Werktitel: Inhuur van externen

Transcriptie

1 Rekenkamercommissie Venray Werktitel: Inhuur van externen Onderzoeksrapport Onderzoeksteam: Projectleider/onderzoeker: J.M.P. Essers MBA Onderzoeker: drs. E.J.M. Lemmens Referent: RKC Venray Datum: 12 november 2012 Versie: Ten behoeve van bestuurlijke hoor en wederhoor

2 Inhoudsopgave Samenvattende conclusies en aanbevelingen Inleiding Aanleiding voor het onderzoek Onderzoeksperiode Opbouw van het rapport Onderzoeksvragen en normenkader Centrale vraagstelling Onderzoeksvragen Normenkader Begrippenkader en afbakening onderzoeksterrein Aanpak van het onderzoek Aanpak Beperkingen van het onderzoek Bevindingen Beleidskaders en uitvoeringsregels Inleiding Strategische visie Besturingsfilosofie Strategisch HR beleid Benchmark Capaciteitsplan Mandatering Inkoop- en aanbestedingsbeleid Inkoopvoorwaarden Interne controle onderzoek naar Externe Inhuur Overige beleidskaders en uitvoeringsregels Bezuinigingen De Uitvoering Aard en omvang van de inhuur Uitwerking in de praktijk De dossiers Verantwoording Conclusies en aanbevelingen Onderzoeksvraag 1: Beleidskaders en uitvoeringsregels Onderzoeksvraag 2: Aard en omvang van de inhuur Onderzoeksvraag 3: Uitwerking in de praktijk Onderzoeksvraag 4: Verantwoording Bijlage 1: Vragenlijst bij interviews Bijlage 2: Checklist Inhuur derden Venray Bijlage 3: Bestuurlijke reactie Bijlage 4: Nawoord Rekenkamercommissie Bijlage 5: Samenstelling Rekenkamercommissie Venray Inhuur derden Rekenkamercommissie Venray

3 Samenvattende conclusies en aanbevelingen Aanleiding Iedere gemeente maakt gebruik van externe krachten, zoals projectleiders en adviseurs. Dat geschiedt om verschillende redenen, zoals het ontbreken van kennis in de gemeentelijke organisatie of vervanging bij ziekte of zwangerschap. Sommige kennis is dermate specialistisch dat het niet opportuun is deze continu in huis te hebben. De inzet van externen brengt over het algemeen hoge kosten met zich mee en heeft een impact op de organisatie. De gemeente dient over een helder beleid en uitvoeringsregels met betrekking tot de inhuur van externen te beschikken. De rekenkamercommissie van de gemeente Venray heeft daarom het initiatief genomen om een onderzoek naar de inhuur van externen uit te voeren. De centrale vraagstelling betreft de beleidskaders en uitvoeringsregels van de inhuur van externen in de gemeente Venray, de aard en de omvang van deze inhuur en de aspecten op rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid ervan. In hoofdstuk 2 zijn de onderzoeksvragen en het normenkader uitgewerkt. Onderzoeksaanpak Er zijn interviews gevoerd met een aantal functionarissen van de gemeente. Daarnaast is een groot aantal documenten geanalyseerd en is een dossierstudie uitgevoerd. In paragraaf 3.1. is een overzicht opgenomen van de dossiers, documenten en geïnterviewde functionarissen. Het onderzoek richt zich vooral op de periode In hoofdstuk 5 is een totaal overzicht opgenomen van conclusies en aanbevelingen, in onderstaande tekst worden alleen de belangrijkste conclusies en aanbevelingen gegeven. Vanwege de lange duur van de hoor en wederhoorfasen is de gemeente Venray, na de onderzoeksperiode die reikte tot en met 2011, uiteraard voort gegaan met beleidsvorming en uitvoering en heeft reeds een aantal aanbevelingen geïmplementeerd. Deze heeft de rekenkamercommissie niet meer in alle gevallen kunnen toetsen. Waar daarvan sprake is wordt melding gemaakt. Belangrijkste conclusies en aanbevelingen met betrekking tot de beleidskaders en uitvoeringsregels. Binnen de gemeente Venray zijn regels vastgelegd met betrekking tot de mandatering, het inkoop- en aanbestedingsbeleid, inkoopregels en werving en selectie. Ook zijn er spelregels vastgesteld met betrekking het inhuren van externen. Deze spelregels zijn voornamelijk een gevolg van de opgelegde bezuinigingstaakstellingen. De beleidsregels zijn een invulling van de beleidskaders die veelal gesteld worden in de strategische visie en de besturingsfilosofie van een gemeente. In de strategische visie geeft de gemeente aan slanker te willen worden door taken bij de samenleving neer te leggen en groter door regionale opschaling. In het collegeprogramma worden deze ambities genuanceerd. De rekenkamercommissie constateert dat geen prioriteiten worden gesteld en dat de ambities niet matchen met de beschikbare capaciteit en bezuinigingstaakstelling. Inhuur derden Rekenkamercommissie Venray

4 De besturingsfilosofie van de gemeente Venray, gebaseerd op integraal management, wordt door de rekenkamercommissie als zeer professioneel en adequaat beoordeeld. De vooruitgang op de realisatie van het strategisch HR-beleid is onvoldoende. Volgens de rekenkamercommissie kan dat verbeterd worden door een meer integrale aanpak van de HR-vraagstukken. De gemeente had in vergelijking met vergelijkbare gemeenten in 2009 een fors grotere formatie. Dat overschot nam in 2010 toe en de verwachting is dat de gemeente in 2011 ook nog boven de benchmark zal uitkomen. De gemeente streeft ernaar een methodiek toe te passen om de formatie beter te kunnen afstemmen op de ambities. De rekenkamercommissie constateert dat dit instrument er nog niet is en dat het lastig is om structureel op de formatie te sturen voor wat betreft kwantiteit en kwaliteit. Mandatering en inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn adequaat vastgelegd. Het projectmatig werken is ingebed in de organisatie en in de afdelingsplannen 2011 en 2012 is duidelijk vastgelegd wat op basis van de programmabegroting verwacht wordt van een afdeling, ook worden de projecten op een adequate wijze benoemd.. Onvoldoende duidelijk is of daarbij ook met de vereiste competenties voor projecten rekening wordt gehouden. Dit geldt ook de uitwerking van de bezuinigingen en de decentralisaties. Belangrijkste aanbevelingen: - Raad: Voer een discussie over prioriteitenstelling (kerntakendiscussie) en neem hierin mee de ambitie met betrekking tot samenwerking in de regio. - College: verstrek een opdracht aan het managementteam om een systematiek te ontwikkelen op basis waarvan raadsopdrachten globaal vertaald kunnen worden in formatiebehoefte, zowel kwantitatief als kwalitatief (competenties). Zie ook aanbeveling met betrekking tot capaciteitsmodel. - College: heroverweeg de organisatiestructuur, de rekenkamercommissie adviseert de HR functie onder te brengen bij een afdeling (middelen), afstemming en kruisbestuiving tussen strategie en uitvoering is hiermee (in het MT) geborgd. - College: De rekenkamercommissie adviseert door te gaan met het ontwikkelen van een normatief capaciteitsmodel. Dit houdt in dat model ook nadrukkelijk rekening gehouden moet worden met competenties op basis waarvan afdelingen de personeelsplanning kunnen inrichten. Het capaciteitsmodel moet meebewegen met de pieken en dalen met betrekking tot projecten en rekening houdt met benodigde externe inhuur. Belangrijkste conclusies en aanbevelingen met betrekking tot de uitwerking in de praktijk. Er is een jaarlijkse interne controle naar externe inhuur. Het overzicht van de De gemeenteraad wordt via de jaarstukken en de bestuursrapportages op de hoogte gehouden van de ontwikkeling van de externe inhuur. Advies- en onderzoekskosten van derden worden daarin niet standaard meegenomen. De omvang van de inhuur van externen in de gemeente Venray is in 2011 gedaald ten opzichte van 2010, op basis van de gegevens over de inhuur tot september De gemeente lijkt daarmee nog met 1% boven het gemiddelde uit de personeelsmonitor van het A&O-fonds gemeenten uit te komen. Inhuur derden Rekenkamercommissie Venray

