Geleidebiljetten (EXA-14) 10 april 2019 Versie: 1.0.2

Transcriptie

1 1 DOEL EN TOEPASSINGSGEBIED Deze instructie beschrijft de procedure en de algemene principes voor de afgifte van geleidebiljetten. De geleidebiljetten moeten worden gebruikt worden voor vlees en vleesproducten. Deze instructie is een raamwerkinstructie die de algemene kaders schetst en de link legt naar andere instructies die betrekking hebben op de afgifte van geleidebiljetten. Deze instructie gaat niet over specifieke controles die moeten worden uitgevoerd naar aanleiding van specifieke landeneisen. worden beschouwd als een middel om de kanalisatie van producten te waarborgen en niet om het eindproduct te certificeren. 2 WETTELIJKE BASIS 2.1 EU-regelgeving Richtlijn 96/93/EG van de Raad van 17 december 1996 inzake de certificering van dieren en dierlijke producten 2.2 Nationale wetgeving N.v.t. 2.3 Overige N.v.t. 3 DEFINITIES Algemene definities certificeren: zie hiervoor de instructies EXA-01 en EKS-01. Exportkanalisatiesysteem (EKS) : Het exportkanalistatiesysteem is een kwaliteitssysteem van een bedrijf. Met dit kwaliteitssysteem borgt een bedrijf de kanalisatie van vlees en vleesproducten ten behoeve van de export. (zie EKS-01). DOM-controle : Zie EXA-01. Documentencontrole : De documenten dienen onlosmakelijk verbonden te zijn met de specifieke partij. Overeenstemmingscontrole : Tijdens de overeenstemmingscontrole worden de eisen voor de product-land(en)combinatie zoals beschreven in de desbetreffende exportinstructie gecontroleerd. Tevens wordt gecontroleerd of het bedrijf de juiste exportregistraties heeft. Daarnaast wordt ook de EU-waardigheid, de merking en identificatie van de partij gecontroleerd. Materiële/fysieke controle : Dit is alleen van toepassing indien het relevant is voor het processtadium bijvoorbeeld bij reeds versneden en/of verpakt vlees. Bij het openen van een verpakking deze weer sluiten met behulp van NVWA-tape en -zegel. Te certificeren partij producten : Een hoeveelheid dierlijke producten van dezelfde aard en/of een hoeveelheid samengesteld uit een combinatie van producten die als één partij ter certificering worden aangeboden en waarvoor één certificaat wordt opgemaakt. Bron: NVWA O&O, Team Import & export Pagina 1 van 5

2 Geleidebiljet : Kanalisatiedocument voor het vervoer van een partij van een erkend bedrijf naar een ander erkend bedrijf binnen Nederland. (zie bijlage 1) Het is een garantiebewijs voor de EU-overstijgende eisen die worden geëist bij de export van deze partij naar een derde land. De garanties zijn alleen van toepassing op de eisen verbonden aan de specifieke product-land(en) combinatie van deze specifieke partij. Deze eisen zijn bij de latere afgifte van een exportcertificaat van deze specifieke partij anders niet of moeilijk te controleren. Tussen de partij en het geleidebiljet moet een unieke eenduidige koppeling zijn. 4 WERKWIJZE 4.1 Algemeen Afgifte van geleidebiljetten kan op twee manieren. Hetzij op aanvraag waarbij de partijen fysiek worden gecontroleerd, hetzij volgens e-certnl. (zie EKS-01). 4.2 Werkwijze afgifte geleidebiljet bij een bedrijf zonder EKS Voor de kanalisatie van partijen is een geleidebiljet het enige systeem dat garanties biedt. Indien het bedrijf toch nog een ander systeem voor kanalisatie in gebruik heeft, dient per individuele export gecontroleerd te worden door de certificerende ambtenaar of dit voldoende garanties biedt voor deze partij Aanvraag geleidebiljet Bedrijven die een geleidebiljet van de NVWA nodig hebben vragen dit aan via het systeem e-certnl en via de NVWA-planning Aanmelding door de aanvrager De aanvragen vinden plaats via het systeem e-certnl, zie voor informatie Bij de aanvraag maakt de aanvrager tenminste de volgende gegevens bekend: De gewenste dag, de begin- en eindtijd van de afgifte van het geleidebiljet en de tijd in kwartieren uitgedrukt; Het volledige adres inclusief het telefoonnummer van het bedrijf waarvandaan de partij goederen zal vertrekken. Eventueel ook het erkenningsnummer; Naam, adres en telefoonnummer van de exporteur; Debiteur/klantnummer van de exporteur; Soort product, identificatie en grootte van de partij; Het volledige fysieke bestemmingsadres van de partij Controle aanvraag Er vindt geen voorscreening van de aanvraag plaats Controle partij De partij wordt fysiek gecontroleerd door de certificerende ambtenaar. Deze controle betreft de eisen verbonden aan de specifieke product-land(en) combinatie die van toepassing zijn voor de voorgenomen export van deze specifieke partij. De controle bestaat uit een DOM-controle en de controle van het vervoermiddel. Controleer of het transportmiddel geschikt is voor het beoogde vervoer. Dit houdt in dat het transportmiddel in ieder geval schoon en droog moet zijn en voor het te vervoeren product op de juiste temperatuur gehouden kan worden Invullen van het geleidebiljet Controle van de gegevens in e-certnl bij afgifte van het geleidebiljet door de certificerende ambtenaar ter plaatste. Deze gegevens kunnen in e-certnl gekopieerd worden bij de afgifte van het exportcertificaat van deze specifieke partij. Bron: NVWA O&O, Team Import & export Pagina 2 van 5

