Handleiding voor gebruikers

Transcriptie

1 Handleiding voor gebruikers September 2012

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Inleiding... 3 Wat is KennisID... 3 Wat is een profiel... 3 Rollen... 3 Helpdeskprocedure... 5 Profiel valideren... 6 Stap 1 - Open uw mail... 6 Stap 2 - Valideer uw profiel... 6 Stap 3 - Aan de slag... 6 Zelfregistratie via portaalpagina... 7 Stap 1 - Ga naar de portaalpagina... 7 Stap 2 - Open uw mail en valideer uw profiel... 7 Navigatiebalk... 8 Programma's... 8 Mijn profiel Bijlage - vragen en problemen Bijlage - Google en OpenID Handleiding voor gebruikers KennisID 2

3 Inleiding Deze handleiding is geschreven voor de gebruiker van KennisID. In deze handleiding wordt het gebruik van het KennisID profiel uitgelegd. Met 'gebruiker' wordt bedoeld een persoon die via het inlogsysteem van KennisID toegang zoekt tot de webapplicatie van een aangesloten organisatie, hier verder kennisleverancier genoemd. Wat is KennisID KennisID is een initiatief voor de bouwwereld dat het mogelijk maakt eenvoudig in te loggen op verschillende websites met één identiteit. Het systeem wordt beheerd door KennisID v.o.f. en is beperkt tot deelnemers ('kennisleveranciers') die relevantie informatie te bieden hebben voor de bouw- en installatiekolom. Om het éénmalig inloggen voor toegang tot alle aangesloten websites, of applicaties, mogelijk te maken is het noodzakelijk te weten wie de gebruiker is. Dat gebeurt door een gebruikersnaam en een wachtwoord te vragen en dit te controleren tegen een profiel dat in de KennisID database aanwezig is. KennisID is een provider van profielen. Wanneer een website aan KennisID vraag wie de gebruiker is spreken we over authenticatie. In het gebruikersprofiel staat wie de gebruiker is en bij welke organisatie deze werkzaam is. Op basis hiervan kan toegang worden verleend tot de website, of applicatie. Wanneer een applicatie moet weten wat de gebruiker mag is een proces van autorisatie nodig. Autorisatie is in KennisID niet verplicht en gebeurt ook niet binnen KennisID. Wat is een profiel Een zeer belangrijkste reden voor het bestaan van KennisID is de zogenaamde single sign-on. Hierdoor krijgt de gebruiker met één keer inloggen toegang tot meerdere applicaties van verschillende leveranciers. Die applicaties weten ook wie de gebruiker is en kunnen desgewenst informatie op maat leveren. Hiervoor is het nodig dat enige basisinformatie van de gebruiker in een profiel wordt opgeslagen. Wanneer een beheerder een gebruiker uitnodigt, en deze reageert op een verificatiebericht, is een actief profiel aangemaakt. De gebruiker of eventueel beheerder kunnen dit profiel aanvullen met de volledige naam en functie van de gebruiker, het geslacht en dergelijke. Al deze informatie is niet verplicht,. Rollen Het KennisID systeem kent meerdere rollen, die worden gebruikt om een verdeling van rechten aan te brengen in het systeem. Een hogergelegen rol overerft in principe alle rechten van de eronder gelegen rollen. Handleiding voor gebruikers KennisID 3

4 Hoofdbeheerder Deelgebiedbeheerder Deelgebied helpdesk Beheerder Gebruiker Gast Figuur 1 Rollen De hoofdbeheerder is nodig om de deelgebiedbeheerders te kunnen beheren. De deelgebiedbeheerder beschikt over alle mogelijkheden voor het aanmaken van organisaties en het koppelen van applicaties aan organisaties. Hoewel de rol deelgebiedbeheerder genoemd wordt, spreken we verder in deze documentatie over kennisleverancier. Zo beheert de kennisleverancier BRIS onder meer de applicaties BRISwarenhuis, BRISbrando en BRIStoets, en moet organisaties kunnen toevoegen aan KennisID en hen een licentie voor een applicatie verstrekken. Een deelgebied helpdeskmedewerker kan diverse taken van de deelgebiedbeheerder overnemen, maar is niet bevoegd om applicatiewijzigingen door te voeren. De beheerder werkt bij een organisatie en regelt de toegang tot applicaties op organisatieniveau. Dat houdt onder meer in het aanmaken van gebruikersprofielen en het bepalen welke profielen toegang hebben tot welke applicaties. De gebruiker is de persoon die inlogt om de applicatie van een kennisleverancier te gebruiken. Een gast kan tijdelijke rechten op een applicatie krijgen en heeft dan dezelfderechten als een gebruiker. Handleiding voor gebruikers KennisID 4

