Projectcheck? t c je ro p ijn t m a ta s rk te s e o H

Transcriptie

1 Projectcheck Hoe sterk staat mijn project?

2 Over de Projectcheck Ben je manager van een project of programma? Vraag je je wel eens af of je de goede dingen doet en of je die dingen goed doet? Voor zulke vragen kun je terecht bij het Team LetOp. Wij hebben drie mogelijke antwoorden: een Gateway Review, Dwarskijken, of de Projectcheck. De Projectcheck is een vorm van peer review. Het is een laagdrempelige methode waarin collega s of vakgenoten jouw project of programma tussentijds onder de loep nemen. Samen met jou checken zij hoe je op dit moment vaart, of je iets over het hoofd hebt gezien, of er blinde vlekken zijn. Niet als toets, maar om je te helpen. 1 aanpak in 2 brochures In deze brochure meer over het waarom en de werkwijze van de Projectcheck. Er is ook een gelijknamige vragenlijst die je eventueel als onderdeel van de Projectcheck kunt gebruiken. Bestel of download hem via intranet. Projectcheck Hoe sterk staat mijn project? V R A G E N L I J S T Projectcheck Hoe sterk staat mijn project?

3 1. Waarom Afgelopen decennia kregen tal van overheidsprojecten te maken met kostenoverschrijdingen, achteraf verkeerde keuzes of ondermaatse resultaten. Daarvoor zijn allerlei oorzaken aan te wijzen, maar een terugkerend euvel is het optreden van tunnelvisie bij de verantwoordelijk wethouder, de ambtelijk opdrachtgever, het projectmanagement, of zelfs bij een heel projectteam. Goed bedoelde kritiek door collega s wordt soms weggezet als niet loyaal of blijf bij je leest, tegenspraak kan ontaarden in negativisme en gemopper, of men is al zover een richting ingeslagen dat niemand meer aan de uitgangspunten durft te tornen. Peer review In Groot-Brittannië liep de overheid daar ook tegenaan en zij besloot om interne tegenspraak systematischer te organiseren. Daarbij liet men zich inspireren door de peer review. Deze in de wetenschap gangbare methode moet verhinderen dat onderzoekers zich door hun ambitie en enthousiasme mee laten slepen en niet kritisch naar hun eigen werk kijken. Dat kan worden voorkomen door vakbroeders af en toe met frisse blik naar je werk te laten kijken. De Gemeente Amsterdam vindt de peer review ook een goede aanpak, zeker waar het gaat om complexe, kostbare of maatschappelijk lastige besluiten. De burgemeester en gemeentesecretaris gaven het Team LetOp daarom opdracht om Amsterdamse vormen van zo n peer review te ontwikkelen. Deze brochure gaat over de eerste review vorm: de Projectcheck. Drie Amsterdamse vormen Na twee jaar ontwikkelen en testen zijn nu drie peer reviewvormen beschikbaar 1. Afhankelijk van de gewenste zwaarte kun je kiezen uit een: 1. Projectcheck Een gedegen voorbereid (groeps-)gesprek waarin collega s een project samen met jou op ontspannen maar kritische wijze onder de loep nemen. Een getrainde voorzitter zorgt dat het gesprek tot handzame aanbevelingen leidt. Als projectmanager kun je deze reviewvorm zelf aanvragen; 2. Dwarskijksessie Een intensief voorbereid groepsgesprek, onder leiding van een getrainde voorzitter, waarin reviewers uit Amsterdam en daarbuiten je project kritisch analyseren en van constructieve aanbevelingen voorzien. Deze sessie wordt door je ambtelijk opdrachtgever aangevraagd; 1) Voor het leesgemak hebben we het in deze brochure over projecten, maar bedoelen ook programma s. 3. Gateway Review Deze internationaal gecertificeerde review is in handen van Bureau Gateway in Den Haag. De reviewers zijn hooggeplaatste managers en specialisten bij gemeenten en Rijk. Ook deze vorm is bedoeld om een project vooruit te helpen, maar werkt daarnaast met groene, oranje en rode kleuren als rapportcijfers.

4 2. Wat is de Projectcheck De Projectcheck is een laagdrempelige methode waarbij collega s (we noemen ze hier reviewers ) jouw project tussentijds onder het vergrootglas leggen. Door hun gedegen voorbereiding krijg je een inhoudelijk goede reflectie op je aanpak. De voorbereiding hangt af van de vorm die jij kiest: een analyse van je projectdocumenten, het beantwoorden van een vragenlijst, of interviews met stakeholders. Na de voorbereiding volgt een groepsgesprek waarin de reviewers met jou bespreken of je op het juiste spoor zit en of er blinde vlekken zijn. Met andere woorden: doe je de goede dingen en doe je die dingen goed? Na afloop krijg je handzame adviezen mee waarmee je verder kunt. De Projectcheck is bovendien: Met wie krijg je te maken Als projectmanager sta jij aan roer. Jij bepaalt welke vorm de Projectcheck krijgt en wie de reviewers zijn die met je mee mogen kijken. Reviewers op jouw shortlist zijn bijvoorbeeld oude rotten in het vak of juist mensen die een onbevangen blik op je project kunnen werpen. Het Team LetOp zal je daarin adviseren, met je sparren, en levert een goede voorzitter die speciaal voor dit werk is getraind. Vrijwillig: Veilig: Makkelijk: Altijd mogelijk: het is een service, geen plicht; de uitkomsten zijn for your eyes only ; je hebt kosteloos en binnen een paar weken resultaat; je hoeft niet te wachten op een of ander besluitvormingsmoment. Deze brochure maakt deel uit van de volgende serie: Gateway Review (2015) Dwarskijksessie (2014) Projectcheck (met aparte vragenlijst) (2015) I have a note from my doctor. I m allergic to criticism!

