Plan van aanpak implementatie Wabo organisatie

Transcriptie

1 Plan van aanpak implementatie Wabo organisatie

2 Plan van aanpak implementatie Wabo organisatie Gemeente Montfoort BMC 22 januari 2010 mr. E. Heidenrijk Correspondentienummer: RW-

3 INHOUD HOOFDSTUK 1 INLEIDING 3 HOOFDSTUK 2 DOELSTELLLING Het doel van de Wabo Achtergrond Wabo 5 HOOFDSTUK 3 UITGANGSPUNTEN Reikwijdte van de Wabo Uitgangspunten Montfoort 6 HOOFDSTUK 4 ELEMENTEN VAN HET WABO-PROCES Kennis en competenties ICT Processen en organisatie Uitvoeringsorganisatie Klant 12 HOOFDSTUK 5 PROJECTORGANISATIE EN PLANNING Stuurgroep Projectgroep Planning Risico s 16 3/16

4 Hoofdstuk 1 Inleiding Met de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) wordt voorzien in een aantal verbeteringen in de uitvoering van de wetgeving, die zich richt op de regulering van de fysieke leefomgeving. De Wabo stelt de burger en het bedrijfsleven centraal. Dit vraagt om een andere aanpak van vergunningverlening en handhaving voor projecten in de fysieke leefomgeving. Een meer integrale werkwijze van vergunningverlening en handhaving door de bestuursorganen wordt verlangd Door de komst van de Wabo is er voor de gemeente Montfoort een bestuurlijke winst te behalen, namelijk het volgende: Aanzienlijk kortere proceduretijden bij het verlenen van vergunningen (8 weken voor een reguliere procedure en 26 weken voor een uitgebreide procedure); Het werken met één loket met als doel heldere en duidelijkere dienstverlening; Betere samenwerking en noodzakelijke interne afstemming in de organisatie; Meer samenhang in investeringen op het gebied van ICT, trainingen en opleidingen. In de huidige organisatie zijn in het verleden aanzetten gedaan om te komen tot het implementeren van een Wabo-organisatie. Het uitblijven van de voorafgestelde doelstellingen ten aanzien van de implementatie en het uitstellen van de Wabo tot waarschijnlijk 1 juli 2010 maakt het noodzakelijk om de ontwikkeling van de Wabo in de organisatie in één geheel te zien. Een projectgroep Wabo onder leiding van de extern projectleider Wabo dient opgericht te worden. De extern projectleider krijgt de opdracht om de Wabo in de gemeente Montfoort te implementeren. De gemeente Montfoort dient vanaf 1 juli 2010 in staat te zijn om omgevingsvergunningen te verstrekken en deze te handhaven. Dit document maakt zichtbaar waar de gemeente met de Wabo staat. Oftewel: wat is er al en wat is er nog nodig? Gelijktijdig ontstaat een beeld van de werkvoorraad en taken rond de Wabo. Dit document wordt ter vaststelling voorgelegd aan het Managementteam. Het vormt daarmee tevens de werkopdracht voor de projectgroep Wabo. 4/16

