MEEDELEN VAN DE ANALYSERSULTATEN VAN INTERNE LABS AAN HET FAVV

Transcriptie

1 Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 2007/42/LAB/NL/DISPATCH/P011 Procedure MEEDELEN VAN DE ANALYSERSULTATEN VAN INTERNE LABS AAN HET FAVV Versie 1 In toepassing vanaf Verantwoordelijke administratie Verantwoordelijke dienst Bestemmelingen Tony Vanhove Geert De Poorter Medewerkers DG Laboratoria Naam functie / dienst Datum Handtekening Opgesteld door: Tony Vanhove Medewerker dispatching 17/12/2007 Nagezien door: Sacha Diaine Verantwoordelijke dispatching 17/12/2007 Goedgekeurd door: Geert De Poorter Directeur-generaal Bestuur Laboratoria 18/12/ /42/LAB/NL/DISPATCH/P011 pagina 1 van 9

2 Overzicht van de revisies Revisie Van toepassing vanaf Reden en omvang van de revisie versie Installatie nieuw LIMS-systeem Trefwoorden Analyseresultaten Interne lab s Meedelen 2007/42/LAB/NL/DISPATCH/P011 pagina 2 van 9

3 Inhoudstafel 1. Doel Toepassingsgebied Referenties Definities en afkortingen Werkwijze Vorm van de beproevingsverslagen Meedelen van de beproevingsresultaten en versturen van de beproevingsverslagen Conforme resultaten Non-conforme resultaten Algemene Opmerkingen Gegevens Dispatchingcentra Bijlagen /42/LAB/NL/DISPATCH/P011 pagina 3 van 9

4 1. Doel Dit document dient om naar aanleiding van de invoering van het nieuwe LIMS Simatic IT Unilab de interne laboratoria in te lichten over de nieuwe werkwijze van rapportering van de analyseresultaten. 2. Toepassingsgebied Deze procedure omvat het meedelen van de analyseresultaten van interne laboratoria aan het FAVV. 3. Referenties - 4. Definities en afkortingen Definities/afkorting PCE: FAVV: NOE: Verklaring Provinciale Controle Eenheid Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen Nationale OpsporingsEenheid 5. Werkwijze Vanaf 1 januari 2008 wordt als volgt gerapporteerd naar het FAVV door de interne laboratoria in verband met analyseresultaten: 5.1. Vorm van de beproevingsverslagen Voor een request wordt er steeds een beproevingsverslag afdrukt. Beproevingsverslagen kunnen afgedrukt worden: Op vraag van de klant Bij een niet-conform monster Op vraag van DG Laboratoria Per monsternummer moet één beproevingsverslag opgemaakt worden. Op dit beproevingsverslag moeten alle gegevens conform procedure SIMATIC IT Unilab: Algemene handleiding voor eindgebruikers duidelijk zichtbaar vermeld worden Meedelen van de beproevingsresultaten en versturen van de beproevingsverslagen 2007/42/LAB/NL/DISPATCH/P011 pagina 4 van 9

