PERSONEELSBELEIDSPLAN

Transcriptie

1 PERSONEELSBELEIDSPLAN PERSONEELSZORG OMGAAN MET STERFGEVALLEN OP SCHOOL Deze procedure is een handreiking voor het omgaan met sterfgevallen op scholen. Tot de sterfgevallen op school behoren niet alleen de leerlingen en de medewerkers: nadrukkelijk schenkt de tekst ook aandacht aan de brede kring van mensen die om hen heen staan, relaties van leerlingen en medewerkers, horen hierbij, zij het indirect. Ieders bestaan immers is nauw verweven met dat van partner, gezin, familie, vrienden en vriendinnen. In het eerste deel staat de leerling centraal en het verdriet van een leerling wanneer iemand die hem nastond, is gestorven. Op welke wijze dient de school hier een rol te vervullen? Vervolgens komt aan de orde wat de taak van de school zou kunnen zijn wanneer een medewerker zijn/haar partner verliest, een kind of een ouder. Daarna wordt ingegaan op de rol van de school wanneer een leerling sterft; vervolgens de rol van de school wanneer een medewerker komt te overlijden. Tenslotte is geschetst hoe een herdenkingssamenkomst eruit zou kunnen zien. In de vorm van een checklist zijn de activiteiten weergegeven die volgen op het overlijden van een leerling, waarbij is geprobeerd een overzicht te geven van alles waaraan gedacht moet worden of wat niet vergeten mag worden. Natuurlijk zijn dit geen voorschriften: zoals in de inleiding is verwoord staat elk sterfgeval op zichzelf, is iedere school anders dan een andere en is dus elk draaiboek uniek. Omgaan met sterfgevallen op school Veel onderwijsinstellingen beschikken tegenwoordig over een procedure "omgaan met sterfgevallen" of "rouw en verlies in de school". Dat klinkt wellicht wat zakelijk, zeker wanneer men het woord "draaiboek" hanteert, maar het beoogde doel ervan is het tegendeel van kilheid. Het nauwkeurig formuleren van wat je met elkaar wilt, wat je doelen zijn, is voorwaarde voor communicatie in de school. Een zorgvuldig naleven van gemaakte afspraken, is dat eveneens. Met de huidige omvang van scholen of colleges, soms met duizenden leerlingen en honderden medewerkers, zijn schriftelijk vastgelegde afspraken en procedures noodzakelijk. Door grote aantallen mensen, door afwezigheid van medewerkers wegens verlof of part-time werk, kun je niet rekenen op het dagelijks mondeling even uitwisselen van informatie. Een goede organisatievorm en een duidelijke regelgeving kunnen ervoor zorgen dat mensen optimaal geïnformeerd zijn en daardoor ook meer betrokken zijn bij wat er gebeurt. De hevigheid waarmee een overlijdensgeval op school wordt beleefd, verschilt, afhankelijk van wie er gestorven is, de rol die de overledene had op school, en van de verwachte of plotselinge confrontatie met de dood. Gaat het om de opa of oma van een leerling? Had die leerling een bijzondere band met zijn oma? Wat doe je? Wat zeg je? Kom je er nog eens op terug? Sterft er een collega? Wat betekent dat voor leerlingen, voor jou, voor de school? Welke onuitgesproken normen hanteren wij zelf in het toelaten van verdriet en in het uiten ervan? Leggen wij die soms ook op aan een ander? Moet vier dagen verlof (de CAO) genoeg zijn voor iedereen? Personeelsbeleidsplan 1

2 Een aantal van deze gedachten wordt niet nader uitgewerkt. Dit artikel probeert een handreiking te zijn, niets meer en niets minder. Scholen verschillen van elkaar in karakter, in sfeer. Daarom ook zullen procedures verschillen. Een ieder kan schrappen of aanvullen, al naar gelang de eigen situatie. Basis voor een procedure is de taak die de school heeft, namelijk te voorzien in de behoeften van de nabestaanden. In die zin zal elk "draaiboek" uniek zijn. Tenslotte verdient het aanbeveling om wanneer het gaat om een oud-leerling of een oud-collega eveneens als school te reageren op het overlijdensbericht. De wijze waarop dat gebeurt, zal per geval en per situatie verschillen. In veel gevallen zal de school over een dergelijk overlijden niet rechtstreeks geïnformeerd worden. Collega s die iets vernemen of horen dienen een dergelijk bericht door te geven aan de directie. De medewerkers dienen ervan doordrongen te zijn dat de directie hierover geïnformeerd wenst te worden. Wanneer een leerling rouwt. Wie kent ze niet: de opmerkingen van collega's tijdens een rapportenvergadering dat de dood van vader of moeder van een leerling toch geen blijvende oorzaak kan zijn van slechte resultaten - en zeker geen excuus ervoor. Er zijn er die dat "goed bedoelen": de leerling moet toch verder met zijn opleiding, "het leven gaat door", "je moet niet bij de pakken neerzitten", adviezen die hen zelf in het verleden misschien tot steun zijn geweest of die bij gebrek aan beter worden verstrekt. Waar staat de school? Wat doet de school? Wat kunnen en mogen leerlingen en hun ouders van de school verwachten? Alert - zijn is altijd de boodschap, aandacht hebben voor je leerlingen en letten op eventuele gedragsveranderingen. Wat is er aan de hand als iemand er slecht uitziet? Heeft hij dan alleen maar tot diep in de nacht gewerkt of gefeest? Aandacht hebben voor leerlingen, opletten, is des te meer noodzakelijk omdat lang niet alle leerlingen en hun ouders het noodzakelijk of gewenst vinden de school te informeren over verdrietige of moeilijke privé situaties. Mensen willen hun vuile was niet buiten hangen, ze wensen niet met privé zaken te koop te lopen of ze willen niet anders behandeld worden dan anderen. Openheid, als ouders de school informeren, is echter zeer gewenst. Afhankelijk van de relatie waarin de leerling tot de overledene stond, zal de school formeel, volgens een procedure, of informeel handelen. Uiteraard staat het elke leerling en elke medewerker vrij, persoonlijk met iemand in gesprek te gaan over wat er zich nu in zijn of haar leven afspeelt. Als docent kun je gewoon van je belangstelling blijk geven, ook wanneer je geen van de desbetreffende leerling bent. In dergelijke situaties is er geen sprake van "gras wegmaaien voor de voeten" van een ander, een collega. Weet - hebben van is essentieel, en daar gaat het om bij de dood van opa of oma, oom of tante. Waren het familieleden op afstand of vervulde de grootvader de rol van vader in het gezin? Was oma de vertrouwenspersoon voor haar kleindochter of kleinzoon? Was opa het voorbeeld voor zijn kleinkind? Wanneer een van de ouders van een leerling overlijdt of een broer of zus, ligt er een grotere taak voor de school: de collega's (niet alleen collega - docenten, maar ook de conciërges, de portiersloge, de medewerkers van de leerlingenadministratie en de kantine, leden van het management en / of de directie) behoren hierover geïnformeerd te worden. Dat geldt ook voor de klasgenoten. Personeelsbeleidsplan 2