5 Hoofdstuk 2 Doelstellling 2.1 Het doel van de Wabo Met de Wabo wordt gestreefd de dienstverlening van de overheid aan burger en bedrijf te verbeteren. Door middel van navolgende punten wordt dit gestreefd: Bevoegd gezag In beginsel is het college van burgemeester en wethouders bevoegd gezag. Het besluit omgevingsrecht kan Gedeputeerde Staten of de minister van VROM als bevoegd gezag aanwijzen. (Digitaal) loket De organisatie moet worden ingericht vanuit de één-loket-gedachte. Dit betekent dat de burger een aanspreekpunt heeft voor alle (aan)vragen om omgevingsvergunning. Doel is het verminderen van de administratieve lastendruk voor burgers en bedrijven en het verbeteren van de dienstverlening door de overheid. Proces Een aanvraag om omgevingsvergunning doorloopt één proces, na afloop waarvan één beschikking volgt. Er bestaat een reguliere en een uitgebreide procedure, afhankelijk van de inhoud van de aanvraag moet er binnen 8 of 26 weken op de aanvraag beschikt worden. Afstemming en integratie bij de omgeving gerelateerde onderwerpen en belangen dienen bevorderd te worden. Vergunning In plaats van verschillende toestemmingen (ontheffingen, vergunningen) voor bouwen, wonen en milieu verleent de gemeente vanaf 1 juli 2010 een omgevingsvergunning. Dit betekent een vermindering van de regeldruk door het bundelen van verschillende toestemmingstelsels tot één omgevingsvergunning. Dit vraagt om goede samenwerking en afstemming tussen de verschillende vakgebieden waardoor de kwaliteit door de overheid verbeterd kan worden. Procedure bezwaar en beroep Een beschikking als gevolg van de reguliere procedure wordt gevolgd door een procedure voor bezwaar en beroep. Het bezwaar of beroep moet integraal behandeld worden. Handhavend bestuursorgaan Eén beschikking houdt ook in, één handhavingsorgaan en één handhavingsbeschikking. Het bevoegde gezag dat de omgevingsvergunning verleent, wordt ook belast met het handhaven ervan. Eén van de middelen om bovengestelde punten te verwezenlijken is digitalisering van de dienstverlening. Hoewel feitelijk digitalisering meer een middel dan een doel is, maakt het gebruik van ICT het mogelijk processen sneller en beter te uniformeren. De kwaliteit en de rechtsgelijkheid en daarmee de rechtszekerheid voor bedrijven en burgers wordt bevorderd. 5/16

6 2.2 Achtergrond Wabo Het implementeren van de Wabo betekent meer dan het louter samenvoegen van een aantal vergunningenprocedures tot één omgevingsvergunning. Indien dat het geval zou zijn dan zouden de gemeenten achter het loket, in de backoffice, alsnog met naast elkaar lopende procedures van doen hebben. Het gaat er om effectiviteits- en efficiencyslagen te maken om de kwaliteit en dienstverlening van de producten te verbeteren. Dit toont de veelzijdigheid van de implementatie van de Wabo in de organisatie aan evenals de complexiteit. 6/16

7 Hoofdstuk 3 Uitgangspunten Naast de reikwijdte die door de wetgever aan de Wabo is gegeven, wordt de werking sterk bepaald door de uitgangspunten die de gemeente Montfoort aan het project wil meegeven. Op dit moment lopen er naast de Wabo andere ontwikkelingen zoals de verbouwing van het stadskantoor waarin een Klantcontactcentrum (KCC) wordt gerealiseerd en het implementeren van het dienstverleningsconcept (DVC). 3.1 Reikwijdte van de Wabo De Wabo integreert 25 toestemmingen voor activiteiten in de fysieke leefomgeving in de omgevingsvergunning. Het gaat om vergunningen, ontheffingen, meldingen of kennisgevingen, die zijn opgenomen in provinciale of gemeentelijke verordeningen (APV) en in de volgende centrale wetgeving: Wet ruimtelijke ordening Woningwet Wet milieubeheer Monumentenwet 1988 Mijnbouwwet Besluit brandveilig gebruik bouwwerken Waterwet Natuurbeschermingswet 1998 Flora- en faunawet 3.2 Uitgangspunten Montfoort De gemeente Montfoort heeft als hoofduitgangspunt voor het implementeren van de Wabo aangegeven dat de Wabo per 1 juli 2010 door de organisatie kan worden uitgevoerd. In beginsel wordt uitgegaan van de wettelijke minimale eisen: 1. één fysiek loket (uitgangspunt is dat de balie van de afdeling ROM in beginsel als loket zal dienen totdat de verbouwing van het KCC rond is) 2. digitale indiening van de aanvraag 3. de afgifte van één vergunning voor alle in de Wabo geïntegreerde vergunningstelsels 4. de uitvoering van geïntegreerd toezicht en handhaving De gemeente heeft met het visiedocument Publieksdienstverlening een eerste aanzet gegeven voor een meer klantgericht werken vanuit de organisatie. Vanaf 2008 is met name het projectmatig werken, het effectiever functioneren en het integraal en duurzaam optimaliseren van werkprocessen centraal gesteld. Het Dienstverleningsconcept (DVC) Montfoort geeft antwoord is opgesteld als uitwerkingsdocument van het visiedocument. Zoals in het visiedocument Publiekdienstverlening is gesteld zal de gemeente binnen een aantal jaren de functie krijgen van poort van de overheid. Het inrichten van het Klant Contact Centrum (KCC) is een noodzakelijk organisatieonderdeel om binnen een aantal 7/16

