Derde Commissie - Verslag van de vergadering

Transcriptie

1 departement Interne Organisatie vergadering van 19 mei Derde Commissie - Verslag van de vergadering Aanwezig : Voorzitter: H. De Sutter Ondervoorzitter: Ph. De Coninck Secretaris: E. Dooms Gedeputeerden : A. Vercamer, G. Versnick, H. Bruggeman Leden: A. Dursun, Chr. Bauwens, Y. Beldjoudi, B. Blommaert, I. De Clercq, D. De Meerleer, H. De Vis, M. Deconinck, K. Diaby, G. Eeman, K. Hutsebaut, J. Lemaitre, H. Leroy, J. Van Duyse, N. Van Duyse, J. Verzele, G. Zenner-De Gryze, G. De Troyer, raadsvoorzitter Plaatsvervangers: T. Moens, D. Otte, L. Van Boven, A. Demuyt, Provincieraadsleden-niet lid: Waarnemers: Verslaggever: H. De Pauw Ambtenaren-Technici: P. Fostier, I. Dellaert, T. Piens, M. De Vos Verontschuldigd : O. Evrard kenmerk IOO/hdp//19-05 De vergadering wordt geopend om 18 uur. OPENBARE ZITTING 1. Goedkeuring van het verslag van de vergadering van 21 april Geen opmerkingen. Het verslag wordt goedgekeurd 2. Financiën Algemene provinciebelasting Jaarlijkse overeenkomst met de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Kennisgeving 3. Intergemeentelijke samenwerking Veneco voorbereiding van de algemene vergadering van 14 juni : 4. Intergemeentelijke samenwerking IGS Westlede voorbereiding van de algemene vergadering van 07 juni :

2 p Intergemeentelijke samenwerking Verko voorbereiding van de algemene vergadering van 14 juni : 6. Intergemeentelijke samenwerking Interwaas voorbereiding van de algemene vergadering van 25 mei : 7. Intergemeentelijke samenwerking DDS voorbereiding van de algemene vergadering van 14 juni :

3 p. 3 - Aanduiding van 3 effectieve en 3 plaatsvervangende s 8. Intergemeentelijke samenwerking Blijdorp III voorbereiding van de algemene vergadering van 14 juni : - Aanduiding van 7 effectieve en 7 plaatsvervangende s 9. Intergemeentelijke samenwerking TMVW IC voorbereiding van de algemene vergadering van 24 juni : - Aanduiding van 1 effectieve 10. Intergemeentelijke samenwerking Fingem voorbereiding van de algemene vergadering van 16 juni :

4 p Intergemeentelijke samenwerking Intergem algemene vergadering van 29 april 12. Intergemeentelijke samenwerking Imewo algemene vergadering van 29 april 13. Intergemeentelijke samenwerking Gaselwest algemene vergadering van 29 april 14. Intergemeentelijke samenwerking Eandis Assets algemene vergadering van 29 april 15. ICT Software Aanschaf en onderhoud van software personeelsadministratie en loonmotor met sociaal secretariaat dienstverlening en software talentmanagement met self service tool Goedkeuring aanpassing raming Gedeputeerde Geert Versnick geeft toelichting bij het dossier. In het verleden was het systeem in essentie beperkt tot een loonmotor. Een modern bestuur heeft evenwel ruimere behoeften die met de totaliteit van het human resources beleid te maken hebben. Vandaar de ruimere benadering in het

5 p. 5 dossier. Initieel was de aanschaf van de nieuwe software voorzien maar wat er nu bijkomt betreft het onderhoud gedurende de komende drie jaar. Dit heeft budgettaire consequenties vandaar dat het dossier opnieuw aan de raad wordt voorgelegd. De heer Jeroen Lemaitre stelt vast dat het dossier op 25 maart 2015 werd goedgekeurd. Hij meent dat daar het onderhoud bij ingecalculeerd was maar dat blijkt nu niet zo. Verwijzend naar een beslissing van 4 juni 2015 meent hij dat er reeds eerder sprake was van een hoger budget en dat er ook reeds gegund werd. Hoe dan ook vraagt hij zich af of het verhoogde budget voorzien is in het meerjarenplan. Hij blijft het een vrij rommelig dossier vinden. Gedeputeerde Geert Versnick antwoordt dat er nog geen gunning is gebeurd. Er is oorspronkelijk een raming geweest waarin het onderhoud niet was vervat. Het is op basis van deze vaststelling dat we het dossier aanvullen en het opnieuw voorleggen aan de raad. Inge Dellaert, directeur Personeel, verduidelijkt dat het oorspronkelijk budget van euro een investeringsbudget is. Voor onderhoud zijn in het meerjarenplan afzonderlijke budgetten voorzien, daar wordt voor deze uitbreiding beroep op gedaan. Aan het investeringsbudget wordt niets gewijzigd. De heer Jeroen Lemaitre vraagt wanneer er dan gegund zal worden? De heer Paul Fostier, directeur Informatica, antwoordt dat de gunning zal gebeuren na de beslissing van de provincieraad. 16. Patrimonium provincie en paraprovinciale instellingen Raamcontract ruwbouwwerken Goedkeuring van bestek en raming, opdracht te gunnen bij wijze van open aanbesteding

6 p Patrimonium provincie en paraprovinciale instellingen Raamcontract reinigingswerken, inspectie en beperkte herstellingswerken aan dakgoten, regenafvoeren en platte daken Goedkeuring van bestek en raming, opdracht te gunnen bij wijze van open aanbesteding Gedeputeerde Hilde Bruggeman licht toe dat het een nieuw raamcontract betreft maar dat dezelfde principes worden toegepast als bij de andere provinciale raamcontracten. 18. Personeel Competentiemanagement Functiebeschrijvingen Vastlegging van een aantal nieuwe functiebeschrijvingen Gedeputeerde Hilde Bruggeman verwijst naar de nieuwe systematiek die gehanteerd wordt. Voor nieuwe functies of in geval van belangrijke wijzigingen dienen de functiebeschrijvingen voorgelegd te worden aan de provincieraad. 19. Staande de zitting ICT Hardware Raamovereenkomst IT Goedkeuring van bestek en raming, opdracht te gunnen bij wijze van open offerteaanvraag met Europese bekendmaking Gedeputeerde Geert Versnick licht toe dat het een groot raamcontract betreft dat door diverse andere besturen kan benut worden. Er zijn diverse percelen voorzien zodat specifieke criteria kunnen voorzien worden naar het type producten. Het gaat, gelet op de grootorde, om een Europese aanbesteding.

7 p. 7 De heer Jeroen Lemaitre merkt op dat het huidig contract afloopt op 16 mei en vraagt zich af of dit geen problemen kan geven. Hij vraagt tevens of hier het onderhoud is meegenomen. Gedeputeerde Geert Versnick antwoordt dat er geanticipeerd werd door recente aanschaf en dat we zo nodig ook kunnen terugvallen op een raamconstructie van Vlaams-Brabant. De heer Paul Fostier vult aan dat er inderdaad geanticipeerd werd en dat de verhoging het gevolg was van een complexe voorbereiding met betrokkenheid van verschillende diensten. Hij verwacht dat de gunning in het najaar zal afgerond zijn. Onderhoudskosten zijn meegenomen waar ze relevant zijn maar deze kosten spelen hier minder omdat het hier gaat om producten die men aankoopt met garantie. 20. Varia Er zijn geen variapunten. De voorzitter sluit de vergadering. Gent, 23 mei De secretaris Elisabet Dooms De voorzitter Hilde De Sutter De verslaggever Hedwig De Pauw