In het coalitieakkoord is opgenomen dat er geen renovatie van het Stadhuis komt.

Transcriptie

1 1

2 2

3 3

4 In het coalitieakkoord is opgenomen dat er geen renovatie van het Stadhuis komt. Wel wordt een besluit genomen voor het realiseren van alleen het hoogstnoodzakelijke onderhoud. Daarnaast is in het coalitieakkoord opgenomen dat er door concentratie van ambtelijke diensten aan het Stadhuisplein en afstoten van decentrale panden kosten kunnen worden bespaard. Dit houdt in dat we in 2015 moeten starten met de voorbereidingen. In de nieuwe raadsperiode zullen we de Raad vragen om een richtinggevende uitspraak te doen, cq te besluiten tot: Renoveren van het Stadhuis / Realisatie van een nieuw gebouw / Betrekken van een bestaand gebouw elders Letterlijke tekst coalitieakkoord: Er komt geen grootschalige renovatie van het Stadhuis. Wel wordt een besluit genomen voor het realiseren van noodzakelijk onderhoud. Daarnaast worden bouwkundige aanpassingen gedaan om andere manieren van werken te realiseren en afdelingen die nu nog elders zijn gevestigd in het Stadhuis onder te brengen. Bij dit onderhoud worden duurzaamheidsmaatregelen doorgevoerd. Het geheel aan maatregelen moet passen binnen het huidige onderhoudsbudget. 4

5 5

6 We hanteren voor het meerjarenonderhoud een marktconforme standaard. De onderhoudsbegroting is opgebouwd met kengetallen van de Rijksgebouwendienst die via monitoring en periodieke statusinspecties bijgesteld worden. Hiermee wordt de vervangingswaarde bepaald en getoetst, en afhankelijk van de staat van onderhoud wordt het vervangingsjaar bijgesteld. Aan de hand hiervan wordt de gemiddelde jaarlijkse storting in het onderhoudsfonds (indien nodig) bijgesteld. De gehanteerde scope van de onderhoudsplanning is 15 jaar. De vastgestelde status van het onderhoud is in objectief meetbare termen vastgelegd middels het hanteren van de onderhoudsnorm NEN Nader verklaard: Globaal bestaat de conditiemeting volgens de NEN 2767 uit het beoordelen van de onderhoudsstaat van een element, een materiaal of een detaillering op drie aspecten: Belang of Ernst; Omvang en Intensiteit. De meetmethode die tijdens de inspectie wordt uitgevoerd leidt tot een "getal" dat beschrijft hoe het onderzochte voor wat betreft het onderhoud er voor staat. De uitslag uit de meting is een "score". De score kan zijn: 1= zeer goed (nieuwbouw); 2 = goed (vergelijkbaar met nieuwbouw, wel veroudering, geen onderhoudsschade of onderhoudsbehoefte); 3= redelijk (geen nieuwbouw, beperkte onderhoudsschade of onderhoudsbehoefte); 4= matig (duidelijke onderhoudsschade en onderhoudsbehoefte); 5= slecht (grote onderhoudsschade en grote onderhoudsbehoefte); 6= zeer slecht (grote onderhoudsschade echter door zeer slechte staat kan geen onderhoud meer gepleegd worden: vervangen is noodzakelijk). (Dit gebeurd op elementniveau en niet op gebouwniveau. De huidige staat van de gebouwen is verschillend door de verschillende leeftijden en schil in elementen ) 6