8 jaren hieraan te kunnen voldoen. Het DVC, KCC en de Wabo zijn alle gericht op het verbeteren van de dienstverlening door de gemeente Montfoort richting de klant. De gemeente Montfoort onderschrijft het belang van een geïntegreerde en integrale uitvoering. Een cluster Vergunningen zal na de verbouwing van het stadskantoor als backoffice dienen voor de balie omgevingszaken in het KCC. De Wabo zal als basis dienen voor het inrichten van deze afdeling. 8/16

9 Hoofdstuk 4 Elementen van het Wabo-proces De mate waarin invulling wordt gegeven aan de taakvelden is afhankelijk van de ambitie van de gemeente. Gelet op de omvang van de ontwikkeling waar de gemeente Montfoort mee te maken heeft, wordt geadviseerd om de Waboorganisatie per 1 juli 2010 op basisniveau in orde te hebben. Vanuit dit basisniveau kan vervolgens stapsgewijs aan een hogere ambitie worden gewerkt. Op deze manier kunnen de organisatie, medewerkers en burgers wennen aan het werken volgens de Wabo. Om de Wabo op een goede wijze in te voeren is het van belang dat een aantal taakvelden worden ingevuld zodat de organisatie Wabo-proof is. 4.1 Kennis en competenties Naast alle voorzieningen op het gebied van beleid, regelgeving, organisatie, werkprocessen en ICT, zijn het de medewerkers die de Wabo vorm gaan geven. Een effectieve implementatie van de Wabo is in zekere zin afhankelijk van de kennis, vaardigheden en competenties van de medewerkers. Het dienstverleningaspect dat de Wabo met zich meebrengt maakt het noodzakelijk dat er een omslag in denken en handelen plaatsvindt. Er wordt meer gevraagd van de medewerkers. Het werken volgens nieuw opgestelde werkprocessen zal niet voldoende zijn, de Wabo houdt ook in een gedragsverandering van de medewerkers. Organisatiemodel Montfoort De gemeente Montfoort hecht een groot belang aan de ontwikkeling van individuele medewerkers. Er is sprake van een kleine organisatie waarin de medewerkers door de kleinschaligheid van de organisatie een generalistisch takenpakket hebben. De organisatie is een lerende organisatie waarin fouten niet worden toegedekt, maar wordt geleerd van fouten. De organisatie bestaat uit betrokken medewerkers die opereren binnen een informele, persoonlijke sfeer en die ook in staat zijn formeel, correct en voorkomend op te treden indien de situatie dit vereist. Medewerkers voelen zich betrokken bij de gemeenteraad, het college, de organisatie, elkaar en de inwoners van de gemeente. Medewerkers zijn communicatief vaardig, integer, loyaal en gericht op samenwerking. Ontwikkeling Wabo: opleiding Buiten de opleidingen die in het kader van de organisatieontwikkeling worden aangeboden moeten de medewerkers vertrouwd worden met het werken-volgensde-wabo. Daarvoor moet een opleidingstraject worden verzorgd dat bij voorkeur voorziet in inhoudelijke en gedragscomponenten. Op dit moment is er geen opleidingsplan waarin de wensen en eisen zijn geformuleerd gericht op de specifieke opleidingsbehoefte van de medewerkers. In maart 2010 kunnen 9/16

