DRAAIBOEK ROUW EN VERDRIET 1 juli Inhoudsopgave. 1. Telefoonnummers betrokken personen p Overlijden, directe relatie

Transcriptie

1 DRAAIBOEK ROUW EN VERDRIET 1 juli 2011 Inhoudsopgave 1. Telefoonnummers betrokken personen p Overlijden, directe relatie A. Leerling a. Tijdens lesdag p. 3 b. Tijdens weekend/ vakanties p. 6 B. Collega (oop met /zonder relatie leerlingen), op, ktl, directie) a. Tijdens lesdag p. 7 b. Tijdens weekend/ vakanties p Overlijden, indirecte relatie a. Ouders, broer, zus van leerling p. 11 b. Oud leerling p. 11 c. Partner/ kind van collega p. 11 d. Ouders, broer, zus van collega p. 12 e. Oud collega p. 13 f. Lid raad van Toezicht p. 13 g. Personeel niet in dienst (schoonmaak e.d.) p. 13 NB. Bij verwacht overlijden kan voorwerk verricht worden. Samenstelling crisisteam: Bij overlijden leerling: KTL en/ of SD (= voorzitter) Mentor 2-3 Leden groep rouw en verdriet. Bij overlijden collega: Twee SD en eventueel CvB KTL( s) sector Hoofd P&O 2-3 Leden groep rouw en verdriet Telefoonnummers (zie ook personeelsgids): Elde College College van Bestuur: Kempe, Alfred of Michel Dankers 06- of

2 Sectordirectie: Stef Ordelman, sectordirecteur (tweetalig) vwo, havo: of Gerard Spijkers, sectordirecteur VMBO + PrO en Gestel: of Hoofd personeelszaken: Wijdeven, Hans of Hoofd facilitaire dienst: Peter van de Made: of Kernteamleiders sector (tweetalig) vwo en havo: Jaap van Kessel (leerjaar 1): of Stephan van de laak (H2 en H3): Nico Jansen (tweetalig vwo): of Anita Beeftink (vwo): of Ger Schuurmans (H4 en H5): Kernteamleiders vmbo: Ad Verhoeven (LB 1,2): of Denny Arians ((L)KB 1,2): of Bart Verstappen (TK, TL2): of Tonja Heeren (Z&W, LN, KB 3,4): of Bart Kemp (TN KB 3,4): of Anja Fleischeuer (TL3, 4): of Kernteamleiders Gestel: Eric vd Boogaard (brugklas, H2,3): of Willeke Rijkers (VMBO 2,3,4) (tot 1/8/11): of Marjolein Bremmer (VMBO 2,3,4) of Kernteamleider PrO: Jan Kloks: of Leden rouw en : Baken, Gerda Verhoeven, Edmund Nieuw lid: NB. Het draaiboek staat op de O schijf, docent/centraal/draaiboek rouw en verdriet en in het schoolplan. CvB, SD, KTL, directiesecretaresse, PZ en receptie hebben het draaiboek ook op papier, eventueel ook voor thuisgebruik. 2

3 2. OVERLIJDEN (directe relatie) A. a. leerling lesdag - binnen op receptie Bericht via personeelslid Bericht via leerling Persoonlijk bericht naar KTL (eventueel SD) - Noteren wie gebeld heeft (relatie) - Eventueel controle juistheid - Informeert persoonlijk KTL Eventueel SD Bij wandelgang verhalen afwachten. Eventueel wel opvangen. - Doorgeven aan KTL/ SD Altijd eerst KTL informeren en wachten met acties op aanwijzing crisisteam - Doorgeven aan KTL/ SD - Informeert persoonlijk SD, mentor, leden rouw+ - Belegt z.s.m. bijeenkomst met crisisteam Geheimhouding tot na bijeenkomst crisisteam en feit duidelijk is Taken crisisteam - bespreken welke info naar buiten gaat - nalopen wie wat doet (check, informeren, handelen) - tijdstippen kiezen KTL - Checkt gezinssamenstelling - vrienden/ vriendinnen - Belt na overleg crisisteam met ouders - Maakt samen met mentor bezoekafspraak - Vraagt wat school kan betekenen bij uitvaart - Informeert mentoren Eventuele broer/zus/vrienden (persoonlijk) - Informeren vakdocenten - Informeren roostermakers ivm uitval klas leerling, + gekozen lokaal voor Ouders geven zelf aan of en wat nodig is. School is alleen ondersteunend. In elke pauze + rest via mail 3

