrajecten) in kader van het jeugdwerkplan (bestek nr 08/10001) 4. Tendering intensieve begeleiding en bemiddeling naar werk van werkzoekenden uit de centrumsteden (bestek nr 09/10127) Bij het uitbesteden van deze opdrachten werden verscheidene conceptuele en procesmatige keuzes gemaakt die betrekking hebben op volgende onderwerpen. Frequentie, ritme en duur van de uitbestedingen, afstemming tussen diverse opdrachten (Doelgroep, Looptijd) Omvang van de tenders (individueel en in totaliteit) Perceelsafbakening: o geografisch o grootte Selectie- en gunningscriteria Financieringsmodaliteiten: o verhouding inspannings- en resultaatsfinanciering o keuze prijszetting (richtprijs, vaste prijs ) o boni-systeem Voorwerp van de opdracht o Bemiddeling en begeleiding, al dan niet incl jobhunting en jobcoaching o competentieversterking o Afbakening doelgroep Bestekvoorwaarden in opdrachtomschrijving versus creatieve ruimte voor keuzes die de partners willen maken in methodiek, personeel, accommodatie Evaluatie van tendering als instrument voor de arbeidsmarktwerking 17/22

18 2.2 DOEL VAN DE OPDRACHT Volgend op de evaluatie van de curatieve tender (door IDEA Consult) en op de tussentijdse bijsturingen en wijzigingen in de conceptkeuzes en proceskeuzes wil VDAB een opdracht uitbesteden voor 1. Evaluatie van de impact van de beschreven concepten en processen op de operationele arbeidsmarktwerking en van de eventuele toegepaste wijzigingen en verschillen in deze concepten en procedures. 2. Evaluatie van de impact van de conceptuele en proceskeuzes en van de eventuele toegepaste wijzigingen en verschillen in deze concepten en procedures op de arbeidsmarktregie op de ontwikkeling van de markt 3. Evaluatie van de invloed van de conceptuele en proceskeuzes op de resultaten van de aanbieders. en van de eventuele toegepaste wijzigingen en verschillen in deze concepten en procedures. 4. Advies betreffende de bijsturing of consolidatie van concepten en procedures in functie van strategische keuzes in de arbeidsmarktregie, rekening houdend met en waar nodig refererend naar de externe evaluatie van de curatieve tender door IDEA Consult. Gedetailleerde beschrijving van de opdracht De evaluator bundelt zijn bevindingen en resultaten in een samenvattend rapport dat minstens volgende gegevens bevat: o Een situering van de opdracht en onderzoeksvragen o Een methodiekbeschrijving o De gevraagde evaluaties zoals hierboven beschreven en antwoorden op minstens de hieronder beschreven onderzoeksvragen o Een eindadvies Dit rapport dient opgeleverd te worden ten laatste op 30 oktober Bij aanvang maakt de evaluator een stappenplan en tijdsplan op voor de uitvoering van de opdracht en maakt dit over aan de opdrachtgever. De opdrachtgever en de aanbieder bepalen in onderling overleg, na de gunning, de tijdslijn die dient aangehouden te worden voor deze opdracht en welke tussentijdse rapporten er moeten opgemaakt worden. De chronologie van het stappenplan en het tijdsplan kan, enkel in overleg met de opdrachtgever, gedurende de looptijd van de opdracht bijgestuurd worden. Voor de opvolging /organisatie van deze opdracht wordt een aparte stuurgroep opgericht bestaande uit: -afgevaardigden van de sociale partners -een afgevaardigde van SLN en Federgon -een woordvoerder van de functioneel bevoegd minister -een afgevaardigde van de Administratie Werk en Sociale Economie -een afgevaardigde van de VDAB regie en van de VDAB actor. De stuurgroep wordt voorgezeten door een onafhankelijk voorzitter, voorgedragen door de Raad van Bestuur van de VDAB. Evaluatie van tendering als instrument voor de arbeidsmarktwerking 18/22