10 medewerkers een verdiepingsmodule gaan volgen die in-company wordt gegeven door de gemeente IJsselstein. Een specifieke verdiepingscursus gericht op de juridische ins- en outs van de Wabo zal ook in-company bij de gemeente IJsselstein gevolgd kunnen gaan worden. Hiervoor komen de Wabo-coördinator, juridische zaken, juridisch medewerker bouwzaken en beleidsmedewerkers RO voor in aanmerking. Enerzijds leren de betrokken medewerkers wat de wet betekent voor hun werk, takenpakket en verantwoordelijkheid. Anderzijds geeft het inzicht in de rol die zij in het Wabo-proces krijgen. 4.2 ICT Digitalisering is meer een middel dan een doel. Het gebruik van ICT maakt het mogelijk processen sneller te laten verlopen en te uniformeren, waarmee de kwaliteit en rechtsgelijkheid en daarmee de rechtszekerheid voor bedrijven en burgers wordt bevorderd. De inrichting van een digitaal loket en de mogelijkheid om digitaal aanvragen te kunnen indienen is een eis van de Wabo. De Wabo stelt om die reden eisen aan de digitalisering van vergunningaanvragen en correspondentie. Het ministerie van VROM levert hiervoor een voorziening, het Omgevingsloket Online (OLO). Het OLO is een centrale digitale aanvraagmodule en dossiermodule. De gemeente is verplicht om van de geüniformeerde aanvraagmodule gebruik te gaan maken. De gemeente heeft zich inmiddels via de 1 e fase aangesloten op het OLO. Voor dossiervorming kan de gemeente van de module van het OLO gebruik maken nadat de tweede en derde fase zijn ingevoerd. Het verdient aanbeveling over een eigen registratiesysteem te beschikken dat een instrument is voor de workflowmanagement. De verbetering van de digitale dienstverlening is breder dan alleen de Wabo. Er liggen ook op andere terreinen grote ICT-opgaven die momenteel actueel zijn (BAG, GREX, Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen, et cetera). Een belangrijk aandachtspunt vormt de archiefvorming die met de invoering van de Wabo een digitale impuls dient te krijgen. Hiervoor zal in het project een nauwe aansluiting met Decos moeten worden aangebracht. Workflowmanagement De afdeling Bouw- en woningtoezicht werkt momenteel met het workflowmanagementsysteem BWT4ALL/WFM4ALL van Centric. Vanwege de problemen rondom het huidige systeem is de voorkeur uitgesproken voor een ander. In de EGEM-i projectbundel is onder project 31 Omgevingsvergunning en omgevingsloket een budget van ,- opgenomen voor de aanschaf van een workflowmanagementsysteem. Uit de offertes blijkt dat de aanschaf van een softwareapplicatie ruim boven het budget ligt. Daarbij zijn onder andere de kosten voor het inrichten en het implementeren ervan niet opgenomen. Het plan van aanpak gaat uit van het opleveren van een Wabo organisatie op basisniveau per 1 juli Vanwege het belang van een goede registratie voor het proces van vergunningverlening, wordt dit element opgenomen in het plan van 10/16