5 Conforme resultaten Worden enkel afgedrukt en opgestuurd op aanvraag (zie 5.1). Het beproevingsverslag wordt via de dispatching opgestuurd naar het desbetreffende PCE. Beproevingsverslagen voor monsters genomen door de NOE worden doorgefaxt naar de nummers aangegeven op de analyseaanvraag Non-conforme resultaten Monsters waarop de hormonenwet van 1985 niet van toepassing is 1. Het betrokken PCE wordt onmiddellijk telefonisch verwittigd. 2. De gegevens worden ingevuld in het speciaal daartoe opgestelde template-bestand. Het template-bestand kan teruggevonden worden op intranet onder laboratoria/dispatching/bijlagen/template melding non-conform resultaat. Op 1 meldingsformulier mogen enkel de non-conforme monsters staan van 1 staalnemer analyseaanvraagformulier. Dus bij de melding van bijvoorbeeld 2 non-conforme resultaten van 2 verschillende staalnemers analyseaanvraagformulieren moeten 2 verschillende meldingsformulieren opgesteld worden. De melder brengt de nodige gegevens in het bestand. Een 2 de persoon voert een dubbele controle uit op de ingebrachte gegevens: namelijk een controle op alle administratieve monstergegevens op basis van de analyse-aanvraag en een controle op de analysegegevens op basis van de originele ruwe data (werkbladen, chromatogrammen e.d.). Bijzondere aandacht moet geschonken worden aan het juist aan elkaar gelinkt zijn van alle gegevens. De namen van beide personen worden in het bestand ingevuld. 3. De melder stuurt het ingevulde en gecontroleerde template-bestand per onmiddellijk door naar: De Directeur-Generaal Laboratoria: Geert.Depoorter@favv.be; Notificatie-meldpunt van het betrokken PCE: de adressen zijn beschreven in bijlage 1; Notif.wtc@favv.be; De laboratoriummanager; De QAM van het betreffende laboratorium; voor microbiologische bepalingen moet ook Brigitte Pochet verwittigd worden: Brigitte.Pochet@afsca.be. Elke melding van een niet-conform resultaat per mail dient als onderwerp volgende tekst te bevatten : Mededeling niet conform resultaat. 4. Het originele beproevingsverslag wordt direct verzonden t.a.v. het PCE-hoofd van de betreffende PCE. De betreffende PCE is terug te vinden op het aanvraag analyseformulier. De meest recente adressen zijn terug te vinden op de site van het Agentschap onder beroepssectoren > meldingsplicht voor beroepssectoren > notificatie-meldpunten in de provincies. 5. De meldingen worden als het volgt gearchiveerd: Elektronische archivering: de melding wordt opgeslagen in een specifieke folder, waarvan de plaats en benaming beschreven is in de interne laboratoriumprocedure. Papieren versie: het afgedrukte bestand voorzien van de handtekeningen van de melder en controlepersoon wordt bewaard in een daartoe voorziene map op een plaats die beschreven is in de interne laboratoriumprocedure. Statistieken: een overzicht van alle niet-conforme resultaten van de FAVV-laboratoria is terug te vinden in de specifieke boordtabel Monsters waarop de hormonenwet van 1985 van toepassing is: 2007/42/LAB/NL/DISPATCH/P011 pagina 5 van 9