5 Het valt niet uit te sluiten dat afdelingsmanagers contracten verlengen van ingehuurde externen die, bij elkaar opgeteld, de grens voor openbare aanbesteding overschrijden. De rekenkamercommissie constateert daarbij een risico van onrechtmatigheid. De externen die worden ingehuurd worden op de werkvloer gevolgd, maar de rekenkamercommissie heeft geen eenduidige evaluatieprocedure aangetroffen, noch zijn in de dossiers verslagen van evaluatiegesprekken aangetroffen. Tevens constateert de rekenkamercommissie dat de gemeentelijke organisatie de ingehuurde expertise onvoldoende borgt en daarmee te weinig uitnut. Op basis van de bestudering van een aselecte steekproef van 29 personeelsdossiers constateert de rekenkamercommissie dat de dossiers niet allemaal bij de afdeling P&O aanwezig zijn. Tevens constateert de rekenkamercommissie een aantal risico's op ondoelmatigheid en onrechtmatigheid ten aanzien van de volledigheid van de dossiers en de inkoop- en leveringsvoorwaarden die aan de opdrachtnemers worden gesteld. Belangrijkste aanbevelingen: - Raad: stel een eenduidige definitie vast van formatie en kosten van inhuur derden en geef het College de opdracht deze door te laten werken in de administratie en jaarstukken van de gemeente. - College: Stel een checklist op voor de inhoud van de dossiers voor tijdelijk personeel op en laat deze controleren door P&O. - College: draag er zorg voor dat de inkoopadviseur bij het aangaan en de verlenging van contracten checkt op de bepalingen in het inkoop- en aanbestedingsbeleid. - College: Laat medewerkers van de gemeente met de ingehuurde expert meedraaien. Leg overdrachtsmomenten vast tussen externe inhuur en interne medewerkers. Neem in ontwikkelingsplannen van medewerkers op dat zij hierin wat betreft tijd gefaciliteerd worden. - College: Leg in het contract en in het evaluatieformulier vast dat bij iedere inhuur kennis wordt overgedragen. Inhuur derden Rekenkamercommissie Venray

6 1. Inleiding Gemeenten worden in toenemende mate geconfronteerd met bezuinigingen, de overdracht van anders gefinancierde taken naar de gemeenten (WMO, Jeugdzorg etc.), een krimpende arbeidsmarkt en een aflatende interesse voor het vak van gemeente ambtenaar. In die context zullen gemeenten heel kritisch naar het uitgavenpatroon moeten kijken enerzijds maar anderzijds ook naar het personeelsbeleid. Er zijn verschillende mogelijkheden om de gemeentelijke organisatie in te richten, een kern met ambtenaren in vaste dienst die de reguliere kernactiviteiten uitvoeren en een flexibele schil met tijdelijk (of beter: flexibel) personeel dat de incidentele klussen voor haar rekening kan nemen. De keuze is aan de gemeente waarbij het inschatten van de benodigde capaciteit versus de behoefte niet eenvoudig is, zeker met de beperkte middelen. Het zijn niet alleen de B&W s en ambtenaren die met dit probleem worstelen. De primaire taken van de raad zijn het stellen van kaders en het controleren van B&W maar vanwege haar budgetverantwoordelijkheid zullen ze zich ook een beeld moeten vormen van de knelpunten in de organisatie (of noem het dilemma s), eigenlijk het domein van het college en de ambtenaren. Sterker nog vanwege haar budgetrecht zullen begrotingswijzigingen ten aanzien van personele formatie, zowel interne als externe formatie, door de raad moeten worden goedgekeurd. Vandaar ook dat de gemeenteraden in toenemende mate de rekenkamercommissies inzet om onderzoek te doen naar de externe inhuur in de gemeente. 1.1 Aanleiding voor het onderzoek Iedere gemeente maakt gebruik van externe adviseurs. De inzet van externen geschiedt om verschillende redenen, zoals het ontbreken van specifieke kennis in de organisatie, vervanging wegens ziekte of zwangerschap, het tijdelijk vervullen van vacatures of de keuze van een gemeente om een taak door externen te laten uitvoeren in verband met de gewenste onafhankelijkheid. De inzet van externen brengt hoge kosten met zich mee en kan een grote impact hebben op de organisatie. Zeker indien de inzet/inhuur langdurig en veelvuldig plaatsvindt, bestaat het risico dat er afhankelijkheid ontstaat van niet bij de organisatie betrokken externen. Ook in de gemeente Venray wordt gebruik gemaakt van inhuur van externen. De gemeente dient een keuze te maken in hoeverre zij het eigen personeel opleidt en ontwikkelt en in welke gevallen men een beroep op inhuur van derden wil doen. Sommige kennis is dermate specialistisch dat het niet altijd opportuun is om deze kennis in de eigen basisformatie op te nemen. Daarnaast zal een afweging moeten worden gemaakt op basis van wensen en mogelijkheden van de organisatie. Daarbij kan het wel of niet hebben van een grote flexibele schil een rol spelen. Om een juiste beleidskeuze hierin te maken, is het noodzakelijk vast te stellen wat de aard en omvang van de inhuur is, de wijze waarop het eigen personeelsbeleid is ingevuld en wat de financiële mogelijkheden zijn. Daarnaast is er nog een andere aanleiding. Door veel in te huren kan een beeld ontstaan dat de eigen medewerkers onvoldoende ontwikkelmogelijkheden krijgen of dat er onvoldoende wordt beoordeeld of incidentele werkzaamheden ook door interne medewerkers uitgevoerd kunnen worden. Om die redenen dient een gemeente te beschikken over een helder beleid en eenduidige uitvoeringsregels. Tegen de hiervoor geschetste achtergrond en gelet op de toenemende druk op de gemeentelijke middelen heeft de Rekenkamercommissie het initiatief genomen een onderzoek uit te voeren naar de inzet/inhuur van externen. Inhuur derden Rekenkamercommissie Venray

