A V E L G E M. Betreft: Verslag raad van bestuur op 14/11/ 12

Transcriptie

1 A V E L G E M uw kenmerk ons kenmerk verslag rvb Bram Laevens contact 16/11/ 12 datum Betreft: Verslag raad van bestuur op 14/11/ 12 Vereniging Naam 25/01/ 12 07/03/ 12 30/05/ 12 20/09/ 12 14/11/ 12 Deskundige Seynaeve Lieven X X X X V Schepen van Sport Van Steenbrugge Koen V V X X X Kon. Atheneum Vandermeersch Lien X X X X V Skibo Callewaert JC X X V V V Deskundige Rommens Piet V V V X X Vrij onderwijs Vanwambeke Lieve V X V V X BBC Esso Coulembier Sammy X X X X X Kerdavo Vandamme Heidi X X X X X Vinkenverenigingen Eggermont Jules X V X X X Visverenigingen Vanhamme Luc X X X X X Sportdienst Laevens Bram X X X X X Sportdienst Platteau Francky X X x X = aanwezig V = verontschuldigd 0 = afwezig VV = vervoeging 1. Overlopen en goedkeuren vorig verslag raad van bestuur Geen opmerkingen op het vorig verslag. Het verslag wordt goedgekeurd. TO DO: Opvolging plaquette Katrien Meuret bij de firma Naessens. De belangrijkste voorwaarde hierbij is, dat deze plaquette dezelfde afmetingen, lettertype, heeft als de andere monumenten die er nu al hangen. Alle monumenten zullen op een andere plaats gehangen worden waar er wat meer plaats is. 2. Advies op subsidieverdeling en verdeling van impulssubsidies De werkingssubsidies worden verdeeld onder alle erkende sportverenigingen. Bijkomend tot 2013 zijn de impulssubsidies die worden verdeeld onder de sportverenigingen met een gestructureerde jeugdwerking. De criteria die gehanteerd worden om deze subsidies te verdelen richten zich op de kwaliteit van de sportclubs. Het Avelgemse sportraadbestuur keurde na toelichting onderstaande subsidieverdeling goed ter zitting van 14/11/ 12.

2 3. Herinstallatie sportraad Herinstallatie Bij het begin van elke nieuwe legislatuur moet het gemeentebestuur binnen de 6 maanden na aanstelling (dus uiterlijk op 30 juni) alle adviesraden (dus ook de sportraad) herinstalleren. Deze herinstallatie houdt de goedkeuring in door de gemeenteraad van: De ledenlijst van de sportraad; Het huishoudelijk reglement van de sportraad; De afsprakennota tussen het gemeentebestuur en de sportraad. De ledenlijst van de sportraad Tijdens de algemene vergadering van 27/11/12 zal aan de aanwezige leden gevraagd worden of zij ook in 2013 verder lid wensen te blijven van de sportraad: De leden die aanwezig zijn en ja antwoorden worden automatisch toegevoegd aan de ledenlijst 2013; De leden die aanwezig zijn en nee antwoorden worden geschrapt van de ledenlijst 2013; De leden die aanwezig zijn en hun antwoord in beraad houden, moeten dit schriftelijk te kennen geven voor 31/12/2012, zo niet worden zij van de ledenlijst 2013 geschrapt;