6 1. De resultaten worden onmiddellijk en enkel meegedeeld aan de NOE op faxnummer 02/ via een voorlopig verslag. Elke mededeling van een niet-conform resultaat per fax dient voorafgegaan te worden van een voorblad zoals voorzien in bijlage De melding wordt, conform , opgesteld in het template-bestand. Het template-bestand wordt doorgestuurd per naar Walter Gillis: Elke melding van een niet-conform resultaat per mail dient als onderwerp volgende tekst te bevatten : Mededeling niet conform resultaat. 3. De NOE bevestigt, per , met een bevestigingsformulier dat de eindvalidatie mag uitgevoerd worden en zal verdere instructies geven. 4. De meldingen worden op dezelfde manier gearchiveerd als in punt Monsters waarop de bepaling van dioxines is gevraagd 1. Monitoring Dit zijn monsters met als aangeduid labo: FLVVT (kwantitatief). Een deel van het monster moet rechtstreeks doorgestuurd worden door FLVVT naar het CART of SGS voor de kwantitatieve bepaling. Het resultaat wordt door CART of SGS meegedeeld aan FLVVT. FLVVT faxt dit beproevingsverslag door naar volgend nummer: 02/ Overschrijding actielimiet (zie Ministerieel besluit van 07 juni 2006 tot wijziging van het Ministerieel Besluit van 12 februari 1999 betreffende de handel en het gebruik van producten die bestemd zijn voor het voederen van dieren) bij screening via CALUX in FLVVT (zowel monitoring als andere). Bij een overschrijding van de actielimieten voor ofwel dioxines ofwel dioxineachtige PCB s zullen aanvullende analyses georganiseerd worden om de contaminatieprofielen met merker PCB s, dioxineachtige PCB s en dioxines te bepalen. Het FAVV-laboratorium Tervuren neemt de coördinatie van deze aanvullende analyse op zich. 3. FLVVT faxt het resultaat door naar volgend nummer: 02/ en meldt het via mail aan het meldpunt van het de desbetreffende PCE, aan het hoofdbestuur (notif.wtc@favv.be) en aan de Directeur-Generaal laboratoria. Indien het monster nog niet doorgestuurd is, moet het monster worden doorgestuurd door FLVVT naar CART of SGS. Het resultaat wordt door CART of SGS meegedeeld aan FLVVT. FLVVT mailt dit resultaat naar het meldpunt van de desbetreffende PCE en aan het hoofdbestuur (notif.wtc@favv.be). Bij overschrijding van de actielimiet wordt het beproevingsverslag van CART of SGS gefaxt naar 02/ Elke mededeling van een niet-conform resultaat per fax dient voorafgegaan te worden van een voorblad zoals voorzien in bijlage 3. Elke melding van een niet-conform resultaat per mail dient als onderwerp volgende tekst te bevatten : Mededeling niet conform resultaat. 4. De meldingen worden op dezelfde manier gearchiveerd als in punt Algemene Opmerkingen Vanaf heden geldt deze regeling ook voor alle non-conforme resultaten van het zoonoseplan en vervallen alle voorgaande afspraken van dit plan. Vanaf heden moet bij problemen contact opgenomen worden met het hoofdbestuur Laboratoria. 7. Gegevens Dispatchingcentra MELLE : 2007/42/LAB/NL/DISPATCH/P011 pagina 6 van 9

7 Brusselsesteenweg 370 A 9090 Melle tel.: 09/ (verantwoordelijke dispatching: Ingrid De Vuyssere) GEMBLOUX Chaussée de Namur, Gembloux tél.:081/ (verantwoordelijke dispatching: Bollen Luc, Franck Defeijt of Patrick Genot) 2007/42/LAB/NL/DISPATCH/P011 pagina 7 van 9

8 8. Bijlagen Bijlage 1a : notificatie-meldpunten in de provincies PCE / UPC GSM voor meldingen pour les notifications voor info pour les infos Faxnummers Numéro de fax LIÈGE 0478/ notif.lie@afsca.be info.lie@afsca.be 04/ LUIK LUXEMBOURG 0478/ notif.lux@afsca.be info.lux@afsca.be 061/ LUXEMBURG NAMUR 0478/ notif.nam@afsca.be info.nam@afsca.be 081/ NAMEN HAINAUT 0478/ notif.hai@afsca.be info.hai@afsca.be 065/ HENEGOUWEN BRABANT WALLON 0478/ notif.brw@afsca.be info.brw@afsca.be 010/ WAALS-BRABANT BRUXELLES 0478/ notif.bru@favv.be info.bru@afsca.be 02/ BRUSSEL VLAAMS-BRABANT 0478/ notif.vbr@favv.be info.vbr@favv.be 016/ BRABANT FLAMAND LIMBURG 0478/ notif.lim@favv.be info.lim@favv.be 011/ LIMBOURG ANTWERPEN 0478/ notif.ant@favv.be info.ant@favv.be 03/ ANVERS OOST-VLAANDEREN 0478/ notif.ovl@favv.be info.ovl@favv.be 09/ FLANDRE ORIENTALE WEST-VLAANDEREN FLANDRE OCCIDENTALE 0478/ notif.wvl@favv.be info.wvl@favv.be 050/ Bijlage 1b : notificatie-meldpunt van de NOE Faxnummers Numéro de fax NOE-UNE - 02/ X / / LAB pagina 8 van 9

9 Bijlage 2 : Voorbeeld blad voorafgaand aan melding non-conform monster 2007/42/LAB/NL/DISPATCH/P011 pagina 9 van 9