3 In de procedure dient opgenomen te zijn wie dat doet. Mocht de desbetreffende collega niet aanwezig zijn, of hiertoe niet in staat zijn, dan moet duidelijk zijn wie deze taak op zich neemt, bijvoorbeeld een collega die veel uren in deze klas heeft of iemand die een goed contact heeft met de klas. Ook leerlingen in andere klassen dienen mogelijk geïnformeerd te worden, omdat zij de overleden jongen of het desbetreffende meisje kenden of bevriend zijn met de desbetreffende leerling. In dat geval zullen zij waarschijnlijk verlof vragen voor het bijwonen van de dienst ter nagedachtenis, de begrafenis of de crematie. In overleg met de leerling en zijn of haar ouder(s), is de school bij de plechtigheid en de begrafenis of crematie vertegenwoordigd, het liefst door iemand die de leerling goed kent (de bijvoorbeeld). Je laat daarmee zien dat je betrokken bent bij het wee van je leerling. Ook kan het meemaken van genoemde plechtigheden een (vervolg-) gesprek vergemakkelijken. Managers en directeuren behoren altijd iets te laten horen. Dat dient dan iets persoonlijks te zijn. Dat wordt in dank ontvangen. Het is van het grootste belang dat ook of juist wanneer alles achter de rug is, er op de leerling wordt gelet. Een extra uitnodiging voor een gesprek is op zijn plaats; even aandacht geven is essentieel. De nazorg is uitermate belangrijk. Het sterven van vader of moeder, broer of zus van een leerling, kan bij leerlingen die dat eerder hebben meegemaakt, meer of minder heftige reacties oproepen. Dat kan een positieve uitwerking hebben (praten met elkaar, elkaar opvangen), het kan er echter ook toe leiden dat onverwerkt verdriet de kop opsteekt. Neem de tijd om met de leerlingen te praten. Neem de tijd om te luisteren. Zorg ervoor dat je er bent. Wanneer een collega rouwt Net als leerlingen verschillen collega's van elkaar in de wijze waarop zij met hun verdriet omgaan. Stelt de een er prijs op dat de naar school gezonden rouwkaart op het publicatiebord in de personeelskamer komt te hangen, een ander wil zoiets beslist niet. Sommigen wensen dat het overlijdensbericht wordt opgenomen in een weekbulletin voor de medewerkers, anderen willen er geen ruchtbaarheid aan geven. Het effect van een publicatie is nu eenmaal dat je op elk moment op school gecondoleerd wordt door collega's die nog niet eerder in de gelegenheid waren je de hand te drukken. Uiteraard speelt de relatie tot de overledene een cruciale rol: is het de echtgenoot van een collega, is het hun kind, zijn vader - de reactie van de school dient zoveel mogelijk in overeenstemming hiermee te zijn. In overleg met de betrokken collega en afhankelijk van de relatie waarin de collega tot de overledene stond, zal de school vertegenwoordigd zijn bij condoléance, een dienst ter nagedachtenis, de begrafenis of de crematie. Directie of management draagt hier persoonlijk zorg voor. Wanneer de desbetreffende collega de school niet heeft geïnformeerd over plaats en tijdstip van de plechtigheid of wanneer het een besloten bijeenkomst betreft, zorgt de directie in ieder geval voor een schriftelijk blijk van medeleven en een gesprek op school. Personeelsbeleidsplan 3

4 Volgens de CAO heeft de medewerker recht op vier dagen verlof wanneer een familielid in de eerste lijn overlijdt. Het verdient aanbeveling soepel met deze regeling om te gaan ofwel een eigen lijn te kiezen of te ontwikkelen. Sommigen nabestaanden hebben een rol in de organisatie, zijn vreselijk druk met regelen, hebben geen broers of zussen die iets zouden kunnen doen, moeten in korte tijd de aanleunflat ontruimen, zijn emotioneel zo geraakt dat het na twee dagen hervatten van de werkzaamheden volstrekt irreëel is. Dat kan ook het geval zijn wanneer een vriend of vriendin (niet zijnde een partner) komt te overlijden of een ouder van een jeugdvriend of - vriendin met wie de betrokkene indertijd is opgegroeid. Bij dood en leven gaat het om andere dingen dan het schrijven van tijd. De bereikbaarheid van management of directie is van groot belang: iemand wiens partner, (schoon-) zoon of (schoon-) dochter is overleden, (schoon-) vader of (schoon-) moeder, moet terecht kunnen bij zijn of haar teamleider of directeur. De desbetreffende functionaris dient ervan doordrongen te zijn dat tijd vrijmaken op dat moment noodzakelijk is. De dood van een partner van een collega grijpt diep in in het leven van deze medewerker en vaak ook in het leven van de collega's met wie hij samenwerkt. Op veel scholen zijn vriendschapsrelaties ontstaan waarbij collega's elkaar met hun partner thuis opzoeken of buiten de deur iets gezamenlijks ondernemen. Bespreek met je medewerker wat hij /zij van je verwacht en doe wat je vindt dat je moet doen. Stel collega's in de gelegenheid de begrafenis of crematie bij te wonen en zorg ervoor dat alle medewerkers geïnformeerd zijn. In overleg met de desbetreffende collega voert een vertegenwoordiger van de school het woord, bij voorkeur een lid van de directie, maar een schoolpastor kan hier ook een heel eigen taak hebben. Vervolgens zal de desbetreffende collega goed begeleid moeten worden. De een wil weer snel aan het werk, een ander is daartoe niet in staat. Contact met collega's (het uitnodigen op school en iemand thuis bezoeken) dient ertoe bij te dragen dat de band met het werk niet verbroken wordt. Ook de bedrijfsarts kan in deze begeleiding een rol hebben. Wanneer een leerling overlijdt. Dagelijks zijn er in een regio duizenden mensen onderweg; vele duizenden zijn scholieren. Vrijwel altijd gaat het goed, de weg van huis naar school en terug wordt veilig afgelegd, de weekends worden gevierd, en dan die ene keer Zoveel leerlingen zijn wel eens ziek, sommige voor langere tijd - en dan is er die ene met wie het niet wil, die ernstig ziek blijkt te zijn, die sterft Die leerlingen blijven je bij. De schok is groot, het verdriet werkt verlammend en de dood van zo'n jong mens staat in schril contrast tot de dan zo extra energiek en gezond lijkende klasgenoten die leven, die er zijn, die net zoals degene die nu dood is dat heeft gedaan, werken aan hun toekomst, die plannen hebben, iets willen bereiken, een gezin willen stichten, later, ooit. Personeelsbeleidsplan 4