7 1.2 Onderzoeksperiode Het onderzoek richt zich voor wat betreft de financiële aspecten van inhuur op de jaren 2010 en Uiteraard zijn ook gegevens en beleidsdocumenten uit de periode van voor 2010 beoordeeld maar voornamelijk om een compleet beeld te krijgen van het beleid dat is gemaakt ten aanzien van het onderwerp maar ook andere relevante zaken die in een andere periode plaatsvinden. Ook in de interviews is niet specifiek ingegaan op een bepaalde periode. De vragen richten zich op externe inhuur in algemene zin, hoe het proces is ingericht, wat de filosofie is met betrekking tot formatie versus behoefte maar ook wat de beleving is van de verschillende geïnterviewden ten aanzien van externe inhuur. 1.3 Opbouw van het rapport Het rapport is als volgt opgebouwd. Hoofdstuk 0 bevat een beknopte samenvatting op hoofdlijnen waarin de belangrijkste conclusies van het onderzoek alsmede de aanbevelingen zijn opgenomen. Hoofdstuk 1 vormt de inleiding. Hoofdstuk 2 belicht de centrale vraagstelling, de onderzoeksvragen en het normenkader. Hoofdstuk 3 beschrijft de onderzoeksaanpak. In hoofdstuk 4 zijn de bevindingen van het onderzoek opgenomen. Dit is gedaan aan de hand van gehouden interviews en geraadpleegde (beleids)documenten. De aangehaalde citaten uit de interviews zijn bedoeld als illustratie bij de bevindingen. In hoofdstuk 5 zijn de conclusies naar aanleiding van de bevindingen per onderzoeksvraag weergegeven en tevens voorzien van aanbevelingen. Inhuur derden Rekenkamercommissie Venray

8 2 Onderzoeksvragen en normenkader 2.1 Centrale vraagstelling In het onderzoek staan de volgende vraagstellingen centraal: Welke beleidskaders en uitvoeringsregels liggen in de gemeente Venray aan inhuur ten grondslag. Wat is de aard en omvang van de inhuur van externen in de gemeente Venray in de jaren 2010 en tot oktober In hoeverre was de inhuur externen rechtmatig, doelmatig en doeltreffend. 2.2 Onderzoeksvragen Hiervan afgeleid zijn de volgende onderzoeksvragen geformuleerd: Beleidskaders en uitvoeringsregels. Welk beleid is geformuleerd en welke uitvoeringsregels zijn daarbij vastgesteld? Is het beleid gebaseerd op een visie over de omvang van de formatie in relatie tot de taken van de gemeente? Geven deze beleidskaders en uitvoeringsregels aan op welke wijze de opdrachtverlening tot stand dient te komen en borgen deze in voldoende mate een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige inhuur van externen? Aard en omvang van de inhuur. Wat is de omvang van de externe inhuur in formatieve en financiële zin? Hoe is de verdeling over de diverse gemeentelijke velden? Uitwerking in de praktijk. Op welke wijze vindt de afweging tot inhuur plaats? o Is er een duidelijk argument of aanleiding om tot inhuur over te gaan (ziekte, onvervulde vacature etc.)? o Is er naar alternatieven gezocht binnen de eigen organisatie? o Is er een duidelijk doel of resultaat geformuleerd dat wordt beoogd? o Zijn er offertes gevraagd in situaties die daarvoor in aanmerking komen en zijn er in voorkomend geval vooraf kwaliteitseisen geformuleerd en kostenramingen gemaakt? o Is het besluit tot inhuur genomen in overeenstemming met de daarvoor geldende regelgeving? Hoe is de relatie van de externe bureaus met de staande organisatie en hoe is de aansturing en begeleiding? Verantwoording Leidt de inschakeling van externen tot het beoogde resultaat? Is er sprake van een redelijke kosten-baten verhouding bij de inschakeling van externe bureaus? Op welke wijze worden de prestaties, in omvang en kwaliteit geëvalueerd en vinden er functioneringsgesprekken met de externen plaats? Hoe wordt de kennis in de organisatie geborgd? Inhuur derden Rekenkamercommissie Venray

9 2.3 Normenkader Normen en maatstaven spelen een centrale rol in rekenkameronderzoek. Om oordelen te kunnen vellen moet een rekenkamercommissie voor het onderzoek een referentiekader opstellen, ten opzichte waarvan ze de onderzoeksbevindingen toetst. Normen kunnen ontleend zijn aan wet- en regelgeving, maar ook aan wetenschappelijk onderzoek of aan algemeen aanvaarde beginselen zoals de beginselen van behoorlijk bestuur. Ook doelen of prestatie-indicatoren die door de beleidsmaker van te voren zijn opgesteld kunnen een bron van normen zijn. Daarnaast kan door het vergelijken van resultaten of gevoerd beleid binnen andere gemeentes best practices worden geformuleerd die als norm kunnen gelden. De normen waaraan de onderzoeksvragen worden getoetst zijn als volgt. Er is een beleidskader waarin staat beschreven wanneer tot inhuur mag worden overgegaan (mandateringsbesluit, aanbestedingsbeleid) en aan welke eisen het proces van inhuur moet voldoen. De inhuur vindt plaats volgens het gestelde beleidskader. Elk besluit tot inhuur bevat een duidelijke omschrijving van de inhuuropdracht, het beoogd resultaat, een kostenopgave en een motivatie. Er is inzicht in de bereikte resultaten en de gemaakte kosten (evaluatie). Van iedere inhuur wordt een dossier bijgehouden. Er vindt interne controle plaats op de naleving van beleid, de mandaatregels en het budgetbeheer Begrippenkader en afbakening onderzoeksterrein Inhuur van derden maakt deel uit van het begrip diensten. Inhuur van derden is een algemeen begrip waartoe verschillende vormen van externe inhuur gerekend worden. In dit rapport zullen we ons baseren op de definitie van het A+O fonds (monitor gemeenten 2010). Het betreft de volgende definitie. Het uitvoeren van werkzaamheden in opdracht van een bij de gemeente in dienst zijnde opdrachtgever, door een private organisatie met winstoogmerk, door middel van het tegen betaling inzetten van personele capaciteit en deskundigheid, zonder dat daar een arbeidsovereenkomst of aanstelling tussen de gemeente en de daarbij ingezette personen aan ten grondslag ligt. Buiten de definitie van extern inhuur valt: Inhuur van deskundigheid voor de uitoefening van wettelijke taken, zoals tolken en dergelijke, Uitbesteding van facilitaire dienstverlening, infrastructurele werken (inclusief ICT). Bij uitbesteden wordt een opdracht geplaatst, waarbij resultaatafspraken worden gemaakt zonder dat er door de opdrachtgever op de inzet van specifieke capaciteit wordt gestuurd Inbesteding van dienstverlening aan de gemeentelijke organisaties binnen het concern, bijvoorbeeld in de vorm van shared services en de inhuur van medewerkers in bezit van een arbeidsovereenkomst met c.q. een aanstelling bij de gemeente, Uitbesteding van algemeen verzorgende functies als bewaking, beveiliging, catering, groenvoorziening, verhuizingen, afvalverwerking, onderhoud Inhuur derden Rekenkamercommissie Venray