19 De evaluator dient in het eindrapport minimaal antwoorden te formuleren op volgende vragen: A. Welke impact hebben de in punt 2.1. beschreven concept- en procedurekeuzes op de arbeidsmarktwerking. Elementen van de arbeidsmarktwerking die minimaal moeten belicht worden zijn: Invloed op het aantal inschrijvers Invloed op de aard van de inschrijvers Worden alle potentiële inschrijvers bereikt? Is de open marktwerking gegarandeerd of worden bepaalde spelers ten gevolge van de gemaakte keuzes mogelijks uitgesloten? Invloed op de kwaliteit van het aanbod zowel bij indiening als bij uitvoering. Invloed op de aard van de gegunde organisaties. (statuut, orgainsatieniveau, samenstelling ) Invloed op aanbod van de gegunde organisaties. (conceptueel aanbod, resultaatgerichtdhieid, duurzaamheid van het aanbod en van de behaalde resultaten, ) B. Welke impact hebben de in punt 2.1. beschreven concept- en procedurekeuzes op het vlak van: Continuïteit in het uitbestedingsbeleid: o Wordt de continuïteit van het aanbod gegarandeerd door het tenderbeleid? Flexibiliteit van het arbeidsmarkt-beleid o Wordt er met de gemaakte conceptuele en procedurekeuzes tegemoet gekomen aan specifieke noden van de arbeidsmarkt? o Zijn er voldoende mogelijkheden voor de aanbieders om binnen de voorwaarden van een bestek flexibel in te spelen op gewijzigde arbeidsmarktsituatie en specifieke noden? Stabiliteit (ten behoeve) van het spelersveld o Biedt het tenderbeleid voldoende stabiliteit om de deskundigheid van de spelers te consolideren en verder te ontwikkelen? o Zijn de marktspelers voldoende ingesteld en voorbereid op een open marktwerking? Transparantie van het uitbestedingsbeleid o Zijn de concept- en proceskeuzes voldoende transparant voor de betrokkenen (VDAB, beleid en potentiële inschrijvers)? Effectiviteit van het uitbestedingsbeleid o Leidt de uiteindelijke selectie van aanbieders ook tot het beoogde evenwicht tussen deskundigheid, ervaring, prijs en resultaatgerichtheid? o Komen alle voorwerpen van de opdrachten evenveel in aanmerking voor uitbesteding? Innovatie o Biedt het tenderbeleid voldoende mogelijkheden voor de inschrijvers om nieuwe en/of verbeterde methodieken toe te passen?. o Is er voldoende ruimte voor nieuwe spelers? Evaluatie van tendering als instrument voor de arbeidsmarktwerking 19/22

20 C. Welke invloed hebben de concept-.en procedurekeuzes op de resultaatverwachtingen van de aanbieders? D. Advies inzake de bijsturing of consolidatie van concepten en procedures in functie van strategische keuzes in de arbeidsmarktregie, rekening houdend met en waar nodig refererend naar de evaluatie van de curatieve tender (door IDEA Consult) Welke aanbevelingen in conceptkeuzes en procedurekeuzes kan de evaluator aanreiken? Wat zal daarvan de invloed zijn op de arbeidsmarktwerking en de strategische keuzes in de arbeidsmarktregie? Formulering van aanbevelingen en suggesties rekening houdend met en waar nodig refererend naar de evaluatie van de curatieve tender (door IDEA Consult). Wordt de wetgeving op overheidsopdrachten ten volle effectief en efficiënt benut in functie van de kwalitatieve regie en van de specifieke projectdoelstellingen? De tenders die uitgeschreven zijn, werden uitgeschreven in het kader van capaciteitstekort,tijdstekort of gebrek aan specifieke know-how van de dienst zelf. Hebben deze tenders dit capaciteitstekort of tijdtekort voor de VDAB als organisatie opgelost? Heeft het de VDAB in staat gesteld flexibeler in te spelen op andere uitdagingen/taken? Heeft de tendering de VDAB nieuwe know-how rond methodieken bijgebracht die ingezet kan worden op andere beleidsdomeinen? Welke lessen trekt de VDAB als organisatie naar toekomstige tenders toe uit de regietaken m.b.t. de tenders dwz de organisatie van trajectbepaling, de toeleiding, de oriëntering,... In welke mate is de spelersmarkt geëvolueerd. Hebben de tenders geleid tot een kwantitatieve alsook kwalitatieve ontwikkeling van de spelersmarkt? Zijn er nieuwe, duurzame samenwerkingsverbanden gegroeid. Zijn er nieuwe methodieken/technieken ontwikkeld? Werd de bestaande expertise voldoende maximaal benut? Hoe kijkt het spelersveld aan tegen nieuwe tenders? Is de interesse van de spelers zelf geëvolueerd? Zien zij naar aanleiding van de tenders nieuwe markten/niches waarop kan worden ingespeeld? Vormt er zich een nieuw aanbod inzake methodieken/technieken? Zijn er nieuwe spelersverbanden die zich aandienen? Evaluatie van tendering als instrument voor de arbeidsmarktwerking 20/22

