NOTITIE algemeen bestuur (agendapunt 4a & 4b)

Transcriptie

1 NOTITIE algemeen bestuur (agendapunt 4a & 4b) Aan de leden van het algemeen bestuur Van het dagelijks bestuur Opsteller Jaco Post DB portefeuillehouder Jeroen-Willem Klomps Telefoon Datum 13 juni 2019 Onderwerp begroting 2020 en eerste begrotingswijziging 2019 t.b.v. vergadering d.d. 27 juni 2019 aantal pag. 6 Bijlagen - Zienswijzen op (ontwerp)begroting 2020 en (ontwerp)begrotingswijziging Begrotingswijziging kenmerk INT / Begroting 2020 kenmerk INT /3500 Zienswijzen In de vergadering van 11 april 2019 heeft het algemeen bestuur ingestemd met het toezenden van de (ontwerp)begroting 2020 en de eerste (ontwerp)begrotingswijziging 2019 aan de gemeenteraden met het verzoek om zienswijzen in te dienen. De eigenaargemeenten van de Omgevingsdienst regio Utrecht (ODRU) hebben tot 7 juni 2019 de gelegenheid gehad om hun zienswijze op beide documenten in te dienen. De zienswijzen die later zijn ontvangen worden opgenomen in de stukken van het algemeen bestuur. Tijdens het DB van 6 juni jl. is besloten dat met ingang van de eerstvolgende keer dat zienswijzen kunnen worden ingediend, de zienswijzen die na de termijn worden ingediend, niet meer worden meegenomen. Indien een voorlopige zienswijze is ingediend, wordt deze meegenomen voor zover die niet afwijkt van de te laat ingediende definitieve zienswijze. De navolgende gemeenten hebben gebruik gemaakt van de mogelijkheid om hun zienswijze in te dienen. Eigenaargemeente Reactie per Tijdig ontvangen (vóór 7 juni) Oordeel Begroting 2020 Oordeel Begrotingswijziging Oudewater Ja Instemming met Instemming en 2 Veenendaal Ja Instemming met Instemming met 3 Zeist Ja Instemming met Instemming met 4 De Ronde Ja Instemming met Instemming Venen 5 Utrechtse Heuvelrug Ja Instemming met Instemming met 6 Montfoort Ja Zienswijze Instemming 7 Ijsselstein ja Zienswijze Instemming 1 van 6

2 8 Woerden Ja Instemming met Instemming en 9 Renswoude Ja Zienswijze Instemming Voor de volledigheid, geen zienswijze is ontvangen van: Bunnik, Vijfheerenlanden, Wijk bij Duurstede, Rhenen, De Bilt en Stichtse Vecht. Op basis van de ontvangen zienswijzen, ziet ODRU geen aanleiding tot het aanpassen van de Begroting 2020 en de Begrotingswijziging Als de Begroting 2020 en de eerste Begrotingswijziging 2019 zijn vastgesteld, zal ODRU (conform de verplichting ex artikel 35 van de Gemeenschappelijke Regeling) de raden informeren over de vaststelling en de begroting binnen 14 dagen ter kennisneming toezenden aan Gedeputeerde Staten van de provincie Utrecht. Voorstel Voorgesteld wordt om: De Begroting 2020 conform bijlage vast te stellen en te zenden aan Gedeputeerde Staten van Utrecht; De Begrotingwijziging 2019 conform bijlage vast te stellen en te zenden aan Gedeputeerde Staten van Utrecht; De eigenaargemeenten, die een zienswijze hebben ingediend schriftelijk te berichten conform de gegeven reactie in de notitie. Toelichting Inleiding Op grond van de Gemeenschappelijke Regeling (artikel 34) stelt het algemeen bestuur voor 15 juli de begroting voor het eerstkomende begrotingsjaar vast. Het dagelijks bestuur zendt de (ontwerp)begroting uiterlijk acht weken voor de voorgenomen datum van vaststelling aan de raden van de deelnemende gemeenten. De raden kunnen hun zienswijze bij het dagelijks bestuur naar voren brengen. Deze zienswijzen worden aan het algemeen bestuur bekendgemaakt ten behoeve van de vaststelling van de begroting. Dezelfde procedure is op grond van artikel 35 lid 3 van de Gemeenschappelijke Regeling van toepassing op de begrotingswijziging. Conform bespreking in het algemeen bestuur van 11 april 2019 is de (ontwerp)begroting 2020 en de (ontwerp)begrotingswijziging 2019 met een toelichting per brief d.d. 12 april jl. naar de gemeenteraden gestuurd. De eigenaargemeenten hebben tot 7 juni 2019 de mogelijkheid gehad om te reageren. De ontvangen zienswijzen ten tijde van verzending van deze notitie zijn bijgevoegd. In deze notitie geven wij in het kort de belangrijkste en uit de ingediende zienswijzen weer alsmede een inhoudelijke reactie. De reactie op de zienswijzen wordt na de vergadering van het algemeen bestuur van donderdag 27 juni 2019 aan de betreffende gemeenten toegezonden. 2 van 6

