Handleiding Aanvraag zorgtoeslag voor (tijdelijke) buitenlandse werknemers

Transcriptie

1 Aanvraag zorgtoeslag voor (tijdelijke) buitenlandse werknemers

2 1. Aanvragen van Zorgtoeslag via HollandZorg Uitvoeringsafspraak Voor de rechtshandhaving maakt de Belastingdienst onder andere gebruik van gegevens die door externe organisaties worden aangeleverd. Omdat het hierbij gaat om het uitwisselen van persoonlijke, privacygevoelige informatie wordt een uitvoeringsafspraak over het beheer en het gebruik van die gegevens vastgelegd in een convenant, dat door beide partijen wordt ondertekend. Voor de uitvoeringsafspraak omtrent de zorgtoeslag van (tijdelijke) buitenlandse werknemers heeft de Belastingdienst een convenant gesloten met de koepelorganisatie waarbij uw (uitzend)organisatie is aangesloten. Op basis van dit convenant is afgesproken dat u de buitenlandse werknemers van uw organisatie gratis helpt bij het aanvragen / stopzetten van zorgtoeslag. Hoe u dat moet doen, waarop u moet letten en wat HollandZorg en de Belastingdienst doen met de door u aangeleverde gegevens, leest u in deze handleiding. N.B. Alleen wanneer uw organisatie is aangesloten bij de ABU, NBBU, VIA of LTO Nederland óf wanneer uw organisatie NEN4400-gecertificeerd is kunt u gebruik maken van deze wijze van Zorgtoeslag aanvragen. Wat is Zorgtoeslag? Zorgtoeslag is een inkomensafhankelijke bijdrage in de kosten van de verplichte Nederlandse (basis)zorgverzekering. De toeslag is bedoeld om de kosten van die verzekering betaalbaar te houden voor mensen met een laag inkomen. Kunnen buitenlandse arbeidskrachten aanspraak maken op zorgtoeslag? Buitenlandse arbeidskrachten van 18 jaar en ouder die (tijdelijk) in Nederland werken voor een Nederlandse werkgever kunnen aanspraak maken op zorgtoeslag. Aan welke overige voorwaarden uw werknemer moet voldoen om in aanmerking te komen voor zorgtoeslag, komt verderop in deze handleiding aan de orde. De in deze handleiding beschreven regeling wijkt op onderdelen af van de reguliere werkwijze. Voor uw werknemer maakt dit in financieel opzicht geen verschil. HollandZorg helpt haar verzekerden om de Zorgtoeslag aan te vragen. In samenwerking met de Belastingdienst/Toeslagen is het aanvragen en stopzetten van Zorgtoeslag heel eenvoudig gemaakt. Om welke bedragen gaat het? De hoogte van de zorgtoeslag is afhankelijk van het toetsingsinkomen. Dit toetsingsinkomen is de som van het belastbaar jaarinkomen in Nederland en het bruto jaarinkomen in het buitenland. Voor een toetsingsinkomen tot maximaal per jaar bedraagt de zorgtoeslag per jaar. Dit bedrag wordt lager naarmate het inkomen hoger is. Wanneer het toetsingsinkomen hoger is dan , wordt geen zorgtoeslag meer toegekend. * genoemde bedragen gelden voor 2013

3 Bij de aanvraag van zorgtoeslag moet uw werknemer zijn/haar toetsingsinkomen zo nauwkeurig mogelijk schatten. De Zorgtoeslag wordt door de Belastingdienst vastgesteld. Op kunt u een proefberekening maken van de hoogte van de Zorgtoeslag. Waarom regelt HollandZorg de aanvraag Zorgtoeslag voor arbeidsmigranten? HollandZorg maakt zich sterk om de drempel richting het aanvragen van Zorgtoeslag zo laag mogelijk te maken, omdat wij vinden dat iedereen die recht heeft op Zorgtoeslag, ook van dat recht gebruik moet kunnen maken. En dat op een zo eenvoudig mogelijke manier. Wat is het belang voor u als werkgever? Voor de meeste arbeidsmigranten is een Nederlandse zorgverzekering een relatief dure verplichting. Wanneer u als werkgever via HollandZorg regelt dat uw buitenlandse werknemers automatisch Zorgtoeslag ontvangen, dan kan hen dat veel geld schelen. In combinatie met onze scherp geprijsde zorgverzekering biedt u uw werknemers een prima secundaire arbeidsvoorwaarde. Bovendien wordt in een samenwerking met HollandZorg de Zorgtoeslag ook weer automatisch stopgezet op het moment dat de zorgverzekering wordt beëindigd. Hiermee voorkomt u dat uw werknemer op een later moment onterecht ontvangen Zorgtoeslag aan de Belastingdienst moet terugbetalen. Voor wie vraagt HollandZorg de Zorgtoeslag aan? HollandZorg vraagt Zorgtoeslag aan voor arbeidsmigranten die een zorgtoeslag voor alleenstaanden aanvragen. Wanneer de arbeidsmigrant een tweepersoonstoeslag wil aanvragen, dan moet hij/zij eerst een sofinummer voor zijn toeslagpartner aanvragen bij de Belastingdienst. Nadat hij deze heeft ontvangen, dient hij zelf de Zorgtoeslag aan te vragen bij de Dienst Toeslagen van de Nederlandse Belastingdienst. met een woonadres in het buitenland. die verzekerd zijn bij HollandZorg met een Nederlandse of buitenlandse bankrekening die HollandZorg hiertoe schriftelijk gemachtigd hebben. Het volledig ingevulde en ondertekende machtigingsformulier dient in bezit te zijn van HollandZorg. Wanneer uw arbeidsmigrant niet voldoet aan één van bovenstaande voorwaarden, kan HollandZorg de Zorgtoeslag voor hem of haar niet aanvragen.