5 Helpdeskprocedure Om te anticiperen op vragen en problemen van gebruikers en beheerders met KennisID is de volgende helpdeskstructuur opgezet: 1e lijns: intern 2e lijns: kennisleverancier 3e lijns: KennisID 4e lijns: ontwikkelaars Alle vragen met betrekking tot het verstrekken van toegang aan gebruikers, het verzenden van verificati s, het resetten van wachtwoorden en dergelijke komen voor rekening van de organisatie die gebruik maakt van KennisID en klant is bij een kennisleverancier. Wanneer het vermoeden bestaat dat er een probleem is met licenties, het functioneren van KennisID en dergelijke kan de contactpersoon (vaak een beheerder) bij de organisatie contact zoeken bij de kennisleverancier. Voorbeelden van kennisleveranciers zijn BRIS bv met het product BRISwarenhuis of ISSO met het product ISSO Digitaal. Als de kennisleverancier er niet uit komt, weet deze de weg naar de KennisID organisatie. Handleiding voor gebruikers KennisID 5

6 Profiel valideren Stap 1 - Open uw mail Voordat de beheerder gebruikers kan uitnodigen om ook een profiel aan te maken, moet eerst het eigen profiel gevalideerd worden. U doet dat op dezelfde manier als u gebruikers straks. Open uw van KennisID en klik op de snelkoppeling in het bericht. Als dit niet mogelijk is, plakt u de getoonde URL in de adresbalk van uw webbrowser. Het bericht ziet er ongeveer als volgt uit: Geachte heer/mevrouw, Klik op onderstaande verwijzing om uw nieuwe profiel te valideren: Klik hier om te valideren Wanneer bovenstaande verwijzing niet werkt, kopieer en plak dan de onderstaande regel in de adresbalk van uw webbrowser: Door het aanmaken van een profiel creëert u uw eigen persoonlijke startpagina. Hiermee kunt u in één keer inloggen op alle aangesloten applicaties en heeft u de beschikking over handige extra toepassingen. Stap 2 - Valideer uw profiel U vult uw persoonlijke profielgegevens op de getoonde pagina in. Een beperkt aantal velden is verplicht. Om een profiel aan te maken moet u minimaal de volgende velden invullen: Achternaam Geslacht Wachtwoord Als alle verplichte velden zijn ingevuld drukt u op de knop Opslaan. Hiermee is uw KennisID profiel aangemaakt. [N.B.: Een wachtwoord moet uit minimaal 8 karakters bestaan, waaronder hoofd- en kleine letters. Het is ook verplicht cijfers te gebruiken. Volg de aanwijzingen naast de invoervelden.] Stap 3 - Aan de slag U bent nu ingelogd onder uw eigen profiel en u kunt aan de slag. Handleiding voor gebruikers KennisID 6

7 Zelfregistratie via portaalpagina Sinds mei 2012 is het voor grote organisaties mogelijk een portaalpagina voor zelfregistratie in te stellen. Hierdoor kunnen gebruikers zelf een profiel aanvragen door naar een specifieke webpagina te gaan. Aan het profiel worden automatisch één of meer standaardapplicaties gekoppeld. Dit kan een forse vermindering van de beheerslast voor uw beheerder betekenen. Stap 1 - Ga naar de portaalpagina Het kan zijn dat uw beheerder u een bericht stuurt met een snelkoppeling naar de portaalpagina. Het adres is waarbij [uworganisatie] staat voor de naam van uw organisatie, of een verkorte naam indien de normale naam problemen veroorzaakt in een webadres. Als u het adres weet kunt u ook zelf naar de portaalpagina gaan. Figuur 2 De portaalpagina Selecteer indien nodig het juiste domein uit de vervolgkeuzelijst. Normaal gesproken staat hier het achterste deel van uw adres: als u bij de organisatie BRIS bv werkt. Voer dan het voorste deel van uw adres in het tekstvak in en klik op de knop 'Maak profiel aan'. Als u een melding krijgt 'Er bestaat al een profiel voor dit adres', dan heeft u onder het opgegeven adres al een KennisID profiel. Gebruik dit om in te loggen. Stap 2 - Open uw mail en valideer uw profiel U ontvangt een met verdere instructies voor het in gebruik nemen van uw nieuwe profiel. Zie voor meer informatie het hoofdstuk Profiel valideren. Handleiding voor gebruikers KennisID 7