3 Begroting 2020: belangrijkste en en reactie ODRU Omgevingswet De gemeenten Oudewater en Woerden geven aan dat de kosten van de Omgevingswet onvoldoende in beeld zijn. Het gaat dan om extra incidentele voorbereidingskosten en de structurele effecten (formatie, huisvesting en IT). De gemeenten Oudewater en Woerden geven aan in gesprek te willen met de regievoerders en programmamanagers over het samenspel tussen de ODRU en de gemeenten. Gemeente Utrechtse Heuvelrug vraagt om in nauw overleg met regievoerders en projectleiders de kosten van de Omgevingswet goed in beeld te brengen en door te spreken. Gemeente De Ronde Venen wil een duidelijk standpunt in gaan nemen voor wat betreft de taakverdeling van de Omgevingswet. De gemeente wil dat de voorbereidingen in eerste instantie binnen de reeds beschikbare middelen worden uitgevoerd en dat er een gesprek plaatsvindt over de taakverdeling in de voorbereiding. Wanneer er sprake is van extra benodigde incidentele middelen en/of structurele verhoging van de deelnemersbijdrage zal de ODRU dit duidelijk moeten onderbouwen en hoe dit zich verhoudt tot de afspraken over de taakverdeling. Een voorstel met bijbehorende begrotingswijziging zal aan de deelnemende raden voor zienswijze moeten worden voorgelegd. De gemeente Veenendaal wacht de voorstellen en financiele consequenties met betrekking tot de implementatie van de Omgevingswet af. Inmiddels is nader onderzoek gedaan naar de incidentele implementatiekosten en de structurele effecten van de Omgevingswet en is deze in beeld gebracht en opgenomen op de agenda van het AB van 27 juni Er is daarbij nauw contact geweest met de regievoerders en de projectleiders van de gemeenten. Tevens zijn de incidentele en structurele kosten van de Omgevingswet behandeld in een bijeenkomst met de financieel expertgroep. Solvabiliteit, weerstandsvermogen en uitbreiding van taken De gemeenten Oudewater en Woerden vragen aandacht voor de risico s die betrekking hebben op de overdracht van taken. Gemeente Utrechtse Heuvelrug constateert dat de solvabiliteitsratio terugloopt en dat het weerstandsvermogen achterblijft. De gemeente vindt het belangrijk dat het weerstandsvermogen op het gewenste niveau wordt gebracht. Het risico uitbreiding van taken is voor een belangrijk deel opgenomen in de notitie weerstandsvermogen en risicomanagement 2018 en ook opgenomen in de begroting 2020 (blz 16). Hierbij is vooral gekeken naar de personele risico s. Deze notitie wordt in de dit najaar geactualiseerd en hierin zal ook nadrukkelijk worden ingegaan op de risico s betreffende huisvesting, IT/DIV en de kwaliteit van de dienstverlening. In de kadernota 2021 en in de notitie weerstandsvermogen en risicomanagement zal het gewenste niveau van het weerstandsvermogen worden bepaald. Tevens zullen wij komende jaren met voorstellen komen waarmee het weerstandsvermogen op peil wordt gebracht. In april 2019 is reeds besloten om een deel van het resultaat 2018 te doteren aan de algemene reserve. Externe veiligheid Gemeente Veenendaal geeft aan te zorgen voor de uren benodigd voor de taakuitvoering Externe Veiligheid. Hiervan wordt kennis genomen. 3 van 6