11 aanpak. Aangezien het workflowmanagementsysteem meer een middel is dan een doel, maakt het geen onderdeel uit van de Wabo-organisatie per 1 juli 2010 en zal het proces rondom het workflowmanagementsysteem doorlopen na 1 juli De keuze, het inrichten en implementeren van het workflowmanagementsysteem is een complex proces. Het inrichten en implementeren van een dergelijk systeem neemt gemiddeld een jaar in beslag. Vanwege het uitblijven van de keuze voor de aanschaf van een systeem en de huidige markt van aanbieders die niet aan de vraag kunnen voldoen, zal het nog enige tijd duren voordat een workflowmanagementsysteem geïmplementeerd kan worden. Een heroriëntering van de aanschaf en het budget van ,- wordt aangeraden. Per 1 juli 2010 zal met behulp van een zogenaamd noodverband het Wabo-proces doorlopen moeten worden waarbij optimaal van de mogelijkheden van het OLO gebruik gemaakt dient te worden. 4.3 Processen en organisatie De Wabo bundelt en coördineert aanvragen om vergunningen, toezicht en handhaving, die nu meestal onder meerdere specialismen of afdelingen vallen. Dit dwingt de gemeente ertoe een nieuwe afweging te maken over de inrichting van de werkprocessen bij de uitvoering van de tot stand te brengen producten (vergunningen, meldingen, controles, etc.). Werkprocessen vormen een belangrijke ondersteuning bij de uitvoering van de werkzaamheden. Het aantal disciplines onder de Wabo neemt toe en de behandeltermijn voor reguliere procedures is aanmerkelijk verkort. Voor vergunningen met meerdere toetsingskaders (meervoudig) geldt de stroomlijning van procedures als voornaamste opgave. Daartoe dient het procesmanagement van het vergunningenproces geregeld te worden en dienen procedurele afspraken te worden gemaakt tussen de gemeente, de provincie en het waterschap. Daarnaast zullen afspraken gemaakt moeten worden met de Milieudienst Noord-West Utrecht, de brandweer, Adviescommissie welstand en monumenten Midden-Nederland, Agrarische beoordelingscommissie, Ingenieursbureau Bartels. Voor een efficiënte behandeling van aanvragen om omgevingsvergunning is het nodig om afspraken te maken tussen afdelingen en adviseurs. Er is een goede procesbewaking nodig en een gezamenlijke visie op vergunningverlening waaraan de organisatie zich verbindt. Het streven is een versnelde vergunningverlening: in elk geval binnen de wettelijke termijn, maar als het kan (ruim) binnen deze termijn. Het is voor een goede uitvoering van de Wabo van belang de volgende werkprocessen beschikbaar te hebben: Een werkproces voor de reguliere procedure (inclusief vooroverleg) voor de omgevingsvergunning, waarin een of meer werkprocessen van de meest voorkomende onderliggende toestemmingstelsels zijn opgenomen; 11/16

12 Een werkproces voor de uitgebreide procedure (inclusief vooroverleg) voor de omgevingsvergunning waarin een of meer werkprocessen van de meest voorkomende onderliggende toestemmingstelsels zijn opgenomen. Het grote belang van een duidelijke en goede beschrijving van de werkprocessen is ook van belang in de opname van cruciale elementen ervan in een geautomatiseerd registratiesysteem. 4.4 Uitvoeringsorganisatie Het organisatiemodel gaat uit van een KCC met een balie omgevingszaken, de frontoffice. De frontoffice informeert de burger over de mogelijkheden voor vergunningverlening, termijnen en behandelen van de aanvraag. Vooral bij aanvragen die uit verschillende onderdelen bestaan, is het belangrijk dat de aanvrager weet wat er van hem wordt verwacht. Hoe beter de informatieverstrekking vooraf, hoe groter de kans is dat een vergunning snel kan worden verleend. Het vooroverleg dient hiervoor mede ingericht te worden. De front- en backoffice worden ingericht aan de hand van een clustering van werkzaamheden rond producten en diensten. Het nog op te richten cluster Vergunningen zal als back-office dienen. De voor de uitvoering van de Wabo belangrijke afdelingen (Ruimtelijke Ordening en Milieu (ROM), Ruimtelijk Beheer en Inwonerszaken) blijven vooralsnog zelfstandig en ongewijzigd. De balie van de afdeling ROM zal als tijdelijk loket omgevingszaken worden ingericht totdat de verbouwing stadskantoor klaar is. Een goede afstemming is nodig tussen de verschillende afdelingen die met de Wabo te maken krijgen. De afdeling ROM zal de processen en procedures van de Wabo coördineren en bewaken. De afdeling juridische zaken wordt verantwoordelijk voor de behandeling van het bezwaar en beroep tegen de omgevingsvergunningen. De afdeling Organisatieondersteuning wordt verantwoordelijk voor het technisch beheer van het OLO en archivering van de omgevingsvergunningen. Wabo-coördinatie Dienstverlening aan de burger komt in beginsel tot stand via de vier kanalen, telefoon, post, internet en balie. De receptie verzorgt de eerste opvang en draagt de vraag vervolgens over aan de frontoffice in het KCC. Het is van belang een coördinatiepunt in de Wabo-organisatie te introduceren. De functie van Wabo-coördinator zal als taakuitbreiding worden ondergebracht bij de juridisch medewerker bouwzaken, Ton den Braven. Hij krijgt een coördinerende rol als een aanvraag om een omgevingsvergunning, een handhavingsverzoek of een klacht is ingediend. Hij fungeert als aanspreekpunt, verzorgt de communicatie tussen de afdelingen en vakspecialisten en is verantwoordelijk voor het procesbeheer van de aanvraag om vergunning. 12/16