5 Wanneer een leerling overlijdt, plotseling of na een ziekbed, is het zaak een coördinatieteam te vormen, bestaande uit drie personen. Dit team coördineert alles: het informeren van klasgenoten, medeleerlingen en medewerkers (niet uitsluitend de docenten van dit jaar of van deze locatie) en dit team verdeelt onderling de taken. Dagelijks komt het minstens twee maal bijeen om de gang van zaken door te spreken. Een persoon uit dit team is de contactpersoon van de ouders. Wanneer er mededelingen worden gedaan van leerlingen en medewerkers, worden deze om verwarring of misverstanden te voorkomen, schriftelijk bevestigd. Zorg ervoor dat mensen aan hun verdriet en medeleven uiting kunnen geven. Wanneer de school een herdenkingsbijeenkomst wil organiseren, is het van belang dat zoiets met de ouders besproken wordt. Of zij daarbij aanwezig willen zijn, is hun eigen keuze. Zorgvuldigheid en overleg zijn geboden waar de school als christelijke school wil laten blijken vanuit welke overtuiging er op deze school onderwijs wordt verzorgd en het gezin niet godsdienstig is of een ander geloof is toegedaan. Bespreek met ouders ook de tekst van de advertentie die de school plaatst, een tekst waarin je als christelijke school iets wilt laten blijken van het geloof van waaruit je leeft en je tegelijkertijd de familie niet voor het hoofd wil stoten. Hetzelfde geldt voor de herdenkingsdienst of voor de wijze waarop een collega spreekt tijdens de begrafenis- of crematieplechtigheid. En als dan alles achter de rug is, houd dan je leerlingen in de gaten, evenals je collega's. Kom nog eens bij elkaar, kom terug op wat je met elkaar gedeeld hebt en onderhoud nog enige of geruime tijd contact met de familie. Nazorg is essentieel. Een collega overlijdt. Een jaarlijks terugkerend wonder: de zomervakantie is voorbij en iedereen is er weer. Zo'n 150 medewerkers zijn verzameld in kantine, kerk of aula en praten tijdens de koffie met gebak elkaar de oren van het hoofd. Er wordt gelachen en gezoend. Ziek zijn, langdurig ziek zijn, te horen krijgen dat je ongeneeslijk ziek bent. Hoe lang heb je nog, wat kun je nog en hoe lang kun je dat dan nog. Wat wil je nog? Veel van wat hiervoor beschreven staat bij het overlijden van een leerling, geldt ook hier. Een groot verschil is echter dat medewerkers elkaar vaak al jaren kennen, intensief met elkaar hebben samengewerkt, bevriend zijn geraakt. Het sterven van een collega confronteert ons met ons eigen bestaan en met de wijze waarop we daar vorm en inhoud aan geven. Hoe leven wij eigenlijk en hoe zouden wij willen leven? Deze dood schudt ons door elkaar en relativeert. Personeelsbeleidsplan 5

6 Bij het bericht van de dood van een collega, kan de school niet "gewoon" doordraaien. Nadat de collega's en de leerlingen zijn geïnformeerd, zullen de lessen voor die dag komen te vervallen en zullen medewerkers en leerlingen in de gelegenheid gesteld moeten worden om met elkaar te praten of te zwijgen (wanneer deze collega al enige tijd niet meer werkzaam is en hij/zij een betrekking van relatief geringe omvang had en hij/zij daarna vervangen wordt, is het voorstelbaar dat niet wordt gekozen voor het vervallen van lessen). Ook in deze situatie is een coördinatieteam essentieel. Het contact met de eventuele partner of met kinderen van de overleden collega zal intensief zijn, om ervoor te zorgen dat er recht wordt gedaan aan de behoeften van de nabestaanden en aan die van de kring van collega's, waarvan de overledene deel heeft uitgemaakt. Een periode van ziekte voorafgaand aan het overlijden van een collega, vraagt extra aandacht van de school. De collega verdwijnt als het ware uit het beeld van de op school doorwerkende collega's. Het belang van een betrokken groep collega's en eventueel leerlingen kan groot zijn, zowel voor de zieke tijdens zijn ziekte als voor de nabestaanden na het overlijden. Deze situatie voorafgaand aan een overlijden is niet specifiek opgenomen in het draaiboek en vergt een sterk individuele aanpak. Afhankelijk van de omstandigheden zal de zieke collega wel of juist niet in staat zijn contacten te kunnen of te willen onderhouden met de collega's. Wat betreft de uitvaart en een mogelijke bijdrage door collega's of leerlingen zal soms juist bij een voorafgaande ziekte een duidelijker beeld bestaan van wat de overledene of de nabestaanden op dit gebied verwachten of wensen van de school. Het organiseren van een herdenkingsbijeenkomst In het voorgaande is gesproken over een dienst ter nagedachtenis of een herdenkingsbijeenkomst op school. Medewerkers en leerlingen hebben behoefte aan het met elkaar vorm geven van hun gevoelens, aan samen zijn. Medewerking van een ieder is voor het organiseren hiervan noodzakelijk: welke ruimte is het meest geschikt, hoe bereik je rust in de omgeving van de desbetreffende ruimte, welke mensen willen een bijdrage leveren aan het herdenkingsprogramma, willen familieleden of nabestaanden erbij zijn en erbij betrokken worden. De ruimte moet afgestemd zijn op het aantal verwachte bezoekers en op het programma dat is samengesteld: moet er bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van geluids- en/of videoapparatuur? Voor een christelijke school kan een herdenkingsprogramma voor een overleden leerling er als volgt uitzien: ontvangst met koffie of thee, tekenen van het condoléanceboek (naast het boek een foto van de leerling in een lijstje, een bloemstukje erbij), welkom en openingswoord door de directie, het lezen van een gedeelte uit de bijbel en enkele woorden ter overdenking door bijvoorbeeld de schoolpastor, teamleider, sectordirecteur of een gedicht dat door een collega of leerling wordt voorgedragen, een persoonlijke herinnering of terugblik van een van de medewerkers, muziek, stilte en een gebed. Er kan besloten worden met het gemeenschappelijk bidden van het Onze Vader. Tenslotte kan de directie de aanwezigen bedanken voor hun komst en hun blijk van medeleven. Na afloop van de bijeenkomst moet er gelegenheid zijn om met elkaar nog wat na te praten en wat te drinken. Een dienst ter nagedachtenis van een collega kan volgens eenzelfde stramien worden opgezet. Voor niet-christelijke scholen kan een dergelijk model ook gehanteerd worden, waarbij in plaats van een bijbelgedeelte of een gebed, een gedicht of een toepasselijke tekst uitgezocht kan worden - stilte kan in plaats komen van een gebed. Personeelsbeleidsplan 6

