Een zuurstofkuur voor elk bestuur!

Transcriptie

1 Een zuurstofkuur voor elk bestuur! Vorming voor bestuursleden Vormingplus regio Brugge vzw Sint-Pieterskerklaan Brugge regio.brugge@vormingplus.be

2 Een frisse wind Organisaties en verenigingen zorgen voor een frisse wind in de gemeente. Ze bieden de inwoners een gevarieerd aanbod aan activiteiten aan. Zo krijgen mensen de kans om even op adem te komen, een babbeltje te slaan, er op uit te trekken, nieuwe ontdekkingen te doen, interessante mensen te ontmoeten... Dit alles kan maar gerealiseerd worden dank zij de inspanningen van een groep mensen die zich vrijwillig en onbezoldigd inzet: de bestuursleden. Maar ook zij geraken wel eens buiten adem. Schenk ze daarom deze zuurstofkuur. Vormingplus geeft het bestuur een steuntje in de rug Vormingplus pakt uit met een vormingsaanbod voor (bestuurs)leden. Je vindt een vormingspakket aangepast aan de noden en verzuchtingen van de vele vrijwilligers. Ze kunnen in de voorgestelde vormingen extra know-how opdoen op het vlak van organisatie, wetgeving, externe communicatie en persoonlijke ontwikkeling. Door de unieke formule van vorming over de verengingen en organisaties heen, ontstaat er ook een nieuwe dynamiek van herkenning en wie weet samenwerking tussen verschillende verenigingen en organisaties in de gemeente. Hoe reserveer je een zuurstofkuur? Je hebt je keuze gemaakt? Neem dan contact op met Vormingplus regio Brugge op het nummer en vraag naar de regioverantwoordelijke voor jouw stad of gemeente De vorming wordt niet gegeven voor één specifieke organisatie maar staat steeds open voor meerdere organisaties uit de gemeente. Vormingplus zorgt voor een deskundige begeleider en eventueel een syllabus. De vorming gaat door in de eigen gemeente. In deze brochure kan je per activiteit zien of die uit één of meerdere sessies (van 2 tot 3 uur) bestaat en vind je ook het aantal personen dat minimum en maximum kan deelnemen. Spreekt het thema je aan, maar wens je een andere formule (een groter of kleinere groep, meer of minder sessies...) neem dan zeker contact met ons op. Vaak zijn, mits enkele aanpassingen, andere formules mogelijk. De prijs voor één sessie bedraagt 150 euro. Een zuurstofkuur voor elk bestuur! Vorming voor vrijwilligersorganisaties pagina 2

3 Inhoudstafel Organisatie Werven van nieuwe leden Werken aan diversiteit Efficiënt vergaderen Adviseren kan je leren Zichtbaar maken en waarderen van competenties EHBO Wetgeving Het beheren van een vzw - nieuwe wet De boekhouding in kleine vzw's Het statuut van de vrijwilliger Aansprakelijkheid en verzekeringen Hoe (freelance) medewerkers correct vergoeden SABAM: auteursrechten en verplichtingen Beroepsgeheim en discretieplicht van de vrijwillliger Externe communicatie Betere promotie voor je organisatie Flyers en affiches maken Een ezine maken Gegevens invoeren in uitinvlaanderen.be De media binnen je bereik Een eigen website Een website... en nu? Kennismaken met sociale media Facebook voor je vereniging Aan de slag met gratis software Persoonlijke ontwikkeling Samenwerken in team Communicatievaardigheden Spreken voor publiek Feedback geven aan collega-vrijwilligers Omgaan met conflicten Kernkwaliteiten (h)erkennen Een zuurstofkuur voor elk bestuur! Vorming voor vrijwilligersorganisaties pagina 3