13 Ontwikkelingen Wabo De hoofdstructuur voorziet in een structuur die nog niet voldoet aan de wensen van de Wabo: er is nog geen duidelijk onderscheid tussen frontoffice en een integrale backoffice die de vergunningverlening in de fysieke leefomgeving regelt. De basis voor de Wabo-organisatie is op dit moment nog niet aanwezig. De (werk)processen dienen conform de uitgangspunten van de Wabo te worden ingericht. Bij het beschrijven dient ook rekening gehouden te worden met het dienstverleningsconcept. De Wabo-organisatie sluit zo automatisch aan bij de gemeentelijke uitgangspunten. 4.5 Klant Een van de doelstellingen van de Wabo is de verbetering van de dienstverlening voor burgers en bedrijven. Daarbij is het adagium: niet denken vanuit het (gemeentelijk) product, maar denken vanuit de klant. In dat kader wordt gesproken over een loket waar de individuele burger en bedrijf terecht kan met zijn vragen. Onder dit loket wordt dan zowel een fysiek loket (bijvoorbeeld een balie), een postadres, een telefonisch loket en een digitaal loket verstaan. De (rijks)overheid staat voor ogen dat de frontoffice van de gemeenten op (de langere) termijn het loket wordt voor alle overheidsdiensten en producten. Een loket waar overbodige procedures en regels niet meer voorkomen en waar aandacht is voor de specifieke wensen van de klant. Dienstverleningsconcept Montfoort Het plan van aanpak voor het dienstverleningsconcept Montfoort geeft antwoord beschrijft in hoofdlijnen hoe de gemeente de klant wil gaan bedienen. Om de dienstverlening te verbeteren zijn een aantal randvoorwaarden te stellen: De bereidheid om anders te denken en te doen De aanwezigheid van goede en multifunctioneel in te zetten basisgegevens Een professioneel opgezette bedrijfsvoering De wil om nauw samen te werken met partners, waaronder de vakafdelingen en in het bijzonder een Klant Contact Centrum die als frontoffice gaat opereren. Het KCC krijgt twee kerntaken: De directe en indirecte dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen; De informatievoorziening ten behoeve van productinformatie, beleids(uitvoerings) informatie, bestuursinformatie en managementinformatie. De Wabo-organisatie kan aansluiten op de ontwikkelingen van het KCC en het DVC. 13/16

14 Hoofdstuk 5 Projectorganisatie en planning Voor de implementatie van de Wabo is het noodzakelijk een projectorganisatie op te richten. De projectorganisatie ziet er als volgt uit: Projectgroep Wabo Automatisering Beleid & Verordeningen Werkprocessen Organisatie Kennis & Competenties 5.1 Stuurgroep De stuurgroep zal worden gevormd door de bestuurlijk opdrachtgever, wethouder P. Goedvolk. De projectgroep zal voorzien in een periodieke en duidelijke terugkoppeling naar de stuurgroep door middel van verslag en verantwoording van de voortgang van het project. De extern projectleider, de heer E. Heidenrijk, en de ambtelijk opdrachtgever H. Teeuwen, zullen de projectgroep vertegenwoordigen in het overleg met de stuurgroep. 5.2 Projectgroep De projectgroep wordt ondergebracht bij de afdeling ROM. De Wabo heeft veel overlap met de werkzaamheden van deze afdeling. Voorgesteld wordt om de volgende medewerkers te benoemen tot projectgroepleden: - Erik Heidenrijk (projectleider en voorzitter projectgroep) - Ton den Braven - Alex Stam - Hans Teeuwen De leiding van de projectgroep is in handen van de extern projectleider. De projectleider bewaakt en borgt het proces, zorgt voor de noodzakelijke stappen en werkzaamheden voor de implementatie van de Wabo-organisatie. Hij stuurt daarbij de project- en werkgroepen aan en rapporteert aan de ambtelijk opdrachtgever. Gelet op de urgentie van de invoering, de gevolgen voor de organisatie en het op te richten cluster Vergunningen zal de ambtelijk opdrachtgever als medevoorzitter deelnemen in de projectgroep. De projectleider levert de expertise, terwijl de inhoud 14/16