21 DEEL 3 : DEFINITIES 1. Aanbieder(s) Kandidaat die geselecteerd wordt door de opdrachtgever om de opdracht uit te voeren (dit kunnen één of meerdere organisaties zijn (cfr. co-aanneming)). Aanbieders zijn zowel openbare als private, commerciële als niet commerciële organisaties. 2. Begeleidingscommissie In het kader van het uitbestedingsbeleid van de VDAB is een begeleidingscommissie opgericht als technische werkgroep van de Raad van bestuur van de VDAB. De commissie begeleidt en adviseert m.b.t. praktische, inhoudelijke en juridische aspecten van de centrale uitbestedingen (tenders). De Begeleidingscommissie is een permanent orgaan. Binnen deze Begeleidingscommissie wordt een stuurgroep opgericht voor deze evaluatie-opdracht. 3. Co-aanneming Een samenwerkingsverband waarbij de verschillende organisaties gezamenlijk dezelfde opdracht wensen uit te voeren. Wat de samenwerking betreft, kan het hier gaan om een louter samenwerkingsverband tussen organisaties dan wel om een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid. 4. Gunningsprijs Dit is de prijs die de aanbieder voorstelt in zijn offerte en die, wanneer door de opdrachtgever aan de aanbieder gegund wordt, van kracht is vanaf het moment van de gunning tot het einde van de opdracht. 5. Onderaanneming Organisatie die in opdracht van de aanbieder een onderdeel van de opdracht voor zijn rekening neemt. De opdrachtgever heeft geen contractuele band met die organisatie, maar stelt wel eisen waaraan de onderaannemer moet voldoen. De aanbieder blijft verantwoordelijk voor wat de uitvoering van de opdracht betreft. 6. Tendering De uitvoering van publieke opdrachten beschikbaar stellen van de markt. Evaluatie van tendering als instrument voor de arbeidsmarktwerking 21/22

22 DEEL 4 : Bijlagen Bijlage 1 : Onderaannemingsverklaring De onderaannemer, Naam of handelsnaam:... Rechtsvorm:... vertegenwoordigd door de ondergetekende(n), Naam :... Voornaam:... adres:... Telefoonnummer:... in de hoedanigheid van <functie binnen de organisatie>... verbindt er zich toe om, voor de VDAB-opdracht 09/10132 zijn middelen die voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijk zijn ter beschikking te stellen aan <penhouder>. De onderaannemer verbindt zich daarbij uitdrukkelijk om gedurende de gehele uitvoeringsperiode de bepalingen en voorwaarden van het bestek en de engagementen in de offerte van de aanbieder te respecteren. Aldus opgemaakt te <plaats>... Op <datum>... In 3 exemplaren (waarvan één bestemd voor VDAB), Datum en handtekening De ONDERAANNEMER De AANBIEDER (penhouder) Evaluatie van tendering als instrument voor de arbeidsmarktwerking 22/22