4 Organisatie Werven van nieuwe leden Een goed draaiende vereniging heeft naast een interessant programma en een enthousiaste bestuursploeg ook leden nodig. Maar die bieden zich zelden of nooit spontaan aan. Meestal moet je als bestuursploeg een grote inspanning leveren om leden te werven. En meestal vindt niemand dat een 'leuke' taak. Toch hoeft ledenwerving geen zware opdracht te zijn! Met heel wat praktische tips op zak, uitgetest via leuke oefeningen, zal het allemaal een stuk makkelijker en vlotter lopen. Breng ook het wervingsmateriaal van je vereniging mee. didactisch materiaal: beamer + projectiescherm of -muur + bord zaalopstelling: tafels en stoelen in een U-vorm deelnemers: Foto: Ivan Van de Capelle Werken aan diversiteit Wanneer je om je heen kijkt zie je vrouwen en mannen, allochtonen en autochtonen, armen en rijken... een hele variatie dus. Hoe kan je deze diversiteit ook binnenbrengen in je vereniging? In deze vorming bekijk je wat diversiteit nu precies is. Je ziet waar drempels liggen en hoe je die kan verlagen en leert waar en hoe je je werking eventueel kan aanpassen. Je hoort concrete praktijkvoorbeelden en je zoekt naar wegen om je vereniging te 'kleuren'. didactisch materiaal: bord zaalopstelling: tafels in een kring (vlot herschikbaar) deelnemers: Een zuurstofkuur voor elk bestuur! Vorming voor vrijwilligersorganisaties pagina 4

5 Efficiënt vergaderen Vergaderen is zinvol en noodzakelijk, maar als het niet efficiënt gebeurt gaat er heel wat tijd verloren en wordt het al vlug vervelend. Om de kwaliteit van het vergaderen te verbeteren bekijk je in deze cursus volgende items: agendering, leiderschap, structuur en timing, dynamiek, besluitvorming, verslaggeving. De begeleider vertrekt van de problemen die jij ondervindt bij het vergaderen. didactisch materiaal: bord zaalopstelling: tafels in een kring (vlot herschikbaar) aantal sessies: 3-4 deelnemers: Foto: Marc Quartier Adviseren kan je leren Dit is een vormingstraject voor leden van lokale adviesraden. Je leert onder andere hoe je een gedragen advies formuleert of hoe je de communicatie met de schepen of gemeenteraad verbetert. Je krijgt de nodige handvatten om de werking van jouw adviesraad te verbeteren. Je kan kiezen tussen verschillende formules: een korte cursus van 2 sessies of een meer intense van 4 sessies. De sessies kunnen georganiseerd worden voor één adviesraad of voor leden van diverse lokale adviesraden. De laatste formule biedt de kans tot uitwisseling en netwerking met leden van andere adviesraden. didactisch materiaal: bord met stiften zaalopstelling: tafels in een U-vorm aantal sessies: 2-4 deelnemers: Een zuurstofkuur voor elk bestuur! Vorming voor vrijwilligersorganisaties pagina 5

6 Zichtbaar maken en waarderen van competenties Als (bestuurs)vrijwilliger verwerf en ontwikkel je door je vrijwilligerswerk tal van competenties: organiseren, leiding geven, samenwerken, spreken voor een groep... Deze competenties zijn van belang in tal van levenssferen. Door deze 'elders verworven competenties' (EVC) te waarderen en zichtbaar te maken worden je kansen op de arbeidsmarkt groter, kan je vrijstellingen krijgen voor een opleiding, kan je vlotter verder maatschappelijk engagement aangaan... Je leert hoe je EVC kan waarderen en documenteren en hoe je een portfolio samenstelt. Je maakt ook kennis met de EVCsite 'oscaronline'. didactisch materiaal: laptop, beamer, internetaansluiting deelnemers: EHBO Een ongevalletje, ook tijdens een bestuursvergadering of een activiteit, is nooit ver weg. Iemand verbrandt zijn vingers, snijdt zich in de hand bij een reparatieklus of mist de laatste treden van de trap... Meestal is er op dat moment geen verpleegkundige in de buurt en moet je zelf te hulp snellen. Een vlugge en juiste reactie kan dan erg belangrijk zijn. Eerste hulp verlenen is gemakkelijker dan je denkt en valt vlot te leren. Het is een combinatie van een beetje weten en voldoende oefenen! Een medewerker van het Rode Kruis Vlaanderen leert je de basis van de eerste hulp aan. didactisch materiaal: bord met stiften zaalopstelling: geen tafels, stoelen in een ronde aantal sessies: 2 3 deelnemers: Een zuurstofkuur voor elk bestuur! Vorming voor vrijwilligersorganisaties pagina 6