7 Ongeacht het karakter van de school zullen medewerkers en leerlingen behoefte hebben aan het uiten van hun verdriet en aan steun en troost. De woorden die daarvoor gevonden worden, zullen verschillen. Draaiboek overlijden leerling (checklist) Onderstaande checklist geeft aan welke informatie moet worden verstrekt. Centraal in deze checklist staan degenen die de informatie ontvangen. Minder nadrukkelijk is vastgelegd wie de berichten doorgeeft. In de checklist is een tweetal kolommen opgenomen voor de verantwoordelijkheid van het doorgeven van een bericht. In de eerste plaats een kolom met suggesties wie binnen de school verantwoordelijk zou kunnen worden gesteld voor een bepaalde activiteit. Daarnaast een lege kolom, die is vrijgehouden om in te vullen wie binnen de eigen organisatie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een genoemde activiteit. De keuze voor deze opzet hangt samen met het onderwerp. Niet iedereen binnen een organisatie is even goed in staat om informatie met betrekking tot overlijden door te geven. Daarnaast is het invullen van verantwoordelijken binnen de eigen organisatie vaak pas zinvol nadat duidelijk is wie de meest betrokken personen zijn. De activiteit van het toewijzen van verantwoordelijken voor de communicatie gebeurt in de praktijk vaak pas nadat een overlijden heeft plaats gehad en nadat een coördinatieteam is samengesteld dat de eerste informatievoorziening verzorgt. Veelal zal een dergelijk coördinatieteam in ieder geval bestaan uit een vertegenwoordiger van de directie en een betrokken docent. A. Het bericht komt binnen Bij een ongeval, bij een overlijden op school of een overlijden, waarbij de school betrokken is spelen een groot aantal van de onderstaande aandachtspunten een rol. gebeurtenis/activiteit Wie Naam De receptie,, docent of wie ook maar het eerst het bericht van overlijden van een leerling verneemt, stelt zo spoedig mogelijk de sectordirecteur, rector (of diens plaatsvervanger) en de teamleider op de hoogte; De receptie vraagt de teamleider zo nodig voor de eerste opvang van de melder en de eventuele getuigen; De sectordirecteur stelt zo spoedig mogelijk de familie op de hoogte (eventueel in samenwerking met politie, schoolarts, slachtofferhulp e.d.); Tevens neemt hij contact op met arts en politie; na overleg eventueel met de recherche. Zo nodig schakelt de sectordirecteur (na overleg met rector) de recherche in. wie aanwezig is / directie / receptie / vertrouwenspersoon receptie / teamleider sectordirecteur rector Personeelsbeleidsplan 7

8 De sectordirecteur stelt zo spoedig mogelijk de teamleider op de hoogte. De teamleider licht de persoonlijk in. De sectordirecteur onderzoekt hoe het staat met de wettelijke aansprakelijkheid. De sectordirecteur zorgt via desbetreffende teamleiders voor snelle opvang van eventuele broers en zusjes in de school. De sectordirecteur zorgt ervoor dat gegevens van de overledene en de omstandigheden van de gebeurtenis worden nagegaan en geverifieerd (zeker wanneer het bericht niet afkomstig is van familieleden of andere bevoegden); In geval van een ongeval buiten de school (in schoolverband) zorgt de sectordirecteur ervoor dat leerlingen, die zich op de plek van het ongeval bevinden, onmiddellijk naar school komen en worden opgevangen (door de teamleider bijvoorbeeld, zie punt 1b); De sectordirecteur zorgt voor informatie over wie, wat, waar en hoe het is gebeurd, en overlegt met de rector de wijze van (eventueel) omgaan met de pers e.d. De receptie zorgt voor telefonische bereikbaarheid van de school; Iedereen (ook de receptie) houdt het bericht geheim, tot de schoolleiding het vrijgeeft. teamleider / sectordirecteur teamleider sectordirecteur teamleider rector receptie alle betrokkenen B. Het crisisteam Zo spoedig mogelijk wordt door de sectordirecteur een crisisteam samengesteld, dat de activiteiten ontwikkelt en coördineert. (Zie een lijstje valkuilen in Fiddelaers.) N.B.! Voor zover in dit draaiboek taken zijn toegewezen aan mensen die om wat voor reden dan ook op dat moment niet in staat zijn de hen toebedeelde taak uit te voeren, verdeelt het CT de taken naar eigen inzicht. Gebeurtenis/activiteit Wie Naam leden van het crisisteam: een directielid, deteamleider, de, eventueel ook de roostermaker, schoolarts, en/of externe deskundige(n). één persoon wordt in dit team als eindverantwoordelijke aangewezen; Personeelsbeleidsplan 8

9 het crisisteam is verantwoordelijk voor de volgende aandachtspunten: - informatie aan de betrokkenen - organisatorische aanpassingen - opvang van leerlingen en collega's - contacten met de ouders - regeling in verband met rouwbezoek en uitvaart - administratieve afwikkeling - organisatie nazorg van de betrokkenen. C. Het verstrekken van de informatie Gebeurtenis/activiteit Wie Naam Het crisisteam (CT) gaat na wie geïnformeerd moet worden over het overlijden: * alle docenten die de leerling lesgeven worden persoonlijk door de teamleider ingelicht. * alle andere personeelsleden horen het in de verschillende personeelsruimtes in de eerstvolgende pauze, via een mededeling door de rector, de sectordirecteur of de teamleider. Daarna zorgt de sectordirecteur ervoor dat er een mededeling op de prikborden in de personeelsruimtes komt; * Het CT bekijkt wie de klas of basisgroep van de leerling inlicht. (Daarbij zonodig verwijzen naar adressen en telefoonnummers van vertrouwensarts, stichting Chris e.d.); * De sectordirecteur gaat na of er in andere klassen/afdelingen direct betrokkenen zitten (broers, zussen, getuigen van het ongeval, ex-klassegenoten enz.). Met de desbetreffende gaat deze na, of en welke actie naar de betrokkene(n) nodig is; * De sectordirecteur zorgt ervoor dat de overige leerlingen op de hoogte gesteld worden, ook in nevenvestigingen, op sportterreinen, in gymzalen, op excursie, stage en dergelijke; teamleider rector / teamleider crisisteam sectordirecteur De sectordirecteur stelt de leerling-administratie en de administratie financiën en personeel op de hoogte om alle voor de ouders van de overleden leerling bestemde post te blokkeren. leerlingadministratie Personeelsbeleidsplan 9