4 2. Verwerking van de aanvraag Maandelijks aanleveren van gegevens door HollandZorg aan de Belastingdienst Vanwege de regelmatig wisselende werkzaamheden van vooral seizoensarbeiders, verstrekt HollandZorg maandelijks de gegevens van uw werknemers over de voorgaande maand aan de Belastingdienst. Voorbeeld: HollandZorg levert in september de gegevens aan over de maand augustus. Die gegevens zijn dan voor de Belastingdienst de basis voor het berekenen van de hoogte van de toeslag over augustus. Maandelijks uitbetalen De Belastingdienst berekent de hoogte van de zorgtoeslag voor het gehele jaar, maar betaalt de toeslag in maandelijkse termijnen uit. In beginsel doen zij dit voor het einde van de eerstvolgende maand. Die termijn is echter alleen haalbaar als HollandZorg de gegevens van uw medewerkers uiterlijk op de eerste dag van die maand bij de Belastingdienst aanlevert. Voorlopige en definitieve toekenning Omdat de toeslag eerst wordt berekend op basis van een geschat jaarinkomen, zijn de maandelijkse termijnen een voorlopige toekenning. Na afloop van het jaar, nadat het feitelijke inkomen is bepaald, wordt een definitieve berekening gemaakt en vindt een eindafrekening plaats. Het totaal van de maandelijkse betalingen wordt dan vergeleken met het definitief toegekende bedrag. Een eventueel verschil tussen de voorlopige en definitieve toekenning wordt aan uw werknemer nabetaald, of van hem/haar teruggevorderd. Wijziging van inkomen Als het inkomen gedurende het jaar wijzigt (zowel hoger als lager), dan moet de eerstvolgende maand ook het geschatte jaarinkomen worden aangepast. De Belastingdienst maakt daarna een herberekening van de zorgtoeslag op basis van die nieuwe schatting. Dit kan leiden tot een ander maandbedrag. In deze situatie zal het eerste maandbedrag na de mutatie bestaan uit een nieuw maandbedrag plus of min een correctie op de eerder toegekende maandbedragen. Wijzigingen kunnen alleen schriftelijk aan HollandZorg worden doorgegeven. Uw werknemer dient hiertoe een nieuw machtigingsformulier bij HollandZorg aan te leveren. Beschikkingen Uw werknemer ontvangt van de Belastingdienst schriftelijk bericht over de voorlopige toekenning, de eventueel doorgevoerde wijziging (bijvoorbeeld van het geschatte inkomen) en over de definitieve toekenning. De Belastingdienst stuurt alle beschikkingen naar het adres dat is opgegeven bij de aanvraag van het sofinummer/bsn en dat vanuit de GemeentelijkeBasisAdministratie (GBA) is overgenomen in de bestanden van de Belastingdienst. Uitbetalen Het uitbetalen van de voorlopige maandbedragen en het verrekenen van de definitief toegekende zorgtoeslag verloopt via het door de betrokkene opgegeven bankrekeningnummer.