7 Wetgeving Het beheren van een vzw - nieuwe wet De nieuwe vzw-wet is al een tijdje in voege. Je krijgt informatie over de vereisten waaraan een vzw nu moet beantwoorden. Je leert hoe de statuten worden opgesteld, wie in de vzw welke bevoegdheden heeft, wat het belang is van een begroting en een afrekening en wat de nieuwe publicatieverplichtingen zijn. Er wordt ook ingegaan op de fiscale verplichtingen van een vzw en op de te verzekeren risico's: welke verzekeringen zijn wettelijk verplicht, welke absoluut aan te raden. didactisch materiaal: bord zaalopstelling: tafels en stoelen in een U-vorm aantal sessies: 3 De boekhouding in kleine vzw's Vanaf 1 januari 2006 moeten ook kleine vzw's hun boekhouding bijhouden op een manier die wettelijk bepaald is. Inkomsten en uitgaven schrijf je in een dagboek. Op basis van dit dagboek maak je op het einde van het jaar een staat van ontvangsten en uitgaven, waarbij ook een toelichting met een inventaris hoort. Deze documenten leg je neer bij de griffie van de rechtbank van koophandel. De begeleider verduidelijkt deze wettelijke bepalingen en leert je met een praktische oefening hoe je de boekhoudkundige stukken invult. didactisch materiaal: bord zaalopstelling: tafels en stoelen in een U-vorm Foto: Marc Quartier Een zuurstofkuur voor elk bestuur! Vorming voor vrijwilligersorganisaties pagina 7

8 Het statuut van de vrijwilliger Aan de hand van praktijkvoorbeelden uit het werkveld krijg je duidelijke en overzichtelijke informatie over het statuut van de vrijwilliger. Alle aspecten van de vrijwilligerswet komen aan bod: de rechten en de plichten van de vrijwilliger, de informatieplicht van de organisatie, maar ook de aansprakelijkheid van de vrijwilliger, de polis die de aansprakelijkheden verzekert, de vergoedingen die vrijwilligers mogen ontvangen... Er is heel wat ruimte voor vragen zodat ook concrete problemen een antwoord krijgen. didactisch materiaal: bord, laptop, beamer zaalopstelling: tafels en stoelen in een U-vorm Aansprakelijkheid en verzekeringen In deze sessie geeft een inspecteur verzekeringen een antwoord op volgende vragen: wat is aansprakelijkheid, met welke soorten aansprakelijkheden kunnen een organisatie en haar vrijwilligers geconfronteerd worden, wat is het verschil tussen burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid, welke soorten polissen bestaan er die de aansprakelijkheid verzekeren? didactisch materiaal: bord, laptop, beamer zaalopstelling: tafels en stoelen in een U-vorm Hoe (freelance) medewerkers correct vergoeden Als organisatie doe je geregeld beroep op (freelance) medewerkers om activiteiten te begeleiden, een lezing te geven, een dienst te leveren... Sommige van deze medewerkers ontvangen hiervoor een vergoeding. Hoe je een betaling fiscaal en administratief moet afhandelen is afhankelijk van het statuut van die persoon. Is je medewerker zelfstandige, kunstenaar, vrijwilliger...? Je krijgt informatie hoe je de betaling en de administratieve afhandeling correct kan uitvoeren. didactisch materiaal: bord met stiften zaalopstelling: tafels in een U-vorm Een zuurstofkuur voor elk bestuur! Vorming voor vrijwilligersorganisaties pagina 8

