Gelet op de aanvraag van het Agentschap Innoveren en Ondernemen ontvangen op 2 mei 2017;

Transcriptie

1 1/6 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 39/2017 van 19 juli 2017 Betreft: Aanvraag tot uitbreiding van de machtiging van het Agentschap Innoveren en Ondernemen voor het gebruik van het Rijksregisternummer in het kader van de steunmaatregelen voor prestarters (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van het Agentschap Innoveren en Ondernemen ontvangen op 2 mei 2017; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 19 juni 2017; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 19 juli 2017, na beraadslaging, als volgt:

2 Beraadslaging RR 39/2017-2/6 I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. De aanvraag van het Agentschap Innoveren en Ondernemen, hierna de aanvrager, strekt ertoe om uitbreiding te krijgen van de machtiging RR nr. 70/2011 van 14 december 2011 om het Rijksregisternummer te gebruiken voor bijkomende doeleinden, namelijk beleidsevaluaties en monitoring van aan de prestarters toegekende steunmaatregelen. Daarnaast wordt een aanpassing van de machtigingsduur gevraagd. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG TOT UITBREIDING VAN DE MACHTIGING 2. Aangezien de aanvrager reeds door de beraadslagging RR nr. 70/2011 van 14 december 2011 is gemachtigd om het Rijksregisternummer te gebruiken, kan het onderzoek van het Comité zich hier beperken tot het nagaan of: de bijkomende doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn (artikel 4, 1, 2 WVP) het gebruik van het Rijksregisternummer met het oog op deze doeleinden proportioneel is (artikel 4, 1, 3 WVP) de aanpassing van de machtigingsduur gerechtvaardigd is. A. DOELEINDE 3. Ingevolge de beraadslaging RR nr. 70/2011 van 14 december 2011 mag de aanvrager het Rijksregisternummer gebruiken teneinde ervoor te zorgen dat prestarters die gebruik maken van de steunmaatregel Toekenning van steun voor advies aan prestarters, waarbij Unizo en Voka optreden als verwerkers voor de aanvrager, slechts eenmaal in rekening worden gebracht voor het toekennen van subsidies. Het adviestraject omvat een haalbaarheidsstudie, informatieverschaffing en advies over de ondernemerscompetenties. De kandidaat-ondernemers kunnen hiervoor terecht bij de lokale vestigingen van Unizo en Voka, die optreden als verwerkers en bijgevolg het Rijksregisternummer ten behoeve van de aanvrager verwerken. 4. Deze steunmaatregelen worden ingevolge de beslissing van de Vlaamse Regering van 4 mei 2016 geactualiseerd tot Dienstverlening aan ondernemingen. De steunmaatregel wordt uitgebreid tot diepgaandere begeleiding, coaching en adviesverlening aan de prestarters om zodoende te kunnen evolueren naar het opstarten van een zelfstandige zaak. Naast Unizo en Voka, treden nog NSZ, VCB, EY, Startlabo en Deloitte op als verwerkers, zijnde de vestigingen aan wie opdracht werd

3 Beraadslaging RR 39/2017-3/6 gegund Zij moeten de starters begeleiden en de aanvrager zal hun dienstverlening evalueren en monitoren. 5. Naar aanleiding van de actualisering van de steunmaatregelen en het inschakelen van meer verwerkers, kreeg de aanvrager de opdracht van de Vlaamse Regering om de uitbestede dienstverlening op te volgen en te monitoren. Daarbij zal onder meer aandacht worden besteed aan: een globaal overzicht van de stand van zaken van uitvoering van de dienstverlening te geven in bereik, kwalitatief als financieel; inzicht geven in wat goed loopt of voor welke aandachtspunten we moeten opletten bij de dienstverlening; inzicht geven in welke initiatieven we nemen om een ecosysteem te bouwen (netwerkbijeenkomsten, ontmoetingsdagen tussen dienstverleners of derden, ); inzicht geven in welke communicatie-initiatieven er moeten genomen worden; overzicht maken van zaken die moeten besproken worden (bv. de dienstverlening lijkt niet op gang te komen, klachten over kwaliteit, de communicatie, enz.); de beleidsevaluatiecyclus en tevredenheidsonderzoek, waarbij naast monitoring ook een bredere beleidsevaluatiecyclus wordt opgezet; de evaluatiemethodiek, co-creatief met de dienstverlener, te verkennen. 6. De bevindingen worden in een rapport verwerkt, resulterend in aanbevelingen om het beleid eventueel bij te sturen, waardoor desgevallend andere accenten moeten gelegd worden bij een nieuwe overheidsopdracht. 7. Het Comité stelt vast dat de uitbreiding van de doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP en artikel 5, tweede lid, WRR. B. PROPORTIONALITEIT B.1. Ten overstaan van het Rijksregisternummer 8. Wat betreft het gebruik van het Rijksregisternummer, blijft deze nodig om enerzijds het voorkomen dat de prestarters dubbel van de dienstverlening zouden kunnen gebruik maken, en anderzijds in het kader van de beleidsevaluatie. 9. Het Comité stelt dan ook vast dat het gebruik van het Rijksregisternummer in het licht van de uitbreiding van de doeleinden in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3 WVP.

