ONDERZOEK BEZETTINGSCAPACITEIT STADHUIS AMERSFOORT

Transcriptie

1 ONDERZOEK BEZETTINGSCAPACITEIT STADHUIS AMERSFOORT GEMEENTE AMERSFOORT 1 augustus :0.2 - Definitief E

2 Inhoud 1 Inleiding 2 2 Aanpak 4 3 Capaciteit installaties Binnenklimaat van een gebouw Capaciteit mechanische ventilatie installaties Mogelijkheden tot vergroting van de ventilatiecapaciteit De huidige conditie van de installaties van het Stadhuis 9 4 Capaciteit Stadhuis Werkpleknormering conform NEN Werkpleknorm standaard werkplek conform NEN werkpleknorm NEN 1824 en terugbrengen persoonlijk archief Aanpassen norm éénpersoonskamers Flexibel werken in bestaande situatie Verplaatsen Fractiekamers en Griffie Conclusie vergroten capaciteit op basis van m2 norm 18 5 Conclusies en advies 20 Colofon :0.2 - Definitief ARCADIS 1

3 HOOFDSTUK 1 Inleiding Het Stadhuis van de gemeente Amersfoort bestaat uit een drietal gebouwen die het Stadhuisplein aan drie zijden omsluiten. Het betreft de gebouwen Stadhuisplein 1 en 3 en Molenstraat 2. In het recente verleden is door ARCADIS een aantal onderzoeken verricht naar de mogelijkheden deze gebouwen duurzaam te renoveren in combinatie met het invoeren van een flexibel kantoorconcept. Het besluit over het uitvoeren van deze renovatie is door het nieuwe College uitgesteld tot Op basis van het coalitieakkoord wordt een plan voorbereid voor: Het uitvoeren van het hoogstnoodzakelijke onderhoud aan het Stadhuis op korte termijn ( ). In deze periode vindt geen grootschalige renovatie plaats. Een meer doelmatige bezetting en de concentratie van ambtelijke diensten in het Stadhuis en het afstoten van panden, binnen de bestaande budgeten. In ieder geval zal een structurele meeropbrengst gerealiseerd dienen te worden van ,--. De verwachting is dat dit, door de afdeling Arbeidsintegratie in 2015 in het Stadhuis onder te brengen, kan worden gerealiseerd. Voorts moet worden bekeken of (zonder de uitvoering van de maatregelen als omschreven in de nota Huisvestingsscenario s van 18 april 2012; scenario 1 A Renovatie stadhuis met flexplekken; investeringskosten 16,2 miljoen ) verdergaande concentratie in het Stadhuis mogelijk is en daardoor het gebouw Hellestraat 24 al eerder afgestoten kan worden. In de nieuwe raadsperiode zal aan de Raad een principebesluit gevraagd worden over de huisvesting op lange termijn. Het voorstel hiertoe zal op een dusdanig tijdstip voorgelegd worden dat realisatie van een nieuw gebouw of ander gebouw c.q. de renovatie van het bestaande gebouw in 2017 kan worden gestart. Met betrekking tot het eerste punt van het coalitieakkoord bent u bezig te onderzoeken welke onderhoudswerkzaamheden noodzakelijkerwijs in deze periode moeten worden uitgevoerd om het gebouw op een goede wijze in stand te houden. Het tweede punt vertaalt zich in eerste instantie in de wens zoveel mogelijk buiten het Stadhuis gehuisveste onderdelen van de gemeentelijke organisatie en daaraan gelieerde partijen in het Stadhuis te huisvesten. In totaal betreft het circa 250 medewerkers: 140 Medewerkers momenteel gehuisvest in Hellestraat Medewerkers Arbeidsintegratie uit Stadsring Medewerkers Werkgeversservicepunt/ opvang aan de poort eveneens uit Stadsring :0.2 - Definitief ARCADIS 2

4 50 Extra formatieplaatsen in de sfeer van Maatschappelijke Ontwikkeling voor decentralisatie van Rijkstaken. 10 Werkervaringsplaatsen. U heeft ons gevraagd u te ondersteunen bij het beantwoorden van dit tweede punt. Concreet heeft u de vraagstelling richting ons als volgt geformuleerd: Hoeveel medewerkers kunnen in de kantoorgedeelten van Stadhuisplein 1 en 3 en Molenstraat 2 worden gehuisvest. Houdt daarbij rekening met de bestaande capaciteit van de ventilatiesystemen in de gebouwen. Uitgangspunt is dat de bestaande indeling maximaal gehandhaafd blijft. Geef bij gebleken onvoldoende capaciteit om de extra 250 medewerkers te huisvesten aan welke maatregelen nodig zijn om dit alsnog te realiseren. Voorliggende rapportage omvat de resultaten van het door ons uitgevoerde onderzoek. De rapportage is als volgt opgebouwd: Hoofdstuk 2 omvat de gekozen aanpak en de ter beschikking gestelde documentatie. Hoofdstuk 3 omvat een analyse van de capaciteit van de mechanische ventilatiesystemen. Hoofdstuk 4 vertaalt de aanwezige luchtcapaciteit naar mogelijke extra te realiseren werkplekken. Hoofdstuk 5 omvat de conclusies en het advies :0.2 - Definitief ARCADIS 3