7 Om het hoogstnoodzakelijk onderhoud vast te stellen is het nodig cirteria te hanteren om van daaruit de juiste keuzes de kunnen maken voor de komende 4 jaren t/m We gaan dus over van een meerjarenonderhoudsplanning naar een korte termijn planning. Wij stellen voor de volgende criteria te hanteren en op deze criteria de risico s te beschouwen (besluitpunten): Bedrijfsvoeringsrisico s (ICT-omgeving): Zero tolerance voor (nood-) stroom- en koelingsvoorzieningen, en bedrijfszekerheid van de afdeling Burgerzaken. Uitstraling bestuursvleugel en Representatieve ruimten zoals de Raadzaal en de hal van Stadhuisplein 1 in stand houden. Zero tolerance voor Veiligheidsrisico s; Intern: brandveiligheid toegangscontrole en inbraakvoorzieningen geen functieverlies. Extern: o.a. straatwerk/hellingbaan i.v.m. valgevaar. Wind en waterdichtheid gebouwen: Hierbij stellen we voor om vervangingen maximaal uit te stellen tenzij lekkages optreden die met repareren niet meer zijn te voorkomen. Uitval van installaties: Hierbij stellen we voor om geen functieverlies te accepteren en te repareren waar mogelijk, en indien reparatie niet meer mogelijk is vervangen. Gezondheid/ Arbo: Geldt zowel voor eigen personeel als derden die voor ons werken. Uitstel van vervanging houdt in algemene zin verlies van kwaliteit voor de gebruikers in. Binnen de uitstelvariant is geen ruimte om te komen tot een significante verbetering van het binnenklimaat, wel stellen we voor om maatregelen te nemen om de gezondheidsrisico s genoemd in de RIE te verminderen. Duurzaamheidsmaatregelen worden uitgevoerd daar waar de terugverdientijd < dan 4 jaar bedraagt. 7

8 Deze tabel wordt bekend verondersteld. Het is de tabel die Arcadis in het uitstelscenario heeft gepresenteerd, onderdeel HNW rapportages. 8

9 Voor de duidelijkheid het MJOP dat we nu behandelen gaat om de locaties zoals in deze sheet zijn weergegeven: Stadhuisplein 1, 3 en Molenstraat De panden worden geleased van het APG (Algemene Pensioen Groep NV). Het ABP heeft de uitvoering van de pensioenregeling ondergebracht bij zelfstandige uitvoeringsorganisatie APG. In 2015 worden we eigenaar van Stadhuisplein 1 en 3 In 2034 worden we eigenaar van Molenstraat 2, Riagg-gebouw en Parkeergarage 9

10 Op basis van de gehanteerde criteria en uitgangspunten heeft FZ de mogelijkheden onderzocht om financiële ruimte te creëren in de onderhoudsvoorziening door alleen het hoogst noodzakelijke onderhoud te laten uitvoeren. Hierop heeft FZ de oorspronkelijke lijst van Arcadis aangepast. Aangezien Arcadis alle benodigde kennis heeft en weet welke keuzes en afwegingen er gemaakt zijn om op de 3,6 mio. te komen kunnen zij als geen ander bepalen of de aannames van FZ (gebaseerd op de nieuwe uitgangspunten en criteria) reëel zijn. Vandaar dat de lijst getoetst is door Arcadis. Dit is de tabel (oud) gebaseerd op het onderhoud van de gebouwen Stadhuisplein 1, 3 en Molenstraat 2 die we hebben aangevuld met de geaccentueerde delen. Hierbij valt op dat we het investeringsniveau van 3,6 MIO naar 1,8 MIO teruggebracht hebben. Het verschil in de totalen wordt veroorzaakt door verschillende uitgangspunten. Waar Arcadis destijds is uitgegaan van uitstel van renovatie, is ons gevraagd uit te gaan uit te gaan van uitstel van de beslissing tot renoveren of elders huisvesten. Enkele voorbeelden van keuzes die we voorstellen: Zie separate A4 (Collegevoorstel BIJLAGE 2) 10