10 De sectordirecteur stelt de volgende instanties op de hoogte van het overlijden: - vertrouwensarts; - schoolbestuur; - ouders, voorzitter ouderraad; - personen en instanties, van wie kans bestaat dat ze contact opnemen met de familie, zoals externe hulpverlening, leerplichtambtenaar, GGD, Stichting CVO e.d. sectordirecteur Voorzover het bovenstaande hierin niet voorziet bespreekt men in het crisisteam, wie wie informeert. Bijzondere aandacht moet er zijn voor de nauwst betrokkenen. Zeker zij moeten het bericht op een zorgvuldige wijze krijgen. D. Het vertellen van het verdrietige nieuws Aandachtspunten (voor de /docent/teamleider) bij het vertellen van het bericht * Ga na of je het alleen aankunt; vraag zonodig een collega (de?) je te ondersteunen. * Bereid je altijd voor: wat ga je zeggen en hoe? Welke effecten kun je verwachten? * Begin met een inleidende zin, maar breng het bericht vervolgens zonder eromheen te draaien. * Geef in eerste instantie niet teveel informatie ineens. * Geef voldoende tijd voor emoties en vragen. * Voeg zonodig informatie toe; informeer bij de familie welke informatie niet of juist wel doorgegeven mag worden; * Houd je aan de feiten; geef fantasieën geen kans, ze hebben geen grens. * Wanneer de emoties wat luwen en de leerlingen vragen hoe het verder moet, kun je overstappen naar de volgende informatie: - hoe verloopt het contact met de familie van de overledene; - hoe worden afspraken gemaakt over rouwbezoek en uitvaart; - vertel dat hun ouders per brief geïnformeerd zullen worden over het overlijden van hun medeleerling; (voor inhoud brief zie onder) - vertel bij wie de leerlingen terecht kunnen voor een persoonlijk gesprek (leden vertrouwensgroep) - zeg dat in principe alle reacties goed zijn: moet de leerling huilen dan is dat prima, hoeft dat niet, dan is het ook goed; - praat over de relatie die men met de overleden leerling had; - vertel dat sommige mensen veel voelen, bij anderen is dat minder; - vertel iets over de beschikbaarheid van een lokaal en wanneer de school open is; - vertel hoe de komende dagen ingevuld worden. * Geef zo nodig de telefoonnummers door van de vertrouwensarts, de stichting Chris, en eventuele andere instanties (nummers in de sociale gids bij de teamleider/directie) Personeelsbeleidsplan 10

11 E. Organisatorische aanpassingen gebeurtenis/activiteit Wie Naam De sectordirecteur vraagt de roostermaker om de en de teamleideruit te roosteren voor de rest van de dag om de klas/groep van de overleden leerling te begeleiden. De sectordirecteur regelt dat er een rustige ruimte ter beschikking gesteld wordt (b.v. Beethovenlaan C17, Beatrixstraat lok. 57 bio), tot en met de dag van de uitvaart. De sectordirecteur regelt met het kantine-personeel dat er in betreffende ruimtes iets te drinken (koffie, thee, fris, enz.) ter beschikking is. Het crisisteam verdeelt de taken t.a.v. informatie aan de ouders van medeleerlingen en t.a.v. begeleiding van leerlingen, die per se naar huis willen. De roostermaker krijgt verzoek van de sectordirecteur om docenten, die bij de uitvaart de leerlingen begeleiden, en collega's die op persoonlijke titel aanwezig willen zijn uit te roosteren. De sectordirecteur regelt dat activiteiten op school, zoals feesten, diploma-uitreiking, proefwerken e.d. worden beoordeeld op hun merites en zonodig uit-/afgesteld. Desgewenst kan de schoolleiding besluiten in overleg met de ouders een afscheids-/herdenkingsdienst op school te organiseren. roostermaker sectordirecteur kantinepersoneel crisisteam roostermaker / sectordirecteur sectordirecteur schoolleiding F. Contacten met ouders van een overleden leerling Gebeurtenis/activiteit Wie Naam De sectordirecteur neemt nog dezelfde dag contact met de ouders op. N.B. Meer dan eens is gebleken, dat de getroffenen geen contact met de school wensen. Respecteer deze houding. Hiermee is niet ook gezegd, dat met name nazorg niet nodig zou zijn. sectordirecteur Maak een afspraak voor een bezoek. Hierbij zijn in ieder geval de sectordirecteur, de teamleider en de aanwezig. Ga bij voorkeur met drie personen. teamleider/ De volgende punten komen bij dat (of een volgend) bezoek ter sprake: - het condoleren van de ouders; Personeelsbeleidsplan 11

12 Gebeurtenis/activiteit Wie Naam - nagaan welke informatie over het overlijden aan de leerlingen verteld mag worden; - de vraag wat de school kan betekenen voor de ouders (ook m.b.t. opvang broers en zussen); - overleg over alle te nemen stappen; - bezoekmogelijkheden van leerlingen; - het plaatsen van twee rouwadvertenties (personeel en leerlingen); - afscheid nemen van de overleden leerling; - bijdragen aan de uitvaart door medeleerlingen of personeel, bv. lezing, dragen, bloemen, muziek, voordracht, zang; - bijwonen van de uitvaart; - afscheids-/herdenkingsdienst op school; - het schrijven van teksten en/of maken van tekstboekjes. G. Contacten met de ouders van de nauw betrokken leerlingen De sectordirecteur en de teamleider informeren de ouders via een brief (het etiket aan de overleden leerling verwijderen!) over: - de gebeurtenis - organisatorische (rooster)aanpassingen - de zorg voor de leerlingen op school - contactpersonen op school - regels over aanwezigheid - rouwbezoek - aanwezigheid bij de uitvaart - eventuele afscheids-/herdenkingsdienst op school - nazorg voor de leerlingen - (eventueel) rouwprocessen bij jongeren - (eventueel) signalen van slechte verwerking van het verdriet H. Begeleiding tussen overlijden en uitvaart Gebeurtenis/activiteit Wie Naam De teamleider of de sectordirecteur regelt dat de leerlingen rustig bij elkaar kunnen zitten in een speciaal gereserveerde ruimte (zie punt E2 e.v.) De maakt zonodig gebruik van speciale lessen om met de leerlingen te praten over hun gevoelens en te werken aan het afscheid nemen. De gaat, in overleg met de ouders van de overleden leerling, met de leerlingen aan het werk, om bijdragen te leveren voor de dienst(en), bij voorbeeld in de vorm van brieven, gedichten, foto's, muziek of nog andere (rituele) activiteiten van de groep/klas. teamleider/ sectordirecteur Personeelsbeleidsplan 12