4 Beraadslaging RR 39/2017-4/6 B.2. Ten overstaan van de duur van de machtiging 10. De nieuwe overheidsopdracht nam aanvang op 23 mei 2016 en eindigt op 23 mei 2020, maximaal verlengbaar met 1 jaar waarna de gegevens van de prestarters (waaronder hun Rijksregisternummer) nog 5 jaar dienen bewaard te worden. 11. Bijgevolg wenst de aanvrager dat de duur van de machtiging dienovereenkomstig wordt aangepast tot 9 jaar. 12. In het licht van de doeleinde waarvoor het gebruik wordt gevraagd, is de machtiging voor de duur van 9 jaar gepast conform artikel 4, 1, 3 WVP. 13. Het Comité stelt vast dat de dienstverlening ingevolge de nieuwe overheidsopdracht is op gestart op 24 mei 2016 waardoor de machtiging eindigt op 24 mei Aangezien de doeleinden van deze nieuwe overheidsopdracht verbonden zijn met het doeleinde van de beraadslaging RR nr. 70/2011 van 14 december 2011 met het oog op toekennen van subsidies is het Comité van oordeel dat de machtingsduur van de beraadslaging RR nr. 70/2011 van 14 december 2011 moet afgestemd worden op de duur van de machtiging voor de nieuwe overheidsopdracht, zijnde Aangezien de machtiging van de beraadslaging RR nr. 70/2011 van 14 december 2011 eindigt in 2019, dient de machtigingsduur bijgevolg gewijzigd te worden van 8 jaar naar 14 jaar. B.3. Ten overstaan van de bewaringstermijn 15. De aanvrager vraagt een bewaartermijn van 10 jaar om dezelfde reden zoals aangevoerd en beoordeeld in de beraadslaging RR nr. 70/2011 van 14 december Aldus wordt een bewaartermijn gevraagd van 10 na het einde van de overheidsopdracht, zijnde 23 mei Bijgevolg wenst de aanvrager de gegevens te bewaren tot 23 mei Het Comité is van oordeel dat deze bewaartermijn in het licht van de doeleinden die worden nagestreefd in overeenstemming is met artikel 4, 1, 5 WVP. B.4. Intern gebruik/mededeling aan derden 17. Volgens de aanvraag wordt het Rijksregisternummer intern gebruik door de afdelingen Ondernemerschapsstimulering en de Cel monitoring van de aanvrager, en dit voor de verificatie van de prestaties, opvolging via monitoringsrapporten en beleidsevaluatie.

5 Beraadslaging RR 39/2017-5/6 18. Het Comité neemt hiervan akte. C. BEVEILIGING Consulent inzake informatiebeveiliging 19. De aanvrager beschikt over een veiligheidsconsulent, zoals voorgeschreven door artikel 10 WRR. Het Comité wijst de gemachtigde op zijn verantwoordelijkheden in dit verband. 20. De gemachtigde wijst een consulent aan op grond van zijn professionele kwaliteiten en deskundigheid, in het bijzonder op het gebied van de praktijk inzake gegevensbescherming en de in de context relevante regelgeving. Deze capaciteiten stellen de consulent in staat diens taken te vervullen en een gedegen kennis te verwerven van de informatica-omgeving van de gemachtigde en van de informatieveiligheid. De consulent dient deze kennis permanent op peil te houden. 21. De consulent brengt rechtstreeks verslag uit aan de hoogste leidinggevende van de gemachtigde. 22. Ongeacht of de consulent een personeelslid is of iemand extern, mag er geen sprake zijn van een belangenconflict tussen de functie als consulent en andere activiteiten hiermee onverenigbaar. In het bijzonder kan de functie niet gecumuleerd worden met deze van eindverantwoordelijke voor de informaticadienst of van hoogste leidinggevende van de gemachtigde (bv. algemeen directeur). 23. De gemachtigde waakt erover dat de consulent zijn opdracht volledig onafhankelijk kan uitoefenen en dat hij geen instructies ontvangt met betrekking tot de uitvoering van die taken. De consulent wordt door de gemachtigde niet ontslagen of gestraft voor de uitvoering van zijn taken. 24. Indien de taken van consulent aan meerdere personen wordt toevertrouwd, dient aan één van hen de eindverantwoordelijkheid gegeven te worden om te rapporteren over de gezamenlijke werkzaamheden aan de hoogste leidinggevende en om de rol van contactpersoon ten aanzien van het Comité op te nemen. 25. De gemachtigde ondersteunt de consulent door hem beschikking te geven over de benodigde middelen en tijd voor het vervullen van diens taken en het in stand houden van zijn deskundigheid. Met name wordt de consulent de nodige toegang verschaft tot persoonsgegevens en verwerkingsactiviteiten. De gemachtigde zorgt ervoor dat de consulent naar behoren en tijdig wordt betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens.

6 Beraadslaging RR 39/2017-6/6 26. Het Comité houdt zich het recht voor toezicht uit te oefenen op de naleving van deze verplichtingen. 27. Wat betreft het informatiebeveiligingsbeleid en de lijst van personen die toegang hebben tot de informatiegegevens verwijst het Comité naar de beraadslaging RR nr. 70/2011 van 14 december OM DEZE REDENEN Het Comité 1 breidt de beraadslaging RR nr. 70/2011 van 14 december 2011 uit en machtigt het Agentschap Innoveren en Ondernemen om voor de doeleinden onder A vermeld en onder de voorwaarden bepaald in onderhavige beraadslaging, voor een bepaalde duur van 9 jaar te rekenen vanaf de datum van onderhavige beraadslaging, het Rijksregisternummer te gebruiken; 2 past de in de beraadslaging RR nr. 70/2011 van 14 december 2011 vermelde machtigingsduur aan en vervangt in het beschikkend gedeelte de woorden 8 jaar door 14 jaar ; 3 verwijst voor het overige naar de beraadslaging RR nr. 70/2011 van 14 december De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) An Machtens (get.) Mireille Salmon