8 Navigatiebalk Wanneer u een aangesloten applicatie gebruikt verschijnen automatisch de navigatiebalk en de statusbalk. Via de navigatiebalk boven in het scherm heeft u toegang tot alle functionaliteit van KennisID en andere aangesloten applicaties. Rechtsboven in de menubalk is de schermnaam weergegeven. Door hierop te klikken komt u in uw profiel terecht. Naast de schermnaam is de optie 'Uitloggen' opgenomen. Klik op deze optie wanneer u zich wilt afmelden bij KennisID, bijvoorbeeld wanneer u uw computer verlaat. Figuur 3 Navigatiebalk Programma's Via de navigatiebalk kunt u wisselen tussen de bij KennisID aangesloten applicaties. Dit is één van de grote voordelen van het systeem. U hoeft niet uit te loggen bij het ene programma, een andere website op te zoeken, en daar weer in te loggen. Klik op de knop 'Programma's' in de navigatiebalk en maak uw keuze. Figuur 4 Programma's Standaard worden in de lijst 'Programma's' de vier meest gebruikte applicaties getoond. Wilt u naar een andere applicatie die nu niet in de lijst staat, klik dan onderin de lijst op 'Meer applicaties'. Dan verschijnt een pagina waarop alle applicaties van de bij KennisID aangesloten kennisleveranciers worden getoond, of u er nu een licentie op heeft of niet. Handleiding voor gebruikers KennisID 8

9 Applicaties waarop u geen licentie heeft hebben een grijs pictogram. Daarnaast kunt u ze niet kiezen: de muisaanwijzer verandert niet in een handje en reageert niet als u erop klikt. Applicaties waarop u wel een licentie heeft hebben een gekleurd pictogram en zijn met de muis aanklikbaar. U wisselt dan direct naar de gekozen applicatie. Het wisselen van applicaties betekent overigens niet dat uw gegevens worden opgeslagen of dat u uitlogt op de applicatie die u tot dan toe gebruikte. KennisID zorgt er alleen voor dat u naar de gekozen applicatie gaat en daar niet opnieuw hoeft in te loggen. Handleiding voor gebruikers KennisID 9

10 Mijn profiel Via de navigatiebalk kunt u uw profielgegevens bekijken en/of aanpassen. U navigeert naar dit onderdeel door in de navigatiebalk naar Mijn KennisID te gaan en in het menu de optie 'Mijn profiel te selecteren. U kunt ook in de navigatiebalk op uw schermnaam klikken. Figuur 5 Menuoptie Mijn profiel Door op de pagina Mijn profiel op de snelkoppeling Profiel bewerken te klikken kunt u wijzigingen aanbrengen in uw profiel. Figuur 6 Profiel bewerken Hier kunt u naar wens uw persoonlijke gegevens wijzigen of verwijderen. Om een afbeelding toe te voegen klikt u op de voorbeeldafbeelding met het poppetje en selecteert u een portretfoto van schijf. Door op de snelkoppeling 'Wachtwoord wijzigen te klikken kunt u uw huidige wachtwoord veranderen. Handleiding voor gebruikers KennisID 10