13 Gebeurtenis/activiteit Wie Naam De spreekt af, wat de leerlingen verder nog voor taak kunnen hebben bij de verschillende diensten. De bereidt condoleance- en rouwbezoek voor met de leerlingen. De controleert zonodig (indien mogelijk) of de overleden leerling toonbaar is alvorens met de andere leerlingen op rouwbezoek te gaan. De of de teamleider, zorgt dat de bloemen van de klas besteld worden (en laat leerlingen een tekst erbij maken) De sectordirecteur zorgt ervoor dat bloemen besteld worden namens de school en stelt de tekst samen voor het kaartje. Mentor en teamleider bereiden ook het bijwonen van de uitvaart goed voor. (Vertel de leerlingen zoveel mogelijk wat ze kunnen verwachten). / teamleider sectordirecteur / teamleider Regel is dat ieder uit de KWC-gemeenschap toegestaan wordt naar de begrafenis/crematie te gaan. Daarbij geldt dat: - De leerlingen die erheen gaan, zich van te voren melden bij deteamleider. - De docenten en het OOP zich van te voren melden bij hun sectordirecteur. De sectordirecteur geeft de afwezige docenten door aan de roostermaker, die ze verwerkt in de dagelijkse roosterwijzigingen (zie punt E.5.). De schoolleiding organiseert eventueel, in overleg met de ouders, een afscheidsdienst op school om zoveel mogelijk leerlingen de kans te geven afscheid te nemen. De sectordirecteur geeft door aan de conciërge dat de vlag op de dag van de dienst en de dag van de uitvaart halfstok gehangen wordt door conciërge en enkele leerlingen. De (evt. samen met collega) vangt de leerlingen na de uitvaart op, om nog even na te praten. sectordirecteur/ roostermaker schoolleiding conciërge Personeelsbeleidsplan 13

14 I. Nazorg Punten van aandacht voor docenten, en teamleider: * Probeer zo mogelijk de dag na de uitvaart weer te starten met de lessen. Geef daarbij wel gelegenheid over de gebeurtenis en het beleven ervan te praten. * Let op signalen van een stagnerend rouwproces bij leerlingen. * Organiseer zonodig gerichte activiteiten om het rouwproces te bevorderen zoals schrijven, tekenen, of het werken met gevoelens. * Let speciaal op risicoleerlingen zoals leerlingen die al eerder verlies geleden hebben. * Geef leerlingen die moeite hebben met het verwerken met het verlies individuele begeleiding. * Sta (juist na verloop van tijd) af en toe stil bij herinneringen aan de overleden leerling. * Ga na of er ideeën en mogelijkheden zijn met betrekking tot een zorgvuldig uit te zoeken herdenkingsplaats (foto, kaars o.i.d.) * Besteed in ook in volgende jaren aandacht aan speciale dagen zoals de verjaardag en de sterfdag van de overleden leerling. * Denk ook aan contact met de ouders op die dagen. * Herinner op de dag van de diploma-uitreiking aan de meeste nauw betrokken leerlingen aan de overleden leerling. * De teamleider geeft de gegevens aan de opvolgende en en teamleider door tot na het eindexamen van de betreffende klasgenoten. Dit kan in algemene zin en via een aantekening in het dossier van leerlingen die nauw met het sterfgeval betrokken zijn geweest. K. Organisatorische afronding * De sectordirecteur regelt na de begrafenis de juridische zaken * De teamleider zorgt ervoor dat de leerling als leerling uitgeschreven wordt, via bureau Stichting CVO en administratie school. Checken! * De sectordirecteur regelt na ongeveer twee weken de financiële afwerking zoals schoolgeld, boekengeld e.d. * De sectordirecteur regelt dat boeken van school worden teruggehaald. Niet laten terugbrengen. * De teamleider regelt het terug geven van persoonlijke bezittingen, proefwerken, spullen uit kluisje e.d. * De, eventueel de teamleider schrijft een 'in memoriam' voor de BADO en schoolkrant. (Voor schoolkrant kan het natuurlijk ook door leerlingen gedaan worden) Personeelsbeleidsplan 14

15 Draaiboek overlijden docent/collega (checklist) Voor onderstaande checklist geldt dezelfde inleiding als die welke is weergegeven bij het draaiboek 'overlijden van een leerling'. Een ongeval of overlijden van een docent / collega op school of onderweg van/naar school Gebeurtenis / activiteit Wie Naam Eerste opvang van degene die het bericht brengt Wie aanwezig is / directie / vertrouwenspersoon Zonodig inschakelen van hulpverlening als dat aan de orde is. Conciërge / directie Gegevens van de overledene verifiëren en de omstandigheden nagaan Directie / administratie Nagaan of iedereen op school is die er moet zijn Directie / conciërge Leerlingen of medewerkers die zich op de plaats van het ongeval bevinden naar school halen en opvangen Directie / conciërge Ingeval van overlijden op school: Inlichten familie in samenwerking met politie en/of andere betrokkenen Directie Overlijden van een docent / collega in andere omstandigheden Gebeurtenis / activiteit Wie Naam Wanneer het bericht van overlijden niet afkomstig is van Directie familie, politie of andere bevoegden, de melding verifiëren Nagaan van omstandigheden: wanneer, waar en hoe het Directie overlijden heeft plaatsgevonden Geheimhouding van het bericht totdat de schoolleiding Alle betrokkenen het vrijgeeft Zorgen voor telefonische bereikbaarheid van Directie contactpersonen namens de school Samenstellen coördinatieteam. De samenstelling kan bijvoorbeeld zijn een lid van de directie, een vertrouwenspersoon, enkele betrokken docenten / personeelsleden Directie Personeelsbeleidsplan 15

16 Het coördinatieteam Gebeurtenis / activiteit Wie Naam Binnen het coördinatieteam één persoon als Directie eindverantwoordelijke aanstellen Coördineren van informatie aan leerlingen, personeelsleden en indien van toepassing andere locaties (checklist) Organisatorische aanpassingen (checklist) Opvang van leerlingen en personeelsleden (checklist) Contacten met de nabestaanden van de overledene (checklist) / Regelingen in verband met rouwbezoek en uitvaart voor leerlingen en docenten (checklist) Administratieve afwikkeling (checklist) Nazorg (checklist) Coördineren van informatie aan leerlingen en personeelsleden Gebeurtenis / activiteit Wie Naam Het coördinatieteam gaat na wie geïnformeerd moet worden betreffende het overlijden Het coördinatieteam maakt afspraken wie wie informeert. Bijzondere aandacht voor de naaste betrokkenen (verwanten die werkzaam zijn op de school of verwante leerlingen). Deze naaste betrokkenen moeten het bericht op een zorgvuldige wijze krijgen Informeren van leerlingen en personeel Medewerkers: allen ook schriftelijk informeren Informeren van de klassen van de betrokken overleden docent. De lessen vervallen op de dag dat het nieuws de school bereikt. Een lokaal of ruimte blijft geruime tijd beschikbaar voor informatie en gesprek. De leerlingen en personeelsleden worden voorzien van koffie / thee e.d. en worden in de gelegenheid gesteld gebruik te maken van de telefoon indien zij er behoefte aan hebben met iemand van buiten de school over het overlijden te spreken / Informeren van overige leerlingen, die mogelijk eerder of op een andere manier contact hebben gehad met de overledene. Daarbij moet ook gedacht worden aan dependances, sportterreinen, leerlingen op excursie, leerlingen op stage en ex-leerlingen / docenten Personeelsbeleidsplan 16

