Basispoort. Basisinformatie voor de ICT- coördinator. Basispoort helpdocumenten: Basisinformatie voor de ICT-coördinator v1.

Transcriptie

1 Basispoort Basisinformatie voor de ICT- coördinator 1

2 Inhoudsopgave 1. Basispoort. Eén inlog voor digitaal lesmateriaal in het basisonderwijs Wat u als ICT-coördinator op dit moment moet weten De partners in Basispoort Heutink ICT, QL-ICT, Reinders ICT en Skool Automatisering al gekoppeld ICT-coördinator richt Basispoort account van school in Basispoort en het leerling administratie systeem van de school Inloggen via Basispoort voor de leerkracht Inloggen via Basispoort voor de leerling

3 1. Basispoort. Eén inlog voor digitaal lesmateriaal in het basisonderwijs Alle basisscholen kunnen vanaf schooljaar kosteloos gebruikmaken van de Single Sign On-toegang (SSO) tot online methodesoftware van de aangesloten uitgeverijen, mits de school voor die methodesoftware over een licentie beschikt. Dit document beschrijft in het kort wat Basispoort is, hoe Basispoort werkt voor de leerkracht en de leerling en welke beperkte voorbereiding verwacht wordt van de school, voorafgaande aan het schooljaar. Na de zomervakantie ontvangt u verdere informatie. Daarvoor hoeft u niets te doen! 2. Wat u als ICT-coördinator op dit moment moet weten Om bij de start van het nieuwe schooljaar gebruik te kunnen maken van online methodesoftware van de genoemde uitgeverijen, MOET uw school gekoppeld zijn aan Basispoort. Leest u daarom de informatie in dit document goed en deel deze vast met uw collega ICT-coördinator(en). Of met hen die namens uw school het gebruiken van online methodesoftware op school coördineren. Spreek af wie van u na de vakantie de Basispoort accounts van uw school inricht. Zorg dat voor de start van het schooljaar uw leerling administratiesysteem actuele en correcte gegevens bevat van leerkrachten en leerlingen. En dat de Basispoort accounts van de school zijn ingericht. Dan kunnen leerkrachten en leerlingen vanaf de eerste schooldag bij hun online methodesoftware! Aan het gebruik van Basispoort zijn voor scholen geen kosten verbonden. 3. De partners in Basispoort Basispoort is een initiatief van Alberts Onderwijs, Heutink, KG & Rolf, Malmberg, Noordhoff Uitgevers, Reinders Oisterwijk ThiemeMeulenhoff en Uitgeverij Zwijsen. Zij vormen de Stichting Basispoort en zijn de initiatiefnemers en investeerders in hét Single Sign Onplatform voor het basisonderwijs. Met ingang van schooljaar wordt online methodesoftware van de aangesloten uitgeverijen uitsluitend via Basispoort ontsloten. Basispoort authentiseert leerkrachten en leerlingen op centraal niveau. Autorisatie van toegang blijft, weliswaar geautomatiseerd via Basispoort, plaatsvinden in het domein van de uitgeverij. 4. Heutink ICT, QL-ICT, Reinders ICT, Skool Automatisering en Station to Station al gekoppeld Vanaf de eerste release van Basispoort in augustus 2013 zijn de netwerkomgevingen van Heutink ICT, QL-ICT, Reinders ICT, Skool Automatisering en Station to Station onder water reeds gekoppeld aan Basispoort. Gebruikers van deze omgevingen zijn gesynchroniseerd met Basispoort, waardoor apart inloggen bij Basispoort niet meer nodig is omdat Basispoort de gebruiker herkent. Scholen die gebruikmaken van een andere dan de genoemde netwerkomgevingen kunnen ook gebruikmaken van Basispoort. Leerkrachten zullen in dit geval moeten inloggen bij Basispoort om toegang te verkrijgen tot de software van meerdere methoden van verschillende uitgeverijen. 3