4 Bedrijfsvoering en nieuwe ontwikkelingen Gemeente Zeist wil graag samenwerken met de ODRU aan het verkrijgen van inzicht in de ontwikkelingen die van invloed zijn op het takenpakket en de bedrijfsvoering. De gemeente is positief gestemd over de werkwijze en met het document nieuwe ontwikkelingen en wil daar ook haar steentje aan bijdragen. Gemeente Utrechtse Heuvelrug geeft aan het op prijs te stellen dat de ODRU oog heeft voor nieuwe ontwikkelingen en budgettaire beperkingen. De gemeente stelt dat niet iedere nieuwe ontwikkeling automatisch een urenverhoging van het DVO tot gevolg zal hebben. Mogelijk zullen andere taken dan komen te vervallen, maken gemeenten keuzes en kan er worden geprioriteerd. De aanbevelingen zullen worden meegenomen waarbij ook aandacht zal zijn voor de ureninzet. Kadernota Gemeente Utrechtse Heuvelrug vraagt met betrekking tot de tariefvaststelling nogmaals om daar waar mogelijk uit te gaan van werkelijke stijgingspercentages zoals vastgelegd in de cao en niet van prognoses. De kadernota van de ODRU, waar de tarieven worden vastgesteld, wordt al lang van te voren opgesteld. Bij de opstelling zijn nog geen cao cijfers bekend en wordt om die reden gewerkt met een methode van vooren nacalculatie. Bij deze methode wordt middels de naculculatie de vooraf opgenomen CPI indexcijfers bijgesteld aan de hand van de werkelijke prijs- en cao stijgingen. Verhouding DVO-uren en uitvoering i.r.t % Gemeente Zeist geeft verder aan samen met de ODRU te kijken naar de verhouding van gegarandeerde uren en aanvullende uren. De gemeente wil graag met elkaar in gesprek in hoeverre de regel nog als uitgangspunt voor een solide bedrijfsvoering kan dienen of dat een scherpere regel inmiddels meer als uitgangspunt in aanmerking dient te komen. De gemeente Utrechtse Heuvelrug geeft aan het ook belangrijk te vinden te sturen op de verhouding tussen gegarandeerde en tijdelijke uren. Hiermee kunen de inhuurkosten worden beperkt. De ODRU onderschrijft het belang hiervan en blijft er naar streven om zoveel mogelijk te werken volgens gegarandeerde uren. Hierop is de personeelsformatie afgestemd. Door de stijgende inhuurtarieven wordt het belang hiervan steeds belangrijker. Het is aan de gemeenten hier in hun opdrachtgevende en eigenaarsrol rekeningschap van te geven. De ODRU is met de regievoerders in gesprek om wederzijds inzicht te geven in de verhoudingscijfers in de praktijk. Evaluatie Renswoude Gemeente Renswoude geeft aan dat instemming met de begroting 2020 pas mogelijk is op het moment dat een goed inzicht is verkregen van de dienstverlening van de ODRU. De gemeente verzoekt de ODRU om uiterlijk 21 juni met een goede evaluatie te komen. Op basis van deze evaluatie kan het bedrag voor 2020 in de gemeentelijke begroting worden bepaald voor de dienstverlening door de ODRU. Daarnaast is Renswoude van mening dat de financiele controle en verantwoording van de ODRU voor verbetering vatbaar is. De ODRU is reeds in gesprek met de gemeente inzake de evaluatie van de dienstverlening na overdracht, in het bijzonder ITH. Voor de basis begroting wordt alleen gebruik gemaakt van de gegarandeerde DVO-uren van alle gemeenten. Betreffende de opmerking dat de financiele controle en de verantwoording van de ODRU voor verbetering vatbaar is zouden wij graag een nadere detaillering ontvangen en aanbevelingen hieromtrent willen 4 van 6