3 4.2.6 Afgifte van het geleidebiljet Als de partij aan de gestelde eisen voldoet kan het geleidebiljet afgegeven worden. worden op blanco papier (wit print papier) afgedrukt. Het geleidebiljet wordt voorzien van de naam(stempel) en getekend met de handtekening van de certificerende ambtenaar. De partij mag pas weg nadat het geleidebiljet is afgegeven Afgifte kopie geleidebiljet Dit is niet toegestaan Afgifte vervangend geleidebiljet/replacements Het vervangen van het geleidebiljet dient altijd in overleg met de NVWA-bedrijvenbeheerder (of diens vervanger) in het productiebedrijf plaats te vinden. De NVWA-bedrijvenbeheerder van het bedrijf van ontvangst dient ingelicht te worden over de vervanging als dat nodig is. Op het vervangend geleidebiljet moet vermeld worden dat het een vervanging betreft samen met het nummer van het te vervangen geleidebiljet. Voor het eventueel laten vervallen van het te vervangen geleidebiljet dient contact opgenomen te worden met de helpdesk e-certnl of (keuze 4)). De NVWA-bedrijvenbeheerder zal de tijd van de beoordeling van de vervanging van het geleidebiljet in rekening brengen Na-certificering Dit is niet toegestaan. Het geleidebiljet dient afgegeven te zijn voordat de specifieke partij het bedrijf verlaat. 4.3 Werkwijze afgifte geleidebiljet bij een bedrijf met EKS Voor een bedrijf met EKS is voor de borging van EU-overstijgende derde-landen eisen enkel geleidebiljetten toegestaan. Bij ontvangst van partijen op een EKS-bedrijf dienen partijen met EU-overstijgende derde-landen eisen vergezeld te zijn door een geleidebiljet dat de betreffende eisen dekt. Voor partijen afkomstig uit andere lidstaten is er een veterinaire verklaring nodig van de nationale autoriteit welke de EU-overstijgende eisen dekt (bijvoorbeeld, een pre- exportcertificaat of een Gemeenschappelijk document van binnenkomst (GDB) samen met de gewaarmerkte kopie van het veterinaire certificaat. Voor het versturen van partijen vanaf een EKS-bedrijf binnen Nederland kan de borging van EU-overstijgende eisen enkel worden gegarandeerd met een geleidebiljet. Het is een EKS-bedrijf niet toegestaan om alternatieve methoden of systemen te gebruiken voor de kanalisatie van EU-overstijgende derde-landen eisen Aanvraag geleidebiljet Bedrijven die een geleidebiljet van de NVWA nodig hebben vragen dit aan via het systeem e-certnl Aanmelding door de aanvrager De aanvragen vinden plaats via het systeem e-certnl, zie voor informatie Bij de aanvraag maakt de aanvrager tenminste de volgende gegevens bekend: De gewenste dag, de begin- en eindtijd van de afgifte van het geleidebiljet en de tijd in kwartieren uitgedrukt; Het volledige adres inclusief het telefoonnummer van het bedrijf waarvandaan de partij goederen zal vertrekken. Eventueel ook het erkenningsnummer; Naam, adres en telefoonnummer van de exporteur; Debiteur/klantnummer van de exporteur; Soort product, identificatie en grootte van de partij; Het volledige fysieke bestemmingsadres van de partij Controle aanvraag Er vindt geen voorscreening van de aanvraag plaats. De controles verlopen via het programma e-certnl. Het bedrijf is verantwoordelijk voor de correcte invulling van de aanvraag Controle partij Indien het bedrijf beschikt over een EKS voor een specifieke product-land(en)combinatie dan krijgt dit bedrijf het geleidebiljet automatisch, met controle van e-certnl. (zie EKS-01). Bron: NVWA O&O, Team Import & export Pagina 3 van 5