4 collega s rouw en verdriet Mentor betreffende ll. - Laat Eldevlag halfstok hangen SCHOOL VLAG - Informeert, samen met andere collega, de klas van de betreffende leerling - Gaat na afloop betreffende Telkens in eigen gebouw. uur met collega en klas naar Wat afgelegen meest speciaal lokaal praktische theorielokaal. - Belt naar ouders na KTL Mentor klas broer/zus Leden rouw en verdriet - Vangt samen met rouw en verdriet klas op dag 2 - Helpt bij organisatie deelname uitvaart - Aanwezig op uitvaart ev. tekst - Geeft 1 e informatie in klas broer/zus en vangt klas op - Maken brief voor ouders alle leerlingen van de klas - Maken brief voor klassen team - Laten tekst op site zetten Afhankelijk van wensen ouders Op bepaald moment voor individueel verdriet verwijzen nr opvanglokaal Administratie ondersteunt Extra voorzichtig zijn bij speciale situatie Dezelfde dag meegeven met leerlingen FORMAT FORMAT FORMAT Vakdocenten Rouw en Vervolg rouw en - Informeren hun klassen - Laten toetsen vervallen in betrokken klassen - Gaan coulant om met huiswerk in betrokken klassen - Verwijzen naar rouw en + lokaal - Vangt betrokken klas op samen met mentor - Is beschikbaar voor andere collega s en leerlingen - Voert uit wat ouders vragen/ voorstellen mbt uitvaart - Vangt dag 2 betrokken klas en individuele leerlingen op - Maakt afspraken deelname klasgenoten aan uitvaart - Maakt 2 e brief met info over Uitvaart voorklasgenoten - Inrichten stilte ruimte - Regelen deelname uitvaart (medewerking, vervoer, deelname) Leerling die lokaal verlaat begeleiden naar rouw en, zodat niemand alleen is of over de gang dwaalt. Stilteruimte: Ingelijste foto van leerling, condoleancebladen, gekleurd papier, pennen, stoel, tafel, bloemen, FORMAT 4

5 - Informeren ouders over de stiltehoek en nodigen uit tot bezoek - Regelt advertentie in krant (samen met PR) - Koopt rozen voor alle deelnemers uitvaart kaars NAZORG Rouw en (+ mentor, anderen) Rouw en Mentor - Na uitvaart samenkomst in lokaal met koffie, broodjes - Daarna gaan klasgenoten naar huis. - Afwerken herinneringsboek - Opruimen stiltehoek - Brengen herinneringsboek - Na 1 jaar kaart sturen - Eventueel noemen bij diploma uitreiking (indien van toepassing) - Brengt samen met rouw en verdriet herinneringsboek naar ouders - Belt na ± 2 mnd nog een keer Indien koffie/broodje bij uitvaart, dan gaan de leerlingen naar huis. Na 1, 2 weken Na 3 weken KTL/SD ondertekent ook KAART (blanco met logo) 5