11 We hebben de grens opgezocht van het noodzakelijke onderhoud. Er kunnen tegenvallers ontstaan waardoor het bedrag hoger uit kan vallen. Dat vraagt om verstandig gebruik van de resterende 1.8 Mio. Daarnaast is belangrijk om aan te geven dat de kosten die voor renovatie waren begroot op 21,5 Mio (krediet) zullen oplopen wanneer het restant wordt aangewend voor andere zaken dan waarvoor ze zijn gelabeld, als we uiteindelijk toch besluiten om te renoveren. Het onderhoudsfonds en de systematiek die wordt gehanteerd is op basis van een raadsbesluit en afspraken met het APG ingeregeld. We moeten ons bewust zijn dat het onttrekken van gelden uit het onderhoudsfonds een financieel risico kunnen veroorzaken als er teveel uit geput wordt. Bijvoorbeeld, indien er nu te veel geld wordt onttrokken en een besluit nogmaals wordt uitgesteld dan zullen de stortingen in het onderhoudsfonds omhoog moeten. Indirecte en beperkte duurzaamheidswinst zullen we boeken bij de vervanging van installaties door toepassing van hedendaagse techniek. Daarnaast zal dit het geval zijn bij en het aanbrengen van betere isolatie zoals is voorgesteld bij de daken. Wel zullen we bij de aanbesteding de best haalbare opties kiezen op het gebied van duurzaamheid, binnen de randvoorwaarden. Ondanks de voorgestelde maatregelen zal het binnenklimaat niet beter worden Vermindering van interieur beleving zal zich uiten doordat het binnenschilderwerk niet meer planmatig wordt uitgevoerd en vloerbedekking niet wordt vervangen etc. 11

12 12

13 50 fte voor groei MO taken door Sociaal Domein 50 fte en ruimte voor 3 fte voor opvang aan de poort 13

14 Medio 2014 verhuizing Archief Eemland; daarna onderhoudsbeurt interieur Stadhuisplein 5, archiefkelder komt vrij. 14

15 Medio 2015 Arbeidsintegratie naar stadhuis 460 m2. Huur opzeggen vòòr medio Loopt dan af medio Dienstverleningsovereenkomst onlangs opgezegd. 15

16 16

17 86 FTE elders gehuisvest (CNME, Acheologie, Begraafplaats) Deze lijst is conform HNW en gaat over de gebouwen Stadhuisplein 1, 3 en Molenstraat 2 De cijfers zijn recent getoetst met de huisvestingscoördinatoren en geven dus de actuele situatie weer. 17

18 Gekeken is of het mogelijk is om de huisvestingsnormen (die overigens gebaseerd zijn op de maatvoering van de kamers) te verlagen in combinatie met terugbrengen persoonlijk archief. Verlagen van 9 naar 7 m2 per medewerker levert te weinig extra werkplekken op omdat de meeste kamers 18 tot 21m2 zijn. Verlagen naar het absolute minimum van 6 m2 per medewerker betekent dat er in alle ruimten van m2 in plaats van twee werkplekken er drie komen, in een kamer van m2 vier werkplekken komen er vier werkplekken in plaats van drie enz. Bijvoorbeeld: In de wat diepere kamers in de gang tegenover de kamer van Han Bekkers is er rekening gehouden met vier werkplekken per kamer. Er is dan in veel gevallen te weinig ruimte (volgens de Arbo normen)over om nog een archiefkast of een vergadertafel met een paar vergaderstoelen op de kamer te plaatsen. Die zijn in afzonderlijke kamers geplaatst. Bekeken is ook hoeveel werkplekken het oplevert om directie en management gebruik te laten maken van een kleine éénpersoonskamer en de overige leidinggevenden een kamer te alten delen. Tenslotte is (ook op basis van drie werkplekken in een kamer van (18-21 m2 enz. ) een voorbeeld uitgewerkt van een mogelijke inrichting met flexibel werken. Hoewel een groei van het aantal in het stadhuis te huisvesten medewerkers theoretisch rond de 925 wordt berekend, wordt dit niet aanbevolen. De belemmerende factor vormt de kwaliteit van de technische installaties, die zeker niet voldoen aan de Arbo beleidsregels ten aanzien van luchttemperatuur in de winter en zomer, beïnvloedbaarheid van de temperatuur, luchtvochtigheid, tocht en luchtkwaliteit. Het grote aantal klachten omtrent deze factoren was in 2012 één van de aanleidingen om grootscheepse aanpassing van de installaties te adviseren. Vergroten van de capaciteit van het aantal werkplekken en daardoor medewerkers in het gebouw leidt tot een toename van de warmtebelasting waardoor het binnenklimaat verder zal verslechteren. (Collegevoorstel BIJLAGE 3) 18