10 gebouwen et cetera en voorzieningen voor het personeel, zoals kinderopvang, fitness, scholing, opleidingen, studie, arbodienstverlening e.d. Het ontwikkelen, bouwen, aanleggen, onderhouden en exploiteren van infrastructurele werken, inclusief ICT, zoals (spoor-)wegen, gebouwen, netwerken, technische installaties, hardware, software (inclusief maatwerk). De rekenkamercommissie Venray heeft in haar opdrachtverstrekking de volgende definitie gehanteerd, die aansluit op de definitie van het A+O fonds gemeenten. Extern personeel, dat werkzaamheden verricht binnen lopende werkprocessen. Dit betreft tijdelijke vervanging wegens ziekte, zwangerschap, vacatures en dergelijke. Externe bureaus en externe functionarissen, die tijdelijk worden belast met opdrachten voor het geven van beleids- en organisatieadviezen. Dit betreft specialistische inhuur voor onderzoek, advies, projectbegeleiding. In dit onderzoek wordt geen nader onderscheid gemaakt naar soort van inhuur, zoals payroll, zzp, uitzendkracht enz. Voor het beantwoorden van de onderzoeksvragen is dit onderscheid niet relevant. Inhuur derden Rekenkamercommissie Venray

11 3 Aanpak van het onderzoek In dit onderzoek is beschreven op welke wijze de onderzoeksvragen zijn beantwoord. Onder andere is aangegeven welke gegevens zijn geraadpleegd en welke functionarissen zijn geïnterviewd. 3.1 Aanpak Als onderzoeksmethoden zijn dus toegepast dossieronderzoek en interviews. Ten behoeve van het onderzoek zijn de volgende documenten verzameld. Programmabegroting 2010, 2011 Bestuursrapportages 2010, 2011 Jaarrekening 2009, 2010 en accountantsverklaring Rapport van bevindingen 2010, PWC Controleprotocol 2010 Strategische visie Venray 2010 Collegeprogramma Venray Veilig Vooruit Coalitieakkoord Koers naar nieuw evenwicht Samen-werken aan partnerschap II Voorjaarsnota 2011 Monitor gemeenten 2009, 2010 en 2011 A+O fonds Gemeenten Gemeentewet, overige wetten: diverse artikelen Rapport interne controle inhuur personeel derden 2009, 2010 en 2011 Nota projectmatig werken, zo doen we dat in Venray Nota participatie in regionaal inkoopbureau Noord- en Midden Limburg 2008 Inkoopvoorwaarden levering van diensten gemeente Venray Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Venray Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2010, gewijzigd 16 augustus 2011 Mandaten en volmachten register gemeente Venray Nota aan DT: Venray waardeert mensen, mei 2008 Adviesnota aan B&W: Venray waardeert mensen, juni 2008 Nota aan DT: projectplan Venray waardeert mensen, september 2008 Interne mededeling: Banenplein Limburg, oktober 2011 Richtlijn werving- en selectie gemeente Venray Format vacaturemelding Diverse overeenkomsten DA&A Driessen, Tempoteam, Content, SWITCH- NML Diverse ordners met dossiers externen Overzichten inhuur derden gemeente Venray Organogram gemeente Venray Basiscapaciteitsplan 2012 Adviesnota aan B&W Basiscapaciteitsplan 2010, september 2009 Projectplan ontwikkelen integrale aanpak brede doorlichting, Concerncontrol 2010 Afdelingsplannen 2011, middelen, openbare ruimte, wonen en werken, maatschappelijke diensten, publieksdiensten, veiligheid en handhaving, bestuurszaken Afdelingsplannen 2012, maatschappelijke diensten, wonen en werken Inhuur derden Rekenkamercommissie Venray

12 Formatie onderzoek gemeente Venray, onderzoek Berenschot, 2009 Adviesnota aan managementoverleg: vacaturestop en terugbrengen externe inhuur, maart 2010 Adviesnota aan managementoverleg: organisatiebezuinigingen, april 2010 Adviesnota aan algemeen directeur: toelichting adviesaanvragen openstellen vacature, eind 2010 Rapportage stand van zaken bezuinigingen, oktober 2010, januari 2011, april 2011, november 2011 Op basis van een bureaustudie zijn bovenstaande stukken geanalyseerd en zijn vragen geformuleerd ten behoeve van de interviews die een beeld moeten geven van het beleid, het proces en de omvang met betrekking tot externe inhuur. Een belangrijke informatiebron vormden de interviews met een aantal betrokkenen van de gemeentelijke organisatie. In deze fase van het onderzoek werd aan de hand van vooraf verstrekte vragenlijst (op hoofdlijnen) een interview gehouden met bij de externe inhuur betrokken actoren, ambtenaren en bestuurders. Zo zijn interviews gehouden met de burgemeester (als portefeuillehouder), directieleden, afdelingsmanagers, stafmanagers en medewerkers. De vooraf verstrekte vragenlijst gaf de onderzoeksvragen weer. Tijdens het interview werd een uitgebreidere vragenlijst gehanteerd die in bijlage 1 is opgenomen. De gespreksverslagen zijn geautoriseerd door geïnterviewden. Gegevens uit gespreksverslagen zijn gebruikt in deze onderzoeksrapportage, de functionarissen zijn daarbij niet bij naam genoemd doch kunnen vanwege hun functie in de specifieke context wel voor anderen herkenbaar zijn. De dossierstudie is uitgevoerd op basis van een checklist. Alle beschikbare dossiers zijn op die wijze beoordeeld. De resultaten van deze dossierstudie is opgenomen in hoofdstuk Beperkingen van het onderzoek Bij een onderzoek naar de externe inhuur is over het algemeen geen zekerheid te verkrijgen over de volledigheid van beschikbare informatie. Het is niet objectief vast te stellen of het college en of ambtenaren actief alle informatie beschikbaar hebben gesteld. Voorts is het ook niet altijd zeker of geïnterviewden een achterban (zoals bijvoorbeeld het college, de raad of de p&c afdeling) vertegenwoordigen. Specifiek ten aanzien van dit onderzoek is geen zekerheid verkregen over de volledigheid van (financiële) omvang van externe inhuur. Zie ook de aanbevelingen ten aanzien van dit thema. Inhuur derden Rekenkamercommissie Venray