5 3. Welke gegevens zijn nodig? Werk en verzekering Alleen als uw werknemer op de eerste dag van de voorgaande maand als werknemer staat ingeschreven, een HollandZorg (basis)zorgverzekering heeft afgesloten en daarvoor premie betaalt, kan hij/zij voor die maand aanspraak maken op zorgtoeslag. Voor u als intermediair betekent dit, dat u ons uitsluitend machtigingsformulieren van werknemers kunt aanbieden die aan deze criteria voldoen. BSN of sofinummer Om in aanmerking te komen voor zorgtoeslag moet uw werknemer beschikken over een BurgerServiceNummer (BSN) of sofinummer. Staat uw werknemer ingeschreven in de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) dan verstrekt de gemeente automatisch een BSN. Staat uw werknemer niet ingeschreven in de GBA - en beschikt uw werknemer dus niet over een BSN - dan is een sofinummer noodzakelijk. Het sofinummer kan worden aangevraagd bij de Belastingdienst. Zie voor nadere informatie hierover: of bel gratis de BelastingTelefoon ( ). Machtiging Voor het kunnen aanvragen van Zorgtoeslag heeft HollandZorg een volledig ingevuld en ondertekend machtigingsformulier Zorgtoeslag nodig. Deze machtigingsformulieren zijn beschikbaar in het Nederlands, Duits, Pools en Engels en kunt u aanvragen via bedrijven@hollandzorg.nl. Na ontvangst van het machtigingsformulier vraagt HollandZorg de Zorgtoeslag aan. Hierbij baseert HollandZorg zich op de verzekerde periode(n) zoals die in haar administratieve systeem is/zijn geregistreerd. Het machtigingsformulier kunt u als PDF mailen naar zorgtoeslag@hollandzorg.nl of per post opsturen naar: HollandZorg Afdeling Verzekerdenadministratie Antwoordnummer VB Deventer Eenpersoonshuishouden Het aanvragen van zorgtoeslag op de wijze zoals in deze handleiding is beschreven kan alleen op individuele basis. Dus alleen wanneer uw werknemer een aanvraag doet voor zorgtoeslag voor een alleenstaande. Persoonlijk rekeningnummer De Belastingdienst maakt de zorgtoeslag alleen over naar een persoonlijk bankrekeningnummer van de buitenlandse werknemer. Bij voorkeur is dit een Nederlands persoonlijk bankrekeningnummer. Wanneer uw werknemer niet over een Nederlands persoonlijk bankrekeningnummer beschikt, dan kan de Belastingdienst het wel naar een buitenlands persoonlijk bankrekeningnummer overmaken. Dat vraagt echter meer tijd en bovendien zijn aan het internationale betalingsverkeer extra kosten verbonden.

6 Voor gebruik van een buitenlands persoonlijk bankrekeningnummer moet altijd het IBAN-nummer en de bijbehorende BIC-code worden opgegeven. Geschat jaarinkomen (het wereldinkomen) Een belangrijke factor in de berekening van zorgtoeslag is het inkomen. Op het moment dat de zorgtoeslag wordt aangevraagd staat de hoogte daarvan echter nog niet definitief vast. Met name buitenlandse werknemers moeten bij het schatten van hun jaarinkomen ook letten op hun inkomsten buiten Nederland. Iemand die in het buitenland woont en (tijdelijk) in Nederland werkt, ontvangt van de Belastingdienst een formulier Opgaaf wereldinkomen. Hierop moet zowel het in Nederland als daarbuiten verkregen inkomen worden vermeld. Het buiten Nederland verkregen inkomen noemt men het Niet In Nederland Belast Inkomen, kortweg NiNBI. Deze gegevens moeten worden ingediend bij de Belastingdienst, die daarmee vervolgens de hoogte van het wereldinkomen kan vaststellen. Dat vastgestelde inkomen wordt schriftelijk vastgelegd in een beschikking die aan uw werknemer wordt toegezonden. De Belastingdienst/Toeslagen gebruikt het vastgestelde inkomen om de zorgtoeslag voor het kalenderjaar definitief vast te stellen. Om te voorkomen dat zij bij het berekenen van de voorlopige toeslag een te hoog of te laag inkomen gebruikt, is het van groot belang om het wereldinkomen zo nauwkeurig mogelijk te schatten. Een te lage schatting kan bijvoorbeeld, nadat het definitieve inkomen is vastgesteld, leiden tot een terugvordering van de zorgtoeslag. Het te verwachten jaarinkomen kan worden bepaald door uit te gaan van het reeds genoten inkomen in de voorliggende periode in het kalenderjaar. Tel daarbij op het huidige bruto maandloon maal het aantal nog resterende maanden van het jaar. Het geschatte jaarinkomen moet verder worden aangevuld met bijvoorbeeld vakantiegeld, fooien en het inkomen dat betrokkene bij andere werkgevers in binnen- en buitenland heeft ontvangen. Het staatje hieronder kan u helpen het inkomen te schatten: Bruto loon vanaf 1 januari in het jaar tot het moment van aanvraag : Bruto maandloon maal het resterende aantal werkzame maanden in het jaar : Nog te verwachten bonus, fooi, etc. : Vermeerderd met 8% vakantiegeld van het bruto jaarloon : Niet in Nederland Belastbaar Inkomen (NiNBI) : Subtotaal : Nog te verwachten vermindering / vermeerdering van het bruto inkomen : /- Totaal (wereld)jaarinkomen (= toetsingsinkomen) : Voor het schatten van het jaarinkomen kunt u ook gebruik maken van de rekenhulp toetsingsinkomen op:

7 Let op! Voorkom een dubbele aanvraag! Met de in deze handleiding beschreven werkwijze wil de Belastingdienst/Toeslagen beter aansluiten op de behoefte van. Deze kunnen echter ook kiezen voor het aanvragen van zorgtoeslag via het reguliere traject. Een samenloop van beide is niet toegestaan! Controles van de Belastingdienst zijn o.a. gericht op het voorkomen van zo n samenloop. Wanneer naast de door u via HollandZorg - aangeleverde gegevens ook een aanvraag in het reguliere traject is ingediend, dan beschouwt de Belastingdienst de reguliere aanvraag als leidend. De door u voor desbetreffende werknemer aangeleverde gegevens verliezen daarmee het bestaansrecht. U wordt hierover dan geïnformeerd. Nadere informatie over aanvragen en/of wijzigen van zorgtoeslag op de reguliere wijze kunt u vinden op internet: of bel de BelastingTelefoon ( ).

8 4. Hoe verloopt de aanvraag Zorgtoeslag? Aanvraag door HollandZorg De aanvraag Zorgtoeslag wordt door HollandZorg maandelijks achteraf naar de Belastingdienst verzonden. Met de Belastingdienst is afgesproken dat de aanvraag Zorgtoeslag uiterlijk de 1 e van iedere volgende kalendermaand bij de Belastingdienst binnen moet zijn. Alleen wanneer uw arbeidsmigrant op de 1 e van de maand bij HollandZorg verzekerd was, kunnen wij over die maand Zorgtoeslag aanvragen. Het kan gebeuren dat de arbeidsmigrant ons pas later in het jaar machtigt om Zorgtoeslag bij de Belastingdienst aan te vragen. In dat geval zal HollandZorg ook over de eerdere maanden in het jaar Zorgtoeslag aanvragen. Een machtiging voor het aanvragen van Zorgtoeslag kan bij HollandZorg worden ingediend tot uiterlijk 22 maart van het volgende jaar. Verzenden van een beschikking door de Belastingdienst/Toeslagen De aanvraag Zorgtoeslag wordt door de Belastingdienst/Toeslagen volledig automatisch verwerkt. Rond de 20 e van de maand waarin de aanvraag bij de Belastingdienst ontvangen is, verstuurt de Belastingdienst een beschikking naar het buitenlands woonadres van de arbeidsmigrant. In de beschikking staat hoeveel Zorgtoeslag er over de vorige maand wordt overgemaakt en op welk rekeningnummer dit wordt gestort. Betaling van de Zorgtoeslag Aan het eind van de maand stort de Belastingdienst de Zorgtoeslag op de bankrekening van de arbeidsmigrant. Een storting op een buitenlandse bankrekening duurt enkele dagen langer. Stoppen van de Zorgtoeslag Op het moment dat de arbeidsmigrant bij HollandZorg wordt uitgeschreven, stopt automatisch de aanvraag Zorgtoeslag. Hier hoeft u niet apart actie in te ondernemen. Dat is een groot voordeel van deze werkwijze. N.B. Een in- of uitschrijving met terugwerkende kracht of een correctie op een in- of uitschrijving kan leiden tot een correctie in de aanvraag Zorgtoeslag. Dit is zeer onwenselijk want het kan voor de arbeidsmigrant financiële consequenties hebben. Het is dus belangrijk dat u alle mutaties tijdig en correct aan HollandZorg doorgeeft.

9 Wanneer kan een aanvraag Zorgtoeslag niet verwerkt worden? Er zijn verschillende redenen dat een aanvraag Zorgtoeslag niet door HollandZorg of door de Belastingdienst/Toeslagen in behandeling kan worden genomen: 1. Het Sofinummer/BSN is niet correct of ontbreekt 2. Het bankrekeningnummer is niet correct of ontbreekt 3. Er is geen buitenlands woonadres ingevuld of bij HollandZorg bekend 4. Er is al een aanvraag Zorgtoeslag voor het betreffende jaar door de Belastingdienst in behandeling genomen Op het moment dat de Belastingdienst al een aanvraag Zorgtoeslag voor het betreffende jaar heeft ontvangen, krijgt HollandZorg hier bericht over. Deze melding wordt door ons geregistreerd, zodat er geen nieuwe aanvragen Zorgtoeslag meer naar de Belastingdienst worden verzonden. 5. Wanneer een aanvraag eerder via de reguliere weg is aangevraagd is het ook niet meer mogelijk om via HollandZorg zorgtoeslag aan te vragen. Hoe kunt u wijzigingen aan HollandZorg doorgeven? Er kunnen gedurende het jaar dingen veranderen die van invloed zijn op de aanvraag Zorgtoeslag. Dit zijn het geschatte jaarinkomen of het bankrekeningnummer. Deze wijzigingen kunnen alléén aan HollandZorg worden doorgegeven via een nieuw volledig ingevuld en ondertekend machtigingsformulier.