5 HOOFDSTUK 2 Aanpak Gebaseerd op uw vraagstelling is bij de uitvoering van het onderzoek de volgende aanpak gehanteerd: Technische analyse van de ventilatiesystemen in de drie gebouwen. Deze analyse omvatte deskresearch van de (revisie)tekeningen van de installaties en het in de praktijk beoordelen van deze installaties. Vervolgens is op basis van de theoretische aanwezige ventilatiecapaciteit per ruimte bepaald hoeveel medewerkers in deze ruimte werkzaam kunnen zijn. Hierbij is dus geen rekening gehouden met mogelijk in de loop der jaren ontstane ontregeling van het systeem. In een mogelijk vervolg op dit onderzoek kunnen capaciteitsmetingen van de bestaande situatie worden uitgevoerd. Op basis van deze analyse is per ruimte voor de verschillende kantoorruimten in de gebouwen aangegeven wat de beschikbare ventilatiecapaciteit is en in hoeverre deze eventueel zonder ingrijpende aanpassingen kan worden verhoogd zonder het comfort te verlagen. Er is contact opgenomen met Strukton (de firma die momenteel verantwoordelijk is voor het onderhoud aan de luchtbehandelingsinstallatie) met de vraag wat het huidige recirculatie aandeel is van de luchtbehandeling kasten in Stadhuisplein 1 en of een optimalisatie van deze kasten met betrekking tot het buitenlucht aandeel mogelijk is. De antwoorden op deze vragen waren tijdens het afronden van deze rapportage echter nog niet beschikbaar. In de rapportage is voorlopig uitgegaan van de ten tijde van de bouw van het Stadhuis gangbare verhouding van 50% verse lucht en 50% recirculatie. U heeft per gebouw een opgave van de huidige bezetting van de kantoorgedeelten van het Stadhuis gegeven. Omdat dit parallel aan dit onderzoek door u nader wordt onderzocht, hebben wij hiervoor een inschatting van u ontvangen. Daarnaast hebben wij een inschatting ontvangen van het bij voorkeur in het Stadhuis te huisvesten aantal medewerkers. Op basis van de onderzochte en verstrekte gegevens is vervolgens een analyse gemaakt van de op basis van de capaciteit van de ventilatie-installaties en de beschikbare ruimte mogelijk te huisvesten aantal medewerkers. De resultaten van het onderzoek zijn vastgelegd in deze rapportage. Door u zijn de volgende documenten ter beschikking gesteld: Revisietekeningen technische installaties. Plattegronden met opstellingen werkplekken van 24 april Concept rapportage uit te voeren groot onderhoud in de periode Analyse nuttige kantoorruimte situatie medio 2014 van 10 juni Raadsinformatiebrief planvorming onderhoud Stadhuis en concentratie huisvesting. Aantal werkplekken Stadhuis mei 2013 gebaseerd op verhuistekeningen met bijbehorende ruimtestaat. Overzicht locatie paternosterkasten van 12 juli :0.2 - Definitief ARCADIS 4

6 Overzicht medewerkers per sector en afdeling. Daarnaast is informatie gebruikt uit rapportages die wij in het kader van eerdere onderzoeken naar de conditie en toekomstige mogelijkheden van het Stadhuis in 2011 en 2012 hebben vervaardigd :0.2 - Definitief ARCADIS 5

7 HOOFDSTUK 3 Capaciteit installaties Het Stadhuis van de gemeente Amersfoort omvat een aantal gebouwen die zijn gesitueerd rondom het Stadhuisplein. De gebouwen Stadhuisplein 1 en 3 en Molenstraat 2 vormen daarbij het feitelijke Stadhuis. Technisch gesproken bestaat het Stadhuis in feite uit twee gebouwen: Het circa 40 jaar oude gedeelte dat bestaat uit Stadhuisplein 1 en een deel van Stadhuisplein 3. In de rapportage noemen wij dit de oudbouw. Het circa 20 jaar oude gedeelte dat bestaat uit Molenstraat 2 en een deel van Stadhuisplein 3. In de rapportage noemen wij dit de nieuwbouw. In dit hoofdstuk worden de technische installaties van deze gebouwen geanalyseerd. De focus ligt daarbij conform onze opdracht op de ventilatie-installaties. 3.1 BINNENKLIMAAT VAN EEN GEBOUW De installaties voor verwarmen, koelen en ventilatie verzorgen samen het binnenklimaat in het gebouw. Het verwarmen van gebouwen is in principe van alle tijden. Ventilatie en koeling zijn echter relatief nieuw. De toepassing van systemen voor mechanisch ventileren dateren uit de jaren 60 van de vorige eeuw. De toevoeging van koeling uit de jaren 70. Pas in de jaren 80 was het een standaard om kantoorgebouwen te voorzien van koeling en mechanische ventilatie. Achterliggende oorzaak voor de toevoeging van deze technieken was het toenemende gebruik van (warmte producerende) elektrotechnische apparatuur en de aandacht voor isolatie van het gebouw (kierdichting en beperken van openstaan van ramen). De technische installaties hebben grote ontwikkelingen doorgemaakt. Een belangrijk element daarbij is het toenemende besef dat de kwaliteit van het binnenklimaat van grote invloed is op het welbevinden van de gebruikers van het gebouw en daardoor op productiviteit en ziekteverzuim. Daarbij is in de loop der tijd een aantal verbeteringen doorgevoerd, mede als gevolg van het sick building syndrome waardoor gebruikers daadwerkelijk ziekteverschijnselen kregen door het klimaat in het gebouw. In diverse onderzoeken is aangetoond dat in gebouwen waar een kwalitatief goed binnenklimaat is gerealiseerd de arbeidsproductiviteit van medewerkers 10 tot 15% hoger ligt dan in gebouwen met een niet goed geregeld binnenklimaat. Daarnaast ligt het ziekteverzuim in absolute zin in de eerstgenoemde gebouwen 1 à 1,5 % lager. De kwaliteit van het binnenklimaat wordt bepaald door de volgende factoren: de luchttemperatuur. de gemiddelde stralingstemperatuur van de gevel. de beïnvloedbaarheid van de ruimtetemperatuur :0.2 - Definitief ARCADIS 6