19 De conclusies uit de RIE die onlangs is uitgevoerd (Collegevoorstel BIJLAGE 5) bevestigen de noodzaak tot een renovatie (of verhuizen). Er zijn verbeteringen opgenomen in de onderhouds- en vervangingsplannen die echter niet tot een significante verbetering van het binnenklimaat zullen leiden. De RIE is vervolgens getoetst (Collegevoorstel BIJLAGE 6) door een Hogere Veiligheidskundige 19

20 Een Hogere Veiligheidskundige heeft de rapportage van Arcadis getoetst (Collegevoorstel BIJLAGE 4). Hieruit komt naar voren dat volgends de deskundige de berekeningen te gunstig zijn. Hierdoor pakt het aantal te huisvesten mensen (de verdichting) veel soberder uit. Dit terwijl op basis van de getallen gebruikt in de Arcadisrapportage al negatief geadviseerd wordt. Hij zegt achter de bevindingen van Arcadis te staan en adviseert om zeker niet te verdichten. Dit op basis van de rapportage als zowel de uitkomsten van de RIE. 20

21 Arbeidsintegratie met de spreekkamers en opvang aan de poort bij voorkeur op de begane grond. Een instructielokaal kan elders in het gebouw. De medewerkers van het werkgeversservicepunt kunnen op een hogere etage gehuisvest worden. Bij voorkeur dusdanig dat de spreekkamers in Stadhuisplein 1 en Stadhuisplein 3 gebruikt kunnen worden. Wordt het sociaal domein totaal gehuisvest op het Stadhuisplein dan is verdergaande herschikking meer verhuisbewegingen onvermijdelijk. Advies: Omdat er veel beperkingen zijn op het gebied van GEBOUW adviseren we om niet te verdichten en om alleen de Stadsring in te huizen en de andere panden aan te houden. Naast de problemen lijkt ook geen financieel voordeel gehaald te kunnen worden door andere panden (hellestraat) af te stoten of eea te verschuiven (Kade). Op deze wijze kan de organisatie haar aandacht richten op het voorbereiden ten behoeve van de besluitvorming omtrent huisvesting in 2014 alsmede de voorbereiding van de gekozen richting in de jaren erna. Tussentijdse grote verhuisbewegingen kunnen niet zomaar met interne capaciteit worden opgevangen. Ook al het onderhoud (wat nu voorligt) moet nog worden aanbesteed en begeleid/ gecoördineerd. Door in te zetten op (GEDRAG & GEGEVENS) digitalisering en werken met een flexfactor, binnen de bestaande m2, geeft de organisatie de ruimte en de tijd om in de komende jaren (die een cultuurtraject sowieso nodig heeft) ervaring op te doen. Vervolgens kunnen daar de vruchten van geplukt worden bij een renovatie, maar ook bij nieuwbouw of een verhuizing. Want je hebt dan ook minder m2 nodig. Tevens heb je de tussenliggende tijd voor het lerend vermogen gebruikt. Of dit mogelijk is hangt af van beschikbare capaciteiten bij afdelingen als ICT en P&O als ook FZ. 21

22 Met deze optie geven we ruimte aan de invulling van het huisvesten van Arbeidsintegratie op de begane grond van Stadhuisplein 1 door middel van het herhuisvesten van de fractiekamers en de Griffie in het oude Stadhuis. Hiermee wordt het duaal stelsel / karakter wordt ook visueel zichtbaar. Daarnaast kunnen we, met beperkte middelen, de stadsring (loket) huisvesten op de BG en de 1 loket gedachte zo veel mogelijk tegemoet te komen. 22

23 Een deel van de taakstelling is al gerealiseerd door extra verhuur van ruimte aan Scheerder (Stadscafe de Observant) en door verhuur aan SVB-BGT. (Samenwerkingsverband Basiskaart Grootschalige Topografie). De ruimten in de Observant die Archief Eemland gebruikt proberen we ook aan hen te verhuren. We verwachten hierin geen onoverkomelijke problemen

24 24

25 25

26 26