17 Informeren medezeggenschapsraad / ouderraad, bestuur, staffunctionaris personeel, CVAS, bedrijfsarts Achmea Arbo, USZO, afwezige personeelsleden en oud-collega s Informeren stagebedrijven en overige frequente contactpersonen, bijvoorbeeld van andere scholen indien van toepassing Informeren van andere mogelijk betrokken personen en instanties (van wie kans bestaat dat zij contact opnemen met de familie) zoals hulpverleningsinstanties, e.d. (tijdens vakantie schriftelijke berichten) Ouders van leerlingen schriftelijk informeren Onmiddellijk alle uitgaande post naar de betrokken docent / collega dan wel de partner van de docent / collega blokkeren Opstellen en plaatsen van een rouwadvertentie namens de school en/of de leerlingen en/of de personeelsleden in overleg met de nabestaanden van de docent / collega /begeleidende docent / administratie / directie Ook schriftelijk Aandachtspunten bij het vertellen van het nieuws (, ) Breng eerst de collega's zoveel mogelijk op de hoogte van het bericht. Informeer de collega's zo volledig mogelijk, voor zover dat mogelijk is vlak na het ontvangen van het bericht. Ga na of je het alleen aankunt om het bericht aan leerlingen te vertellen; vraag zonodig een collega je te ondersteunen Bereid je altijd voor: wat ga je zeggen en hoe, welke reacties kun je verwachten van degenen die je het nieuws vertelt. Breng leerlingen bijvoorbeeld bij elkaar in de kantine of overblijfruimte om het bericht te vertellen. Overweeg of die dag de lessen vervallen en deel dit aan de leerlingen mee. Zorg zo mogelijk voor een rustige omgeving en geef indien gewenst de klassen van de overleden docent / collega een aparte ruimte. Begin met een inleidende zin, maar breng het bericht vervolgens zonder eromheen te draaien. Geef niet teveel informatie ineens. Geef aan de betrokkenen de mogelijkheid om vragen te stellen Geef tijd en ruimte voor emoties. Personeelsbeleidsplan 17

18 Wanneer de emoties wat afnemen en de leerlingen vragen hoe het verder moet, kan de onderstaande informatie worden gegeven (Geef aan hoe de informatievoorziening is geregeld wanneer deze zaken op het moment van vertellen nog niet duidelijk zijn): - Hoe verloopt het contact met de familie - Hoe worden afspraken gemaakt over rouwbezoek en uitvaart - Vertel waar de leerlingen terecht kunnen voor een persoonlijk gesprek - Stel de leerling gerust en zeg dat in principe alle reacties goed zijn; huilen is prima, niet huilen eveneens. Geef ook aan dat gevoelens omtreft overlijden sterk verschillen van mens tot mens - Geef zo mogelijk aan waar leerlingen (en personeel) zich terug kunnen trekken en wanneer - Vertel hoe de komende dagen ingevuld worden Organisatorische aanpassingen Gebeurtenis / activiteit Wie Naam Muziek in de kantine uitzetten Kantinemedewerkers De vlag halfstok Conciërge Een gedenkmoment regelen voor leerlingen, personeelsleden en eventueel andere betrokkenen, in overleg met de nabestaanden van de overledene Gedenkhoekje met kaars, foto, advertentie, kaart e.d. faciliteren (uitroosteren) voor de uit te Directie voeren taken Ruimte ter beschikking stellen waar leerlingen en personeel zich kunnen terugtrekken tot en met de dag van de uitvaart. Op deze plaats kan bijvoorbeeld een gedenkhoekje worden ingericht met een foto, gedenkboek, kaars e.d. Zorgen voor informatie vanuit de school aan de ouders van leerlingen. Zo nodig begeleiding van leerlingen die naar huis willen. Roosterwijzigingen o.a. voor het uitroosteren van de leden Directie van het coördinatieteam en voor docenten die de uitvaart bijwonen (als begeleider van leerlingen of op persoonlijke titel). Geen les op de dag van de uitvaart, dan wel leerlingen en personeelsleden die daartoe verzoeken de mogelijkheid geven de uitvaart bij te wonen. Beoordelen van activiteiten die zijn gepland op school en deze zo nodig aanpassen of uitstellen (feesten, proefwerken, diploma-uitreiking) Directie Personeelsbeleidsplan 18

19 Aandachtspunten bij de contacten met nabestaanden van de overleden docent / collega () Neem nog dezelfde dag dat het overlijdensbericht de school bereikt contact op met de nabestaanden Bespreek met de nabestaanden welke informatie over het overlijden aan het personeel en de leerlingen verteld mag worden Maak met de nabestaanden een afspraak voor een bezoek en ga bij voorkeur met z'n tweeën Vraag de nabestaanden wat de school voor hen kan betekenen Overleg met de nabestaanden over te nemen stappen, denk daarbij in ieder geval aan: - Bezoekmogelijkheden van personeel en leerlingen - Het plaatsen van een rouwadvertentie (welke krant, tijdstip, inhoud) - Afscheid nemen van de overleden docent / collega - Bijdragen aan de uitvaart door personeel of leerlingen van de school, spreektijd, aantal sprekers - Bijwonen van de uitvaart door personeel en leerlingen van de school - Gedenkmoment op school - Bloemen Aandachtspunten bij de contacten met ouders of verzorgers van de leerlingen () Geef schriftelijk informatie aan de ouders van de leerlingen over het overlijden van de docent / collega. Denk daarbij aan de volgende aspecten: - Zo nodig een korte beschrijving van de gebeurtenis - Organisatorische maatregelen die genomen zijn (of overwogen worden) op het gebied van roostering bijvoorbeeld - De wijze waarop de opvang van en zorg voor de leerlingen is geregeld - Aangeven wie contactpersonen zijn en de bereikbaarheid van deze medewerkers - Regels ten aanzien van aanwezigheid - Afspraken (die gemaakt zijn met de nabestaanden van de overledene) voor wat betreft rouwbezoek en aanwezigheid bij de uitvaart - Gedenkmoment op school - Aangeven in welke nazorg zal worden voorzien - Zo nodig informatie over rouwprocessen bij jongeren en signalen van slechte verwerking van verdriet Personeelsbeleidsplan 19