8 de luchtvochtigheid. de luchtbeweging (tocht). de ventilatievoud. de luchtkwaliteit (waaronder CO2 gehalte en fijnstof). In de NPR-CR 1752 worden met betrekking tot het thermisch binnenklimaat drie kwaliteitsniveaus gehanteerd: A (hoog niveau), B (gemiddeld) en C (minimum). Voor elk van de genoemde niveaus wordt voor alle genoemde factoren meetbare criteria geformuleerd. Met uitzondering van de hoeveelheid ventilatielucht (vastgelegd in het Bouwbesluit) zijn er geen wettelijke normen ten aanzien van het binnenklimaat in kantoorgebouwen. In de Arbowet worden in de vorm van beleidsregels wel aanbevelingen geformuleerd waarbij het bovengenoemde niveau B als uitgangspunt wordt aanbevolen. Het niveau C wordt als minimum gehanteerd. De huidige installaties van het Stadhuis voldoen voor het merendeel van de factoren ten hoogste aan het niveau C. 3.2 CAPACITEIT MECHANISCHE VENTILATIE INSTALLATIES Zoals gesteld in paragraaf 3.1 worden voor de hoeveelheid verse lucht die in een werkruimte benodigd is middels beleidsregels aanbevelingen geformuleerd in de Arbowet. Het minimum is daarbij klimaatklasse C met minimaal 30 m3 per in het vertrek aanwezige persoon per uur. Aanbevolen is 40 m3 conform klimaatklasse B. De wettelijke norm van het Bouwbesluit gaat uit van 25 m3 per uur. Deze hoeveelheid wordt door veel deskundigen als te laag gezien en is momenteel onderwerp van discussie. In dit onderzoek hanteren wij daarom de ondergrens van 30 m3 zoals geformuleerd in de Arbowet. De verse lucht in het Stadhuis wordt verzorgd door middel van mechanische ventilatie. De lucht wordt daarbij aangevoerd door middel van een luchtbehandelingskast en vandaaruit door een kanalenstelsel gedistribueerd naar de ruimten in het gebouw. In principe ontvangt iedere afzonderlijke ruimte verse lucht door middel van dit systeem. In de luchtbehandelingskast wordt de lucht tevens gefilterd en buitentemperatuur afhankelijk gekoeld en verwarmd. De ingebrachte lucht wordt weer afgevoerd via een afzuigsysteem en naar buiten geleid. Om het energieverlies van het uitblazen van verwarmde of gekoelde lucht te beperken vindt warmteterugwinning plaats. Dit kan op twee manieren: Door recirculatie van een deel van de lucht. Dit wordt toegepast in oudere gebouwen en heeft het nadeel dat het aandeel verse lucht vaak maar 50% is. Door middel van warmteterugwinning in het systeem, bijvoorbeeld door een warmtewiel. Deze systemen werken met 100% buitenlucht :0.2 - Definitief ARCADIS 7

9 Om aan het benodigde aandeel verse lucht per persoon te komen, mag het door recirculatie ingeblazen deel niet worden meegeteld, deze systemen laten daardoor (bij gelijke ventilatievoud) een lagere bezetting van de ruimte toe. In het Stadhuis zijn beide systemen toegepast: Stadhuisplein 3 (zowel het oudbouw- als nieuwbouwgedeelte) en Molenstraat 2 (nieuwbouw) hebben beide een systeem met warmteterugwinning en leveren voldoende verse lucht voor de bestaande personenbezetting van de ruimtes conform de norm van het Bouwbesluit. Daarbij is, alleen kijkend naar de ventilatievoud, een duidelijke overcapaciteit aanwezig. Afhankelijk van de ruimte kunnen 25% en soms meer personen van de ruimte gebruik maken dan in de huidige situatie. Op de begane grond van Stadhuisplein 1 (oudbouw) zit ter plaatse van de fractiekamers en griffie een zelfde systeem met vergelijkbare overcapaciteit. De overige verdiepingen van Stadhuisplein 1 hebben een systeem met recirculatie. Daarbij is met name de luchtverversing van de vertrekken aan de zijde van het Stadhuisplein onder gedimensioneerd. Dit leidt ertoe dat de huidige bezetting van deze vertrekken zeker niet kan worden verhoogd en dat in een aantal gevallen de huidige bezetting al niet voldoet aan het gehanteerde minimum van 30 m MOGELIJKHEDEN TOT VERGROTING VAN DE VENTILATIECAPACITEIT De wenselijkheid tot vergroten van de ventilatiecapaciteit is met name gericht op de delen met recirculatie in Stadhuisplein 1 en dan ook met name aan de zijde van het Stadhuisplein. De mogelijkheden tot vergroting van de capaciteit zijn in dit deel beperkt doordat de dimensionering van de luchtkanalen te beperkt is om zonder consequenties (geluid, tocht) de luchthoeveelheid te vergroten. Zonder ingrijpende aanpassing van de luchtbehandelingskasten en kanalen kan de huidige situatie daarom niet worden verbeterd. Een maatregel om de bestaande knelpunten in de ruimten van Stadhuisplein 1 op te lossen is mogelijk het beperkt verhogen van het verse luchtaandeel van het recirculatiesysteem. Wij hebben over dit laatste punt contact gehad met Jaap van de Lagemaat, teamleider van Strukton Worksphere BV die inhoudelijk op de hoogte is van de installaties in het Stadhuis. Hij zal de gegevens van de luchtbehandelingskasten bij de leverancier opvragen, zodat nader bekeken kan worden wat het werkelijke percentage verse buitenlucht is en wat de mogelijkheden zijn om deze eventueel nog te verhogen. In deze rapportage zijn wij vooralsnog uitgegaan van 50% recirculatie. Het betreft hierbij de volgende luchtbehandeling kasten die geplaatst zijn in Stadhuisplein 1: LBK KANT-BG-2e-3e; LBK KANT-1e; LBK KANT-4e :0.2 - Definitief ARCADIS 8