5 3. Hoe gaat het in zijn werk Een Projectcheck bestaat uit vier stappen over een periode van 2 tot 4 weken. Het begint zodra de projectmanager ( aanvrager ) een intakegesprek aanvraagt met de coördinator van het Team LetOp. Stap 1: Intake In het intakegesprek vertelt de aanvrager iets over zijn project, in welk stadium het verkeert en of hij/zij met bepaalde vragen of problemen zit. Daarop wordt bekeken of een Projectcheck het juiste instrument is. Zo ja, dan wordt de vraagstelling geformuleerd en een keuze gemaakt uit één van de drie vormen van de Projectcheck (zie kader achterzijde). De intake sluit af met praktische afspraken over de voorbereiding en planning. Stap 2: Voorbereiding In stap 2 wordt het groepsgesprek voorbereid, afhankelijk van de gekozen vorm van de Projectcheck. Belangrijk in deze stap is de keuze van reviewers en voorzitter, en welke projectinformatie je naar de reviewers stuurt. Intussen worden praktische voorbereidingen getroffen voor het eigenlijke zwaartepunt van de Projectcheck: het groepsgesprek Stap 3: Projectcheck Kosten De Projectcheck wordt gezien als een vorm van collegiale service en kost je niets. Uiteraard moeten jij en je projectteam wel bereid zijn om een aantal uren in de Projectcheck te investeren. Nu aanvragen Neem vrijblijvend contact op met Mirre Govaart van het Team LetOp: tegenspraak@amsterdam.nl Mobiel: Intranet: Het groepsgesprek is de sessie waarin de reviewers je vertellen wat hun analyse van het project heeft opgeleverd. De sessie bestaat uit drie onderdelen. Na een ronde van laatste informatieve vragen volgt een ronde waarin elke reviewer zijn observaties, kritiek of complimenten inbrengt en beargumenteert. Daarna vat de voorzitter de sessie samen, inclusief de aanbevelingen. Een schriftelijk verslag van de sessie is mogelijk, maar niet verplicht. Wij raden wel aan om de uitkomsten, op een door jou gekozen manier, met je ambtelijk opdrachtgever te bespreken. Stap 4: Evaluatie Twee weken later bespreken de aanvrager en voorzitter of de Projectcheck aan de verwachtingen heeft voldaan en wat de aanvrager aan de adviezen heeft gehad.

6 Drie vormen van de Projectcheck 1. Groepsgesprek met reviewers Het gaat hier om een goed voorbereid en intensief gesprek tussen drie onafhankelijke reviewers ( peers ) en een voorzitter. Uiteraard ben jij daarbij aanwezig en mag je een teamlid meenemen. Tijdens het gesprek geef je informatie en kun je reflecteren op de bevindingen van de reviewers. De voorzitter geeft aan het eind een samenvatting van het gesprek en de aanbevelingen. Zowel de keuze van de reviewers als de keuze van de voorzitter is in overleg met jou gemaakt. 2. Groepsgesprek met eigen team Je kunt er ook voor kiezen om het project eens met je eigen team onder de loep te nemen. Daarvoor heeft de Projectcheck de vragenlijst Hoe sterk staat mijn project ontwikkeld. Die vragenlijst komt voort uit de 10 lessen die van het Noord/Zuidlijn project zijn geleerd. De vragen helpen om je gedachten te scherpen. Nadat het team de vragen heeft beantwoord inventariseert de voorzitter de uitkomsten en uiteenlopende meningen. Vervolgens vindt daar een groepsgesprek over plaats, onder leiding van de voorzitter. Let wel, deze vorm past goed bij een projectteam met een cultuur waarin de leden zonder schroom (fundamentele) kritiek durven uiten op het project én de wijze waarop het wordt gemanaged. Anders oogst je alleen een serie sociaal wenselijke antwoorden. 3. Interviews met stakeholders Deze vorm is afgeleid van de Gateway Review. Op basis van jouw onderzoeksvraag worden 1 á 2 reviewers aangetrokken met een passende expertise. Binnen een week interviewen zij relevante voor- en tegenstanders rondom het project. De lijst te interviewen personen wordt samen met jou gemaakt. De reviewers zetten hun bevindingen voor je op papier, waarbij de geïnterviewden anoniem zijn gemaakt. Het resultaat wordt in een gesprek tussen de reviewers en jou besproken. Colofon Het programma LetOp is ontstaan uit een evaluatie van het Noord/Zuidlijn project in Amsterdam. LetOp beoogt de lessen van stedelijke projecten binnen de gemeente te verinnerlijken met behulp van een analytisch-kritische blik op het eigen werk. Opdrachtgevers van het programma zijn de burgemeester en de gemeentesecretaris van Amsterdam. Uitgave: Gemeente Amsterdam Team LetOp Tekst: Endre Timár Vormgeving: Wisselwerking Vanessa Rutgers Maart 2015