4 4.3.5 Invullen van het geleidebiljet Er vindt een geautomatiseerde afgifte plaats. De gegevens kunnen in e-certnl gekopieerd worden bij de afgifte van het exportcertificaat van deze specifieke partij Afgifte geleidebiljet De certificerende ambtenaar tekent het geleidebiljet niet. Als de partij voldoet aan de gestelde eisen kan het geleidebiljet afgegeven worden (zie 4.3.4). worden op blanco papier afgedrukt. Het geleidebiljet is ook digitaal beschikbaar. De partij mag pas weg nadat het geleidebiljet is afgegeven/opgemaakt Afgifte kopie geleidebiljet Dit is niet toegestaan Afgifte vervangend geleidebiljet/replacements Bij het productiebedrijf: Op de dag zelf van afgifte van het te vervangen geleidebiljet: Indien het aanpassingen betreft ten gevolge van een administratieve fout zoals gewicht, aantal colli, autonummer: het bedrijf kan een vervangend geleidebiljet opmaken en hoeft dit niet te melden aan de NVWA-bedrijfsbeheerder (of vervanger). Het bedrijf legt dit wel vast op de incidentenlijst. Indien het een aanpassing betreft ten gevolge van een fout die betrekking heeft op de landen vermelding: het vervangen van het geleidebiljet kan alleen in overleg met de NVWA-bedrijvenbeheerder (of diens vervanger). Het bedrijf moet kunnen aantonen dat de partij aan deze verandering kan voldoen. Later dan de dag van afgifte van het te vervangen geleidebiljet: Alle type aanpassingen: het vervangen van het geleidebiljet kan alleen als aan een aantal voorwaarden is voldaan: Er dient altijd overleg met de NVWA-bedrijvenbeheerder (of diens vervanger) plaatst te vinden. Het bedrijf moet aantonen welke fout is gemaakt, waarom deze is gemaakt en dat de fout op de juiste wijze is hersteld. Bij het ontvangstbedrijf: De NVWA-bedrijvenbeheerder inlichten over de vervanging. Op het vervangend geleidebiljet moet vermeld worden dat het een vervanging betreft samen met het nummer van het te vervangen geleidebiljet. De incidentenlijst moet worden ingevuld. Voor het eventueel laten vervallen van het te vervangen geleidebiljet dient contact opgenomen te worden met de helpdesk e-certnl. De NVWA-bedrijvenbeheerder zal de tijd van de beoordeling van de vervanging van het geleidebiljet in rekening brengen. Bij grote tekortkomingen kan eenmalig een aanpassing met waarschuwing volgen. Bij herhaalde grote tekortkomingen treedt het bonus-malussysteem in werking. (zie EKS-01) Na-certificering Dit is niet toegestaan. Het geleidebiljet dient afgegeven te zijn voordat de specifieke partij het bedrijf verlaat. 5 BEVOEGDHEDEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN De NVWA-planning is verantwoordelijk voor het inplannen van de certificerende ambtenaar bij bedrijven zonder EKS. De certificerende ambtenaar is verantwoordelijk voor de controle op de gegevens en de afgifte van het geleidebiljet bij bedrijven zonder EKS. De NVWA-bedrijvenbeheerder (of diens vervanger) is verantwoordelijk voor de beoordeling van een vervanging van het geleidebiljet. 6 TOELICHTING In april 2019 is deze instructie gewijzigd. Het geleidebiljet is nu voorzien van een geleidebiljetnummer en wordt niet meer gestempeld met de reliëfstempel. Bron: NVWA O&O, Team Import & export Pagina 4 van 5

5 Bijlage 1: Voorbeeld van een format van een geleidebiljet GELEIDEBILJET (bestemd voor vlees(producten) dat/die aan kanalisatie onderhevig zijn) Geleidebiljetnummer: Pagina 5 van 5 Product nr. Product Diersoort Origine vlees Origine Dier Erkenningsnummer Product nr. Verpakking Totaal netto gewicht Slacht datum Productie datum Invries datum Bedrijfsnummers Partij nr. Slacht datum Productie datum Invries datum Verpakking Netto gewicht Bruto gewicht Geplande datum van vertrek : Registratie transportmiddel : Registratie laadeenheid : Van bedrijf : EG-No : Naar Bedrijf : EG-No : Kanalisatie : Aard der verzegeling per verpakkingseenheid/ vervoermiddel, nummer(s) Lab-uitslag/Stickernummer/Ordernummer : Origine dier land(en) geboren : Origine dier land(en) gemest : Het onderstaande is door de certificerend ambtenaar akkoord bevonden: : Gedaan te Op Handtekening certificerend ambtenaar Naam in hoofdletters (naamstempel) Bron: NVWA O&O, Team Import & export Pagina 5 van 5