6 2. OVERLIJDEN (directe relatie) A b. leerling weekend en vakantie WEEKEND binnen via mentor/ vakdocent - Noteren wie gebeld heeft (relatie) - Eventueel controle juistheid - Informeert persoonlijk KTL Indien KTL niet bereikbaar dan SD of lid rouw en KTL VAKANTIE KTL/SD/lid rouw+verdriet VAKANTIE - Roept crisisteam bij elkaar ONVERWACHT Doen wat mogelijk is. Info naar KTL/SD, lid rouw en verdriet of eventueel mentor afgelopen jaar. In principe start elke actie via KTL/SD/Lid rouw en verdriet. Allen moeten moet draaiboek aankunnen. - samenstelling crisisteam regelen - bijeenkomst crisisteam (eventueel ad hoc team) - informeren klasgenoten via mail/ telefoonketen - informeren oud-mentor - zie overlijden schooldag Uitvoeren voor zover mogelijk VERWACHT - Zorgen dat er een plan klaarligt - rest zoveel mogelijk volgens draaiboek, dat beschikbaar moet zijn Hierin staat: - hoe mensen op de hoogte gehouden willen worden - ev. mobiele nummers - ev. overzicht van wie er thuis is - tel. Klasgenoten - met ouders afspreken hoe school op de hoogte gehouden wordt 6

7 2. OVERLIJDEN (directe relatie) B. a. collega lesdag - binnen op receptie Bericht via personeelslid, leerling KTL/SD - Doorverbinden met KTL/SD/ CvB - Doorverbinden niet mogelijk, dan persoonlijk KTL/SD informeren - Noteren wie gebeld heeft (relatie) Bij wandelgang verhalen afwachten. - Doorgeven aan KTL/ SD Altijd eerst KTL/SD informeren en wachten met acties op aanwijzing crisisteam - Informeert persoonlijk SD, CvB, leden rouw+verdrietgr. - Belegt z.s.m. bijeenkomst met crisisteam Taken crisisteam - bespreken welke info naar buiten gaat - beslissen over eventuele afgelasting activiteiten - scenario kiezen - nalopen wie wat doet (check, informeren, handelen) - tijdstippen kiezen KTL/SD/CvB - Belt na overleg crisisteam met nabestaande - Maakt bezoekafspraak - Vraagt wat school kan betekenen bij uitvaart Geheimhouding tot na bijeenkomst crisisteam en feit duidelijk is Directielid belt bij dir.lid. KTL belt bij personeelslid. Dir.bedrijfsv./hoofd P&O bij OOP. (indien nodig taken van elkaar overnemen) Nabestaanden geven zelf aan of en wat nodig is. School is ondersteunend. - Vraagt (later) naar wens herdenkingsdienst - Informeert personeel - Laat Eldevlag halfstok hangen - Beslist over mogelijkheden a,b,c (Altijd 1 minuut stilte als leerlingen personeelslid kennen. Bijv. op dag uitvaart) Als er bijv. geen avondwake of crematie mogelijk is. Zo snel mogelijk in eerst volgende pauze(s) 1 minuut stilte (tijdstip vaststellen) bij op/oop met contact met leerlingen. Bij oop zonder leerlingen naar keuze docent. a) lesuitval (gehele school/teamleden/sector) en opvang pers. in aula b) lesuitval voor degene die niet verder kan (opvang pers. in lokaal/personeelskamer) c) geen lesuitval SCHOOL VLAG 7