4 5. ICT-coördinator richt Basispoort accounts van school in De ICT-coördinator is namens de school de spil voor het inrichten en gebruiken van Basispoort. Om die reden heeft de ICT-coördinator toegang tot alle onderdelen van Basispoort die voor de school toegankelijk zijn. Voordat leerkrachten en leerlingen via Basispoort kunnen inloggen op de online methodesoftware van aangesloten uitgeverijen, is een beperkt aantal voorbereidende handelingen nodig. Basispoort gaat ervan uit dat de ICT-coördinator deze uitvoert. Communicatie van Basispoort naar de school zal dus gericht zijn aan de ICT-coördinator. Als een school meerdere ICT-coördinatoren kent, dan wordt geadviseerd onderling af te spreken wie het inrichten van de Basispoort accounts voor de school uitvoert. Circa twee weken voor de start van het nieuwe schooljaar ontvangt de ICT-coördinator van Basispoort een , met daarin een link. Door op deze link te klikken, komt hij/zij in een Basispoort scherm. Daar vult hij/zij als gebruikersnaam voor Basispoort zijn/haar adres in en klikt op verzenden. Direct daarna ontvangt hij/zij van Basispoort opnieuw een . Nu met daarin een activatielink. Door daarop te klikken, komt hij/zij in een ander Basispoort scherm. Daar maakt hij/zij een zelf te kiezen wachtwoord aan, dat later altijd is aan te passen. Dan is het aanmaken van het Basispoort account van de ICT-coördinator gereed. Hij/zij kan nu inloggen als beheerder namens de school op en verder gaan met het inrichten van de Basispoort accounts van de school. Om de Basispoort accounts verder in te richten zijn de volgende handelingen nodig: 1. Het aanmaken van enkele accounts voor collega s die namens de school ook het beheer van het Basispoort schoolaccount mogen doen. Bijvoorbeeld bij afwezigheid van de (hoofd) ICT-coördinator. 2. Het genereren van Basispoort accounts voor leerkrachten en leerlingen. In hoofdstuk 6 van dit document gaan we hier apart op in. 3. Het instellen van het internetverbindingstype (type IP-adres) van de school. De standaard instelling is een statisch IP adres. Maakt de school gebruik van een Proxyserver of een dynamisch IP adres, dan kan dat hier worden aangegeven. 4. Eventueel selecteren van één van de reeds gekoppelde netwerkomgevingen. 5. Downloaden bij Basispoort van leerkracht- en leerling-snelkoppelingen die geplaatst worden op het bureaublad van de school(omgeving). De leerkrachten en leerlingen kunnen via zo n snelkoppeling naar de online methodesoftware, zonder eerst naar het portaal van Basispoort te hoeven gaan. Het voorbereidende werk is veel minder dan wat de ICT-coördinator tot nu toe jaarlijks bij alle uitgeverijen apart doet, omdat deze handelingen door de komst van Basispoort nog maar één keer nodig zijn. Afhankelijk van het door de school gebruikte leerling administratie systeem en de netwerkomgeving, hoeven mutaties tijdens het schooljaar niet meer handmatig te worden verwerkt, omdat er koppelingen zijn tussen deze systemen en Basispoort. 4

5 Alle applicatie-specifieke inrichtingen in de online methodesoftware van de uitgeverij, blijft de ICT coördinator zoals voorheen doen in de online omgeving van betreffende uitgeverij. Zoals bijvoorbeeld het koppelen van de online methodeonderdelen aan jaargroepen. Vanaf juli zijn handleidingen en antwoorden op veel gestelde vragen te downloaden op 6. Basispoort en het leerling administratie systeem van de school Basispoort heeft een beperkte set gegevens nodig van leerlingen, leerkrachten en groepen. Het is daarom belangrijk dat het leerling administratie systeem (LAS) van uw school bij de start van het schooljaar correcte en actuele gegevens bevat van leerkrachten en leerlingen. Leerkrachten ontvangen namelijk de link om hun Basispoort account te activeren op het e- mailadres dat in het leerling administratie systeem is vastgelegd. Leerlingen hoeven hun account niet te activeren. Leerlingen ontvangen nooit mail van Basispoort. Er zijn drie manieren om de leerkracht- en leerling gegevens in Basispoort te krijgen: 1. Via een koppeling tussen Basispoort en het leerling administratie systeem van de school, worden de gegevens volledig automatisch opgehaald uit dat administratie systeem, in Basispoort geplaatst en ook actueel gehouden. Dat laatste wil zeggen dat Basispoort iedere nacht verifieert of er mutaties zijn uitgevoerd in het leerling administratie systeem van de school. Als dat het geval is, worden die automatisch doorgezet naar Basispoort. Bij verandering van de gegevens van leerkrachten, leerlingen of groepen, moeten deze dan ook altijd eerst in het leerling administratiesysteem van de school worden gewijzigd. Parnassys, Esis en Dot.ComSchool hebben op verzoek van Basispoort een koppeling met Basispoort gemaakt. Voor scholen die een van deze drie pakketten gebruiken, kan Basispoort dus automatisch de leerling- en leerkrachtgegevens ophalen en synchroniseren. Gebruikers van andere dan de drie genoemde leerling administratie systemen kunnen de wens van een automatische koppeling van hun leerlingenadministratie met Basispoort bij de makers van hun administratiepakket bekendmaken. 2. Als het leerling administratie systeem een zogenaamde ECK2-exportfunctie kent, kan de ICT-coördinator zo n ECK2 bestand aanmaken. Basispoort kent een ECK2-importfunctie waarmee dat exportbestand naar binnen wordt gehaald. Daarmee staan alle benodigde gegevens in één keer in Basispoort. Zijn er mutaties in de leerling administratie, dan moet er opnieuw een exportbestand gemaakt worden dat opnieuw in Basispoort geïmporteerd moet worden. Het ECK2 format is een door alle dienstverleners aan het primair onderwijs geaccepteerde standaard die in beheer is gegeven aan EduStandard onder de naam UWLR. Veel administratiepakketten bieden de school de mogelijkheid een groepen-/leerlingenbestand in dit format te exporteren. Zie voor details: 5