11 Bijlage - vragen en problemen Profiel verdwenen Wanneer in KennisID gebruikersprofielen worden aangemaakt die nooit worden gevalideerd door de gebruiker, worden deze na verloop van tijd automatisch verwijderd. Dit om vervuiling van het systeem tegen te gaan. Ik mis opties onder 'Beheer' Als u in de navigatiebalk van KennisID klikt op de optie 'Beheer' ziet u de opties die voor uw rol mogelijk zijn. Gebruikers zien weinig opties, beheerders wat meer, en deelgebiedbeheerders nog meer. Als u opties nodig heeft die u niet ziet, heeft u te weinig rechten. Neem contact op met een beheerder, deelgebiedbeheerder of hoofdbeheerder. BRISbrando Wij attenderen u erop dat u de volgende opmerking van gebruikers kunt krijgen: Ik ben ingelogd via mijn.kennisid.nl en ben toen naar de applicatie BRISbrando gegaan om mijn eigen projecten te bekijken. Mijn eigen projecten staan er niet meer bij. Als ik naar ga en inlog zie ik mijn eigen projecten wel. Hoe kan dit? Dit is normaal. Door het aanmaken van een KennisID profiel heeft iedere gebruiker een eigen, unieke en onveranderlijke identificatie gekregen. Deze komt niet overeen met de identificatie uit het verleden. Om het probleem op te lossen moet het projectarchief geëxporteerd worden naar het KennisID profiel. Oplossing U logt in op navigeert naar het tabblad Projecten en kiest in het menu voor de optie Projecten archiveren Projectarchief exporteren Projecten uit alle dataprofielen archiveren. Het projectarchief wordt op de computer opgeslagen. De applicatie moet afgesloten worden, let op: dit moet gebeuren door rechtsboven in de hoek onder het logo van BRISbrando op afsluiten te klikken. Vervolgens gaat u naar mijn.kennisid.nl en logt daar in. Vervolgens gaat u van hieruit naar BRISbrando. Navigeer naar het tabblad Projecten en klik daar op Project importeren om de geëxporteerde informatie weer te importeren. BRISwarenhuis Wij attenderen u erop dat u de volgende opmerking van gebruikers kunt krijgen: Ik ben ingelogd via mijn.kennisid.nl en ben toen naar de applicatie BRISwarenhuis gegaan om mijn eigen documenten te bekijken. Daar staan mijn eigen documenten er niet meer bij. Als ik naar ga en inlog, zie ik mijn eigen documenten wel. Hoe kan dit? Om deze situatie op te lossen moet u (elk document afzonderlijk) opnieuw toevoegen aan de applicatie waarin u bent ingelogd via het KennisID profiel. Behalve als u, naast vastlegging van de documenten in de applicatie de documenten ook heeft opgeslagen op de eigen computer. Dan kunnen de documenten direct worden toegevoegd. Handleiding voor gebruikers KennisID 11

12 Oplossing U logt in op system.kennisid.nl, navigeert naar Programma s BRISwarenhuis Mijn documenten en voegt daar de documenten toe. Mocht u de documenten niet hebben opgeslagen op de eigen computer, dan moet u eerst de documenten openen vanaf en daarna lokaal opslaan. In deze situatie moet u na het opslaan opnieuw inloggen in BRISwarenhuis via het KennisID profiel. Navigeer naar Programma s BRISwarenhuis Mijn documenten en voeg daar de documenten toe. Handleiding voor gebruikers KennisID 12

13 Bijlage - Google en OpenID KennisID werkt samen met Google's inlogprocedure en het OpenID initiatief. OpenID is gestart als een methode om op internet diverse beveiligde websites te gebruiken met één identiteit, zonder steeds opnieuw te hoeven inloggen met een andere gebruikersnaam en wachtwoord. Uw OpenID wachtwoord is alleen nodig voor aanmelding bij uw OpenID identity provider. Dit wachtwoord wordt niet gecommuniceerd met andere websites. Het is daarmee een veilig systeem, omdat onveilige websites niet achter uw inloggegevens kunnen komen. Klinkt als KennisID, denkt u nu? Dat klopt. Ook KennisID is opgezet voor het verschaffen van toegang tot websites en webapplicaties. Alleen beperken wij ons een tot partners in de bouw- en installatiekolom in Nederland. Maar door samen te werken met OpenID protocol is het mogelijk in te loggen in KennisID met een OpenID account (als u dat heeft). Veel grote organisaties ondersteunen OpenID inmiddels, zoals Google (inclusief het betaalsysteem Google Wallet), Yahoo!, Flickr en Hyves. De koppeling moet wel worden aangezet in uw profiel. Dat gaat zo: Log in op KennisID Ga naar 'Mijn KennisID', 'Mijn profiel'. Klik onderin het scherm op de link 'Registreer OpenID' Selecteer dan 'Google' of 'OpenID' Log in bij de andere provider. De accounts zijn nu gekoppeld. Voortaan kunt u op het inlogscherm van KennisID kiezen voor de knop 'Google' of 'OpenID' en met de gegevens van die provider inloggen. Het inloggen met Google is duidelijk: u krijgt een scherm waar u uw Google adres en wachtwoord moet invullen. OpenID werkt anders en is voor veel mensen niet zo logisch. Afhankelijk van de provider moet een URL worden ingevuld. Bij een Yahoo account is het bijvoorbeeld voldoende yahoo.com in te vullen in het vakje dat verschijnt als u de knop 'OpenID' kiest. Maar bij de fotodienst Flickr moet bijvoorbeeld de URL naar uw Photostream worden ingevuld. Log dus eerst in op Flickr, kopieer de URL naar uw Photostream, en plak deze in het OpenID vakje van KennisID. U wordt dan direct ingelogd in KennisID. Bovenstaande zijn voorbeelden. Elke OpenID provider kan een ander soort URL vereisen. Handleiding voor gebruikers KennisID 13