9 SABAM: auteursrechten en verplichtingen Je organiseert een fuif of een ander evenement met muziek. Je plaatst fragmenten op de website van je vereniging. Je speelt cd's in de bar van je organisatie. Een spreker gebruikt luistervoorbeelden tijdens een voordracht. Welke verplichtingen heb je in deze gevallen bij SABAM? Een afgevaardigde van SABAM vertelt je wat auteursrechten zijn. Hij licht toe welke opdracht SABAM heeft, wat je moet aangeven en hoe je dit kan doen. Je staat ook stil bij het financiële aspect en bij de risico s die je loopt als je geen aangifte doet. Foto: Wim Hendrix Beroepsgeheim en discretieplicht van de vrijwilliger Vrijwilligers horen vaak heel wat gevoelige informatie. Wanneer mogen en wanneer moeten ze deze informatie delen? Er is een wettelijk kader maar er bestaat ook nog een grijze zone waarover best afspraken gemaakt worden tussen de verantwoordelijke van de organisatie en de vrijwilligersploeg. Deze vorming geeft oefeningen en praktische tips mee om zelf toe te passen binnen de eigen werking. deelnemers: 8-20 Een zuurstofkuur voor elk bestuur! Vorming voor vrijwilligersorganisaties pagina 9

10 Externe communicatie Betere promotie voor je organisatie Hoe verbeter je de bekendmaking van je vereniging en haar activiteiten? Een goede communicatie staat of valt met een goede analyse van de mogelijkheden en de vooropgestelde doelen. Een communicatiespecialist bekijkt samen met jou het hele plaatje. Welke communicatiemiddelen bestaan er? Welke gebruik je al, welke zou je (nog meer) kunnen inzetten? Wie is je doelpubliek? Hoe, waar en met welke middelen kan je dat publiek het best bereiken? Eenmaal je hier zicht op gekregen hebt, bekijk je samen hoe je het promotiemateriaal van je organisatie of vereniging kan optimaliseren. Breng het promotiemateriaal van je vereniging mee. didactisch materiaal: bord zaalopstelling: tafels in een kring (vlot herschikbaar) deelnemers: Flyers en affiches maken Als je een wervende folder of affiche wil maken, heb je meer nodig dan tekstverwerking. Met een desktop-publishing programma voeg je foto's en tekst samen tot een aantrekkelijk en drukklaar geheel. In deze workshop maak je kennis met Scribus. Dit is een gratis alternatief voor programma's als Indesign of QuarkExpress. Breng je laptop mee, dan kan je aan de hand van enkele oefeningen meteen de mogelijkheden van Scribus en de aparte logica van desktop publishing leren kennen. deelnemers: 8-20 Een zuurstofkuur voor elk bestuur! Vorming voor vrijwilligersorganisaties pagina 10

11 Een ezine maken Een ezine - of een elektronische nieuwsbrief kan een handig en snel medium zijn om te communiceren met je leden of publiek. Maar er komt heel wat bij kijken, zeker als je met grote aantallen adressen moet omgaan. In deze sessie overloop je waarmee je allemaal rekening moet houden: de technische en organisatorische kant van de zaak, de privacywetgeving, de juiste programma's. Deze demonstratie is geschikt voor wie enige ervaring heeft met computers. Gegevens invoeren in uitinvlaanderen.be Op staan 1001 activiteiten: tentoonstellingen, lezingen, cursussen, theatervoorstellingen, concerten... Uitinvlaanderen is hét knooppunt waar aanbieders hun activiteiten publiceren en waar media hun informatie komen halen. Uitinvlaanderen is gekoppeld aan tientallen andere sites. Het aanbod van jouw vereniging mag daar niet ontbreken! Je krijgt te zien hoe je activiteiten in de databank opneemt en je verneemt waar je activiteiten zullen verschijnen. Deze vorming is geschikt voor wie enige ervaring heeft met internet. Een zuurstofkuur voor elk bestuur! Vorming voor vrijwilligersorganisaties pagina 11