15 door de leden wordt geleverd. Op deze manier wordt de Wabo een product van de gemeente Montfoort, in plaats van een opgelegde opdracht. Onder de projectgroepleden worden werkgroepen verdeeld met specifieke aandachtsgebieden. De projectgroepleden zullen als voorzitter optreden in de werkgroepen. De volgende werkgroepen worden opgericht: - Automatisering: Alex Stam - Beleid en Verordeningen: Ton den Braven - Werkprocessen: Ton den Braven - Organisatie:Hans Teeuwen - Kennis en competenties: Hans Teeuwen De werkzaamheden zoals die vertaald zijn in het Actieplan werkzaamheden implementatie Wabo-organisatie worden onderverdeeld over de werkgroepen. De projectleider stelt via een opdracht aan de projectgroepleden vragen over het betreffende aandachtsgebied. In de opdracht is ook de vraag opgenomen met welke medewerkers en inspanning de werkzaamheden worden uitgevoerd. Planning en rapportage van de werkzaamheden maken hiervan onderdeel uit. Het is van belang dat de projectgroep tweewekelijks vergadert. In de vergadering zal de voortgang van de werkzaamheden centraal staan, worden behaalde resultaten besproken, nadere opdrachten gegeven en afspraken gemaakt. 5.3 Planning Onderstaande tabel beschrijft globaal de planning van het Wabo proces voor de gemeente Montfoort. De taken zullen in het actieplan Implementatie Wabo nader worden uitgewerkt. Taak Werkwijze Plaats in de organisatie Planning Plan van aanpak Opstellen analyse met plan van aanpak Projectleider Gereed 1 februari 2010 Waboprojectorganisatie Inrichten en taken Projectleider 4 februari 2010 verdelen werkgroep Wabo Aftrapbijeenkomst Presentatie werkgroep Projectleider/ 10 februari 2010 en werkzaamheden afdelingsmanager ROM Werkprocessen Opstellen Werkgroep Gereed 1 april 2010 werkprocessen en werkafspraken werkrprocessen Kennis en Opleiding Wabo-proof Werkgroep kennis en 1 juli 2010 competenties werken en denken Functieprofielen en competenties competenties Beleid & Verordeningen Harmoniseren van de beleidskaders en verordeningen Werkgroep beleid en verordeningen Gereed 1 juni /16