3 De leden die niet aanwezig zijn, krijgen een brief met deze vraag toegestuurd en moeten antwoorden voor 31/12/2013 zo niet worden zij automatisch van de ledenlijst 2013 geschrapt. Het huishoudelijk reglement van de sportraad Het nieuwe huishoudelijk reglement van de sportraad (het reglement betreffende de samenstelling en de werking van de sportraad) zal voorbereid worden door het dagelijks bestuur van de sportraad begin Dit reglement zal ter goedkeuring aangeboden worden aan de eerste algemene vergadering van 2013 of aan een extra algemene vergadering in het voorjaar. De afsprakennota tussen het gemeentebestuur en de sportraad Deze afsprakennota zal voorbereid worden door het dagelijks bestuur van de sportraad begin Deze nota zal ter goedkeuring aangeboden worden aan de eerste algemene vergadering van 2013 of aan een extra algemene vergadering in het voorjaar. Andere dossiers voor 2013 In 2013 zal de sportraad: Indien vzw Sportbeheer Avelgem wordt ontbonden een gebruikersraad oprichten die het gemeentebestuur zal bijstaan op vlak van beheer- en beleidsmateries via geargumenteerde en goed gedocumenteerde adviezen. De bestaande raad van bestuur van de sportraad blijft daarnaast verder bestaan; Op basis van het nieuwe sport-voor-allen-decreet meewerken aan de opstelling van en advies verlenen op nieuwe gemeentelijke subsidiereglementen; Op basis van de gemeentewet en het sport-voor-allen-decreet meewerken aan de opstelling van en advies verlenen op het meerjarenplan van de gemeente wat betreft het beleidsveld sport; Op basis van de gemeentewet en het sport-voor-allen-decreet de jaarrekening van de gemeente wat betreft het beleidsveld sport bespreken; Meewerken aan de opstelling van en advies verlenen op dossiers opgenomen in het sportmemorandum: o het nieuwe tariefreglement voor de sportinfrastructuur o de nieuwe huurovereenkomst af te sluiten tussen het gemeentebestuur en KVK Avelgem o 4. Heraanvraag erkenning sportverenigingen Volgens het erkenningsreglement behouden verenigingen hun erkenning voor de duur van de legislatuur. Gezien de legislatuur op 31/12 eindigt, vervallen ook de erkenningen eind dit jaar en moeten alle verenigingen dus opnieuw een erkenningsaanvraag indienen. Het reglement voorziet daarvoor volgende procedure: Verenigingen krijgen het formulier voor 01/11 De formulieren moeten ingediend worden voor 15/12 Verenigingen krijgen antwoord voor 31/01 Vooraleer verenigingen antwoord kunnen krijgen, moet dit besproken worden in de erkenningscommissie, het cbs en de betreffende adviesraad. De documenten die verplicht moeten bijgevoegd worden zijn: ledenlijst, bewijs van verzekering, organogram en het huishoudelijk reglement (statuten). 5. Huldiging sportlaureaten 2013 Datum: 1 februari 2013 Moderator: Lieven Voet Dynamische act: Atletica (sports - aerobics), kostprijs +/- 150 euro. Extra categorie voor ploegsporters: Momenteel staan de ploegsporters in het reglement van de huldiging van de sportlaureaten onderverdeeld onder competitiesporters bij de subcategorie individuele sporters. Daar het voor onze Avelgemse ploegsporters minder evident is om internationale prestaties neer te zetten als een individuele sporter wil het sportraadbestuur toch deze groep wat opwaarderen door er een aparte categorie van te maken. Om dit te kunnen opwaarderen moet het reglement van de huldiging aangepast en goedgekeurd worden tijdens de algemene vergadering van de sportraad op 27 november Taakverdeling:

4 Lieve Vanwambeke verontschuldigd zich op de avond van de huldiging. Er wordt gevraagd aan Lien Vandermeersch om haar taak over te nemen namelijk samen met Heidi de begeleiding verzorgen van de moderator en de meisjes van Atletica. Prijs tennisclub Avelgem: Dit jaar geeft tennisclub Avelgem via loting 250 euro gewonnen bij BLOSO door de deelname aan de week van de sportclubs. BLOSO vraagt dan ook om deze prijs op een officieel moment uit te reiken in de aanwezigheid van een vertegenwoordiger. Onze huldiging lijkt een uitgelezen moment om dit te doen. 6. Voorbereiding algemene vergadering op 27/11 12 Volgende punten zullen besproken worden op de algemene vergadering: 1. Ledenlijst: a) Nieuwe vertegenwoordiger Koninklijke vissersclub De Snoevers : Vervaecke Aswin neemt de plaats in van Soetens Rudy. 2. Overlopen vorig verslag 21/03/ 12; 3. Overlopen werkjaar 2012 (bestuursraden); 4. Hernieuwen erkenning sportverenigingen; 5. Aktename advies op: a) De subsidieverdeling; b) De verdeling van de impulssubsidies; 6. Activiteiten ondersteund of georganiseerd door de sportraad; 7. Huldiging sportlaureaten 2012; 8. Begroting 2013; 9. SABAM; 10. Doortocht Ronde van Vlaanderen, eerbetoon Paul Deman; 7. SABAM Er heerst heel wat onduidelijkheid bij de Avelgemse organisatoren over het al dan niet vrijgesteld zijn van een aangifte bij SABAM voor wat hun organisatie betreft. De situatie is als volgt: Er is alleszins vrijstelling voor alle evenementen die doorgaan in het sportcentrum. Vzw Sportbeheer Avelgem heeft een overeenkomst met SABAM wat betreft het voetbalstadion, het zwembad en beide sporthallen. Er was tot eind vorig jaar een vrijstelling voor alle evenementen die doorgingen op de openbare wegenis (b.v. wielerwedstrijden) maar SABAM stuurde toch de factuur naar de organisatoren omdat zij meenden dat dit enkel de gemeentelijke openbare wegen betrof en niet de provinciale of gewestwegen die door de gemeente lopen. Dit bleef een punt van discussie en daarom werd deze overeenkomst eenzijdig opgezegd. Het is nu zo dat dit jaar de organisator die openbare wegenis gebruikt zelf zijn aanvraag moet doen bij SABAM maar dan de factuur mag bezorgen aan het gemeentebestuur. Naar volgend jaar toe zijn er nog geen beslissingen genomen hoe dit verder moet lopen. Moet de organisator zelf de kosten voor SABAM betalen? Moet de organisator zelf de aanvraag indienen bij SABAM en wordt de factuur de het gemeentebestuur betaald? Of wordt er terug een overeenkomst gemaakt met SABAM voor alle Avelgemse evenementen? Er blijkt ook geen vrijstelling te zijn voor de evenementen die in Spikkerelle worden georganiseerd meldt de dienst jeugd en cultuur.