12 De media binnen je bereik de pers praktisch Je organiseert met je vereniging een evenement en wil graag dat de media daar de gepaste aandacht aan schenken. Hoe benader je de dag- en weekbladen het best? Je leert het reilen en zeilen van de lokale en regionale pers kennen. De nadruk ligt op de schrijvende pers. Je verneemt waarom iets wel of niet in een krant verschijnt. Je traint jezelf ook in het schrijven van een effectief persbericht. Op die manier verhoog je je kans om de pers te bereiken. didactisch materiaal: flip-over met stiften zaalopstelling: tafels in een U-vorm aantal sessies: 2 deelnemers: Een eigen website demonstratie Met een website hou je contact met je leden en ben je vlot toegankelijk voor geïnteresseerden. Een eenvoudige website is binnen ieders bereik, zelfs met een minimum aan middelen en een bescheiden informaticakennis. Je krijgt deels een technisch, deels een inhoudelijk verhaal. Welke programma's heb je nodig? Hoe vind je een provider? Wat kan je zelf? Wat besteed je uit? Hoe pas je je site aan aan je doelpubliek? Hoe houd je je site actueel en aantrekkelijk? Deze vorming is geschikt voor wie enige ervaring heeft met internet. Een zuurstofkuur voor elk bestuur! Vorming voor vrijwilligersorganisaties pagina 12

13 Een website... en nu? demonstratie Een website maken is vaak snel gedaan. Maar zorgen dat die website goed is en blijft is minder eenvoudig. Je krijgt heel wat kleine en grote tips om je site aantrekkelijk en leesbaar te houden. Je leert enkele basisbegrippen van het webschrijven en verneemt hoe je de site structuur geeft. Daarnaast maak je ook kennis met ing, de mogelijkheden van sociale sites als Facebook of MySpace, afspraken maken op Doodle en filmpjes publiceren op YouTube. Deze vorming is geschikt voor wie enige ervaring heeft met internet. Kennismaken met sociale media Facebook, Hyves, LinkedIn, Orkut, Netlog, Myspace: dat zijn 'sociale netwerksites'. Je kan er niet meer naast kijken, de moderne wereld is er volop mee bezig. Je overloopt deze sites even met een kritische blik. Zijn die sociale media een hype of worden ze een honkvast onderdeel van onze leefwereld? Wat kan je er mee doen? Waarom zou je er aan meedoen? En is de ene 'beter' dan de andere? Een zuurstofkuur voor elk bestuur! Vorming voor vrijwilligersorganisaties pagina 13

14 Facebook voor je vereniging Ook in verenigingen kan je Facebook gebruiken als een extra communicatiemiddel of als platform waarmee je de betrokkenheid en onderlinge verbondenheid van leden of sympathisanten versterkt. In deze doe-cursus bekijken we hoe je een Facebook 'fanpagina' opzet voor jouw organisatie. We staan ook stil bij het soort berichten dat je plaatst, de woordkeuze, de formulering en de wijze waarop je zelf reageert op andermans berichten. Aan de slag met gratis software Wist je dat er gratis alternatieven bestaan voor dure softwarepakketten? Vrije software kost niets en is bovendien even efficiënt. Een presentatie opstellen, websites maken, foto's bewerken, een database beheren... het lukt allemaal even vlot. Een ICT-expert stelt je een aantal programma's voor: Firefox (browser) en Thunderbird (mail), Open Office (tekstverwerker, spreadsheet, database, presentatie), NVU (html-editor), GIMP (beeldbewerking), Scribus (Desktop Publishing), VideoLan (media-player) en zelfs een compleet besturingssysteem: Linux. Deze demonstratie is geschikt voor wie enige ervaring heeft met computers. Een zuurstofkuur voor elk bestuur! Vorming voor vrijwilligersorganisaties pagina 14