10 Luchtbehandeling gebaseerd op recirculatie wordt in het algemeen beschouwd als een van de veroorzakers van het sick building syndroom. Bij voorkomende klachten op dat gebied wordt geadviseerd de vervanging van deze kasten in het kader van het MJOP in overweging te nemen. Vervanging zou dan plaats moeten vinden door nieuwe luchtbehandeling kasten voorzien van warmteterugwinning en gebaseerd op 100% buitenlucht. 3.4 DE HUIDIGE CONDITIE VAN DE INSTALLATIES VAN HET STADHUIS Uit paragraaf 3.2 blijkt dat voor een belangrijk deel van de kantoorruimte in het Stadhuis het vergroten van de bezettingsgraad van ruimten (en daarmee het verhogen van het aantal werkplekken) op basis van de aanwezige capaciteit aan verse ventilatielucht zeker tot de mogelijkheden behoort. Daarbij moet echter niet uit het oog worden verloren dat de hoeveelheid verse lucht slechts één van de 7 factoren van het binnenklimaat is die het welbevinden en welzijn van de gebruikers beïnvloeden. Eén van de aanleidingen om in de periode een mogelijke renovatie van het Stadhuis te onderzoeken werd gevormd door de kwaliteit van de technische installaties en het toenemende aantal klachten van gebruikers hierover. De onderstaande tekst is overgenomen uit de rapportage Huisvestingscenario s Stadhuis zoals deze in 2012 door ons is vervaardigd. Voor alle drie de gebouwen van het Stadhuis (Stadhuisplein 1 en 3 en Molenstraat 2) geldt dat zij qua leeftijd in een periode beland zijn waarin renovatie moet worden overwogen. Voor de gebouwen Stadhuisplein 1 en 3 is dit het bereiken van de 40-jarige leeftijd. Voor Molenstraat 2 is dit de 20-jarige periode. Het is daarom goed de gebouwen in samenhang nader te analyseren. De gebouwen tonen ook duidelijk de eerder genoemde voortekenen van een gewenste renovatie: Een belangrijk deel van de installaties nadert het einde van de technische levensduur of heeft deze inmiddels overschreden. Dit betreft onder meer de koelmachine, cv ketel, luchtbehandelingskasten, de hoofdinfrastructuur van de elektrische installatie en de riolering van Stadhuisplein 1 en 3. Ook voor een aantal bouwkundige onderdelen geldt dat deze aan vervanging toe zijn. Voorbeelden hiervan zijn de dakbedekking van Molenstraat 2 en Stadhuisplein 3, de zonneschermen en het buitenschilderwerk. De jaarlijkse onderhoudskosten nemen substantieel toe. In het kader van onderhoud hanteert de gemeente twee budgeten: het reguliere dagelijks onderhoud (periodiek) aan gebouw en installaties en het meerjaren onderhoudsplan (MJOP). Voor dit laatste type onderhoud hanteert de gemeente een fonds waarin een jaarlijkse storting wordt gedaan om dit over langere periode te bekostigen. In 2009 werd nog voorzien dat dit met een jaarlijkse storting van ,-- kon worden gerealiseerd. Anno 2012 is een jaarlijkse verhoging van ,-- benodigd :0.2 - Definitief ARCADIS 9

11 De klimaatinstallaties voldoen niet meer aan het huidige kwaliteitsniveau zoals vastgelegd in de Arbo beleidsregels. Dit wordt mede geïllustreerd door het grote aantal comfort- en temperatuurklachten bij de gebruikers van de gebouwen. In de periode zijn in het facilitaire informatiesysteem gemiddeld 90 klachten per jaar geregistreerd. Dit betreft de klachten die tot een daadwerkelijke ingreep in de installatie of een poging daartoe leiden. Dit betekent dat het aantal klagende gebruikers tenminste 12% bedraagt. Het aantal geregistreerde klachten geeft slechts een indicatie van de ontevredenheid van de gebruikers over het binnenklimaat. Een klacht wordt vaak namens een groep van medewerkers ingediend. Daarnaast leidt niet iedere ontevredenheid over het binnenklimaat tot een daadwerkelijke klacht en treedt ook het effect op dat niet formeel geklaagd wordt omdat er geen oplossing voorhanden is. De daadwerkelijke ontevredenheid zal daarom fors hoger zijn. Ingeschat wordt dat dit 20% of meer is. De Arbo beleidsregels hanteren een maximaal toelaatbaar aantal ontevreden gebruikers van minder dan 10%. In de huidige situatie wordt dit royaal overschreden. De recent door Bol Training en advies in samenwerking met de gemeente uitgevoerde RIE (Risico Inventarisatie & Evaluatie) zal meer duidelijkheid geven over de feitelijke situatie in Met het uitstellen van het besluit om het gebouw te renoveren is ervoor gekozen de beperkte kwaliteit van de huidige installaties nog circa 5 jaar te accepteren. Op basis van dit uitgangspunt moet nadrukkelijk worden gewaarschuwd voor het uitsluitend op grond van de aanwezige luchtcapaciteit verhogen van de capaciteit van het aantal werkplekken in het gebouw :0.2 - Definitief ARCADIS 10

12 HOOFDSTUK 4 Capaciteit Stadhuis Gebaseerd op de constateringen van hoofdstuk 3 ten aanzien van de beschikbare capaciteit aan ventilatielucht is een nadere analyse gemaakt van de bestaande indeling en zijn mogelijkheden verkend om tot een verdichting van het aantal werkplekken te komen. Bij deze verkenning zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: In het onderzoek hebben wij ons, in overeenstemming met de vraagstelling, beperkt tot de werkplekcapaciteit in de standaard kantoorruimtes, het gebied van B&W, Burgerzaken, de spreekkamerfuncties van Sociale Zaken met achterliggende kantoorfuncties en het souterrain zijn daarbij buiten beschouwing gelaten. Optioneel is de capaciteit van het gebied van de fractiekamers en de griffie onderzocht. Deze optie gaat ervan uit dat deze functies in 2014 mogelijk worden verhuisd naar Stadhuisplein 5 (na het vertrek van Archief Eemland uit dit gebouw). Bestaande vergaderruimtes zijn zowel op centraal als lokaal niveau gehandhaafd. Bestaande archiefvoorzieningen in de kantoorruimtes zijn gehandhaafd. Het aantal kantoorwerkplekken voor de gemeentelijke organisatie in het Stadhuis (exclusief de Hellestraat) is in de huidige situatie: 661 Werkplekken in de standaard kantooromgeving. 45 Werkplekken Burgerzaken. 21 Werkplekken bij spreekkamerfuncties SZ. 4 Werkplekken Bodedienst. 4 Werkplekken Griffie. 3 Werkplekken bedrijfsarts en bedrijfsmaatschappelijk werk. 1 Werkplek kantoor restaurant. 1 Werkplek facility desk. Totaal aantal werkplekken gemeentelijke organisatie in Stadhuisplein 1, 3 en Molenstraat 2: 740. Tijdens het uitvoeren van ons onderzoek was er geen eenduidig beeld over het aantal medewerkers dat momenteel gebruik van deze werkplekken maakt. Een voorzichtige schatting gaat uit van 800. Gerelateerd aan het aantal werkplekken betekent dit een flexfactor van 92,5% (92,5 werkplekken per 100 medewerkers). Voor het verhogen van het aantal werkplekken is een vijftal mogelijkheden verkend: 1. Aanpassen van de huidige werkpleknorm naar de NEN Aanpassen van de werkpleknorm in combinatie met het terugbrengen van de persoonlijke archieven. 3. Verminderen en/of verkleinen van de éénpersoonskamers :0.2 - Definitief ARCADIS 11