8 - Bekijkt of er behoefte is aan een kort samen zijn op dag bekendmaking overlijden (na schooltijd) In lokaal of personeelskamer. Organisatie door rouw en verdriet - Belt personeel dat thuis is - Maakt brief voor postvak - Stuurt ook mail nr iedereen - Maakt brief voor leerlingen - Laat brief drukken per klas - Organiseert uitdelen KTL kan teamleden bellen Hulp van roostermakers Brief dezelfde dag mee Hulp bij uitwerken, drukken, uitdelen van administratie - Informeert samen met docent volgens rooster de mentorklas - Vangt ev. samen met lid rouw en verdriet mentorklas op PR medewerker Elk personeelslid Rouw en - Bekijkt welke activiteiten er zijn en beslist over wel/niet doorgaan - Zet info op site (ook afgelasten activiteit) - Informeert de leerlingen van de klas die hij heeft - Mentorklas samen met KTL en bij voorkeur eerst - Maakt brief voor oud-collega - Laat tekst op site zetten - Vangt samen met KTL eventueel mentorklas op - Is beschikbaar voor andere collega s en leerlingen - Regelt advertentie in krant (samen met PR) Info naar organisatoren activiteit/ in brief opnemen/ op site zetten Indien niet bereikbaar dan via ICT Eventueel ondersteunt door lid van crisisteam Per post versturen Bij ll. of collega altijd advertentie FORMAT Adreslijst FORMAT - Inrichten stilte ruimte (in gebouw overleden collega) Stilteruimte: Doeken, Ingelijste foto, kaars, condoleancebladen, gekleurd papier, pennen, stoel, tafel, bloemen, B: vaste ruimte A/C: nog bekijken Spullen (voor zover mogelijk) in opslag Hoof P&O Vervolg rouw en - Event. inrichten ruimte voor samenzijn - Stuurt conciërge aan bij inrichten ander gebouw dan B - Regelen deelname uitvaart (medewerking, vervoer, deelname) Ophalen schotten, planten en klaar zetten spullen etc Bus bestellen Alle collega s die willen krijgen toestemming Leerlingen melden zich bij KTL. 8

9 - Informeert roostermakers - Koopt rozen voor alle deelnemers uitvaart Leerlingen regelen zelf hun vervoer of in overleg Collega s beslissen zelf over les na uitvaart NAZORG Rouw en - Informeren nabestaanden over de stiltehoek en nodigen uit tot bezoek - Regelt na uitvaart samenkomst in personeelskamer of lokaal met koffie, broodjes - maakt afspraak met nabestaanden om condoleanceboek te brengen - Ruimt stiltehoek op - Na 1 jaar tel.contact. later nogmaals. Indien geen koffietafel, dan koffie op school Daarna gaan leerlingen naar huis. 2. OVERLIJDEN (directe relatie) B. b. Collega weekend en vakantie WEEKEND binnen via KTL/SD/CvB VAKANTIE Collega s (+gezin) moeten telnr. KTL/SD/lid rouw en verdriet weten KTL/SD/lid rouw+verdriet - Altijd KTL en/of SD en/of CvB informeren - Noteren wie gebeld heeft (relatie) - Eventueel controle juistheid - Roept crisisteam bij elkaar - Handelt volgens draaiboek ONVERWACHT - Doen wat mogelijk is. - Info naar KTL/SD/CvB, lid rouw en verdriet. - Samenstelling crisisteam regelen. - Bijeenkomst crisisteam (eventueel ad hoc team) - Informeren collega s via Mail of telefoon - Waar mogelijk handelen volgens draaiboek Indien KTL/SD/CvB niet bereikbaar dan lid rouw en In principe start elke actie via KTL/SD/Lid rouw en verdriet. Allen moeten draaiboek aankunnen. Advertentie (bij overmacht) eventueel later. 9

10 LAATSTE WEEK VAKANTIE - Draaiboek afhandelen - Brief voor collega s/ leerlingen - Info oud collega s - Ev. programma 1 e dag aanpassen. - 1 e lesdag 1 minuut stilte VAKANTIE VERWACHT - Zorgen dat er een plan klaarligt - Rest zoveel mogelijk volgens draaiboek, dat beschikbaar moet zijn Hierin staat: - hoe mensen op de hoogte gehouden willen worden - ev. mobiele nummers - ev. overzicht van wie er thuis is - met partner afspreken hoe school op de hoogte gehouden wordt - ev. reserveprogramma 1 e dag maken 10