5 bespreken. Overigens rapporteert de accountant in zijn managmentletter van december 2018 dat de interne beheersing van hoog niveau is. DVO s en begrotingssystematiek De gemeenten IJsselstein en Montfoort zijn van mening dat de begrotingssystematiek van de ODRU verbeterd kan worden. De reden is dat de ODRU in de begroting uitgaat van DVO s (dienstverleningsovereenkomsten) terwijl de de werkelijke afname van gemeenten de afgelopen jaren veel hoger is geweest. Dit leidt jaarlijks tot een begrotingswijziging. Structureel is het verschil tussen begroting en jaarverslag zo n 3 miljoen. De ODRU herkent dat er de afgelopen jaren afwijkingen zijn geweest tussen begroting en bijgstelde begroting. De verwachting is dat de de afwijkingen minder groot zullen zijn de komende jaren. De begroting van de ODRU moet wettelijk in een vroeg stadium worden opgesteld. Het nadeel daarvan is dat nadien nog contractwijzigingen kunnen plaatsvinden, zoals voor de toetreding van Vijfheerenlanden en De Ronde Venen. Ook zit er verschil tussen het aantal uren in de basisbegroting op basis van de DVO s, de jaarlijkse UVP s en dat wat er uiteindelijk extra wordt afgenomen. Omwille van beperking van risicio s worden alleen DVO uren opgenomen in de basisbegroting en een deel van de UVP-uren in de gewijzigde begroting. Dit draagt bij aan financieel comfort binnen deze GR-regeling. Zie ook ander punt. De ODRU is met de gemeenten, via de regievoerders, in gesprek om de verhouding tussen vaste en flexibele uren te verbeteren. Wat in deze context betekent meer vast, minder flexibel. Dat levert aan de voorkant van de basisbegroting opstellen eveneens voordelen. De vaste lasten kunnen dan over meer uren worden verdeeld. Het is aan de gemeenten binnen deze GR om het gesprek met elkaar en binnen de eigen gemeente te voeren. In het algemeen bestuur zal komend jaar de financieringsmethodiek worden besproken; dit zal met de portefeuillehouder financiën van het DB worden voorbereid. De gemeenten IJsselstein en Montfoort geven aan dat er bij de ODRU specifieke projecten worden gefinancieerd uit de totaalbegroting. Volgens gemeente IJsselstein werkt dit ongunstig uit voor de gemeenten die ook bouwtaken bij de ODRU hebben ondergebracht. De gemeente pleit voor een verrekeningsmethode per inwoner voor niet gemeente specifieke projecten. ODRU probeert de kosten voor projecten zo eerlijk mogelijk te verdelen. Aan iedere methode kleven vooren nadelen. De ODRU richt zich voor de uitvoering van taken merendeels op bedrijven. Het aantal bedrijven staat niet altijd in relatie tot het aantal inwoners. M.a.w. aan een omslag naar inwoners kleven ook bezwaren. Gemeente IJsselstein geeft aan dat het niet nodig is dat de ODRU een algemen reserve aanhoudt aangezien de deelnemende gemeenten garant staan voor eventuele kortingen. Het is juist dat deelnemende gemeenten garant staan voor eventuele kortingen. Het bestuur heeft in het verleden besloten dat het wenselijk is dat de ODRU bij een tegenvallend resultaat zelf een eerste klap kan opvangen. Jaarlijks wordt aan het bestuur een notitie risico s en weerstandsvermogen aangeboden waar het bestuur een standpunt kan innemen over het aanhouden van een weerstandsvermogen (reserve). Het algemeen bestuur is tevens het orgaan dat kan besluiten over de inzet van het weerstandsvermogen. De ODRU kan dit niet zelfstandig. 5 van 6

6 Begrotingswijziging 2019: belangrijkste en en reactie ODRU Gemeente Veenendaal geeft aan dat het niet de voorkeur heeft om op voorhand het geraamde resultaat 2019 toe te voegen aan de bestemmingsreserve Koers voor Het past beter om dit besluit te nemen als het resultaat 2019 bekend is en het dan te verwerken in een begrotingswijziging Zo nodig kan tussentijds een onttrekking worden gedaan aan de algemene reserve. De wijze van financiering van de Koers is een bestuurlijk besluit geweest. Conform dit besluit is zowel in 2018 als in 2019 besloten om een begroot resultaat te bestemmen voor de uitvoering in het daarop volgende jaar. Daarnaast speelt mee dat de ODRU de afgelopen jaren telkens het jaar heeft afgesloten met een positief resultaat. De ODRU erkent dat financiering van een project op basis van toekomstige resultaten een risico in zich heeft. Tabel De gemeente Zeist ziet graag dat er voor de toekomst een tabel met de gevolgen voor de deelnemers wordt toegevoegd aan de stukken. Een tabel zoals opgenomen in de jaarstukken en (ontwerp) begroting met de baten per gemeente zou de informatiewaarde ten goede komen. De ODRU zal in de toekomst een tabel met de bijdrage per gemeente toevoegen. Effect taakoverdracht Gemeente Utrechtse Heuvelrug stelt het zeer op prijs dat de taakoverdracht Vijfheerenlanden en de uitbreiding van DVO s geen financiele gevolgen heeft voor de begroting en dus geen financiele gevolgen voor de andere gemeenten. De taakoverdracht is in 2019 budgetneutraal en vanaf 2020 is er sprake van een efficiencyvoordeel wat meegenomen is in de begroting Het uurtarief is met 1,- verlaagd. Programma duurzaamheid Gemeente Utrechtse Heuvelrug vraagt zich af of het nog nodig is om het programma duurzaamheid als onderdeel van de koers op te tuigen. De omschrijving van het programma en de daaraan gekoppelde kosten is onduidelijk. Duurzaamheid is een belangrijk thema de komende jaren. Vanuit de ODRU is dit programma ingestoken om de gemeente zo goed mogelijk te helpen en te zorgen voor een goede dienstverlening. Financiering van dit project vindt plaats vanuit de interne uren en momenteel wordt gewerkt aan een plan van aanpak. 6 van 6