13 4. Flexibel gebruik van de kantoorwerkplekken. 5. Verplaatsen van de fractiekamers en griffie naar Stadhuisplein 5. In de volgende paragrafen worden deze mogelijkheden nader toegelicht. Bij de analyse zijn wij uitgegaan van de bestaande plattegronden en quick scan inschattingen van alternatieve inrichtingsmogelijkheden van de bestaande ruimten. Alvorens tot daadwerkelijke uitvoering van één of meerdere van de genoemde mogelijkheden over te gaan is het aan te bevelen deze inschattingen in een nadere analyse te toetsen. 4.1 WERKPLEKNORMERING CONFORM NEN 1824 Voor de toewijzing van werkplekken aan medewerkers worden momenteel door de gemeente de volgende normen gehanteerd. De normen worden uitgedrukt in m² functioneel netto oppervlak (fno). Dit is de effectief bruikbare ruimte (zonder wanden, gangen, technische ruimten, constructies, e.d.): 30,5 m² Voor directeuren en managers (3 ramen). 20,5 m² Voor overige leidinggevenden (2 ramen). 9 m² Voor een standaard werkplek (1 raam). Medewerkers met een dienstverband dat korter is dan 17 uur per week krijgen geen werkplek toegewezen, maar moeten gebruik maken van vrij zijnde plekken. Voor externen die ingehuurd zijn als vervanging van een formatieplaats wordt geen werkplek toegekend. Bovenformatieve externen wordt wel een werkplek toegewezen. Deze normering is vastgesteld door het CMT in april De normering sluit in grote lijnen aan op de normering die sinds de jaren 90 van de vorige eeuw door de Rijksgebouwendienst werd gehanteerd. Het nieuwe gedeelte van het Stadhuis is qua indeling en structuur ook op deze normering afgestemd. Door veranderingen in werkprocessen en compacter worden van automatiseringshulpmiddelen zijn deze normen inmiddels naar beneden bijgesteld. In de (wettelijke) NEN 1824 wordt een werkplek als volgt gedefinieerd: 6 m² Voor een werkplek met plat beeldscherm en schrijfruimte die langer dan twee uur per dag wordt gebruikt. 1 m² Additioneel voor het werken met tekeningen. 1 m² Voor een vaststaande of verrijdbare kast. 2 m² Per persoon voor een overlegplek. Deze normen gaan er overigens vanuit dat een werkplek wordt geboden die conform artikel 3.19 uit het Arbobesluit voldoet aan: De afmetingen en het luchtvolume van de arbeidsplaats zijn zodanig dat de werknemer zonder gevaar voor de veiligheid, gezondheid of het welzijn de arbeid kan verrichten. De afmetingen van de arbeidsplaats zijn zodanig dat de werknemer bij het verrichten van diens arbeid over voldoende bewegingsruimte beschikt. Indien in verband met de aard van de werkzaamheden niet aan het tweede lid kan worden voldaan, is in de nabijheid een andere open of besloten ruimte met voldoende bewegingsvrijheid voor de betrokken medewerkers beschikbaar :0.2 - Definitief ARCADIS 12

14 Bij het onderzoek naar de beschikbare capaciteit van het Stadhuis is het zinvol om te onderzoeken welk effect het verlagen van de norm naar de NEN 1824 op het aantal te realiseren werkplekken heeft. Daarnaast is het zinvol te analyseren wat het effect op de capaciteit is indien wordt overgegaan tot een vorm van flexibel gebruikte werkplekken waarbij de huidige indeling wordt gehandhaafd. In de volgende paragrafen wordt hier nader op ingegaan. 4.2 WERKPLEKNORM STANDAARD WERKPLEK CONFORM NEN 1824 Het Stadhuis is zowel voor het oudere gedeelte van Stadhuisplein 1 en 3 als het nieuwere gedeelte van Molenstraat 2 en Stadhuisplein 3 ingericht als kamerkantoor. Bij die inrichting komen de volgende typerende ruimtes voor. Voor het oudere gedeelte: m² Als één- of tweepersoonskamer m² Als één-, twee- of driepersoonskamer m² Als één- of meerpersoonskamer. Voor het nieuwere gedeelte: m² Als één of twee persoonskamer m² Als één, twee of drie persoonskamer m² Als één of meerpersoonskamer. Indien wordt uitgegaan van de NEN 1824 zal een standaard werkplek met één vaste kast 7 m² bedragen. Dit houdt in dat de van de tweepersoonskamers alleen die met een oppervlak van 21 m² of meer voldoen om te verdichten van 2 naar 3 personen. De driepersoonskamers moeten een minimaal oppervlak van 28 m² hebben om een verdichting van 3 naar 4 werkplekken mogelijk te maken. Voor de meerpersoonskamers geldt een veelvoud van 7 m². Indien wij rekening houden met de benodigde luchtcapaciteit per persoon en uitgaan van bovenstaande uitgangspunt kunnen in de bestaande indeling de volgende aantallen extra werkplekken worden toegevoegd: Tabel 1: aanvullende werklekken bij 7 m² per werkplek Verdieping Stadhuisplein 1 extra wpl Stadhuisplein 3 extra wpl Molenstraat 2 extra wpl Totaal extra wpl Totaal :0.2 - Definitief ARCADIS 13