5 8. Begroting Opmerkingen - Voor de huldiging zouden we volgend jaar terug een komische act willen vragen wat iets meer budget vraagt. - Volgend jaar de laatste editie van Wandeltocht Joost Deseyn, het geld van voorgaande edities wordt gebruikt in deze editie. Het restbedrag zal besteed worden voor de interscolaire sport. - Daar in het nieuwe beleidsplan opnieuw veel aandacht aan de kwaliteit van de sportclubs besteed wordt voorziet het sportraadbestuur ook hier wat middelen. - De interscolaire sport zal extra ondersteund worden. - De initiatieven BLOSO worden voorgefinancierd door het sportraadbestuur. - Daarnaast de gewonen kosten voor speciale gelegenheden, relatiegeschenken, traktaties, 9. Briefwisseling West-Vlaamse sportprijzen De provincieraad van West-Vlaanderen reikt West Vlaamse sportprijzen uit aan sportmannen, sportvrouwen, sportploegen, beloftevolle jongeren en mindervaliden die in het afgelopen jaar een of meerdere uitzonderlijke sportprestaties geleverd hebben op internationaal vlak. Voor Avelgem komen Sofie Hooghe en Margot Callewaert in aanmerking met hun prestaties op wereldniveau. 10. Varia en rondvraag Paul Deman (stand van zaken) Het gemeentebestuur voorziet aan aanzienlijk budget voor de passage van de Ronde van Vlaanderen door Avelgem en het eerbetoon aan Paul Deman. Momenteel is een werkgroep bezig met de uitwerking. Om alle verschillende evenementen, bekendmaking en andere acties voor te bereiden wordt er gewerkt in deelwerkgroep (zie onderstaand). Op woensdag 21 november zal er ook een algemeen infomoment doorgaan voor alle geïnteresseerden. Deelwerkgroep bekendmaking Paul Deman Samenstelling: Koen Van Steenbrugge (schepen), Francky Platteau (diensthoofd sport), Bram Laevens (sportpromotor), Eugenie Gemmerich (communicatieverantwoordelijke gemeente Avelgem). Reeds gerealiseerd: o De registratie van de domeinnaam

6 o De grote canvas Paul Deman op het rond punt in Kerkhove tijdens de passage van de Ronde in 2012 o De grote canvassen van Paul Deman op de invalswegen in de aanloop naar de Ronde 2012 o De affichecampagne rond Paul Deman in de aanloop naar en tijdens de Ronde 2012 o De bierviltjescampagne rond Paul Deman in de aanloop naar en tijdens de Ronde 2012 o De vlaggencampagne rond Paul Deman in de aanloop naar en tijdens de Ronde 2012 o Het persartikel rond Paul Deman o De permanente Paul Deman infohoek in het sportcentrum o Tijdens de huldiging van de sportlaureaten (17/02/12) heeft de schepen bij zijn toespraak ruim aandacht besteed aan het project Paul Deman. o Tijdens de wandeltocht Joost Deseyn (09/04/12) heeft de sportdienst een Paul Deman -tocht ingelast. o De interscolair fietsevenement (mei kinderen uit de lagere school) Deelwerkgroep herdenkingsevenement en viering Paul Deman en Marc Demeyer Samenstelling: de hoofdwerkgroep Doelstelling: in de periode 9 maart 2013 (koers juniors Outrijve) tot en met 31 maart 2013 (passage Ronde door Outrijve) een feestprogramma organiseren. Deelwerkgroep fietsroute Paul Deman Samenstelling: o Gemeentebestuur: Koen Francky Bram o WTC Olympia: Alain o Wielerclub Demeyer Hand in Hand Outrijve: Patrick Rudy Stephan Kristof o Ondersteunende partners VVV en Het Sneukelwiel Deelwerkgroep toneelvoorstellingen, tentoonstellingen, boek. Opgenomen in het feestprogramma in de week van 9 maart tot en met 31 maart 2013 Deelwerkgroep randanimatie. Opgenomen in het feestprogramma in de week van 9 maart tot en met 31 maart 2013 Sportieve groeten, Namens, Lieven Seynaeve Voorzitter Sammy Coulembier Secretaris Bram Laevens Sportpromotor Ondersteunend waarnemer sportraad