20 Begeleiding van leerlingen tussen overlijden en uitvaart Gebeurtenis / activiteit Wie Naam Schep de mogelijkheid dat leerlingen rustig bij elkaar kunnen zitten in een speciaal daarvoor gereserveerde ruimte. Spreek met leerlingen over hun gevoelens en werk aan het nemen van afscheid, zo nodig in speciale lessen / / docenten Bereid indien gewenst bijdragen voor de herdenkingsdienst en / of de uitvaart voor met leerlingen, in overleg met de / nabestaanden van de overledene. Bereid condoléance, rouwbezoek en het bijwonen van de uitvaart met de leerlingen voor, zo nodig in speciale lessen. Vertel de leerlingen (voor zover bekend) wat ze kunnen verwachten. Organiseer eventueel, in overleg met de nabestaanden van de overledene, een afscheidsdienst op school voor alle betrokken (en zich betrokken voelende) leerlingen Zo nodig regelen van vervoer voor leerlingen naar condoleance en uitvaart Geef de leerlingen de mogelijkheid om na de herdenkingsdienst en de uitvaart nog even na te praten / Administratieve afhandeling Gebeurtenis / activiteit Wie Naam Het overlijden van de docent / collega melden aan officiële instanties, voor zover nodig. Administratie Contacten van de docent / collega schriftelijk in kennis stellen van het overlijden van de docent / collega. Denk aan contacten met andere scholen, uitgeverijen, opleidings- en trainingsinstituten e.d. Financiële afwerking, zoals salaris (doorbetaling gedurende een beperkte periode), borg kluisje, e.d. Stafmedewerker Personeel Teruggeven van persoonlijke bezittingen aan de nabestaanden; inhoud kluisje/postvak, inhoud bureau, voor zover van persoonlijke aard, inrichting / posters / wandversieringen, door de docent / collega zelf ingebracht etc. Personeelsbeleidsplan 20

21 Nazorg Gebeurtenis / activiteit Wie Naam Probeer zo mogelijk de dag na de uitvaart weer te starten met Directie een volledig lesrooster Let op signalen van een stagnerend rouwproces bij leerlingen Mentor / docenten en geef leerlingen die veel moeite hebben met het verwerken van het verlies individuele begeleiding Speciale aandacht hierbij voor risicoleerlingen zoals leerlingen die al eerder verlies geleden hebben Sta af en toe stil bij herinneringen aan de gestorven docent / Mentor collega en besteed aandacht aan speciale dagen zoals de verjaardag en de sterfdag van de overleden docent / collega Denk aan het contact met de nabestaanden na de uitvaart, o.a. ook speciale dagen zoals de verjaardag van de overledene / directie Samenstellen van een herdenkingsboekje of condoléanceregister Vragen of de leerlingen of personeelsleden behoefte hebben aan een plaats in de school met foto's of andere gedenktekens / Nabestaanden van de overleden docent / collega eventueel Directie / informeren over schoolse activiteiten, bijv. jaarsluiting, kerstborrel en nieuwjaarsreceptie Eventueel bezoek met leerlingen aan het kerkhof / Personeelsbeleidsplan 21

22 AANVULLING OP HET PROTOCOL BIJ OVERLIJDEN LEERLING of ALS ER EEN OUDER, BROER OF ZUS VAN EEN LEERLING OVERLIJDT - In verband met calamiteiten van welke aard dan ook is het aan te bevelen dat teamleiders hun roosters, leerlinglijsten en clusterlijsten ook thuis hebben. - In geval van bekend worden van overlijden in weekend / vakantie of s avonds: behalve de ook de betrokken docenten, de docenten die de volgende dag aan betrokken leerlingen lesgeven, op de hoogte stellen. - Bij instanties die op de hoogte gebracht dienen te worden: ook collega school in Culemborg. (Bij brugklasser wellicht ook de basisschool waar betrokken leerling vandaan komt). (taak SD) - Bij opvang van de klas van broertjes / zusjes van overleden leerling: Laat de leerlingen direct na het bericht met elkaar hun reacties op papier zetten en bundel deze. Zorg ervoor dat broertje / zusje deze zo spoedig mogelijk krijgt. Deze eerste recht uit het hart reacties doen veel goed. (teamleider / desbetreffende klas(sen)) - Het lokaal dat vrijgeroosterd wordt, nadrukkelijk de hele week uitroosteren en de keuken opdracht geven de koffie / thee / fris in de gaten te houden. (taak SD en HID) - In overleg met leerlingen die gebruik maken van het lokaal de ruimte inrichten: foto / muziek / bloemen en dergelijke (teamleider / ) - In lokaal een map neerleggen waar leerlingen in kunnen schrijven. (teamleider / ) - Het lokaal kan ook gebruikt worden als centraal punt voor allerlei regelzaken: inschrijving bus naar begrafenis, voorbespreken van de rouwdienst, intekenlijst bloemen, bestellen foto s en dergelijke (teamleider / ) - Wees met name de eerste dag coulant met gebruik van mobieltjes. - Denk er aan dat het voor verschillende leerlingen de eerste keer is dat ze een begrafenis bijwonen: ze hebben vragen over kleding e.d. (teamleider / ) - Bij de begrafenis kunnen medeleerlingen van overledene elk afzonderlijk een bloem geven (in overleg met ouders). Velen willen iets doen, maar slechts enkele kunnen een rol hebben bij de begrafenis (kist dragen, iets zeggen/spelen). Door iets mee te nemen, heeft toch elk een bijdrage. Elke leerling kan daar een kaartje aan doen met een korte persoonlijke boodschap. (teamleider /) Personeelsbeleidsplan 22

23 - De medeleerlingen van broertje / zusje kunnen ook een tastbaar iets aanbieden. (boekje / muziek of iets dergelijks) ( betreffende klas) - Crisisteam dient een paar keer bij elkaar te komen. In het protocol staat dagelijks 2x. Een minimum is: bij het begin, een dag later, in de loop van de week en na afloop van de begrafenis om te kijken naar de verdere nazorg en taakverdeling daarbij. Duidelijk moet zijn wie het crisisteam vormen. - Na afloop van de begrafenis is nu een kort woord gesproken door de rector. Dit was heel goed. - Het onderdeel zorg is een belangrijke. Teamleider, en docenten hebben direct de zorg voor de leerlingen. Let met name op de risico leerlingen! (b.v. al eerder verlies geleden). De zorg voor de teamleider(s), (en) en docenten is ook nodig. Ook zij hebben het heel zwaar deze dagen. (taak rector en SD) - Nazorg na de begrafenis: het lokaal is weer in gebruik en de normale gang van zaken wordt weer opgepakt. Dit is voor sommige leerlingen nog heel moeilijk. Creëer gelegenheden waar weer met elkaar over de begrafenis en overledene nagesproken kan worden. Dit kan door lokaal nog een aantal middagen na school te gebruiken, door samen een herinnering aan overledene te maken (voor in school b.v.), door nog iets te maken voor de ouders van de overleden leerling. (taak teamleider /) - Zorg dat na de begrafenis geen in memoriam en dergelijke in vitrines blijven hangen. (teamleiders) Als er een ouder, broer of zus van een leerling overlijdt: - Eerste uur opvang door in lokaal met thee. - Medeleerlingen kunnen iets maken. - Alle lesgevende docenten informeren en nagaan of ze goed geïnformeerd zijn! - Contact met thuis door of teamleider. - Afspraak maken met familie over bezoeken uitvaart. - Contact onderhouden met familie ook na de uitvaart. Personeelsbeleidsplan 23