15 In deze analyse zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: De bestaande indeling is gehandhaafd. Extra werkplekken zijn toegevoegd in ruimtes waar dit qua norm, luchthoeveelheid en indeling realistisch lijkt. De bestaande toewijzing van één persoonskamers is gehandhaafd. Het aantal extra werkplekken bedraagt hiermee maximaal 58 plekken. Bij het toevoegen van extra werkplekken moet rekening gehouden met extra afdelingsvergaderruimten, circa 54 m². Dit leidt tot een vermindering van het aantal werkplekken met circa 8 waardoor effectief 46 extra werkplekken overblijven. Het totaal aan kantoorwerkplekken komt dan op 790. Het realiseren van een indeling conform dit principe leidt tot een substantieel indelingsverlies door het onvoldoende benutten van de in de standaard kamers beschikbare ruimte. 4.3 WERKPLEKNORM NEN 1824 EN TERUGBRENGEN PERSOONLIJK ARCHIEF Een alternatief kan worden gezocht in het afschaffen van de vaste kast in de kantoorkamers en het inrichten van lokale archiefruimtes waarin deze kasten worden opgesteld. In combinatie met het reduceren van de kastruimte per medewerker tot bijvoorbeeld 2 m 1 plank per persoon kan dit tot een substantiële ruimtewinst leiden. De kastruimte neemt daarbij af tot circa 0,30 m² per werkplek. Door deze te combineren in archiefruimtes van circa 18 m² nabij de werkplekken kan de persoonlijke archiefruimte van 60 medewerkers in één ruimte worden gesitueerd. Vertalen wij dit naar de werkpleknorm dan wordt deze in de kantoorkamers 6 m² waardoor een veel betere aansluiting op de in de gebouwen aanwezige ruimtes wordt gevonden. In de kantoorkamers van 18 m² kunnen dan 3 in plaats van 2 werkplekken worden gerealiseerd. Tabel 2: aanvullende werkplekken bij 6 m² per werkplek Verdieping Stadhuisplein 1 extra wpl Stadhuisplein 3 extra wpl Molenstraat 2 extra wpl Totaal extra wpl Totaal In deze analyse zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: De bestaande indeling is gehandhaafd. Extra werkplekken zijn toegevoegd in ruimtes waar dit qua norm, luchthoeveelheid en indeling realistisch lijkt :0.2 - Definitief ARCADIS 14

16 Kasten van medewerkers zijn gesitueerd in lokale afdelingsarchieven. De bestaande toewijzing van één persoonskamers is gehandhaafd. Het aantal extra werkplekken bedraagt 171. Hierop moet de ruimte in mindering worden gebracht die de afdelingsarchieven vragen. Voor 800 medewerkers met een kastruimte van 0,3 m² komt dit neer op circa 40 werkplekken. Daarnaast moet worden voorzien in extra afdelingsvergaderruimtes, circa 108 m². Dit komt overeen met 18 werkplekken waarmee het aantal extra plekken op 113 komt. Dit maakt het totaal aan kantoorwerkplekken AANPASSEN NORM ÉÉNPERSOONSKAMERS In het standaard kantoorgedeelte bevinden zich in de huidige situatie 55 éénpersoonskamers. In overweging zou kunnen worden genomen de gebruikers van deze ruimten te laten delen of in een kleinere ruimte te situeren. De volgende tabel geeft een overzicht van het aantal éénpersoonskamers in de huidige situatie. Tabel 3 Eénpersoonskamers Verdieping Kamer circa 18 m² Kamer circa 27 m² Kamer circa 36 m² Totaal Totaal Het gebruik van deze kamers zou als volgt kunnen worden geoptimaliseerd: Directie en management gebruik laten maken van een kleine éénpersoonskamer, het inruilen van de grote kamers van 36 en 27 m² voor kamers van 18 m². Dit levert circa 25 standaardwerkplekken van 6 m² op. Door de overige leidinggevenden een kamer te laten delen (inclusief vergaderplek) levert dit circa 60 standaard werkplekken van 6 m² op. Totaal kunnen op deze wijze dus 85 extra werkplekken worden gerealiseerd. Daarop brengen wij in mindering de extra afdelingsarchiefruimte (18 m² is 3 werkplekken) en de extra benodigde afdelingsvergaderruimten (72 m² is 12 werkplekken). Het aantal extra werkplekken dat op deze wijze kan worden gerealiseerd bedraagt daarmee circa 70. Het totaal aantal werkplekken komt op deze wijze op :0.2 - Definitief ARCADIS 15

17 4.5 FLEXIBEL WERKEN IN BESTAANDE SITUATIE Een alternatief voor de in de voorgaande paragrafen beschreven verdichtingsmogelijkheden wordt gevormd door het flexibel gebruiken van de bestaande werkplekken en voorzieningen. In dit alternatief hebben de medewerkers geen eigen werkplek meer, maar maken zij gezamenlijk gebruik van de beschikbare werkplekken. Om dit op een goede wijze te faciliteren worden naast de standaard werkplekken ook een aantal aanvullende faciliteiten in de vorm van extra overlegruimte, ontmoetingsruimte en opbergruimte voor persoonlijke eigendommen aangeboden. Uitgangspunt is dat per 50 werkplekken de volgende faciliteiten ter beschikking staan: Tabel 4: voorzieningen flexibel werken Voorzieningen Aantal m² per stuk Totaal m² Werkplekken Vergaderruimten 6-8 pers Archiefruimte Lockerruimte Teamruimte Totaal 462 Houden wij rekening met indelingsverlies en een aantal specifieke werkplekken voor bijvoorbeeld CAD gebruikers, dan komen de werkplekken inclusief voorzieningen op circa 10 m² fno per werkplek. In onderstaand figuur is een voorbeeld van de mogelijke inrichting van flexibel werken binnen de bestaande indeling weergegeven. De nieuwe functies van de ruimtes zijn in de gekleurde vlakken weergegeven. De bestaande inrichting van de ruimtes is daarbij nog als achtergrondinformatie zichtbaar. Figuur 1: voorbeeld mogelijke inrichting flexibel werken :0.2 - Definitief ARCADIS 16