13 4 Bevindingen In dit hoofdstuk worden de bevindingen per onderzoeksvraag gepresenteerd. Het betreft een weergave van de feitelijke waarnemingen en constateringen van de rekenkamercommissie op basis van de bureaustudie, het dossieronderzoek en de gehouden interviews. 4.1 Beleidskaders en uitvoeringsregels Inleiding Beleidskader zijn bedoeld om richting te geven aan bepaalde activiteiten die op verschillende niveaus in de organisatie worden uitgevoerd. Met de beschrijving van uitvoeringsregels wordt antwoord gegeven op de hoe vraag. De strategische visie van de gemeente Venray is vastgelegd in de strategische visie Venray De besturingsfilosofie van de gemeente Venray is vastgelegd in de nota Samen werken aan partnerschap II. Uitgaan van integraal management en het beschikbaar stellen van middelen bij het decentrale management. De mandaatregeling is taakstellend voor wat betreft het aangaan van financiële of niet financiële verplichtingen. Het aanbestedingsbeleid is opgesteld als beleidskader (en uitvoeringsregel) voor het doen van aanbestedingen en de inkoopvoorwaarden zijn van toepassing bij het aangaan van een zakelijk inkooprelatie met een derde partij. In dit hoofdstuk zullen we ook de overige beleidskaders en uitvoeringsregels inventariseren. Met andere woorden zijn regels vastgelegd over wanneer tot inhuur mag worden overgegaan en hoe gehandeld moet worden zodra een besluit genomen is om een derde in te huren? In dit hoofdstuk wordt gestart met de bevindingen van de rekenkamercommissie ten aanzien van de strategische visie van de gemeente en het algemene kader van de besturingsfilosofie maar ook het strategische HR beleid om vervolgens de bevindingen te presenteren met betrekking tot de benchmark op basis van de personeelsmonitor 2010 en 2011 van het A&O fonds en de wijze waarop de gemeente haar capaciteitsplanning heeft ingericht. Daarna zullen de beleidskaders en uitvoeringsregels, zoals het aanbestedingsbeleid nader worden toegelicht en wordt chronologisch aangegeven hoe het bezuinigingsproces is ingericht Strategische visie In de Strategische visie van de Gemeente Venray 2020 is aangegeven dat de gemeente zich verder wil ontwikkelen als een stedelijke centrumgemeente met optimale voorzieningen. Dit is een ambitieus plan dat uiteraard ook gevolgen heeft voor het strategisch personeelsbeleid. In de visie kan de organisatie slanker maar tegelijkertijd groter worden. Dit wil ze doen door kritisch te kijken naar de kerntaken van de gemeente en zoveel mogelijk verantwoordelijkheid bij de samenleving zelf neer te leggen en daarmee dus haar kerntakenpakket streng bewaakt. Door opschaling naar regionaal niveau kan de organisatieschaal tegelijk groter worden. Sommige van de taken van de gemeente Venray kunnen beter op een groter schaalniveau worden uitgevoerd. Aangegeven wordt dat niet alleen Venray maar ook de andere gemeenten in de regio het moeten aandurven om een gedeelte van de eigen autonomie in te leveren in het belang van het grotere geheel. Gedacht wordt aan samenwerking in het Inhuur derden Rekenkamercommissie Venray

14 kader van handhaving, vergunningverlening, uitkeringen, belastingen etc.. Samendoen uit oogpunt van efficiency maar ook het verbeteren van de kwaliteit van dienstverlening. In interviews wordt aangegeven dat er vooralsnog niet wordt gediscussieerd over het stellen van prioriteiten (soms ook wel kerntakendiscussie genoemd), dit wordt ook niet op korte termijn overwogen, wel wordt gediscussieerd op ambtelijk niveau over wat wel en niet haalbaar is, in de raad wordt deze discussie niet gevoerd. Verondersteld wordt dat het daarvoor nog te vroeg is. Ook wordt aangegeven dat samenwerking nog steeds een belangrijk thema is. Wel zijn er met andere gemeenten discussies over het verdelen van kosten maar dat is gebruikelijk. In ieder geval heeft het regionaliseren van de brandweer al de nodige voordelen opgeleverd. Samenwerking op het gebied van bedrijfsvoeringsfuncties heeft minder aandacht, ook al omdat de noodzaak daartoe nog niet gezien wordt, veelal is samenwerking bij dat soort functies meer in het belang van de kleinere gemeenten, wordt in een interview gesteld. Wel loopt er een aantal trajecten, bijvoorbeeld op het gebied van ICT maar ook om op andere gebieden samen te werken, zoals de regionale groep werken naar vermogen. Ook door de algemeen directeur wordt begin 2012, in zijn directiebrief 2012 nogmaals benadrukt dat samenwerking in de regio cruciaal is voor de ontwikkeling van de gemeente Venray. De vertaling van de strategische visie naar concreet operationeel beleid wil men borgen door verbeteringen in de beleidscyclus door te voeren (vertaling van beleid naar afdelingsplannen). In het coalitieakkoord wordt de nadruk gelegd op behoud en versterking van wat Venray te bieden heeft. De kwaliteit van dienstverlening wil de gemeente in de toekomst behouden en duurzaam versterken en dat is, zoals gesteld wordt, een stevige uitdaging gezien de bezuinigingen en de nog te decentraliseren taken. In het collegeprogramma Venray Veilig Vooruit vindt er een accentverschuiving plaats van meer, nieuw en groter naar versterkt inzetten op kwaliteit en herstructurering in plaats van alleen maar kwantitatieve groei. In het collegeprogramma wordt gesteld dat op basis van het coalitieakkoord ambities zijn geformuleerd die passen binnen de oude groeigedachtegang maar in het kader van het collegeprogramma geplaatst worden in een realistischer perspectief, een realistisch programma voor de lopende bestuurlijke periode. Daarbij hoort ook een slanke organisatie, modern en flexibel. Belangrijk wordt gevonden om een goede afstemming te bewerkstelligen tussen de raadsopdrachten en de omvang van de organisatie. De opdrachten van de raad, aldus respondenten, worden vertaald in meetbare taken voor medewerkers. In de interviews wordt aangegeven dat de bestuurlijke ambitie erg groot is. Dat heeft geleid tot discussies over de aanpak en invulling van die ambities. Conclusie was veelal dat de ambities met de bestaande capaciteit niet met het bestaande kader waargemaakt konden worden en er dus een behoefte was aan externe inhuur Besturingsfilosofie De besturingsfilosofie is vastgelegd in de Nota Samen werken aan partnerschap II uit 2010 (SWAP, 2010). Deze nota is het vervolg op de SWAP I uit De aanpassingen worden omschreven als accentverschuivingen. In de nieuwe SWAP is nadrukkelijker gekeken naar het toekomstbeeld van de organisatie. Uit de analyse blijkt dat vanaf Inhuur derden Rekenkamercommissie Venray