16 Automatisering Organisatie Keuze, implementatie registratiesysteem. 2 e fase OLO inrichten Organisatie in relatie tot loket omgevingszaken Werkgroep automatisering Gereed 2011 Werkgroep Organisatie 1 juni 2010 De volgende medewerkers zullen betrokken worden bij de werkgroepen: Werkgroep automatisering: De werkgroep wordt verantwoordelijk voor de keuze van de aanschaf van een registratiesysteem waarbij tevens alternatieven onderzocht worden, opstellen van een implementatieplan, vastgestelde werkprocessen vertalen in de applicatie, opstellen migratieplan BWT4ALL naar de nieuwe applicatie, het inrichten van het OLO conform de 2 e fase et cetera. Naast het projectlid zullen Ton den Braven (ROM), Niek Houtman (Organisatieondersteuning) en Anne Poelman (Organisatieondersteuning) deelnemen. Jan Braber zal de werkgroep van advies voorzien. Werkgroep beleid en verordeningen: De werkgroep wordt verantwoordelijk van het Wabo-proof maken van de vigerende gemeentelijke verordeningen, opstellen van een nieuwe mandaatregeling et cetera. Naast het projectlid zal gebruik gemaakt worden van medewerkers met specifieke kennis zoals Koen Jansen (APV), Micha Giltay (Bomenverordening), Willy Schildhuis (legesverordening) et cetera. Michael van Wanrooij en Marianne de Vries zullen de verordeningen juridisch controleren en ter besluitvorming voorleggen aan de raad. Werkgroep werkprocessen: De werkgroep wordt verantwoordelijk voor het opstellen van werkprocessen voor de reguliere en uitgebreide procedure waarin een of meer werkprocessen van de meest voorkomende onderliggende toestemmingstelsels zijn opgenomen. Nadruk zal gelegd worden op de meest voorkomende verleende vergunningen. Vanwege het belang voor de organisatie en een goede vergunningverlening dient het werkproces breed in de organisatie uitgezet te worden. Werkproces zal als spiegel dienen voor de huidige werkwijze en dat wat de Wabo vraagt. Vaste leden van de werkgroep zijn Susanne Visser, Marian den Hartog, Wil de Leeuw, Alex Stam, Hans van Hezik en Paul Vunderink. Sandra van den Wildenberg (Organisatieondersteuning), Jeroen Vinckers (Milieudienst), Mark Duijtshoff (projectleider DVC) en Michael van Wanrooij zullen op deelaspecten om advies gevraagd worden. Werkgroep organisatie: De werkgroep wordt verantwoordelijk voor het inbedden van de Wabo in de organisatie. De werkzaamheden zullen gericht zijn op communicatie, het aanpassen van de werkplekken, het inrichten van het loket omgevingszaken et cetera. 16/16

17 Werkgroep zal geen vaste leden hebben, gebruik zal gemaakt worden van onder andere Casper van Riet (communicatie), Mark Duijtshoff (projectleider DVC) en Elly de Rijke voor het inrichten van het loket omgevingszaken, Wil de Leeuw en Alex Stam voor het inrichten van de werkplekken. Werkgroep kennis en competenties: De werkgroep wordt verantwoordelijk voor het opleiden van de medewerkers en zal de gevolgen van de Wabo voor de organisatie in kaart brengen. Bestaande functieomschrijvingen zullen als gevolg van de Wabo veranderen evenals de gewenste competenties van de medewerkers om de Wabo uit te voeren. Elske Coenen (Organisatieondersteuning) zal als lid deelnemen. 5.4 Risico s De Wabo vormt een uitstekend instrument om de dienstverlening, de professionalisering en het gebruik van de ICT van en door de gemeente op een (veel) hoger niveau te brengen. De invoering kan tevens worden gebruikt om een enorme impuls te geven aan verwante projecten, zoals de totstandkoming van het handhavingsbeleid, de vorming van een volwaardige balie Omgevingszaken in het KCC en de invulling van ICT-projecten zoals het nog aan te schaffen registratiesysteem. De Wabo moet in een relatief korte tijd worden geïmplementeerd. Om dit te realiseren moet bovendien een aantal werkzaamheden worden uitgevoerd waarvan de opbrengst van belang is voor de voortgang en kwaliteit van het project. Veel hangt af van de rol van de projectleider, hij kan dit echter niet alleen doen. Hij is ook (wederzijds) afhankelijk van het in voldoende mate beschikbaar zijn van gemeentelijke medewerkers, die de noodzakelijke werkzaamheden voor dit project uitvoeren. De keuze, het inrichten en implementeren van het registratiesysteem is een complex proces. Het inrichten en implementeren van een dergelijk systeem neemt gemiddeld een jaar in beslag. Door omstandigheden zal het nog enige tijd duren voordat een registratiesysteem kan worden geïmplementeerd. Een heroriëntering van de aanschaf en het budget van ,- is noodzakelijk. Vooraf dienen alle directe en indirecte kosten in kaart te worden gebracht. Als gevolg hiervan zal per 1 juli 2010 met behulp van het zogenaamde noodverband het Wabo-proces doorlopen moeten worden waarbij optimaal gebruik gemaakt dient te worden van de mogelijkheden van het OLO. 17/16