18 Het Stadhuis beschikt in totaal over circa m²2 fno kantoorruimte. Daarop dienen de bijzondere ruimten en niet standaard kantoorruimten in mindering gebracht te worden. De volgende tabel geeft een overzicht van deze specifieke ruimten en functies. Tabel 5: bijzondere ruimtes Functie m² fno Werkplekken Molenstraat 2 Opmerkingen Facility desk 37 1 Inclusief ontvangst Libereczaal 50 Bedrijfsarts, Bedrijfsmaatschappelijk werk Testruimte ICT 19 Opslagruimte ICT/systeembeheer Stadhuisplein Inclusief extra m2 systeembeheer Burgerzaken Inclusief spreekkamers, balies Molendijkzaal 136 Fractiekamers, griffie B&W, Bodes, B&W kamer Excl. Secretaris en secretariaat Vermeerzaal 74 Bibliotheek monumentenzorg 19 Kantoor restaurant 19 Projectkamers, versnellingskamers 97 Ruimte OR 30 Stadhuisplein 3 Spreekkamers ca SZ Inclusief en Diversen IGOS werkstation 34 Paternosterkasten, afdelingsarchieven CM 140 Plotter, kaartmateriaal SOB 32 Stoelmassage 11 Totaal In deze tabel zijn de afdelingsvergaderkamers niet in mindering gebracht omdat deze als zodanig in het flexibel werken concept zijn opgenomen. Brengen wij de oppervlakte voor de genoemde specifieke ruimten in mindering op de totale kantoorruimte dan resteert circa m² fno (functioneel netto oppervlak) voor de standaard kantooromgeving. Gebaseerd op een gemiddelde van 10 m² fno per werkplek in de flexibel werken omgeving kunnen daarin 680 werkplekken worden gerealiseerd. Uitgaande van een flexfactor van 75% kunnen 900 medewerkers gebruik maken van deze werkplekken. In combinatie met de medewerkers die gebruik maken van de werkplekken in de specifieke ruimten zouden zeker medewerkers kunnen worden gehuisvest :0.2 - Definitief ARCADIS 17

19 Bij het toepassen van deze flexfactor is het wellicht noodzakelijk het gebruik van het gebouw zodanig te beïnvloeden dat een meer gelijkmatige spreiding van de bezetting van het gebouw gedurende de week wordt bereikt. Momenteel zijn de dagen met een hoge bezetting maandag, dinsdag en donderdag. Woensdag en vrijdag hebben een hele lage bezetting. Door afspraken te maken over het plannen van afdelingsoverleg, vergadercycli en het invullen van parttime werken kan dit gebruik zodanig worden veranderd dat de flexfactor geen beperking levert voor de beschikbaarheid van werkplekken. Daarnaast is het, als gekozen wordt voor deze variant, het noodzakelijk door HRM een begeleidingstraject te laten uitvoeren teneinde medewerkers en leidinggevenden bekend te maken met de principes van flexibel werken. Daarnaast zal de handhaving van deze principes door de leidinggevenden moeten plaatsvinden. 4.6 VERPLAATSEN FRACTIEKAMERS EN GRIFFIE Indien de fractiekamers samen met de Griffie per medio 2014 verplaatst worden naar Stadhuisplein 5 ontstaat een extra capaciteit van 372 m² fno. Vertaald naar standaard werkplekken van 6 m² fno levert dit 52 werkplekken op. Brengen wij hierop afdelingsarchiefruimte (18 m² is 3 werkplekken) en afdelingsvergaderruimte (54 m² is 9 werkplekken) in mindering dan resteren 40 extra werkplekken. Daarnaast is deze ruimte met de nodige gebouwaanpassingen geschikt te maken voor Arbeidsintegratie (AI). Dit momenteel extern geplaatste onderdeel omvat naast circa 30 medewerkers 10 spreekkamers, ontvangstruimte en werkplein. Qua omvang van de benodigde ruimtebehoefte is dit al getoetst. Op basis hiervan lijkt realisatie mogelijk te zijn. De technische inpassingsmogelijkheden hiervan zouden in een vervolgstap nader onderzocht kunnen worden 4.7 CONCLUSIE VERGROTEN CAPACITEIT OP BASIS VAN M2 NORM In dit hoofdstuk is een aantal mogelijke maatregelen geformuleerd waarbij binnen de capaciteiten van de huidige ventilatie-installatie en met aanpassen van de werkpleknorm op de NEN 1824 tot een verdichting van het aantal werkplekken in het Stadhuis kan worden gekomen. In de volgende tabel wordt een samenvatting gegeven van de verschillende mogelijkheden. Tabel 6: overzicht verdichting mogelijkheden Maatregel N o Aantal standaard werkplekken huidig Extra werkplekken norm 7 m² Extra werkplekken norm 6 m² Totaal werk plekken Raming aantal medewerkers Werkpleknorm 7 m² Werkpleknorm 6 m² Directie kleinere kamer, leiding delen Combinatie 2 en Flexibel werken Verhuizen fracties Combinatie 4 en Combinatie 5 en :0.2 - Definitief ARCADIS 18

20 In de aantallen werkplekken van maatregel 6 zijn niet de eventuele spreekruimtes c.a. van AI opgenomen. Geconcludeerd kan worden dat op basis van de aanwezige ventilatievouden en na aanpassing van de werkpleknorm er diverse mogelijkheden zijn om in de bestaande situatie het aantal werkplekken te verhogen. Daarbij wordt overigens wel verwezen naar de opmerkingen in hoofdstuk 3 ten aanzien van het binnenklimaat in deze gebouwen. Dit binnenklimaat leidt in de huidige situatie al tot veel klachten over de temperatuur, luchtvochtigheid en tocht. Een direct gevolg van het verdichten is dat het binnenklimaat door het toenemen van de interne warmtelast door personen en apparatuur onaangenamer zal worden en tot meer klachten zal leiden :0.2 - Definitief ARCADIS 19