15 2000 de veronderstelde resultaten niet gehaald worden en dat de organisatie teveel afhankelijk is van dure externe inhuur. Ook wordt de trots gemist van de eigen organisatie en haar prestaties. Aangegeven wordt dat met de komst van een nieuwe gemeentesecretaris in 2000 er een aanmerkelijke koerswijziging wordt ingezet. Een organisatie ontwikkeltraject wordt in 2002 ingezet met drie sporen: missie en visie ontwikkeling, herijking organisatie en bedrijfsvoering en HR management. Om het 2 e spoor te faciliteren is een flexibele organisatie vereist die adequaat inspeelt op ontwikkelingen. Kern van het gemeentelijke besturingsmodel is de verantwoordelijkheids- en bevoegdheidsverdeling. In dat kader wordt integraal management een belangrijke pijler van de besturingsfilosofie waarbij de middelen zonder voorwaarden vooraf ter beschikking worden gesteld aan het afdelingsmanagement en er van uit wordt gegaan dat lijnen zichtbaar korter en versterkt worden en de taakvolwassenheid bij medewerkers toeneemt. Voorts wordt aangegeven dat integraal management moet leiden tot het samenbrengen binnen een afdeling van tactische beleidsvorming en uitvoering. Samenhangende beleidsterreinen worden zoveel mogelijk onder één regie gebracht. Dit betekent onder andere dat de strategie is ondergebracht bij de afdeling bestuurszaken. Dit geldt onder andere voor HR strategie en majeure projecten, tactisch en operationeel HR beleid is ondergebracht bij de afdeling Middelen. Tevens wordt een vorm van contractmanagement geïntroduceerd, zakelijke afspraken tussen ambtenaren intern, ambtenaren met extern maar ook tussen bestuurders en ambtenaren. Het maken en nakomen van afspraken, het vooraf afspraken maken over de te leveren prestatie, de wijze waarop de prestatie geleverd wordt en de termijn waarop geleverd wordt, dienen vooraf vastgelegd te worden. Om het verwachtingspatroon over het resultaat goed te managen wordt het van belang geacht dat er een deugdelijk contract wordt gesloten. Door de bezuinigingen van 2003 is echter een deel van de integrale verantwoordelijkheid verschoven naar het management team. De speelruimte met betrekking tot inhuur is in 2010 verder verminderd. Er is toen een format ontwikkeld dat ingevuld moet worden en alle besluiten over inhuur worden genomen in het MT Strategisch HR beleid Medio 2008 heeft de afdeling bestuurszaken een nota opgesteld die een vervolg is op een discussienota over functiewaardering. Het traject is opgestart in afstemming met de medezeggenschap en beschrijft ook de gevolgen van het bezoldigingsbeleid en de samenhang met andere P&O-instrumenten. Voorts is gekeken naar de toekomst, wat zijn de ontwikkelingen, wil je een onderscheidende werkgever zijn en kunnen de arbeidsvoorwaarden flexibel zijn waardoor ze aansluiten op de levensfase waarin medewerkers zich bevinden maar ook rekening houden met de ambitie en ontwikkeling van de medewerkers. Volgens de discussienota wil Venray een organisatie zijn die zich gemakkelijk aanpast aan de veranderende omgeving en arbeidsmarkt. De gemeente heeft in toenemende mate te maken met krapte op de arbeidsmarkt. Potentiële medewerkers hebben dus volop keuzemogelijkheden, Venray wil zich onderscheiden en vertaalt dat in een visie: Venray waardeert mensen. De nota is als adviesnota aangeboden aan B&W. Later dat jaar is de nota vertaald in een projectplan waarbij ook rekening is gehouden met de grenscorrectie met de gemeente Meerlo-Wanssum waarbij gebiedsdelen en medewerkers aan Venray zijn toegevoegd. Inhuur derden Rekenkamercommissie Venray

16 In de interviews wordt aangegeven dat er nadrukkelijk gekeken wordt naar competenties van medewerkers. Het is de bedoeling ooit te komen tot een dergelijk strategisch personeelsbeleid, op dit moment wordt er nog gewerkt met individuele werkplannen. In die IWP s zijn de benodigde competenties en de persoonlijke ontwikkelplannen opgenomen. Venray wil profielen ontwikkelen op basis waarvan medewerkers in staat zijn om de (maatschappelijke) ontwikkelingen goed te kunnen volgen maar ook de bestuurlijke taal te verstaan. De arbeidsmarktproblematiek wordt door een bestuurder niet als een groot knelpunt gezien, er is immers veel aanbod maar weinig vraag. Het profileren van de gemeente als een aantrekkelijke werkgever is met een groter aanbod minder noodzakelijk dan in het verleden. Medewerkers zijn in de huidige omstandigheden minder snel geneigd om de gemeente te verlaten. Ambtelijk is men het hier niet helemaal mee eens, verwacht wordt dat er op enig moment wel weer een kwalitatieve krapte op de arbeidsmarkt ontstaat, met name vanwege de vergrijzing Benchmark Met betrekking tot de statistische gegevens die hieronder in tabel 1 volgen, is een vergelijking gemaakt met landelijke gemiddelden van gemeenten met een omvang van tussen de 20 en 50 duizend inwoners. Als bron voor de landelijke gegevens zijn de personeelsmonitoren van het A&O fonds gemeenten gebruikt. Op basis van deze personeelsmonitor is vastgesteld wat het aantal FTE gemiddeld per vergelijkbare gemeente is, de vergelijkbaarheid wordt bepaald op basis van het aantal inwoners. Het aantal inwoners van de gemeente Venray in 2009: en in 2010: (2011: ). Voor het vaststellen van het aantal inwoners van de gemeente is de CBS website geraadpleegd (CBS, tabel bevolking-leeftijd-regio). Tabel 1 Kengetallen personeel versus landelijke cijfers Venray Landelijk Venray Landelijk Venray Landelijk Totale formatie in FTE 308,54 290,26 318,03 311,84 315,60 312,32 Aantal FTE per 1000 inw. 7,9 7,4 7,4 7,3 7,4 7,3 Ziekteverzuim 4,88% 4,1% 4,58% 4,1%% 4,25% 4,3% Bron : P&O, vaste formatie. De tabel toont dat de gemeente Venray boven het landelijk gemiddelde zit, in FTE, in 2010 ruim 6 FTE en in 2011 ruim 3 FTE. De score ten opzichte van de benchmark wordt volgens Berenschotonderzoek, in negatieve zin beïnvloed door de formatie die bestemd is voor andere gemeenten (Horst aan de Maas, Sevenum en Meerlo Wanssum), het betrof voornamelijk taken in het kader van brandweer en handhaving. De toename van formatie in 2010 wordt veroorzaakt door de grenscorrectie die de herindeling van de gemeente Meerlo-Wanssum met zich meebracht. In 2011 wordt de overschrijding verder teruggebracht. 1 De gegevens uit de personeelsmonitor 2011 waren ten tijde van het onderzoek nog niet beschikbaar maar vanwege de uitgebreide fase van ambtelijk en bestuurlijk hoor en wederhoor zijn deze gegevens later alsnog aan het rapport toegevoegd. Inhuur derden Rekenkamercommissie Venray

