Gemeente Dronten geeft je de ruimte

Transcriptie

1 Gemeente Dronten en OR hand in hand naar het Nieuwe Werken Gemeente Dronten geeft je de ruimte Door: Martine van Dijk en Robert Berk, A+O fonds gemeenten / Fotografie: Kees Winkelman

2 De gemeente Dronten staat open voor verandering. Net als de OR. Als strategische partner van de projectgroep Het Nieuwe Werken heeft de OR van de gemeente Dronten een belangrijke adviesrol gehad in het uiteindelijke voorstel wat bij de directie van de gemeente is neergelegd. De OR en de projectgroep sloegen de handen ineen en ontwikkelde een voorstel waar iedereen achter staat en wat moet zorgen voor een flexibele werkgever, werknemer en werkomgeving. De OR en het nieuwe werken In 2013 start de gemeente Dronten met het project Het Nieuwe Werken (HNW). Naast de projectgroep die hiervoor opgezet wordt, is de OR gevraagd hierin een rol te spelen. Het bijzondere aan dit traject is dat de OR er vanaf het allereerste begin met open vizier is ingedoken. Zo heeft de OR de projectgroep ook uitgenodigd bij de eerste verkennende bijeenkomst die zij organiseerden binnen hun eigen netwerk, vertelt Marion Ebbeling, adviseur medezeggenschap en ambtelijk secretaris (en secretaris van de OR). Het resultaat was dat OR en projectgroep vanaf het begin dezelfde taal spraken wanneer het aankwam op de uitgangspositie en containerbegrippen rondom HNW. Maar wat is voor de gemeente Dronten dan HNW? Arie van der Sluis, al jarenlang manager van onder andere wijkbeheer en duurzaamheid, is projectmanager van HNW. Hij vertelt: HNW gaat over het faciliteren van medewerkers en eigenlijk nog veel verder. Het stopt dus niet bij het bieden van thuiswerkfaciliteiten of flexwerkplekken. Het moet aansluiten bij de wensen van de burger en moet het werk voor een medewerker gemakkelijker maken. Ebbeling: Voor beleidsmedewerkers is HNW ideaal en eenvoudig toe te passen. Maar de OR wil ook medewerkers van bijvoorbeeld SZ (Sociale Zaken) of VHV (Vergunningen, Handhaving en Veiligheid) faciliteren in het werken op locatie. Of dat de vuilnisman zijn eigen route kan plannen. We zitten immers midden in de samenleving, vult Van der Sluis aan. Omslag in denken over HNW Door de gezamenlijke aanpak van OR en projectgroep veranderde het denken over HNW in Dronten. Ebbeling vertelt: Tijdens het proces besefte we eigenlijk dat het veel

3 Djasmadi: Het was al snel duidelijk dat onze gezichten dezelfde kant op stonden. meer gaat over HNN (Het Nieuwe Netwerken). Uiteindelijk vertaalden we dit in HAW (Het Anders Werken). HAW vraagt om andere medewerkers, maar ook om andere (bege) leiding. Dit verklaart waarom er nu gesproken wordt over een cultuurverandering die noodzakelijk is. En over wat er nodig is om deze verandering te realiseren. Marvin Djasmadi, twee jaar in dienst bij Sociale Zaken en inmiddels 1,5 jaar lid van de OR, is verantwoordelijk voor het onderzoek naar HNW: We streven naar een medewerker die, vanuit vertrouwen, mens- en resultaatgericht zijn werk tot een succes kan brengen. Dit vanaf een plek wat op dat moment het best bij zijn werk past. Managers krijgen een andere rol en zullen medewerkers moeten faciliteren, ondersteunen en Arie van der Sluis, Marion Ebbeling en Marvin Djasmadii verantwoordelijkheid geven. Een cultuurverandering die niet voor iedereen weggelegd is. De OR en de medewerkers Cultuurverandering is een term die bij veel gemeenten van toepassing is, maar ook als het grootste struikelblok gezien wordt. Dit geldt ook voor de gemeente Dronten. HNW is een project waarvan een groot aantal medewerkers niet kan wachten tot het zover is, maar dit geldt niet voor iedereen. Zo vertelt Van der Sluis: Medewerkers vragen niet om een cultuurverandering. Twintig procent is erg blij met deze

4 Ebbeling: De OR heeft in dit project de ruimte gekregen, de medewerkers verdienen deze ruimte net zo goed. verandering, twintig procent ook helemaal niet. Dit verander je niet meer. De overige zestig procent zijn vrije kiezers. Het is aan ons om deze medewerkers mee te krijgen. Ebbeling geeft aan: De OR heeft in dit project bewust gekozen voor een rol dicht bij de medewerkers. In Dronten zijn wij er namelijk van overtuigd dat wie het gaat uitvoeren, of gebruiken, ook mee moet denken. Het gaat immers niet alleen om het bieden van faciliteiten, maar om maatwerk. Flexplekken zijn niet voor iedereen geschikt, net zoals thuis of op locatie werken. De OR als strategisch partner Dat de OR als strategisch partner opgetreden heeft in dit project, is niet vanzelfsprekend. Vanuit de projectgroep is de OR gevraagd of er iemand mee wilde denken in de projectgroep, vertelt Ebbeling. Ze vervolgt: De OR heeft aangegeven dit niet operationeel te willen doen, maar wel strategisch. Dat houdt in dat de OR meedenkt over de grote lijnen van het beleid en de richting die de gemeente op gaat. De uitnodiging om als OR plaats te nemen in medewerkerssessies hebben we dan ook naast ons neergelegd. Wel hebben we contact gezocht met de OR-en van gemeenten, provincies en het waterschap van Flevoland. Met behulp van subsidie vanuit het A+O fonds Gemeenten heeft de gemeente Dronten met deze partijen om de tafel gezeten om over dit onderwerp te spreken. Djasmadi: De OR heeft zo kunnen leren van andere organisaties en heeft zijn eigen visie ontwikkeld over HNW. Een visie die gebaseerd is op cultuurverandering en vertrouwen. De OR heeft dan ook een strategische rol gespeeld in het project.