21 HOOFDSTUK 5 Conclusies en advies Op basis van de analyses uit hoofdstuk 3 en 4 kunnen ten aanzien van de capaciteit van de luchtbehandelingsinstallatie en het op basis daarvan te realiseren aantal werkplekken de volgende conclusies worden getrokken: De gebouwen Stadhuisplein 3 en Molenstraat 2 hebben zowel voor de oudbouw als nieuwbouw een luchtbehandelingsinstallatie die is gebaseerd op 100% buitenlucht met een capaciteit die conform de richtlijnen van de Arbowet voldoende ventilatie biedt om de huidige bezetting van de kantoorruimten te vergroten. De kantoorruimten in Stadhuisplein 1 hebben een installatie met recirculatie waardoor met name aan de zijde van het Stadhuisplein de capaciteit beperkt en soms ook in de huidige situatie onvoldoende is. Nog uitgezocht wordt of door het verhogen van het verse luchtaandeel deze situatie is te verbeteren. Alleen de begane grond van Stadhuisplein 1 heeft ter plaatse van de fractiekamers en griffie een installatie die is gebaseerd op 100% buitenlucht. De toewijzing van werkplekken en kantoorruimten aan medewerkers en inhuur is gebaseerd op een methodiek die niet synchroon loopt met de huidige Arbowet en NEN Door aanpassen van deze normering op de huidige normen kunnen de werkpleknormen substantieel worden verlaagd waardoor het aantal te realiseren werkplekken toeneemt. Op basis van de capaciteit van de ventilatie-installatie en de aanpassing van de door het GMT vastgestelde werkpleknormen is een aantal mogelijkheden geschetst waarbij tot een substantiële toename van het aantal werkplekken in het gebouw kan worden gekomen: - Norm standaard werkplek van 9 naar 7 m². - Aanpassen norm in combinatie met beperken en centraliseren kastruimte van medewerkers. De norm van de standaard werkplek wordt hiermee 6 m². - Verkleinen éénpersoonskamers van directie en management in combinatie met het laten delen van ruimten door overige leidinggevenden. - Toepassen van flexibel gebruik van de werkplekken in de bestaande kantoorkamers. - Verhuizen fractiekamers en griffie naar Stadhuisplein 5. Door een combinatie van deze mogelijkheden lijkt een toename van het aantal medewerkers van de gebouwen tot zelfs mogelijk. Een belemmerende factor vormt echter de kwaliteit van de technische installaties die, zoals uit eerdere onderzoeken blijkt, zeker niet voldoen aan de Arbo beleidsregels ten aanzien van luchttemperatuur in winter en zomer, beïnvloedbaarheid van de temperatuur, luchtvochtigheid, tocht en luchtkwaliteit. Het grote aantal klachten omtrent deze factoren was in 2012 één van de aanleidingen om een grootscheepse aanpassing van de installaties te adviseren :0.2 - Definitief ARCADIS 20

22 Vergroten van de capaciteit van het aantal werkplekken en daardoor medewerkers in het gebouw leidt tot een toename van de warmtebelasting waardoor het binnenklimaat verder zal verslechteren. Op basis van deze conclusies formuleren wij het volgende advies: Het overgaan naar een vergroting van de capaciteit van het aantal werkplekken en medewerkers wordt niet aanbevolen indien niet tegelijkertijd de prestaties van de klimaatinstallaties op de aspecten van de temperatuur, luchtvochtigheid, tocht en luchtkwaliteit in overeenstemming worden verbeterd. Alleen dan kan worden gegarandeerd dat dit niet tot vermindering van welzijn en welbevinden van de medewerkers zal leiden. Deze situatie wordt op zijn vroegst gerealiseerd in 2017 nadat door de Raad een principebesluit is genomen over de realisatie van een nieuw gebouw, de verhuizing naar een ander bestaand gebouw of de renovatie van het bestaande gebouw. Het is aan te bevelen de door Bol Training & Advies in samenwerking met de gemeente in uitvoering zijnde RIE in de analyse van de knelpunten van de huidige installaties te betrekken. Op basis hiervan kan worden bekeken in hoeverre met beperkte middelen vanuit het MJOP nog aanpassingen voor de periode kunnen worden uitgevoerd. Geadviseerd wordt hierbij in ieder geval de mogelijke vervanging van de drie luchtbehandelingskasten met recirculatie in gebouw Stadhuisplein 1 in overweging te nemen. Door het vertrek van Archief Eemland medio 2014 komt ruimte vrij in gebouw Stadhuisplein 5. Het wordt daardoor mogelijk om de afdeling Arbeidsintegratie, na het aflopen van het huurcontract van de Stadsring 75, in het Stadhuis te huisvesten. Deze afdeling heeft een publieksfunctie en dient bij voorkeur aansluitend aan een bestaande publieksfunctie gehuisvest te worden :0.2 - Definitief ARCADIS 21

23 Colofon ONDERZOEK BEZETTINGSCAPACITEIT OPDRACHTGEVER: Gemeente Amersfoort STATUS: Definitief AUTEUR: Peter Schroote GECONTROLEERD DOOR: Jeen Griffioen Iris Buunen VRIJGEGEVEN DOOR: Peter Schroote 1 augustus :0.2 ARCADIS NEDERLAND BV Piet Mondriaanlaan 26 Postbus AE Amersfoort Tel Fax Handelsregister ARCADIS. Alle rechten voorbehouden. Behoudens uitzonderingen door de wet gesteld, mag zonder schriftelijke toestemming van de rechthebbenden niets uit dit document worden verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, digitale reproductie of anderszins :0.2 - Definitief ARCADIS 22