17 Bij de vergelijking met de benchmark dient men wel te beseffen, zoals ook al in vorige alinea is aangegeven, dat het landelijk gemiddelde gebaseerd is op enkel inwoneraantallen en er geen rekening wordt gehouden met gemeentespecifieke bijzonderheden die het personeelsbestand kunnen beïnvloeden. Het Rijk heeft voor externe inhuur een streefcijfer van 13% van de totale loonsom aangegeven te hanteren voor de ministeries. Uit de gemeentemonitor blijkt dat bij vergelijkbare gemeenten de inhuur in 2009 en 2010 respectievelijk 16% en 14% bedraagt. Uit paragraaf blijkt dat de totale inhuur in de gemeente Venray in ,7% en in ,3% procent bedroeg ten opzichte van de loonsom. Het betekent dat het percentage inhuur van derden bij de gemeente Venray in 2010 ruim boven de norm van het Rijk en de gemeentemonitor ligt, maar dat in 2011 de gemeente Venray daar onder scoort. Het ziekteverzuim is in 2011 onder de norm van het A&O-fonds gemeenten gedoken, terwijl in2009 en 2010 boven de landelijke norm werd gescoord. Ten opzichte van het gemiddelde (gerealiseerde) ziekteverzuim van alle gemeenten scoort Venray in alle jaren gunstiger dan de landelijke cijfers. Een hoog ziekteverzuim kan leiden tot meer inhuur, indien het werk van de zieke werknemer niet kan worden opgevangen door overig personeel (zie ook hoofdstuk ). De hoogte van het ziekteverzuim bij ambtenaren van de gemeente Venray geeft geen aanleiding de relatie tussen verzuim en inhuur nader te onderzoeken Capaciteitsplan In 2009 heeft Venray aan het onderzoeksbureau Berenschot gevraagd ondersteuning te bieden bij het vormgeven van een nieuw formatieplan. Waarbij rekening gehouden diende te worden met de grenscorrectie Meerlo-Wanssum. Nadrukkelijk is gekeken naar de formatieomvang in verhouding tot vergelijkbare gemeenten. In de benchmark heeft de gemeente Venray 0,5 FTE meer per inwoners dan de referentiegemeenten. Uiteraard worden deze cijfers uitgebreid toegelicht in het rapport. Duidelijk wordt dat bij een aantal afdelingen tot 2009 relatief veel wordt ingehuurd maar daarna op basis van gemeentelijk beleid wordt de inhuur fors afgebouwd. Slotconclusie van het onderzoek is dat de formatie van de gemeente boven gemiddeld is ten opzichte van de benchmark. Dat heeft te maken met de overname van personeel van de gemeente Meerlo-Wanssum en de FTE s voor regionale samenwerking voor handhaving.. In interviews wordt aangegeven dat in het verleden vooral capaciteit beneden een bepaalde schaal werd ingehuurd. Nu is het beleid om daar kritisch naar te kijken, bijvoorbeeld doen de bodes nu ook beveiligingswerk dat vroeger werd ingehuurd. In de adviesnota aan B&W wordt op basis van het onderzoek van Berenschot het basiscapaciteitsplan (BCP) 2010 geactualiseerd. Aangegeven wordt dat in het rapport een verdere verfijning van de analyse noodzakelijk was vanwege de ambitie van het bestuur van Venray. Er is gekozen voor burgerparticipatie, gebiedsgericht werken, de keuze om veel specialisten in eigen huis te hebben etc. Zaken die een effect op de formatie hebben. Besloten wordt om het team Concerncontrol te belasten met het ontwikkelen van een methodiek om inzicht te geven in de kwantitatief en kwalitatief benodigde formatie in relatie tot de activiteiten van de organisatie. Tot het moment van Inhuur derden Rekenkamercommissie Venray

18 vaststellen van deze nieuwe methodiek wordt een aantal uitgangspunten benoemd die leidend zijn bij het aannemen van formatie. Het directieteam heeft de behoefte uitgesproken om een systematische, eenduidige, integrale aanpak (methodiek) voor een brede doorlichting op concern- en afdelingsniveau te ontwikkelen. Deze methodiek moet dus inzicht geven in benodigde formatie om organisatiedoelen te realiseren. Daartoe is een projectplan opgesteld. Het ontwikkelen van de methodiek en het draaien van een pilot had moeten plaatsvinden in De doorlichting van alle afdelingen zou eind 2012 gerealiseerd moeten zijn. Ambtelijk wordt in een interview aangegeven dat dit een moeilijk traject is. Landelijk is er weinig materiaal beschikbaar. Van integrale planningen is de gemeente teruggekomen omdat die als te detaillistisch werden ervaren. Op dit moment wordt kritisch gekeken naar de basiscapaciteit. De gemeente heeft echter geen tool op basis waarvan men permanent kan sturen op capaciteit en om vast te stellen welke capaciteit en competenties nodig zijn bij de taken die uitgevoerd moeten worden. Het BCP 2012 is gereed. De formatie is vastgesteld door de raad via de vaststelling van de begroting. Voor het aantal uren/fte s wordt aansluiting gezocht bij vorige dienstjaren en op basis van besluiten door het bevoegd gezag, aangepast. Voor de bevoegdheid van wijzigingen hierop heeft beleid en control een stroomschema op hun portal geplaatst. Wijzigingen in de uren/fte s dienen in een aparte format te worden verantwoord, waarbij tevens het besluit wordt gemeld. Indien formatie uit de begroting in de loop van het begrotingsjaar een vacature wordt, dan worden de gereserveerde middelen die voor de jaarwedden zijn begroot, toegevoegd aan de lumpsum van de afdeling, zodat deze kunnen worden aangewend voor inhuur, dan wel voor betaling van overwerk of tijdelijke urenuitbreiding van collega s die de werkzaamheden overnemen. Daarnaast kan het ook zo zijn dat er voor inhuur binnen projecten tijdelijk extra budget wordt begroot op de post inhuur personeel derden. Hieraan moet een college, dan wel raadsbesluit ten grondslag liggen, het budget wordt vervolgens in de begroting opgenomen via een begrotingswijziging die door Concerncontrol wordt opgesteld. Bij de begrotingswijziging dient een besluit van het bevoegd gezag toegevoegd te worden. De bedragen die voor inhuur personeel derden worden geraamd, zijn niet opgenomen in het BCP. Een instrument bij uitstek, ons inziens, om een capaciteitsplan op te stellen is het afdelingsplan. In de gemeente Venray wordt ook gewerkt met afdelingsplannen. Sinds 2011 is gestart met het werken met een nieuw format volgens het overheidsontwikkelmodel, zie hiervoor. Nog niet alle afdelingen en teams werken (in 2011) daarmee en een aantal ervaart dat het lastig is om daarmee te werken. Met behulp van dit model wordt bij de doorvertaling van de jaarschijf in een afdelingsplan op een adequate wijze een doorkijk gemaakt naar meerdere jaren. In de geraadpleegde afdelingsplannen uit 2011 en 2012 wordt er echter niet altijd een directe relatie gelegd tussen de activiteiten van de afdeling en de benodigde capaciteit. Wel is in de meeste plannen de ambitie opgenomen om de externe inhuur terug te dringen, soms wordt zelfs aangegeven om per 1 januari 2012 helemaal geen inhuur meer te hebben. Bij het afdelingsplan middelen wordt aangegeven dat er een systeem moet worden ingevoerd Inhuur derden Rekenkamercommissie Venray