11 3. OVERLIJDEN (indirecte relatie) A. Ouders, broer, zus van leerling binnen op receptie Bericht via personeelslid, leerling KTL/ SD Mentor - Noteren wie gebeld heeft (relatie) - Eventueel controle juistheid - Informeert persoonlijk KTL - Doorgeven aan KTL/ SD - Checkt of er meer kinderen zijn - Informeert mentor(en) - Informeert klas(sen) (of laat mentor dit doen) - Informeert vakdocenten - Bezoekt nabestaande (samen met mentor) - Bezoekt uitvaart - Belt naar nabestaande - Stuurt namens klas kaart of bloemen - Maakt afspraak voor bezoek samen met KTL (bij voorkeur) - Regelt wie naar uitvaart gaat - Houdt contact met leerling (in geval ouder(s) overleden) - Maakt afspraak over terugkeer naar school en informeert vakdocenten - Belt later nogmaals of gaat op bezoek Bij wandelgang verhalen afwachten. Zo snel mogelijk. Mondeling en via mail Hangt verdere info op liefen leedbord 3. OVERLIJDEN (indirecte relatie) B. Oud leerling binnen KTL Commissie rouw en verdriet - Altijd naar KTL/ SD - Informatie via lief- en leedbord - Neemt initiatief tot kaart namens de school - Indien mogelijk afvaardiging bezoekt uitvaart Na overleg met KTL/ mentor indien bekend Soms ook afhankelijk van hoe lang de leerling weg is 11

12 3. OVERLIJDEN (indirecte relatie) C. Partner/ kind van collega binnen op receptie Bericht via personeelslid, leerling KTL/ SD - Doorverbinden met KTL/ SD - Doorverbinden niet mogelijk, dan persoonlijk KTL/ SD informeren - Noteren wie gebeld heeft (relatie) - Doorgeven aan KTL/ SD - Informeert personeel in pauze - Maakt brief voor personeel - Brief verspreiden via postvak - Zet stukje in Elde intern - Informeert de mentorklas - Informeert de overige klassen van docent - Informeert sectieleden - Informeert kernteamleden - Bezoekt collega - Verzorgt verdere info via liefen leedbord - Bezoekt uitvaart Bij wandelgang verhalen afwachten. Hulp van administratie Eventueel mbv anderen Deelname uitvaart overigen op verzoek. Eventueel avondwake ipv uitvaart 3. OVERLIJDEN (indirecte relatie) D. Ouders, broer, zus van collega binnen KTL/ SD - Altijd naar KTL/ SD - Informeert kernteamleden - Verdere info via lief- en leedbord - Klassen informeren over oorzaak uitval - Bezoekt uitvaart Mbv vakdocenten/ mentor Beperkte deelname uitvaart op verzoek. 12

13 3. OVERLIJDEN (indirecte relatie) E. Oud collega (gepensioneerd) School ontvangt kaart KTL of lid rouw en verdriet Commissie rouw en verdriet - Altijd naar KTL/ SD/ lid rouw en verdriet - Informatie via lief- en leedbord - Neemt initiatief tot kaart namens de school - mededeling Elde intern - Afvaardiging bezoekt uitvaart - Advertentie in krant Na overleg met KTL/ SD Soms ook afhankelijk van hoe lang collega weg is Tot ongeveer 10 jaar. Bij oud-directielid altijd advertentie 3. OVERLIJDEN (indirecte relatie) F. Lid Raad van Toezicht binnen op receptie Bericht via personeelslid, leerling CvB/ SD - Doorverbinden met CvB/ SD - Doorverbinden niet mogelijk, dan persoonlijk CvB/ SD informeren - Noteren wie gebeld heeft (relatie) - Doorgeven aan CvB/ SD - Informeert personeel in pauze - Zet stuk in Elde intern - Verzorgt advertentie - Bezoekt uitvaart - Stuurt bloemen namens de school. - Eventueel vlag halfstok laten Hangen Bij wandelgang verhalen afwachten. Eventueel ook lid MR en overig personeel op verzoek naar uitvaart Ev. Eldevlag 3. OVERLIJDEN (indirecte relatie) G. Personeel niet in dienst School ontvangt kaart Direct verantwoord. - Altijd naar directeur bedrijfsvoering (of direct verantwoordelijke) - Informatie via lief- en leedbord - Stuurt kaart - Bezoekt uitvaart - Mededeling in Elde intern 13