6 3. Als optie 1 en 2 niet mogelijk zijn, moeten de leerling-, leerkracht- en groepsgegevens handmatig worden geïmporteerd. Dat doet de ICT-coördinator niet direct in Basispoort, maar met behulp van het hulpprogramma de Basispoort XML-maker. Dit programma is te downloaden in het beheermenu van Basispoort. Hierin kan de ICT-coördinator een groepen/leerlingenbestand importeren uit het administratiepakket van de school, zodat dit als een geheel kan worden geüpload naar Basispoort. Na automatische of handmatige upload van de leerling- en leerkrachtgegevens uit het leerling administratie systeem, zijn hun accounts bij Basispoort pas de volgende dag actief. Database veranderingen worden bij Basispoort namelijk s-nachts verwerkt. Het is dan ook verstandig het inrichtingswerk te verdelen over twee dagen. 7. Inloggen via Basispoort voor de leerkracht Leerkrachten kunnen de online methodesoftware van de uitgeverijen op de volgende vier manieren benaderen. Door in te loggen op: 1. De URL De leerkracht: logt in met een adres en het zelf gekozen wachtwoord; komt op een overzichtspagina met alle snelkoppelingen naar de onderdelen van de online methodesoftware waarvoor de school over een licentie beschikt; klikt op een snelkoppeling en komt bij de gewenste methode. 2. De URL van de methode/omgeving uitgeverij De leerkracht: wordt omgeleid naar de inlogpagina voert de gebruikersnaam ( adres) en het zelf gekozen wachtwoord in; komt direct bij de gewenste methode. 3. De (URL van de) netwerkomgeving van Heutink ICT, QL-ICT, Reinders ICT, Skool Automatisering en Station to Station Daar staan snelkoppelingen klaar van alle onderdelen van de online methodesoftware. De gebruikers van deze omgevingen zijn namelijk onder water gesynchroniseerd met Basispoort. Apart inloggen bij Basispoort is niet nodig. Basispoort herkent zo n gebruiker direct. De leerkracht klikt op een snelkoppeling en komt uit bij de gewenste methode. 4. De URL van een andere dan de bovengenoemde netwerkomgevingen De leerkracht: klikt op een leerkracht-snelkoppeling; wordt dan omgeleid naar de inlogpagina op voert de gebruikersnaam ( adres) en het zelf gekozen wachtwoord in; komt direct bij de gewenste methode. (De ICT-coördinator moet bij de opties 3 en 4 van tevoren leerkracht-snelkoppelingen hebben geplaatst naar de online methodesoftware onderdelen waarvoor de school over een licentie beschikt.) 6

7 8. Inloggen via Basispoort voor de leerling Leerlingen loggen nooit rechtstreeks in bij Basispoort via een adres! Leerlingen benaderen de online methodesoftware van de uitgeverijen door: 1. Te klikken op de leerling-snelkoppeling op het bureaublad van de school De leerling: komt in een groepenoverzicht en klikt op zijn/haar groep; komt in een leerlingenoverzicht en klikt op zijn/haar naam; klikt op zijn/haar wachtwoordplaatje of toetst zijn/haar pincode in; komt bij de gewenste methode. 5. In te loggen op de netwerkomgeving van Heutink ICT, QL-ICT, Reinders ICT, Skool Automatisering en Station to Station Daar staan snelkoppelingen klaar van alle online methodesoftware onderdelen waarvoor de school over een licentie beschikt. De leerling: klikt op de leerling-snelkoppeling; komt bij de gewenste methode. 2. In te loggen op een andere dan de bovengenoemde netwerkomgeving De leerling: klikt op een leerling-snelkoppeling; komt in een leerlingenoverzicht en klikt op zijn/haar naam; klikt op zijn/haar wachtwoordplaatje of toetst zijn/haar pincode in; komt bij de gewenste methode. (De ICT-coördinator moet van tevoren leerling-snelkoppelingen hebben geplaatst naar de online methodesoftware onderdelen waarvoor de school over een (leerling)licentie beschikt. De leerling wordt door Basispoort herkend op basis van het IP-adres van de school.) 7