5 Ebbeling: Vanaf het allereerste begin is de OR er met open vizier in gedoken Onafhankelijk van elkaar hebben de OR en de projectgroep hun eigen verdieping gedaan naar HNW, dit leidde al snel tot samenwerken. Djasmadi vertelt: Na een aantal keren overleg, zowel formeel als informeel, waarbij we de belangrijkste punten naast elkaar hebben gelegd, kwamen we al snel tot de conclusie dat onze visie overeen kwam. Belangrijk is vooral dat we de behoefte van de medewerker bovenaan ons lijstje hadden staan. Muren moeten daarin niet leidend zijn. Ebbeling: Onze aanpak heeft erin geresulteerd dat we gezamenlijk een werkelijkheid hebben gecreëerd en dat we als medewerkers en projectgroep met dezelfde uitgangspunten zijn vertrokken. Van der Sluis vult aan: De OR had zich enorm verdiept in de materie, waardoor we echt dezelfde taal spreken. Het voorstel wat het projectteam heeft opgesteld, bevat tevens de visie en adviezen van de OR. Het wachten is nu op de directie, zij moeten een GO gaan geven. De OR in de toekomst Niet bij ieder project is de rol van de OR goed weggelegd. Ebbeling vertelt: Er is nog wel eens sprake van koudwatervrees. Managers willen zich er eerst zelf overheen buigen. Zij denken dat de OR het niet zou aankunnen als er in het proces nog veranderingen optreden, zijn bang voor onrust. De OR is van mening dat juist door geheimzinnigheid

6 medewerkers onzeker worden en is daarom ook een groot voorstander van openheid. Ze vervolgt: In dit project lag het succes hem juist in het feit dat de OR vroeg in het project is gestapt en er direct gemeenschappelijkheid ontstond. Ze erkennen allemaal dat een strategische rol van de OR binnen projecten van meerwaarde is. Van der Sluis geeft aan: Veel projecten gaan over of hebben betrekking op de medewerker, het zou dus gek zijn om de mening van de OR niet te vragen. Echter is het wel zo dat niet alle onderwerpen zich er voor lenen. We vinden het erg belangrijk dat we medewerkers mee kunnen nemen en onderwerpen ter sprake kunnen brengen, anders verlies je juist die goede medewerkers. De OR heeft alle ruimte gekregen en dat verdienen de medewerkers ook, vult Ebbeling aan. Ze vervolgt: Door deze succesvolle samenwerking ligt de weg open voor de OR en hoopt de OR meer projecten op deze manier aan te kunnen pakken. Djasmadi voegt daar nog aan toe: Ik voelde me volledig gesteund door de OR, de visie die we met elkaar ontwikkeld hadden hielp daar heel erg bij. De OR en zijn visie De OR heeft tijdens een teamdag een eigen visie ontwikkeld. Het is namelijk belangrijk het verband te leggen tussen de activiteiten van de organisatie, georganiseerd vanuit de HRM-visie. Ebbeling licht dit toe: De OR wil de talenten en capaciteiten van medewerkers gebruiken bij het organiseren van activiteiten. Dit doen we om de drie pijlers vanuit onze visie: leiderschap, vitaliteit en ontwikkeling van onze medewerkers, te stimuleren. Dus ook voor HNW. Deze visie zorgt er ook voor dat men zich zorgen maakt om zijn medewerkers. Ebbeling vertelt: Medewerkers krijgen bij HNW een grote eigen verantwoordelijkheid en zijn minder tijdgebonden. Dat betekent ook dat men in het weekend zijn kan beantwoorden. Sommige collega s zullen hier tegen beschermd moeten worden, zij zijn bang dat zij direct inhoudelijk antwoord moeten geven op binnengekomen mails. Uiteindelijk gaat het om het resultaat en niet om hoe snel je dat doet of hoe lang je op kantoor zit. Daar moeten we voor waken. Van der Sluis vult aan: Als manager moet je in gesprek gaan met je medewerkers en ze deze angsten laten uitspreken. Het

7 gevaar bestaat anders dat mensen zich over de kop gaan werken. We moeten dus goed kijken welke medewerkers we nodig hebben in de toekomst en welke manager daar goed bij aansluit. De positieve ervaringen vanuit het proces rondom HNW hoopt de OR van Dronten nu ook te kunnen gebruiken voor andere thema s die in de nabije toekomst gaan spelen. <