19 voor inhuur personeel en werving van eigen personeel. Ook in de afdelingsplannen 2012 wordt niet in alle gevallen een directe link gelegd tussen activiteiten en formatie. De algemeen directeur heeft begin 2012 middels een brief richting gegeven aan de inzet van de organisatie in Deze richting dient nog meer geconcretiseerd te worden dan in de afdelingsplannen 2012 het geval is. Een van de geïnterviewden geeft aan dat de vraaggerichte organisatie flexibel moet zijn en in moet kunnen spelen op zowel interne als externe vragen en uitdagingen. In een interview wordt aangegeven dat er ten aanzien van de capaciteitsplanning nog een slag gemaakt kan worden. In de regel wordt te ruim gepland maar dat zou op basis van nacalculaties veel meer getoetst moeten worden Mandatering In de gemeente Venray zijn regels opgenomen met betrekking tot het verlenen van volmachten of mandaten. Onder mandaat wordt verstaan de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. In de gemeente Venray zijn deze mandaatverleningen opgenomen in het mandatenregister. Gemandateerd aan de afdelingsmanagers zijn besluiten inzake het inlenen van medewerkers van een uitzendbureau of organisatie adviesbureau na advies van Personeelszaken. Zoals eerder aangegeven is dat mandaat nu verplaatst naar het MT. Een volmacht kan worden verleend om namens een ander een privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten. De volmachten zijn vastgelegd in het volmachtenregister Met betrekking tot externe inhuur is met betrekking tot het aangaan, verlengen, opzeggen en beëindigen van arbeids- cq. uitzendovereenkomsten voor tijdelijke inhuur van personeel, binnen de vastgestelde begroting volmacht verleend aan de afdelingsmanagers Inkoop- en aanbestedingsbeleid Het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid is geactualiseerd en gewijzigd in augustus Het doel van een inkoop- en aanbestedingsbeleid is het bevorderen van doelmatig inkopen, het waarborgen van de integriteit bij de aanbesteding en het verantwoorden van de gevolgde aanbestedingsprocedure. In deze beleidsnota wordt aangegeven dat de gemeente Venray is georganiseerd volgens het gecoördineerd inkoopmodel. Dat betekent dat iedere afdeling en/of team zelf integraal verantwoordelijk is voor het eigen inkoopproces en voor de uitvoering van het gemeentelijke inkoopbeleid. Ook wordt aangegeven dat inkopen en aanbestedingen jaarlijks onderdeel zijn van het interne controleplan en worden de mogelijke vormen van inkoop toegelicht. Het inkoopproces wordt gedefinieerd in zeven fasen. In fase 1 wordt de ontstane behoefte geïnventariseerd en wordt onderzocht of elders binnen organisatie aan de aanwezige vraag kan worden voldaan. Ook wordt in fase 1 voorgeschreven hoe het inkoopdossier gevormd dient te worden. Voor enkelvoudig onderhandse procedure tot is geen inkoopdossier nodig. Ten aanzien van het inkoopdossier is in de bijlage 1 van het inkoop- en aanbestedingsbeleid een checklist opgenomen. De anderen fases hebben betrekking op het specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg. Zoals gezegd is in het rapport van bevindingen 2010 van de huisaccountant aangegeven dat een betere verankering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid noodzakelijk is. Inhuur derden Rekenkamercommissie Venray

20 De inkoopadviseur van de gemeente doet ook aanbestedingstrajecten voor andere gemeenten. Daarnaast heeft hij collega s die voor gemeenten werken waardoor de expertise breed wordt opgebouwd en het risico voor uitval wordt opgevangen. De adviseur toetst en adviseert vooral de procedurele kant van inkopen en aanbesteden, de vakinhoudelijke expertise is belegd bij de vakafdelingen. De inkoper is echter formeel niet betrokken bij inhuur van externen, hooguit bij verlenging van contracten om te beoordelen of aanbestedingsgrenzen niet overschreden worden Inkoopvoorwaarden De gemeente Venray heeft in 2005 de algemene inkoopvoorwaarden vastgesteld. Naast de algemene inkoopvoorwaarden zijn ook inkoopvoorwaarden voor de levering van diensten vastgesteld. In met name de artikelen 4, 5, 6, 7, 8, 9, 12, 13, 17,19 zijn regels opgenomen met betrekking tot inhuur van derden. Deze artikelen gaan bijvoorbeeld over het inzetten van medewerkers, de continuïteit van het ingezette personeel, de projectverantwoordelijkheid en de facturering en betaling. Ook zijn regels opgenomen over het periodiek rapporteren over de voortgang van de afgesproken werkzaamheden en het ter beschikkingstellen van bijbehorende documentatie 2. In 2008 is een onderzoek gedaan naar het eventueel deelnemen in een (stichting) Regionaal Inkoopbureau Noord- en Middel Limburg (op termijn zal deze stichting worden voortgezet als InkoopCentrum Zuid). Door het college werd in de adviesnota aan de gemeenteraad voorgesteld om toe te treden tot de stichting, beoogd werd een efficiënte en effectieve organisatie van de inkoop- en aanbestedingsfunctie. Inmiddels is de gemeente deelnemer in de stichting en werd de inkoper ingehuurd van de stichting en gedetacheerd naar de gemeente. Per 1 juli 2012 is deze inhuur beëindigd en heeft de gemeente een inkoopadviseur in eigen dienst Interne controle onderzoek naar Externe Inhuur De inhuur van derden is de afgelopen jaren regelmatig onderwerp van onderzoek geweest, mede op verzoek van de accountant. Reden is dat er meer risico s worden onderkend vanwege de complexe aanbestedingsregelgeving maar ook omdat de financiële impact groot is. In 2009 is geconstateerd dat onvoldoende scherp is hoelang de inhuur zal duren, bovendien is geconstateerd dat de specifieke kennis en ervaring veelal gekoppeld is aan personen en niet aan een bureau. Ook werd toen vastgesteld dat onvoldoende consequent gebruik werd gemaakt van de lopende raamovereenkomst met Tempo Team, Content en DA&A Driessen. De belangrijkste aanbeveling heeft te maken met het opstellen van een aparte beleidsnota en of protocol voor inhuur van derden. De conclusies van de IC naar externe inhuur in 2010 zijn vergelijkbaar met die van Ook de aanbevelingen lijken een kopie van de aanbevelingen uit Voorts wordt aangegeven (november 2010) dat het team Personeelszaken bezig is met het opzetten van een nieuwe aanbestedingswijze van de inhuur van tijdelijk personeel. Beoogd wordt een website, een soort marktplaats.nl waarop de vacatures worden geplaatst. Inmiddels is de website banenpleinlimburg.nl gelanceerd, met als doel om de aanbestedingsprocedure te vereenvoudigen en het 2 Na het gereedkomen van het rapport is bestuurlijk aangegeven dat in 2012 de inkoopvoorwaarden vervangen zijn door een nieuwe set inkoopvoorwaarden. Deze inkoop voorwaarden zijn in grote mate gelijk aan het door de VNG aangeboden VNG model algemene inkoopvoorwaarden. De rekenkamercommissie heeft deze nieuwe inkoopvoorwaarden niet meer getoetst. Inhuur derden Rekenkamercommissie Venray