15 Persoonlijke ontwikkeling Samenwerken in team Je bestuur bestaat uit heel wat verschillende individuen, elk met hun eigenheid. Het is niet altijd gemakkelijk om iedereen binnen dit team goed te laten functioneren. Je oefent technieken en attitudes waarmee je op een participatieve manier de efficiëntie en effectiviteit van een groep medewerkers kan verhogen. Je verwerft nieuwe inzichten en ervaringen over jouw positie, over doelgericht werken, over rol- en taakverdelingen, over de communicatie met en tussen medewerkers, over het omgaan met verschillende meningen, over besluitvorming en over probleemoplossing. didactisch materiaal: bord zaalopstelling: tafels in een kring (vlot herschikbaar) aantal sessies: 3-4 deelnemers: Foto: Ivan Van de Capelle Commmunicatievaardigheden Aan goede communicatie kan je werken. In deze sessie leer je duidelijke boodschappen formuleren, opkomen voor je eigen mening, luisteren naar de mening van anderen, feedback geven en ontvangen. Zo wordt de kans op begrip en verstandhouding groter. Theorie en praktijk wisselen elkaar af. Je leert ook hoe je op een constructieve manier kan omgaan met conflicten. didactisch materiaal: bord zaalopstelling: tafels en stoelen in een U-vorm deelnemers: Een zuurstofkuur voor elk bestuur! Vorming voor vrijwilligersorganisaties pagina 15

16 Spreken voor publiek Hoe kan je als spreker meer podiumvastheid krijgen en tegelijk het naturel van het gesproken woord bewaren? Waar moet je op letten als je voor een publiek spreken moet? Je krijgt individuele begeleiding op weg naar een goeie spreekbeurt en een overtuigend optreden voor een levend publiek. Je krijgt tips over hoe je contact krijgt met je publiek, hoe je aansluiting vindt bij wat hen bezighoudt, hoe je reageert op vragen en hoe je met zogenaamde 'stoorzenders' omgaat. didactisch materiaal: bord zaalopstelling: tafels in een kring (vlot herschikbaar) aantal sessies: 3-4 deelnemers: 8-12 Foto: Ivan Van de Capelle Feedback geven aan collega-vrijwilligers Een lokale groep kan maar werken en resultaten behalen als de sfeer in de groep goed zit. Soms is het nodig om feedback te geven aan elkaar, om te zeggen 'waar het op staat'. Hoe dat kan en hoe je opmerkingen kan maken zonder te kwetsen, leer je in deze sessie. deelnemers: 8-16 Een zuurstofkuur voor elk bestuur! Vorming voor vrijwilligersorganisaties pagina 16

17 Omgaan met conflicten Conflicten behoren tot de dynamiek van het (samen) leven. Bovendien kan je creatief en opbouwend met die conflicten omgaan. Hoe slaag je er in om het contact met de ander niet te verbreken en de dialoog gaande te houden? Hoe kan je de spanning verminderen zodat er ruimte onstaat om een oplossing te vinden? Hoe leer je afstand nemen en de onderliggende behoeften van alle partijen onderscheiden? aantal sessies: 2 deelnemers: 8-16 Foto: Marc Quartier Kernkwaliteiten (h)erkennen Kernkwaliteiten zijn kwaliteiten die echt bij jou horen, ook al ben je je daar lang niet altijd van bewust. Toch bepalen ze voor een groot stuk hoe je omgaat met je collega-vrijwilligers. Ze kunnen aan de basis liggen van knelpunten waar je keer op keer mee te maken krijgt. In deze workshop krijg je meer zicht op je kernkwaliteiten. Je leert hoe je je kwaliteiten kunt ontwikkelen en hoe dit kan bijdragen tot een goede samenwerking met je collega's. aantal sessies: 2 deelnemers: 8-16 Een zuurstofkuur voor elk bestuur! Vorming voor vrijwilligersorganisaties pagina 17